Audun B. Sandhaug (varamedlem) for Rakel Birkeli Søraker Siv Annie Dale (varamedlem) for Angrim Flaten

Transkript

1 Møteprotokoll Åmli kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 10:15 Sted: Rådhuset, møterom Trogfjell Arkivsak: 15/09715 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Tobias Wessel-Hansen Tangen (leder), Turid E. Haugstøyl (medlem), Ole Martin Retterholt (medlem) Audun B. Sandhaug (varamedlem) for Rakel Birkeli Søraker Siv Annie Dale (varamedlem) for Angrim Flaten Rakel Birkeli Søraker (medlem), Angrim Flaten (nestleder) Andre: Rådmann Christina Ødegård, sak 19/16 Daglig leder Aust-Agder Revisjon/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Forvaltningsrevisor Stine Norrøne Beck Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 4/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 19/16 16/ Oppfølging - Forhold knyttet til Åmli Frivillighetssentral 5 20/16 16/ Budsjett for kontroll og tilsyn Åmli kommune 6 1

2 21/16 16/ Prosjektplan Forvaltningsrevisjon: Barnevernet i østre Agder 7 22/16 16/ Plan for selskapskontroll /16 16/ Orientering fra revisjonen i møte /16 16/ Eventuelt i møte Åmli, Tobias Wessel-Hansen Tangen Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling Åmli kontrollutvalg /16 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll fra møte Åmli kontrollutvalg /16 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 19/16 Oppfølging - Forhold knyttet til Åmli Frivillighetssentral 1 Åmli kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rådmann sin tilbakemelding til orientering og avslutter med det saken. Kontrollutvalget innstiller kommunestyret til å gjøre følgende vedtak: Sikre at henvendelser til kommunen blir besvart i tråd med Forvaltningsloven og god forvaltningsskikk. At kommunens retningslinjer gjennomgås for å sikre at de er i henhold til krav i forskrift om offentlig arkiv (oppdatert arkivplan eller ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert). At all inn- og utgående post går via postmottak for journalføring. Etablere rutiner som sikrer at all arkivverdig post blir arkivert. Kommunestyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en tilbakemelding innen utgangen av september 2017 om hvordan kontrollutvalgets anbefalinger er blitt fulgt opp. Rådmann Christina Ødegård hadde på forhånd gitt skriftlige tilsvar på de spørsmålene kontrollutvalget ønsket svar på. Hun redegjorde ytterligere for saken i møtet og svarte på spørsmål. Endringsforslag fremsatt i møtet: Kontrollutvalget tar rådmann sin tilbakemelding til orientering og avslutter med det saken. Kontrollutvalget ber kommunestyret avklare om det er forbedringspotensial i forhold til publisering av møtekalender. Enstemmig for endringsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar rådmann sin tilbakemelding til orientering og avslutter med det saken. Kontrollutvalget ber kommunestyret avklare om det er forbedringspotensial i forhold til publisering av møtekalender. 5

6 20/16 Budsjett for kontroll og tilsyn Åmli kommune 1 Åmli kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2017 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Åmli kommune med en ramme på kr ,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sekretær la frem forslag til budsjett 2017 for kontroll, tilsyn og revisjon. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2017 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Åmli kommune med en ramme på kr ,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. 6

7 21/16 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon: Barnevernet i østre Agder 1 Åmli kontrollutvalg /16 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder vedtas slik den foreligger. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes våren 2017, i tråd med revisjonens anslag i prosjektplanen. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte kort om prosjektplan og svarte på spørsmål. Forvaltningsrevisor Stine Norrøne Beck skal være med i arbeidet og var også til stede. Prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder vedtas slik den foreligger. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes våren 2017, i tråd med revisjonens anslag i prosjektplanen. 7

8 22/16 Plan for selskapskontroll Åmli kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget gir følgende innstilling til kommunestyret: Plan for selskapskontroll godkjennes med følgende prioritering i denne planperioden. 1. Konsesjonskraft IKS (Vesentlighet: middels/høy) 2. X 3. X Kommunestyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om overordnet analyse og forslag til plan for selskapskontroll og svarte på spørsmål. Forslag til prosjekter og foreløpig prioritering fremsatt i møtet: 1. Konsesjonskraft IKS (Vesentlighet: middels/høy) 2. Åmli Næringsbygg AS (under forutsetning av at Aust-Agder Næringsselskap AS gir nødvendig innsyn) Tilleggsforslag fremsatt i møtet: Utvalget vil forsøke å samkjøre selskapskontroller med andre eiere der det er aktuelt. Enstemmig for forslag til vedtak med forslag til prosjekter og prioritering fremsatt i møtet. Kontrollutvalget gir følgende innstilling til kommunestyret: Plan for selskapskontroll godkjennes med følgende prioritering i denne planperioden. 1. Konsesjonskraft IKS (Vesentlighet: middels/høy) 2. Åmli Næringsbygg AS (under forutsetning av at Aust-Agder Næringsselskap AS gir nødvendig innsyn) Utvalget vil forsøke å samkjøre selskapskontroller med andre eiere der det er aktuelt. Kommunestyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. 8

9 23/16 Orientering fra revisjonen i møte Åmli kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Daglig leder Aust-Agder revisjon orienterte om løpende revisjonsoppgaver som er utført for regnskapsåret 2016 av hovedrevisor Øyvind Nilsen. Saken tas til orientering. 9

10 24/16 Eventuelt i møte Åmli kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Ingen innkommet post. 2. Saker behandlet i kommunestyret ble kort referert. 3. Neste møte kl. 09:00 4. Rakel Birkeli Søraker er innvilget permisjon fra politiske verv frem t.o.m Første vara på lista Olav Riisland blir fast medlem av kontrollutvalget i samme periode. 5. Investering VA-anlegg på industriområdet Jordøya: er dette tatt inn i selvkostgrunnlaget for alle innbyggere? Hvilke vurderinger er gjort? Kontrollutvalget ber om å få en sak om dette. Revisjonen kan bidra med informasjon. 6. Presseoppslag Åmli-avisa om ledig kapasitet på omsorgssenteret. Er omprioriteringer av disse ressursene innenfor mandatet til rådmannen? Hvor blir ressursene belastet i budsjettet? Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen om rutiner og grenser rundt dette i neste møte. Saken tas til orientering. 10