Wiggo Svendsen (H), Knut Gunnar Solli (AP), Olav Heimdal (SP), Iren Sommerset (SV) Olav Vehusheia (H) for Inger E.B. Slågedal (SV)

Transkript

1 Møteprotokoll Birkenes kontrollutvalg Dato: kl. 09:00 Sted: Kommunehuset, møterom Himmelsyna (hos LIBIR fra kl. 12:00) Arkivsak: 17/00012 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Wiggo Svendsen (H), Knut Gunnar Solli (AP), Olav Heimdal (SP), Iren Sommerset (SV) Olav Vehusheia (H) for Inger E.B. Slågedal (SV) Inger E.B. Slågedal (SV) Hovedrevisor Øyvind Nilsen Ordfører Anders Christiansen (sak 29- Rådmann Anne Stapnes (sak 29-32/17) Økonomisjef Tom Olstad (sak 29-31/17) Kommunalsjef Marianne Moen Knutsen (sak 32/17) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen I forbindelse med kontrollutvalgets møte ble det avholdt felles virksomhetsbesøk med Lillesand kontrollutvalg hos LIBIR IKS. Kontrollutvalget ble tatt imot av daglig leder Johan Jørgen Fossli. Det ble gjennomført en omvisning på området og gitt informasjon om selskapet. I tillegg ble det gitt informasjon om situasjonen som har vært ifbm. avfallsutfordringene i regionen etter RenoNorden-konkursen og hvilke konsekvenser dette har fått for LIBIR IKS og deres abonnenter. Virksomhetsbesøket fant sted fra kl. 12:00 til kl. 13:30 etter at kontrollutvalget har avviklet ordinært møte. Sakskart Side Møteinnkalling 5/17 17/ Godkjenning av møteinnkalling

2 Møteprotokoll 5/17 17/ Godkjenning av protokoll fra møtet Saker til behandling 29/17 17/ Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Birkenes kommune 5 30/17 17/ Orientering vedr. oppløsning av KR-IKT 6 31/17 15/ /17 17/ Orientering vedr. tvistesaken mellom Birkenes kommune og byggmester Kristian Flaa AS - Status i saken Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med tilsyn og godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - Birkenes kommune /17 17/ Møte- og arbeidsplan for /17 17/ Orientering fra revisjonen /17 17/ Referatsaker /17 17/ Eventuelt Birkenes, Wiggo Svendsen Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av møteinnkalling Birkenes kontrollutvalg /17 Møteinnkalling godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll fra møtet Birkenes kontrollutvalg /17 Protokoll fra møtet godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 29/17 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Birkenes kommune 1 Birkenes kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. Rådmann Anne Stapnes og økonomisjef Tom Olstad var invitert til møtet for å orientere om økonomiske situasjon pr. 2. tertial. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 5

6 30/17 Orientering vedr. oppløsning av KR-IKT 1 Birkenes kontrollutvalg /17 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rådmann Anne Stapnes var invitert til kontrollutvalgets møte for å gi en orientering vedr. oppløsning av KR-IKT og fremtidig driftsløsning for IT for Birkenes kommune. I tillegg redegjorde rådmann kort for status i arbeidet med fiberutbygging. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak i møte: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å se til at kontrollutvalget har anledning til å føre tilsyn og kontroll med det nye IKT samarbeidet. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å se til at kontrollutvalget har anledning til å føre tilsyn og kontroll med det nye IKT samarbeidet. 6

7 31/17 Orientering vedr. tvistesaken mellom Birkenes kommune og byggmester Kristian Flaa AS - Status i saken 1 Birkenes kontrollutvalg /17 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rådmann Anne Stapnes var invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for om det er blitt utarbeider rutiner for kommunes håndtering av tvistesaker som kan ende opp i rettsapparatet i tråd med kontrollutvalgets anbefaling. I tillegg ønsket kontrollutvalget en redegjørelse i forhold til status vedrørende utleie av leilighetene i bygget. Det ble påpekt fra utvalget at kontrollutvalgets anmodning til kommunestyret ikke hadde blitt lagt frem til ordinær behandling, men kun lagt frem som en referatsak. Denne måten å gjøre det på mente utvalget ikke var god nok, da de ønsker at den type saker skal legges frem med kontrollutvalgets innstilling og munne ut i et vedtak. Både ordfører og rådmann skulle se til at dette ble håndtert riktig for fremtiden. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak i møte: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber rådmann om å bli underrettet når de aktuelle boligene er ferdigstilt og tatt i bruk. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber rådmann om å bli underrettet når de aktuelle boligene er ferdigstilt og tatt i bruk. 7

8 32/17 Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med tilsyn og godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - Birkenes kommune 1 Birkenes kontrollutvalg /17 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rådmann Anne Stapnes og kommunalsjef Marianne Moen Knutsen var invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for hvilke tiltak og eksempel på praksisendring som skal gjøres om for å rette avviket med bakgrunn i svarbrev til fylkesmannen. I tillegg til å svare på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak i møte: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 8

9 33/17 Møte- og arbeidsplan for Birkenes kontrollutvalg /17 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2018 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2018: Mandag kl. 14:00: et oversendes kommunestyret til orientering. Sekretariatet redegjorde for forslag til møte- og arbeidsplan for Leder fremsatte slikt tilleggsforslag i møte: Virksomhetsbesøk hos AVIGO gjennomføres i september. Kontrollutvalget ber om å få forelagt en «restanseliste» for oppfølging av politisk fattede vedtak i februarmøtet. Enstemmig for forslag til vedtak, med tilleggsforslag fremsatt av leder. Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2018 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2018: Mandag kl. 14:00: et oversendes kommunestyret til orientering. 9

10 34/17 Orientering fra revisjonen Birkenes kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. Aust-Agder revisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Hovedrevisor Øyvind Nilsen orienterte om løpende revisjon: - Revisor har blitt rådført ifbm. anskaffelser av lokaler til kirkekontoret. - Godt i gang med arbeidet med Forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser - Innkjøp i drift- og investeringsregnskapet - Revisjon av lønn fast og variabel lønn - Bistand i forhold til enkeltsaker - Rådgivning ifbm. gjennomføring av årsoppgjøret Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 10

11 35/17 Referatsaker Birkenes kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. 1. Referatsaker: a. Rapport fra tilsyn med tjenester til personer med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse - landsomfattende tilsyn Innkommen/utgående post: a. Henvendelse fra Birkenes kontrollutvalg til de andre kommunene i barnevernssamarbeidet for Kristiansandsregionen med ønske om felles forvaltningsrevisjon 3. Saker behandlet i kommunestyret: a. Ingen saker. 4. Neste møte kl. 13:00 Møte erstatter møte Neste møte blir Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse fra SLT-koordinator enten på neste møte eller ett påfølgende møte. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 11

12 36/17 Eventuelt Birkenes kontrollutvalg /17 Klikk her for å skrive inn tekst. 1. Leder stilte spørsmål om anskaffelse av lokaler til kirkekontoret og kommunens ansvar i den sammenheng (den kommersielle siden av saken). Kontrollutvalget får forelagt et svar i neste møte. 2. Olav Heimdal stilte spørsmål til ordfører om status for utgifter knyttet til skader etter flommen. Ordfører besvarte spørsmålet. 12