Audun B. Sandhaug (AP) for Olav Riisland (KRF) Hovedrevisor Øyvind Nilsen

Transkript

1 Møteprotokoll Åmli kontrollutvalg Dato: kl. 09:00 Sted: Rådhuset, møterom Trongedalsnuten Arkivsak: 17/00013 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Tobias Wessel-Hansen Tangen (H), Angrim Flaten (AP), Turid E. Haugstøyl (H), Ole Martin Retterholt (FRP) Audun B. Sandhaug (AP) for Olav Riisland (KRF) Olav Riisland (KRF) Hovedrevisor Øyvind Nilsen Rådmann Christina Ødegård (sak 27-28/17) Leder for samfunnsenheten Kristin Mood (sak 27-28/17) Økonomisjef Vidar Kyrdalen (sak 29-30/17) Leder for oppvekst Tore Flottorp (sak 31/17) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 5/17 17/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 5/17 17/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 27/17 17/ Sivilombudsmannens utredning av personlig egnethet ved tilsetting 5 1

2 av fagarbeider Bruk av matrise i kvalifikasjonsvurderingen 28/17 16/ Oppfølging - LEA prosjektet knyttet til drifts- og vedlikeholdsteamet 7 29/17 17/ Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Åmli kommune 8 30/17 17/ Orientering - Rådmanns forslag til budsjett for 2018 og økonomiplan 9 31/17 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjon Barneverntjenesten Øst i Agder - Åmli kommune 10 32/17 17/ Møte- og arbeidsplan for /17 17/ Orientering fra revisjonen /17 17/ Referatsaker /17 17/ Eventuelt Åmli, Tobias Wessel-Hansen Tangen Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av møteinnkalling Åmli kontrollutvalg /17 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll fra møte Åmli kontrollutvalg /17 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 27/17 Sivilombudsmannens utredning av personlig egnethet ved tilsetting av fagarbeider Bruk av matrise i kvalifikasjonsvurderingen 1 Åmli kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar Sivilombudsmannens utredning av personlig egnethet ved tilsetting av fagarbeider og bruk av matrise i kvalifikasjonsvurderingen til orientering. Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget konstaterer med bakgrunn i sivilombudsmannens utredning at det i denne saken er avdekket manglende skriftlighet og svikt i kommunens opplysning av saken. Kontrollutvalget støtter opp om sivilombudsmannens konklusjon og anmoder kommunestyret om å se til at Åmli kommune i fremtidige tilsettingsprosesser sørger for en mer forsvarlig saksbehandling, der det tas hensyn til de påpekningene ombudsmannen har kommet med om feil i kommunens behandling av tilsettingssaken. Kontrollutvalget ber videre om å få tilsendt rapporten som er bestilt av kommunestyret og som skal sikre en full gjennomgang av saken når den foreligger i februar. Ole Martin Retterholt har tidligere fått vurdert sin habilitet og blitt erklært habil. Det ble foretatt en vurdering av om det var behov for å lukke møtet, utvalget fant ikke grunnlag for det da fokuset for kontrollutvalgets oppfølging var på systemnivå. Før møtet hadde kontrollutvalget fått tilsendt uttalelsen fra Sivilombudsmannen i sak 646 i 2017 datert , samt alle sakens dokumenter i egen forsendelse pr. post (U.OFF.). Dokumentene som er U.OFF. ble ikke realitetsbehandlet i møte og de ble samlet inn igjen. Rådmann Christina Ødegård og leder for Samfunn Kristin Mood var invitert til møte for å redegjøre for saken med bakgrunn i sivilombudsmannens uttalelse, samt redegjøre for videre oppfølging av saken og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Angrim Flaten (AP) fremsatte forslag om å stryke punkt to i forslag til vedtak. 5

6 Enstemmig for forslag til vedtak punkt en og punkt tre, samt forslag fra Angrim Flaten (AP) om å stryke punkt to i forslag til vedtak. Kontrollutvalget konstaterer med bakgrunn i sivilombudsmannens utredning at det i denne saken er avdekket manglende skriftlighet og svikt i kommunens opplysning av saken. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt rapporten som er bestilt av kommunestyret og som skal sikre en full gjennomgang av saken når den foreligger i februar. 6

7 28/17 Oppfølging - LEA prosjektet knyttet til drifts- og vedlikeholdsteamet 1 Åmli kontrollutvalg /17 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kontrollutvalget har fått ettersendt rapporten fra LEA prosjektet i forkant av møtet. Rådmann Christina Ødegård og enhetsleder for samfunn Kristin Mood var invitert til møte for å redegjøre for saken og svare på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Angrim Flaten (AP) fremmet slikt forslag til vedtak: Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt av Angrim Flaten (AP). 7

8 29/17 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Åmli kommune 1 Åmli kontrollutvalg /17 Økonomisjef Vidar Kyrdalen var invitert til møtet for å orientere om økonomisk situasjon pr. 2. tertial

9 30/17 Orientering - Rådmanns forslag til budsjett for 2018 og økonomiplan 1 Åmli kontrollutvalg /17 Økonomisjef Vidar Kyrdalen var invitert til møte for å orientere om rådmanns forslag til budsjett for 2018 og økonomiplan i møtet. 9

10 31/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Barneverntjenesten Øst i Agder - Åmli kommune 1 Åmli kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget anser første rapportering etter forvaltningsrevisjonen Barneverntjenesten Øst i Agder å være tilfredsstillende. Senest i kontrollutvalgets første møte i 2018 bes rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. Leder for oppvekst Tore Flottorp var invitert til møte for å svare på spørsmål fra kontrollutvalget om saken. Kontrollutvalget anser første rapportering etter forvaltningsrevisjonen Barneverntjenesten Øst i Agder å være tilfredsstillende. Senest i kontrollutvalgets første møte i 2018 bes rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. 10

11 32/17 Møte- og arbeidsplan for Åmli kontrollutvalg /17 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2018 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2018: Mandag kl. 09:00: et oversendes kommunestyret til orientering. Sekretariatet gjennomgikk forslag til møte- og arbeidsplan for Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2018 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2018: Mandag kl. 09:00: et oversendes kommunestyret til orientering. 11

12 33/17 Orientering fra revisjonen Åmli kontrollutvalg /17 Aust-Agder revisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Hovedrevisor Øyvind Nilsen orienterte om løpende revisjon: - Lønnsrevisjon - Innkjøp i drift- og investeringsregnskapet - Kjøp av tjenester til ressurskrevende, revisor melder tilbake til utvalget i neste møte - Lånegaranti til Jordøya AS, trenger godkjenning fra fylkesmannen 12

13 34/17 Referatsaker Åmli kontrollutvalg /17 1. Referatsaker a. Referat fra høstkonferansen til Temark Sekretariatet gav et kort referat fra høstkonferansen. b. Kommunestyre sak 17/166 - Saker fra kontrollutvalget til kommunestyre Leder og sekretæren redegjorde for saken. 2. Innkommen/utgående post a. Henvendelse vedr. sak oppsatt i kommunestyrets møte sak 17/166 - Saker fra kontrollutvalget til kommunestyre Sekretæren refererte henvendelsen sendt til ordfører vedr. saken. 3. Saker behandlet i kommunestyret: a sak RS 78/ Melding om vedtak sak 15/17 i Åmli kontrollutvalg - Kjøp av tjenester til ressurskrevende brukere b sak RS 90/ Melding om vedtak sak 21/17, Åmli kommunes rutiner og retningslinjer for varsling c sak RS 91/ Melding om vedtak sak 22/17, Budsjett for kontroll og tilsyn Åmli kommune 4. Neste møte kl. 09:00 13

14 35/17 Eventuelt Åmli kontrollutvalg /17 Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen saker ble behandlet under eventuelt. 14