BEBY /15 1. RISIKOANALYSE. Bergen bystyre. Sikkerhet ved møteavvikling i Det gamle Rådhus ESARK Hva saken gjelder:

Transkript

1 BEBY /15 Bergen bystyre Sikkerhet ved møteavvikling i Det gamle Rådhus MAHO ESARK Hva saken gjelder: Forretningsutvalget behandlet i møte 14. april 2015 saken «Sikkerhet ved avvikling av bystyremøter mv.» og fattet følgende vedtak: 1. Bystyrets kontor bes om å foreta en forenklet risikovurdering knyttet til møteavviklingen i Det gamle Rådhus og legge frem forslag til aktuelle tiltak som kan redusere sannsynligheten for at hendelser med høy risikoscore vil inntreffe. Kostnader og nytteeffekt av aktuelle tiltak må fremgå av saken. 2. Byrådet bes gi en risikovurdering for avvikling av politiske møter i rådhuset inkludert bespisning i kantinen i forbindelse med politiske møter. 3. Ordfører og byrådsleder tar et felles møte sammen med sine respektive administrasjoner og avtaler et opplegg og en fremdrift for gjennomgang av sikkerhetstiltak og utarbeidelse av rutiner for å håndtere krisesituasjoner som kan oppstå i tilknytning til politiske møter i Det gamle Rådhus og rådhuset. I denne saken følger Bystyrets kontor opp punkt 1 og deler av punkt 3 i bestillingen fra Forretningsutvalget. Det er usikkert når det vil foreligge en avklaring på risiko og tiltak knyttet til bespisning i kantinen og de politiske møtene i rådhuset. 1. RISIKOANALYSE Den ble det avholdt et møte mellom Bystyrets kontor og Seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap for å identifisere risikofaktorer knyttet til gjennomføring av bystyremøter. I etterkant av møtet oversendte beredskapssjefen et arbeidsnotat som inneholdt en oversikt over mulige uønskede hendelser og risikovurdering for hver av disse. Dette notatet er unntatt offentlighet for ikke å avsløre svakheter ved dagens situasjon. De fleste av de vurderte hendelsene fikk risikovurdering «Tilfredsstillende risikonivå». Seks hendelser fikk risikovurdering «Tiltak bør vurderes», og ingen hendelser fikk risikovurdering «Utilfredsstillende risikonivå. Tiltak må vurderes.» 20. mai ble det avholdt et oppfølgingsmøte hvor aktuelle tiltak ble vurdert for hver av de tidligere kartlagte uønskede hendelsene. Det ble både foreslått tiltak for å redusere sannsynligheten for uønskede hendelser og tiltak for å redusere konsekvenser dersom uønskede hendelser skjer. På bakgrunn av disse vurderingene vil bystyredirektøren her forslå konkrete tiltak som kan effektueres for kommende valgperiode. Dersom disse tiltakene gjennomføres, vurderer Bystyrets kontor at ingen av de kartlagte uønskede hendelsene vil ha en risikoscore som overstiger kategorien «Tilfredsstillende risikonivå». 1

2 2. ADGANGSKONTROLL ID-kort, rondell og kamera i inngangspartiet Det anbefales å dele ut ID-kort til representanter og ansatte og sette inn en rondell i inngangspartiet i Det gamle Rådhus. Alle som har adgangskort kan da gå inn uten å identifisere seg ytterligere. Sikkerhetseffekten av dette tiltaket sammenlignet med dagens registreringssystem, vil være at det vil bli mindre kø for avkryssing i inngangspartiet. Mindre opphoping av representanter kan gi skade på færre ved eventuell vold/anslag og vil derved også bidra til at dette stedet blir mindre attraktivt for slik adferd. For å unngå at representantene må ha flere ID-kort, er det viktig at samme kort kan brukes som adgangskort til kantinen og møterom i rådhuset dersom det etableres adgangskontroll med ID-kort for disse. For de som ikke har adgangskort anbefales det at en vakt ber de som ikke har ID-kort om legitimasjon og noterer alle navn på liste. Det er imidlertid ikke anledning til å kreve at tilhørere legitimerer seg eller oppgir navn. Dersom noen nekter å identifisere seg, anbefales det at en av vaktene holder et ekstra oppsyn med vedkommende. I tillegg til at det da kan foretas raskere inngripen ved uakseptabel adferd, kan synlig vakt ha preventiv effekt mot slik adferd. Det anbefales også å sette opp et kamera som er rettet mot inngangsdøren og hvor bildet kan vises på skjerm i vaktrommet og eventuelt på ordførerpodiet. Visning på skjerm på ordførerpodiet vil gi ordfører og møtesekretærer tidlig informasjon om potensielle problem. Innlevering eller sjekk av bagasje? Det har vært vurdert forslag om å kreve at tilhørere legger bagasje i låsbare skap i garderoben. Dette anbefales ikke fordi vaktene ikke har hjemmel til å kreve å få se i tilhørere sin bagasje og det kan da ikke kontrolleres hva som blir plassert i skapene. Tiltak ved demonstrasjoner, markeringer mv. Når bystyret skal behandle saker med stort publikumsengasjement, er det tidvis mange mennesker samlet utenfor inngangspartiet til Det gamle Rådhus. For å unngå kø for representantene og derved større sannsynlighet for verbale og fysiske angrep fra demonstranter, anbefales det at det til møter hvor det forventes mye publikum lages en egen passasje for representantene ved hjelp av ledetau. Demonstranter/publikum får da mulighet til å dele ut løpesedler og rope slagord mv, men uten at dette skaper problem for representantene. Det anbefales i tillegg styrket vakthold ved starten av slike møter og ev. etter bespisning i kantinen 2

3 3. VAKTHOLD OG SIKKERHETSRUTINER Styrket vakthold Pr. i dag er det innleid en vekter som er til stede i hvert bystyremøte. Dette ble innført som en midlertidig ordning etter episoden hvor bystyret måtte evakuere pga. mistanke om at en representant hadde sprengstoff i bagasjen. Beredskapssjefen har anbefalt å ha en innleid vekter i bystyremøtene dels for ha til stede trent personell dersom det oppstår et behov for bruk av fysiske maktmidler og dels for å unngå at innført kontroll ikke vil komme i konflikt med Lov om vektertjenester. Bystyredirektøren anbefaler på det grunnlag å videreføre ordningen med å ha en vekter i bystyremøtene, men at vekteren utnyttes på annen måte enn i dag. Pr. i dag sitter vekteren i inngangspartiet under hele møtet. Med rondell i inngangspartiet og vakt i vaktrommet, anses det ikke som nødvendig å ha vakt stasjonert i inngangspartiet utenom møtestart, pauser og møteslutt og ved spesielle anledninger. Vakten i vaktrommet kan se rondellområdet og kan gå ut å registrere og slippe inn folk som ikke ha ID-kort. Vekteren kan da i tillegg brukes til å foreta sjekkrunder i hele bygget med jevne mellomrom og når det er mye publikum på galleriet og/eller behandles kontroversielle saker, bør vekteren i være mye til stede på galleriet. I tillegg foreslås det å styrke vaktholdet ved bruk av egne ansatte. Fordelen med å bruke egne ansatte vil være at vaktene kjenner representantene, bygget og sikkerhetsrutiner. Egne vakter vil vite hvilke personer som ikke skal ha adgang til bystyresalen, rådgiverrommet og Formannskapssalen. I tillegg vil egne ansatte som kjenner bygget og rutinene for bruk av bygget, kunne utføre bedre sjekk av at alt er som det skal være i bygget. Det anbefales at det som hovedregel er en innled vekter og minimum en ansatt med vaktoppgaver pr. bystyremøte. Bruk av egne ansatte som vakter vil forutsette at noen får dette som ansvarsområde og får nødvendig opplæring i sikkerhetsrutiner for bygget, evakueringsrutiner, håndtering av uønskede episoder mv. Det anbefales at minimum fire ansatte ved Bystyrets kontor får slik opplæring og at en av disse bør være en dedikert sikkerhetsansvarlig. Endringene i vakthold og sikkerhetsrutiner vurderes etter å ha virket i 1 år. Sikkerhetsrutiner og øvelser Det vil bli foretatt en gjennomgang av sikkerhetsrutinene for Det gamle Rådhus etter utført oppussing. Innen oppstart av ny valgperiode må det være utarbeidet klare rutiner for hva som skal sjekkes før hvert møte, under møtene og etter møtene. Videre må det være på plass rutiner for varsling ved brann og andre uønskede hendelser og det må lages en beskrivelse av prosedyrer og rutiner for evakuering av bygg og møtelokaler grunnet brann, trusler og andre risikosituasjoner. Rutinene må være klare på ansvarsforhold og rutinene må gjøres kjent for alle som har behov for å kjenne dem. Innen oppstart av ny valgperiode utarbeides det rutiner for å håndtere krisesituasjoner som kan oppstå i tilknytning til bystyremøter og andre politiske møter i Det gamle Rådhus, og aktuelle møteledere og nestledere må få nødvendig opplæring til å ivareta deres ansvar i slike situasjoner. Inntil det foreligger en spesifikk risikovurdering for møter og bespisning i rådhuset (jf. punkt 2 Forretningsutvalgets vedtak), bør rutiner og ansvarsforhold for møter i Det gamle Rådhus, også gjelde for møter og bespisning i rådhuset. 3

4 Ved oppstart av hver ny valgperiode gis alle representantene nødvendig informasjon om sikkerhets- og evakueringsrutiner og det anbefales at det avholdes øvelse i evakuering i starten av hver bystyreperiode. Slik øvelse gjentas årlig. 4. TILTAK VED SKADE, SYKDOM MV. For å unngå skade anbefales det å gjennomføre en vernerunde for bygget med sikte på å avdekke og utbedre eventuelle risikoområder for fallskade o.l.. Det anbefales å anskaffe hjertestarter og gjennomføre DHLR-kurs og førstehjelpskurs for ansatte. For hver valgperiode anbefales det å kartlegge representanter med kompetanse innen helsefeltet med tanke på å kontakte disse ved akutte sykdom/skade under møter. 5. KOSTNADER Anskaffelseskostnader for rondell vil være en engangsinvestering på om lag kr ,-. Kostnader for ID-kort vil påløpe en gang pr. valgperiode og vil avhenge av hvor mange vararepresentanter som skal få slikt kort. Kostnader pr. kort er ca. kr. 170,-. Innkjøp av 200 kort vil gi en kostnad på pr. valgperiode. Kostnader for et kamera i inngangspartiet vil være ca. kr ,-. Anskaffelse av ID-kort, rondell og kamera vil gi reduserte driftskostnader til vakt. Pr. i dag må det være to vakter i inngangspartiet ved møtestart for å unngå for store køer. Ved rondell antas det et en vakt vil være tilstrekkelig. I tillegg vil det ikke være behov for vakt fast stasjonert i inngangspartiet utenom møtestart. Rondellen gjør at folk kan ikke komme seg inn uten ID-kort, og vakt i vaktrommet kan følge med og gå ut og registrere og slippe inn dem som ikke har ID-kort. Kostnader til innleid vekter vil være som pr. i dag, ca. kr ,- pr. år. Styrket vakthold ved bruk av egne ansatte kan delvis skje ved omorganisering av oppgaver og bedre utnyttelse av ansatte som er til stede under bystyremøtene og delvis ved å ha ekstra bemanning i bystyremøtene. Styrket vakthold ved økt bemanning med egne ansatte vil koste ca. kr ,- pr. år. En hjertestarter koster kr ,- i anskaffelse. Det foretas ikke internfakturering av kostnader for interne kurs i førstehjelp og bruk av hjertestarter for ansatte i Bergen kommune. Bystyredirektøren mener foreslåtte sikkerhetstiltak er relativt nøkterne og kostnadseffektive mht. å forbedre sikkerheten ved avvikling av politiske møter i Det gamle Rådhus. Forslag til innstilling til bystyret: Bystyret gir sin tilslutning til at de foreslåtte sikkerhetstiltak iverksettes så snart det er praktisk mulig. Dato: 27. august 2015 Marte Holm - saksbehandler Roar Kristiansen - bystyredirektør 4

5 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 5