Regnskapsrapport 2015 og forslag til detaljering av budsjett 2016 for bystyrets organer

Transkript

1 FORUTV /16 Forretningsutvalget Regnskapsrapport 2015 og forslag til detaljering av budsjett 2016 for bystyrets organer HHAL ESARK Hva saken gjelder: I saken presenteres regnskapet for Den viser at bystyrets organer hadde et positivt avvik på 4,7 millioner kroner i Det pekes på hvor avvikene var store, og årsakene til dette. Rapporten viser avvikene pr. ansvarssted og pr. tjeneste. I forslag til detaljbudsjett 2016 tas det hensyn til positive og negative avvik ved de ulike ansvarssteder i regnskapet for 2015, og det presenteres forslag til hvor det kan flyttes budsjettmidler slik at bystyrets organer kan få mindre avvik ved neste års budsjettavslutning. Bystyredirektøren understreker at det ikke er mulig i følge reglementet å overføre midler fra kontrollutvalgets budsjett til andre tjenester under bystyrets organer, det må i så fall et bystyrevedtak gjøre. Et negativt avvik på andre tjenester under bystyrets organer kan imidlertid korrigeres gjennom et positivt avvik på kontrollutvalgets budsjett, da regnskapet for bystyrets organer ses under ett. Forslag til vedtak: 1. Forretningsutvalget tar saken om regnskap 2015 for bystyrets organer til orientering. 2. Forretningsutvalget slutter seg til forslag til detaljert budsjett 2016 for bystyrets organer. Dato: 03. mars 2016 Helene Halse - saksbehandler Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: 1

2 Saksutredning: Bystyrets organer hadde i 2015 et budsjett på 73,6 millioner kroner eksklusiv valgbudsjett. Budsjett og regnskap til valg omtales i eget kapittel. Midlene var fordelt på 18 ansvarssteder, hvorav tre hører under resultatenhet kontrollutvalget. Tabell 1 viser budsjett og regnskap for kontrollutvalget. Tabell 1: Regnskap og budsjett 2015 for kontrollutvalget: Administrasjon, kontrollutvalg Frikjøpte politikere og honorar Kjøp av revisjonstjenester Totalsum Som tabellen viser hadde kontrollutvalget et mindreforbruk på 3,8 millioner kroner i I resten av denne redegjørelsen for regnskap 2015 og budsjett 2016 omtales bystyrets organer utenom kontrollutvalget. Tabell 2: Regnskap og budsjett 2015 utenom valget. (Tabell 4 viser regnskap og budsjett for valget.) Byombudet Bystyret Bystyrets kontor, drift Bystyrets kontor, lokaler Bystyrets kontor, lønn Bystyrets organer, budsjettjusteringer Forretningsutvalget Frikjøpte politikere Komite for barnehage, skole og idrett Komite for finans, kultur og næring Komite for helse og sos Komite for kultur, idrett og næring Komite for miljø og byutvikling Komiteene Representasjon Ungdommens bystyre Valget, Bystyrets kontor Totalsum Regnskapet for 2015 viser et forbruk på 60,7 millioner, noe som gir et positivt avvik på 2,8 millioner kroner. Årsaker til mindreforbruket er i hovedsak som følger: Ledige stillinger ved Bystyrets kontor. I 2014 gikk en person i halv stilling av med pensjon, denne stillingen ble ikke lyst ut. I 2015 gikk en person fra hel til halv stilling, samt at rådgiverstilling for ordfører stod ledig storparten av året. Lønnsbudsjettet til Bystyrets kontor hadde dermed et mindreforbruk på 0,9 millioner kroner. Aktivitetene i komiteene var lavere enn budsjettert. Mindreforbruket totalt for komiteene var på ca kroner. 2

3 Tabellen under viser at alle ansvarssteder ved Bystyrets organer hadde mindreforbruk i 2015 med unntak av ansvarsstedene «Frikjøpte politikere» og «Ungdommens bystyre»: Ansvarsstedet «Frikjøpte politikere» har gjennom flere år vært underbudsjettert, i 2015 ble det merutgifter som følge av etterlønn og sykelønn. Ungdommens bystyre fikk betydelige merkostnader til sitt Romania-prosjekt, det var spesielt sammenkomster og utstillinger i forbindelse med at Bergen fikk besøk av en delegasjon romungdommer som ble mer kostnadskrevende enn forventet. Budsjettering skjer pr. ansvarssted og pr. tjeneste, tabellen under viser budsjett, regnskap og avvik pr. tjeneste i 2015 inkludert valget og kontrollutvalget: Tabell 3: Budsjett og regnskap 2015 pr. tjeneste Administrasjon Administrasjon av Bystyrets organer Administrasjonslokaler for Bystyrets organer Bystyret Kontrollutvalg Ombud Revisjon Ungdommens bystyre Valget Totalsum Bystyrets organer har siden 2013 budsjettert administrasjon på eget tjenesteområde, men som tabellen viser er det en del kostnader som fremdeles blir ført på Bergen kommunes administrasjon, dette gjelder alle kostnader knyttet til ordførerbil, samt enkelte telefonkostnader og kopimaskinavtaler. Disse feilføringene er meldt inn. Valg 2015, regnskap og budsjett Tabell 4: Budsjett og regnskap for valgavvikling 2015 Radetiketter Justert budsjett 2015 Regnskap 2015 Avvik 2015 Annen bemanning Annet, valg Etat for bygg og eiendom Forhåndsstemmemottakere IKT-drift Informasjon Materiell og utstyr Valget, Bystyrets kontor Valgtingsmedarbeidere Totalsum Som tabellen viser hadde valgavviklingen i 2015 et budsjett på 13, 6 millioner kroner. Regnskapet sluttet på 15,2 mil. kroner, noe som ga et negativt avvik på 1,5 million kroner. Budsjettet var i utgangspunktet styrket med 0,9 millioner kroner på grunn av økt krav til bemanning ved forhåndsstemming på institusjoner og faste forhåndsstemmelokaler, men som tabellen viser var det et lite negativt avvik på forhåndsstemmebudsjettet. 3

4 De viktigste årsakene til at valgavvikling hadde negativt avvik var: Antall faste forhåndsstemmesteder ble utvidet med 4 stemmemottak som ble bemannet fullt ut med eksternt rekrutterte valgmedarbeidere. Tilbudet om forhåndsstemming på institusjoner ble utvidet, for eksempel ble forhåndsstemmeperioden ved Haukeland sykehus utvidet fra en dag til to uker, og ved Straxhuset fra en dag til fire dager. Dette gav ekstra lønnskostnader. Antall forhåndsstemmemottakere økte generelt som følge av at kommunene er pålagt å ha to stemmemottakere tilstede når stemmer mottas, tilsvarende på valgtinget. Dette følger av at stemmegivningene må godkjennes når de mottas også på forhåndsstemmegivningen. Riggingen av brakken på Danmarksplass ble dyrere enn antatt, og det samme gjaldt for informasjonsbannere på brakkens utside. Tjenestene som ble levert fra Etat for bygg og eiendom, ved rigging og utkjøring av utstyr/materiell til alle typer valglokaler, var mer omfattende enn ved foregående valg, og derved mer kostnadskrevende. Honoraret til valgtingsmedarbeidere økte. Bystyredirektøren peker nok en gang på at valget har en systematisk skjev pris- og lønnskompensasjon: i ikke-valgår år blir valget i realiteten tatt ut av budsjettet når det skal foretas lønns- og priskompensasjon. Dette fordi valget i mellomvalgår har et budsjett på 1,2 millioner kroner som kun er driftsutgifter. I disse årene kompenseres ikke valget for lønnsøkning og svært lite for prisøkning. Forslag til detaljering av budsjett 2016 for bystyrets organer utenom kontrollutvalget: I vedtatt budsjett for 2016 er følgende endringer kommet inn i forhold til budsjett 2015: Pris- og lønnskompensasjon har økt rammen med 1,8 millioner kroner Som et resultat av at komite for kultur, idrett og næring ble avviklet, at samtlige politikere fikk en reduksjon i lønn og at antall partier i bystyret ble redusert fra 10 til 9 ble bystyrets budsjett redusert med 2, 85 millioner kroner. Samtidig fikk alle komiteene nestledere i hele stillinger og det ble opprettet fire nye halve stillinger som AU-medlemmer i komiteene, dette gjorde at budsjettet ble styrket med 2, 8 millioner kroner, resultatet ble en totalreduksjon i budsjettet på 0,05 mill. kroner, eller kroner. Rammen er redusert med 12, 5 millioner kroner ettersom 2016 ikke er et valgår. Rammen er redusert med 0,6 millioner kroner som var avsatt i budsjett 2015 til økning i husleien til gamle rådhus. Denne ble ikke øket i Følgende endringer er foreslått innenfor gjeldende ramme: Budsjettet til ansvarsstedet «Frikjøpte politikere» har vært for lavt gjennom flere år, dette styrkes med en halv million. For 2016 vil det også mest sannsynlig bli merforbruk på denne, dette skyldes blant annet utbetaling av etterlønn. Midlene overføres fra Bystyrets kontors lønnsbudsjett som dermed er redusert med samme sum. Byombudet har fått en styrking på kroner. Også dette ansvarsstedet har hatt negativt avvik gjennom en årrekke. I 2015 var avviket til byombudet positivt, dette skyldes at den ene rådgiverstillingen sto ledig gjennom halve året. Fra 2016 er stillingen besatt. Også denne styrkingen reduserer lønnsbudsjettet til Bystyrets kontor. Driftsmidlene til komiteene er økt med kroner hver, samtidig som driftsmidlene til bystyret er redusert. 4

5 Tabell 5: Forslag til budsjett pr. ansvarssted for 2016 Radetiketter Budsjettforslag 2016 Budsjett 2015 Endring i budsjett: Byombudet Bystyret Bystyrets kontor, drift Bystyrets kontor, lokaler Bystyrets kontor, lønn Forretningsutvalget Frikjøpte politikere Komite for barnehage, skole og idrett Komite for finans, kultur og næring Komite for helse og sos Komite for miljø og byutvikling Komiteene Representasjon Ungdommens bystyre Valget, Bystyrets kontor Totalsum Planlagte aktiviteter i komiteene og bystyret: befaringer, høringer, opplæring og lignende er øket noe i forhold til i fjor, dette gjør at det er behov for å styrke komiteenes budsjett. Dersom alle komiteene vedtar reiser i sine aktivitetsplaner for høsten 2016, kan budsjettet likevel være for lavt. Erfaring viser at alle komiteer ikke reiser samme år, det betyr at det året komiteen reiser får den gjerne et merforbruk som kan dekkes inn ved at de andre komiteene ikke reiser samme året. Det som budsjetteres på «bystyret» er utbetaling av partistøtte til ni partier, samt honorarutbetaling ved bystyremøter og opplæring og befaringer i bystyret. Bystyrets driftsbudsjett har vist mindreforbruk gjennom flere år på rad, aktiviteten i bystyret kan derfor også økes samtidig som budsjettet reduseres noe til fordel for komite-budsjettene. Budsjettet til representasjon er øket i takt med prisstigningen. Det er ikke meldt inn økt aktivitet på dette feltet sammenlignet med I ikke-valgår løper det kostnader uansett knyttet til valg. Den største kostnaden her er leie av lagerlokaler til utstyr, samt lisenser som løper hvert år. Bystyrets kontor vil for 2016 ha et lønnsbudsjett som er redusert med kroner. Kontoret har 0,6 ledig stilling i inneværende år som det ikke er planlagt noen ansettelser for i Driftsbudsjettet til Bystyrets kontor og Ungdommens bystyre er øket med priskompensasjon. 5