Behandling: Dato: Saksnummer: FORMANNSKAPET /19 KOMMUNESTYRET /19

Transkript

1 RINGSAKER KOMMUNE Elektroniske sakslister og "Live streaming" av politiske møter Sluttbehandles i: Kommunestyret ArkivsakID: JournalpostID: Arkiv: Saksbehandler: 19/ /18568 K1-062 Alf Thomassen DokumentNR: 1 Behandling: Dato: Saksnummer: FORMANNSKAPET /19 KOMMUNESTYRET /19 Dokumenter: Tilbud om oppgradering av utstyr i kommunestyresalen Vedlegg 1 Tilbud om installasjon av utstyr i formannskapssalen Vedlegg 2 Tilbud om installasjon av utstyr i møterom 1 Vedlegg 3 Fakta/vurdering: Kommunestyret behandlet sak om evaluering av politisk struktur den ved k.sak 84/2018 og gjorde blant annet følgende vedtak: 1. Kostnader knyttet til «live streaming» av møter i formannskap/planutvalg/landbruksnemd/ valgstyre og komiteer utredes og presenteres for kommunestyret i egen sak. 2. Elektroniske sakslister innføres fra neste kommunestyreperiode. De to vedtakspunktene ovenfor følges opp i nærværende sak. 1. «Live streaming» Bakgrunn/innledning Det er ønsket videooverføring fra formannskap/planutvalg/landbruksnemd/valgstyre og komiteer. For å kunne vurdere dette, må en se på hvilket utstyr som er nødvendig i de aktuelle møterommene og hvilke administrative oppgaver dette utløser. I dag har de aktuelle utvalgene møter i formannskapssalen og møterom 1 i Kommunebygget. I tillegg 1

2 til å vurdere disse rommene, har det vært naturlig å gjøre en vurdering av eksisterende utstyr i kommunestyresalen og behovet for oppgradering der. Ringsaker kommune har avtale med Aventia AS om drift og vedlikehold av videooverføring fra kommunestyremøter. Det er innhentet tilbud fra Aventia AS for å kunne anslå kostnader knyttet til oppgradering av utstyr i kommunestyresalen og for installasjon av utstyr i formannskapssalen og møterom 1. Tilbudene følger vedlagt, jf. vedlegg 1-3. Kommunestyresalen Kamerautstyret i kommunestyresalen har vært i drift siden ca (det konstituerende kommunestyremøtet etter valget dette året). Det har skjedd mye mht. bildekvalitet på de kameraene som er nye i dag sammenlignet med i Bildekvaliteten på sendingene fra kommunestyresalen er ikke tilfredsstillende, og utstyret bør oppgraderes. I kommunestyresalen er det eget lydanlegg som fungerer greit og som ikke trenger utskifting. Oppgradering av utstyr i kommunestyresalen vil koste kr inkl. mva., jf. vedlegg 1. Formannskapssalen Formannskap/planutvalg/landbruksnemd/valgstyre vil etter valget bestå av 13 medlemmer. I tillegg til rådmannen og møtesekretær, må det være plass til to representanter fra administrasjonen, og det må være plass til barn og unges representant. Det er ikke plass til alle på langsidene, og det er derfor gått ut fra at to medlemmer må sitte på den bakre delen. Kameraer og mikrofoner må dermed kunne betjene fire bord. Tilbudet er basert på 3 veggmonterte kameraer, som da burde kunne fange godt opp alle deler av rommet. Som i kommunestyresalen, vil den som ser på selv måtte velge hvilket kamera en ønsker å følge med på. Siden det ikke er talerstol, men representantene sitter på sine plasser når de får ordet, må det settes opp bordmikrofoner. Mikrofonene er «trykk-tal» mikrofoner, så de er ikke aktive når man ikke skal snakke. Det er viktig for at ikke det skal bli mye støy i videoen. Ordfører, varaordfører og rådmann får hver sin mikrofon. For de andre representantene er det lagt opp til at to representanter deler en mikrofon. Installasjon av nødvendig utstyr i formannskapssalen vil koste kr inkl. mva., jf. vedlegg 2. Møterom 1 Oppvekstkomiteen har i dag møter i møterom 1 i Kommunebygget. Det er krevende å legge til rette 2

3 for gode løsninger i dette møterommet siden det brukes på ulike måter og med ulike oppsett. Dersom en skulle lagt til rette for videooverføring fra dette møterommet, måtte bordene settes nøyaktig likt for hvert møte for at en skal få vist alle deltakere. Dersom dette skal gjennomføres, må en ha en eller annen form for merking på gulvet, som gjør at en vet eksakt hvor bord og stoler skal stå i komitemøtene. En går ut fra at det vil være behov for to fastmonterte veggkameraer for å fange opp møtedeltakerne. Lyden er også en utfordring, siden det ikke er mulig å ha bordmikrofoner. Den foreslåtte løsningen fra leverandør går ut på at møteleder får en trådløs hodebøylemikrofon og at det i tillegg finnes to trådløse mikrofoner som sendes rundt til de representantene som får ordet. Installasjon av nødvendig utstyr i møterom 1 vil koste kr inkl. mva. jf. vedlegg 3. Rådmannen mener det vil være svært krevende å måtte møblere om dette rommet på eksakt samme måte og være sikker på at kameraet fanger opp alle møtedeltakerne. Det vil også være krevende med håndholdte mikrofoner som skal sendes rundt. Rådmannen vil derfor fraråde en løsning med videooverføring fra møterom 1. Driftsutgifter I tillegg til utstyrsanskaffelsen, vil det komme økte driftsutgifter fordi kommunen betaler for servertrafikk og lagringsforbruk hos leverandør. For kommunestyresendingene er denne kostnaden i dag ca. kr pr. år inkl. mva. Hva denne kostnaden vil bli dersom det også skal sendes fra formannskap/planutvalg/landbruksnemd/valgstyre og komiteene er vanskelig å beregne, men den vil kunne bli fire ganger dagens utgift, kanskje mer. I komiteene møter kommunalsjefen alene fra administrasjonen. Dersom det skal innføres videooverføring fra komitemøtene, vil det være behov for en møtesekretær i tillegg til kommunalsjefen. Møtesekretæren må starte og stoppe kameraene via programvare for kameraløsningen og sette digitalt bokmerke for hver ny sak. Etter møtet er det møtesekretærs oppgave å gå gjennom sendingen sak for sak og eventuelt justere bokmerkene hvis disse er satt unøyaktig ift. når møteleder introduserer neste sak. Når dette er gjort, skal sendingen publiseres til internett slik at det er mulighet for innbyggere til å gå inn på en konkret sak. Sekretariatet er ikke bemannet for å kunne fylle denne sekretærfunksjonen. Det må derfor vurderes om en medarbeider fra hhv. Skole- og barnehageseksjonen og Helse- og omsorgsseksjonen må delta i møtene som møtesekretær, i tillegg til kommunalsjefen. Det vil også være merarbeid knyttet til møtene i formannskap/planutvalg/landbruksnemd/valgstyre, 3

4 selv om det der er med en møtesekretær som kan håndtere start/stopp av kamera og bokmerker i møtet. Dersom en skal ha liggende separate sendinger i etterkant for formannskap, planutvalg, landbruksnemd og valgstyre, vil dette medføre at en også må dele opp sendingene. I sum vil det kreves økt administrativ ressurs. 2. Elektroniske sakslister Bakgrunn/innledning En ordning med elektroniske sakslister innebærer at politikerne får tilgang på hver sin pc/nettbrett med nødvendig programvare som gir tilgang til sakslistene og mulighet til å jobbe med disse. Når administrasjonen har klargjort saklista og sakspapirene og disse er lagt ut på kommunens internettsider, sendes en melding (på SMS eller e-post) til politikerne i det aktuelle utvalget, som da kan laste ned dokumentene til sine egne pc/nettbrett fra kommunens hjemmeside eller få tilgang via en elektronisk møteportal. Politikerne jobber så lokalt med dokumentene og forbereder seg til møtet. På møtedagen tar politikeren med seg pc/nettbrett i møterommet og henter på denne fram sakspapirene med tilhørende notater. I en slik løsning vil da ikke politiske dokumenter lenger trykkes opp, men tilgjengeliggjøres elektronisk. Erfaringer fra inneværende periode Etter evaluering av politisk struktur i 2015, ble det gjort en vurdering av at det var ønskelig å gjøre erfaringer med elektroniske sakslister i formannskap/planutvalg før en vurderte innføring i andre politiske organer. Formannskapet/planutvalget har fra høsten 2016 disponert Ipad pro og hatt tilgang til Acos Møteportal, der sakslistene har vært tilgjengelig elektronisk. Det har vært gitt opplæring i bruk av verktøyet. I den første versjonen av Acos Møteportal var det ikke mulig å gjøre egne notater i programvaren. En måtte laste ned de aktuelle dokumentene, lagre disse lokalt på Ipaden og bruke en annen programvare (iannotate) for å kunne markere, gjøre notater m.m. Dette ble opplevd som tungvint. I tillegg har det vært noen tekniske utfordringer. Siden det samtidig har vært trykket lister hele perioden, har løsningen vært lite brukt. Januar 2019 kom en ny utgave av Acos Møteportal, som gjør at det nå er mulig å gjøre notater m.m. for hver enkelt bruker i Møteportalen (uten at dette blir synlig for andre). Det har ikke vært prioritert å gi egen opplæring i dette, da en nærmer seg slutten av kommunestyreperioden, og en nå ser for seg at det er riktig å gjøre valg for kommende kommunestyreperiode. 4

5 Mange kommuner har ikke en egen møteportal, men bruker en sammenslått PDF og en egen app der man åpner og kan redigere PDF-en på Ipaden. Så lenge den sammenslåtte fila er lastet ned i forkant av møtet, gjør dette at møtedeltakerne ikke er avhengig av internett-tilgang under møtet, og sakslistene kan enkelt blas i ved bruk av bokmerker. Fra januar 2018 har sekretariatet sendt ut e-post med link til sammenslåtte filer til formannskap, planutvalg og valgstyre. Det har slik sett vært muligheter til å teste det ut, men det har ikke blitt systematisk utprøvd. Vurderinger av møteverktøy Det finnes flere verktøy enn de to Ringsaker kommune har prøvd ut, men en vurderer ikke at det er nødvendig å prøve ut flere andre løsninger. Det er flere kommuner som bruker Acos Møteportal, og det er enda flere som bruker løsningen med sammenslått PDF og en app. Det er gode erfaringer med begge løsninger. Acos Møteportal er en portal der politikerne enkelt kan finne alle politiske saker fra alle utvalg over flere år. Det er også mulig å bruke portalen til å legge inn informasjon som kommunestyret har behov for, men som ikke nødvendigvis trenger å ligge på kommunens nettsider, slik som kalender for frikjøpte politikere. Acos Møteportal har sikker pålogging via ID-porten og kan dermed håndtere saker som er unntatt offentlighet. Utfordringene med Acos Møteportal er at alt skjer online, og at det dermed kan oppstå utfordringer knyttet til forsinkelse, ustabilitet o.l. En sammenslått PDF likner mye på de trykte listene kommunestyret i dag får. Her følger alle saker etter hverandre, og det er mulig å enkelt gå fra sak til sak eller til et vedlegg ved bruk av bokmerkefunksjonen. De fleste kommuner bruker appen PDF Expert. Denne er enkel og intuitiv å bruke, og rapporteres fra andre kommuner å fungere godt. Utfordringen her ligger i forberedelsene, der hver enkelt representant må laste ned og lagre den sammenslåtte fila før møtet. Dette er ikke vanskelig, men det blir et ansvar for hver enkelt. Det vil i en sammenslått fil ikke være mulig å ta med saker som er unntatt offentlighet. Slike saker må da sendes ut separat. Begge løsninger vil kunne fungere godt. Dersom en går for å bruke sammenslått fil i stedet for å bruke Acos Møteportal, vil kommunen spare driftsutgifter på dette. Årlige kostnader for vedlikehold for møteportalen er kr inkl. mva. Hvis PDF Expert skal brukes på nettbrettene, kommer en engangskostnad på kr 109 pr. lisens. For 47 nettbrett utgjør dette en engangskostnad på kr inkl. mva. I tillegg bør det vurderes å anskaffe en ekstra lisens av Adobe Acrobat DC slik at to av de ansatte i sekretariatet kan produsere sammenslåtte filer. Kostnad her er kr 153,75 pr. mnd., dvs. kr pr. år inkl. mva. Rådmannen mener en sammenslått fil og appen PDF Expert vil være den beste løsningen. En vil da få en løsning som i stor grad likner på de trykte listene en har i dag, og en vet fra en rekke andre kommuner at denne løsningen fungerer godt. Det er også en langt rimeligere løsning enn løsningen 5

6 med møteportal, samtidig som den eliminerer muligheter for forsinkelser eller problemer knyttet til å være online under møtene. Innkjøp av nettbrett Formannskapet har hittil disponert ipad Pro. Dette er en forholdsvis dyr ipad. De fleste kommuner har billigere varianter når de kjøper inn nettbrett til hele kommunestyret. En ser for seg å kunne benytte ipad av samme type som brukes i skolen. Denne burde dekke kommunestyrets behov. En slik ipad koster kr inkl. mva. Dersom en skal ha SIM-kort i ipaden, koster den kr inkl. mva. Det er nødvendig med tastatur/etui til alle ipader. Dette koster kr 719 inkl. mva. Formannskapet har inneværende periode et abonnement på Office 365, som gir dem tilgang til alle Office-programmer. Dette vurderes nødvendig for hele kommunestyret, i og med at ipaden skal brukes som et verktøy. Lisensen koster kr inkl. mva per ipad per år. Det må gjøres en vurdering av om det er ønskelig med SIM-kort i ipaden og et mobilabonnement. Formannskapet har hatt denne muligheten nå. Gitt at en velger en løsning med sammenslått PDF er det ikke nødvendig med SIM-kort og mobilt bredbånd for å kunne gjennomføre møtene. Alt vil da være lastet ned på forhånd. Spørsmålet er om en kan forutsette at alle kommunestyrerepresentantene har internett-tilgang hjemme, slik at de kan motta e-post og laste ned filene. I tillegg til at hver ipad koster kr mer dersom den skal ha installert SIM-kort, må det også tegnes abonnement på mobilt bredbånd. Dette koster kr inkl. mva. per representant per år. Det må gjøres en vurdering av om det er vararepresentanter som skal få en ipad. Det er fullt mulig å legge inn en rutine som gjør at sammenslått fil lastes ned til et bestemt antall reserveipader, som så tas med inn i møtet, og at vararepresentant får ipaden der. Det er også mulig for vararepresentant å komme innom sekretariatet og hente ut en ipad, så snart det er avklart at det er behov for at vararepresentant stiller til møte. Det har de senere årene vært maksimalt 8 vararepresentanter tilstede i kommunestyremøter. I de fleste møtene møter det færre vararepresentanter enn dette. En ser for seg at 8 ekstra ipader vil dekke behovet, og at dersom det skulle være møter der det er behov for enda flere vararepresentanter, må en trykke opp sakslister. Til ipadene en kjøper til vararepresentanter ser en ikke behov for SIM-kort og mobilt bredbånd, og heller ikke Office-lisenser. Totale kostnader for ipader til hver av de 39 kommunestyrerepresentantene i hele kommunestyreperioden uten SIM-kort og mobilt bredånd, inkludert 8 ekstra ipader til vararepresentanter vil være kr Kostnadene dersom en skal ha SIM-kort og mobilt bredbånd vil være kr Samtidig vil en spare utgifter til trykking av sakslister og porto til utsending. Regnskapet for 2018 viser at det totalt sett ble brukt kr på utsendelse av sakslister. Av dette utgjorde utgifter til trykking og utsendelse av budsjett, regnskap og årsberetning kr For 2018 ville en mulig besparelse på trykking og porto ved overgang til elektroniske sakslister 6

7 dermed kunne vært kr Det legges opp til å kjøpe framfor å leie. Kommunestyremedlemmene vil kunne kjøpe fri ipaden når kommunestyreperioden er over. Det bør kjøpes et antall ladere og nødladere/powerbanks som er tilgjengelig i kommunestyresalen for de som har glemt å lade, eller i de tilfeller møter varer så lenge at noen kan ha behov for strøm. Dette utgjør ikke store kostnader. Opplæring Dersom en velger løsningen med sammenslått fil og PDF Expert bør det ikke være nødvendig med mye opplæring. En økt med opplæring i PDF Expert bør være tilstrekkelig for de fleste. Det kan i tillegg tilbys en ekstra runde for de som ønsker. Dersom en velger løsningen med møteportal, bør det legges opp til en noe mer omfattende opplæring. Gjennomføring av møter Det vil ikke være behov for store endringer i gjennomføringen av møter med elektroniske sakslister. Til de første møtene vil det være behov for en ekstra bemanning som kan bistå de som har tekniske utfordringer. Det vil, som nevnt, også være behov for noen ladere. Utover dette vil kanskje den største endringen være at det uavhengig av løsning ikke lenger vil være mulig å vise til kun et sidetall når en representant omtaler en sak, da den fortløpende nummereringen ikke vil være der. Det må derfor vises til sidenummer i saksdokumentet eller sidenummer i vedlegget. Elektroniske sakslister vil ikke påvirke voteringen. Denne vil foregå som før. 3. Oppsummering/konklusjon Det kan legges til rette for videooverføring fra flere politiske møter og for elektroniske sakslister for nytt kommunestyre. Det er redegjort for hvordan dette kan løses i nærværende sak. Rådmannen anbefaler ikke at en tilrettelegger for videooverføring fra møterom 1 i Kommunebygget. Dette vil være krevende med tanke på at rommet brukes på ulike måter, og det vil derfor være vanskelig å få gode løsninger med kameraer og mikrofoner. Tilrettelegging av videooverføring fra 7

8 formannskapssalen skal greit kunne løses, og en bør samtidig oppgradere utstyret i kommunestyresalen. Dersom en ønsker videooverføring fra komiteene og ikke skal oppgradere møterom 1, blir det da et valg om en vil legge komitemøtene til enten formannskapssalen eller kommunestyresalen. I kommunestyresalen vil en ikke kunne lage et felles bord, men vil måtte sitte slik det er møblert. Dette er mulig, men vil selvfølgelig gi en helt annen dynamikk i møtet. Det er mulig at begge komiteer har møter i formannskapssalen, men da må en enten ha møter på forskjellig tidspunkt samme onsdag, eller på ulike onsdager. Det er også grunn til å nevne ressursbruken ved å ha en ekstra møtesekretær tilstede i komiteene. Det er et stort press på administrative oppgaver, og det vil her gå administrative ressurser både til møtedeltakelse og til etterarbeid. Rådmannen vil overlate disse vurderingene til en politisk diskusjon, men vil påpeke at det kan være greit å i denne perioden gjøre erfaringer med videooverføring fra formannskap/planutvalg/landbruksnemd/valgstyre, og så heller vurdere på nytt mot slutten av perioden om det er aktuelt å gjøre endringer. Dersom en skal oppgradere utstyret i kommunestyresalen og installere utstyr for videooverføring fra formannskap/planutvalg/landbruksnemd/valgstyre vil dette til sammen koste kr inkl. mva. I tillegg kommer da driftsutgifter for servertrafikk og lagringsforbruk hos leverandør, der en ikke har eksakte kostnader, men der det kan være snakk om utgifter mellom kr og inkl. mva., avhengig av hvor mye lagringsplass dette vil kreve. Når det gjelder elektroniske sakslister anbefaler rådmannen at det kjøpes inn ipader som er like de som brukes i skolen. Alle kommunestyrerepresentanter må få sin egen ipad til disposisjon i perioden, og ipaden må være utstyrt med tastatur/etui og Office 365. Rådmannen mener det bør kjøpes ipader med SIM-kort og mobilt bredbånd, slik at politikerne får god mulighet til å bruke ipadene som arbeidsverktøy. Som verktøy mener rådmannen løsningen med sammenslått PDF og installasjon av PDF Expert er den beste løsningen. Med dette bør overgangen til elektroniske sakslister bli ganske enkel og kreve minimalt med opplæring og oppfølling. Dette er også den billigste løsningen. Forslag til vedtak: 1. Det installeres utstyr for videooverføring fra møter i formannskapssalen, og utstyret i kommunestyresalen oppgraderes, begge i henhold til vedlagt tilbud. 2. Det legges til rette for fortsatt videooverføring fra møter i kommunestyret og overføring fra 8

9 formannskap/planutvalg/landbruksnemd/valgstyre fra og med ny kommunestyreperiode. 3. Det kjøpes inn ipader til kommunestyret i henhold til forslaget i saksframlegget. 4. Som verktøy for elektroniske sakslister velges sammenslåtte filer og PDF Expert. 5. Finansiering av utstyr til videooverføring og innkjøp av ipader innarbeides i 1. tertialrapport Rådmannen i Ringsaker, den Håvard Haug kommunalsjef Jørn Strand Alf Thomassen strategisjef FORMANNSKAPET Votering: Enstemmig vedtatt som innstilt. FSK - 054/19: Innstilling til kommunestyret: 1. Det installeres utstyr for videooverføring fra møter i formannskapssalen, og utstyret i kommunestyresalen oppgraderes, begge i henhold til vedlagt tilbud. 2. Det legges til rette for fortsatt videooverføring fra møter i kommunestyret og overføring fra formannskap/planutvalg/landbruksnemd/valgstyre fra og med ny kommunestyreperiode. 3. Det kjøpes inn ipader til kommunestyret i henhold til forslaget i saksframlegget. 4. Som verktøy for elektroniske sakslister velges sammenslåtte filer og PDF Expert. 5. Finansiering av utstyr til videooverføring og innkjøp av ipader innarbeides i 1. tertialrapport KOMMUNESTYRET 9

10 Tilleggsforslag, foreslått av Helge Vestheim, RingsaklistaUavhengig Det vurderes en løsning med takmikrofonløsning i formannskapssalen. Rådmannens notat til kommunestyret ble delt ut til møtet. Votering: Formannskapets innstilling ble enstemmig vedtatt. Forslag fremmet i møtet ble enstemmig vedtatt. KST - 035/19: Vedtak: 1. Det installeres utstyr for videooverføring fra møter i formannskapssalen, og utstyret i kommunestyresalen oppgraderes, begge i henhold til vedlagt tilbud. 2. Det legges til rette for fortsatt videooverføring fra møter i kommunestyret og overføring fra formannskap/planutvalg/landbruksnemd/valgstyre fra og med ny kommunestyreperiode. 3. Det kjøpes inn ipader til kommunestyret i henhold til forslaget i saksframlegget. 4. Som verktøy for elektroniske sakslister velges sammenslåtte filer og PDF Expert. 5. Finansiering av utstyr til videooverføring og innkjøp av ipader innarbeides i 1. tertialrapport Det vurderes en løsning med takmikrofonløsning i formannskapssalen. 10