EVALUERING AV POLITISK ORGANISERING. Spørreundersøkelse i kommunestyret

Transkript

1 EVALUERING AV POLITISK ORGANISERING Spørreundersøkelse i kommunestyret Kommunestyret vedtok sak 78/13 opplegg for evaluering av den politiske organiseringen. Som et ledd i denne evalueringen ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant kommunestyrets medlemmer. Spørreundersøkelsen hadde på forhånd vært forelagt gruppelederne, slik at de kunne komme med innspill til undersøkelsen. Spørreundersøkelsen ble gjennomført i kommunestyrets møte Dette ga svar fra 15 av de faste representantene og 2 vararepresentanter. Det er i ettertid innhentet svar fra ytterligere fire faste representanter i forbindelse med formannskapets møte Undersøkelsen omfatter svar fra 19 personer. Spørreundersøkelsen inneholdt en rekke påstander. Hvert punkt har en skala fra rødt til grønt hvor rødt er helt uenig og grønt er helt enig. Det var også mulig å svare «vet ikke». For at undersøkelsen også skal kunne gi et grunnlag for forbedringer av organiseringen var det lagt til rette for å gi kommentarer. Generelt: 1. I henhold til kommuneloven skal rådmannen påse at saker som skal legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet. Dersom en sak blir satt opp til behandling i et folkevalgt organ uten en forsvarlig utredning plikter rådmannen å opplyse om dette. Jeg opplever at sakene som er til behandling har hatt en forsvarlig utredning Dette har bedret seg etter at det nye systemet med flere faser har kommet. Det er vanskelig for meg å overprøve saksutredningen. 1

2 2. I tillegg til sakspapirene som blir sendt ut ca. 1 uke før møtene, blir det i større saker også gitt muntlig informasjon om saken i møtene. Jeg opplever at det er gitt god nok informasjon om sakene før behandling I noen saker er det nødvendig med muntlig orientering og kanskje mest i forhold til essensen i de store sakene 3. Rådmannen er kontaktflaten mot politisk nivå og møter som administrasjonens representant i møtene i politiske organer. Han kan la seg representere av andre. I tillegg møter kommunalsjefene, som er delegert rådmannens myndighet, og aktuelle saksbehandlere. Dette for at en i størst mulig grad skal kunne svare på spørsmål og gi opplysninger som det er behov for under gjennomføringen av møtene. De administrative ressursene som settes av under gjennomføring av møter i de politiske organene er tilfredsstillende Helt uenig Helt enig Vet ikke 2

3 Men det er en del steder representasjonen er for dårlig så som frivilligsentralens styremøter, der møter i liten grad de folkevalgte og i noe begrenset omfang rådmannens representant 4. De fleste møtene i politiske organer gjennomføres nå i kommunestyresalen. Det er der lagt til rette med teknisk utstyr som mikrofoner, lerret, avstemmingsknapper mv. Møtene i kommunestyret formidles direkte på web-tv. Unntaksvis gjennomføres det møter i andre rom. Gruppemøter under kommunestyremøtene gjennomføres i andre rom. Møterom og teknisk utstyr som brukes under politiske møter fungerer godt systemet funker sikkert, men tror ikke alle kan bruke det 3

4 5. De siste to årene har vi hatt ipolitiker. Dette innebærer at saksdokumenter kun sendes ut elektronisk og alle representanter har fått tildelt ipad. Det er gitt opplæring under veis. Jeg synes ipolitiker funger bra Men dokumentene har nok i noe grad blitt mer. Det er mye dokumenter å komme igjennom til hvert møte. Dette gjør at en fort kan komme til å hoppe over viktige tilleggsopplysninger. Forslag i møtene burde kunne leveres håndskrevet, slik det ble gjort tidligere. Jeg vil gjerne at møtedatoene skrives i mailene som sendes ut og ikke bare sendes som kalendervedlegg, for dem får jeg ikke alltid opp. Dessuten skulle jeg ønske det var en tydeligere prioritering av vedlegg til sakspapirene- det er fint at det følger med mye informasjon, men det kan være vanskelig å plukke ut hva som er ganske viktig å lese og hva man i grunnen bare har behov for hvis man er helt spesielt interessert. Jeg opplever at det er større risiko for å ikke finne de aktuelle papirene. Opplever av og til at jeg ikke finner de papirene jeg ønsker når saker blir behandlet. Kunne trengt et indeks søkeverktøy i sakspapirene. Gjerne omfattende alle de sakspapirene som finnes på paden. 4

5 Kommunestyret: 6. Mange av sakene som er til behandling i kommunestyret har vært oppe til behandling i andre politiske organer som komiteer og formannskap. I tillegg kan sakene være drøftet i partienes organer. Det er stor forskjell på hvor stort ordskifte det blir i kommunestyret ved behandling av sakene. De reelle beslutningene skjer i kommunestyret Det er nok noen saker som er delvis avgjort på forhånd. 5

6 7. Kommunestyret har vedtatt et delegasjonsreglement som delegerer myndighet fra kommunestyret til formannskapet og til rådmannen. Reglementet bygger på prinsippet om at alt som kan delegeres i henhold til gjeldende lovverk skal delegeres. Komiteer kan i henhold til kommuneloven ikke delegeres avgjørelsesmyndighet. Det er saker som burde bli behandlet i kommunestyret, men som ikke blir det. 4 2 En del større høringer burde kanskje behandles i Kommunestyret. Har ikke kunnskap om saker som er behandlet utenom kommunestyret Det kan vi ikke vite, vi vet jo ikke hvilke saker som ikke kommer fram for kommunestyret. Det er saker som blir behandlet i kommunestyret, som burde vært delegert til annet organ

7 8. Møter i folkevalgte organer er avhengig av en framdrift som gjør at møtene avsluttes til fastsatt tidspunkt. Det er derfor nødvendig at antall saker og deres kompleksitet gjør dette mulig. Jeg opplever at det er nok tid til drøfting av saker før vedtak fattes

8 9. Dagens praksis er at alle saker som skal behandles i kommunestyret skal ha en politisk innstilling, enten fra et annet politisk organ eller fra ordfører. De fleste saker behandles i flere organer. Det vanlige er at sakene først behandles enten i formannskapet eller i en komite forut for evt. behandling i kommunestyret. Noen ganger er saker behandlet både i en komité, i formannskapet og så til sluttbehandling i kommunestyret (tre-trinns behandling). To-trinns behandling av politiske saker er det riktige Syns tretrinnsbehandling er bra, fint å få drøfta saker og få innstilling fra komite og formannskap, bra kvalitetssikring. Syns imidlertid ikke alle saker trenger å være innom komite. 8

9 10. Dagens politiske organisering ble valgt blant annet for å vitalisere kommunestyret. I dagens møteplan har kommunestyret 9 møter i løpet av året. Det er mulig å organisere det politiske arbeidet slik at kommunestyret har flere eller færre møter. Dette antas å måtte få innvirkning på andre politiske organer som da måtte ha færre eller flere møter. Dette i forhold til blant annet kostnader og administrative ressurser knyttet til disse møtene. For at kommunestyret skal møtes ofte nok, må det ha minst 9 møter slik som i dag Det bør heller legges opp til flere møter enn at vi sitter på kveldsmøter til 22 Det er en fordel med kveldsmøter. 9

10 11. Som folkevalgt er det mange forhold å sette seg inn i. Det kan gjelde aktuelt lovverk, vedtatte planer, kunnskap om Lunner kommune og kommunens tjenesteproduksjon. Rollen som folkevalgt er også lovregulert og kunnskap om dette er viktig. I Kommunedelplan Kommuneorganisasjon er det fastsatt at det skal utarbeides opplæringsprogram for folkevalgte. Opplæringen av folkevalgte er tilfredsstillende Dette må til en viss grad sees i sammenheng med spørsmålet om saksorientering i møtene. Men det bør også tilbys opplæring i økonomisystemene/-reglementet og visse lovreguleringer. 10

11 12. Kommunestyret har inneværende år ett dagmøte. Dette er i september hvor kommunestyret blant annet behandler rullering/revisjon av kommunedelplanene. For øvrig er det kveldsmøter som er i tidsrommet kl Kommunestyret bør fortsette å ha i hovedsak bare kveldsmøter : For mange av oss blir det nok kveldsmøter, derfor er en kombinasjon med hovedvekt på dagmøter best. Møter med store saker som budsjettvedtaket og også regnskap og årsmelding burde være dagmøter Jeg kunne tenke meg en større andel dagmøte da kveldene ofte er i bruk til andre sysler med familie og frivillig arbeid. Jeg kunne tenke meg flere dagmøter, da jeg har barn som også har aktiviteter på kveldene, samt at mange ofte har vært på arbeid før på dagen, og kan være slitne. En kombinasjon er bra. Bedre med færre dagmøter, enn mange kveldsmøter. greit med noe dagmøter Det er greit fordi jeg veit vi sparer penger på det, men jeg syns kommunestyre på dagtid er et mer uthvilt og konsentrert kommunestyre. Jeg synes dagmøter er best og grunnen er at alle er mer opplagt når de ikke har vært på jobb før møtet. 11

12 13. Møtene i kommunestyret overføres på web-tv. Dette for at innbyggerne på en enkel måte kan følge med på diskusjoner og beslutninger som skjer i kommunestyret. Det antas derfor å være viktig at de reelle diskusjonene gjennomføres i dette fora. Overføring av kommunestyrets møter på web-tv gir innbyggerne god innsikt i politiske beslutninger Det vil vel avhenge av hvor mange som ser på. 12

13 Formannskapet: 14. I henhold til kommuneloven skal formannskapet behandle økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. I Lunner har vi i siste periode hatt alle saker med en økonomisk side til behandling i formannskapet forut for kommunestyrebehandling. Dette har i en del tilfeller ført til tre-trinns behandling (komité, formannskap og kommunestyre). Alle saker som har økonomiske konsekvenser skal behandles i formannskapet Mener også at komiteene burde saksbehandle saker som har økonomiske konsekvenser. Komiteene innstiller så til formannskapet. 13

14 15. I inneværende valgperiode har formannskapet vært planutvalg. Det innebærer å behandle alle sakene etter plan- og bygningsloven. Disse var tidligere lagt til Utviklingsutvalget. I tillegg har formannskapet vært styringsgruppe for arbeidet med revisjon av kommuneplanen. De er også «komité» for Kommunedelplan Samfunnsutvikling. Formannskapet bør ha funksjon som planutvalg. 2 Her kan komiteen for Eiendom og infrastruktur og i de forskjellige utvalgene. Det vil være en styrke å ha eget planutvalg. Bør behandles i de forskjellige utvalgene. Ordningen med eget utviklingsutvalg gjorde at sakene var bedre gjennomdiskutert før de kom til Kommunestyret. Gjorde at flere i Kommunestyret var mer aktive i debatter og regulerings- og plansaker. Jeg mener at kommunen bør ha et eget planutvalg da feltet er så stort og viktig. Formannskapet har nok saker fra før. 14

15 16. Formannskapet har i dag 10 møter i løpet av året (alle dagmøter). Det er mulig å organisere det politiske arbeidet slik at formannskapet har flere eller færre møter. Dette antas å måtte få innvirkning på andre politiske organer som da måtte ha færre eller flere møter. Dette i forhold til blant annet kostnader og administrative ressurser knyttet til disse møtene. Formannskapet bør fortsette med samme møtehyppighet som i dag Avhengig av saksmengde. 15

16 Organ for trepartssamarbeid: 17. I gjeldende valgperiode har vi hatt et trepartsorgan som er opprettet som et partssammensatt utvalg etter kommunelovens bestemmelser. Dette har erstattet det tidligere administrasjonsutvalget, et utvalg som ikke var i reell funksjon. Trepartsorganet har oppgaver knyttet til revisjon/rullering av Kommunedelplan Kommuneorganisasjon, overordnede saker vedr. personal- og lønnspolitikken og er styringsorgan for noen utviklingsprosjekter. Trepartsorganet får relevante sakene til behandling

17 18. Organ for trepartssamarbeid er styringsgruppe for Lea n og Kommune 1.1. Trepartsorganet ivaretar funksjonen som styringsgruppe for utviklingsprosesser på en tilfredsstillende måte. 2 Har for lite informasjon til å svare på dette. 17

18 Komiteene (som har kommunedelplaner): 19. I gjeldende valgperiode har vi hatt tre komiteer knyttet til 4 kommunedelplaner. Det er Oppvekst- og Kulturkomiteen, Helse- og Omsorgskomiteen og Komité for Eiendom og infrastruktur. Alle komiteene skal i tillegg til å revidere/rullere kommunedelplaner, ha utredninger knyttet til kommunedelplanene, årsmelding og enkeltsaker innenfor sitt område (etter ordførers beslutning) til behandling. Komiteene får relevante saker til behandling Opplever at eiendom og infrastruktur har lite relevante saker. Organet burde hvert inn når byggerier som angår dem planlegges. Ikke bare når driftsutfordringene skal løses. 18

19 20. Komiteene har ingen avgjørelsesmyndighet, jfr. kommuneloven, men innstiller overfor kommunestyret. Komiteene har innflytelse på de endelige vedtakene som fattes i kommunestyret Organer helt uten beslutningsdyktighet er uinteressante å jobbe i. 19

20 21. Komiteene (som har kommunedelplaner) vil inneværende år ha 4 møter knyttet til revisjon av kommunedelplanene. Når det kun er rullering av kommunedelplanene vil det antakelig være færre møter. Det vil da være en utfordring knyttet til å få behandlet enkeltsaker i disse organene. Det er ikke hensiktsmessig å ha politiske organer som har så få møter i løpet av ett år Det bør være en jevnlig møteaktivitet disse utvalgene men noen møter kan brukes til generell informasjon fra tjenestesteder og administrasjon. For å danne seg et helhetlig bilde innenfor sitt område Ikke alle komiteer har så mange saker at hyppige møter er påkrevet. Det er lite hensiktsmessig å ha organer med så få saker. Antall saker er avgjørende, ikke antall møter. Burde kunne vært delegert større ansvar til komiteene Det bør være saker nok, særlig dersom komiteene får lov å ta tak i ting på eget initiativ, eller etter innspill fra befolkningen. 20

21 22. Det har vært dårlig frammøte i komiteene. Det er ofte bare så vidt organene er vedtaksføre. Det er i varierende grad at medlemmene har meldt forfall. Ved dagens organisering har en hatt som intensjon at alle som sitter i kommunestyret skal ha plass i formannskapet eller en komité i tillegg. Det er ikke nødvendig at alle i kommunestyret sitter i en komité eller et utvalg Komitearbeid og utvalgsarbeid gir kommunestyrerepresentantene god innsikt i kommunens drift og virkelighet Alle i kommunestyret bør sitte i en komite og komiteens medlemmer bør møte på møtene. Det kan være en utfordring å få nok folk til de ulike komiteene dersom man bare skal bruke de som sitter i kommunestyret, men jeg mener at det er en klar fordel at man også er medlem av kommunestyret når man sitter i en komite. Dette for å få et så helhetlig bilde av sak/problemstilling som mulig. Samtidig er det en fordel at så mange som mulig engasjerer seg i 'hjertesaker' og derfor er det en fordel at andre også sitter i de ulike komiteene. Det gir en ekstra ressurs inn i kommunestyret at medlemmene sitter i forskjellige komiteer, og øker den generelle kompetansen. Jeg mener innsikten i det politiske arbeidet og nærheten til kommunestyrets arbeid er viktig for kvaliteten på arbeidet i komiteene. 21

22 23. Sist kommunestyret vedtok politisk organisering, ble det samtidig vedtatt at vi skulle evaluere gjeldende organisering høsten Det er behov for å endre den politiske organiseringa vi har i dag Dagens ordning fungerer bra Utvalget for kultur og oppvekst er en komite som burde vært delt da begge områdene krever ganske mye og det er mye å sette seg inn i og å ha oversikt over Tror at et eget planutvalg vil kunne ta opp flere saker av prinsipiell karakter og belyse disse bedre. Formannskapet har nok oppgaver innen sitt hovedområde. Delegasjonsreglementet gir rådmannen for stor makt. Syns det fungerer bra sånn som det gjør nå. 22

23 Næringskomiteen: 24. Etter sist valg ble det besluttet å opprette en næringskomité. Det ble også gitt bestilling til rådmannen om å prioritere ressurser til dette området, noe som resulterte i opprettelse av stilling som bo- og næringsrådgiver. Næringskomiteen har i stor grad bidratt til at næringsutvikling er satt på dagsorden i Lunner kommune

24 25. Næringskomiteen er et saksforberedende organ som innstiller overfor kommunestyret i saker innenfor følgende områder: næring inkl. landbruk, næringsutvikling, tettstedsutvikling, samt behandle årsmeldingen. Dette er i stor grad sammenfallende med områder som hører inn under Kommunedelplan Samfunnsutvikling, hvor formannskapet har komité-funksjon. Næringskomiteen bør erstattes med et råd som er sammensatt av politikere, representanter fra næringslivet og representanter fra administrasjonen. 4 2 ja, fordi for mange er inhabile i komiteen. Mister dermed viktige innspill og synspunkter. 24