Håndbok for Eidsberg kommune Del C

Transkript

1 Håndbok for Eidsberg kommune Del C Interkommunalt samarbeid, andre rådsorganer Vedtatt i kommunestyret 20. juni 2013 K.sak 64/13

2 Innholdsfortegnelse: Innhold 1 REGLEMENT FOR EIDSBERG KOMMUNES REPRESENTANTER I INTERKOMMUNALE ORGANER / SELSKAPER DELTAKELSE, REPRESENTASJON OG OPPGAVER RAPPORTERING REGLEMENT FOR ELDRERÅDET VALG OG SAMMENSETNING ANSVARSOMRÅDE UTTALE- OG FORSLAGSRETT REGLER OM MØTER OG SAKSBEHANDLING SEKRETARIATETS OPPGAVER REGLEMENT FOR UNGDOMSRÅDET VALG OG SAMMENSETNING ANSVARSOMRÅDE ØKONOMI REGLER FOR MØTER OG SAKSBEHANDLING TAUSHETSPLIKT SEKRETARIATETS OPPGAVER RÅD FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE / RÅD FOR FUNKSJONSHEMMEDE VALG OG SAMMENSETNING ANSVARSOMRÅDE ØKONOMI REGLER FOR MØTER OG SAKSBEHANDLING TAUSHETSPLIKT SEKRETARIATETS OPPGAVER ANDRE KOMMUNALE RÅD OG UTVALG... 8 Håndbok for Eidsberg kommune - Del C 2

3 1 REGLEMENT FOR EIDSBERG KOMMUNES REPRESENTANTER I INTERKOMMUNALE ORGANER / SELSKAPER 1.1 DELTAKELSE, REPRESENTASJON OG OPPGAVER Eidsberg kommune deltar i interkommunale tiltak, styrer og råd slik det framgår av interkommunale avtaler og med de representanter som Kommunestyret til en hver tid velger Representanter til interkommunale selskapers representantskap og generalforsamlinger skal være ordfører og opposisjonsleder. Varaordfører og varamann for opposisjonen er personlige vararepresentanter for ordfører og opposisjonsleder. Det velges det antall representanter og vararepresentanter som fremgår av de ulike selskapers avtaler/vedtekter Når ordfører eller en annen folkevalgt er med i styret for et selskap, er vedkommende styremedlem og/eller styreleder for selskapet og har ikke rolle/funksjon som ordfører/folkevalgt. Det vises for øvrig til reglene for habilitet det gjelder det å være folkevalgt i kommunale organer og samtidig være representant til interkommunale selskaper. Hovedreglene er at en folkevalgt vil være inhabil når det gjelder behandling av saker fra det selskapet hvor den folkevalgte er styremedlem. Styret i interkommunale selskaper/aksjeselskaper svarer overfor selskapets representantskap/generalforsamling. Det vises til lov om interkommunale selskaper og lov om aksjeselskaper når det gjelder styrets/representantskapets ansvar og oppgaver. 1.2 RAPPORTERING Kommunens representanter til representantskap og generalforsamlinger får sitt oppdrag fra kommunestyret og er kommunens eierrepresentant. Når de ulike selskapers årsmeldinger og eierstrategier legges fram for kommunestyret, er kommunens representant til representantskapet/generalforsamlingen saksordfører (jf. del A, kap. 1.5, pkt 1.5.2) Selskapenes informasjon til representantskapene skal gjøres tilgjengelig for kommunestyret. Rådmann er ansvarlig for saksforberedelser av saker til kommunestyret fra de interkommunale selskaper, aksjeselskaper og andre interkommunale samarbeid hvor kommunen er eier. 2 REGLEMENT FOR ELDRERÅDET 2.1 VALG OG SAMMENSETNING Eldrerådet velges i samsvar med lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd. Rådet består av fem medlemmer. To medlemmer velges av kommunestyret og tre medlemmer velges av de eldres egne organisasjoner registrert i Eidsberg. For øvrig gjennomføres valg i samsvar med lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråds 2. 3

4 2.1.2 Eldrerådet opprettes som en nemnd direkte under formannskapet. Dersom et medlem faller fra, løses fra vervet eller flytter fra kommunen, velger kommunestyret nytt medlem valgt av det organ som valgte ved førstegangs sammensetning. 2.2 ANSVARSOMRÅDE Eldrerådet er et rådgivende organ for kommunen og skal ha til uttalelse saker av prinsipiell karakter som berører eldres levekår og livskvalitet. Eldrerådet har uttalerett og rådgir politiske og administrative organ som fremmer saker som gjelder eldres levekår og livskvalitet, og som er av prinsipiell og overordnet karakter. Eldrerådet kan selv ta opp saker som gjelder de eldre i kommunen. 2.3 UTTALE- OG FORSLAGSRETT Eldrerådet skal alltid ha følgende saker til uttalelse: Årsbudsjett Økonomiplan Kommuneplan Kommunedelsplaner som angår rådets ansvarsområde Tema- og sektorplaner med spesiell interesse for rådet Eldrerådet fremmer forslag til budsjett for rådet etter samme retningslinjer som andre avdelinger, råd og utvalg og i henhold til formannskapets budsjettrundskriv. Eldrerådet skal hvert år utarbeide melding om sin virksomhet. Meldingen legges fram for kommunestyret som en del av kommunens årsmelding. 2.4 REGLER OM MØTER OG SAKSBEHANDLING Eldrerådet har åpne møter med mindre annet er bestemt. Kommunelovens 31 c gjelder tilsvarende for eldrerådet Eldrerådet holder møter når leder, rådmann eller minst to av rådets medlemmer ber om det. Møter bekjentgjøres med opplysninger om tid og sted samt hvor saksliste og sakspapirer er utlagt til ettersyn Ordfører, rådmann eller bemyndiget har møte- og talerett Det skal føres vedtaksprotokoll for Eldrerådet. Utkast til protokoll undertegnes av leder og to medlemmer før møtet slutter. Utskrift av protokollen sendes rådets medlemmer og de kommunale organ som har ansvar for videre framdrift av de saker rådet har behandlet, samt ordfører Medlemmer av Eldrerådet skal som øvrige valgte representanter til vanlig ikke ha innsyn i taushetsbelagte opplysninger med mindre dette er helt nødvendig for forsvarlig saksbehandling. I slike tilfeller gjelder taushetsplikt for medlemmer av Eldrerådet som for øvrige kommunale tillitsvalgte slik dette framgår av lovverk og forskrifter Regler for habilitet gjelder for medlemmer av Eldrerådet som for øvrige kommunale tillitsvalgte. 4

5 2.5 SEKRETARIATETS OPPGAVER Rådmann, eller den han/hun bemyndiger, har sekretariatsfunksjon for Eldrerådet med møte- og talerett Eldrerådets sekretær fører utkast til protokoll og har ansvar for at sakene er forberedt før de blir lagt fram for eldrerådet Det påligger sekretariatet i samråd med lederen å sørge for at saker som gjelder rådets ansvarsområde blir lagt fram for eldrerådet. 3 REGLEMENT FOR UNGDOMSRÅDET 3.1 VALG OG SAMMENSETNING Ungdomsrådet består av 12 representanter. Representantene skal være bosatt i Eidsberg kommune Rådets medlemmer skal være i alderen år Søsken kan ikke være representanter i ungdomsrådet samtidig Representantene skal ikke representere noe politisk parti, d.v.s. ikke fremme noe politisk partis synspunkter i ungdomsrådet. Representantene kan likevel være medlem av et politisk parti Representantene skal være fra forskjellige miljøer og ha ulike interesser slik at helheten av Eidsberg kommunes ungdom blir hørt Ungdomsrådet selv velger inn nye medlemmer til rådet når representanter slutter av ulike grunner Leder og nestleder velges av Ungdomsrådet selv for 1 år til vanlig ved skolestart (august måned). 3.2 ANSVARSOMRÅDE Ungdomsrådet skal arbeide med saker som opptar, angår og interesserer ungdom i Eidsberg kommune. De er et rådgivende organ for Eidsberg kommune. Rådet skal komme med forslag til tiltak som kan gjøre Eidsberg kommune til et bedre sted å bo for ungdom Ungdomsrådet kan selv ta opp saker som er relevante for deres virksomhet. Ungdom i Eidsberg kommune oppfordres til å komme med forslag til rådet Ungdomsrådet er et rådgivende organ og skal rapportere direkte til kommunestyret. 3.3 ØKONOMI Ungdomsrådet fremmer forslag til budsjett for rådet etter samme retningslinjer som andre avdelinger, råd og utvalg og i henhold til formannskapets budsjettrundskriv. Rådet får bevilget økonomiske midler fra kommunestyret. De lager 5

6 eget budsjett. Det skal framlegges regnskap over bruk av midlene etter vanlige regnskapsregler for kommunen Ungdomsrådets medlemmer tilstås møtegodtgjørelse etter kommunens regelverk. 3.4 REGLER FOR MØTER OG SAKSBEHANDLING Ungdomsrådet har normalt møte siste tirsdag i måneden to dager før kommunestyremøtet I tillegg skal det være møte når leder eller minst tre medlemmer av rådet krever det Møter innkalles med normalt fem virkedagers varsel. Saksdokumenter gjøres kjent for rådets medlemmer, samt ordfører, varaordfører, gruppeleder for politiske partier innvalgt i kommunestyret, rådmann, etatssjefer og presse Ungdomsrådets møter skal til vanlig være åpne, men de kan også ha lukkede møter dersom leder eller minst tre medlemmer ber om det, såkalte gruppemøter Ordfører og rådmann, eller den de bemyndiger, har møte-, tale- og forslagsrett i Ungdomsrådet Det føres vedtaksprotokoll. Utskrift av protokollen legges ut på kommunens internettside og gjøres kjent for medlemmene, andre med møterett, samt de som får tilsendt saksliste Ved uteblivelse tre ganger uten å melde forfall, tilskrives medlemmet om møteplikt, forfallsrutiner og spørsmål om videre medlemskap av Ungdomsrådet Ved mer enn seks forfall for å prioritere andre ting, tilskrives medlemmet med spørsmål om videre medlemskap av Ungdomsrådet (gjelder ikke skole eller medisinske forhold). 3.5 TAUSHETSPLIKT Kommunelovens regler for taushetsplikt gjelder for Ungdomsrådets virksomhet. 3.6 SEKRETARIATETS OPPGAVER Rådmann har sekretariatsfunksjon for Ungdomsrådet med møte- og talerett Det føres protokoll og sekretariatet har ansvar for at sakene er forberedt før de blir lagt fram for rådet. Rådmann har forslags- og talerett Saksforberedelse og saksbehandling etter kommunelovens regler gjelder for Ungdomsrådet Det påligger rådmann i samråd med lederen å sørge for at saker som gjelder rådets ansvarsområde blir lagt fram for Ungdomsrådet. 6

7 4 RÅD FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE / RÅD FOR FUNKSJONSHEMMEDE Lov om råd eller annen representasjonsordning i kommuner for mennesker med nedsatt funksjonsevne m.m. ble vedtatt av Stortinget 17. juni Loven trådte i kraft 10. september VALG OG SAMMENSETNING Rådet består av fem medlemmer, to er politisk valgt og tre er fra funksjonshemmedes organisasjoner. Det samme gjelder varamedlemmer De politiske representanter velges av kommunestyret blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer Representanter for funksjonshemmede nomineres av organisasjonene og oppnevnes av kommunestyret for å sikre et bredest mulig erfaringsgrunnlag Oppnevninga gjelder for en valgperiode dvs. fire år. Når rådet har mer enn fire medlemmer skal det være minst 40 % av hvert kjønn. 4.2 ANSVARSOMRÅDE Det kommunale rådet skal på eget initiativ eller ved å få seg forelagt saker, arbeide med politikk for funksjonshemmede på alle områder i kommunen. De skal komme med uttalelser og være rådgivende og ha et spesielt fokus på universell utforming, informasjon og synliggjøring av behov for tilrettelegging som grupper av mennesker med nedsatt funksjonsevne har. De skal medvirke til at samfunnsskapte barrierer blir fjernet og at direkte og indirekte diskriminering av personer/grupper med ulike typer nedsatt funksjonsevne blir motarbeidet innfor hele det kommunale saksområdet. 4.3 ØKONOMI Rådet for funksjonshemmede fremmer forslag til budsjett for rådet etter samme retningslinjer som andre avdelinger, råd og utvalg og i henhold til formannskapets budsjettrundskriv. Rådet får bevilget økonomiske midler fra kommunestyret. Rådet lager eget budsjett. Det skal framlegges regnskap over bruk av midlene etter vanlige regnskapsregler for kommunen. 4.4 REGLER FOR MØTER OG SAKSBEHANDLING Rådet for funksjonshemmede har møter etter oppsatt plan I tillegg skal det være møte når leder eller når minst tre medlemmer av rådet krever det Møter innkalles med normalt fem virkedagers varsel. Saksdokumenter gjøres kjent for rådets medlemmer, samt ordfører, varaordfører, gruppeleder for politiske partier innvalgt i kommunestyret, rådmann og presse Rådet for funksjonshemmedes møter skal til vanlig være åpne, men de kan også ha lukkede møter dersom leder eller minst tre medlemmer ber om det, såkalte gruppemøter. 7

8 4.4.5 Ordfører og rådmann, eller den de bemyndiger, har møte-, tale- og forslagsrett i Rådet for funksjonshemmede. 4.5 TAUSHETSPLIKT Kommunelovens regler for taushetsplikt gjelder for Rådet for funksjonshemmedes virksomhet. 4.6 SEKRETARIATETS OPPGAVER Rådmann har sekretariatsfunksjon for Rådet for funksjonshemmede med møte- og talerett Det føres protokoll og sekretariatet har ansvar for at sakene er forberedt før de blir lagt fram for rådet. Sekretæren har forslags- og talerett Saksforberedelse og saksbehandling etter kommunelovens regler gjelder for Rådet for funksjonshemmede Det påligger sekretariatet i samråd med lederen å sørge for at saker som gjelder rådets ansvarsområde blir lagt fram for rådet. 5. ANDRE KOMMUNALE RÅD OG UTVALG For andre råd og utvalg med varig karakter oppnevnt av kommunestyret skal myndighetsområde og nærmere reglement avklares ved oppnevnelse eller senest innen seks måneder For oppnevnelse av arbeidsgrupper/ad hoc-grupper (utvalg nedsatt for en bestemt oppgave og for en begrenset periode) for bestemte oppgaver nedsatt at Formannskap, Administrasjonsutvalg eller Hovedutvalg skal det utarbeides mandat med oppgaver og definert tidspunkt for når rådet / utvalgets arbeid skal avsluttes. 8