Gjelder fra: Godkjent av: Fylkesordfører

Transkript

1 Dok.id.: Bruk av ipad - veiledning for politikerne Utgave: 3.00 Skrevet av: Liv Føre Gjelder fra: Godkjent av: Fylkesordfører Dok.type: Informasjon Sidenr: 1 av 5 1. INNLEDNING Nettbrett er tatt i bruk for å understøtte politiske prosesser/møter og begrense papirbruken ved at bruker (både politikere og administrasjon) laster ned fylkeskommunale sakspapirer lokalt til nettbrettet. Her skal bruker kunne lese og gjøre sine notater i dokumentene. I tillegg kan bruker få tilgang til sin privat epost, nettsurfe, musikktjenester, filmer, aviser og bøker. TFK har valgt nettbrettet ipad fra Apple med følgende spesifikasjoner: 9,7 skjerm 16 GB disk Digitalt kamera og video Operativsystem Apple IOS Wi-fi og 3G Inntil 10 timer batteritid avhengig av bruken. 2. IT-SENTERETS KLARGJØRING AV IPAD FØR UTLEVERING 2.1 Sikkerhetsmekanismer Skallpassord (et 4-sifret passord) Alle brukere må bruke skallpassord (Innstillinger/Generelt/Kodelås i menyen), dvs du må taste et 4-sifret passord ved pålogging og så velge eks. 3 min. (Innstillinger/Generelt/Autolås i menyen) som da vil kreve at du på taste ditt 4-sifrede passord etter 3 minutters inaktivitet. o Hvis du taster passordet feil 10 ganger, slettes innholdet på enheten og fabrikkinnstillinger gjenopprettes o Hvis du glemmer skallpassordet, må du henvende deg til IT-senterets helpdesk Sikkerhetsprofil IPad enheten kan forhåndskonfigureres med en sikkerhetsprofil opprettet av IT-senteret. Denne sikkerhetsprofilen inneholder innstillinger som gir deg tilgang til det trådløse nettverket på Fylkeshuset og gjør det mulig for IT-senteret å slette innholdet på din enhet dersom den skulle bli stjålet/mistet. Tyverimerking Din ipad enhet er tyverimerket og registrert i IT-senterets utstyrsdatabase. Rutine for stjålet/mistet ipad Ikke la ukjente ha tilgang til din ipad da vedkommende lett kan installere et program som gjør at ukjente får tilgang og kontroll over din ipad. Hvis du mister eller blir frastjålet din ipad, skal IT-senteret varsles øyeblikkelig: o I ordinær arbeidstid til helpdesken på tlf o Utenom ordinær arbeidstid: (Telenor) 2.2 Webclip TFK På din ipad er det forhåndsinstallert et WebClip. Dette er en snarvei til en nettside med aktuelle ressurser som møtekalender, videooverføring av fylkestinget, Visma reiseregning, kontaktinformasjon til helpdesk, brukerveiledninger og pdf-leseren PDF Expert Enterprise. For å benytte WebClip, start TFK ikonet fra hjemskjermen. Ikonet ser slik ut:

2 2.3 PDF Expert konto er opprettet Side : 2 av 5 PDF Expert er en app (program) hvor du kan lese sakspapirene i pdf-dokument, notere og markere. For mer info om PDF Expert Enterprise, se punktene «Hva må du gjøre ved mottak av ipad?» og «Bruken av ipad» i dette dokumentet. 3. HVA MÅ DU GJØRE VED MOTTAK AV IPAD? 3.1 Koble din ipad til internett (trådløst eller 3G/4G) Tilgang til internett via trådløst nettverk: Når du kobler deg til trådløst nettverk (på fylkehuset, hjemme, på hotell osv.) koster det ingenting. Utfør følgende: Når Innstillinger/Generelt/Wi-Fi = ON, vil din ipad primært søke etter et trådløst nettverk før den går ut på det offentlige telenettet. Eks. på fylkeshuset kan nettbrettet automatisk bli tilknyttet det trådløse nettverket tfk.adm eller tfk.mobil dersom et av disse er valgt. Tilgang til internett via 3G/4G (offentlig telenett): Hvis nettbrettet skal ha tilgang til offentlig telenett, må det installeres et eget simkort, ev. et tvillingsimkort som betyr at nettbrettets internettrafikk belastes dataabonnementet til mobiltelefonen. Jf Anskaffe dataabonnement (valgfritt) Din ipad er klargjort for trådløst internett (Wi-Fi), noe som gir gratis tilgang til internett. Når du ikke har tilgang til trådløst nett, må du bruke det offentlig telenettet (3G/4G) for å få tilgang til internett (epost, nettsurfing, aviser osv). Du må selv via din teleleverandør kjøpe et dataabonnement og få installert simkort på din ipad. De fleste benytter samme dataabonnement på sin smartphone og ipad, dvs. du kan få installert et tvillingsimkort på din ipad slik at dine trafikkutgifter mot internett bli dekket av det samme dataabonnementet som er på din mobiltelefon. Hva bør jeg tenke på ved bruk av ipad i utlandet? Dataabonnement gjelder kun for datatrafikk i Norge. Utenfor Norge takseres datatrafikk pr MB etter landets priser. Det er dyre mobiltrafikk-kostnader i utlandet, f.eks lese epost, aviser, yr.no, Spotify og andre program (apps) som krever internett-oppkobling. Hvis noen av disse appene oppdaterer seg med jevne mellomrom på din ipad, vil du få en høyere regning etter utenlandsturen enn du hadde regnet med. Det er derfor viktig å slå av dataroaming (mobilt nettverk fra utlandet) slik at synkronisering ikke skjer hele tiden. 3.2 Koble din epost til ipad Det er opprettet en egen e-post-konto for alle medlemmer. Denne kontoen har epost-adresse på formen navn.etternavn@tromsfylke.no De som allerede har en fylkeskommunal e-post-adresse, benytter denne. Kontoen gjør det mulig å opprette avtaler og enkelt søke opp kontakter og sende mail mellom fylkestingsmedlemmer. Tilkobling av din fylkeskommunale epost-konto gjøres i lag med IT-senteret ved utlevering. Du må ha internettilgang når ny epost skal nedlastes. Det er viktig å understreke at meldinger og vedlegg unntatt offentlighet ikke skal sendes via epost. NB! Du kan selv bestemme om nedlasting skal skje hver gang du får en ny epost eller at nedlasting skal skje kun når du trykker på ikonet Mail. Jf. menyvalget Innstillinger/Mail, kontakter, kalendere/hent nye data/push AV/PÅ Du kan også knytte til flere e-post kontoer, eks gmail, hotmail o.l.

3 Side : 3 av Apple-ID En Apple-ID kreves for å benytte alle funksjoner på en ipad. Hvis du har en iphone, så har du allerede opprettet en Apple-ID. En Apple-ID opprettes ved å gå til og velge «Opprette en Apple-ID» og følge stegene beskrevet. Passordet på Apple-ID benyttes hver gang du skal kjøpe noe fra Apple store. Apple-ID gir også tilgang til tjenester som icloud for sikkerhetskopiering på internett, e-post tjenesten mobileme, som gir en e-post adresse på formen «apple-id@me.com», finn min ipad/iphone/mac. For å benytte tjenestene, logg inn på Apple Store, itunes og kjøp av programvare (valgfritt) Kjøp av programvare, musikk, film og aviser utføres gjennom Apples Apple Store. Apple Store inneholder flere tjenester, disse er App Store for programvare, itunes for musikk og film, ibooks for bøker, Aviskiosk for aviser og Videoer for film. itunes og Videoer Appene benyttes også for avspilling av musikk og film. For å benytte Apple store, må ipad enheten være konfigurert med din Apple-ID og et kredittkort eller verdikort må være lagt til din Apple-ID. Verdikort fås kjøpt i de fleste elektrovarehus. 3.4 Utfør PDF Expert Enterprise installasjon PDF Expert Enterprise er en app (program) hvor du kan lese sakspapirene i pdf-format, notere og markere. Appen knyttes mot fylkeskommunens servere og synkroniserer filene over på din ipad. Under fylkestinget vil meldinger om nye forslag, interpellasjoner, spørsmål og uttalelser deles ut ved hjelp av PDF Expert. For å installere PDF Expert Enterprise, gå til AppStore og søk etter PDF Expert. Velg deretter PDF Expert Enterprise og velg installer. Appen koster kr 0,- Brukernavn og passord for PDF Expert Enterprise opprettes av IT-senteret, og sendes ut på din fylkeskommunale e-post-adresse. Passordet er ikke det samme som på din epost-konto. Dersom du ikke har fått kontoopplysninger, kontakt IT-senteret. 3.5 Foreta viktige innstillinger Flymodus Innstillinger/Flymodus Skal stå PÅ under hele flyturen Ved avgang og landing skal du slå ipad helt av. Når du skrur ipad på igjen, er den i flymodus og du kan jobbe på den under flyreisa. Bluetooth Innstillinger/Bluetooth AV Bluetooth skal kun stå PÅ når du skal overføre data mellom din ipad og en annen enhet. Dataroaming Innstillinger/Mobilnett/Dataroaming AV (vises kun hvis ipad har Simkort) Dataroaming skal stå AV for å forhindre automatisk datatrafikk over 3G fra utlandet. Dersom man slår på Dataroaming, vil oppkobling av datatrafikk foregå på samme måte som fra Norge, men med adskillig dyrere trafikkpriser. Epost on demand Innstillinger/Mail, kontakter, kalendere/hent nye data/push AV Sett hake for manuell nedlasting, dvs. nye eposter lastes ned kun i det øyeblikket du ønsker det, kanskje helst når du er på trådløst nettverk. Hvis Push er PÅ, lastes eposter kontinuerlig til din ipad så ofte du har satt at den skal sjekke etter ny epost.

4 Side : 4 av 5 Innstillinger/Varslingssenter og velg hvilke varslinger du ønsker. Innstillinger/Lyder AV på tastaturklikking. 3.6 Utføre sikkerhetskopiering Innholdet på din ipad kan og bør sikkerhetskopieres. Dersom du har flere enheter fra Apple, som iphone kan disse synkroniseres slik at du får de samme kontakter, bilder og notater på alle enheter. Ved sikkerhetskopiering er du bedre rustet dersom noe skulle skje med din enhet. Sikkerhetskopiering med icloud icloud er en tjeneste fra Apple som følger med din Apple-ID. Dette er en tjeneste som gir deg gratis tilgang til et lagringsområde på 5GB som kan benyttes til sikkerhetskopiering av Apple enheter. Tjenesten lagrer dine data på Apples lagringsløsning på internett og gir deg tilgang til disse data enten du benytter ipad, iphone eller andre enheter. For å benytte tjenesten gå til Innstillinger, velg icloud, og skriv inn din kontoinformasjon(apple-id). Velg deretter de forskjellige icloud tjenestene du ønsker å benytte. 4. BRUKEN AV IPAD FØR FYLKESTINGET OG I SELVE MØTET 4.1 Tilgang til saksdokumentene Når du åpner PDF Expert Enterprise, får du fram en koffert. Når du trykker på den og velger ønsket møte, starter synkroniseringen/nedlasting av saksdokumentene. For å synkronisere må ipad være tilkoblet enten trådløst eller 3G nettverk. Som du ser har du nå tilgang til sakspapirene for fylkestinget og alle komiteene lagret i pdf-format lokalt på din ipad. I tillegg er det egne mapper for forslag, interpellasjoner, spørsmål og uttalelser. 4.2 Lese/markere i saksdokumentene i PDF Expert Når du har åpnet sakspapirene, velg så ikonet «åpnet bok»/outlines og dokumentene vises i en mappe/filstruktur saksfremlegg og vedlegg og vedtak når det foreligger. Du kan lese, notere, markere, lage bokmerker, jf. Menylinja under Vis bokmerker Nytt Tilbake til Vis siste Vi flere Av/på Gå til Sakliste bokoversikten dokument sider meny Søk side Notater merke Angre Ringe inn, streker, piler Gul Under- Streke Gul lapp Notat Frimerke Signere Fritegne Skjul meny merke- streke over Viske ut penn Når du har notert i et dokument, vil du kunne lagre det i mappen Dokumenter. For mer om bruk av PDF Expert Enterprise, se egen brukerveiledning.

5 Side : 5 av Tilgang til ny info/dokumenter i selve møtet Interpellasjoner I det øyeblikket fylkesråden går på talerstolen vises svaret i PDF Expert Enterprise i mappen "Fylkesting -> Interpellasjoner". Forslag Forslag skal sendes på e-post til fylkesting@tromsfylke.no. Når du trykker på mappen "Fylkesting->Forslag", synkroniseres nye forslag til mappen. Spørsmål Spørsmål leveres skriftlig til sekretariatet. Spørsmål kan også sendes på e-post til fylkesting@tromsfylke.no I det øyeblikket fylkesråden går på talerstolen, synkroniseres svaret når du trykker på mappen «Fylkesting -> Spørsmål». Uttalelser Uttalelser legges fortløpende ut i mappen «Fylkesting -> Uttalelser». Når du trykker på mappen, synkroniseres nye uttalelser til mappen. Kryssreferanser Eksterne referanser