Brukerveiledning Mobilsynkronisering HTC Desire

Transkript

1 Brukerveiledning Mobilsynkronisering HTC Desire

2 Servicedeklarasjon Drift-, overvåkning og brukerstøtte for mobilsynkronisering Målsetting med tjenesten Tilby mobilsynkronisering til ansatte som har sikkerhetsgodkjent mobiltelefon. Dette innebærer synkronisering av e-post, kalender og kontakter. Ta i bruk mer av funksjonaliteten i Exchange og mobiltelefoner. Bedre sikkerheten av innholdet ved tap av mobiltelefon. Tilby en tjeneste som øker effektiviteten/ tilgjengligheten til ansatte. Tilby oppsett og brukerstøtte. Vi tilbyr Drift av maskinvare, operativsystem og programvare som er nødvendig for e- posttjenesten. I dette inngår brukeradministrasjon, innlegging av nye versjoner og systemvedlikehold av operativsystemet på sentralløsningen. Sikkerhetsløsning for e-post i form av backupløsning, samt viruskontroll på felles sentralserver. Minimum 98 % oppetid på sentral e- postløsning virkedager mellom 08:00 15:30. Tilgang til sentral servicedesk/brukerstøtte og driftsenter virkedager mellom 08:00-15:30. Vi forventer at brukere av løsningen: Tar ansvar for å sikre annen data lagret på mobilen som ikke blir synkronisert med pushsynkronisering. Tar ansvar selv for å sikre annet innhold i mobilen enn det som blir synkronisert mot Exchange. Dette er typisk nedlastet programvare, bilder, SMS, MMS etc. Følger de anbefalte og dokumenterte retningslinjer og standarder fra OFK for installert utstyr og programvare som ligger til grunn for servicedeklarasjonen. Benytter mobilens brukerveiledning for å sette seg inn i bruk av e-post, kalender og kontakter. Ikke synkroniserer e-post, kalender og kontakter med kabel eller blåtann. Setter seg inn i administrasjon av mobilsynkronisering i Outlook Web Access. Se brukerveiledning. Det er kun henvendelser relatert til mobilsynkronisering som skal rettes til Brukerstøtte. Andre feil eller spørsmål vedrørende mobiltelefon og abonnement skal gå via Servicesenteret. For generell bruk av funksjoner i mobiltelefonen skal brukeren benytte brukermanualen til telefonen. 2

3 Forutsetninger for avtalen Det er kun brukere med mobiltelefon som er sikkerhetsgodkjent av OFK som kan benytte tjenesten.. For å få tilgang til mobilsynkronisering vil mobilen få en låsekode for å sikre innholdet. Brukeren må skrive inn låsekoden for å oppheve tastaturlås/skjermlås. Dersom låsekoden blir skrevet inn feil fire ganger, blir hele mobilens innhold automatisk slettet. Bruker er selv ansvarlig for å ta løpende sikkerhetskopi av egne data, bilder m.v. Bruk av tjenesten kan medføre høye kostnader til datatrafikk på mobilabonnementet til brukeren. Brukeren må være klar over dette før tjenesten tas i bruk. Ved synkronisering anbefales det at brukeren kobler seg til Internett via trådløst nettverk i OFK eller privat. Det anbefales ellers å benytte datapakker tilknyttet mobilabonnementet for å spare kostnader, f.eks. mobilsurf 200 (69 kr mnd. inkl. 200mb datatrafikk). Servicesenteret kontaktes for opplysninger om priser og bestilling av abonnement. Brukerstøttes oppgaver Informere bruker om at de må ta kopi av eget innhold på mobiltelefonen. Informere nye brukere om muligheten for å sette opp mobilsynkroniseringstjenesten på sin egen telefon. Brukerstøtte utarbeider brukerveiledning for godkjente mobiltelefoner. Bistå ved nytt oppsett av mobilsynkronisering, som innebærer: Gjøre mobiltelefonen klar for oppsett av mobilsynkronisering. Ivareta brukerdata og kontakter som ligger på mobiltelefonen eller SIM-kortet. Slette/nullstille mobiltelefonen. Konfigurere mobiltelefonen for mobilsynkronisering: E-post Kalender Kontakter Teste og verifisere at oppsettet fungerer Dersom mobilsynkronisering ikke fungerer: Slette telefonen og legge inn nytt oppsett. Godkjente mobiltelefoner Pr. april 2010 er disse mobilene godkjent for bruk av mobilsynkronisering: Apple iphone 3GS Nokia E52, Nokia E72, Nokia E75, Nokia N97 mini HTC HD2, HTC Desire Mobiltelefoner kjøpes via OFK sin rammeavtale. Ta kontakt med Servicesenteret for informasjon og bestilling av mobiltelefon. 3

4 Innholdsfortegnelse SERVICEDEKLARASJON... 2 Målsetting med tjenesten... 2 Vi tilbyr... 2 Vi forventer at brukere av løsningen:... 2 Forutsetninger for avtalen... 3 Brukerstøttes oppgaver... 3 Godkjente mobiltelefoner... 3 GENERELT OM MOBILSYNKRONISERING... 5 Bruk av e-postklienten på mobilen... 5 Hvem kan bruke tjenesten?... 5 Sikkerhet og tap av data på mobilen... 5 Fast månedspris på datatrafikk... 6 OUTLOOK WEB ACSESS (OWA)... 7 HTC DESIRE Oppstart av telefonen Velg Operatør Språk Bruke skjermtastaturet Internettilkobling Sett opp Wi-fi-nettverket Bruk Google-plassering Sett opp kontoer Sett opp sosiale nettverk Sikkerhetskopier mine data og innstillinger Lær mer

5 Generelt om mobilsynkronisering Ansatte i Oppland fylkeskommune med avtale om tjenestemobiltelefon kan få e-posten kontinuerlig oppdatert direkte til mobilen sin. På samme måte som man i dag mottar SMS eller MMS, kan e- posten overføres direkte inn på mobiltelefonen. I tillegg kan kalender, kontakter og oppgaver være oppdatert til enhver tid. Den nye løsningen synkroniserer i praksis tjenester man har i Microsoft Outlook over mobilnettet. Bruk av e-postklienten på mobilen Det anbefales å bruke litt tid på å bli kjent med e- postklienten på mobilen. Les brukermanualen til mobiltelefonen for generell bruk og innstillinger. Dersom man ikke har brukermanualen, kan den lastes ned fra produsentens hjemmeside. Apple Support Nokia Support HTC Support Sikkerhet og tap av data på mobilen For å sikre innholdet i mobiltelefonen kreves det låsekode for å kunne benytte tjenesten. Kommer mobiltelefonen på avveie vil de som evt. er i besittelse av mobilen ikke få tilgang til innholdet. Det vil kun være mulig å ringe nødnummer. Dersom låsekoden blir skrevet inn feil fire ganger vil innholdet i mobiltelefonen automatisk slettes. Eieren av mobilen kan selv gå inn i Outlook Web Access (OWA) og slette mobiltelefonen. (Se punkt Outlook Web Access (OWA) ) Brukeren har selv ansvar for å sikre annen data på mobilen som ikke blir synkronisert med mobilsynkronisering. Dette er typisk nedlastet programvare, bilder, SMS, MMS osv. Dersom mobilen må konfigureres på nytt, vil oppsettet på den automatisk bli slettet før konfigureringen utføres. Hvem kan bruke tjenesten? For å bruke tjenesten kreves det at brukeren har sikkerhetsgodkjent mobiltelefon og avtale om tjenestemobiltelefon i Oppland fylkeskommune. For å få tilgang til mobilsynkronisering vil mobilen få en låsekode for å sikre innholdet. Koden må skrives inn for å oppheve tastaturlås/skjermlås. Løsningen er tilrettelagt for et utvalg av Nokias forretningsmobiler i E-serien og utvalgte HTCtelefoner med Windows operativsystem, Windows Mobile. I første omgang er det brukere av e-postløsningen i OFKs administrative nettverk som får tilbud om mobilsynkronisering. 5

6 Fast månedspris på datatrafikk Bruk av tjenesten kan medføre høye kostnader til datatrafikk på mobilabonnement til brukeren. Brukeren må være klar over dette før tjenesten tas i bruk. Skal man ut å reise kan det bli dyrt å laste ned all innkommende e-post. Bruk av datatjenester i utlandet er forholdsvis kostbart. Blant annet derfor er det mulig å slå av den automatiske synkroniseringen slik at man selv kan velge når man vil laste ned e-post. Det vil også være mulig å sette en maksimal størrelse på hver e-post, slik at man ikke automatisk setter i gang nedlasting av store vedlegg. Ved synkronisering anbefales det at brukeren kobler seg til Internett via trådløst gjestenettverk i OFK, eller via offentlige og private trådløse nettverk. Ved mye bruk anbefales det ellers å benytte Telenors abonnement for datapakker tilknyttet eget abonnement for å spare kostnader, f.eks. mobilsurf 200 (69 kr mnd. inkl. 200mb datatrafikk). Kontakt Servicesenteret for opplysninger om priser og bestilling av abonnement. 6

7 Outlook Web Acsess (OWA) Fra OWA kan bruker selv administrere mobiltelefoner knyttet til mobilsynkronisering. Dersom oppsettet har hengt seg og du ønsker å sette opp mobilsynkronisering på nytt eller om mobilen har kommet på avveie, kan innholdet slettes fra OWA. Logg på OWA med ditt vanlige brukernavn og passord. OWA med brukere med e-postkonto på administrasjonsnettet OWA med brukere med e-postkonto på undervisningsnettet Fra hovedskjermen klikker du på lenken Alternativer øverst i høyre hjørne. 7

8 Fra Alternativer-menyen velger du Mobile enheter. Her vises de enhetene du har synkronisert med din e-postkonto (vanligvis bare den mobilen du benytter i øyeblikket) 8

9 Hvis mobiltelefon er kommet på avveie, velg mobiltelefonen din i lista og trykk på Slett alle data fra enheten. Det kommer opp en dialogboks som spør om du vil slette alle data fra enheten. Trykk OK. Alt innhold på enheten blir slettet og den settes tilbake til fabrikkstandard. Både innhold på internt minne og minnekort blir fjernet. Når du har slettet enheten i OWA, blir det automatisk sendt en e-post om dette. E-posten blir liggende både i Innboks og Sendte elementer i e-postkontoen din. Eksempel på e-post: Tømmingen av den eksterne enheten som ble startet på :09:02, er fullført. Enhetstype: PocketPC Enhets-ID: 94BFD06274FAD5817CDE5907A9D7611B Obs! Hvis du vil synkronisere med Microsoft Exchange, må du fjerne denne enheten fra listen på siden Mobilalternativer. Hvis ikke, vil enheten av sikkerhetshensyn fortsette å fjerne data hvis du prøver å synkronisere på nytt. 9

10 Når du har slettet alle data fra enheten må du fjerne mobiltelefonen fra listen over Mobile enheter. Velg mobiltelefonen og trykk på Fjern enhet fra listen. Det kommer opp en dialogboks Fjern enhet som ber deg bekrefte om du ønsker å fjerne denne fra listen. Trykk OK for å bekrefte valget ditt. 10

11 HTC Desire Oppstart av telefonen Ved oppstart av telefonen vil du automatisk komme inn i oppstartsveiledningen til telefonen punkt for punkt hvordan du setter opp telefonen. Velg Operatør Før veilederen starter, må du velge din telefonoperatør som er Telenor. Trykk på Telenor Norway (sjekk at den er markert ved en grønnfarge i sirkelen ved siden av) Trykk Neste Språk Velg språket du ønsker på telefonen din Trykk på Norsk bokmål (Norge) og sjekk avmerking som i punktet over. Trykk Neste Bruke skjermtastaturet Her kan du lære deg å bruke skjermtastaturet eller hoppe over dette og gå videre til neste punkt. Trykk på linjen Trykk her for å begynne å skrive for å starte denne øvelsen. Trykk på Hopp over om du ønsker å gå videre. Internettilkobling Her kan du velge hvilken måte du vil bruke internettjenesten på telefonen på. Velg Mobilt nettverk eller Wi-Fi hvis du ønsker å bruke trådløst nettverk eller Telenors 3G-nettverk (anbefales hvis du har et datatrafikkabonnement). Velg Kun Wi-Fi hvis du ikke har et datatrafikkabonnement og ønsker å bare bruke trådløst nettverk. Velg Neste

12 Sett opp Wi-fi-nettverket Her kan du koble deg til et trådløst nettverk Trykk på det nettverket du ønsker å koble deg til og velg Koble til Velg på Legg til trådløst nettverk om du ønsker å legge til et nettverk manuelt Velg Neste hvis du ønsker å hoppe over dette valget Bruk Google-plassering Dette er en tjeneste fra Google som gjør at telefonen finner din plassering anonymt uten bruk av GPS. Trykk på den grønne markøren ved siden av den tjenesten du ønsker å ta bort og velg Ok hvis du ønsker å fjerne denne tjenesten. Trykk Neste for å gå videre Sett opp kontoer Her kan du sette opp dine e-post kontoer Trykk på Google-konto for å sette opp din G-mailkonto Trykk på Annen e-postkonto for å sette opp en annen e-postkonto Trykk Microsoft Exchange ActiveSync for å sette opp din exchange-konto (for eksempel oppland.org-konto) Under Exchange ActiveSync-innstillinger kan du velge hva du ønsker å synkronisere Marker hva du ønsker å synkronisere E-post Kontakter Kalenderhendelser Trykk Neste Trykk OK på meldingen som kommer opp for å lage en låsekode på telefonen Angi et passord for opplåsing (fire tall) Kommer tilbake til menyen på punkt 5 Trykk Neste Sett opp sosiale nettverk Her kan du velge å sette opp dine foretrukne sosiale nettverk Trykk på det nettstedet du ønsker å sette opp Trykk på Hopp over for ikke å gjøre dette Sikkerhetskopier mine data og innstillinger Trykk OK Lær mer Trykk Fullfør. Microsoft Exchange ActiveSync Trykk på Microsoft Exchange ActiveSync Trykk på Manuelt oppsett Skriv inn din E-post adresse Skriv inn Serveradresse: post.oppland.org Skriv inn domenet: Oppland.org Skriv inn brukernavnet ditt Skriv inn passordet ditt Trykk på Neste Telefonen bekrefter kontoinformasjonen din, vennligst vent.