Gjelder fra: Godkjent av: Stabssjefen

Transkript

1 Dok.id.: Bruk av ipad - veiledning for ansatte Utgave: 4.00 Skrevet av: Liv Føre Gjelder fra: Godkjent av: Stabssjefen Dok.type: Informasjon Sidenr: 1 av 5 Innledning Nettbrett tas nå i bruk for å understøtte politiske prosesser og møter og begrense papirbruken. Nettbrettet skal på lik linje med mobiltelefon gi bruker tilgang til fylkeskommunale tjenester som epost/kalender og sakspapirer som lastes ned lokalt til nettbrettet. I tillegg får bruker tilgang til ulike apps (program), nettsurfing, musikktjenester, filmer, aviser, bøker, Facebook og YouTube. Type nettbrett TFK har valgt Apple ipad 2 med Wi-Fi og 3G. Hvilke dataabonnement er tegnet? Din ipad er klargjort for trådløst internett (Wi-Fi), noe som gir gratis bruk. Når du derimot bruker internett (epost, nettsurfing, aviser osv) over det offentlige telenettet (3G), belastes dataabonnement som ble tegnet ved anskaffelsen av mobiltelefonen. Prisene under gjelder for de som har full dekning av dataabonnement. Mobilsurf 200 MB pr. md: 3 simkort (mobil, ipad, PC) til kr 52,- pr. md. Mobilsurf 1 GB pr. md.: 3 simkort (mobil, ipad, PC) til kr 112,- pr. md. Fri Bruk Total 15 GB pr. md.: 3 simkort (mobil, ipad, PC) til kr 299 pr. md. Ved å installere et simkort på din ipad vil dine trafikkutgifter mot internett bli dekket av det samme dataabonnementet som er på din mobiltelefon. NB! Dataabonnement gjelder kun for datatrafikk i Norge. Utenfor Norge takseres datatrafikk pr MB. Det er derfor viktig å sjekke landets priser. KLARGJØRING AV IPAD Hvorfor må jeg bruke itunes? (Erstattes nå av icloud) itunes må installeres på din PC. Her aktiverer du ipad ved 1. gangs bruk samt administrerer din musikk, bilder, videoer samt epost/kalender - dvs. alle program du skal ha på din ipad (også iphone). Når du kobler din ipad til PC, åpner du itunes og følgende skjer: Marker kontaktene, kalenderen, musikken, videoene, bildene og appsene du vil synkronisere Klikk deretter på Bruk og synkronisering starter, dvs. du har da en backup av din ipad på PC. Hvis du får en datakrasj på din lokale PC, mister du backup av din ipad også Synkronisering av bilder, musikk, apps NB! Outlook oppsett bør ikke konfigureres fra itunes. Oppsett for Exchange mail konfigureres direkte på ipad. Velg synkronisering av epost, kalender og kontakter. Se pkt lenger ned i dokumentet ang konfigurering av epost mot Exchange server.

2 Hvilke innstillinger er viktig? Side : 2 av 5 Flymodus Innstillinger/Flymodus Skal stå PÅ under hele flyturen o Ved avgang og landing skal du slå ipad helt av o Når du skrur ipad på igjen, er den i flymodus og du kan jobbe på den under flyreisa Bluetooth Innstillinger/Generelt/Bluetooth AV o Bluetooth skal kun stå PÅ når du skal overføre data mellom din ipad og en annen enhet Dataroaming Innstillinger/Mobildata/Dataroaming AV (vises kun hvis ipad har Simkort) o Dataroaming skal stå AV for å forhindre automatisk datatrafikk over 3G fra utlandet. o Dersom man slår på Dataroaming, vil oppkobling av datatrafikk foregå på samme måte som fra Norge, men med adskillig dyrere trafikkpriser. Epost on demand Innstillinger/Mail, kontakter, kalendere/hent nye data/push AV o Sett hake for manuell nedlasting, dvs. nye eposter lastes ned kun i det øyeblikket du ønsker det, kanskje helst når du er på trådløst nettverk. Hvis Push er PÅ, lastes eposter kontinuerlig til din ipad så ofte du har satt at den skal sjekke etter ny epost Lås din Ipad i stående eller liggende stilling ved å velge Innstillinger/Generelt/Låse retning (bruk sidebryter) Innstillinger/Varsling og velg hvilke varslinger du ønsker. Innstillinger/Generelt/Lyder AV på tastaturklikking Hvordan kobler jeg min ipad til internett (trådløst eller 3G)? Tilgang til internett via trådløst nettverk: Når du kobler deg til trådløst nettverk (på fylkehuset, hjemme, på hotell osv.) koster det ingenting. Utfør følgende: Når Innstillinger/Generelt/Nettverk/Wi-Fi = ON, vil din ipad primært søke etter et trådløst nettverk før den går ut på det offentlige telenettet, se etter følgende symbol. Eks. på fylkeshuset heter det trådløse nettverket tfk.adm for fylkeskommunalt ansatte. For å logge inn på det trådløse nettverket, velg søkemotoren Safari og be om vg.no for eksempel. Du får opp et innloggingsbilde hvor du logger inn med din vanlige brukerident og passord. Tilgang til internett via 3G: Hvis nettbrettet skal ha tilgang til 3G, må det installeres et eget simkort, ev. et tvillingsimkort som betyr at nettbrettets internettrafikk belastes dataabonnementet til mobiltelefonen. For de brukerne som har fylkeskommunalt dataabonnement, skal tvillingsimkortet installeres. Hvordan får jeg min fylkeskommunale epost til ipad? Epost (@tromsfylke.no) til ipad må være klargjort fra IT-senteret og følgende oppsett må utføres: velg Innstillinger og deretter Mail, kontakter, kalendere velg Legg til konto og deretter velges Microsoft Exchange legg til kontoopplysninger E-post: din mailadresse, eks. liv.fore@tromsfylke.no Tjener: mail.tromsfylke.no Domene: tromsfylke Brukernavn: liv.fore Passord: (passordet du benytter når du logger deg inn på nettverket) Beskrivelse: Exchange Bruk SSL: skal stå på Velg synkronisering av Epost, Kontakter og Kalendere Velg antall dager tilbake i tid som epost skal synkroniseres (default er 3 dager).

3 Side : 3 av 5 Etter konfigurasjon av epost, sjekker du at du er tilkoblet et trådløst nett og har tilgang til internett, før du trykker på Mail-ikonet 1. gang. Du vil da få beskjed om å lage deg en PIN kode (4 sifret skallpassord). Når dette er gjort, vil synkronisering av epost, kontakter og kalender starte. Det er viktig å understreke at meldinger og vedlegg unntatt offentlighet ikke skal sendes via epost. Ved nedlasting direkte over det offentlige mobilnettet bruker du av dataabonnementet ca 100 eposter uten vedlegg pr MB. Hvis vedlegg lastes ned, vil antall MB øke betraktelig. Telenor sender bruker en SMS når beløp er oversteget. Ved nedlasting via et trådløst nettverk gratis stort sett over alt med unntak av flyplasser. De fleste hotell leverer ut gratis ident/passord. NB! Du kan selv bestemme om nedlasting skal skje hver gang du får en ny epost eller at nedlasting skal skje kun når du trykker på ikonet Mail. Jf. menyvalget Innstillinger/Mail, kontakter, kalendere/hent nye data/push AV/PÅ Hvorfor må jeg taste passord? Siden det lagres epost ++ på enheten, har TFK en strategi om at: Alle brukere må bruke skallpassord (Innstillinger/Generelt/Kodelås i menyen), dvs du må taste et 4-sifret passord ved pålogging og etter ca. 15 min. (Innstillinger/Generelt/Autolås i menyen) Hvis du taster passordet feil 6 ganger, slettes innholdet på enheten og fabrikkinnstillinger gjenopprettes For å få innholdet tilbake på enheten, vær på trådløs og inngi Apple-ID Hvis du glemmer skallpassordet, må du henvende deg til helpdesken Hvilke apps/program skal installeres på min ipad? Velg App Store (butikken hvor du kjøper/laster ned apper fra). Første gang du bruker App Store, må du opprette en konto med brukernavn og passord. I tillegg må du oppgi kredittkortopplysninger. Mange apper er gratis, men uansett trenger du en App Store konto. For å få lastet ned fylkeskommunale dokumenter til ipad, må du laste ned: PDF Expert en app hvor du kan lese pdf-dokument, notere og markere i pdf-dokumentet Quick Office en app som er en lightversjon av Office (Word, Excel, Powerpoint) og hvor du kan opprette, skrive og lagre et dokument. Viktig når du skal laste ned vedlegg som ikke er i pdf-format. ev. Dropbox (for privat bruk) krever egen dropboxkonto. Hva gjør jeg hvis min ipad blir stjålet/mistet? Ikke la ukjente ha tilgang til din ipad da vedkommende lett kan installere et program som gjør at ukjente får tilgang og kontroll over din ipad. Hvis du mister eller blir frastjålet din ipad, skal IT-senteret varsles øyeblikkelig: I ordinær arbeidstid til helpdesken på tlf Utenom ordinær arbeidstid: (Telenor) Sletting av innhold på iphone/ipad kan gjøres av IT-senteret eller av brukeren selv. For å slette innholdet på iphone/ipad selv må man logge på Outlook Web Access ( Under Alternativer (opp til høyre) får man opp en meny til venstre. Velg så Mobile enheter. Herfra kan den enkelte bruker selv slette alt innhold på ipad eller andre mobile enheter. Enheten vil slettes ved neste oppkobling mot serveren, enten fra trådløst eller 3G nett.

4 BRUKEN AV IPAD Side : 4 av 5 Hvordan får jeg tilgang til saksdokumenter og andre dokumenter i PDF Expert? Offentlige saker til fylkesrådets vedtaksmøte, komitemøter og fylkestinget får du ved å: Starte Safari og velg politisk møtekalender på TFKs hjemmeside Klikk på ønsket møtedato og ønsket utvalg Klikk på Laste ned saksdokumenter med eller uten vedlegg og dokumentet vises nå i Safari, Klikk på skjermen og velg Åpne i PDF Expert (fremkommer øverst til høyre i skjermbildet). Dokumentet lagres nå i pdf-format lokalt på din ipad. Velg så ikonet «åpnet bok»/outlines og dokumentene vises i en mappe/filstruktur saksfremlegg, vedlegg og vedtak når det foreligger. I stedet for å starte Safari, kan du lage en snarvei på ipad til Møtekalender ved å: Åpne Safari og velg Politisk Møtekalender under Trykk på Legg til knappen og velg Legg til på Hjem-skjerm Navngi snarveien med Møtekalender Private dokumenter: Dropbox Det anbefales ikke å bruke Dropbox til dokumentdeling i jobbsammenheng. Dokumenter lagres her i nettskyen, dvs. ute på internett. Medlemmer av de ulike mappene kan enkelt legge til egne medlemmer, slette eiers dokumenter osv. og er derfor ikke en god nok løsning sikkerhetsmessig. Hvordan arbeide med pdf-dokumenter i PDF Expert: Når du står i PDF Expert, velg ikonet "åpnet bok"/outlines og dokumentene vises i en mappe/filstruktur saksfremlegg, vedlegg Du kan også lagre pdf-vedlegg fra mail Du kan lese, notere, markere, lage bokmerker, fylle ut skjema og undertegne, jf. menylinja under Vis Bokmerker Nytt Tilbake til Vis siste Vi flere Av/på Gå til Sakliste bokoversikten dokument sider meny Søk side Notater merke Angre Ringe inn, streker, piler Gul Under- Streke Gul lapp Notat Frimerke Signere Fritegne Skjul meny merke- streke over Viske ut penn

5 Side : 5 av 5 Andre funksjoner ved tilgang til internett: Når nettbrettet har tilgang til internett (trådløst eller via 3G), vil bruker kunne lese aviser, fylle ut reiseregninger i Visma osv. I tillegg kan bruker nedlaste filmer lokalt. Se ellers øverste linje i Safari: Viser bokmerker (ofte brukte websider), leselister (liste over koblinger som skal leses) Legg til bokmerke, legg til i leselisten, legg til snarvei på Hjem-skjermen, send kobling til epost, tvitre, skrive ut Hvordan får jeg presentert filer på prosjektor? Presentasjoner fra ipad til prosjektor krever en egen overgang/prosjektorkabel. Hva bør jeg tenke på ved bruk av ipad i utlandet? Det er dyr mobiltrafikk-kostnader fra utlandet F.eks lese epost, aviser, yr.no og andre program (apps) som krever internett-oppkobling. Hvis noen av disse appsene oppdaterer seg med jevne mellomrom på din ipad, vil du få en høyere regning etter utenlandsturen enn du hadde regnet med. Det er derfor viktig å slå av dataroaming (mobilt nettverk fra utlandet) slik at synkronisering ikke skjer hele tiden. Når du er tilkoblet et utenlandsk mobilnett, bør du ikke: Benytte deg av musikktjenester som Spotify og WiMP (Norges svar på Spotify) på ipad. Streame video, for eksempel YouTube eller VG-TV NB! Kommunikasjon over åpne nettverk (trådløs på hotell, flyplasser osv) muliggjør avlytting (samtaler, SMS, epost). Hvordan kan jeg holde oversikt over trafikkutgiftene mine? For de som har full dekning av abonnement (tale og data), kan du til enhver tid sjekke utgiftene dine. Last ned en app til din mobil som heter Telenor faktura og logg inn med ditt mobilnr og tildelt passord. Kryssreferanser Eksterne referanser