Ark.: 153 Lnr.: 1626/10 Arkivsaksnr.: 10/ Det foreslås at den framlagte planen for økonomirapportering for 2010 tas til etterretning.

Transkript

1 Ark.: 153 Lnr.: 1626/10 Arkivsaksnr.: 10/278-1 Saksbehandler: Marit Bråten Homb ØKONOMISK RAPPORTERING I 2010 Vedlegg: Ingen SAMMENDRAG: Det foreslås at den framlagte planen for økonomirapportering for 2010 tas til etterretning. SAKSOPPLYSNINGER: De siste årene har den formelle rapporteringen fra administrasjonen til formannskap og kommunestyre vært tertialvis, det vil si per 30/4, 1/8 og 31/12. I tillegg har det blitt rapportert både muntlig og skriftlig utenom disse rapporteringene dersom det har oppstått forhold som gjør det ønskelig/nødvendig å gi informasjon. Fra politisk hold er det ytret ønske om hyppigere rapportering i Sett i betraktning den utfordrende situasjonen som kommunen er i er dette et viktig moment. VURDERING: Det har vært diskutert om det er hensiktsmessig å gå over til kvartalsvis rapportering i stedet for tertialvis rapportering. Utfordringen er at rapporteringen per 31/3 kommer inn i påsken og rapporteringen per 30/6 kommer inn i sommerferieavviklingen. Særlig rapporteringen per 30/6 er svært krevende, ettersom ferieavviklingen foregår i perioden slutten av juni til medio august. Tidligere har det blitt vurdert dit hen at det har vært like greit å vente til rapportering per august slik at en da får med en større del av året og også bedre kvalitet på tallene. Utfordringen som dette fører med seg er at kommunestyret først får denne rapporten til behandling i oktober. Sett fra politikernes ståsted er dette da gammelt nytt, og det er vanskelig å få gjort store endringer når en så stor del av året har gått. Selv om arbeidet med disse rapporteringene etter hvert har blitt forholdsvis strømlinjeformet, krever det en god del tid å gjennomføre. Dersom kommunestyret ønsker kvartalsrapporteringer vil dette beslaglegge mer ressurser. Alternativet vil kunne være en enklere form for rapportering på økonomi innimellom de formelle tertialrapporteringene som tilfredsstiller formannskapets og kommunestyret sitt behov for å ha oversikt. For 2010 foreslås det å gi økonomirapporteringer til formannskapet på hvert møte i forhold til status for nedtak på drift. Skulle det i oppstå vesentlige økonomiske forhold vil det selvsagt bli meldt kommunestyret utenom de oppsatte rapporteringene. Administrasjonen ser for seg denne rapporteringen i 2010:

2 FSK KST Formannskapet Kommunestyret Tidspunkt Hvem Hva Kommentar: 09.feb FSK Status nedjustering 09.mar FSK Status nedjustering 13.apr FSK Status nedjustering + kort 11.mai FSK Behandling av regnskap og årsmelding for 11.mai FSK Status nedjustering 27.mai KST Status nedjustering + Behandling av regnskap og årsmelding 01.jun FSK Tertialrapportering økonomi og aktivitet jun KST Tertialrapportering økonomi og aktivitet aug FSK Status nedjustering + kort notatvedr eventuelle forhold som vil kunne 14.sep FSK Status nedjustering 12.okt FSK Tertialrapport per 2. tertial økonomi og 28.okt KST Tertialrapport per 2. tertial økonomi og 09.nov FSK Status nedjustering + kort 23.nov FSK Budsjett 2011 og HP des KST Budsjett 2011 og HP NB! Dersom det påvises forhold av vesentlig økonomisk betydning vil dette rapportertes så raskt som mulig til formannskap/ kommunestyre uavhengig av dette oppsettet. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: Oppsett over økonomisk rapportering for 2010 tas til etterretning. Formannskapet behandlet saken, saksnr. 29/10 den Behandling:

3 Delt ut: Status omstilling mars Enstemmig tatt til orientering. Til saken: Karin Kvisten, Ap, hadde forslag om å utsette saken med følgende forslag til oversending til administrasjonen: Spesielt i tider med økonomisk stramme tider er det viktig at formannskapet og kommunestyret regelmessig får økonomisk tilbakemelding på en enkel og oversiktlig måte. Som øverste ansvarlige ledelse er det nødvendig for at det skal være mulig å fatte nødvendige og riktige avgjørelser i tide. Det må derfor etableres en enklere månedlig rapportering over hovedtall (både inntekter og utgifter) som viser: Årets budsjett og periodisert budsjett Regnskap hittil i år og avvik Prognose for året Forklaring på avvik. Dagens tertialrapportering opprettholdes, som blir mer utdypende enn den månedlige rapporteringen. I tillegg gis en månedlig tilbakemelding på hva som er gjort av innsparingstiltak og hva som planlegges videre. Rapporteringen må vise de økonomiske konsekvensene i forhold til innstrammingskravene, og hvilke konsekvenser dette har fått og vil få for både brukerne og de ansatte. Forslag til skisse til løsning og tidspunkt for innføring legges fram på neste formannskapsmøte til diskusjon. Enstemmig utsatt. Innstilling: Saken utsatt for videre utredning. NY VURDERING: På bakgrunn av utsettelsesforslaget fra formannskapet i møtet 9. mars 2010 er det gjort en ny vurdering av saken. I tillegg til det som var foreslått i den opprinnelige saksutredningen, foreslås det nå gjennomført en rapportering på økonomi for 1. kvartal som legges fram for formannskapet i mai. Tilsvarende foreslås det en rapportering for første halvår som forelegges formannskapet i august. Sakene går som referatsaker til kommunestyret. Disse to ekstra rapporteringene vil bare dreie seg om økonomi og vil være en avviksrapportering. Eventuelle forhold som antas å kunne medføre merforbruk eller mindreforbruk ved årets slutt blir beskrevet under det enkelte planområde og det vil bli gitt prognoser for avvik ved årets slutt.

4 Rådmannen håper dette vil tilfredsstille formannskapets behov for hyppigere økonomirapporteringer gjennom året. Disse to rapporteringene og den ordinære tertialrapporteringen vil sammen med innspill fra virksomhetene danne et godt grunnlag for formannskapets budsjettkonferanse som planlegges avholdt i september. Budsjettkonferansen vil være starten på det politiske budsjettarbeidet for 2011, og er først og fremst ment å være en informasjonsarena. Formannskapet vil få informasjon om status i administrasjonens arbeid med budsjett 2011 og handlingsprogram , og en ser for seg at det vil bli informert om: Økonomisk status 2010 Føringer i kommuneøkonomiproposisjonen Innspill fra enhetene Øvrige forhold Det har vært avholdt lignende budsjettkonferanser for noen år tilbake, og ut fra den økonomiske situasjonen som kommunen nå er i er det naturlig at denne praksisen tas opp igjen. Rådmannens nye forslag til økonomirapporteringer i 2010 er slik: FSK KST Formannskapet Kommunestyret Tidspunkt Hvem Hva Kommentar: 09.feb FSK Status nedjustering 09.mar FSK Status nedjustering 23.apr FSK Status nedjustering Behandling av regnskap og årsmelding for 29. apr KST Status nedjustering Behandling av regnskap og årsmelding for 11.mai FSK Økonomirapportering 1. kvartal inkl status nedjustering 27.mai KST Økonomirapportering 1. kvartal inkl status nedjustering 01.jun FSK Tertialrapportering økonomi og aktivitet jun KST Tertialrapportering økonomi og aktivitet 1. Saken sendes ut på vanlig måte Saken sendes ut på vanlig måte 24.aug FSK Økonomirapportering 1. halvår inkl status nedjustering 26. aug KST Økonomirapportering 1. halvår inkl status nedjustering 14.sep FSK Budsjettkonferanse for formannskapet Status nedjustering

5 12.okt FSK Tertialrapport per 2. tertial økonomi og 28.okt KST Tertialrapport per 2. tertial økonomi og 09.nov FSK Status nedjustering + kort 23.nov FSK Budsjett 2011 og HP des KST Budsjett 2011 og HP Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: Oppsett over økonomisk rapportering for 2010 tas til etterretning.