Videooverføring av styremøtene i HIT

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Videooverføring av styremøtene i HIT"

Caroline Christophersen
8 år siden
Visninger:

1 Notat til Nils RØttingen fra Kristine LangerØd, Jarle Teigen og Per M. Holtung Videooverføring av styremøtene i HIT Etter ønske framsatt i styremøtet satte høgskoledirektøren ned ei arbeidsgruppe for å utrede mulighetene for videooverføring av styremøtene, inklusive informasjonsmessige, juridiske og IT-tekniske sider inkl. kostnader ved slik overføring. Arbeidsgruppa har bestått av Kristine LangerØd, Jarle Teigen og Per M. Holtung (leder). Gruppa hadde utgangen av februar som frist for arbeidet, men av ulike årsaker har arbeidet blitt forsinket. Arbeidsgruppa har gjennom besøk og annen kontakt innhentet informasjon og råd, med særlig vekt på et par av de miljøene som praktiserer en lignende ordning og som gruppa vurderer som de mest relevante for HiT: Høgskolen i Oslo Telemark fylkeskommune Konklusjoner: Med dagens rutiner for avvikling av styremøtene og med dagens personalmessige og tekniske kapasitet anbefales det ikke å innføre videooverføring av styremøtene som fast ordning. Men som om en prøveordning anbefaler gruppa å gjennomføre noen styremøter ved å bruke opplegget for den nettboserte undervisningen (Nefsis) knyttet til de elektroniske klasserommene til overføring/streoming av styremøtene. Ved styrking av personalmessige ressurser bør det imidlertid vurderes å etablere et opplegg for videooverføring/streaming til bruk ved arrangementer som faglige konferanser, begivenheter, styremøter osv. Kort oppsummering av erfaringene og rådene: Høgskolen i Oslo: Møtene blir "streamet", dvs at sendingen kan følges direkte på den enkelte mottakers PC, men også lagres slik at mottakeren seinere kan spille av hele sendingen eller den saken vedkommende ønsker å følge. For HiO har videooverføring særlig vært brukt ved møtene om sammenslåingen HiO/HiAk. 1

kostnader ved slik overføring. Arbeidsgruppa har bestått av Kristine LangerØd, Jarle Teigen og Per M. Holtung (leder).

2 Organisatorisk opplegg: Det er HiOs egen medie- og journalistutdanning som står for gjennomføringen av videooverføringene fra styremøtene. Videooverføringene inngår også som en del av undervisningen. I tillegg har Hi0 en AV-avdeling på 17 personer som også er involvert i videooverføringene i tillegg til en stor IT-avdeling. Styremøtene blir streamet og lagret i sin helhet uten særlig ytterligere bearbeiding. Teknisk opplegg: Medie- og journalistutdanningen og AV -avdelingen ved Hi0 har kameraer, mikrofoner, miksebord og øvrig teknisk utstyr til videooverføringene. Det brukes tre kameraer samtidig, og overføringen gjennomføres som en direkte reportasje. Streaming av møtene krever stor lagringskapasitet på servere. Det blir derfor anbefalt å anskaffe egen server til å lagre videoopptakene. Juridisk: Praksisen med lagring av opptakene (for avspilling etter ønske ) er ikke juridisk Erfaringer. vurdert ennå. Interessen for å følge sendingene eller spille av opptakene har vært stigende i løpet av de 4-5 årene dette har vært i bruk, særlig i takt med at det tekniske utstyret har blitt bedre. Rådet fra Hi0 er å involvere AV- og IT-miljøene allerede tidlig i planleggingsprosessen. Telemark fylkeskommune: Videooverføring brukes hovedsakelig for fylkestingsmøtene, men også noen ganger ved kontaktmøtene mellom telemarksbenken på Stortinget og fylkestingspolitikerne. Fylkestingsmøtene ambulerer mellom ulike møtesteder i fylket, oftest hoteller. Videooverføringene blir streamet. Telemark fylkeskommune har ved enkelte anledninger brukt linjen for medier og kommunikasjon ved Porsgrunn videregående skole til overføringene. Skolen har da stilt med tre kameraer, fotografer, miksere, nødvendig bistand osv. Organisatorisk opplegg: Sakslista er av fylkestingssekretærene på forhånd indeksert og gjort klar på redigerings- og opptaksprogrammet (Adobe Flash Encoder) slik at den PC-styrte 2

Styremøtene blir streamet og lagret i sin helhet uten særlig ytterligere bearbeiding.

3 innspillingen/streamingen kan settes i gang og stoppes ved start og slutt på hver enkelt sak. Indekseringen kan også gjøres i etterkant, men er da mer tidkrevende. Det er også fylkestingssekretærene som vanligvis opererer kamera og opptak via PC under møtene. Ansvar for og organisering av tjenesten er foreløpig noe uavklart internt i administrasjonen i fylkeskommunen. Fylkestingsmøtene gjennomføres med bruk av talerstol Teknisk opplegg: Fylkestingssekretærene bringer med seg filmkamera, stativ, mikrofoner, PC og annet utstyr for innspilling og redigering. ( Utenom under de overføringer der Porsgrunn v.g. skole er involvert.) Det brukes ett kamera montert på stativ. Kameraet er rettet mot talerstolen, men fortrinnsvis slik at møtelederen er med i bildeutsnittet. Overføringskapasiteten til internett varierer noe ved de ulike aktuelle møtestedene. Det er nødvendig å ha IT-teknisk bistand til å koble til utstyr og kommunikasjon og for sendingskontroll og back-up underveis. Streamingen går via en server hos selskapet Itum på Kongsberg. (Leid tjeneste, men med beskjedne kostnader.) Juridisk: Det antas at det ikke er juridiske hindringer for gjennomføring. Alternativer for HIT: 1. Et opplegg tilsvarende Telemark fylkeskommunes videooverføringstjeneste. a. Informasjonsmessig er dette en akseptabel løsning. Men det er grunn til å anta at det vil være begrenset interesse for overføringene. b. Selve streamingen neppe er i strid med regler om taushetsplikt eller opphavsrett, men spørsmålet om lagring bør vurderes nærmere. c. IT-teknisk vil løsningen kreve innkjøp og lisens for programvare pluss leie av serverplass. Kostnadene både til utstyr og lisenser vil være relativt beskjedne. d. Organisatorisk vil løsningen i tillegg til forutgående opplæring kreve en del merarbeid fra styresekretæren med å indeksere og overføre sakslista til det PC-baserte avspillings- og kamerakontrollprogrammet. e. Det vil være nødvendig med IT-bistand ved klargjøring før overføringene og for sendingskontroll og back -up underveis. f. Gjennomføring av styremøtene: Det vil kreves bruk av talerstol i styremøtene. 3

Ansvar for og organisering av tjenesten er foreløpig noe uavklart internt i administrasjonen i fylkeskommunen.

4 2. Bruke HiTs faste opplegg for nettbaserte forelesninger (Nefsis). a. Dette medfører at styremøtet avvikles i et av høgskolens tre spesialrom for Nefsisoverføringer ( BØ, Notodden og Porsgrunn). b. Det tekniske opplegget er der på plass. Det er to fastmonterte kameraer, ett mot foreleser/møteleder og ett mot klassen/møtedeltakerne. Mottakerne av overføringen vil se begge kamerabildene på sin PC- skjerm. Gode mikrofoner er montert i taket. c. Møtene kan derved gjennomføres som nå uten bruk av talerstol. d. Overføringene i Nefsis er lisensbelagt. For å følge overføringene i sanntid kreves det en årslisens per bruker. Totalt har HIT nå i 2011 i overkant av 200 lisenser, de fleste kjøpt inn av EFL. Prisen per årslisens er ca 3000 kr. (HT er nå våren 2011 i nye prisforhandlinger med leverandøren, Meetcon.) e. Uten direkte overføring, men lagring av sendingen for valgfri avspilling i ettertid trengs det totalt bare ån eller et par lisenser. f. Torsdager, som er mest brukt som møtedag for høgskolestyret, er nå rundt 120 av de innkjøpte lisensene ledige for bruk, dvs at rundt 120 personer kan være innlogget samtidig for å følge en eventuell direkte sending fra styremøtet via egen PC. g. Ved å prøve ut denne løsningen vil behovet for antall lisenser for direkte overføring kunne bli klarere. h. LØsningen krever at et av de tre Nefsis-klasserommene ikke er i bruk til undervisning den aktuelle styremøtedagen. Er det interesse for å følge styremøtene l HIT? Direkte videooverføring kombinert med lagring for valgfri avspilling vil gjøre styremøtene og behandlingen av enkeltsaker mer tilgjengelig. Men det er likevel grunn til å tro at den generelle interessen for styremøtene vil være begrenset. Alle styremøtene i HiT, med unntak av B-saker, er åpne. Gjennom årene har det likevel bare unntaksvis vært tilhørere til stede på møtene, og da bare for å følge enkeltsaker. Både møteinnkallingene med saksutredninger og møtebøkene er ellers tilgjengelig på høgskolens åpne nettsider. Men av over 3 millioner sidevisninger det siste året, er det totalt bare sidevisninger på styrets nettside, og sidevisninger totalt på styresakene, trass i at alle ansatte forut for hvert styremøte blir varslet via epost, med lenke til innkallingen og saksutredningene, og i ny epost straks møteboken etterpå blir publisert. Erfaringene fra HiO er at det er de store, kontroversielle sakene som samler mest interesse. Annen nytte av å ha et innarbeidet opplegg for videooverføring/streaming av møter og arrangementer? Ved gjennomføring av større konferanser og andre markerte arrangementer forventes også at det er mulig å følge disse direkte via PC, nye mobiltelefoner eller lesebrett, og med mulighet etterpå til å avspille hele arrangementet eller ønskede sekvenser. 4

Mottakerne av overføringen vil se begge kamerabildene på sin PC- skjerm. Gode mikrofoner er montert i taket. c. Møtene kan derved gjennomføres som nå uten bruk av talerstol. d. Overføringene i Nefsis er lisensbelagt.

5 Med nødvendige personalressurser, utstyr og opplæring på plass vil også HIT kunne etablere en tjeneste både for å håndtere dette konferanse- og arrangementsbehovet og eventuelt til bruk for overføring av høgskolens styremøter. Konklusjoner: Med dagens rutiner for avvikling av styremøtene og med dagens personalmessige og tekniske kapasitet anbefales det ikke å innføre videooverføring av styremøtene. (Alternativ 1) Som en prøveordning anbefaler gruppa å gjennomføre noen styremøter ved å bruke opplegget for den nettbaserte undervisningen (Nefsis ) knyttet til de elektroniske klasserommene til å overføring/streaming av styremøtene. (Alternativ 2) Ved styrking av personalmessige ressurser bør det imidlertid vurderes å etablere et opplegg for videooverføring/streaming til bruk ved arrangementer som faglige konferanser, begivenheter, styremøter osv. Kristine Langerød Jarle Teigen Per M. Holtung 5

Konklusjoner: Med dagens rutiner for avvikling av styremøtene og med dagens personalmessige og tekniske kapasitet anbefales det ikke å innføre videooverføring av styremøtene.

Like dokumenter

Sak: NBF lanserer Bilsportkanalen for all Norsk bilsport. http://tv.bilsport.no/

Til: Arrangører og klubber Fra: Norges Bilsportforbund Dato: 2015-04-20 Sak: NBF lanserer Bilsportkanalen for all Norsk bilsport http://tv.bilsport.no/ Bakgrunn Mange av dere kjenner til SBFPlay (www.sbfplay.se).