BRUKE ONEDRIVE OG SHAREPOINT

Transkript

1 Viste du dette om OneDrive og SharePoint: OneDrive er ditt private hjørnet av SharePoint. Hver bruker får 10TB med egen lagringsplass. Bruk den når dokumentene er mest for deg. SharePoint er et sentralt sted for å lagre dokumenter og annen informasjon du ønsker å dele med andre. Du kan dele med andre fra OneDrive og SharePoint. Også dele med eksterne brukere. BRUKE ONEDRIVE OG SHAREPOINT Begge gir deg mulighet til å synkronisere på flere enheter. PC, Web, mobil og nettbrett. Office 365 for bedrifter gir deg 2 muligheter for å lagre og dele dokumenter, OneDrive for Business og SharePoint Nettsteder. Her er noen tips om hva du bør velge.

2 Lagre dokumenter til OneDrive for Business når... 4 OneDrive for Business Grupper Oppretter du en gruppe skapes det 3 ting:... 5 Lagre dokumenter til et SharePoint team område når... 6 Flytte dokument fra OneDrive for Business til SharePoint områder... 7 Hva betyr de 3 prikkene Synkroniser filer med PC og andre enheter Unngå konflikt med andre Jobbe sammen med andre på dokumentet, i sann tid Office Online... 9 Andre sosiale verktøy på Office Kontaktinformasjon:... 10

3 Bør du lagre på OneDrive eller SharePoint? Det er fristende å lagre alle dine dokumenter på OneDrive for Business. Linken til ditt eget OneDrive for Business bibliotek er alltid lett å se på toppen av siden, klar for deg til å laste opp eller opprette nye dokumenter. Men du må også tenke på hvem som kan og ikke kan få tilgang til dokumentene du lagrer til OneDrive for Business. Hvis et dokument er et samarbeidsdokument kan det være et bedre valg å lagre det på et SharePoint område. Denne artikkelen gir noen retningslinjer for å hjelpe deg å avgjøre hva du bør velge Du finner tilgang til både OneDrive for Business området og Gruppeområdet på Office 365 portalen. Velg ønsket tjeneste fra vaffelmenyen oppe til venstre. Felle Gruppeområdet ligger under under Nettsteder.

4 Lagre dokumenter til OneDrive for Business når Du ikke har tenkt å dele dokumentet. Dokumenter du plasserer i OneDrive for Business er private som standard, med mindre du plasserer dem i deles med alle mappen. Dette gjør OneDrive for Business din til det beste alternativet for kladder eller personlige dokumenter som ingen andre trenger å se. Din skybaserte «Mine dokumenter» eller minnepinne Du har tenkt å dele dem, men de har et begrenset omfang eller livssyklus. Noen ganger kan man arbeide på dokumenter som ikke er knyttet til et pågående prosjekt, som er mest viktige for deg, men at du fortsatt ønsker å dele. For eksempel, kanskje du skriver en artikkel skal vises i en blogg, og du vil gjerne spørre utvalgte kolleger om å se gjennom og redigere det før du poster det. I dette tilfellet, er planen at andre bruker dokumentet en gang og deretter bli ferdig med det. Andre trenger ikke å vite noe om tilleggsinformasjon eller i hvilken sammenheng du planlegger å bruke dokumentet. Alt de trenger er en link til tillatelse dokument og redigering. Du ikke kan identifisere et eksisterende SharePoint team nettsted hvor dokumentet hører hjemme, og du ikke tror formålet med dokument vil skape et nytt team område.

5 OneDrive for Business Grupper. Skal du dele dokumenter med andre på ditt eget OneDrive for Business Området kan det enkleste være å opprette en gruppe. En gruppe er noe du eier, og kan invitere andre inn til. Oppretter du en gruppe skapes det 3 ting: 1. Et fellesdokumentområde for de du inviterer inn i gruppen. 2. En felles kalender for gruppen. 3. En Samtalestrøm, som på twitter eller Facebook. En annen måte å kommunisere på enn epost.

6 Lagre dokumenter til et SharePoint team område når Du vil at teammedlemmene skal få tilgang til dokumentet fordi det er relevant i forbindelse med pågående prosjekt. Du ønsker å spre eierskap og rettigheter til en bredere samling av mennesker. Hvis et dokument er viktig for å lykkes med et prosjekt, er det en god idé at andre enn deg selv kan kontrollere hva som skjer på området. Du ønsker tillatelser skal gis på grunnlag av området, i stedet for på enkeltdokumenter. Hvis folk har tilgang til gruppeområdet, da de har tilgang til dokumenter som er lagret i området. Andre prosjektrelaterte dokumenter som allerede er lagret i biblioteket på gruppeområdet, og andre forventer å finne det der. Du ønsker å opprette innsjekkings arbeidsflyt som tildeler dokumentet til noen andre. På SharePoint kan du legge inn andre apper. Som felles kalender, egne lister, apper fra SharePoint App store.

7 Flytte dokument fra OneDrive for Business til SharePoint områder Noen ganger utvikler betydningen av enkeltdokumenter seg og blir relevant for et prosjekt. Når det skjer, kan det være fornuftig å flytte dem fra OneDrive for Business til et team område. Flytte et dokument fra OneDrive for Business til et bibliotek på et team område er en manuell operasjon. Du kan enten kopiere eller klippe og lime dokumentet. Den enkleste måten å flytte filer mellom bibliotekene er å bruke Explorer. I biblioteket klikker du på fanen Bibliotek, og velger Åpne med Explorer. Nå kan du flytte dokumentet til det området hvor det hører hjemme. Huk av dokumentet, velg Bibliotek fra menyen på båndet og åpne det med Explorer. Hva betyr de 3 prikkene. I SharePoint Online og på OneDrive for business er det alltid 3 prikker til høyre for dokumentet. Trykker på dem får du flere valg. Det er nyttig for eksempel om du vil endre navn på et dokument, eller dele det med andre. Spesielt om du åpner et nytt dokument ved hjelp av nettleseren i Office Online vil du ønske å bytte navn. Siden det får noen standardnavn som ikke forteller særlig mye.

8 Synkroniser filer med PC og andre enheter. En av styrkene til OneDrive og SharePoint er at du får et sted å lagre dokumentene dine. Du slipper å forholde deg til flere versjoner, og den aktuelle versjonen er alltid tilgjengelig for deg. I menyen over dokumentene finner du valget som gir deg mulighet til å synkronisere biblioteket med PC-en din. Unngå konflikt med andre. Vær likevel litt forsiktig om du synkroniserer filer som også er delt med andre. Sjekk dokumentet ut så er du sikker på at det ikke blir konflikt med det andre redigerer. Husk å sjekke det inn igjen når andre skal få tilgang. Jobbe sammen med andre på dokumentet, i sann tid. SharePoint er et bra sted for å jobbe sammen med flere på samme dokumentet. Spesielt bra er Office Online. Åpner flere samme dokument, så kan du se hvem som jobber på det samtidig som deg.

9 Office Online Office Online er web versjonen av Office og du kan bruke den på både OneDrive for Business og SharePoint Online. Disse applikasjonene støttes av Office Online: Åpner du er dokument kan du velge om du vil redigere dokumentet i webversjonen av Office eller i den lokale versjonen. Skal du endre navn på et dokument i nettleseren klikker du på navnet mitt på siden og skriver inn det nye. Det er ikke noe «Lagre som» i Office Online. Alt lagres fortløpende. Office Online er også det beste alternativet når flere skal skrive sammen på et dokument.

10 Andre sosiale verktøy på Office Nyhetsfeed - Min Side - Yammer Kontaktinformasjon: ProCloud As Rådhusgaten Sandefjord Epost: kontakt@procloud365.no Telefon: Flere tips og veiledninger: Legg oss gjerne til som din Office 365 partner. Vår partner ID er: Du legger den til der du administrerer lisensene dine. På forhånd takk.