Office 365 for studenter ved UiS

Transkript

1 Office 365 for studenter ved UiS Samarbeid, samskriving og lagring i skyen! Universitetet i Stavanger UiS-IKT uis-ikt@uis.no

2 Hva er Office 365 Office 365 er en abonnementsordning og det finnes flere forskjellige abonnementer tilgjengelige. UiS benytter Office 365 for Education. Office 365 er en samling av nettbaserte apper og tjenester du kan bruke til å være produktiv på tvers av en rekke enheter, fra nesten hvor som helst. Du gis også mulighet for installasjon av skrivebordsversjoner av Office 2016-programmene på dine private maskiner og mobile enheter. Skrivebordsversjonene samarbeider med ditt lagringsområde i skyen.

3 skylagring tilgjengelighet samarbeid deling apper

4 Innlogging ditt vanlige passord (velg FEIDE-pålogging)

5 De mest aktuelle verktøyene

6 Office Online Online versjoner av dine vante programmer. Du trenger kun en nettleser for å bruke dem. Har litt noe færre funksjoner enn skrivebordsutgavene.

7 Portalsiden og vaffelmenyen i Office 365 Vaffelmenyen gir også tilgang til apper og portalsiden i Office 365

8 Installere Office 365 Pro Plus Du kan installere skrivebordsversjonene av Office 2016 på inntil 5 PC er eller MAC er, 5 nettbrett* og 5 telefoner* på samme abonnement. *) Via AppStore eller GooglePlay

9 Office info i toppbanner Appnavn Navnet til aktiv app Søkefelt Vises kun på portalsiden Vaffelmenyen Tilgjengelige apper og nylig brukte dokumenter Varsler (bjelle) Varslinger, bl.a. om avtaler og e-post. NB! Forutsetter e- post i skyen. Innstillinger (tannhjul) Innstillinger for den appen du benytter akkurat nå Hjelp (?-tegn) Hjelp for den appen du benytter akkurat nå Profilbilde/ikon Oversikt over din profil (Delve) og konto, samt avlogging

10 Hjelp og opplæring i Office 365

11 Kundestøtte hos Microsoft for studenter Gratis kundestøtte fra Microsoft for Office 365 produktene Microsoft gir gratis kundestøtte (tlf: ) for Office 365 produktene. Alle henvendelser angående eventuelle problemer med installasjon og bruk må derfor rettes til overnevnte telefonnummer. UiS gir ikke support på installasjon og bruk av denne programvaren. Du kan også finne online support hos Microsoft her. Har du et konkret problem kan du spørre om hjelp hos Microsoft Fellesskap! Etter studietiden Når du ikke lenger er student ved UiS vil all tilgang til Office 365 opphøre.

12 Åpne student e-post fra Canvas Via Help-menyen i Canvas kan du åpne din student e-post. Du kommer til påloggingsbildet for Office 365 og må oppgi brukernavnet ditt (studentnr@uis.no). Nå du er inne i din student e-post er du samtidig inne i Office 365.

13 Konto informasjon Når Office 365 Pro Plus er installert finner du status via Fil > Konto i de ulike programmene. (Bildet er noe forskjellig mellom PC og MAC)

14 Lagring i skyen Bruk av OneDrive for Business

15 Hva betyr egentlig lagring i skyen Lagring i skyen betyr enkelt og greit fjernlagring. Både Google (GoogleDrive), Apple (icloud), DropBox tilbyr lagringsområder i skyen. Har du en Gmail adresse og/eller en iphone bruker du nok fjernlagring allerede. Når det gjelder OneDrive for Business betyr det fjernlagring på Microsoft sine servere i Europa, i hovedsak i Irland og Nederland. Om kort tid kommer også datasentre i Norge.

16 Hva er OneDrive for Business OneDrive for Business er ditt personlige lagringssted i skyen hvor du kan lagre, dele og synkronisere arbeidsfilene dine. Klikk på ikonet for mer info Ved deling kan du også arbeide med andre på de samme dokumentene samtidig. Du har 1Tb lagringsplass tilgjengelig.

17 OneDrive for Business- skjermbildet Meny Verktøylinje (valgene endres når én eller flere objekter er merket) Mapper og filer Områder du har tilgang til

18 Synkronisering av filer i skyen til din maskin Synkroniseringen kan gi deg tilgang til filene selv om du ikke har nett-tilgang. Synking settes opp av brukerne via valget «Synkroniser» i OneDrive skjermbildet (eller administrator kan ha satt dette opp). Synkroniserings-ikonet vises i system-feltet på oppgavelinjen når synk er satt opp.

19 Filutforsker synkronisering og de OneDrive Universitetet i Stavanger Brukeren kan bestemme om filene skal være lagret på maskinen, se «Status». Høyreklikk for menyvalg.

20 OneDrive og Filutforsker Nettleser Filutforsker Filene dine er tilgjengelige via nettleseren og via det synkroniserte området i Filutforsker.

21 Deling av dine dokumenter fra din OneDrive for Business

22 Hva er deling og samskriving + = Deling og samskriving Når du lagrer dokumenter på din OneDrive kan du dele dem med andre. Det betyr at du gir tilgang for andre og at dere kan skrive i dokumentet samtidig. Dokumentet forblir likevel lagret på din OneDrive. Du kan dele dokumenter med hvem du vil. Du kan også opprette samskrivingsdokumenter direkte i Canvas og dele med andre innen emnet*. *) Forutsetter at faglærer har gjort valget tilgjengelig i emnemenyen. Samskrivingsdokumentene vil bli lagret i en egen Canvas-mappe på din OneDrive.

23 Deling av dokument fra OneDrive Trinnene du må gjennom for å dele et dokument Trinn for å endre eller stoppe deling

24 OneDrive menyvalget «Delt» «Delt» i menyen til venstre gir deg oversikt over hva andre har delt med deg og hva du har delt med andre. Over listen kan du veksle mellom å se hva som er delt med deg og av deg.

25 OneDrive Administrere tilgang Når du ser på filer som er delt av deg, kan du merke filen og klikke «Administrer tilgang» på verktøy-linjen for å administrere tilgangen til en delt fil.

26 Samskriving via Canvas + + Du kan starte et samarbeid fra Canvas. Dokumentet vil vises i emnet, men er lagret hos deg i din OneDrive.

27 Samskriving via Canvas (2) Eksempel på hvordan dokumentet opprettes og ser ut i Canvas og hvor det finnes i OneDrive.

28 Kort om andre apper i Office 365 for Education

29 Sway Sway er en digital historiefortellingsapp som hjelper deg med å opprette profesjonelle, interaktive utforminger for bilder, tekst, video og andre medier på få minutter. Opprett og del interaktive klassematerialer, presentasjoner og prosjekter. Klikk på ikonet for mer info Se også

30 OneNote OneNote er en digital notatblokk. Enten du er hjemme, på skolen eller kontoret, kan du bruke OneNote til å notere, uansett hvor du er. OneNote lagrer og synkroniserer automatisk notatene dine slik at du kan fokusere på tanker og ideer. Klikk på ikonet for mer info Se også

31 Forms Klikk på ikonet for mer info Microsoft Forms er en del av Office 365 Education der lærere og studenter raskt og enkelt kan lage egendefinerte spørrekonkurranser, undersøkelser, spørreskjemaer, registreringer og mer. Når du lager et spørreskjema, kan du invitere andre til å svare på det ved bruk av en nettleser, selv på mobile enheter.

32 Teams Klikk på ikonet for mer info Microsoft Teams er en tekstmelding app for grupper der alle samtaler, møter, filer og notater er tilgjengelig for alle, alt på ett sted. Teams er et sted for åpent samarbeid. Du kan opprette fire typer Teams: Klasser - Lærere og elever/studenter som samarbeider om gruppeprosjekter, oppgaver og mer PLF - Lærere som samarbeider i et profesjonelt læringsfellesskap Ansatte - Ledere og andre ansatte samarbeider om skolens administrasjon og utvikling Alle - Elever/studenter og ansatte på skolen samarbeider i interessegrupper og klubber

33 Office 365 Grupper Klikk på ikonene for mer info Med grupper i Office 365 kan du velge et sett med personer du ønsker å samarbeide med, og enkelt konfigurere et sett med ressurser som disse personene kan deles, som felles postboks, lagringsområde, nettsted, planlegger, kalender etc. Du trenger ikke å bekymre deg for å tilordne tillatelser til alle disse personene manuelt, for når du legger til medlemmer i gruppen, får de automatiske tillatelsene de trenger til verktøyene som gruppen stiller til rådighet. Du kan også invitere eksterne personer. Dette er ikke en egen app i Office 365, men en tjeneste basert på bruk av Outlook og SharePoint Online.

34 Planner Klikk på ikonet for mer info Microsoft Planner er en nettbasert løsning som gir deg en enkel og svært visuell måte å organisere teamarbeid på. Prosjektplassen i Microsoft Planner gjør det enkelt for gruppen din å lage nye planer, organisere og tilordne oppgaver, dele filer, chatte om hva du jobber med, og få oppdateringer på fremdriften. Når du oppretter en plan, opprettes også en ny Office 365- gruppe, noe som gjør det enkelt for deg og personene du arbeider med å samarbeide ikke bare i Microsoft Planner, men også i OneNote, Outlook, OneDrive og mer.

35 Stream Klikk på ikonet for mer info Microsoft Stream er en video tjeneste for bedrifter der personer i organisasjonen kan laste opp, vise og dele videoer på en sikker måte. Du kan dele opptak av klasser, møter, presentasjoner, opplæringsøkter eller andre videoer som hjelper gruppens samarbeid. Microsoft Stream gjør det også enkelt å dele kommentarer på en video, tag tidskoder i kommentarer og beskrivelser å referere til bestemte punkter i en video og diskutere med kolleger.

36 Andre verktøy Klikk på ikonet for mer info Klikk på ikonet for mer info Klikk på ikonet for mer info Klikk på ikonet for mer info Klikk på ikonet for mer info Delve hjelper deg med å finne informasjonen som trolig er mest interessant for deg akkurat nå på tvers av Office 365. Finn informasjon om folk og gjennom folk og hjelp andre å finne deg. Du behøver ikke å huske tittelen på et dokument eller hvor det er lagret. Delve viser deg dokumenter uansett hvor de er lagret i OneDrive for Business eller SharePoint i Office 365. Delve endrer aldri noen tillatelser. Yammer er et privat sosialt nettverk som hjelper deg å komme i kontakt med de rette menneskene, dele informasjon på tvers av grupper og organisere arbeid rundt prosjekter. Det er bare kollegene dine som kan melde seg inn, så kommunikasjonen din på Yammer er sikker, og bare synlig for personer i organisasjonen din. Yammer er lite i bruk ved UiS. Nyhetsfeed. Gruppeområder og andre typer SharePoint områder leveres med SharePoint nyhetsfeeden, som ligner mye på en offentlig blogg eller en mikroblogg. Du kan bruke SharePoint nyhetsfeed til å starte en samtale med personer og hold deg oppdatert med ting andre personer innlegg og dele. Office 365 Video er en intranettportal der personer i organisasjonen kan legge inn og se på videoer. Det er en tjeneste for organisasjonen for direkteavspilling av video som er tilgjengelig med SharePoint Online i Office 365. Det er et flott sted å dele videoer av for eksempel ledelseskommunikasjon eller opptak av klasser, møter, presentasjoner eller opplæringsøkter. Denne appen vil bli erstattet av Stream. SharePoint. Organisasjoner bruker SharePoint til å opprette nettsteder. Når du oppretter en Office 365 gruppe eller Team opprettes samtidig et SharePoint nettsted. Du kan bruke dette som et sikkert sted for å lagre, organisere, samarbeide, dele og få tilgang til informasjon på fra nesten enhver enhet. Du trenger bare en nettleser.

37 Andre verktøy Klikk på ikonet for mer info Klikk på ikonet for mer info Klikk på ikonet for mer info Klikk på ikonet for mer info Klikk på ikonet for mer info Microsoft Flow er en tjeneste som hjelper deg med å opprette automatiserte arbeidsflyter mellom dine favorittprogrammer og-tjenester for å synkronisere filer, motta varslinger, samle inn data og mye mer. PowerApps er en tjeneste som lar deg bygge forretnings apper som kjører i en nettleser eller på en telefon eller tablett, og ingen koding erfaring er nødvendig. PowerApps kombinerer Visual dra-og-slipp-konsepter fra PowerPoint med Excel-lignende uttrykk for logikk og arbeide med data. Hvis du er ny i app bygging, gir PowerApps maler og eksempeldata som du kan bruke til raskt å bygge en app, og deretter kan du tilpasse denne slik at det passer bedre til dine behov Microsoft To-Do er en app for personlig oppgavestyrings som gjør det mulig for brukere å holde oversikten og fokusere på tingene de må få unnagjort. Microsoft To- Do finnes som apper for Android, iphone, Windows 10 på nettet, og er på alle enhetene hvor du er og synkroniseres automatisk og sikkert via API-en for Outlookoppgaver. Dette betyr at dataene finnes i Exchange og integreres automatisk med Outlookoppgaver. Microsoft Dynamics 365 er Microsofts nyeste lansering som kombinerer løsninger for Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Managment (CRM) og Business Intelligence (BI) i én og samme skyløsning. Microsoft StaffHub er en skybasert plattform som fungerer på tvers av alle enhetene dine. Det gjør førstelinje arbeidere og deres ledere til å administrere tid, kommunisere med sine team, og dele innhold.

38 GREIT Å VITE Hva er forskjellen mellom Office 365 og Office 2016 (2019)? Office 365 er en abonnementstjeneste som sikrer at du alltid har de mest oppdaterte verktøyene fra Microsoft. Det finnes Office 365-abonnementer for privat bruk, samt for små og mellomstore bedrifter, store selskaper, skoler og ideelle organisasjoner. Alle Office 365-abonnementer for privat bruk og personlig bruk inkluderer Office 2016 med fullstendig installerte Office-programmer som du er vant til, som for eksempel Word, PowerPoint og Excel, samt ekstra lagringsplass på nettet, pågående teknisk støtte hos uten ekstra kostnad og mer. Du kan velge å betale for abonnementet på en månedlig eller årlig basis, og Office 365 Homeabonnementet tillater deling av abonnementet med opptil fire medlemmer av husholdningen din. De fleste Office 365-abonnementer for bedrifter, skoler og ideelle organisasjoner inneholder fullstendig installerte programmer, men Microsoft tilbyr også grunnleggende abonnementer med nettbaserte versjoner av Office, fillagring og e- post. Du bestemmer deg for hva som fungerer best for deg: Liten bedrift, stor bedrift, skole, eller ideell organisasjon. Office 2016 selges også som et frittstående produkt, som betyr at du betaler et engangsbeløp for å få Office-programmene for én datamaskin. Frittstående produkter er tilgjengelig for både PC (for eksempel Office Home & Student 2016) og Mac (for eksempel Office Home & Student 2016 for Mac). Frittstående produkter har ikke et oppgraderingsalternativ, hvilket betyr at hvis du planlegger å oppgradere ved neste hovedutgivelse, vil du måtte kjøpet det til full pris. Klikk på ikonet nedenfor for mer informasjon