I denne saken gis det en kort beskrivelse av regnskapsresultatet for bystyret og dets organer i 2012, samt forslag til detaljbudsjett for 2013.

Transkript

1 FORUTV /13 Forretningsutvalget Regnskap 2012 og budsjett 2013 HHAL BYST Hva saken gjelder: I denne saken gis det en kort beskrivelse av regnskapsresultatet for bystyret og dets organer i 2012, samt forslag til detaljbudsjett for Bystyrets organer hadde et mindreforbruk på 3,2 millioner i Hovedårsakene til dette er: mindre kjøp av revisjonstjenester enn budsjettert (1, 5 millioner kroner) vakanser ved Bystyrets kontor (1 million kroner) færre møter og redusert aktivitet i komiteene og Bystyret (1, 5 million kroner) redusert folkevalgtopplæring (0,8 million kroner) Det var et merforbruk på områdene representasjon(1,1 million kr) og heltidspolitikerne(1,5 millioner kr). Det ble i 2012 satt av midler (3,3 millioner kroner) ved Sekretariat for kontrollutvalg som skal dekke «usikre forpliktelser» knyttet til avviklingen av Kommunerevisjonen. (KTRU-sak 104/12 I budsjettet for 2013 foreslår bystyredirektøren å videreføre de fleste av endringene som ble gjort i 2012, samt å gjøre enkelte mindre justeringer. Endringene som ble gjort i 2012 innebærer noe mindre folkevalgtopplæring og fortsatt reduksjon i komiteenes budsjetter. Representasjonsbudsjettet er styrket med kroner i 2013 og lønnsbudsjettet til bystyrets kontor er styrket med som følge av nyansettelse. Budsjettet til Frikjøpte politikere (tidligere heltidspolitikerne) er for lavt, blant annet som en følge av økte kostnader i forbindelse med at stillingen som rådgiver for ordfører står ledig. Byombudet sitt budsjett er også for lavt. Disse vil bli fulgt opp ved første tertialrapportering Kostnader knyttet til avvikling av valg som følge av ny statlig valgdataløsning med elektronisk manntall i alle valglokaler er den største usikkerheten knyttet til budsjett

2 Forslag til vedtak: 1. Forretningsutvalget tar redegjørelsen om regnskap 2012 til orientering. 2. Forretningsutvalget gir sin tilslutning til fordelingen av budsjettet for bystyret og dets organer for 2013 slik beskrevet i saken. Dato: 26. februar 2013 Roar Kristiansen bystyredirektør Helene Halse økonomirådgiver Vedlegg 1 Valg budsjett 2013 Vedlegg 2 Estimerte merkostnader i forbindelse med elektronisk avkrysning Vedlegg 3 Budsjettforslag 2013 pr tjeneste 2

3 Saksutredning. 1. Innledning. I denne saken gis det kort beskrivelse av regnskapsresultat for bystyret og dets organer i 2012og en detaljering av hvordan vedtatt budsjett 2013 er fordelt på tjenestested og tjenester. I detaljeringen forsøker vi å synliggjøre hvor vi får merutgifter og på hvilke områder kostnadene mest sannsynlig blir mindre enn budsjettert. 2. Regnskapsresultat 2012 Budsjett 2012 Regnskap 2012 Avvik 2012 Byombudet Byombudet Bystyret Bystyret Forretningsutvalget Frikjøpte politikere Komite for finans Komite for helse og sos Komite for kultur, idrett og næring Komite for miljø og byutvikling Komite for oppvekst Komiteene Representasjon Bystyrets kontor Bystyrets kontor, drift Bystyrets kontor, lokaler Bystyrets kontor, lønn Ungdommens bystyre Valget, Bystyrets kontor Kommunerevisjonen Sekretariat for kontrollutvalget Totalsum Bystyrets organer hadde totalt et mindre forbruk på 3,2 millioner kroner. Sekretariat for kontrollutvalg har et mindre forbruk på 1,5 millioner kroner, som skyldes mindre kjøp av revisjonstjenester enn budsjettert. Bystyrets kontor har også et betydelig mindre forbruk, dette skyldes vakanser i flere stillinger. Merforbruket på Frikjøpte politikere skyldes delvis etterbetaling av lønn og delvis at budsjettet er for lavt, dette vil bli fulgt opp i forbindelse med 1. tertialrapportering Merforbruket på denne må også sees i sammenheng med mindreforbruket på lønn ved Bystyrets kontor. Mindreforbruket på Bystyret skyldes redusert aktivitet og redusert folkevalgtopplæring. Som et resultat av redusert møteaktivitet er det også mindreforbruk i komiteene. Komite for kultur, idrett og næring og Komite for oppvekst hadde merforbruk i 2012, dette skyldes reiseaktivitet. De andre komiteene hadde et mindreforbruk. I alle komiteer var det et mindre forbruk på honorarer. Budsjettet til representasjon ble redusert fra 2011 til 2012, mens aktiviteten økte. Blant annet økte antallet kommunale mottagelser. 3

4 Byombudets merforbruk skyldes økte lønnskostnader. 3. Forslag til detaljbudsjett pr tjenestested 2013 Budsjett 2013 Byombudet Byombudet Bystyret Bystyret Forretningsutvalget Frikjøpte politikere Komite for finans Komite for helse og sos Komite for kultur, idrett og næring Komite for miljø og byutvikling Komite for oppvekst Komiteene Representasjon Bystyrets kontor Bystyrets kontor, drift Bystyrets kontor, lokaler Bystyrets kontor, lønn Ungdommens bystyre Valget, Bystyrets kontor Sekretariat for kontrollutvalget Administrasjon Frikjøpte politikere og honorar Kjøp av revisjonstjenester Totalsum Byombudet Rammen til byombudet er ikke øket utover lønnsjustering fra 2012 til Byombudet hadde merforbruk på lønn i Det vil de også få i 2013 dersom ikke budsjettet blir styrket. Dette vil bli fulgt opp til 1. tertialrapportering Bystyret Bystyredirektøren foreslår at endringene som Forretningsutvalget gjorde for budsjettåret 2012 i hovedsak videreføres til budsjettåret Det vil si at aktiviteten i bystyret og komiteer, samt folkevalgtopplæringen holdes på samme nivå som i Dersom aktiviteten og opplæringen holdes på samme nivå, vil mest sannsynlig Bystyret få mindreforbruk også i Representasjonsbudsjettet er styrket med kroner fra Det er ikke satt av midler i budsjettet til innkjøp av Ipad/ultratynne PCer til bystyret. Dersom bystyret vedtar at alle skal kunne velge om de vil ha pc eller nettbrett, vil det bli en merutgift på 0,2 0,3 mill. Lønnsbudsjettet til «Frikjøpte politikere» er for lavt, i forslaget er det 10,2 årsverk som skal lønnes med total kostnad på 11 millioner kroner. Dette er også meldt inn og vil bli tatt opp igjen i forbindelse med 1. tertialrapport. Driftsutgifter som tilkommer som følge av at stillingen som ordførers rådgiver står ledig vil fra 2013 bli belastet Bystyrets kontor, ettersom det er her besparelsen ved at stillingen står ledig kommer. En frikjøpt politiker er i

5 belastet Komiteene. Både belastningen og budsjettet er flyttet til «Frikjøpte politikere», det betyr at rammen til Frikjøpte politikere er styrket med kroner, og at Komiteene er redusert med tilsvarende beløp. Bystyrets kontor Bystyrets kontor budsjetterer med 22 stillinger, med en estimert kostnad ca. 14 millioner kroner. I lønnsbudsjettet for bystyrets kontor ligger 15,5 millioner kroner, differansen skyldes at 2,5 stillinger står ledig ved kontoret. Dette kan gi Bystyrets kontor et mindreforbruk på lønn også i Som en konsekvens av at prosjekttillegg for valgarbeid er innarbeidet i den faste lønnen, er flyttet fra Valgbudsjettet. Rådgiver for ordfører står ubesatt. Ettersom ansvarsstedet Ungdommens bystyre er det eneste stedet ved Bystyrets kontor som har eget lønnsbudsjett, er det mer hensiktsmessig at disse lønnsmidlene flyttes til Bystyrets kontor, lønn og at midlene som blir igjen på Ungdommens bystyret er rene driftsmidler. Det er undertegnet kontrakt med leverandør av streaming av bystyremøtene. Årlige driftskostnader til Aventia vil være kr ,- eks. mva, gitt at det blir avholdt 10 bystyremøter med en gjennomsnittslengde på 7 timer. I tillegg til driftskostnadene til Aventia, kommer kostnader for lagring av opptak på kommunens infrastruktur og kostnader i forkant til bl.a. teknisk og profilmessig tilpasning til kommunens nettsted. Det vil også være nødvendig å gjøre tilpasninger i Gamle Rådhus, blant annet for å oppgradere lydanlegget og få mer hensiktsmessig plassering av kamera og mikrofoner. Det er satt av 5 millioner kroner på investeringsbudsjettet til oppgradering av Gamle Rådhus. Disse midlene foreslåes benyttet til oppgradering av lydanlegg, ombygginger i salen og andre nødvendige utbedringer. Valget Valget får to nye merkostnader sammenlignet med valget i To-dagers valget gir en merkostnad på 1,5 millioner kroner. Dette er det avsatt midler til i budsjettet. Elektronisk avkryssing i manntallet har en estimert merkostnad på 3,5 mill. kroner. Dette er det ikke satt av midler til i budsjettet. Tabellen under viser IKTavdelingens estimerte merkostnadene knyttet til elektronisk avkryssing. Ut i fra denne oversikten fremgår det at valget kan få merkostnader i størrelsesorden 3 4 mill. I 2013 er første gang det avholdes valg med elektronisk avkryssing, det er derfor vanskelig å estimere kostnadene, spesielt i hvilken grad innkjøp kan kategoriseres som investeringer eller drift. Sannsynligvis kan en del av disse også brukes ved valget i 2015, dette avhenger av erfaringer fra årets valg. Tabellen i vedlegg 2viser at den største kostnaden knytter seg til innkjøp av PCer. Det er behov for ca. 250 PCer som skal plasseres i valglokalene og på Rådhuset. IKT-avdelingen er i dialog med leverandør for å vurdere hvordan en skal håndtere dette innkjøpet: bl.a. hvordan en kan benytte Pc-ene i etterkant, og hvordan kostnadsfordelingen skal skje. Innkjøp av disse kan muligens også sees i sammenheng med eventuelt innkjøp av utskiftinger av tavlepc er med nettbrett eller ultratynne PCer til bystyrets medlemmer. Dersom bystyret går for en slik løsning hvor de folkevalgte selv skal velge mellom pc og nettbrett, vil det kunne frigjøre en god del PCer som eventuelt kan brukes til valget. Tabellen inneholder ikke kostnader i forbindelse med innkjøp av Simula-bokser, da denne foreløpig ikke er kjent. Sekretariat for kontrollutvalg Rammen for sekretariat for kontrollutvalg er styrket med 7,9 millioner kroner fra Dette skal dekke kostnader knyttet til kjøp av revisjonstjenester. 5

6 Vedlegg 1 Valg, budsjett 2013 Valget, Bystyrets kontor Andre folkevalgte Annonser Arbeidsgiveravgift Bevertning møter Brosjyrer/informasjon EDB-utstyr Ekstrahjelp Engasjementer Fagsamlinger Kjøp av tjenester internt Leie av lokaler Overtid Papir Service/driftsavtaler Totalsum Vedlegg 2 Estimerte merkostnader i forbindelse med elektronisk avkrysning: Elektronisk avkryssing Befaring Utsetting/konfigurering Kabling Svitsj UPS Ekstra dongle (Netcom, TELENOR etc) TDC PC-er Kabler løse Mobile SIMULA-boks/Institusjon Pålogging/buypass, bankid backup Smartkort-leser USB ekstern Ekstra timer (organisering, bestilling, utføring etc.) Håndskannere Svar/hvit laserprinter(m skanner/kopi etc) Sum

7 Vedlegg 3 Budsjett 2013 pr. tjeneste: Tjeneste Bystyret Representasjon Frikjøpte politikere Forretningsutvalget Bystyret Komiteene Komite for finans Komite for miljø og byutvikling Komite for oppvekst Komite for helse og sosial Komite for kultur, idrett og næring Tjeneste Ungdommens bystyre Tjeneste Valget Tjeneste Administrasjon av bystyrets organer Bystyrets kontor, lønn Bystyrets kontor, drift Tjeneste Administrasjonslokaler for bystyrets organer Sum bystyrets kontor Tjeneste Byombudet Tjeneste Kontrollutvalget Frikjøpte politikere og honorar Administrasjon Kjøp av revisjonstjenester Sum bystyrets organer