Saksopplysninger: Bakgrunn Med utgangspunkt i prosjektrapporten Politikk på nett vedtok kommunestyret :

Transkript

1 KONGSVINGER KOMMUNE SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap /09 LGI Kommunestyret /09 LGI Saksansv.: Oddbjørn Vassli Arkiv: K1-056 : Arkivsaknr.: 08/2993 Politikk på nett - rutiner for 2010 Saksopplysninger: Bakgrunn Med utgangspunkt i prosjektrapporten Politikk på nett vedtok kommunestyret : Arbeidet med å forenkle og tilgjengeliggjøre politisk saksinformasjon på Kongsvinger kommunes portal igangsettes (herunder integrasjon mellom kommunens portal og Acos-websak, og etablering av politiker-plattform på kommunens portal). Teknisk ferdigstillelse 1 kvartal Deretter utprøves løsningen hos politisk ledergruppe før igangkjøring. Utprøvingsgruppen utvides til å inkludere gruppeledere for alle partier. Med bakgrunn i dette ble det nedsatt en prosjektgruppe som skulle få ansvar for å realisere vedtaket og prosjektrapportens innhold. Prosjektet skulle både spesifisere teknologisk plattform, saksbehandlingsrutiner og se på hvordan saksinformasjon kan gjøres mer tilgjengelig via nettet. Arbeidet med prosjektet har ikke hatt nødvendig fremdrift og prosjektprosessen har stoppet opp i forbindelse med at prosjektleder/arkivleder sluttet i Kongsvinger kommune i september og ny arkivleder/prosjektleder ikke vil tiltre før ved årsskiftet. Midlertidig løsning Det har flere ganger den siste tiden vært reist kritikk fra politisk hold om for kort tid mellom at saksdokumentene mottas til sakene skal behandles. Dette skyldes dels sent ferdigstilling av sakene fra administrasjonen, dels press for å få med ekstra saker i siste liten for å korte inn beslutningsprosessene og dels lang/ujevn distribusjonstid via posten. Mens en venter på resultatene fra en mer komplett politikk på nett -løsning, har en to alternativer: a) Vente på den endelige løsninger b) Gjennomføre en midlertidig løsning Den midlertidige løsningen som er utredet består av:

2 Det etableres et eget politikk-bilde på kommunens hjemmesider med oversikt over alle møter, saker, saksdokumenter og protokoller Sakene publiseres på dette nettstedet fortløpende. Når sakene til et møte er lagt ut, varsles medlemmer og varamedlemmer via SMS Utsending av papirdokumenter til møtene stoppes og erstattes av denne WEBpubliseringen av sakene Alle medlemmer vil kunne hente 1000 ark hos kommunen som delvis kompensasjon for selv å måtte skrive ut dokumentene (verdi ca 300 kroner) Medlemmer som ikke har tilgjengelig datautstyr vil fortsatt kunne få tilsendt dokumenter som før Fristen for 5 virkedager fra saken foreligger til den kan behandles i politisk organ regnes fra når saken ble publisert på nett. (Eksempelvis vil publisering onsdag kl være tilstrekkelig for behandling i formannskapet tirsdag kl i etterfølgende uke) Bildet nedenfor illustrerer hvordan hovedsiden Politikk kan se ut: Søk etter politiske saker: Saker til neste møte i: Kommunestyret Formannskap Komité Oppvekst Komité Helse Planutvalg Endringene av hjemmesidene ved å løfte fram politiske møter og saker vil komme både folkevalgte og innbyggere til gode. Ved behov for saksinformasjon knyttet til eldre saker så kan den søkes etter på Politikksiden. Gamle saker vil også finnes tilgjengelig, fordelt på møtedato, under fanene for henholdsvis kommunestyre, formannskap og komiteer. I tillegg til at nye saker legges ut under Politikk så vil enkelte saker bli plukket ut og legges på kommunens forside under Nyheter. Der vil det bli mulig å kommentere disse sakene for publikum. Arbeidet med å tilrettelegge i henhold til beskrivelsen overfor kan være sluttført Vurdering: Rådmannen beklager at framdriften i prosjektet Politikk på nett ikke har vært tilfredsstillende.

3 I denne saken skisseres en midlertidig løsning som har flere fordeler: Publisering av politiske saker på kommunens hjemmesider forbedres Distribusjon av sakskart og saksdokumenter overføres til kommunens WEB som hovedkanal Distribusjonstiden kortes ned ved at en slipper fysisk transport/distribusjon Kostnadene til kopiering og distribusjon reduseres avskaffes nesten i sin helhet Administrasjonen får ytterligere ett døgn til å ferdigstille saker som trenger raskest mulig avklaring/beslutning Gjennomføringen må skje fleksibelt slik at ingen får grunn til å føle at de ekskluderes fra politikken på grunn av økt digitalisering. Rådmannens INNSTILLING Kommunestyret godkjenner følgende endringer i måten saker distribueres på til politiske organer fra : 1) Sakene er tilfredsstillende publisert og distribuert når de foreligger på politikksiden på kommunens hjemmeside 5 virkedager før møtestart 2) Alle faste medlemmer i utvalg kan hente 1000 ark hos kommunen som kompensasjon for utskrift av saksdokumenter 3) Folkevalgte som har dokumentert grunn for det kan fortsatt få tilsendt sakliste og saksutredninger på papir. Om grunn foreligger avgjøres av utvalgsleder Formannskap Helge Thomassen, PP foreslo: Nytt pkt. 3: Folkevalgte som ønsker det kan få sakslite og saksutredninger på papir i kommunen.

4 FS-126/09 INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner følgende endringer i måten saker distribueres på til politiske organer fra : 1. Sakene er tilfredsstillende publisert og distribuert når de foreligger på politikksiden på kommunens hjemmeside 5 virkedager før møtestart 2. Alle faste medlemmer i utvalg kan hente 1000 ark hos kommunen som kompensasjon for utskrift av saksdokumenter 3. Folkevalgte som ønsker det kan få sakslite og saksutredninger på papir i kommunen. Innstillingen er enstemmig Kommunestyret Odd Henning Dypvik, H foreslo: Kommunen skal inntil videre fortsatt distribuere sakslister og utredninger på papir til politiske organer. Rolf Krok, PP foreslo: Innføring av Politikk på nett utsettes og tas først i bruk ved oppstart av neste kommunestyreperiode. Den mellomliggende periode nyttes til planlegging og testkjøring slik at man på det tidspunkt har et ferdig produkt. Nøvendig opplæring kan da infases samtidig med den obligatoriske folkevagtopplæringen. Forslaget ble forkastet med 25 (Ap 10, H 5, Sp 2, Frp 6, Krf 1 og SV 1) mot 6 (SV 2 og PP 4) stemmer. Geir Tjugum, Frp foreslo: Inntil fullverdig Politikk på nett kan innføres skal alle representantene ha papirkopi av saksdokumentene 6 virkedager før møtet. KS-151/09 VEDTAK: 1. Kommunen skal inntil videre fortsatt distribuere sakslister og utredninger på papir til politiske organer. 2. Inntil fullverdig Politikk på nett kan innføres skal alle representantene ha papirkopi av saksdokumentene 6 virkedager før møtet. Punkt 1 ble vedtatt med 21 (Ap 5, H 5, SV 3, PP 4, Frp 3 og Krf 1.) mot 10 (Ap 5, Sp 2 og Frp 3) stemmer. Punkt 2 ble vedtatt med 16 (Ap 2, SV 3, PP 4, Frp 6 og Krf 1) mot 15 ( Ap 8, H 5 og Sp2) stemmer Rett utskrift Dato: Kopi til: Rådmann Service- og kommunikasjonsenheten

5