Saksgang Saksnr Møtedato Kommunestyret 11/ Kommunestyret 11/

Transkript

1 FARSUND KOMMUNE Arkivsaknr: 2011/655 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Anja Pettersen Saksgang Saksnr Møtedato Kommunestyret 11/ Kommunestyret 11/ Reglement for Farsund kommunestyre og for hovedutvalg Administrasjonens forslag til vedtak: Pkt 1. Kommunestyret vedtar Reglement for Farsund kommunestyre og hovedutvalg Pkt 2. Veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett vedtas parallelt med reglementet Pkt 3. Reglementet revideres hvert 4. år. Behandling i Kommunestyret : Andreas Bjørn Salvesen foreslo: Saken utsettes til neste møte. Andreas B. Salvesens utsettelsesforslag enstemmig vedtatt. Behandling i Kommunestyret : Høyre v/henriette B. Jensen fremmet følgende forslag: Reglement for mindretallsanke videreføres. Krf. v/ Magne Havaas foreslo: Tilføyelse i pkt. 3.. første gang senest i løpet av første halvår Nytt pkt. 4. Kommunens etiske regler revideres i samme møte. Høyre v/henriette B. Jensen foreslo: Farsund kommune innfører spørretid slik at kommunens befolkning kan få svar på sine spørsmål. Stimulere til politisk interesse/engasjement Andreas B. Salvesen foreslo: Saksutsendelse: Fredag 2 uker før møtedato.

2 Etter avholdt gruppemøte fremmet gruppelederne følgende forslag: Saksutsendelse: 8 dager før møtedato for Kommunestyre, formannskap og Hovedutvalgene. Andreas B. Salvesen trakk sitt forslag. Votering Administrasjonens forslag med de i møte fremsatte forslag enstemmig vedtatt. Vedlegg: Kommuneloven Veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett (KRD) Forslag til reglement for Farsund kommunestyre og hovedutvalg (11 sider pkt A-N) Saksutredning: Vedlagte forslag til reglement er i all hovedsak et dokument som beskriver dagens gjeldende praksis i Farsund kommunestyre og i hovedutvalgene. Hovedhensikten med reglementet er å gjøre nytte som oppslagsverk for de folkevalgte. De aller fleste handlinger i kommunestyret er fullt ut regulert i kommuneloven, og krever ikke formell nedfelling i reglement. Det er kun i liten grad at supplering av kommunelovsregler er aktuelt. Og det er kun for dokumentinnsyn at loven selv nevner reglement, og dette kommer jeg tilbake til. Det vesentlige med reglementet blir dermed å samle alle relevante regler som kommer til anvendelse ved politisk behandling, og gjøre disse enkelt tilgjengelige for de folkevalgte. Farsund kommune har et saksbehandlerreglement fra langt tilbake i tid, som de senere år ikke har vært lagt frem på grunn av at det er foreldet (fra 1976). Hos oss har man en langvarig praksis basert på de til enhver tid gjeldende kommunelovsregler, men som de senere år ikke har vært samlet som en skriftlig veiledning. Det er ønskelig for administrasjonen å bidra med best mulig informasjon om disse viktige prosessreglene. Samtidig håper vi det er til nytte for de folkevalgte. Lovkrav om reglement?: Kommuneloven krever ikke at kommunestyret har et selvgodkjent reglement som rommer hele kommunestyrets virke. Men kommuneloven har i 40 nr 5 en bestemmelse som krever reglement for innsyn i dokumenter og som lyder: Kommunestyret og fylkestinget skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling. I tråd med 40 nr 5, anbefaler KRD at kommunene anvender (og vedtar) Veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett. Vi har ikke et eget vedtak om normalreglementet fra før. Men vi har en mangeårig dokumentpraksis ved politisk behandling som går lengre i åpenhet enn normalreglementet. Normalreglementet er i utgangspunktet restriktivt i forhold til utsendelse av dokumenter unntatt offentlighet, og i særdeleshet de dokumenter som er

3 unntatt på grunn av taushetsplikt. Hos oss praktiseres at nødvendige vedlegg unntatt offentlighet sendes til faste medlemmer dersom det er nødvendig for å opplyse saken. Ved taushetsplikt praktiseres sladding av navn dersom man er på personområdet. Og er det særskilt sensitivt kan det i stedet være aktuelt å dele dokumentet ut i møtet, på grunn av sikkerhetshensyn i forbindelse med sending. Det synes derfor mangelfullt å kun vedta normalreglementet slik det er. Av den grunn har jeg presisert i reglementet (pkt. G) at normalreglementet gjelder som et minimum; men at vi som oftest går lengre ved å sende ut dokumenter unntatt offentlighet på administrasjonens eget initiativ. Jeg vil i det følgende kommentere de ulike punktene i forslag til reglement. Jeg vil påpeke hva som automatisk følger av kommuneloven, og dermed er ren informasjon. Og hva som er åpent for suppleringer og tillegg, og som kommunestyret selv bestemmer om man vil praktisere eller ikke. Ad A Følger direkte av kml 23. Følger i tillegg av vår nåværende politiske organisering. Alternativet er saksutredning i komiteer, hvilket skjer i politiske modeller med sterk parlamentarisk vri. En endring av pkt A. vil kreve endring av politisk organisering. Ad B Ren informasjon om politisk sekretariat. Ad C Følger direkte av kml 30 og 32. Rytmen for utsendelse (tid, hvor mange dager før møtet) bestemmes ikke i loven; dette må kommunestyret bestemme selv. Reglementet viser dagens praksis. Ad D Følger direkte av kml 34. Egenbestemt anbefaling; Det tilrås ikke å realitetsbehandle saker som ikke er utredet. For så vidt også i tråd med 23 om utredning. Ad E Følger direkte av kml 40 og 16 Det finnes ingen sanksjoner mot forfall uten gyldig grunn Reglementet beskriver derfor en egenbestemt kultur om å ta møteplikten på alvor Ad F Hvordan habilitetsspørsmål skal behandles i politiske organer, og regler for når inhabilitet inntrer, følger direkte av kommunelov og forvaltningslov. Den praksis vi har med at habilitetsspørsmål kan meldes inn for å be om råd på forhånd, er en egenbestemt ordning som det er opp til kommunestyret å bestemme om man vil ha eller ikke. Ad G Taushetsplikten for folkevalgte og ansatte er lovbestemt. Ingen egenbestemt skjønn i dette spørsmålet. Det samme gjelder offentleglova; enhver har rett til innsyn i.h.t denne loven Når det gjelder innsynsretten for folkevalgte spesielt, bør normalreglementet fungere som et minimum. Som jeg beskriver i reglementet, praktiserer vi en mer liberal ordning en normalreglementet foreskriver. Dette bør vi også fortsette med. I praksis betyr det at

4 dokumenter som av ulike grunner er unntatt for offentlighet sendes av eget tiltak til politisk behandling. Ved særlig sensitive opplysninger på taushetspliktområdet, kan det være nødvendig å sladde navn eller dele ut dokumenter i møtet (for deretter å tilby makulering). Dette for å hjelpe hverandre til å overholde taushetsplikt, og for å unngå en spredning av dokumenter som kan utfordre informasjonssikkerheten. Ad H Følger direkte av kommunelovens 31. Ingen egenbestemte ordninger. Det kan være vanskelig skjønnutøvelse i spørsmål om lukking av møter. Vår praksis skal være en høy terskel for å lukke møter. Ad I Rådmannens møte- og talerett følger av kommunelovens 23 nr 3. Loven pålegger oss ikke å gi møte- og telerett til andre (personer, grupper m.m.). Loven er likevel ikke til hinder for at det gis møte- og talerett, enten på en varig måte for hele perioden for bestemte grupper, eller i enkeltsaker. I reglementet anbefales at denne muligheten kun gis i enkeltsaker. Å være tilhører i møte er ikke særskilt regulert i loven, men følger av møteprinsippet og hovedregelen om åpne møter i kommunelovens 30 og 31. Ad J For selve møteledelsen har kommuneloven ingen regler. For avstemninger gjelder kommunelovens Alle voteringsmåter er beskrevet. Ad K Retten til forespørsel følger direkte av kommunelovens 34. Retten til å spørre utløser ikke plikt til å kunne svare i samme møte. Reglementets beskrivelse av måten å håndtere dette i praksis er egenbestemt. At noen har rettet en forespørsel, betyr ikke at det er satt ny sak på sakskartet. (Pkt D beskriver håndtering av sak i og utenfor sakskartet.) Ad L Ulovfestet praksis. Ad M Følger av kommunelovens 23. Ad N Følger av kommunelovens 59 Avslutningsvis: Spørretid Enkelte kommuner praktiserer spørretid i kommunestyret. Spørretid er for både befolkningen/tilhørere og for organets medlemmer. Kommunestyremedlemmenes interpellasjonsrett er lovfestet. Spørretid for tilhørere er på ingen måte lovpålagt, og må fastlegges gjennom reglement dersom en kommune ønsker å innføre det. Da vi er på slutten av en kommunestyreperiode og det hittil ikke har vært reist spørsmål om spørretid, har jeg ikke tatt inn forslag om spørretid i forslaget til reglement.

5 Dette nevnes derfor kun som en informasjon. Så er det opp til kommunestyret om det er ønskelig å debattere det, som en ordning for gjenværende periode eller eventuelt som en anbefaling til det kommende kommunestyret. Vi har ikke statistikker/erfaringsstoff fra andre kommuner. Men det kan selvsagt skaffes til veie dersom kommunestyret ønsker å ha dette som egen sak. Alminnelig måte å håndtere spørretid: Spørsmål som ønsker besvart i møte må være skriftlige og innlevert ordfører senest fredagen før møtet. Spørsmålene må gjelde kommunale forhold eller saker og være av allmenn interesse. Spørsmål til dagens sakskart tillates ikke. Vurdering: Jeg anbefaler kommunestyret å vedta forslag til reglement. Det er nyttig å ha disse vesentlige saksbehandlingsreglene samlet. Revisjon hvert 4. år sikrer at hvert nye kommunestyre får ta stilling til egen praksis, og at eventuelle lovendringer gjøres kjent på en enkel måte.