FORSLAG TIL NYTT REGLEMENT FOR VALGSTYRET

Transkript

1 Saksnr: Saksbehandler: FRWE Delarkiv: ESARK-0200 FORSLAG TIL NYTT REGLEMENT FOR VALGSTYRET KAPITTEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG, SAMMENSETNING OG VALG 1.1 Rettslig grunnlag Valgstyret er opprettet med hjemmel i valgloven 4-1, jf. kommuneloven 10 nr. 1. For valgstyrets arbeid gjelder lov av 28.juni 2002 nr. 57 (valgloven). 1.2 Valg og sammensetning Valgstyret skal ha 13 medlemmer. Så langt det er mulig skal alle partier i bystyret være representert. Bystyret velger i sitt konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer til valgstyret. Bystyret velger leder og nestleder. Leder skal være ordfører, nestleder skal fortrinnsvis være gruppeleder for det største opposisjonspartiet. KAPITTEL 2 VALGSTYRETS ANSVAR, OPPGAVER OG DELEGERING 2.1 Ansvar og oppgaver Valgstyrets oppgaver og ansvar følger av kommuneloven, valgloven med forskrifter og egenbestemmelser vedtatt av bystyret. Valgstyret har det overordnede ansvar for den formelle og praktiske tilrettelegging og gjennomføring av stortingsvalg og kommunestyrevalg mv. Valgstyret tar stilling til organiseringen og arbeidsdelingen mellom valgstyret, valgstyrets arbeidsutvalg og administrasjonen i valggjennomføringen. Valgstyret vedtar faste frister for innlevering av listeforslag, frist for å søke fritak fra å stå på liste, frist for å kreve eksemplar av manntallet, frist for å kreve stemmesedler og frist for å søke om ambulerende stemmegivning. Valgstyret tar stilling til risikovurderinger og forslag til sikkerhetstiltak i valggjennomføringen. 1

2 Valgstyrets oppgaver og ansvar omfatter forøvrig: a) utlegging av manntallet til offentlig ettersyn b) føringer og rettinger i manntallet c) godkjenning av listeforslag ved kommunestyrevalg d) utlegging av godkjente listeforslag til offentlig ettersyn e) trykking av stemmesedler ved kommunevalg f) vedta antall stemmekretser kommunen skal deles inn i g) bestemme hvor og når stemmegivningen skal foregå ved forhåndsstemmegivning og på valgdagen h) oppnevne stemmestyrer ved det enkelte stemmested i) avgi høringsuttalelse etter vedtak i forretningsutvalget j) prøving og godkjenning av stemmegivninger k) foreta valgoppgjør og fordele representantplassene til kandidatene på listen l) behandle klager på valggjennomføringen I tillegg til valgoppgavene beslutter valgstyret i alle kåringer til bystyret ved fritak av bystyrerepresentanter. Valgstyret avgir innstilling til bystyret i følgende saker: a. Fastsetting av valgdag (er) b. Godkjenning av kommunestyrevalget c. Høringer av prinsipiell karakter og av større betydning for den praktiske valggjennomføringen d. søknader/deltakelse i forsøk 2.2 Delegering av myndighet Valgstyret kan, i saker som ikke er av prinsipiell betydning, delegere myndighet til valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller bystyredirektøren, jf. kommuneloven 10 nr. 4 og 23 nr. 4. KAPITEL 3 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 3.1 Møteprinsippet Valgstyret treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven 30. 2

3 3.2 Møtetidspunkt- og planer Valgstyret vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. I tillegg til møter iht møteplanen, skal det avholdes møter når ordfører eller minst 1/3 av forretningsutvalgets medlemmer krever det 3.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til valgstyrets møter sendes som hovedregel fredag før møtet i etterfølgende uke. 3.4 Forfall Medlemmer og innkalte varamedlemmer plikter å delta på møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. 3.5 Saksforberedelse I alle saker som skal behandles i valgstyret skal det foreligge en innstilling og en kort og oversiktlig saksutredning. Det organ som utarbeider saker som skal behandles i valgstyret har ansvar for at sakene er tilrettelagt for behandling og forberedt i samsvar med lover og regler. 3.6 Møteledelse Møter ledes av valgstyreleder eller nestleder i valgstyret. Har begge forfall velges en særskilt møteleder for det aktuelle møtet ved flertallsvalg. Valgstyreleder skal sørge for at valgstyret medlemmer gis tilstrekkelig opplæring i saksfeltene valgstyret har ansvar for, og i lover og regler som er relevante for valgstyret. Valgstyreleder skal sørge for at alle saker er tilstrekkelig opplyst før de oversendes bystyret. 3.7 Taletid Valgstyret kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. 3.8 Åpne eller lukkede møter Møter i valgstyret holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. 3

4 I tillegg til medlemmer og byråder kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet som har oppgaver knyttet til møteavvikling representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken. 3.9 Byrådets møterett og møteplikt Byråder skal være til stede i møter ved behandling av saker de har ansvar for. Valgstyret kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møtene sine for å redegjøre for saker dersom ordfører eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. KAPITEL 4 FORSLAG TIL VEDTAK, AVSTEMNING OG PROTOKOLLER 4.1 Forslag og merknader Valgstyrets medlemmer og varamedlemmer som deltar i behandling av en sak kan fremsette forslag til vedtak. Medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres over merknader. I saker som sluttbehandles i valgstyret er merknader som får flertall bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Vedtak fattet i valgstyret kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder når forslag/merknader fremmes. 4.2 Forberedelse til avstemning Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Valgstyret avgjør avstemningsrekkefølge etter forslag fra ordføreren. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ved debatt om forslag til avstemningsrekkefølge skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Avstemningsrekkefølge avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 4

5 4.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer og varamedlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. 4.4 Stemmemåter Vedtak og innstillinger i valgstyret treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 4.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder. Møteleder opplyser om innkomne protokolltilførsler. 4.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har valgstyrets medlemmer og møtende varamedlemmer rett til å rette forespørsler til møteleder om en hvilken som helst aktuell sak som krever valgstyrets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under Eventuelt kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr Sekretariat og protokoll Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for valgstyret. Valgstyret skal gis faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at valgstyret kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Protokoller fra valgstyrets møter føres av Bystyrets kontor og signeres av møteleder og bystyredirektør/ansvarlig rådgiver. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. KAPITTEL 5 ARBEIDSUTVALG 5.1 Valg av medlemmer Valgstyret velger et arbeidsutvalg på seks medlemmer og seks personlige varamedlemmer blant valgstyrets medlemmer og varamedlemmer. 5

6 5.2 Ansvar og oppgaver Arbeidsutvalget skal ivareta oppgaver knyttet til selve gjennomføringen av valget. Oppgavene er avgrenset til å føre oppsyn med telling av stemmesedlene valgnatten og påfølgende døgn, og spørsmål om vraking av stemmegivninger og stemmesedler. Sak om prøving av stemmegivninger og stemmesedler legges frem for valgstyret som innstiller til bystyret sammen med innstilling til godkjenning av valget. KAPITTEL 6 STEMMESTYRER 6.1 Oppnevning av stemmestyrer Bystyret har delegert til valgstyret å oppnevne stemmestyrer. Stemmestyrene skal bestå av tre medlemmer. Stemmestyrenes medlemmer og varamedlemmer velges blant valgmedarbeidere som har erfaring fra minst et tidligere valg. Listekandidater kan ikke velges som medlemmer i stemmestyrene. 6.2 Ansvar og oppgaver Stemmestyrene skal administrere stemmegivningen på hvert stemmested. Frank Wessels - saksbehandler Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 6