30.Møteprinsippet. Møtebok 1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter.

Transkript

1 Møte fra A Å Lovgrunnlag: 30.Møteprinsippet. Møtebok 1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. 2. Når en sak skal avgjøres av annet organ enn kommunestyret eller fylkestinget, kan lederen for organet beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig. Departementet kan gi nærmere regler om adgang til å treffe vedtak på grunnlag av fjernmøte eller skriftlig saksbehandling.

2 3. Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok. 4. Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Det samme gjelder for avgjørelse om at et medlem av organet er inhabilt. 31.Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det.

3 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. 0 Endret ved lover 10 jan 1997 nr. 8 (ikr. 1 mars 1997), 14 jan 2011 nr. 1 (ikr. 1 juli 2011, etter res. 14 jan 2011 nr. 38). 31 a.prosedyreregler mv. 1. Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte. 2. Møtelederen skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet.

4 3. Kommunerådet eller fylkesrådet bestemmer selv om deres møter skal være åpne, såfremt 31 ikke er til hinder for åpenhet. 32.Fastsetting av møter. Sakliste. Innkalling. Møteledelse. 1. Møte i folkevalgte organer skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, kommunestyret eller fylkestinget, og ellers når organets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. 2. Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. Kommentar til 2. Har lederen satt opp en sak på dagsordenen i innkallingen, kan han eller

5 hun ikke senere før møtet eller i dette «trekke saken» med den begrunnelse at den likevel ikke er moden for avgjørelse. Denne teknikken brukes fra tid til annen av enkelte ledere og til og med administrasjonen når man frykter et vedtak man ikke er enig i. Det erimidlertid klart i strid både med loven og med etablerte prinsipper om organets rådighet over egen dagsorden. Hvis leder eller administrasjon mener det er kommet fram forhold som tilsier at saken utsettes, vil de ha rett- og kanskje også plikt til å sette frem et begrunnet utsettelsesforslag. Men det er organet selv som avgjør dette, på vanlig måte med alminnelig flertall. 3. Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. 4. Møte i folkevalgte organer ledes av organets leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

6 34.Endring av sakliste. Forespørsler. 1. Folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten. Det kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. 2. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på saklisten. LENGE FØR MØTET KOMMUNESTYRET

7 Lag møteplan med frister. Saksbehandlers ansvar: Lag saksframlegg, knytt til alle vedlegg som skal være med. Send til nærmeste leder i systemet. (Vefsn bruker ESA og dokumentflyt) Frist til rådmannen torsdag kl dager før kommunestyremøte. Frist til sekretariat mandag kl dager før møte. Da skal sakene være godkjent av rådmannen i systemet. Formannskap: 13 dager før til rådmannen, 9 dager før til sekretariatet FØR MØTET Oppgave Ansvarlig Dato Dato evt. Utført dato Lag ref. sak forbered saker dvs. bl.a. Evad rapporter jfr. delegeringsreglementet Sjekk saksbeh.systemet, er alle saker med??

8 16 dager før kst: Lag sakliste til råd og utvalg: Eldreråd, Rådet for funksjonshemmede, Oppvekst, Omsorg, Kultur- og samfunnsutv Lag sakliste til kommunestyre Legg flettefil i dropboks Sjekk forfallsliste kall inn vara Ta i mot habilitetsmeldinger kall inn vara for dem Send melding til kommunestyre /legg i dropboks Send ut rødsaker i posten Ordne annonse frist tirsdag før kl Avtale med innledere/ orienteringer Evad/ Rigmor Eva Ordne protokoller fra utvalg/råd Lag komiteutskrifter Legg flettefil i dropboks Send melding til kommunestyre Lag sakliste med saksordførere E.D E.D E.D E.D

9 Ta i mot interpellasjoner legg de på saklisten Bestille mat / kaffe Ordne frukt TILLEGGsSAKER Lag NY sakliste Legg pdf-fil i dropboks Send melding til kommunestyret Legg flettefil i dropboks RETT FØR MØTE Møblering Mikrofoner på? Sjekk Mygg v/presentasjoner.

10 UNDER MØTET Start kameraene Legg inn frammøte og lag utkast til møteprotokoll Sett bokmerker på sakene på opptaket Før protokoll Første sak er innledning Her føres: Godkjenning av innkalling og sakliste Evt. underholdning Evt. orienteringer Spontanspørrehalvtime Evt. vedtak på habiliteter Evt. vedtak på lukking av møte

11 ETTER MØTET Få de som skal godkjenne protokollen til gjøre det med en gang. Publisert møteprotokollen Lag saksprotokoller og publisert de. Gå gjennom opptakene sjekk taggene og publiser Send melding til behandlingsansvarlig for saksframleggene om ferdigbehandlet sak. Send ut evt. høringer og vedtatte uttalelser som følge av interepellasjoner. Diskusjonstema: 30 Møteprinsippet Skjer alt ved fysisk møte? Brukes fjernmøte eller skriftlig saksbehandling? Lukkede dører har alle klart reglement for det? Føres det i protokollen?

12 31 Møteoffentlighet Har alle reglement i henhold til lovens bokstav når det gjelder taushetsplikt for folkevalgte? 32 Høvelig varsel hva er det? Frister holdes de? Tilleggssaker? Skal gjøres kjent annonsering? 34 Saker som kommer på bordet kan avvises - brukes den muligheten? Interpellasjoner? Spontane spørsmål? Gruppemøter? Blir det misbrukt? Når er det et møte i lovens forstand?