Gamle rådhus og avvikling av bystyremøter. Behov for oppgradering og innføring av nettstrømming og møteadministrasjonssystem.

Transkript

1 Dato: 21. januar 2010 BEBY /10 Bergen bystyre Gamle rådhus og avvikling av bystyremøter. Behov for oppgradering og innføring av nettstrømming og møteadministrasjonssystem. MAHO BYST Hva saken gjelder: I denne saken inviteres politikerne til å ta stilling til om bystyremøtene skal avholdes i Gamle rådhus de kommende årene og hva som i så fall må foretas av oppgraderinger. Gamle rådhus gir en høytidelig og verdig ramme rundt bystyremøtene, men slik forholdene er i dag, er ikke bystyresalen eller byggets tekniske fasiliteter godt egnet for langvarige bystyremøter. Sittekomfort, lydkvalitet og luftkvalitet er dårlig og det samme er mulighetene for varmeregulering. Dersom bystyremøtene i fremtiden skal avholdes i Gamle rådhus, må det foretas omfattende forbedringer av så vel innredning som tekniske fasiliteter. Selv om dette vil kreve betydelige investeringer, kan ikke bystyredirektøren se at det finnes noen gode alternativer til å fortsette å ha bystyremøtene i Gamle Rådhus. Bystyredirektøren anbefaler at det legges opp til å avholde bystyremøtene i Gamle rådhus de kommende årene og anbefaler at det straks igangsettes et arbeid med å vurdere og kostnadsberegne en oppgradering av Gamle rådhus. En slik oppgradering bør som minimum omfatte utskifting av dagens pultinnredning i bystyresalen, utskifting av innredningen i Formannsskapssalen, forbedring eller fornying av ventilasjons- og varmeanlegget i bygget og utskifting av vinduer i bystyresalen og i Formannsskapssalen. I utgangspunktet kan en nettoverføring av bystyremøtene iverksettes relativt raskt. Dersom bystyret ønsker å oppgradere Gamle rådhus, mener imidlertid bystyredirektøren det vil være lite hensiktsmessig å gjøre midlertidige tilpasninger i Gamle rådhus for å få på plass en nettoverføring for en avgrenset periode. Det anbefales derfor arbeides videre med å følge opp forretningsutvalgets og bystyrets tidligere vedtak om møteadministrasjonssystem og nettstrømming ses i sammenheng med en oppgradering av Gamle rådhus. 1

2 Forslag til innstilling til bystyret: 1. Bystyret ber om at det tilrettelegges for at bystyremøtene også i fremtiden kan avholdes i Gamle rådhus. 2. Bystyret ber byrådet legge frem et kostnadsoverslag for oppgradering av Gamle rådhus innen utgangen av august Kostnadsoverslaget må som minimum omfatte utskifting av dagens pultinnredning i bystyresalen, utskifting av innredningen i Formannsskapssalen, forbedring eller fornying av ventilasjons- og varmeanlegget i bygget og utskifting eller restaurering av vinduene i bystyresalen og i Formannsskapssalen. 3. Bystyret ber om at det tilrettelegges for nettstrømming fra bystyremøtene og at det i løpet av tredje kvartal legges frem sak om valg av løsninger for nettstrømming og møteadministrasjonssystem. Roar Kristiansen bystyredirektør Marte Holm rådgiver 2

3 Saksutredning: 1. Bakgrunn I denne saken inviteres politikerne til å ta stilling til om bystyremøtene skal fortsette å være i Gamle rådhus de kommende årene og hva som i så fall må foretas av oppgraderinger. Spørsmålet om hvor bystyremøtene skal være har fått fornyet aktualitet som følge av den pågående overgangen til papirløse møter. Bystyret har også bedt om å få fram en sak om nettstrømming av bystyremøtene. For å for en fremtidsrettet god løsning for avvikling av bystyremøtene må lokalitetene for bystyremøtene samt innføring av nettstrømming og møteadministrasjonssystem ses i sammenheng. Bystyredirektøren har med disse utgangspunktene, foretatt en gjennomgang av behovet for oppgradering av Gamle rådhus og laget en tidsplan for en slik oppgradering samt for innføring av møteadministrasjonssystem og nettstrømming fra bystyremøtene. 2. Skal Gamle rådhus fortsatt brukes til bystyremøter? Det har i ulike sammenhenger kommet opp forslag om å finne alternative lokaler for avvikling av bystyremøtene. Bystyredirektøren er kjent med at det nye Gulatingbygget ikke vil inneholde lokaler som kan egne seg for bystyremøter. Bystyredirektøren kjenner ikke til andre egnede lokaler i rådhuskvartalet eller andre steder som kommunen kan leie eller kjøpe til formålet. Byrådet ble i bystyremøte bedt om å utarbeide en sak om fremtidig disponering av rådhuskvartalet. På forespørsel om status for dette arbeidet er det opplyst at arbeidet så langt kun er startet opp. Det har også vært spilt inn andre alternativer, men ingen av disse er vurdert som realistiske uten omfattende investeringer og ombygginger. Et alternativ har vært å realisere en ny bystyresal ved å gjennomføre byggetrinn 2 av Bergen rådhus. Et annet alternativ som har vært nevnt, er å bygge om Sentrum Folkets hus (Allehelgens gate 5). Dersom bystyremøtene i fremtiden skal avholdes i Gamle rådhus, må det foretas omfattende tilrettelegginger. I tillegg til nødvendig tilrettelegging i form av strøm/kabler, skjermer og nytt lydanlegg bør dagens pultinnredning skiftes ut, ventilasjons- og varmeanlegget i bygget må oppgraderes og vinduene i bystyresalen må restaureres eller skiftes ut. Det anbefales videre at Formannsskapssalen oppgraderes samtidig. Stolene i Formannskapssalen har dårlig sittekomfort, og innredningen der bør ses i sammenheng med innredningen i bystyresalen. Tapeten på veggene i Formannsskapssalen trenger rehabilitering og også der bør vinduene skiftes ut eller restaureres. Gamle rådhus er pr. i dag ikke godt egnet for langvarige bystyremøter. Når bystyret går over til papirløse møter vil en del av problemene knyttet til møteavviklingen her bli forsterket. De eksisterende pultene har dårlig sittekomfort og når hver representant skal ha med seg egne pcer forsterkes problemet med små bordflater. Luftkvaliteten i bystyresalen blir svært dårlig under bystyremøtene og muligheten for å regulere varmen er også dårlig. Når alle representantene har pc-er i møtene vil luftkvaliteten bli ytterligere redusert og problemene knyttet til varmeregulering kan bli forsterket. Videre er lydanlegget i bystyresalen svært 3

4 dårlig, og flere pc-er i bystyresalen kan gi ytterligere forstyrrelser og ustabilitet for lydanlegget. Bystyrets kontor har hatt dialog med byantikvaren om muligheter for slik tilrettlegging i Gamle rådhus. Byantikvaren er interessert i at huset fortsatt brukes som bystyresal og har i notat datert gitt uttrykk for at skissert tilrettelegging er mulig og skriver blant annet følgende: Etablering av flatskjermer og en projektor ser vi på som uproblematisk, da dette kan gjøres på måter som ikke forutsetter inngrep i den fredete bygningen. Det er også ytret ønske om å bytte ut møblementet fra 1950-tallet med noe mer komfortabelt og mer hensiktsmessig i forhold til hvilke behov man har i dag. Ved overgang til papirløse møter må alle bystyrerepresentantene ha pc(skjerm). Dagens bordplater er små, det er også behov for strømuttak ved hver plass. Dages benker ble tegnet av en interiørarkitekt på 1950-tallet, som tidstypiske benker tilpasset interiøret. Disse omfattes ikke av fredningen som ble vedtatt i Slik vi ser det kan det være mulig for å se på alternative løsninger for sitteplasser. Det er også behov for å oppgradere varme/luftanlegget, dette vil også være mulig ved skånsomme inngrep i de fredete konstruksjonene. Dette vil kreve dispensasjon fra Kulturminneloven. Selv om det er påkrevd med betydelige investeringer og ombygginger, kan ikke bystyredirektøren se at det finnes noen gode alternativer til å fortsette å ha bystyremøtene i Gamle Rådhus. Investerings- og ombyggingskostnadene i Gamle Rådhus vil være betydelig lavere enn alle andre alternativ som er lansert. Det bør derfor straks igangsettes et arbeid med å vurdere og kostnadsberegne en oppgradering av Gamle rådhus som bl.a. innebærer utskifting av dagens pultinnredning i bystyresalen, utskifting av innredningen i Formannsskapssalen, forbedring eller fornying av ventilasjons- og varmeanlegget i bygget og utskifting av vinduer i bystyresalen og i Formannsskapssalen. 3. Møteadministrasjonssystem og nettstrømming fra bystyremøtene Parallelt med disse avklaringene foreslår bystyredirektøren at det arbeides videre med å følge opp forretningsutvalgets og bystyrets tidligere vedtak om møteadministrasjonssystem og nettstrømming. Bystyret har tidligere ( ) behandlet sak om møteadministrasjonssystem og kravspesifikasjoner. Bystyret ga i saken sin tilslutning til krav som skulle gi et møteadministrasjonssystem som: forenkler den administrative avviklingen av bystyremøtene gir bystyremedlemmene, tilhørere og pressen kontinuerlig oppdatert informasjon på lystavler, display og/eller monitorer forenkler etterarbeid med bystyreprotokoller I januar 2008 vedtok Forretningsutvalget å avvente anskaffelse av møteadministrasjonssystem i påvente av resultat fra prosjektet om papirløst byråd. Byrådet, Forretningsutvalget og bystyrekomitene avholder nå papirløse møter og i løpet av 1. halvår 2010 vil også 4

5 bystyremøtene være basert på elektronisk utsendelse. Det ligger derfor nå til rette for innføring av møteadministrasjonssystem. Som en del av oppfølgingen av disse spørsmålene har byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap utarbeidet et notat om møteadministrasjonssystem og nettstrømming i bystyret. Det fremgår av vedlagte notat datert at møteadministrasjonssystem og nettstrømming deler mye av teknologi og at møteadministrasjonssystemet også vil fungere som inndata for nettstrømming og at disse systemene bør ses i sammenheng. Møteadministrasjonssystemet vil være slik at også forslag, voteringer og avstemmingsresultat skal kunne overføres og lastes ned i samme program direkte eller i ettertid. Bystyredirektøren er enig i at det er nødvendig å se disse systemene i sammenheng. Videre må disse systemene også må ses i sammenheng med en oppgradering av Gamle rådhus. For votering er det i notatet beskrevet to alternativer som peker seg ut: å benytte tavle-pc-ene eller mentometerknapper/delegatenheter. Bruk av pc-ene for votering beskrives som fleksibelt, men med ulempe at det er vanskelig å garantere stabilitet. Mentometerknapper/delegatenheter har begrenset funksjonalitet, men er stabile og enkle å bruke. Det er nødvendig med god stabilitet når det skal foretas omfattende voteringer i bystyret, og bystyredirektøren mener derfor at delegatenheter for votering og for å be om ordet er absolutt det beste alternativet. Dagens pulter i bystyresalen er små og eventuell montering av faste delegatenheter på disse vil gi problem i forhold til plass for tavle-pc'er. Ved utskifting av innredningen må det velges større bordplater slik at det gis plass for begge deler. Ved legging av kabler til pultene bør det da legges til rette for bruk av både delegatenheter og pc-er for votering mv. Under behandling av interpellasjon fremmet av Ove Sverre Bjørdal i bystyremøte 25. mai 2009, ba bystyret om en sak om overføring av bystyremøta til nettet som web radio eller web tv på linje med det andre større byar har sett i verk. Denne saka bør innhalde eit oversyn over kostnader og praktiske konsekvensar for møta. I utgangspunktet kan en nettoverføring iverksettes relativt raskt. Dersom bystyret ønsker å oppgradere Gamle rådhus, mener imidlertid bystyredirektøren det vil være lite hensiktsmessig å gjøre midlertidige tilpasninger i Gamle rådhus for å få på plass en nettoverføring for en avgrenset periode. Ved nettstrømming av bystyremøtene er det spesielt viktig med god lydkvalitet og det er derfor nødvendig å skifte ut lydanlegget også før en eventuell midlertidig nettstrømming. En enkel løsning hvor det kun sendes lyd og bilde direkte fra møtene vil kreve kameraer, styringsenhet, høytalere, forsterker og mikrofoner. Kostnadsoverslag for anbefalt høyttaler, mikrofoner og forsterker er kr ,- og for nytt webkamera og styringsenhet kr ,-. Software og arbeidskostnader kommer i tillegg. Bystyret ba i tillegg til oversikt over kostnader knyttet til nettoverføring om informasjon om praktiske konsekvenser for møtene. Alle innlegg fra talerstolen vil bli tilgjengelig for alle ved direkte nettoverføring og ved at bilder og lyd fra møtene og fra enkeltsaker vil kunne lastes ned i ettertid. Dersom det i tillegg til eksisterende kamera monteres kamera som viser hele salen, vil representantene kunne bli sett også når de ikke står på talerstolen og det vil bli synlig hvordan enkeltrepresentantene voterer i hver sak I notatet fra byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap anbefales det å nedsette en prosjektorganisasjon for videre arbeid med etablering av nettoverføring og anskaffelse av 5

6 møteadministrasjonssystem. Bystyredirektøren mener det er unødvendig å etablere en ny prosjektorganisasjon for innføring av nettstrømming og anskaffelse av møteadministrasjonssystem. Det anbefales derfor at IKT-forretningsutvikling på bakgrunn av gitte politiske signal vurderer ulike løsninger og legger frem kostnadsoverslag og anbefalinger. Dersom det under veis er behov innspill fra politisk nivå, anbefales det at forretningsutvalget fungerer som referansegruppe for innføring av møteadministrasjonssystem og nettstrømming. 4. Anbefalinger og fremdriftsplan Gamle rådhus gir en høytidelig og verdig ramme rundt bystyremøtene. Bystyredirektøren anbefaler at det legges opp til å avholde bystyremøtene i Gamle rådhus de kommende årene. For at dette skal være mulig må det skje en betydelig oppgradering av så vel innredning som tekniske fasiliteter. Det må det foretas betydelige oppgraderinger for å få akseptabel luftkvalitet, varmeforhold, sittekomfort, lydkvalitet mv. Selv om en slik oppgradering vil være kostnadskrevende, vil de alternative løsningene bli betydelig dyrere. På bakgrunn av at forholdene i bygget allerede er dårlig og at det må forventes at en del av problemene forsterkes ved utstrakt bruk av pc-er i møtene, anbefaler bystyredirektøren at det legges opp til en stram tidsplan for oppgradering. Byrådet bes derfor om å komme med en vurdering og et grovt kostnadsoverslag ut fra skisserte behov for bystyret i løpet av august Høsten 2010 brukes til å utrede praktiske løsninger for ventilasjon, varme og for innredning før det gjennomføres en anbudsrunde med påfølgende valg av tilbyder. På bakgrunn av at bygget er fredet, må det tas høyde for at den praktiske utførelsen av vedtatte oppgradering vil ta noe tid. Bystyremøtene må i byggeperioden avholdes i andre lokaler Det må derfor være et mål at byggeperioden blir så kort som mulig. Det tas sikte på at arbeidene kan sluttføres før nytt bystyre konstituerer seg i oktober/november Bystyredirektøren anbefaler videre at nettstrømming ses i sammenheng med planlagt møteadministrasjonssystem og nytt lydanlegg. Møteadministrasjonssystem og nettstrømming tas i bruk når Gamle rådhus er oppgradert. Vedlegg: Notat datert fra byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap 6