BACHELOROPPGAVE VÅREN 2008

Transkript

1 FORPROSJEKT BACHELOROPPGAVE VÅREN 2008 «ORGANISASJONSKULTUR I HASLUM GRAFISK AS» ANDRÉ TANGEN STEVEN WIDLIC OLE MARTIN KRISTIANSEN 05HBMEMAA

2 INNHOLD 1. Prosjektbeskrivelse Bakgrunn Problemstilling Oppgavebeskrivelse Mål Resultatmål Effektmål Prosessmål Omfang Prosjektfaser... 5 Fase Del Fase Fase Fase Fase Milepæler Avgrensninger Rammer Tid Materiell Immaterielt Økonomi Organisering Prosjektgruppen Forespeilet møtevirksomhet Ansvarsforhold Rutiner og kvalitetssikring Statusrapport Referatskrivning/rapport Prosjektavtale Lagring/backup Kilder Epost Arbeidstider Webpublisering kvalitetssikring Risiko og forutsetninger

3 1. PROSJEKTBESKRIVELSE 1.1 BAKGRUNN Haslum Grafisk AS anser seg selv som Norges ledende grafiske leverandør av kort og kortrelaterte produkter per Ut over dette produseres kalendere, bildekunst, bøker, magasiner og medlemsblader. Bedriften ligger på Ruud i Bærum kommune, og det omsettes i hovedsak prospektkort og magasiner produsert for kunder innen østlandsområdet. Knut Grav tok over som daglig leder i 2002, og trakk med det sitt verv som styreformann i bedriften. Harald Grav som er broren til Knut Grav er begge aktive i driften av Haslum Grafiske, som ble etablert av deres far i Til sammen eier de to brødrene over 80 % av aksjene i selskapet, som per oktober 2007 har tjue ansatte. I styret har det alltid eksistert en ansattes representant fordi bedriften vil være åpen mot sine ansatte. Halsum grafisk AS var med i Viskom Norges forbedringskurs innen internkultur, som het Profil Daglig leder har inntrykk av at profil 2005 hadde en positiv virkning innad, men at tendensen nå ikke lenger er like positiv. Haslum Grafiske er derfor interessert i å kartlegge familiedriftens innvirkning på internkulturen, og i hvor stor grad internkulturen videre påvirker utvikling og resultat. Driver Haslum Grafiske med familiær sysselsetting, eller er det en profesjonell bedrift? Kan en familiebedrift være profesjonell, og hvordan kan gjennom komplett implementering av kulturelle verdier, normer og mål best sikres? 1.2 PROBLEMSTILLING Innen grafisk bransje generelt, er det hard konkurranse med både andre medier og prispress. Det legger derfor et press på bedrifter innen bransjen, og streben etter kontroll over resultatpåvirkende elementer. «Hvordan kan Haslum Grafisk AS gjennom organisasjonskulturelle tiltak, påvirke bedriftens totale resultat og de ansattes syn på om bedriften drives profesjonelt?» 3

4 1.3 OPPGAVEBESKRIVELSE Med utgangspunkt i tidligere kartlegging av internkulturen i Haslum Grafisk kalt profil 2005 skal organisasjonskulturen på nytt kartlegges. Oppdragsgiver er spesielt interessert i: Oppfatter de ansatte Haslum Grafisk som en profesjonell bedrift? Hvilke tiltak kan eventuelt iverksettes for å vekke eller forsterke denne grunnleggende antakelsen? Hvilken effekt kan internkultur ha på bedriftens resultat? Disse spørsmålene skal besvares primært gjennom individuelle intervjuer av bedriftens ansatte, administrasjon, styre og noen tidligere ansatte. For øvrig skal noen nøkkeltall fra bedrifter som ansees som tilsvarende, gjennomgå en enkel analyse for å se hvordan Haslum Grafisk ligger an i sammenligning. 1.4 MÅL RESULTATMÅL Oppdragsgiver skal bevisstgjøres den kulturelle nåsituasjonen i Haslum Grafisk, og gjennom det ha et grunnlag for å konstatere fremgang/tilbakegang fra Profil Det skal foreligge et svar på: o Hvorvidt de ansatte anser Haslum Grafisk som profesjonell. o Om internkultur påvirker resultatet EFFEKTMÅL Bevissthet om hvilke organisasjonskulturelle kriterier som må ligge til grunn for at medarbeidere skal ha følelsen av profesjonalitet i den familiedrevne Haslum Grafisk. Bevissthet om hvordan man gjennom organisasjonskulturelle grep, indirekte kan påvirke resultat. Økning i omsetning pålydende 1% i løpet av ett år PROSESSMÅL Dypere innsikt innen organisasjonsutvikling og dennes tilknytning til resultat. Se hvordan arbeid med mennesker fungerer, og hvordan en leders beslutninger og oppførsel oppfattes av ansatte. Øvelse innen arbeid i prosjektgruppe, tillit og delegering for å oppnå et ideelt samarbeid. Lære av hverandres komplementære kompetanse. 4

5 2. OMFANG 2.1 PROSJEKTFASER FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 DEL 1 Denne fasen starter med research, der vi anskaffer og oppdaterer oss i nødvendig grad på faglitteratur, samt setter oss inn i tidligere gjennomførte kulturkartlegginger. På bakgrunn av denne og de tilføyelser vi anser nødvendig, vil vi deretter utvikle en ny spørsmålsliste. Strategi for gjennomføring av intervjurunden utformes. Vi har til hensikt å avtale møte(r) med førsteamanuensis Terje Bokalrud for rådgivning. DEL 2 Fasen fortsettes ved påbegynnelse av intervjurunden. Her skal vi skaffe mest og best mulig informasjon gjennom utformet strategi. Intervjuene gjennomføres i lokalene til Haslum Grafisk i den utstrekning forholdene tillater det. Det er lagt opp til 4 besøk, med snittlig fem intervjuobjekter per gang. DEL 3 Strukturering av tilegnet materiell. DEL 1 Analyse av materiell med faglitteraturen som base. DEL 2 Utbedring av forslag til tiltak til forbedringer på bakgrunn av faglitteratur og rådgivning fra Terje Bokalrud. Ved hjelp av opplysningen 1881 (som henter økonomiske nøkkeltall fra Brønnøysund registeret) og eventuelt Brønnøysund registeret, innhentes økonomiske nøkkeltall, som analyseres lett for å avklare hvordan tilsvarende bedrifter ligger an resultatmessig. Prosjektoppgaven konkluderes, struktureres og brekkes om før trykking og innbinding. FASE 5 Utforme, forberede og avholde presentasjon. 5

6 2.2 MILEPÆLER Milepæl 1 markerer avrunding av fase 1. I den forbindelse skal research, intervjurunde og strukturering av innsamlet informasjon. Måldato er 26. Februar. Milepæl 2 markerer avrundingen av prosjektets hoveddel din internkulturelle delen og starten på den økonomsike delen av prosjektet. Måldato er 11. April. Milepæl 3 markerer avrundingen av fase 3, den økonomsike biten av prosjektet men også informasjonssankingen. Vi skal nå ha kommet dithen at vi har et konklusjonsgrunnlag. Måldato er 21. April. Milepæl 4 markerer avslutningen av skriftlig arbeide, og innlevering av ferdig ombrukken rapport. Vi skal nå starte prosjektets siste fase, der presentasjon forberedes. Måldato er 18. Mai. 2.3 AVGRENSNINGER Prosjektet begrenses til analyse av Haslum Grafisks internkultur. Det foretas altså ingen analyse av andre bedrifter eller interessenter. Undersøkelsen som skal gjennomføres i Haslum Grafisk AS, legger vekt på tidligere gjennomførte undersøkelse, resultatpåvirkning og oppfattelse av profesjonalitet. Andre elementer nedprioriteres. I de kulturelle aspekter, er det nasjonale normer og oppfattelser som legges til grunn. Kartlegging av organisasjonskulturen er hovedmålet for prosjektet. Det tillegges derfor mindre vekt på bedringstiltak og økonomiske analyser. De økonomiske analyser som skal gjennomføres er svært enkle. De er ikke ment å kunne brukes til annet enn grunnleggende sammenligning. Av forkunnskaper til prosjektet, skal deltakere ha lest bøkene «Organisasjonskultur» 3. utgave, 7. opplag og «Organisasjonskultur praksis» av Henning Bang, samt «Prosjektarbeid utviklings og endringskompetanse» utgitt i 1998, 5. utgave, av Harald Westhagen. Annen litteratur vil kunne brukes, men overnevnte er utgangspunktet for oppgaven. For øvrig avgrenses prosjektet etter nevnte rammer. 6

7 2.4 RAMMER TID Prosjektets hoveddel i skriftlig form (fase 1 4) pågår i perioden Presentasjon (fase 5) pågår i perioden Vi tar sikte på å gjennomføre prosjektet med mest mulig presise anslag av tidsforbruk. Det er altså lagt fokus på å budsjettere tidsforbruket best mulig, for best mulig utnyttelse MATERIELL Utstyr som er tilgjengelig under prosjektets gang: Personlige, samt lånte datamaskiner Datalaber med teknisk utstyr stilt til rådighet av skolen Egne biler til transport Egne mobiltelefoner Tildelt del av grupperom Skolens og byens bibliotek IMMATERIELT Oppdragsgiver Veileder Fagpersoner på skolen Internett tilgang ØKONOMI Det er budsjettert et pengeforbruk pålydende 8.323, kroner som omfatter drift, resievirksomhet og trykking av oppgaven. Det er søkt om stipend fra NHO Grafisk, pålydende kroner 8.323, til inndekning av kostnader. Det som ikke dekkes gjennom stipend og oppdragsgiver, dekkes av gruppens deltakere. Hver deltaker har innskutt 1.500, til en felles konto for dekning av løpende utgifter. Budsjettert beløp for litteratur, er innkjøp av bøker vi ved prosjektstart har ansett som nødvendig. Det forutsettes at øvrig behov kan tilløpe under prosjektet, og må bekostes deltakerne. 7

8 3. ORGANISERING 3.1 PROSJEKTGRUPPEN STEVEN ARNE WIDLIC Nøkkelkunnskap: Muntlig kommunikasjon Alder: 22 år Avgangsstudent i Bachelorstudiet Medie Management ved Høgskolen i Gjøvik Tidligere utdannelse: Tegning, form og farge ved Nesodden vgs, avgang vår 2005 OLE MARTIN KRISTIANSEN Nøkkelkunnskap: Teknisk innsikt Alder: 23 år Avgangsstudent i Bachelorstudiet Medie Management ved Høgskolen i Gjøvik Tidligere utdannelse: Medier og kommunikasjon ved Glemmen vgs, avgang 2004 ANDRÉ TANGEN Nøkkelkunnskap: Pådriver Alder: 24 år Avgangsstudent i Bachelorstudiet Medie Management ved Høgskolen i Gjøvik Tidligere utdannelse: Allmenn økonomiske ved Dønski vgs, avgang FORESPEILET MØTEVIRKSOMHET Møter vil bli avtalt fortløpende etter behov. Dette henger i tråd med metodikk for innsamling og analyse av data. Møter med veileder vil bli holdt ukentlig torsdager kl , om ikke annet avtales. 8

9 3.2 ANSVARSFORHOLD Prosjektets oppdragsgiver: Haslum Grafisk AS Kontaktperson: Knut Grav Veileder: Leif E. Nordal Rådgiver: Terje Bokalrud Ansvarsforhold Ansvarlig Ansvarsområde Prosjektleder André Tangen Planlegging og oppfølgning Delegasjon Kontaktperson mot oppdragsgiver Møteavtaler med veileder Teknisk og sekretær Økonomisk og dataflytansvarlig Ole Martin Kristiansen Steven Widlic Webside Progresjonslogg og møtereferat Formelle dokumenter og arkivering Økonomisk planlegging og forbruk Backupansvarlig Motivasjon 3.3 RUTINER OG KVALITETSSIKRING STATUSRAPPORT Føres i henhold til retningslinjer, altså skrives i slutten av hver måned så lenge rapporten pågår. Den skal også publiseres på prosjektets webside REFERATSKRIVNING/RAPPORT Teknisk ansvarlig skal etter behov, men også etter møte på tirsdager og torsdager oppdatere fremdriftslogg som er publisert på prosjektets hjemmeside, og for øvrig etter behov. Det skal under prosjektets hoveddel opprettes et dokument under tittelen «viktige beslutninger», der disse føres ved egnede anledninger. Fortrinnsvis på møter. Disse dokumenter skal sammen erstatte møtereferater PROSJEKTAVTALE Prosjektavtalen legges ved forprosjektrapport som vedlegg 1, signert av samtlige gruppemedlemmer og oppdragsgiver LAGRING/BACKUP Alle dokumenter skal lagres med dato for endring/opprettelse (Eks. «Grupperegler 0801»). Etter dagens arbeid skal alle endringer; Sendes på e post til prosjekt mailen (bachelor.hig@gmail.com) med emnet: «dato»+«backup»+«navn» (Eks Backup Ole Martin). Lastes opp på samme måte som nevnt over til opprettet rom (Sjef 05HBMEMAA) i Classfronter. Ved første anledning og ikke senere enn påfølgende arbeidsdag skal dataflyt ansvarlig opprette backup på innkjøpt lagringsenhet. Det skal opprettes en backup mappe pr dag med backup under tittelen: «dato»+«backup». 9

10 3.3.5 KILDER Kilder skal noteres fortløpende under arbeidet og noteres i dokumentet i tilknytning til teksten med referansen. Dersom det lar seg gjøre, benyttes Harvard metoden, som vist på EPOST Det er opprettet en prosjekt mail (bachelor.hig@gmail.com) som skal benyttes ved kontakt i forbindelse med prosjektet. Epostklienten fungerer dermed også som backup og arkiv ARBEIDSTIDER Ukentlig formell arbeidstid er 34 timer. Mandag og onsdag Tirsdag og torsdag Fredag Lunsj Lunsj Lunsj Fysisk fostring Arbeidstidsbestemmelsene er retningsgivende, og kan tilpasses etter behov. Vi tar forbehold om endring etter avtale med gruppen, eller eventuell utvidelse ved behov WEBPUBLISERING Gjennomføres etter gitte retningslinjer og etter rutine for «referatskriving/rapport» KVALITETSSIKRING Alt skriftlig arbeide skal gjennom språkvask og sensur internt i gruppen. Ved tvil kontaktes veileder eller annen ekstern hjelp. Hva som regnes som pålitelig av kilder avklares med veileder. Vi har til hensikt å være kritisk til kilder som benyttes fra nettet. Personlige intervjuer skal foregå med minimum to av gruppens medlemmer, og intervjuene skal utarbeides i samråd med rådgiver. 10

11 4. RISIKO OG FORUTSETNINGER Prosjektet er avhengig av at (primært de kritiske) punktene nevnt under risiko ikke forkommer i alvorlig grad. For å være mest mulig forberedt på alle tenkelige og utenkelige risikoer, har vi utarbeidet en risikomatrise. Vi har valgt en stor mengde hendelser som kan oppstå underveis i prosjektet. Disse hendelsene bevisstgjøres ved hjelp av sansynlighet (S) og konsekvenser (K). Skalaen som er brukt går fra 0 (lav) til 10 (høy risiko). Vurderingene er gjort i fellesskap. Som det går frem av analysen, er det liten sannsynlighet for at det kommer et hinder for at prosjektet ikke kan fullføres. Det er to kritiske punkter for at ikke prosjektet blir fullført slikt vi ønsker. Begge disse er avhengig av at oppdragsgiveren ikke holder tilbake noen informasjon eller at prosjektet blir nedprioritert hos oppdragsgiver. Om oppdragsgiver ikke deler relevant informasjon går det ikke i den største grad ut over prosjektet men heller han og hans kartlegging. Om vi er så uheldig at noen av disse hendelsene oppstår, vil situasjonen vurderes fortløpende. 11

12 Nr Hendelse S K 1 For stor arbeidsmengde Ikke kritisk nok til kilder 3 7 Ikke nok kompetanse til å gjøre en tilstrekkelig god 3 analyse og sluttrapport Datatap Alvorlig sykdom/skade/bortfall Naturkatastrofe 1 10 Konflikt mellom nøkkelpersoner av avgjørende 8 betydning for prosjektet (veileder, oppdragsgiver, gruppemedlemmer, TerjeBokalrud) Prosjektet blir nedprioritert hos oppdragsgiver Oppdragsgiver holder tilbake/skjuler informasjon Oppdragsgiver tilbyr ikke nødvendige ressurser Oppdragsgiver manipulerer intervjuobjekter som 2/8 4 har avgjørende betydning for utfallet. * 13 Oppdragsgiver blir negativ til prosjektet før vi har fått tilstrekkelig informasjon Uærligge intervjuobjekter Dårlig oppslutning på intervju og kartleggingen av internkulturen Problemer med ferdiggjøring (trykking/innbinding)

13 VEDLEGG VEDLEGG 1: PROSJEKTAVTALE VEDLEGG 2: GRUPPEREGLEMENT VEDLEGG 3: ØKONOMI VEDLEGG 4: FREMDRIFTSPLAN 13

14 VEDLEGG 1: PROSJEKTAVTALE 14

15 15

16 VEDLEGG 2: GRUPPEREGLEMENT 16

17 17

18 18

19 VEDLEGG 3: ØKONOMI Reiseutgifter Antall: Pris pr: Total Kostnad: Informasjonsmøte med oppdragsgiver Intervju med ansatte Status med oppdraggiver Delsum: 3500 Kontorutstyr: Antall: Pris pr: Total Kostnad: Kontorrekvesita 600 Telefonmøte 300 Brevpost 100 Trykking av bacheloroppgave Plante 200 Litteratur Minnepenn 200 Delsum: 4823 Total Utgiftspunkt: Kostnad: Reiseutgifter 3500 Kontorrekvesitta 4823 SUM:

20 VEDLEGG 4: FREMDRIFTSPLAN Fremdriftsplanen vises her med sine viktigste datoer og milepæler. Grafisk visning følger på neste side. FASE 1 Sette seg inn i litteraturen Innen 4. feb Utvikle spm i samråd med rådgiver Bokalrud Innen 7. feb Intervjurunde 1 Uke 7 Intervjurunde 2 Uke 8 Strukturering Uke 8 Milepæl feb FASE 2 Møte med rådgiver Bokalrud om analyse Analysering av materiale Tiltak for forbedring Milepæl 2 FASE 3 Økonomisk analyse Milepæl 3 FASE 4 Konklusjon, struktur, avslutning Skriftlig arbeid avsluttet Utforming, klargjøring Leveres til kopisentral Milepæl 4 FASE 5 Levering til studenttorget A3 plakat til laminering Laminert plakat til studenttorget Presentasjon Milepæl feb 26. feb 28. mar 31. mar 11. apr 11. Apr 14. Apr 18. apr 21. Apr 21. Apr 9. mai 9. mai Innen 16. mai Senest 19. mai 19. Mai Senest 22. mai Senest 28. mai Senet 2. jun 5. jun 5. jun 20

21 ID Task Name Duration Start Finish 21 Jan '08 28 Jan '08 04 Feb ' Hoveddel 93 days? Tue Thu Fase 1 20 days? Tue Mon Lese Henning Bang "Organisasjonskultur" 5 days? Tue Mon Lage spørsmål 3 days? Tue Thu Møte med T. Bokalrud 1 day? Thu Thu Utbedre spørsmål 2 days? Thu Sun Intervjurunde 1 5 days? Mon Fri Intervjurunde 2 5 days? Mon Fri Strukturering 2 days? Fri Mon Milepæl 1 0 days Mon Mon Fase 2 34 days? Tue Fri Møte med T. Bokalrud 1 day? Tue Tue Analysering av materiale 24 days? Tue Fri Tiltak for forbedring 10 days? Mon Fri Milepæl 2 0 days Fri Fri Fase 3 5 days? Mon Mon Økonomisk analyse 5 days? Mon Fri Milepæl 3 0 days Mon Mon Fase 4 21 days? Mon Mon Konklusjon, struktur, avslutning 15 days? Mon Fri Skriftlig arbeid avsluttet 1 day? Fri Fri Utforming, klargjøring 1 day? Fri Fri Leveres til kopisentral 1 day? Mon Mon Milepæl 4 0 days Mon Mon Fase 5 14 days? Mon Thu Levering til studenttorget 4 days? Mon Thu A3 plakat til laminering 8 days? Mon Wed Laminert plakat til studenttorget 11 days? Mon Mon Presentasjon 1 day? Thu Thu Milepæl 5 0 days Thu Thu Project: Gantt2301.mpp Date: Tue Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 1

22 11 Feb '08 18 Feb '08 25 Feb '08 03 Mar '08 10 Mar '08 17 Mar ' Project: Gantt2301.mpp Date: Tue Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 2

23 24 Mar '08 31 Mar '08 07 Apr '08 14 Apr '08 21 Apr '08 28 A Project: Gantt2301.mpp Date: Tue Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 3

24 pr '08 05 May '08 12 May '08 19 May '08 26 May '08 02 Jun ' Project: Gantt2301.mpp Date: Tue Task Split Progress Milestone Summary Project Summary External Tasks External Milestone Deadline Page 4