Forprosjektrapport Flisa Media as

Transkript

1 Forprosjektrapport Flisa Media as «Kan teknologi, tjenester/produkter komplettere hverandre i tre ulike mediebedrifter?» Høgskolen i Gjøvik 29. januar 2008 Forfattet av: Helge André Hille Johansen & Eirik dé Ferry Smith Side 1

2 Innholdsfortegnelse Generell informasjon Oppgavebeskrivelse Bakgrunn Hensikt Relasjon til andre fagområder Problemstilling Mål Prosjektmål Effektmål Resultatmål... 5 Delmål Læringsmål Rammer og begrensninger Avgrensninger Ressurser Tidsramme Organisering og delegering Ansvarsforhold og roller Oppdeling i prosjektfaser (milepæler) Kvalitetssikring av arbeidsprosessen Grupperegler og samarbeidsavtaler Møte med veileder Møte med oppdragsgiver Beslutningspunkt Fremdriftsplan/milepæler Bacheloroppgavens tidsfrister Fremdriftsplan Økonomi/budsjett Samlet budsjett Finansiering Vedlegg Side 2

3 Generell informasjon Studie Bachelor i Mediemanagement Tittel på Bacheloroppgave Muligheter og strategiske valg for Flisa Media as Oppdragsgiver Flisa Media as, Flisa Kontaktpersoner Per Otto Sletten, daglig leder/salg (Flisa Trykkeri as) Anders Soløst (Spire Interaktiv as) Lars Heramb (Presis Media&Digitaltrykk) Gruppenavn Gruppe 12 Gruppeleder Rullerende Gruppemedlemmer Helge André Hille Johansen Eirik dé Ferry Smith Veileder Leif E. Nordahl Forord Medie og trykkeribransjen er i endring. Gjennom vår Bachelorutdanning i Mediemanagement har vi fått innblikk og noen smakebiter, hva angår denne utviklingen. Kontakt med næringslivet i form av virkelighetsnære oppgaver, vil gi oss erfaringer og kunnskap som vi kan dra nytte av i senere anledninger. Flisa Trykkeri as på Flisa har herunder kommet med en meget relevant, krevende og spennende Bacheloroppgave. I forbindelse med dette samarbeidet, har vi utarbeidet en forprosjektrapport som her beskriver prosjektet på en kort og konsis måte, samt gir et innblikk i gjennomføringsprosessen. Denne forprosjektrapporten vil være forløperen for den endelige sluttrapport. Problemstilling: «Kan teknologi, tjenester/produkter komplettere hverandre?» Abstrakt Forprosjektrapporten er forfattet med det formål om å klargjøre problemstilling, mål, avgrensninger, fremdrift og andre retningslinjer. Rapporten vil gi et innblikk i hva man kan forvente av rapporten, hva angår innhold og hvilke slutninger vi måtte trekke. Side 3

4 1. Oppgavebeskrivelse 1.1 Bakgrunn Bachelor i Mediemanagement innebærer at den 3 årige utdannelsen avsluttes med en bacheloroppgave. Herunder skal det finnes frem til et interesseområde som man kunne tenke seg å arbeide med. Hva angår våre interesser, fant vi organisasjonskultur og kreative og praktiske løsningsoppgaver som mest aktuelt. Via vår veileder Leif Nordahl ved Høgskolen i Gjøvik, kom vi i kontakt med Flisa Trykkeri as på Flisa, et datterselskap i Flisa Media as. Sistnevnte har eierinteresser i tre mediebedrifter; Flisa Trykkeri as (94%), Presis Media&Digitaltrykk as (50,5%) og Spire Interaktiv as (85%). Da vårt oppdrag består i å vurdere og analysere de tre bedrifters teknologi og tjenester/produkter, vil derfor vår oppdragsgiver med dette bli Flisa Media as. Flisa Trykkeri as kjennetegnes som en godt etablert bedrift på Flisa i Solør. Flisa Trykkeri foretok i 2005 investeringer i en Speedmaster 52 4 farger og kan med dette levere trykksaker i både 52 og 74 formatene. I samme lokale finner vi datterselskapet Spire Interaktiv as, en grafisk bedrift med samme motto og verdigrunnlag som Flisa Trykkeri. Til sist er det nødvendig å nevne Presis Media&Digitaltrykk as, en bedrift med stort potensial og produktspekter. Daglig leder ved Flisa Trykkeri as mener i dag at samarbeidet mellom de ulike har et større potensial en det som i dag er tilfellet. Utviklingen av et slikt samarbeid kan og vil etter vårt og daglig leders syn være meget fruktbart, både hva angår de tre bedriftenes utnyttelse av hverandres kontaktnettverk og kompetanse, men også produksjons og produktsortiment. Disse tanker om et bedre samarbeid og synergieffekt vil herunder være essensen i vår problemstilling. (Jamfør: 1.4 Problemstilling). 1.2 Hensikt Hensikten bak denne problemstilling vil være å finne frem til hvordan man bedre skal løse og legge til rette for bedre samarbeid mellom bedriftene. Per dags dato oppfattes disse bedriftene som separate bedrifter, hvorpå samarbeid, faglig utbytte og bruken av hverandres kunder ikke er tilfredsstillende. Vi ønsker med dette å finne frem til de beste løsningene, med tanke på denne utnyttelsen. Alternative løsninger og vurderinger presenteres i bacheloroppgaven. 1.3 Relasjon til andre fagområder Med denne oppgaven følger utnyttelsen og bruken av en rekke fagområder. Utdanningen ved Bachelor i Mediemanagement er bygd opp på en måte hvor ulike fag overlapper og bygger på hverandre. SMF1101 Grunnleggende prosjektstyring SMF2051 Ledelse med arbeidslivsjuss SMF 2032 Bedriftsutvikling 1 SMF 3002 Bedriftsutvikling 2 SMF 2062 Markedsføring IMT 1041 Informasjons og publiseringsteknologi MAS 3071 Organisasjonskultur og forbedringsprosesser Side 4

5 1.4 Problemstilling I dagens mediesamfunn er det en klar tendens til at bedrifter slår seg sammen og utnytter hverandres ressurser. «Kan teknologi, tjenester/produkter komplettere hverandre i tre ulike mediebedrifter?» Flisa Media as Flisa Trykkeri as Presis Media& &Digitaltrykk as Spire Interaktiv as Illustrasjon 1.1 Hierarkisk modelll av Flisa Media as med datterselskap per For å finne ut av dette må vi først undersøkee og kartleggee nåsituasjonen i de tre bedriftene og gjennom markedsundersøkelser, observasjoner og kartlegging finne ut hva som er det beste veivalge for Flisa Media as. 2. Mål 2.1 Prosjektmål Prosjektet skal gjennomføres på en så måte at våre konklusjoner bidrar til økt synergieffekt for Flisa Media as sine datterselskaper. Samtidig skal det gi oss erfaring og kunnskap, hovedsakelig kring organisasjonskultur og markedsundersøkelse, men også om ordreflyt og hvordan rutiner etc. fungererr i en slik sammensatt bedrift. 2.2 Effektmål Denne prosjektrapport skal gjennom vurderinger av de ulike bedriftene, deres kunder og konkurrenter, markedssituasjon og organisasjon forsøke å veilede til økt lønnsomhet og synergieffekt. Som et konkret mål har vi under samtaler med Per Otto Sletten, kommet frem til at den totale omsetningen for de tre mediebedriftene skal økes med 30% over en treårsperiode. 2.3 Resultatmåll Ved prosjektets sluttt skal en prosjektrapportt foreligge. Denne skal følgelig ta for seg problemstillingen og de sentrale spørsmål som måtte følge med. Herunder skal konklusjonenn redegjøre for hvilke anbefalte strategiske grep bedriften må foreta seg. Side 5

6 Delmål Delmålene skal bidra til oppnåelse av resultat og effektmål. Vi har her funnet frem til et knippe delmål som vi finner nødvendig, skal dette oppfylles. 1. Lese relevant litteratur og samle inn nødvendig informasjon om bedriftene. 2. Utarbeide og gjennomføre markedsundersøkelse 3. Kartlegge bedriftenes organisering og kultur 2. 4 Læringsmål Gjennom prosjektets gang skal vi tilegne oss kompetanse innen forskjellige fagfelt. Det vil i hovedsak bli fordypelse i fag som organisasjonskultur, ledelse og arbeidslivsjuss, prosjektstyring, samt elementer fra markedsføring. Dette gir oss en bred kompetanse innen flere viktige fagfelt, eksempelvis innenfor ledelsesyrke. Prosjektet vil gi oss en konkret mulighet til å knytte vår kunnskap og kompetanse opp mot en reel bedrift i næringslivet, noe vi anser som veldig spennende og lærerikt i seg selv. Det å jobbe så tett med få person over så lang tid gir også gode erfaringer hva angår gruppe og prosjekt arbeid, noe som kan vise seg viktig senere i livet. 3. Rammer og begrensninger 3.1 Avgrensninger Da vår oppgave kan være noe omfattende, må det følgelig gjøres noen avgrensinger. Fokuset vil herunder ligge på: Teknologi, tjenester/produkter Bedriftenes relasjon til hverandre (Organisasjon) Kunderelasjon Kundegruppe Ordreflyt Vi vil med dette ikke gå innpå lønnsomhet til bedriftenes produkter. Imidlertid kan ytterligere avgrensninger eller utvidelser forekomme, da slike avgjørelser er vanskelig å fatte så tidlig i prosjektperioden. 3.2 Ressurser Ressurspersoner Gruppens medlemmer (Helge André Hille Johansen og Eirik dé Ferry Smith) Leif E. Nordahl (HiG), gruppens veileder Øvrige ansatte ved HiG, med relevant kunnskap og kompetanse Per Otto Sletten (Flisa Trykkeri as), gruppens kontaktperson Øvrige ansatte ved Flisa Trykkeri as, Presis Media&Digitaltrykk og Spire Interaktiv as Side 6

7 Maskiner og diverse teknisk utstyr Datamaskinpark ved Høgskolen i Gjøvik: Datamaskiner Office 2007 Adobe Design Premium CS3 Internett E post/msn (For kontakt og deling av filer ved arbeid hjemme) Egne resurser: Mobiltelefon Digitalkamera Bil Øvrig materiell Kontorrekvisita Bøker, tidsskrifter og annen fagrelatert litteratur Ulike dokumenter og annen informasjon fra oppdragsgiver og dets tilhørende bedrifter 3.3 Tidsramme Da det regnes 30 arbeidstimer per studiepoeng (stp), utgjør dette totalt 900 timer per student (30timer*30stp=900timer) Dette gir oss totalt 1800 arbeidstimer innad i gruppen. 4. Organisering og delegering 4.1 Ansvarsforhold og roller Gruppeleder Denne rollen vil være rullerende, da denne har mest ansvar. Gjennom kontrakt mellom gruppemedlemmene, har det her kommet frem til at gruppeleder vil ha siste ord. Videre vil gruppelederen følge opp fremdriften og sørge for arbeidsflyt i henhold til bestemte tidsfrister i fremdriftsplanen (milepæler). Webdesign Helge André Hille Johansen vil være ansvarlig for utvikling, implementering og drifting av prosjektets webside. Økonomi Overnevnte person har også hovedansvaret for den økonomiske delen ved prosjektet. Dette innebærer føring av budsjett og regnskap, samt ta vare på de nødvendige kvitteringer og holde oversikt over utlegg. Side 7

8 Sekretær Eirik dé Ferry Smith vil være sekretær ved dette prosjektet. Herunder inngår arbeidsoppgaver, så som føring av møtereferat, oversikt over saksliste og «dagens gjøremål». Sekretæren vil også ha ansvaret for innsamling og oppbevaring av nødvendige dokumenter som senere skal inngå i prosjektrapporten. (Hver enkelt er selv ansvarlig for sikkerhetskopi, se vedlegg). 4.2 Oppdeling i prosjektfaser (milepæler) Milepæl Forprosjektrapport skal være ferdig Milepæl Innhenting av nødvendig informasjon omkring marked, kunder, ordreflyt, organisasjonskultur etc. Milepæl Analysering av innhentet informasjon. Milepæl Finne frem til de rette mulighetene og starte en kartlegging av hvordan økt synergi kan bedre resultatet. Milepæl Arbeid og ferdiggjøring av den endelige rapport. Leveres kopisentralen for trykking. Milepæl Levere 3 eksemplarer av rapporten til studenttorget. Milepæl Utarbeidelse av A3 plakat. Leveres til laminering. Oppstart arbeid med presentasjonen. Milepæl Arbeide med presentasjonen. Levere plakat til studenttorget. Milepæl Presentasjon Side 8

9 5. Kvalitetssikring av arbeidsprosessen 5.1 Grupperegler og samarbeidsavtaler For opprettholdelse av gode arbeidsrutiner og et kvalitetsmessig resultat, skal gruppemedlemmene signere samarbeidsavtalen. (Se vedlegg). 5.2 Møte med veileder Hva angår statusmøte vil disse holdes på onsdager mellom Her vil vi diskutere sentrale spørsmål og problemer som måtte oppstå mens vi jobber. Har vi imidlertid ikke behov for statusmøte med veileder, meldes dette fra til veileder senest to dager i forveien. Etter vært møte føres referat som sendes veileder i løpet av dagen. Referatet skal inneholde følgende elementer: Tid, dato, agenda samt hva man kom frem til (Referat legges ved rapport). 5.3 Møte med oppdragsgiver Gjennom kontakt med oppdragsgiver avtales møtetidspunkt. Disse fremlegges av oss som gruppe, når vi skulle føle behov for ytterligere bistand. Alle gruppens medlemmer plikter å delta på disse møtene (Jamfør: 11, kontrakt mellom gruppemedlemmer ved bacheloroppgave), samt stille forberedt. Vi vil avholde gruppemøter før hvert møte med oppdragsgiver (Kommer i tilegg til de ordinære statusmøtene). Her vil vi drøfte sentrale spørsmål, samt lage en saksliste vi medbringer vår oppdragsgiver. Etter ethvert møte med oppdragsgiver vil det følgelig være naturlig å oppsummere dette møte med et referat. (Referat legges ved rapport). 5.4 Beslutningspunkt Det enkle er ofte det beste. Når en sak eller et problem, som krever en beslutning, dukker opp, vil vi her søke å løse dette umiddelbart. Er beslutningen av særdeles viktig karakter, vil vi sette oss ned for å diskutere dette ytterligere. En beslutning skal ikke tas uten samråd med annen part Oppnås ikke enighet kontaktes veileder (Jamfør: 6, kontrakt mellom gruppemedlemmer ved bacheloroppgave). 5.5 Rapportering Det vil være sekretærens oppgave å skrive samt oppbevare referatene. Da veileder ønsker kontroll over den enkeltes arbeidsinnsats prosjektet, vil det her føres en logg. Dette hjelper også gruppen til å delegere oppgaver, med hensyn til hvilken arbeidsmengde den enkelte har utført. 5.6 Rutiner og sikring av dokumenter Ved lagring og sikring av dokumenter, har gruppens medlemmer kommet frem til at hver enkelt ene og alene er ansvarlig for dette. (Hver enkelt er selv ansvarlig for sikkerhetskopi, vedlegg 1.1) Imidlertid er det særs viktig med gode rutiner, skal vi unngå tap av viktig data. Dokumenter Det skal opprettes et hoveddokument som ligger på begge gruppemedlemmenes konto (HiGs server). Gjøres det store endringer i dette dokument, skal det lagres med nytt navn (eksempelvis, bacheloroppgave_v.1.2.doc) på begge steder. Side 9

10 Generelle dokumenter lagres i egen mappe; ved navn Bacheloroppgave. Når disse anses som ferdig, foretas den nødvendige korrektur før det hele limes inn i hoveddokumentet (Se punkt over). Når dette er gjort, flyttes dokumentet til undermappen «Ferdig satt inn», slik at vi unngår problemer med hva som er satt inn/ikke satt inn. Bildefiler Bildefiler fra digitalkamera skal lagres i egen bildemappe. Dette skal skje fortløpende, slik at ikke bildefilene blir liggende på minnekortet over lengre tid. For andre bildefiler (med nødvendig tillatelse)skal det også opprettes en egen mappe. I denne bildemappen opprettes et enkelt tekstdokument, hvorpå bildets navn og kilde føres opp. Generelt Alle dokumenter og filer skal navngis på en slik måte, at man med letthet kan forstå filens innhold og slik finne frem til riktig dokument/bilde. Referater Disse dokumentene har som nevnt sekretæren ansvaret for, hva angår lagring og oppbevaring. For disse dokumenter skal det også opprettes en egen mappe. Alle referater skal ved prosjektets slutt inngå i hovedrapporten, som vedlegg. 6. Fremdriftsplan/milepæler 6.1 Bacheloroppgavens tidsfrister Innlevering av forprosjektrapport og prosjektavtalen med oppdragsgiver: innen kl Bacheloroppgaven leveres til kopisentralen: innen kl Bacheloroppgaven leveres Studenttorget: innen kl A3 plakaten leveres til laminering: innen kl Laminert plakat leveres til Studenttorget: innen kl Presentasjon: og Side 10

11 6.2 Fremdriftsplan For å holde oss à jour hva angår tidsfrister og arbeidsmengde, samt rekkefølgen for hvilke oppgaver som kommer, er det nødvendig med fremdriftsplan. Denne inneholder de mest sentrale punkter og milepæler. Imidlertid presiserer vi her at endringer vil måtte forekomme, da enkelte elementer vil være vanskelig å planlegge på dette tidspunkt, eksempelvis møter med oppdragsgiver. Fremdriftsplanen ligger som vedlegg i denne rapport, samt ute på internett; 7. Økonomi/budsjett 7.1 Samlet budsjett Materiale og utstyr 1500, Reiseutgifter 4908, Sum 6408, Material og utstyr Da vi benytter skolens datapark, samt eier noe utstyr selv (USB minnepenn, digitalkamera, permer etc.), vil ikke de store kostnader her oppstå. Materialutgifter budsjetteres derfor til kr 1500, Dette skal primært dekke kostnader knyttet trykking og ferdiggjøring. Reiser Vi har budsjettert med fem turer til Flisa Trykkeri as, samt et besøk til Presis Media & Digitaltrykk as. I følge gulesider.no sin karttjeneste er det ca. 120 km fra Gjøvik til Flisa, i tillegg må Eirik kjøre fra Moelv til Gjøvik for å hente Helge, dette utgjør ca. 23 km. En tur til Flisa bli derfor på 286 km totalt. Ved å følge statens regulativ for kjøregodtgjørelse som er 3, kroner per kilometer, gir dette en total sum på 858, kroner per tur. Et besøk til Presis Media & Digitaltrykk vil ved å følge gulesider.no sin karttjeneste være på ca. 103 km en vei. Dette gir en total reiseutgift på 618, kroner om vi også her følger statens regulativ for kjøregodtgjørelse. 7.2 Finansiering Under prosjektets gjennomføring vil en rekke kostnader påløpe som en ren konsekvens av de beregnede bedriftsbesøkene. Gjennom prosjektavtalen fremgår det her at oppdragsgiver dekker kostnader knyttet til prosjektet. Vi vil også søke om stipend til å dekke utgifter som ikke arbeidsgiver dekker (trykking og ferdigstilling). Får vi ikke stipend, vil dette dekkes av gruppens medlemmer. Side 11

12 Vedlegg 1. Prosjektavtale 2. Samarbeidsavtale mellom gruppens medlemmer 3. Fremdriftsplan for Bacheloroppgave (Gant diagram) 4. Kilder Side 12

13 Vedlegg 2: Samarbeidsavtale mellom gruppens medlemmer Kontrakt: Bacheloroppgave Gruppe: Helge André Hille Johansen og Eirik dé Ferry Smith 1. Følgende grupperegler gjelder for overnevnte gruppemedlemmer. Reglene vil fungere som en bindende avtale mellom disse under prosjektperioden (hovedprosjekt). 2. Gruppemedlemmene har ved å undertegne sagt seg enig i de bestemmelser og regler som fremgår i denne avtalen. 3. Avtalen er gyldig når samtlige medlemmer har undertegnet. 4. Avtalens gyldighet opphører ved hovedprosjektets slutt. 5. Gruppemedlemmene skal møte til avtalt tid og sted. Kan man ikke møte skal dette meldes i god tid. 6. Beslutninger av viktigere karakter skal følgelig diskuteres mellom begge parter. Oppnås ikke enighet, skal veileder kontaktes for bistand og råd. Skulle herunder ikke enighet oppnås, vil daværende gruppeleder ha vetorett. (Jamfør: Ansvarsfordeling; Rullering av gruppeleder). 7. God stemning og arbeidsånd er en forutsetning for fremgang og godt samarbeid. Opprettholdelse av dette skal sikres gjennom medbringelse av kjeks og kaker, fastsatt til onsdager. 8. Vi har selv ansvar for å holde oss oppdatert på fremdrift, og herunder hvilke arbeidsoppgaver som skal gjøres. 9. Dersom en part ikke bidrar til prosjektet, vil dette tas opp med veileder, som videre kan ekskludere parten fra gruppa. 10. Begge parter plikter å møte til veiledningstimene på onsdager. Skulle dette være vanskelig, må beskjed gis tre dager i forveien. 11. Begge parter plikter til å stille opp på møter med oppdragsgiver. 12. Statusmøter holdes på tirsdager, hvorpå vi planlegger videre fremdrift og arbeidsoppgaver, samt arbeidssted. 13. Gruppen har helgefri, med mindre dette skulle gå utover prosjektet. 14. Eget arbeid skal loggføres med dato, antall timer og hva som er gjort (henholdsvis i stikkordsform). Disse samler vi inn på tirsdager under statusmøtene. 15. Fastsatt fremdriftsplan skal følges så langt dette er mulig. Vi vil også strebe etter og alltid ligge i forkant med tanke på tidsfrister etc. slik at skippertak unngås. Ser vi tidsmessig avvik i forhold til fremdriftsplan, må tiltak iverksettes så fort som overhodet mulig. 16. Ett hvert innkjøp skal tas opp i plenum. Kostnader skal fordeles likt på begge gruppemedlemmene. Kvitteringer og innrapportering er den enkeltes ansvar, foreligger ikke dette, må kostnaden dekkes av den enkelte. 17. Lån av utstyr skjer under den enkeltes ansvar, og forutsetter følgelig at lånt utstyr leveres innen tidsfrist. 18. Kilder skal løpende oppføres av den enkelte som bruker disse. 19. Den enkelte er ansvarlig for sine dokumenter hva angår lagring og beskyttelse. Skulle uhellet være ute, vil den enkelte være ansvarlige for erstatning av tapte dokumenter. Side 13

14 20. Mangler man kompetanse på et område, forventes det at denne tilegnes underveis i prosjektperioden. 21. Referater fra møter skal renskrives inn på PC så fort som mulig. 22. Arbeidsfordelingen skal være så lik som mulig. Gruppeleder rollen vil rulleres slik at begge får prøvd seg som dette, samt ha mulighet til å si det siste ordet. 23. Gjennom hele prosjektet skal det fokuseres på godt samarbeid, humor og likeverd. Alle meninger og bidrag er like mye verdt, og skal følgelig tas opp til vurdering. Det finnes ingen dårlige ideer(vitser). Jeg har lest gruppereglene og godtar disse: Helge André Hille Johansen Eirik Dé Ferry Smith Side 14

15 Vedlegg 4: Kilder Westhagen, Harhald: Prosjektarbeid, Utvikling og endringskompetanse. Gyldendal, 2004 (5. utgave) Kotler, Philip: Markedsføringsledelse. Gyldendal akademisk, 2005 (5. utgave) Side 15