Løsninger fra SAP SAP Business One 2007 A

Transkript

1 OFFENTLIG Hvordan utføre en oppgradering for intern avstemming Løsninger fra SAP SAP Business One 2007 A V2.0 November 2007 Applies to SAP Business One 8.8

2 Innhold Hvordan utføre en oppgradering av intern avstemming... 4 Innledning... 4 Tilleggsinformasjon... 5 Ordliste... 5 Oversikt... 8 Identifisere inkonsistenser i løpet av oppgraderingsprosessen... 9 Generere Protokollrapport - inkonsistens...10 Oppgi rapportkriterier...10 Vise rapporten...12 Topptekstområde...13 Tabellområde...13 Oppgraderingsbilag...17 Håndtere oppgraderingsbilag...19 Inkonsistenstyper...20 Faktura tilknyttet avstemt betaling...20 Kreditnota tilknyttet avstemt betaling...25 Betaling tilknyttet avstemt transaksjon...28 Faktura/kredit tilknyttet kredit/faktura...31 Bilagsregistrering tilknyttet avstemt betaling...35 Avbrutt avstemming...39 Ikke utlignet avstemming...43 Tilbakeføring av betaling/bilagsreg. i betalingen...46 Avstemming av annullerte betalinger...49 Delregistrering valutakursdifferanse...51 Avstemming av betalinger tilknyttet forespørsel om forskuddsbetaling...55 Registrering av kursdifferanse ved betaling av forespørsler om forskuddsbetaling...58 Annullert betaling / manuell bilagsregistrering i avstemming av flere FP-er...62 Manglende vekselkursdifferanse bak avstemming med flere FP-er...64 Avbrutt betaling for anmodning om forskuddsbetaling...65 Betaling av årsoverføringsbilag...68 Kredit for en årsoverføringsfaktura...70 Behandling av betaling knyttet til transaksjon...73 Konsoliderings-FP...76 Flere avstemmingskontoer...79 Forskjellige avstemmingskontoer i annullerte betalinger...80 Utligningstransaksjon for bilagsregistrering...81 SAP AG

3 Spesialtilfelle: Avstemme forretningspartner med forfalt saldo lik null...83 Opphavsrett og varemerker...85 SAP AG

4 Hvordan utføre en oppgradering av intern avstemming Innledning Dette dokumentet beskriver mulige resultater og implikasjoner av en oppgradering til SAP Business One 2007 A med tanke på data som er knyttet til interne avstemminger. Hvis SAP Business One 2007 A er den første versjonen du installerer, er ikke dette dokumentet relevant for deg. Hvis du vurderer å oppgradere til SAP Business One 2007 A, og du har installert verktøyet for simulering av oppgradering for intern avstemming (Internal Reconciliation Upgrade Simulation Tool), er dette dokumentet relevant for deg, fordi resultatet fra dette verktøyet er identisk med resultatet av en oppgradering. Hvis du nettopp har oppgradert applikasjonen og firmadatabasene til SAP Business One 2007 A, gjør du følgende: 1. Velg Administrasjon Tjenesteprogrammer fra hovedmenyen i SAP Business One. 2. Kontroller at menyelementet Oppgradering for intern avstemming vises, slik som i figuren nedenfor: Alternativet vises ikke: Det var ingen implikasjoner for firmaets interne avstemmingsdata da du oppgraderte til SAP Business One 2007 A, og du kan derfor se bort fra resten av dette dokumentet. Alternativet vises: Firmadatabasene inneholder minst én inkonsistens som er knyttet til de interne avstemmingsdataene. Dette dokumentet er relevant for deg. SAP AG

5 Oppgraderingsprosessen identifiserer eksisterende inkonsistenser, den forårsaker dem ikke. Eventuelle inkonsistenser oppstod da du arbeidet med tidligere versjoner. De eksisterer i firmadatabasene og har ikke noe å gjøre med oppgraderingen til SAP Business One 2007 A. Dette dokumentet gir svar på følgende spørsmål: Hva er en inkonsistens og hvorfor er den der? Hvordan identifiserer og korrigerer SAP Business One 2007 A inkonsistenser? Hvordan skal jeg håndtere korrigeringen av inkonsistensen? Hvis du bruker verktøyet for intern simulering av oppgradering av intern avstemming, vil dette dokumentet hjelpe deg med å analysere og forstå de simulerte oppgraderingsresultatene. Ettersom dette verktøyet er en skrivebeskyttet applikasjon, kan du ikke utføre noen handlinger eller håndtere korrigeringen av inkonsistenser før du faktisk oppgraderer systemet som er i bruk. Tilleggsinformasjon Nedenfor finner du lenker til nyttige sider i partnerportalen der du kan laste ned: Senere revisjoner av denne veiledningen. Veiledningen vil bli revidert fra tid til annen med flere scenarioer og eksempler. Se etter et senere versjonsnummer med jevne mellomrom. Innspilte kursmapper som utfyller denne veiledningen, spesielt den todelte kursmappen som består av: Del en: Oppgradering for intern avstemming - oversikt Del to: Oppgradering for intern avstemming - detaljert økt SAP BUSINESS ONE NEW RECONCILIATION ENGINE SAP BUSINESS ONE RECONCILIATION TRAINING Du finner informasjon om mulige implikasjoner for XL Reporter-maler, i SAP-merknad nr Ordliste Term Inkonsistens Type inkonsistens Faktura Beskrivelse Samsvaret mellom alle objektene som er involvert i en bestemt intern avstemming, er skadet. Kategorien inkonsistensen tilhører. Vanligvis basert på scenariet som forårsaket inkonsistensen. Representerer ett av følgende utgående eller inngående elementer: Faktura Faktura for forskuddsbetaling Forhåndsfaktura Debetnota SAP AG

6 Kreditnota Betaling Manuell bilagsregistrering Bilagsregistrering tilknyttet bilag Representerer et utgående og/eller inngående kreditnotabilag. Representerer en inngående og/eller utgående betaling, uavhengig av hvordan den genereres. Alle bilagsregistreringer med opprinnelsen BR som ikke ble opprettet som et resultat av en bilagsoppretting. Bilagsregistreringen som automatisk opprettes når du oppretter bestemte bilag i SAP Business One. Tilknyttede dokumenter Virtuelt Utgående faktura, inngående faktura, inngående og utgående betalinger, forevisninger Bilag som ble avstemt ved hjelp av inngående/utgående betalingsbilag, inngående eller utgående kreditnotaer. Begrepsmessig, effektivt Fullstendig avstemming Delvis avstemming En faktura som er virtuelt åpnet, beholder sin status fra før oppgraderingen, men blir presentert som "åpen" via et korrigeringsbilag for interne avstemmingsformål. (En faktura kan for eksempel være delvis åpen ved oppgradering, og vi gjenåpner den delen av fakturaen som er lukket, virtuelt.) Transaksjonene/bilagene som er valgt for avstemming, er helt åpne før avstemming og helt lukket etter avstemming. Minst én av transaksjonene eller ett av bilagene som er involvert i avstemmingen, er ikke helt åpen/åpent før avstemmingen, eller ikke helt lukket etter avstemmingen. Delvis avstemming kan bare utføres på bilagsnivå i SAP Business One-versjoner før 2007 A. Manuell avstemming Utgående faktura nr. 500, 550 og 604 for beløpene USD 100, USD 150 og USD 250, ble betalt av inngående betaling nr. 330, på USD 470. Betalingsbeløpet ble anvendt på følgende måte: Utgående faktura nr. 500 og nr. 550 ble betalt i sin helhet ( = USD 250), mens bare USD 220 av totalt USD 250 ble betalt for utgående faktura nr Selv om utgående faktura nr. 500 og 550 ble betalt i sin helhet, er dette bare en delvis avstemming på grunn av delbetalingen av utgående faktura nr Avstemmingen mellom bilagsregistreringer som kan knyttes til bilag. En manuell avstemming kan bare være en fullstendig avstemming i SAP Business One-versjoner før 2007 A. SAP AG

7 Systemavstemming En fullstendig avstemming som er en følge av å betale eller kreditere bilag og/eller transaksjoner ved å opprette bilag. Når du oppretter en inngående betaling som betaler en utgående faktura i sin helhet, blir transaksjonene som er knyttet til disse bilagene, automatisk fullstendig avstemt av systemet. SAP AG

8 Oversikt En inkonsistens er en situasjon der saldo forfalt-verdien i et bilag er forskjellig fra effektiv forfalt saldo i bilagsregistreringen som er knyttet til dette bilaget. Versjoner før SAP Business One 2007 A inneholder to separate motorer for intern avstemming: Etter dokumenter Etter bilagsregistreringer Hver av motorene for intern avstemming har flere funksjoner, noen er felles for begge, for eksempel avstemming av data for to bilag som har nøyaktig fullstendig beløp, eller avstemming av to bilagsregistreringer som har identiske beløp - fullstendig avstemming med andre ord. De to motorene har også ulike funksjoner. Med motoren "Etter dokumenter" kan du betale eller kreditere del av en faktura, mens motoren Etter bilagsregistreringer" bare tillater betaling og kreditering av hele beløp. En delvis betalt eller kreditert faktura viser data på følgende måte: Dette er utgående faktura nr. 26, som er knyttet til transaksjon nr. 77: I vinduet Intern avstemming vil ikke bilagsregistrering nr. 77, som er knyttet til utgående faktura nr. 26, gjenspeile delbetalingen eller delkrediteringen. Beløpet som skal avstemmes (saldo forfalt), er hele det opprinnelige beløpet på fakturaen. Videre kan brukeren avstemme det med en vilkårlig bilagsregistrering eller et vilkårlig sett med bilagsregistreringer som viser et tilsvarende beløp: Ettersom saldo forfalt i bilaget er forskjellig fra saldo forfalt i bilagsregistreringen som er knyttet til bilaget, har du en inkonsistens. Slike inkonsistenser er de mest vanlige. Hvis transaksjonene som er knyttet til de tilknyttede bilagene ikke avstemmes, blir disse inkonsistensene håndtert automatisk ved oppgradering og krever ingen videre handling fra brukeren. Enkelte inkonsistenser blir imidlertid korrigert av en automatisk oppretting av en spesiell bilagsregistrering som du må håndtere etter oppgradering. SAP AG

9 Identifisere inkonsistenser i løpet av oppgraderingsprosessen SAP Business One 2007 A inneholder en ny motor for intern avstemming som kombinerer funksjonene i de to motorene fra tidligere versjoner. I tillegg vedlikeholdes de interne avstemmingsdataene kontinuerlig, slik at et bilag alltid er et speilbilde av den tilknyttede bilagsregistreringen, og omvendt. Den nye motoren for intern avstemming tillater ikke oppretting av inkonsistenser, selv ikke utilsiktet oppretting. Ettersom dette er en større endring fra tidligere versjoner, er en del av oppgraderingsprosessen til SAP Business One 2007 A viet overgangen fra å arbeide med to separate motorer for intern avstemming, til én integrert motor. Følgende prosess identifiserer og håndterer automatisk eventuelle inkonsistenser som kan forekomme i løpet av oppgraderingen til SAP Business One 2007 A: 1. Alle artskontotransaksjoner og bilag kontrolleres for å identifisere hvilke som er avstemt (enten fullstendig eller delvis) og hvilke som ikke er avstemt. 2. Artskontotransaksjoner og bilag som er identifisert som delvis eller fullstendig avstemt, analyseres ytterligere for å avgjøre om den identifiserte avstemmingen gjenspeiles identisk i både bilagsdata og artskontotransaksjonsdata. 3. Hvis en inkonsistens som er en følge av en intern avstemming, er identifisert mellom bilagsdataene og den tilknyttede artskontotransaksjonen, oppretter systemet et spesielt oppgraderingsbilag for å justere inkonsistensen. 4. Når oppgraderingen er fullført, kan du generere en rapport som viser korrigeringsbilagene som ble opprettet under prosessen (Administrasjon Tjenesteprogrammer Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming). Rapporten viser detaljert informasjon som forklarer årsaken til korrigeringsbilagene, og de tilknyttede bilagene og artskontotransaksjonene som måtte justeres. Du kan ikke korrigere noen av inkonsistensene før selve oppgraderingen. SAP AG

10 Generere Protokollrapport - inkonsistens Når oppgraderingen er fullført, kan du generere Protokollrapport - inkonsistens som gir følgende opplysninger: Detaljert informasjon om inkonsistensene som er identifisert i løpet av oppgraderingsprosessen. Detaljer om tilhørende oppgraderingstransaksjoner som ble opprettet for å løse disse inkonsistensene. Oppgi rapportkriterier Du oppretter rapporten ved å velge Administrasjon Tjenesteprogrammer Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming fra hovedmenyen i SAP Business One. Vinduet Utvalgskriterier for Protokollrapport - inkonsistens vises: Du kan generere rapporten for hele databasen, eller du kan filtrere resultatene ved å bruke feltene nedenfor som kriterier: Felt Type inkonsistens Opprinnelseskategori for 'fiktivt' bilag Beskrivelse/aktivitet Hvis du filtrerer rapporten slik at bare én inkonsistenstype vises, velger du den aktuelle typen fra listen. Hvis ikke, velger du Alle. Rapportresultatene inkluderer: Opprinnelseskategorien til bilagene som er involvert i de identifiserte inkonsistensene. Bilagene som oppgraderingsbilaget har virtuelt åpnet på nytt. Velg en opprinnelseskategori fra listen for å se oppgraderingsbilagene som ble opprettet for den spesifikke bilagstypen. Hvis du vil generere en liste over oppgraderingsbilag som ble opprettet for inkonsistenser identifisert i utgående fakturaer, velger du opprinnelseskategorien IN. Du finner en oversikt over opprinnelseskategoriene i Vedlegg I i dette dokumentet. SAP AG

11 Forretningspartnertype Forretningspartner fra, til Nummer oppgrad.-jk fra, til Generer rapporten kun for kunder eller leverandører eller for begge deler. Oppgi et utvalg med forretningspartnere du vil generere rapporten for. Alternativene avhenger av hva som er valgt i feltet Forretningspartnertype. Oppgi et nummerintervall for oppgraderingsbilag som skal inkluderes i rapporten. Konteringsdato fra, Til Numrene som tilordnes oppgraderingsbilagene, er fortløpende og hentes fra standard nummereringsserie som er tilordnet manuelle bilagsregistreringer. Oppgi et konteringsdatointervall hvis du bare vil inkludere oppgraderingsbilag som har konteringsdatoer innenfor dette intervallet. Forfallsdato fra, til Konteringsdatoen til oppgraderingsbilaget bestemmes av konteringsdatoen til det/den virtuelt gjenåpnede bilaget/transaksjonen som det ble opprettet for. Hvis oppgraderingsbilaget inneholder flere linjer, alle med ulike konteringsdatoer, viser rapporten bare linjene som har en konteringsdato innenfor det definerte intervallet. Oppgi et forfallsdatointervall hvis du bare vil inkludere oppgraderingsbilag som har forfallsdatoer innenfor dette intervallet. Bilagsdato fra, til Forfallsdatoen til oppgraderingsbilaget bestemmes av forfallsdatoen til det/den virtuelt gjenåpnede bilaget/transaksjonen som det ble opprettet for. Hvis oppgraderingsbilaget inneholder flere linjer, alle med ulike forfallsdatoer, viser rapporten bare linjene som har en forfallsdato innenfor det definerte intervallet. Oppgi et bilagsdatointervall hvis du bare vil inkludere oppgraderingsbilag som har bilagsdatoer innenfor dette intervallet. Bilagsdatoen til oppgraderingsbilaget bestemmes av bilagsdatoen til det/den virtuelt gjenåpnede bilaget/transaksjonen som det ble opprettet for. Hvis oppgraderingsbilaget inneholder flere linjer, alle med ulike bilagsdatoer, viser rapporten bare linjene som har en bilagsdato innenfor det definerte intervallet. SAP AG

12 Verdi oppgraderingsjournal (LV) fra, til Oppgi et beløpsområde i lokal valuta hvis du bare vil inkludere oppgraderingsbilag som har lokale valutaverdier innfor dette området. En positiv verdi viser et debetbeløp, mens en negativ verdi viser et kreditbeløp. For området (-10 til 5) inkluderer rapporten oppgraderingsbilag som har kreditverdier fra 0 til 10, og oppgraderingsbilag som har debetverdier fra 0 til 5. Utvalgskriteriene som brukes, lagres og vises automatisk neste gang du åpner dette vinduet. Rapportresultatene inneholder detaljer om for eksempel inkonsistenstypen og en oppsummerende forklaring om årsaken til inkonsistensen. Sammen med tilleggsinformasjonen som er inkludert i rapporten, hjelper disse opplysningene deg med å forstå hvorfor de enkelte oppgraderingstransaksjonene ble opprettet. Du kan skrive ut rapportresultatene og lagre dem i Microsoft Excel-format. Vise rapporten Vinduet Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming består av to deler: Topptekstområdet og tabellområdet: SAP AG

13 Topptekstområde Topptekstområdet viser detaljene for linjen som er valgt i tabellområdet. Topptekstområde Felt Bilagsregistreringsnr. Journalkonteringssaldo totalt Oppsummerende forklaring Beskrivelse Inneholder nummeret til den valgte linjen i protokolltabellen. Hvis du vil åpne bilagsregistreringsvinduet, klikker du på. Viser totalbeløpet for saldo forfalt i lokal valuta for det valgte oppgraderingsbilaget, selv om det er avstemt. Indikerer hvorfor det valgte oppgraderingsbilaget ble opprettet. Tabellområde Tabellen består av to deler: Detaljer oppgraderingsjournal - Kolonnene i denne delen viser informasjon om oppgraderingsbilaget som automatisk ble opprettet under oppgraderingsprosessen. Protokolldata - Kolonnene i denne delen viser informasjon om originalbilagene/-transaksjonene og avstemmingene som er involvert i inkonsistensen som førte til oppretting av oppgraderingsbilaget. Hvis du vil vise alle protokolldataene, kan du utvide rapportvisningen. SAP AG

14 Tabellområde Felt Type inkonsistens Beskrivelse Viser typen inkonsistens fra de tilgjengelige typene: Faktura tilknyttet avstemt betaling Kreditnota tilknyttet avstemt betaling Betaling tilknyttet avstemt transaksjon Faktura/kredit tilknyttet kredit/faktura Bilagsregistrering tilknyttet avstemt betaling Avbrutt avstemming Ikke utlignet avstemming Tilbakeføring av betaling/bilagsregistrering i betalingen Delregistrering valutakursdifferanse Utligningstransaksjon for bilagsregistrering Avstemming tilbakeført betaling eller bilagsregistrering Tilbakeføring av betaling/bilagsreg. i betalingen Manglende vekselkursdifferanse bak avstemming med flere FPer Betalinger fra forespørsel om forskuddsbetaling brukt flere ganger Registrering av kursdifferanse ved betaling av forespørsler om forskuddsbetaling Avstemming av betalinger i tilknytning til forespørsel om forskuddsbetaling Ikke utlignet avstemming med flere forretningspartnere Dobbelt applikasjon av faktura etter tilknytning av forskuddsbetaling Avbrutt betaling for anmodning om forskuddsbetaling Kreditnota basert på årsoverføringsfaktura Betaling av årsoverføringsbilag Behandling av betaling knyttet til transaksjon Bilagsregistreringsnr. Linjenr. bilagsregistrering Konsoliderings-FP Flere avstemmingskontoer Nummeret som er tilordnet oppgraderingsbilaget. Nummereringsserien som brukes, er oppgitt som standardserien for manuelle bilagsregistreringer. Løpenummeret til hver linje i oppgraderingsbilaget. Når et oppgraderingsbilag inkluderer flere linjer, vises hver linje som en egen linje i rapporten. Nummeret til den første linjen er 0, den andre er 1 og så videre. SAP AG

15 Felt Opprinnelse Beskrivelse Opprinnelseskategorien og nummeret på originalbilaget/- transaksjonen som oppgraderingsbilaget ble opprettet for og deretter virtuelt gjenåpnet for. Hvis du vil vise originalbilaget/-transaksjonen, klikker du på. Transaksjonsnr. KK 479 representerer inngående kreditnota nr Du finner en oversikt over opprinnelseskategoriene i Vedlegg I i dette dokumentet. Nummeret på bilagsregistreringen som er knyttet til originalbilaget/-transaksjonen som oppgraderingsbilaget ble opprettet for og deretter virtuelt gjenåpnet for. Hvis du vil vise bilagsregistreringen, klikker du på. Linjenr. transaksjon Denne kolonnen vises ikke i tabellen som standard. Du kan vise den ved å klikke på på verktøylinjen og velge dette alternativet i vinduet Formularinnstillinger. Løpenummeret til transaksjonslinjen i bilagsregistreringen som er knyttet til originaltransaksjonen/-bilaget som oppgraderingsbilaget ble opprettet for og deretter virtuelt gjenåpnet for. Nummeret til den første linjen er 0, den andre er 1 og så videre. I vinduet Bilagsregistrering er imidlertid nummeret til den første linjen 1. Vær oppmerksom på dette når du sjekker rapportresultatene mot applikasjonen. FP-kode, FP-navn Linjeverdi oppgraderingsjournal Denne kolonnen vises ikke i tabellen som standard. Du kan vise den ved å klikke på på verktøylinjen og velge dette alternativet i vinduet Formularinnstillinger. Koden og navnet til forretningspartneren som oppgraderingsbilaget og/eller originalbilaget/-transaksjonen som er virtuelt åpnet, konteres for. Verdien på linjen i oppgraderingsbilaget, oppgitt i valutaen til forretningspartneren. En positiv verdi representerer et debetbeløp, mens en negativ verdi representerer et kreditbeløp. SAP AG

16 Felt Linjeverdi oppgraderingsjournal (LV) Beskrivelse Verdien på linjen i oppgraderingsbilaget, oppgitt i lokal valuta. En positiv verdi representerer et debetbeløp, mens en negativ verdi representerer et kreditbeløp. Totalsummen for linjene i oppgraderingsbilaget vises nederst i denne kolonnen. Anvendt og avstemt bilag Denne kolonnen vises ikke i tabellen som standard. Du kan vise den ved å klikke på på verktøylinjen og velge dette alternativet i vinduet Formularinnstillinger. Opprinnelsen til og nummeret på bilaget som opprinnelig var knyttet til bilaget/transaksjonen som oppgraderingsbilaget ble opprettet for. Anvendt og avstemt bilag ble avstemt med transaksjonen/bilaget (se Avstemmingsnr.) som er forskjellig fra transaksjonen/bilaget det opprinnelig var knyttet til (se Tilknyttet dokument). Hvis du vil vise originalbilaget, klikker du på. Tilknyttet dokument RC 99 representerer inngående betaling nr. 99. Du finner en oversikt over opprinnelseskategoriene i Vedlegg I i dette dokumentet. Opprinnelsen og nummeret på transaksjonen/bilaget som er knyttet til Anvendt og avstemt bilag. Hvis du vil vise originalbilaget, klikker du på. Avstemmingsnr. RC 99 representerer inngående betaling nr. 99. Du finner en oversikt over opprinnelseskategoriene i Vedlegg I i dette dokumentet. Nummeret på avstemmingen som involverer bilaget eller transaksjonen som inneholder inkonsistensen. Klikk på hvis du vil åpne vinduet Administrer tidligere interne avstemminger der du kan vise alle transaksjonene som er involvert i denne avstemmingen. X, Y, Z Disse kolonnene representerer ulike verdier, avhengig av inkonsistenstypen. Informasjonen de gir, kan hjelpe deg med å forstå avledningen av verdier for oppgraderingsbilaget som opprettes for omfattende scenarier. Ettersom omfattende scenarier forekommer forholdsvis sjelden, og det ikke er relevant å analysere hvert enkelt oppgraderingsbilag, vises ikke disse kolonnene som standard i rapporten. Du kan vise dem ved å klikke på på verktøylinjen og velge det aktuelle alternativet i vinduet Formularinnstillinger. SAP AG

17 Oppgraderingsbilag Oppgraderingsbilagene som opprettes i løpet av oppgraderingsprosessen, har egenskaper som skiller dem fra alle de andre bilagsregistreringene i databasene. Hovedforskjellene er som følger: Debet- og kreditverdiene i enten lokal valuta, utenlandsk valuta eller systemvaluta er null. Verdien til et oppgraderingsbilag gjenspeiles bare i kolonnene Saldo forfalt, som nylig er lagt til i SAP Business One 2007 A, og representerer beløpet som er tilgjengelig for avstemming. Verdien til oppgraderingsbilag kan enten oppgis i lokal valuta eller en utenlandsk valuta, avhengig av valutaen som er tilordnet den aktuelle forretningspartneren. Oppgraderingsbilag for forretningspartnere som er definert med Alle valutaer, konteres bare i den lokale valutaen. Oppgraderingsbilag blir ikke opprettet eller registrert i systemvalutaen. Oppgraderingsbilag inkluderes og vises i alle regnskapsrapporter (Forfall, Kontosaldo-vinduet, Hovedbok, Posteringsjournalrapport osv.) med en debet- eller kreditverdi lik null, og en saldo forfalt-verdi som ikke er null. Ettersom det ikke finnes en egen representasjon av verdiene for Saldo forfalt - debet eller Saldo forfalt - kredit, representerer positive Saldo forfalt-verdier debetbeløp, mens negative Saldo forfalt-verdier representerer kreditbeløp. Du kan ikke annullere, tilbakeføre eller duplisere oppgraderingsbilag. Opprinnelsen til alle oppgraderingsbilag er RU (Reconciliation Upgrade, avstemmingsoppgradering). Når du klikker på ved siden av RU, åpnes Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming som er filtrert slik at den bare viser det oppgitte oppgraderingsbilaget (den gir med andre ord en forklaring på det aktuelle oppgraderingsbilaget). SAP AG

18 Felt Serie, Nummer Konteringsdato, Forfallsdato, Bilagsdato Beskrivelse/aktivitet Nummereringsserien som brukes for oppgraderingsbilag, er standard nummereringsserie tilordnet manuelle bilagsregistreringer. Datoene i oppgraderingsbilagene er datoene fra originalbilaget/- transaksjonen som oppgraderingsbilaget virtuelt har gjenåpnet. Hvis et oppgraderingsbilag inkluderer flere enn én linje, kan det være alle linjene har forskjellige datoer. Hvis det er tilfellet, vil datoene som vises i toppteksten være de nyeste fra linjene i oppgraderingsbilaget. Ref. 1, Ref. 2, Ref. 3 Kommentarer Slik virker det også i disse situasjonene: Alternativet Sperr redigering av konteringsdato per linje er valgt på fanearket Forhåndsdokument (Administrasjon Systemoppsett Dokumentinnstillinger). Datoene som er tilordnet oppgraderingsbilaget, er fra en konteringsperiode som allerede er låst. På linjenivå inneholder disse feltene verdiene fra de tilhørende feltene i transaksjonen som er tilknyttet bilaget som oppgraderingsbilaget virtuelt gjenåpner. Du kan oppdatere disse verdiene manuelt i oppgraderingsbilagene. Disse feltene er tomme i topptekstene. I toppteksten i bilagsregistreringer: Viser typen inkonsistens som førte til oppgraderingsbilaget. Betaling tilknyttet avstemt transaksjon - oppgradering for intern avstemming På linjenivå i bilagsregistreringer: Viser bilaget som virtuelt åpnes på nytt av den oppgitte bilagsregistreringslinjen. Inngående betaling 13 viser at denne linjen i oppgraderingsbilaget virtuelt gjenåpner bilaget inngående betaling nr. 13. Innholdet i Kommentarer-feltet på linjenivå vises i kontoutskriften for kunder. Du kan endre kommentarene ved behov. SAP AG

19 Håndtere oppgraderingsbilag Oppgraderingsbilagene som opprettes i løpet av oppgraderingsprosessen, vises i Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming. For å opprettholde et oppdatert regnskapssystem bør du håndtere disse oppgraderingsbilagene på samme måte som andre transaksjoner som konteres til en forretningspartner. Den anbefalte håndteringen av oppgraderingsbilag er som følger: 1. Velg Administrasjon Tjenesteprogrammer Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming fra hovedmenyen i SAP Business One. Utvalgskriterievinduet for rapporten vises. 2. Oppgi de ønskede kriteriene, og klikk på OK. Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming vises på nytt. 3. Velg oppgraderingsbilagslinjen du vil behandle, og velg Intern avstemming. Vinduet Intern avstemming for den aktuelle forretningspartneren åpnes med en liste over ikke avstemte transaksjoner som er kontert til forretningspartneren, inkludert oppgraderingsbilaget. Ved å vise kolonnene Detaljer, Ref. 1, Ref. 2 og Ref. 3 i dette vinduet (ved å velge dem i vinduet Formularinnstillinger), kan du identifisere kildebilaget som virtuelt ble gjenåpnet av oppgraderingsbilagene. Du bør behandle oppgraderingsbilaget i henhold til inkonsistenstypen som forårsaket bilaget. I utgangspunktet kan du håndtere et oppgraderingsbilag på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Du kan gjøre følgende: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en faktura som venter på en tilhørende betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Det eneste du kan gjøre med oppgraderingsbilag som er et resultat av delregistrering av valutakursdifferanse, er å overføre dem til resultatkontoer for gevinst/tap. SAP AG

20 Inkonsistenstyper Som nevnt tidligere viser Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming hvilke typer inkonsistenser som utløste et oppgraderingsbilag. Nedenfor finner du detaljerte beskrivelser av de forskjellige typene inkonsistenser som kan forekomme i rapporten. Denne informasjonen kan være nyttig når du skal analysere et oppgraderingsbilag og velge hvordan det skal håndteres. Faktura tilknyttet avstemt betaling Denne inkonsistensen oppstår når en faktura delvis er knyttet til en betaling (du har enten valgt fakturaen i betalingsbilagstabellen, eller du har brukt funksjonen Tilknytt fakturaer til betalinger), men bilagsregistreringen som er knyttet til denne betalingen, er avstemt med en bilagsregistrering som ikke er knyttet til fakturaen. Følgende eksempler viser ulike inkonsistenstilfeller som identifiseres som Faktura tilknyttet avstemt betaling: Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Utgående faktura nr. 49 er delvis betalt (USD 20 av totalt USD 100) av inngående betaling nr. 33. Ettersom det kun er en delbetaling, blir transaksjonene som er knyttet til bilagene vist i eksemplet ovenfor, ikke avstemt med hverandre. SAP AG

21 Bilagsregistrering nr. 147 er knyttet til utgående faktura nr. 50, og er fullstendig avstemt med bilagsregistrering nr. 146, som er knyttet til inngående betaling nr. 33. Utgående faktura nr. 49 er ikke involvert i denne avstemmingen, selv om den delvis er betalt av inngående betaling nr. 33. Konsekvensene av denne inkonsistensen: Utgående faktura nr. 49 anses som delvis betalt fra et bilagsperspektiv, og helt åpen fra et artskontoperspektiv. Rapportresultatene du får når du genererer Forfall-rapporten etter dokumenter, er derfor forskjellige fra resultatene du får når rapporten genereres etter bilagsregistreringer. I tillegg viser selve rapporten at en inkonsistens ble funnet i dette scenariet: Vinduet ovenfor viser rapporten Forfall kundefordringer som genereres av salgsdokumenter. Kunde C30000 vises med rødt for å vise uoverensstemmelsen. I tillegg kan du se at Totaltverdien IKKE er lik summen i forfallsperioden. SAP AG

22 Ikke alle inkonsistenstyper har samme innvirkning på rapporten Forfall. Inkonsistensen i dette eksemplet påvirker også rapporten Åpne dokumenter: Som du ser vises utgående faktura nr. 49 med et åpent beløp på USD 80, mens det skulle være USD 100. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at beløpet på USD 20 for inngående betaling nr. 33 er anvendt to ganger: Ved delbetaling av utgående faktura nr. 49. Da bilagsregistrering nr. 146 som er knyttet til inngående betaling nr. 33, ble fullstendig avstemt med bilagsregistrering nr. 147 som er knyttet til utgående faktura nr. 50. Du kan korrigere dette ved å gjenåpne én av dobbeltavstemmingene. Det tilknyttede bilaget er allerede åpent fra et artskontoperspektiv, og det blir derfor virtuelt gjenåpnet av systemet. I dette tilfellet blir utgående faktura nr. 49 virtuelt gjenåpnet av opprettingen av et oppgraderingsbilag for saldo forfalt-verdien på USD 20. SAP AG

23 Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser detaljene som forklarer oppgraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Den første linjen viser utgående faktura nr. 49 som ble opprettet med et totalbeløp på USD 100, og som delvis er betalt (USD 20) av inngående betaling nr. 33, noe som gir et saldo forfaltbeløp på USD 80. Den andre linjen viser oppgraderingsbilaget som ble opprettet for å gjenåpne utgående faktura nr. 49 virtuelt. Som du kan se har oppgraderingsbilaget et transaksjonsbeløp lik null (Beløpfeltet er tomt) og en debetverdi i Saldo forfalt på USD 20. Årsaken til at oppgraderingsbilaget ble opprettet i stedet for at selve bilaget ble åpnet, er at det kan være den andre avstemmingen (faktura nr. 50 i dette eksemplet) skulle vært gjenåpnet, og du får derfor anledning til å endre detaljene for oppgraderingsbilaget slik at det knyttes til faktura nr. 50. Ettersom disse detaljene vises i kontoutskriften for kunder, kan du justere dem via bilagsskjermbildet hvis nødvendig. SAP AG

24 Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. I eksemplet i vinduet Intern avstemming ovenfor kan du se at inngående betaling nr. 35 på USD 100 ble opprettet for forretningspartneren, og den er fremdeles åpen. Hvis den gjenspeiler forretningsaktiviteten med denne forretningspartneren, kan du avstemme inngående betaling nr. 35 med utgående faktura nr. 49 og oppgraderingsbilag nr Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. SAP AG

25 Kreditnota tilknyttet avstemt betaling Denne inkonsistenstypen oppstår når en kreditnota du valgte i betalingsbilagstabellen, er knyttet til en betaling, men betalingen er manuelt avstemt med transaksjoner som ikke inkluderer denne kreditnotaen. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Kreditnota nr. 7 og utgående faktura nr. 51 er delvis betalt av inngående betaling nr. 34: Utgående kreditnota nr. 7: USD -20 av totalt USD -30. Utgående faktura nr. 51: USD 30 av totalt USD 40. I og med at alle bilagene ovenfor delvis er betalt/brukt, blir ikke transaksjonene som er knyttet til dem, avstemt med hverandre: SAP AG

26 Bilagsregistrering nr. 149 og 151 som er knyttet til henholdsvis utgående faktura nr. 51 og 52, er fullstendig avstemt med transaksjon nr. 150 som er knyttet til inngående betaling nr. 34. Transaksjon nr. 148 som er knyttet til utgående kreditnota nr. 7, er ikke involvert i denne avstemmingen, selv om den delvis er betalt av inngående betaling nr. 34. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer inngående betaling nr. 34 som er brukt til delbetaling av utgående kreditnota nr. 7, som fullstendig avstemt, og utgående kreditnota nr. 7 med tilknyttet transaksjon, som ikke avstemt. Systemet oppretter et oppgraderingsbilag for å gjenåpne utgående kreditnota nr. 7 virtuelt, slik at den faktiske saldo forfalt-verdien gjenspeiles, USD -30 og ikke USD -10 slik det var før oppgradering. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: SAP AG

27 Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Oppgraderingsbilag nr. 169 vises med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 20, men uten et debet- eller kreditbeløp (Beløp-feltet er tomt). Denne transaksjonen gjenåpner utgående kreditnota nr. 7 virtuelt, og gjenspeiler sammen med saldo forfalt-kreditverdien på USD 10 (som fastsatt før oppgraderingen) den faktiske saldo forfalt-verdien til utgående kreditnota nr. 7 - USD 30. Hva skjer videre? Som forklart tidligere i dette dokumentet, kan du i utgangspunktet håndtere oppgraderingsbilag på samme måte som du behandler alle andre bilagsregistreringer som konteres i firmadatabasen. Vinduet Intern avstemming som vises ovenfor, viser utgående faktura nr. 53 med en Saldo forfalt-verdi på USD 30. Nærmere undersøkelse (klikk på lenkepilen for å åpne bilaget og deretter på ikonet for målbilaget) viser at den ble opprettet av utgående kreditnota nr. 8 på USD 70. Basert på kunnskap om forretningsaktivitetene til den aktuelle kunden, bør resten av utgående faktura nr. 52 (USD 30) også krediteres. Det er derfor mulig å avstemme utgående kreditnota SAP AG

28 nr. 7 og oppgraderingsbilag nr. 169 sammen med utgående faktura nr. 53. Hvis du ser på kolonnen Beløp som skal avstemmes, ser du at verdien er null hvis alle de tre transaksjonene velges. Avstemmingen er med andre ord utlignet. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. Betaling tilknyttet avstemt transaksjon Denne inkonsistensen oppstår når en transaksjon (enten en manuell bilagsregistrering eller en transaksjon knyttet til et bilag) som delvis er betalt med et betalingsbilag, blir fullstendig avstemt med transaksjoner som ikke er knyttet til det aktuelle betalingsbilaget. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Utgående faktura nr. 40 er delvis betalt (USD 70 av totalt USD 180) av inngående betaling nr. 19 ved hjelp av funksjonen Tilknytt fakturaer til betalinger. Transaksjonene som er knyttet til disse bilagene, er ikke avstemt med hverandre. SAP AG

29 Bilagsregistrering nr. 116 som er knyttet til utgående faktura nr. 40, er fullstendig avstemt med transaksjon nr. 117 som ikke er knyttet til inngående betaling nr. 19. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at inngående betaling nr. 19 er knyttet til, men ikke avstemt med, utgående faktura nr. 40, som er fullstendig avstemt med transaksjon nr. 117, som igjen er knyttet til inngående betaling nr. 20. Systemet oppretter derfor et oppgraderingsbilag med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 70 for å gjenåpne inngående betaling nr. 19 virtuelt, slik at den faktiske saldo forfalt-verdien gjenspeiles - en kreditverdi på USD 270. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP AG

30 SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Den første linjen viser inngående betaling nr. 19 med en Saldo forfalt-kreditverdi på USD 200. Dette ble oppgitt før oppgraderingen. Den andre linjen viser oppgraderingsbilaget uten en debet- eller kreditverdi (Beløp-feltet er tomt), men med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 70. Dette gjenåpner inngående betaling nr. 19 virtuelt, og gjenspeiler sammen med den oppgitte saldo forfalt-verdien til inngående betaling nr. 19, den faktiske saldo forfalt-verdien - en kreditverdi på USD 270. Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en faktura eller en bilagsregistrering. Avstem det med en eksisterende faktura eller bilagsregistrering. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. SAP AG

31 Faktura/kredit tilknyttet kredit/faktura Når du oppretter en ufullstendig kreditnota basert på en faktura, blir ikke transaksjonene som er knyttet til kreditnotaen og den krediterte fakturaen, avstemt med hverandre, og kan derfor ikke avstemmes med andre transaksjoner. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Utgående kreditnota nr. 6 krediterer deler av utgående faktura nr. 41. Bilagsregistreringene som er knyttet til disse bilagene, er ikke avstemt med hverandre. SAP AG

32 Bilagsregistrering nr. 118 som er knyttet til utgående faktura nr. 41, er fullstendig avstemt med bilagsregistrering nr. 120 som ikke er knyttet til utgående kreditnota nr. 6. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer følgende: Utgående kreditnota nr. 6 er knyttet til utgående faktura nr. 41, og bilagsstatusen er lukket. Bilagsregistrering nr. 119 som er knyttet til utgående faktura nr. 6, er ikke avstemt med bilagsregistrering nr. 118 som er knyttet til utgående faktura nr. 41, men er fullstendig avstemt med bilagsregistrering nr Systemet oppretter derfor et oppgraderingsbilag for å gjenåpne utgående kreditnota nr. 6 virtuelt, med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 100. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: SAP AG

33 Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Som du ser gjenåpner oppgraderingsbilag nr. 174 utgående kreditnota nr. 6 virtuelt, men har ingen ytterligere innvirkning på bilaget. Bilagsstatusen er fremdeles lukket. Dette er årsaken til at utgående kreditnota nr. 6 ikke vises i vinduet Intern avstemming vist ovenfor. Feltene Ref. 1 og Detaljer viser at dette oppgraderingsbilaget ble opprettet for å gjenåpne utgående kreditnota nr. 6 virtuelt. Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en faktura eller en bilagsregistrering. SAP AG

34 Avstem det med en eksisterende faktura eller bilagsregistrering. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. SAP AG

35 Bilagsregistrering tilknyttet avstemt betaling Denne inkonsistensen oppstår når en bilagsregistrering er knyttet til et betalingsbilag. Betalingen avstemmes senere med et bilag eller en transaksjon som ikke er bilagsregistreringen som den opprinnelige var knyttet til. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Bilagsregistrering nr. 121 er betalt i sin helhet av inngående betaling nr. 23. Ettersom beløpet for inngående betaling er forskjellig fra beløpet for bilagsregistreringen, er ikke bilagsregistrering nr. 121 avstemt med transaksjon nr. 124 som er knyttet til inngående betaling nr. 23. SAP AG

36 Bilagsregistrering nr. 124 er: Knyttet til inngående betaling nr. 23 som ble brukt til betaling av bilagsregistrering nr Fullstendig avstemt med transaksjon nr. 126 som er knyttet til utgående faktura nr. 126 Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at bilagsregistrering nr. 121 er betalt i sin helhet av inngående betaling nr. 23, men er ikke avstemt med transaksjonen som er knyttet til den. Ettersom USD 40 fra inngående betaling nr. 23 ble brukt til betaling av bilagsregistrering nr. 121 og utgående faktura nr. 43, oppretter systemet et oppgraderingsbilag som gjenåpner bilagsregistrering nr. 121 virtuelt, med en saldo forfalt-debetverdi på USD 40. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: SAP AG

37 Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Den første linjen viser oppgraderingsbilaget som ble opprettet for å gjenåpne bilagsregistrering nr. 121 virtuelt. Det har verken en debet- eller en kreditverdi (Beløp-feltet er tomt), men det har en saldo forfalt-kreditverdi på USD 40. Selv om bilagsregistrering nr. 121 helt klart ikke var avstemt før oppgraderingen, vises det ikke i vinduet Intern avstemming ovenfor. Ettersom bilagsregistrering nr. 121 er betalt i sin helhet av inngående betaling nr. 23, har den statusen lukket, og bilag/transaksjoner med denne statusen anses ikke som et bilag eller en transaksjon som kan avstemmes. Detaljer-feltet viser at oppgraderingsbilag nr. 170 ble opprettet for å gjenåpne bilagsregistrering nr. 121 virtuelt. Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. SAP AG

38 Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. SAP AG

39 Avbrutt avstemming Hvis du avbryter en manuell avstemming (Banktransaksjoner Kontoutskrifter og avstemminger Administrer tidligere avstemminger) i SAP Business One-versjoner før 2007 A, gjenåpnes alle manuelle bilagsregistreringer og betalingsbilag involvert i den avbrutte avstemmingen, mens fakturaer og kreditnotabilag fremdeles har en nullverdi for saldo forfalt. Det anses som en inkonsistens å ha et ikke avstemt bilag med statusen lukket og en saldo forfalt-verdi lik null. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Bilagsregistrering nr. 127 som er knyttet til utgående faktura nr. 44, er manuelt og fullstendig avstemt med bilagsregistrering nr. 128 som er knyttet til inngående betaling nr. 24 i avstemming nr. 2. SAP AG

40 Avstemming nr. 2 er avbrutt. Når det skjer, finnes det ikke lenger en historikk som er knyttet til denne avstemmingen, og derfor finnes det ingen informasjon om at denne fakturaen noen gang ble avstemt med denne betalingen. Hvis du avbryter avstemminger etter en oppgradering, lagres denne informasjonen fra og med SAP Business One 2007 A i firmadatabasen der den kan hentes ved behov. Inngående betaling nr. 24 blir gjenåpnet med et totalt forfalt beløp på USD 100, mens utgående faktura nr. 44 forblir lukket med en saldo forfalt lik null, i stedet for at statusen er åpen og en saldo forfalt-verdi på USD 100. SAP AG

41 Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer følgende: Utgående faktura nr. 44 har statusen lukket og saldo forfalt-verdien er null. Bilagsregistrering nr. 127 som er knyttet til utgående faktura nr. 44, er ikke avstemt. Systemet oppretter et oppgraderingsbilag for å gjenåpne utgående faktura nr. 44 virtuelt, og som gjenspeiler saldo forfalt-verdien på USD 100. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Transaksjon nr. 173 (tredje linje) er oppgraderingsbilaget som ble opprettet for å korrigere inkonsistensen. Det har ingen regnskapsverdi (Beløp-feltet er tomt), bare en saldo forfaltdebetverdi på USD 100 som gjenspeiler saldo forfalt-verdien til utgående faktura nr. 44. SAP AG

42 Utgående faktura nr. 44 har statusen lukket og vises ikke i vinduet Intern avstemming. Feltene Ref. 1 og Detaljer viser imidlertid at oppgraderingsbilag nr. 173 ble opprettet for å gjenåpne utgående faktura nr. 44 virtuelt. Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. SAP AG

43 Ikke utlignet avstemming I en ikke utlignet avstemming er den totale debetverdien forskjellig fra den totale kreditverdien. Resultatet blir ikke null. Det finnes ulike forhold som resulterer i en ikke utlignet avstemming i versjoner før SAP Business One 2007 A. Eksemplene nedenfor viser de vanligste årsakene til at en ikke utlignet avstemming oppstår. Før SAP Business One 2007 A: Hvis du i figuren ovenfor merker av i boksen Vis transaksjoner som er avstemt av systemet og velger Avstem, viser vinduet Intern avstemming transaksjoner som er knyttet til bilag som allerede er avstemt av for eksempel opprettingen av en inngående betaling som betaler en utgående faktura i sin helhet. På denne måten kan du avstemme én eller flere av disse transaksjonene for andre gang. Hvis du bruker dette alternativet, men avstemmer alle transaksjonene som er involvert i en bestemt systemavstemming på nytt, oppstår det ingen inkonsistens. En inkonsistens oppstår bare når du ikke avstemmer alle transaksjonene som er involvert i en bestemt systemavstemming, på nytt. Årsaken er at hver enkelt avstemming er nummerert. Avstemmingsnummeret lagres på linjenivå i bilagsregistreringen. Hvis en transaksjon avstemmes på nytt, blir det gamle avstemmingsnummeret overskrevet av det nye. Hvis for eksempel en systemavstemming involverer to transaksjoner som er knyttet til en faktura og en betaling, og bare transaksjonen som er knyttet til fakturaen blir avstemt på nytt, har transaksjonen knyttet til betalingen et annet avstemmingsnummer enn transaksjonen som er knyttet til fakturaen. Når systemet kontrollerer avstemmingsnummeret som er tilordnet transaksjonen knyttet til fakturaen, oppdager det at avstemmingen ikke er utlignet ettersom den bare har en saldo forfalt-debetverdi og ingen saldo forfalt-kreditverdi. SAP AG

44 Inngående betaling nr. 25 betaler utgående faktura nr. 45 i sin helhet. Transaksjonene som er knyttet til dette bilaget, er derfor fullstendig avstemt med hverandre. Dette er en systemavstemming. Transaksjon nr. 130 som er knyttet til utgående faktura nr. 45, avstemmes to ganger og har bare det nyeste avstemmingsnummeret. Den første avstemmingen er derfor ikke utlignet ettersom det bare er transaksjonen som er knyttet til inngående betaling nr. 25, som er involvert. Denne avstemmingen har med andre ord bare en saldo forfalt-kreditverdi og ingen saldo forfalt-debetverdi, og er derfor en ikke utlignet avstemming. SAP AG

45 Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at inngående betaling nr. 25 er involvert i en ikke utlignet avstemming. For å korrigere denne inkonsistensen oppretter systemet et oppgraderingsbilag med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 100, for å gjenåpne inngående betaling nr. 25 virtuelt. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Den fjerde linjen viser oppgraderingsbilaget som ble opprettet for å gjenåpne inngående betaling nr. 25 virtuelt. Transaksjon nr. 165 har ingen regnskapsverdi, bare en saldo forfaltkreditverdi på USD 100. Ettersom inngående betaling nr. 25 har statusen lukket, vises den ikke i vinduet Intern avstemming. Feltene Ref. 1 og Detaljer viser imidlertid at oppgraderingsbilag nr. 165 ble opprettet for å gjenåpne inngående betaling nr. 25 virtuelt. SAP AG

46 Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. Tilbakeføring av betaling/bilagsreg. i betalingen Hvis du, i versjoner før SAP Business One 2007 A, oppretter et betalingsbilag, heretter kalt den indre betalingen, og deretter et annet betalingsbilag, heretter kalt den ytre betalingen, som brukes ved betaling av den indre betalingen, og du så tilbakefører den indre betalingen, blir ikke den forfalte saldoen for den ytre betalingen oppdatert i henhold til beløpet på den tilbakeførte indre betalingen. Før SAP Business One 2007 A: Bilagsregistrering nr. 134 som er knyttet til utgående betaling nr. 3, og utgående faktura nr. 46 er betalt i sin helhet av inngående betaling nr. 27. Transaksjonene som er knyttet til disse bilagene, er fullstendig avstemt med hverandre. Utgående betaling nr. 3 ble deretter tilbakeført, noe som ga følgende resultat: SAP AG

47 Systemavstemmingen som ble opprettet før inngående betaling nr. 27 ble opprettet, åpnes, og alle tilhørende transaksjoner kan nå avstemmes på nytt. Inngående betaling nr. 27 forblir slik den er. Den ble ikke gjenåpnet av verdien til utgående betaling nr. 3, som ble tilbakeført. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at utgående betaling nr. 3 er tilbakeført, og at avstemmingen den var involvert i, er åpnet. Systemet oppretter et oppgraderingsbilag for å gjenåpne inngående betaling nr. 27 virtuelt, med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 50. Dermed gjenspeiles tilbakeføringen av utgående betaling nr. 3 (på USD 50). Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: SAP AG

48 Den andre linjen viser oppgraderingsbilag nr. 174, med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 50. Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. SAP AG

49 Avstemming av annullerte betalinger I versjoner før SAP Business One 2007 A opprettes det automatisk en tilbakeføringstransaksjon når en inngående/utgående betaling blir annullert, men tilbakeføringstransaksjonen og den opprinnelige transaksjonen (knyttet til det annullerte bilaget) avstemmes ikke automatisk med hverandre. Det kan derfor hende disse transaksjonene avstemmes med andre transaksjoner, noe som fører til inkonsistenser. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Inngående betaling nr. 29 er opprettet for USD 100 og senere annullert. Bilagsregistrering nr. 139 er opprettet som en tilbakeføringstransaksjon for bilagsregistrering nr. 138, som er knyttet til den annullerte inngående betalingen nr. 29. Ettersom tilbakeføringstransaksjonen og transaksjonen som er knyttet til det annullerte bilaget, ikke automatisk avstemmes med hverandre, avstemmes bilagsregistrering nr. 139 (tilbakeføringstransaksjonen) senere med bilagsregistrering nr. 140, som er knyttet til inngående betaling nr. 30. SAP AG

50 Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at inngående betaling nr. 29 er lukket (et resultat av annulleringen), men ikke avstemt. For å korrigere denne inkonsistensen oppretter systemet et oppgraderingsbilag med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 100. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen. Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Den andre linjen viser oppgraderingsbilag nr. 175, uten en regnskapsverdi (Beløp-feltet er tomt), men med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 100, som gjenspeiler den faktiske saldo forfalt-verdien til inngående betaling nr. 29. Inngående betaling nr. 29 var lukket da den ble SAP AG

51 annullert, og vises derfor ikke i dette vinduet. Feltene Ref. 1 og Detaljer viser at dette oppgraderingsbilaget ble opprettet for å gjenåpne inngående betaling nr. 29 virtuelt. Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. Delregistrering valutakursdifferanse I versjoner før SAP Business One 2007 A konteres ikke kursdifferansetransaksjoner som skal gjenspeile ulike valutakurser, i følgende tilfeller: 1. Når du oppretter en delbetaling for en faktura. 2. Når ett eller begge bilagene er oppgitt i utenlandsk valuta. 3. Når valutakursen for konteringsdatoen til fakturaen er forskjellig fra valutakursen for konteringsdatoen for betalingen. Selv om denne konteringen ikke skjer, oppdateres dokumentets LV-saldoer som om konteringen hadde skjedd. UV-saldoen til forretningspartneren vil derfor være riktig, men LV-saldoen er unøyaktig. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: 5. juni 2007 opprettes utgående faktura nr. 48 for EUR 100. Valutakursen var EUR 1 = USD 1,35. Den 8. juni 2007 blir utgående faktura nr. 48 delvis betalt av en inngående betaling på EUR 60. Valutakursen var EUR 1 = 1,2 USD. Den nødvendige kursdifferansetransaksjonen opprettes ikke. Tabell nr. 1 Transaksjon snr. Kontering sdato Trans.- beløp (UV) Trans.beløp (LV) IN *1.35 =135 RC (60) (60)*1.2 = (72) Benyttet beløp (LV) Saldo forfalt i bilag 60*1.35= (60)*1.2=(72) 0 (72) Totalt Saldo forfalt i artskonto Tabellen ovenfor viser en situasjon der valutakursdifferansene ikke ble delregistrert, men det benyttede beløpet i fakturaen i lokal valuta beregnes som om delregistrering av valutakursdifferanse er utført. SAP AG

52 Følgende tabell viser hva som skjer hvis ingen saldotilpasninger i forbindelse med den ikkeeksisterende registreringen av valutakursdifferanse, utføres i bilaget: Tabell nr. 2 Transaksjon snr. Kontering sdato Trans.- beløp (UV) Trans.- beløp (LV) Benyttet beløp (LV) Saldo forfalt i bilag IN RC (60) (72) (72) 0 0 Totalt Saldo forfalt i artskonto Det som skal skje (og som faktisk skjer i SAP Business One 2007 A) er at både konteringen av delregistrering av valutakursdifferanse og tilpasninger av bilagssaldo skal foregå samtidig, på denne måten: Tabell nr. 3 Transa ksjons nr. Kontering sdato Ingen overskrift IN Utgående faktura RC Inngående betaling Trans.- beløp (UV) Trans.- beløp (LV) Benyttet beløp (LV) Saldo forfalt i bilag (60) (72) (72) 0 0 RC Kursdiff. 0 (9) (9) 0 0 Totalt Saldo forfalt i artskonto I SAP Business One 2007 A blir kursdifferanseregistreringen kontert på samme bilagslinje som betalingen. I dette eksemplet ser den faktiske transaksjonen slik ut: Tabell nr. 4 Ingen overskrift Transa ksjonsnr. Konteringsdato Trans.- beløp (UV) BK Bank Trans.- beløp (LV) RC FP (60) (81) BK Kursdiff. 0 9 Totalt 0 0 Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at den aktuelle kursdifferansetransaksjonen skulle ha vært gjenkjent på betalingsdatoen, men det er ikke tilfellet. Systemet oppretter et oppgraderingsbilag med en saldo forfalt-debetverdi på USD 9, som tilpasser den forfalte saldoen for inngående betaling nr. 31 virtuelt, i forbindelse med den delvise valutakursdifferansen som ikke ble kontert. Den inngående betalingen tilpasses virtuelt fordi den delvise valutakursdifferansen skulle ha vært gjenkjent samme dato som betalingen ble opprettet. Oppgraderingsbilaget gjenspeiler derfor denne valutakurssaldoen på betalingsdatoen. SAP AG

53 Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Ettersom forretningspartneren som eksemplet ble opprettet for, er en forretningspartner med utenlandsk valuta, må du sørge for å velge alternativet Bare vis LV-transaksjoner. Hvis ikke, vises ikke oppgraderingsbilaget. Som du ser, viser feltene Ref. 1 og Detaljer at oppgraderingsbilaget er knyttet til inngående betaling nr. 31. Hva skjer videre? Det eneste du kan gjøre med oppgraderingsbilag som er et resultat av delregistrering av valutakursdifferanse, er å overføre dem til resultatkontoer for gevinst/tap. Hvis forretningspartneren som oppgraderingsbilaget konteres for, er en forretningspartner med utenlandsk valuta, som i dette eksemplet, er forretningspartnerens valuta EUR og lokal valuta er USD. Når du har valgt linjen med oppgraderingsbilaget, endres OK-knappen til Avstem fordi beløpet som skal avstemmes er null. SAP AG

54 Velg Avstem. Følgende prosess utføres automatisk: i. Ettersom beløpet som skal avstemmes i lokal valuta ikke er null, opprettes følgende bilagsregistrering for å utligne avstemmingen i lokal valuta til null: Debet (LV) Kredit (LV) FC_Cust USD 9 Realisert kursdifferanse tap* USD 9 *Bilagsregistreringen konteres automatisk til kursdifferansekontoen definert for firmaet i Administrasjon Definisjon Finansregnskap Kontofastsetting artskontoer. ii. Bilagsregistreringen for kursdifferanser som er beskrevet ovenfor, avstemmes automatisk med oppgraderingsbilaget. iii. Bilagsregistreringen konteres automatisk på avstemmingsdatoen. Datoen kan tilpasses manuelt i vinduet Intern avstemming. Hvis forretningspartneren som oppgraderingsbilaget ble opprettet for, er definert med Alle valutaer, blir samme oppgraderingsbilag opprettet, men brukerhandlingen er annerledes: i. I vinduet Intern avstemming velger du oppgraderingsbilaget som ble opprettet for å korrigere inkonsistensen forbundet med delregistrering av valutakursdifferanse. ii. Velg Tilpasninger. Velg Opprett bilagsregistrering i vinduet Tilpasninger. Vinduet Bilagsregistrering vises. En linje som utligner verdien for oppgraderingsbilaget, er allerede opprettet for forretningspartneren. I dette eksemplet krediteres forretningspartneren. iii. Fullfør den andre linjen i bilagsregistreringen ved å velge enten gevinst- eller tapskontoen for realisert kursdifferanse. Opprett bilagsregistreringen. iv. Vinduet Avstemming vises på nytt. Både oppgraderingsbilaget og utligningstransaksjonen du nettopp har opprettet, velges automatisk. Totalen for Beløp som skal avstemmes er null. v. Velg Avstem. Oppgraderingsbilaget som ble opprettet for delregistreringen av kursdifferanse, håndteres. Hvis du finner flere enn ett oppgraderingsbilag kontert til samme forretningspartner, som skyldes inkonsistenstypen Delregistrering valutakursdifferanse, kan du håndtere alle samtidig ved å velge alle i vinduet Intern avstemming, og deretter utføre trinnene som er beskrevet ovenfor, avhengig av definisjonen av forretningspartnervalutaen. SAP AG

55 Avstemming av betalinger tilknyttet forespørsel om forskuddsbetaling Denne inkonsistenstypen er bare relevant for lokaliseringer der forespørsel om forskuddsbetaling er tilgjengelig. Hvis du, i versjoner før SAP Business One 2007 A, oppretter en forespørsel om forskuddsbetaling, betaler hele med en forskuddsbetaling, og deretter betaler forskuddsbetalingen, avstemmes ikke transaksjonene som er knyttet til disse to betalingene (forskuddsbetalingen og betalingen av forskuddsbetalingen) automatisk med hverandre. Det er derfor mulig å avstemme disse transaksjonene med andre transaksjoner. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Forespørsel om utgående forskuddsbetaling nr. 4 er betalt i sin helhet av inngående betaling nr SAP AG

56 Inngående betaling nr. 105 ble deretter betalt av inngående betaling nr. 106, som er den ytre betalingen. Ettersom transaksjon nr og nr som er knyttet til inngående betaling nr. 105 og 106, ikke er avstemt med hverandre, er det mulig å avstemme hver enkelt av dem med andre transaksjoner. I dette eksemplet blir transaksjon nr som er knyttet til inngående betaling nr. 106, avstemt med bilagsregistrering nr Inngående betaling nr. 106 anvendes derfor to ganger: SAP AG

57 Ved betaling av inngående betaling nr. 105 Ved avstemming med bilagsregistrering nr Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at inngående betaling nr. 106 er anvendt to ganger. Systemet oppretter et oppgraderingsbilag for å gjenåpne inngående betaling nr. 105 virtuelt, med en saldo forfaltkreditverdi på EUR 100. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Som du ser viser feltene Ref. 1 og Detaljer at oppgraderingsbilag nr er opprettet for å gjenåpne inngående betaling nr. 105 virtuelt, som brukes til å betale forespørsel om utgående forskuddsbetaling nr. 4. Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: SAP AG

58 La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. Registrering av kursdifferanse ved betaling av forespørsler om forskuddsbetaling I versjoner før SAP Business One 2007 A registreres ikke valutakursdifferanser i følgende situasjon: 1. Du oppretter en betaling, heretter kalt den indre betalingen, for en forespørsel om forskuddsbetaling i utenlandsk valuta. 2. Etter en stund oppretter du sluttbetalingen, heretter kalt den ytre betalingen, som også brukes til betaling av den indre betalingen. 3. Valutakursen som er definert for den utenlandske valutaen, er forskjellig på opprettingsdatoene for den ytre og den indre betalingen. Denne inkonsistenstypen er bare relevant for lokaliseringer der forespørsel om forskuddsbetaling er tilgjengelig. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Forespørsel om utgående forskuddsbetaling nr. 6 på USD 100 er betalt den av inngående betaling nr. 107 på USD 100 (EUR 80): SAP AG

59 Den blir inngående betaling nr. 107 betalt av inngående betaling nr. 108, på USD 100 (EUR 75). SAP AG

60 Transaksjon nr og som er knyttet til inngående betaling nr. 107 og 108, er ikke avstemt med hverandre. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at transaksjon nr og som er knyttet til inngående betaling nr. 107 og 108, ikke er avstemt med hverandre. For å forhindre fremtidige inkonsistenser som oppstår fordi én eller begge av transaksjonene avstemmes med andre transaksjoner, merkes disse transaksjonene som lukket, som om de var avstemt. I tillegg opprettes et oppgraderingsbilag som gjenspeiler valutakursdifferansen mellom opprettingsdatoen for inngående betaling nr. 107 og opprettingsdatoen for inngående betaling nr I dette eksemplet har oppgraderingsbilaget en saldo forfalt-kreditverdi på EUR 5. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Transaksjon nr er oppgraderingsbilaget som ble opprettet for gjenkjenning av valutakursdifferansen. Inngående betaling nr. 107 og 108 vises ikke ettersom disse bilagene ikke anses som avstemte. Feltene Ref. 1 og Detaljer viser imidlertid at oppgraderingsbilaget ble opprettet for inngående betaling nr SAP AG

61 Hva skjer videre? Det eneste du kan gjøre med oppgraderingsbilag som er et resultat av delregistrering av valutakursdifferanse, er å overføre dem til resultatkontoer for gevinst/tap. Du finner en detaljert forklaring under Hva skjer videre? i Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. i dette dokumentet. SAP AG

62 Annullert betaling / manuell bilagsregistrering i avstemming av flere FP-er Denne inkonsistenstypen er bare relevant for Polen, Russland, Slovakia, Tsjekkia og Ungarn. Denne inkonsistensen oppstår når du annullerer en betaling eller en manuell bilagsregistrering som er involvert i en avstemming av bilag/transaksjoner som er kontert til flere enn én forretningspartner. I slike tilfeller gjenåpnes ikke de andre bilagene som er involvert i denne avstemmingen, og de kan derfor ikke avstemmes på nytt med en annen betaling/bilagsregistrering. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Bilagsregistrering nr. 141 som er knyttet til utgående faktura nr. 48, som igjen er kontert til forretningspartner C1001, er fullstendig avstemt med transaksjonen nr. 142 som er knyttet til inngående betaling nr. 30, kontert til forretningspartner C Inngående betaling nr. 30 annulleres på et senere tidspunkt, og bilagsregistrering nr. 144 opprettes for å gjenspeile annulleringen. Utgående faktura nr. 48 forblir imidlertid lukket med en saldo forfalt-verdi lik null, i stedet for å bli gjenåpnet. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at bilagsregistrering nr. 144 tilbakefører inngående betaling nr. 30, noe som betyr at utgående faktura nr. 48 faktisk ikke er betalt. Systemet oppretter et oppgraderingsbilag for virtuelt å tilpasse saldo forfalt for forretningspartner C10002 med en saldo forfalt-debetverdi på SKK 100. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: SAP AG

63 Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt.. SAP AG

64 Manglende vekselkursdifferanse bak avstemming med flere FP-er Denne inkonsistenstypen er bare relevant for Polen, Russland, Slovakia, Tsjekkia og Ungarn. Hvis du avstemmer transaksjoner eller bilag i utenlandsk valuta som er kontert til flere enn én forretningspartner, og som er opprettet med ulike valutakurser, gjenkjennes ikke valutakursdifferansen på tidspunktet avstemmingen finner sted. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Inngående faktura nr. 11 på EUR 100 (SKK 3 500) er opprettet for leverandør FC_V001. Utgående faktura nr. 49 på EUR 100 (SKK 3 300) er opprettet for kunde FC_V001. Transaksjon nr. 145 som er knyttet til utgående faktura nr. 49, er fullstendig avstemt med transaksjon nr. 146 som er knyttet til inngående faktura nr. 11. Valutakursen på avstemmingsdatoen er USD 1 = SKK 33. De respektive kursdifferansetransaksjonene blir ikke automatisk kontert når avstemmingen utføres. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at valutakursdifferansen ble gjenkjent innen utgående faktura nr. 49 og inngående faktura nr. 11 ble avstemt. Systemet oppretter derfor to ulike oppgraderingsbilag for gjenkjenning av valutakursdifferansen for hvert bilag som er involvert i avstemmingen. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilagene som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: SAP AG

65 Når du merker en linje som viser ett av oppgraderingsbilagene, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Vinduet ovenfor er vinduet Intern avstemming for forretningspartner FC_C001. Det ble åpnet fordi oppgraderingsbilaget som er valgt i Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming, er bilaget som ble opprettet for utgående faktura nr. 49, opprinnelige opprettet for forretningspartner FC_C001. Hvis du velger det andre oppgraderingsbilaget i rapporten (nr. 168) og deretter klikker på Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming for den andre forretningspartneren som er involvert i avstemmingen. Hva skjer videre? Det eneste du kan gjøre med oppgraderingsbilag som er et resultat av delregistrering av valutakursdifferanse, er å overføre dem til resultatkontoer for gevinst/tap. Du finner en detaljert forklaring under Hva skjer videre? i Ettersom avstemmingav oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. i dette dokumentet. Avbrutt betaling for anmodning om forskuddsbetaling Denne inkonsistenstypen er bare relevant for Polen, Russland, Slovakia, Tsjekkia og Ungarn. SAP AG

66 Du oppretter en betaling for å betale en faktura for forskuddsbetaling. Denne betalingen brukes så til å redusere beløpet på sluttfakturaen. Etterpå avbrytes betalingen. Dermed oppdateres ikke den forfalte saldoen på sluttfakturaen med beløpet fra den avbrutte betalingen. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Faktura for utgående forskuddsbetaling på SKK 100 er betalt av inngående betaling nr. 27, og SKK 90 av beløpet er knyttet til utgående faktura nr. 45. Inngående betaling nr. 27 er annullert. Saldo forfalt for utgående faktura nr. 45 er ikke oppdatert i samsvar med dette. Beløpet er fremdeles SKK 40 i stedet for at det er oppdatert til SKK 130. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at inngående betaling nr. 27 er avbrutt, men utgående faktura nr. 45 anses fremdeles som om SKK 90 er betalt, og faktura for utgående forskuddsbetaling nr. 36 er åpen. Systemet oppretter et oppgraderingsbilag for å gjenåpne utgående faktura virtuelt, med en saldo forfalt-debetverdi på SKK 90, og lukker faktura for utgående forskuddsbetaling nr. 36. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: SAP AG

67 Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Som du ser, er utgående faktura nr. 45 i første linje åpen for saldo forfalt-debetbeløpet på SKK 40 (slik som før oppgraderingen). I den andre linjen har oppgraderingsbilaget ingen regnskapsverdi (Beløp-feltet er tomt), bare en saldo forfalt-debetverdi på SKK 90. Feltene Ref. 1 og Detaljer viser at oppgraderingsbilaget ble opprettet for utgående faktura nr. 45. Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. SAP AG

68 Betaling av årsoverføringsbilag Denne inkonsistenstypen er bare relevant for Israel og Nederland. I løpet av årsoverføringsprosessen blir åpne bilag overført fra kildefirmaet til målfirmaet, mens dokumentformularet skilles fra den tilknyttede bilagsregistreringen. Når du oppretter en betaling for et årsoverføringsbilag, reduseres derfor den forfalte saldoen i betalingsbilaget i henhold til beløpet som er betalt, selv om ingen avstemming er utført. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Utgående faktura nr for NIS 100 ble opprettet, og bilagsregistrering nr. 279 ble opprettet i henhold til dette. Utgående faktura nr ble årsoverført til målfirmaet og vises der bare som et bilag uten at bilagsregistrering nr. 279 er knyttet til det (den tilhørende åpne bilagsregistreringen ble overført på et annet tidspunkt, uten en tilknytning til utgående faktura 15102). Inngående betaling nr. 28 for NIS 100 ble opprettet for utgående faktura nr etter at firmaet begynte å arbeide i målfirmaet. SAP AG

69 Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at forfalt saldo for inngående betaling nr. 28 er null, mens forfalt saldo i transaksjonen som er knyttet til den inngående betalingen, er NIS 100 debet. Dette er inkonsistensverdien. Systemet oppretter et oppgraderingsbilag for å gjenåpne inngående betaling nr. 28 virtuelt, med en saldo forfaltkreditverdi på NIS 100. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: SAP AG

70 Som du ser viser den første linjen transaksjonen for inngående balanse som er kontert til forretningspartneren. Transaksjonen omfatter også de NIS 100 fra utgående faktura nr som ble årsoverført. Den andre linjen viser oppgraderingsbilaget som gjenåpner inngående betaling nr. 28 virtuelt, som ble opprettet etter at årsoverføringen var utført. Hva skjer videre? Transaksjon nr. 283 representerer den inngående balansen for forretningspartneren, inkludert et debetbeløp på NIS 100 som gjenspeiler bilagsregistreringen som er knyttet til utgående faktura nr Hvis dette samsvarer med dine forretningsbehov, kan du avstemme oppgraderingsbilag nr. 281 med NIS 100 i transaksjon nr. 283, ved å velge de to transaksjonene og justere verdien i feltet Beløp som skal avstemmes til NIS 100: Kredit for en årsoverføringsfaktura Denne inkonsistenstypen er bare relevant for Israel og Nederland. I løpet av årsoverføringsprosessen blir åpne bilag overført fra kildefirmaet til målfirmaet, mens bilagsformularet skilles fra den tilknyttede bilagsregistreringen. Når du oppretter en kreditnota for et årsoverføringsbilag, reduseres derfor Åpen saldo i kreditnotaen i henhold til beløpet som krediteres, selv om ingen avstemming er utført. SAP AG

71 Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Utgående faktura nr ble opprettet for NIS 100, og bilagsregistrering nr. 278 ble opprettet i henhold til dette. Da årsoverføringsprosessen ble utført, var utgående faktura nr fremdeles åpen (verken betalt eller kreditert), og den ble derfor årsoverført til målfirmaet der den vises bare som et bilag, uten at bilagsregistrering nr. 278 er knyttet til den. Utgående kreditnota nr for NIS 100 ble opprettet på grunnlag av utgående faktura nr etter at firmaet begynte å arbeide i målfirmaet. SAP AG

72 Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at den åpne saldoen for utgående kreditnota nr er null, selv om den ikke er avstemt med en bilagsregistrering. Inkonsistensverdien er derfor NIS (100). Systemet oppretter et oppgraderingsbilag for å gjenåpne utgående kreditnota nr virtuelt, med en saldo forfalt-kreditverdi på NIS 100. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: SAP AG

73 Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Som du ser viser den første linjen transaksjonen for inngående balanse som er kontert til forretningspartneren. Transaksjonen omfatter også de NIS 100 fra utgående faktura nr som ble årsoverført. Den andre linjen viser oppgraderingsbilaget som gjenåpner utgående kreditnota nr virtuelt, med en saldo forfalt-kreditverdi på NIS 100. Hva skjer videre? Transaksjon nr. 283 representerer den inngående balansen for forretningspartneren, inkludert et debetbeløp på NIS 100 som gjenspeiler bilagsregistreringen som er knyttet til utgående faktura nr Hvis dette samsvarer med dine forretningsbehov, kan du avstemme oppgraderingsbilag nr. 280 med NIS 100 i transaksjon nr. 283, ved å velge de to transaksjonene og justere verdien i feltet Beløp som skal avstemmes til NIS 100: Behandling av betaling knyttet til transaksjon Du opprettet en akontobetaling (heretter kalt den indre betalingen) og et annet betalingsbilag (heretter kalt den ytre betalingen) som betalte den indre betalingen. Deretter knyttet du den indre betalingen til andre transaksjoner for andre gang (ikke medregnet transaksjonen som ble opprettet av den ytre betalingen). Som følge av dette har den indre betalingen en dobbelt tilknytning. Først til den ytre betalingen og så til de andre transaksjonene. i. Slik virker det ikke i SAP Business One 2005 A SP01 patch-nivå 18, og det er ikke lenger mulig å koble en indre betaling til flere transaksjoner etter at den er betalt av en ytre betaling. ii. Tilfeller der den indre betalingen blir annullert, håndteres automatisk av en annen inkonsistenstype som er beskrevet tidligere i dette dokumentet. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Inngående betaling nr. 10 ble opprettet som en akontobetaling på USD 110: SAP AG

74 Inngående betaling nr. 12 på USD 100 betalte deler av inngående betaling nr. 10: Deretter ble inngående betaling nr. 10 knyttet til utgående faktura nr. 7. Inngående betaling nr. 10 ble derfor avstemt to ganger: SAP AG

75 Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at både inngående betaling nr. 12 og utgående faktura nr. 7 er knyttet til inngående betalinger nr. 10, og at forfalt saldo for begge bilag er lik null. SAP Business One oppretter et oppgraderingsbilag som gjenåpner utgående faktura nr. 7 virtuelt, med en saldo forfalt-debetverdi på USD 100. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: SAP AG

76 Hva skjer videre? I utgangspunktet kan du håndtere dette oppgraderingsbilaget på samme måte som du håndterer en vanlig forretningspartnertransaksjon. Bestem deg for hva du vil gjøre: La det være i hovedboken i påvente av at en tilhørende transaksjon skal konteres, for eksempel en kreditnota eller en betaling. Avstem det med en eksisterende betaling eller kredittransaksjon. Anse det som en usikker fordring, og konter det til avstemmingskontoen for usikre fordringer. Anse det som en gevinst eller et tap, og konter det til en resultatkonto. Ettersom avstemming av oppgraderingsbilaget med den respektive transaksjonen (eller ev. flere transaksjoner) innebærer håndtering av bilaget, vil ikke lenger oppgraderingsbilaget vises i rapporter som viser transaksjoner som ikke er avstemt. Konsoliderings-FP SAP Business One støtter tilordningen av en konsoliderings-fp for betalings- eller leveringskonsolideringsformål. Hvis du bruker en betalingsbasert konsoliderings-fp som endres etter at noen transaksjoner er kontert, kan følgende scenario oppstå: En transaksjon konteres til en bestemt forretningspartner mens du har en konsoliderings-fp. Senere endres konsoliderings-fp (erstattes eller fjernes), og en betaling for transaksjonen opprettes. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Kunde C10000 hadde kunde PC0000 definert som konsoliderings-fp: SAP AG

77 Utgående faktura nr. 9 ble kontert til kunde C Kunde PC0000 (konsoliderings-fp) ble fjernet fra feltet Konsoliderings-FP i stamdataene til kunde C Inngående betaling nr. 13 ble så opprettet for utgående faktura nr. 9: Resultatet er at forfalt saldo for begge bilagene er null, men transaksjonene som er knyttet til begge bilagene, er verken avstemt med hverandre eller avstemt med andre transaksjoner. SAP AG

78 Scenarier der minst én av transaksjonene avstemmes manuelt med andre transaksjoner, håndteres automatisk som andre inkonsistenstyper som omhandles tidligere i dette dokumentet. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at både inngående betaling nr. 13 og utgående faktura nr. 9 er knyttet til hverandre og har en forfalt saldo lik null. Bilagsregistreringene som er knyttet til disse bilagene, har imidlertid en forfalt saldo på USD 100. SAP Business One gjenåpner både utgående faktura nr. 9 og inngående betaling nr. 13 virtuelt, med en saldo forfalt-verdi på USD 100. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen: Som du ser har oppgraderingsbilag nr. 40 to linjer. Den første gjenåpner inngående betaling nr. 13 virtuelt, med en saldo forfalt-kreditverdi på USD 100 som konteres til kunde C Den andre gjenåpner utgående faktura nr. 9 virtuelt, med en saldo forfalt-debetverdi på USD 100 som konteres til kunde PC0000 som var konsoliderings-fp for kunde C10000 da utgående faktura nr. 9 ble opprettet. Når du merker den aktuelle linjen som viser oppgraderingsbilaget, og velger Intern avstemming, åpnes vinduet Intern avstemming som ble introdusert i SAP Business One 2007 A. Vinduet viser alle åpne transaksjoner som er kontert for den aktuelle forretningspartneren: Hva skjer videre? SAP AG

79 Ettersom de to linjene i oppgraderingsbilaget konteres til to ulike forretningspartnere, kan du avstemme hver linje med den aktuelle transaksjonen som er tilknyttet forretningspartneren. Alternativt kan du bruke funksjonen for avstemming med flere forretningspartnere og avstemme de to linjene i oppgraderingsbilaget med hverandre. Flere avstemmingskontoer I SAP Business One er hver forretningspartner tilordnet en avstemmingskonto. Avstemmingskontoen som er tilordnet til en forretningspartner, kan vanligvis ikke endres, men det er teoretisk mulig at den har blitt endret via databasemanipulering (en prosedyre som ikke anbefales). Følgende scenario kan derfor oppstå: En betaling er opprettet for en bestemt transaksjon, men da den betalte transaksjonen ble opprettet, var avstemmingskontoen som er tilordnet til forretningspartneren som transaksjonen konteres, en annen enn avstemmingskontoen som ble brukt da betalingen ble opprettet. Resultatet er at forfalt saldo for betalingen og den betalte transaksjonen er lik null, men samlet saldo per avstemmingskonto er imidlertid ikke null, da hver avstemmingskonto inneholder en lik saldo og en motsaldo. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Utgående faktura nr. 13 på USD 100 er opprettet for kunde C Avstemmingskontoen som var knyttet til forretningspartneren da den utgående fakturaen ble opprettet, var Bilagsregistreringen som er knyttet til utgående faktura nr. 13, er: Avstemmingskont o Debet Kredit USD 100 C USD 100 Deretter ble avstemmingskontoen tilordnet til Inngående betaling nr. 16 ble opprettet for kunde C10000 og knyttet til utgående faktura nr. 13. Bilagsregistreringene som var tilknyttet begge bilagene, ble ikke avstemt. Bilagsregistreringen som er tilknyttet inngående betaling nr. 16, er: FPkode/Artskonto FPkode/Artskonto Avstemmingskont o Debet USD 100 Kredit C USD 100 Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at både inngående betaling nr. 16 og utgående faktura nr. 13 er knyttet til hverandre og har en forfalt saldo lik null. Transaksjonene som er knyttet til disse bilagene, er imidlertid ikke avstemt, verken med hverandre aller med andre transaksjoner. Selv om den totale saldoen for kunden C10000 er riktig, blir det oppdaget en inkonsistens i saldoen for artskontoene og SAP Business One oppretter et oppgraderingsbilag som gjenåpner begge bilagene virtuelt, for beløpet som er betalt. Inkonsistensverdien i dette eksemplet er USD 100. SAP AG

80 Scenarier der minst én av transaksjonene avstemmes manuelt med andre transaksjoner, håndteres automatisk som andre inkonsistenstyper som omhandles tidligere i dette dokumentet. Etter oppgradering til SAP Business One 2007 A: Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming viser oppraderingsbilaget som er opprettet for å korrigere inkonsistensen. Oppgraderingsbilaget som opprettes, inneholder to linjer: Én som gjenåpner den utgående fakturaen virtuelt, og en annen som gjenåpner den inngående betalingen virtuelt. Hver konteres til den respektive avstemmingskontoen: Linjenr. FP-kode/Artskonto Debet Kredit Saldo forfalt USD (100) USD 100 Den første linjen i oppgraderingsbilaget oppdaterer artskonto med opprettingen av inngående betaling nr. 16. Den andre linjen reverserer virkningen av konteringen av inngående betaling nr. 16 til artskonto Hva skjer videre? Ettersom oppgraderingsbilaget ble opprettet for å justere saldoen til de to avstemmingskontoene, kan du avstemme linje nr. 1 i oppgraderingsbilaget med bilagsregistreringen som er knyttet til utgående faktura nr. 13 begge er kontert til artskonto , og avstemme linje nr. 2 med bilagsregistreringen som er knyttet til inngående betaling nr. 16 begge er kontert til artskonto Forskjellige avstemmingskontoer i annullerte betalinger I SAP Business One er hver forretningspartner tilordnet en avstemmingskonto. Avstemmingskontoen som er tilordnet til en forretningspartner, kan vanligvis ikke endres, men det er teoretisk mulig at den har blitt endret via databasemanipulering (en prosedyre som ikke anbefales). Følgende scenario kan derfor oppstå: En betaling opprettes for en bestemt forretningspartner. Etter en stund blir avstemmingskontoen til forretningspartneren erstattet, og deretter blir betalingen annullert. Bilagsregistreringen for annulleringen konteres til en annen avstemmingskonto enn den som bilagsregistreringen som er knyttet til betalingen, ble kontert til. Resultatet er at forfalt saldo for betalingen og den annullerte transaksjonen er lik null, men samlet saldo per avstemmingskonto er imidlertid ikke null, da hver avstemmingskonto inneholder en lik saldo og en motsaldo. Før oppgradering til SAP Business One 2007 A: Inngående betaling nr. 17 ble kontert til kunde C10000 mens avstemmingskontoen som var tilordnet til kunden, var Bilagsregistreringen som er tilknyttet inngående betaling nr. 17, er: FPkode/Artskonto Avstemmingskont o Debet USD 100 Kredit C USD 100 Inngående betaling ble annullert etter at avstemmingskontoen ble erstattet av artskontoen Bilagsregistreringen som ble opprettet som følge av annulleringen av inngående betaling nr. 17, ble kontert til den nye avstemmingskontoen : SAP AG

81 FPkode/Artskonto Avstemmingskont o Debet Kredit USD 100 C USD 100 Ved oppgradering er ingen av transaksjonene avstemt. Under oppgradering til SAP Business One 2007 A: Systemet identifiserer at forfalt saldo for inngående betaling nr. 17 er lik null, men forfalt saldo for transaksjonen som er knyttet til den, er USD 100 kredit, og annulleringsbilaget har en saldo forfalt-debetverdi på USD 100. Selv om den totale saldoen for kunden er riktig, er ikke de forskjellige avstemmingskontoene i balanse. SAP Business One oppretter et oppgraderingsbilag med to linjer, der hver konteres til forskjellige avstemmingskontoer: Linjenr. FP-kode/Artskonto Debet Kredit Saldo forfalt USD USD (100) Den første linjen i oppgraderingsbilaget oppdaterer artskonto med annulleringen av den inngående betalingen. Den andre linjen justerer annulleringsbilaget som ble kontert til artskonto Hva skjer videre? Scenarier der minst én av transaksjonene avstemmes manuelt med andre transaksjoner, håndteres automatisk som andre inkonsistenstyper som omhandles tidligere i dette dokumentet. Ettersom oppgraderingsbilaget ble opprettet for å justere saldoen til de to avstemmingskontoene, kan du avstemme linje nr. 1 i oppgraderingsbilaget med bilagsregistreringen som er knyttet til inngående betaling nr. 17 begge er kontert til artskonto , og avstemme linje nr. 2 med annulleringsbilaget som er kontert til artskonto Utligningstransaksjon for bilagsregistrering De fleste inkonsistenser identifiseres og forklares av systemet, men det kan være det forekommer uidentifiserte inkonsistenser som fører til at det opprettes en spesiell utligningstransaksjon for bilagsregistrering. Dette oppgraderingsbilaget justerer totalverdien for Saldo forfalt i bilagene med det som er forretningspartnerens totale kontosaldo: Totalverdi transaksjonsbeløp = Totalverdi Saldo forfalt for bilag Utligningstransaksjonen for bilagsregistrering opprettes alltid på forretningspartnernivå. Det kan med andre ord bare være én utligningstransaksjon for bilagsregistrering for hver forretningspartner. Følgende årsaker forklarer kanskje hvorfor en utligningstransaksjon for bilagsregistrering opprettes: Mindre avrundingsforskjeller Endring av en avstemmingskonto for forretningspartnere Utligningstransaksjonen for bilagsregistrering vises i Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming på denne måten: SAP AG

82 Verdien av utligningstransaksjonen for bilagsregistrering og selve tilstedeværelsen påvirkes av terskelverdien som er definert for firmaet før oppgraderingen ble utført (se administratorveiledningen). Ettersom utligningstransaksjonen for bilagsregistrering justerer totalverdien for transaksjonsbeløp med totalverdien for saldo forfalt i bilag, er det større sannsynlighet for at et oppgraderingsbilag vil bli opprettet for hver identifiserte inkonsistens jo mindre terskelverdien er. På slutten av oppgraderingsprosessen vil det enten ikke være noen forskjell mellom totalverdien for transaksjonsbeløp og totalverdien for saldo forfalt i bilag kontert til den aktuelle forretningspartneren, eller så vil det være en relativ liten forskjell, som er verdien av utligningstransaksjonen for bilagsregistrering. Hvis terskelverdien som er definert, er et relativt stort beløp, er det imidlertid større sannsynlighet for at noen av de identifiserte inkonsistensene ikke utløser opprettingen av et spesifikt oppgraderingsbilag, fordi verdien for dette oppgraderingsbilaget vil være mindre enn terskelverdien. I slike tilfeller er verdien som er nødvendig for å justere verdien av transaksjonsbeløp og totalverdien av saldo forfalt i bilag kontert til den aktuelle forretningspartneren, større, og verdien av utligningstransaksjonen for bilagsregistrering er derfor tilsvarende større. Standard terskelverdi er 0,05 av lokal valuta definert for firmaet. Håndtere en utligningstransaksjon for bilagsregistrering Når du klikker på ikonet ved siden av forretningspartnerkoden i Protokollrapport - oppgradering for intern avstemming, åpnes vinduet FP-stamdata for forretningspartneren. Klikk på i feltet Kontoutskrift for å vise vinduet Kontoutskrift for forretningspartneren: Her kan du begynne å undersøke årsaken til utligningstransaksjonen for bilagsregistrering, og det kan være det sier seg selv når du sjekker de andre transaksjonene som er kontert til denne forretningspartneren SAP AG