Workflow Avslutning av regnskapsåret og overgang til nytt budsjettår (Rollover ledgers og rollover PO lines)

Transkript

1 Workflow Avslutning av regnskapsåret og overgang til nytt budsjettår (Rollover ledgers og rollover PO lines) Dato: Denne veiledninga beskriver hvordan du avslutter et regnskapsår, åpner et nytt regnskapsår og overfører utestående bestillinger og reserverte transaksjoner til det nye regnskapsåret. For å avslutte et regnskapsår og starte det nye regnskapsåret må du kjøre følgende jobber: Overføre ledgers (Rollover ledgers) kopierer ledgers fra regnskapsåret du avslutter, til det nye regnskapsåret Overføre PO lines (Rollover PO lines) kopierer PO lines fra regnskapsåret du avslutter, til det nye regnskapsåret Jobbene må kjøres i denne rekkefølgen. ExLibris anbefaler å overføre ledgers og PO lines siste arbeidsdag i regnskapsåret. Følgende bestillingstyper blir overført ved avslutning av regnskapsåret: abonnement standing orders PO lines som ikke er fakturert i sin helhet eller som ikke er betalt ved utgangen av regnskapsåret Oversikt over termer: fiscal period fiscal period closure/close rollover allocation encumbrance expenditure FPC factor % (Fiscal Period Close factor) regnskapsår avslutning av regnskapsåret overføring bevilgning reservert beløp utgift, kostnad, forbruk prosenttall for å angi om reserverte beløp for utestående bestillinger skal økes eller reduseres til neste regnskapsår Rollover ledger Når du avslutter et regnskapsår, må du først overføre ledgers til det nye regnskapsåret. Tilhørende kontoer (funds) blir overført i samme prosess. Dersom det neste regnskapsåret ikke finnes ennå, opprettes det automatisk et nytt. 1) Gå til Alma-menyen > Acquisitions > Advanced Tools > Rollover Ledgers 1

2 2) Neste skjerm, Rollover Ledgers, viser en oversikt over overføringsjobber som er kjørt tidligere. Klikk på Add Job øverst til venstre. Da kommer følgende dialogboks opp: Create allocation (Yes/No) Velg om du vil kopiere allocated funds inkludert bevilgningene til den nye ledgeren i det nye regnskapsåret. Standard er No. o Når du velger No, får kontoen(e) ingen bevilgninger i det nye regnskapsåret. Du kan i så fall føre inn bevilga beløp senere per konto. o Når du velger Yes og Copy i Action-feltet, beregnes bevilgningene utfra regnskapsperioden du kopierer fra. Et nytt felt blir synlig i dialogboksen: FPC factor (%) (Fiscal Period Close factor). I dette feltet angir du med hvor mange prosent bevilgningene skal økes eller reduseres sammenligna med valgte regnskapsperiode. Blankt felt tilsvarer 0 %. Merknad: Dersom budsjettet for det nye regnskapsåret ikke er klart ennå når du kjører denne jobben, kan du velge No og registrere bevilga beløp senere. Men det kan likevel være lurt å registrere et foreløpig beløp, for uten bevilgninger kan en konto ikke brukes for bestillinger. Så kan du heller oppdatere det bevilga beløpet når budsjettet foreligger. Ledger Velg om du vil overføre alle ledgers eller én bestemt ledger. Standard er ALL. Ledgers du kan velge, henger sammen med hvilket regnskapsår du velger under From Year. Action (Copy/Delete) Velg om du vil kopiere ledger til neste regnskapsår eller om du vil slette ledgeren. En ledger kan bare slettes når det ikke er reserverte beløp (encumbrances) eller utgifter (expenditures) knytta til den. Create status (Draft/Active) Velg om den nye ledgeren/de nye ledgers du lager, skal ha status Draft (kladd) eller Active. Dersom du velger Draft, må ledger og tilhørende kontoer aktiveres manuelt på et senere tidspunkt, før du kan overføre utestående 2

3 bestillinger eller registrere transaksjoner på dem (for eksempel legge inn bestillinger). From Year (foregående/inneværende) Velg fra hvilket regnskapsår du skal overføre ledgeren/ledgers. Du kan overføre fra foregående til inneværende regnskapsår eller fra inneværende til neste regnskapsår. Vanligvis er det det siste du velger her. Når du har fylt ut disse feltene, klikker du på knappen Add eller Add and Close (bruk Close når du vil avbryte prosessen). Velger du Add, startes overføringsjobben, men dialogboksen holdes åpent slik at du kan sette opp neste jobb. Velger du Add and Close, startes overføringsjobben og dialogboksen stenges. 3) Etter at dialogboksen er stengt, kommer du tilbake til skjermen Rollover Ledgers. Jobben du nettopp laga, ligger øverst på lista. Jobbstatus er Pending til å begynne med. Klikk på Refreshknappen for å få oppdatert status. Dersom den nye regnskapsperioden ikke fantes fra før i Alma, blir den laga når den første overføringsjobben kjøres. Når jobben er fullført, ser skjermen for eksempel ut slik: De siste to kolonnene viser hvor mange ledgers som ble overført, og hvor mange som gikk ut i feil. Klikk på Actions > View for å se detaljer om jobben: Du kan også se på hendelser i jobben: Klikk på Actions > Events i forrige skjerm: 3

4 Nå er altså ledgeren åpna for neste regnskapsår. Ved å søke opp ledgeren (Alma-menyen > Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers og så søke på navnet) ser du at en ny ledger er blitt lagt til: Eksempelet ovenfor viser både ledgeren for inneværende og nytt regnskapsår. Som du ser, har ledgeren for det nye regnskapsåret beholdt samme navn og kode som i inneværende regnskapsår. I dette eksempelet er budsjettet (Cash Balance) for % høyere enn i Begge ledgers har status Active. Når det nye regnskapsåret har begynt og utestående bestillinger (PO lines) er kopiert over til det nye regnskapsåret, kan du avaktivere ledgeren for det forrige regnskapsåret. Klikk på Deactivate. Alle kontoer som hører til ledgeren, blir også avaktivert. Rollover PO lines Etter at det nye regnskapsåret er åpna og ledgers er blitt overført, må de utestående bestillingene (PO lines) kopieres til det nye regnskapsåret. Alle utestående bestillingene vil i utgangspunktet bli overført i denne prosessen. Imidlertid kan bare utestående bestillinger knytta til en konto som er blitt overført til neste regnskapsår, og som har status Active, overføres. Ellers vil du få feilmelding i rapporten etter at overføringa er kjørt. 1) Gå til Alma-menyen > Acquisitions > Advanced Tools > Rollover PO Lines 2) Neste skjerm, Rollover PO Lines, viser en oversikt over overføringsjobber som er kjørt tidligere. Klikk på Add Job øverst til venstre. Da kommer følgende dialogboks opp: New Encumbrance Calculation (Encumbrance/Expenditure) Velg på hvilken måte reserverte beløp (encumbrances) for utestående bestillinger i neste regnskapsår skal beregnes. For continuous PO lines og standing order har du to valg: 4

5 o o Encumbrance: alle reserverte beløp blir overført til neste regnskapsår (pluss eller minus FPC factor %). Expenditure: beregner neste års reserverte beløp utfra summen av det totale forbruket i det inneværende regnskapsåret (pluss eller minus FPC factor %). Beregninga av engangsbestillinger (one-time PO lines) er alltid basert på reserverte beløp (encumbrances), men FPC factor % beregnes ikke. Altså: samme sum overføres til neste regnskapsår. FPC Factor (%) Dersom du forventer at prisen vil stige eller bli lavere i forhold til prisen som er registrert i PO line, fyller du ut et prosenttall her. Gjelder altså bare for continuous PO lines og standing order. From Year (foregående/inneværende) Velg fra hvilket år du vil kopiere PO lines. Libraries Velg for hvilke bibliotek (libraries) du skal kopiere PO lines til neste regnskapsår. Ved å la feltet stå tomt velges alle bibliotek i din institusjon. Check Over Encumbrance Denne boksen er standard haka av. Da sjekkes det at eventuell overforbruk av ledger/konto er i samsvar med oppsatte regler for overforbruk for ledgeren/kontoen. En grunn til å ikke hake av denne boksen er for eksempel når allocated funds ikke har fått penger, fordi overføring av ledger ble kjørt uten bevilgninger. Report Mode: Hak av denne boksen dersom du ikke vil kjøre denne jobben ennå, men bare vil vite utfallet dersom du skulle ha kjørt den, som en slags forhåndsvisning. Resultatet kan eksporteres til Excel og gir deg muligheten til å evaluere og rette opp, før du kjører jobben på ordentlig. Når du har fylt ut disse feltene, klikker du på knappen Add eller Add and Close (bruk Close når du vil avbryte prosessen). Velger du Add, startes overføringsjobben, men dialogboksen holdes åpent slik at du kan sette opp neste jobb. Velger du Add and Close, startes overføringsjobben og dialogboksen stenges. 3) Etter at dialogboksen er stengt, kommer du tilbake til skjermen Rollover PO Lines. Jobben du nettopp laga, ligger øverst på lista. Jobbstatus er Pending til å begynne med. Klikk på Refreshknappen for å få oppdatert status. Når jobben er fullført, ser skjermen for eksempel ut slik: De siste to kolonnene viser hvor mange PO lines som ble overført, og hvor mange som gikk ut i feil. Klikk på Actions > View for å se detaljer om jobben: 5

6 Under Job Events ser du hvilke type hendelser det har vært. Det er en lenke til hver hendelse. Hendelsene kan også eksporteres til Excel. Under Counters står verdiene du valgte, da du satt opp jobben. Under Report Table ser du hvor mange bestillinger per Continuity Type som ble overført. Dersom relevant vises også en oversikt over typen feil (Error Type) og hvor mange PO lines som har denne feilmeldinga. I eksempelet ovenfor var det seks PO lines som ikke kunne bli overført, fordi kontoen for neste regnskapsår (2015) ikke var laga ennå. Når du nå søker på den nye ledgeren igjen, ser du at det er ført opp et beløp for utestående bestillinger (encumbered balance) for det nye regnskapsåret, som i dette eksempelet: Encumbered balance for 2015 er bygd opp som følger i eksempelet: PO Line Pris 2014 Pris (tidsskrift) Kr 1200 (estimert pris) Kr 1260 (estimert pris, inkludert 5 % FPC factor) 2 (standing order) Kr 350 (estimert pris per bind, 1 bind mottatt) Kr 367,50 (estimert pris per bind, inkludert 5 % FPC factor) 6

7 Det du også ser i ovenstående eksempel, er at Available Balance og Encumbered Balance for 2014 er blitt redusert med reversert beløp for PO line 1 (tidsskrift), som var kr 1200 i 2014 (jf. siste skjermdump under Rollover Ledgers). For PO line 2 (standing order) fantes det ingen reserverte beløp ved utgangen av 2014, fordi ett bind var mottatt det året og dermed var det reserverte beløpet for bestillinga endra til faktiske utgifter (expenditure). 7