Kommuneforlaget Avvikshåndtering Administratordokumentasjon Versjon Table of Contents

Transkript

1 Table of Contents Tildel utildelte avvik... 2 Tildel forfalte avvik...3 Søk etter bruker... 4 Opprett lokal bruker...5 Endre lokal bruker... 6 Endre avviksbehandler for bruker... 7 Synkroniser brukerinformasjon med eksternt brukerregister... 8 Sperr bruker... 9 Slett avvik Se på andres avvik Se over og endre på innstillinger Statistikk Standardrapport Egendefinerte statistikk-kriterier Statistikk som er ikke støttet før versjon

2 Tildel utildelte avvik For å vise utildelte avvik i systemet velg 'Utildelte' fra menyen. Du vil få opp en side som ser omtrent slik ut: Du kan se på og slette avvik ved hjelp av linkene for hvert enkelt avvik. For å tildele avviksbehandler til et eller flerer avvik, marker avvikene du ønsker å tildele. Trykk deretter på «Finn avviksbehandler». Du vil da få opp en søkeboks for å finne avviksbehandlere (se også Søk etter bruker). Når du har søkt frem avviksbehandlere vil du få et skjermbilde som ser omtrent slik ut: Du kan velge å bare tildele avvikene du har valgt til en behandler, eller å tildele dem og sette denne behandleren som foretrukket avviksbehandler for avvik fra de aktuelle innmelderene i fremtiden. Behandlere som står som innmelder for et eller flere av avvikene du har valgt, vil ikke kunne tildeles de markerte avvikene (f.eks. brukeren med epost «avviktest@gmail.com» i eksemplet over.)

3 Tildel forfalte avvik For å vise forfalte avvik i systemet velg 'Forfalte' fra menyen. Du vil få opp en visning for forfalte avvik som er helt lik og fungerer på samme måte som visningen for utildelte avvik, se Tildel utildelte avvik.

4 Søk etter bruker For å søke etter en bruker i systemet velg 'Brukere' fra menyen. Brukersøk utføres ved å skrive inn et søkeord i søkefeltet på siden. Systemet vil søke etter e-post adresser, ansatt ider eller navn som samsvarer med søkeordet. For å vise flere detaljer for en bruker trykk på 'Vis detaljer'.

5 Opprett lokal bruker For å opprette en lokal bruker velg 'Brukere' fra menyen. Gå til siden for å opprette ny bruker ved å trykke på 'Opprett ny bruker'. Fyll inn e-post adressen til den nye brukeren. Om brukeren allerede eksisterer i systemet vil du motta en feilmelding. Om e-post adressen ikke eksisterer i systemet vil du få opp en side hvor ytterligere brukerinformasjon kan fylles inn. Om systemet er satt opp til å bruke et eksternt brukerregister vil denne informasjonen automatisk komme opp i feltene. Fullfør registreringen ved å trykke på 'Lagre ny brukerinformasjon'. Du vil nå bli henvist til en detaljert visning for den nyregistrerte brukeren.

6 Endre lokal bruker For å endre informasjon om en lokal bruker må du først søke opp en bruker som beskrevet i Søk etter bruker og gå inn på den detaljerte visningen for brukeren. Endre informasjon om en lokal bruker ved å oppdatere felter og trykk 'Lagre ny brukerinformasjon'. Du vil få en beskjed 'Ny brukerinformasjon ble lagret' om endringen var vellykket.

7 Endre avviksbehandler for bruker For å endre avviksbehandler for en bruker må du først søke opp en bruker som beskrevet i Søk etter bruker og gå inn på den detaljerte visningen for brukeren. Velg 'Tildel avviksbehandler' og søk opp den ønskede brukeren fra søkefeltet. Trykk 'Sett som avviksbehandler'. Om endringen var vellykket vil du få beskjeden 'Ny avviksbehandler for bruker ble registrert'. E-post adressen til ny avviksbehandler vil bli skrevet ut på siden.

8 Synkroniser brukerinformasjon med eksternt brukerregister Om systemet for din kommune tar i bruk et eksternt brukerregister kan allerede eksisterende brukerkontoer synkroniseres mot data i eksternt register. For å synkronisere brukerinformasjon mot eksternt register må du først søke opp en bruker som beskrevet i Søk etter bruke og gå inn på den detaljerte visningen for brukeren. Trykk på 'Hent inn informasjon bra eksternt brukerregister'. For å godta ny brukerinformasjon trykk på 'Lagre ny brukerinformasjon'. Brukerkontoen vil nå ta utgangspunkt i eksternt register for brukerinformasjon.

9 Sperr bruker For å sperre innlogging for en bruker må du først søke opp en bruker som beskrevet i Søk etter bruke og gå inn på den detaljerte visningen for brukeren. For å sperre en bruker hak av 'Sperret for innlogging' og trykk på 'Lagre ny brukerinformasjon'. Om endringen var vellykket vil du få beskjeden 'Ny brukerinformasjon ble lagret'. Merk at det ikke er mulig å sperre brukerkontoen til brukere med rollen kvalitetsansvarlig. Om dette er ønskelig må brukeren som er kvalitetsansvarlig fjernes fra systemets konfigurasjonsfil.

10 Slett avvik (Funksjonen beskrevet under er kun tilgjengelig for brukere som har rolle som kvalitetsansvarlig). For å slette et avvik fra systemet må du først søke opp en bruker som har en tilknytning til avviket som skal slettes. Søk opp en bruker ved å følge stegene beskrevet i Søk etter bruker og gå inn på den detaljerte visningen for brukeren. Finn avviket du ønsker å slette og trykk på 'Slett avvik' for avviket. For å slette avviket trykk på 'Ok' i vinduet for å bekrefte at du virkelig ønsker å slette avviket. Om operasjonen var vellykket vil du få beskjeden 'Avviket ble slettet fra systemet'.

11 Se på andres avvik (Funksjonen beskrevet under er kun tilgjengelig for brukere som har rolle som kvalitetsansvarlig). For å kunne se detaljert visning av et avvik i systemet må du først søke opp en bruker som har en tilknytning til avviket. Søk opp en bruker ved å følge stegene beskrevet i Søk etter bruker og gå inn på den detaljerte visningen for brukeren. Finn avviket du ønsker å se og trykk på 'Vis avvik' for avviket. Når de ser på andres avvik kan kvalitetsansvarlige også lukke eller slette eventuelle åpne arbeidsoppgaver på avviket. Dette kan være nyttig for å få ferdigbehandlet aviket dersom den eller de som har fått tildelt arbeidsoppgavene ikke lenger er tilgjengelige, for eksempel hvis de har sluttet eller tatt permisjon.

12 Se over og endre på innstillinger (Funksjonen beskrevet under er kun tilgjengelig for brukere som har rolle som kvalitetsansvarlig). Fra og med versjon av avviksløsningen kan noen instillinger redigeres fra inne i applikasjonen. Velg «innstillinger» fra menyen. Du vil få opp en liste over eksisterende innstillinger for systemet. Dersom tilsvarende innstillinger var satt i avvik.properties-filen før oppgradering fra en eldre versjon vil disse importeres. Etter import vil disse instillingene i properties-filen ignoreres, og de må da endres ved hjelp av dette grensesnittet. Følg linken «opprett ny instilling» for å legge til en ny innstilling. Merk at du vil overskrive gamle verdier dersom innstillingen du endrer bare kan ha en verdi. Du kan også slette innstillinger. Noen innstillinger har krav om at det foreligger minst en verdi for disse innstillingene kan du ikke slette den siste. I versjon er følgende instillinger flyttet til/lagt til i det nye instillingsgrensesnittet: Maksimalt totalt antall avvik før advarsel sendes ut For denne innstillingen kan du oppgi et antall. Når det totale antall ubehandlede avvik i systemet når dette antallet, vil en advarsel bli sendt ut på epost til de kvalitetsansvarlige. Denne innstillingen kan ikke ha mer enn en verdi. Maksimalt totalt antall avvik (før advarsel sendes ut) for gitt skjemaid For denne innstillingen kan du oppgi et antall og en skjemaid. Når antall ubehandlede avvik med den oppgitte skjemaid'en i systemet når dette antallet, vil en advarsel bli sendt ut på epost til de kvalitetsansvarlige. Denne innstillingen kan maksimalt ha en verdi per skjemaid. Tidsfrist for behandling av avvik (standardverdi) Ved oppgradering til versjon 2 av avviksløsningen vil en verdi for denne innstillingen importeres fra avvik.properties, eller en standardverdi vil settes. Innstillingen som blir brukt er DueDurationInSeconds For denne innstillingen kan du oppgi et antall sekunder. Sekundene angir hvor lenge avvik kan ligge før de teller som «forfalte». Se også Tidsfrist for behandling av avvik for gitt skjemaid. Denne innstillingen kan maksimalt ha en verdi. Det må alltid være angitt en verdi for denne innstillingen. Tidsfrist for behandling av avvik for gitt skjemaid For denne innstillingen kan du oppgi et antall sekunder og en skjemaid. Sekundene angir hvor lenge avvik med den oppgitte skjemaid'en kan ligge før de teller som «forfalte». Avvik med en spesifikk innstilling for sin skjemaid bruker kun denne verdien, og ikke standardverdien. Denne innstillingen kan maksimalt ha en verdi per skjemaid. Tidspunkt for utsending av epostvarsler (standardverdi) Ved oppgradering til versjon 2 av avviksløsningen vil en verdi for denne innstillingen importeres fra avvik.properties, eller en standardverdi vil settes. Innstillingen som blir brukt er HourOfDaySendingNotifications For denne innstillingen kan du oppgi en time i døgnet (0-23) og en ukedag. Du kan også oppgi «alle dager» i steden for en ukedag. På tidspunktet du angir vil det sendes ut epostvarsler for utgåtte avvik, for mange ubehandlede avvik osv. Se også Tidspunkt for utsending av epostvarsler for gitt skjemaid. Du kan angi så mange verdier du vil for denne innstillingen. Det må alltid være angitt minst en verdi for denne innstillingen. Tidspunkt for utsending av epostvarsler for gitt skjemaid For denne innstillingen kan du oppgi en time i døgnet (0-23) og en ukedag, samt en skjemaid. Du kan også

13 oppgi «alle dager» i steden for en ukedag. På tidspunktet du angir vil det sendes ut epostvarsler for utgåtte avvik, for mange ubehandlede avvik osv, men bare for de avvikene med den angitte skjemaid'en. Avvik med en eller flere spesifikke innstillinger for sin skjemaid bruker kun disse verdiene, og det sendes ikke ut varsler for slike avvik på tidspunktene angitt som «standardverdier» (se Tidspunkt for utsending av epostvarsler (standardverdi).) Du kan angi så mange verdier du vil for denne innstillingen. Maksimalt antall advarsler pga. forfall Ved oppgradering til versjon 2.1 av avviksløsningen vil en verdi for denne innstillingen importeres fra avvik.properties, eller en standardverdi vil settes. Innstillingen som blir brukt er MaxNumberOfDuePeriods For denne innstillingen kan du oppgi et antall. Når antallet epostvarsler sendt ut til avviksbehandler for et forfalt avvik når dette antallet, vil det sendes en epost til kvalitetsansvarlig. Denne innstillingen kan ikke ha mer enn en verdi. Send epost til kvalitetsansvarlig ved opprettelse av utildelte avvik Ved oppgradering til versjon 2.1 av avviksløsningen vil en verdi for denne innstillingen importeres fra avvik.properties, eller en standardverdi vil settes. Innstillingen som blir brukt er NotifyOnUnassigned For denne innstillingen kan du velge «Ja» eller «Nei». Velger du «Ja» sendes det en epost til kvalitetsansvarlig dersom et avvik opprettes uten tilknyttet avviksbehandler. Denne innstillingen kan ikke ha mer enn en verdi.

14 Statistikk Systemet har støtte for å hente ut statistikk fra databasen. Statistikken kan vises i nettleser eller eksporteres til regneark. Det er også mulig å laste ned statistikkdata på et XML-format som kan prosesseres av Kommuneforlagets datavarehusløsning. For å benytte statistikkløsningen, velg 'Statistikk' fra menyen. Oppgi intervallet du ønsker å laste ned statistikk for ved å velge en startdato og en sluttdato. Du kan også oppgi en rapportperiode for utvikling over tid: Om du gjør dette vil du i tillegg til å få beregnet totale verdier for hele perioden din kunne se hvordan de forskjellige dataene utviklet seg over tid. Du må også velge ønsket format for rapporten: Nettside, Excel eller XML. Nettside: Om du velger nettside blir dataene presentert i Avvik-systemets GUI i nettleseren din. Du vil få mulighet til å se grafer. Excel: Excel-eksporten skriver dataene til et excel-regneark, tilrettelagt for videre manuell behandling. XML: Om du velger XML ignoreres de valgene du har gjort bortsett fra rapportperioden (start- og sluttdato): Alle tilgjengelige data for denne perioden blir eksportert. Når du har gjort dette må du gjøre et valg: Du kan enten ta ut standardrapporten eller gjøre et søk ved hjelp av egendefinerte statistikk-kriterier. Dette gir svært forskjellige resultater. Gå til kapittelet for den typen rapport du ønsker for videre instruksjon. Automatisk utvidelse av tidsperiode Dersom du har valgt uker eller måneder som din tidsperiode for under-rapporter, vil programmet utvide rapportperioden slik at det innkluderer hele den første og siste uken eller måneden du valgte. I slike tilfeller vil du få en advarsel om dette på de forskjellige rapportsidene, og overskriftene i rapportene vil gjenspeile den beregnede rapportperioden. For eksempel, dersom du skrev inn datoene og og valgte Måneder som underrapporteringsperiode, vil du få en rapport med overskriften «Statistikkrapport for til » og advarslen: «Obs! Rapportperioden er utvidet fra fordi disse datoene ikke stemmer overens med det valgte tidsintervallet.» Denne typen utvidelse gjøres ikke ved valg av «Dager» som underrapporteringsperiode, eller dersom du ikke ønsker underrapportering (utvikling over tid). Dersom du ønsker å se utvikling over tid for en nøyaktig tidsperiode som ikke matcher reelle uker eller måneder må du benytte «Dager» som underrapporteringsperiode. Systemets begrep om uker og måneder er i henhold til ISO-8601.

15 Standardrapport Når du ber om en standardrapport kommer du til en rapportside med flere overskrifter, data og grafer. Dersom du valgte en periode for underrapporter (data over tid) vil du også få linker til underrapporter med data over tid for hver gruppe med data. Skjermbildet til høyre viser omtrent hvordan standardrapporten ser ut i sin helhet. Oversikt over dataene i hovedrapporten Datagruppe Data Beskrivelse Generert Dato Dato rapporten ble hentet fra systemet. Gjelder for periode Fra Første dato rapporten gjelder for, altså i den beregnede rapportperioden. (Se «automatisk utvidelse av tidsperiode» ovenfor.) Avvik gruppert på status Innmeldte avvik gruppert på innmeldt kritikalitet Lukkinger i perioden der avvik fikk endret kritikalitet Behandlingstid før lukkinger i perioden Innmeldte avvik gruppert på område Innmeldte avvik gruppert på område og avviktype Til Innmeldt Lukket Åpen Forfalt Diverse kritikaliteter Økt kritikalitet Siste dato rapporten gjelder for, altså i den beregnede rapportperioden. (Se «automatisk utvidelse av tidsperiode» ovenfor.) Antall nye avvik registrert i systemet i perioden Antall ganger avvik ble lukket i perioden. Dersom et spesifikt avvik ble lukket flere ganger i perioden (pga gjenåpninger), vil hver lukking telles separat her. Antall avvik som har vært åpne på et eller annet tidspunkt i perioden. Hvert avvik telles bare en gang. Antall avvik som forfalt i løpet av perioden. Dersom et spesifikt avvik forfalt flere ganger i perioden (pga gjenåpninger), vil hvert forfall telles separat her. For hver kritikalitet telles antall avvik som ble innmeldt i perioden. Antall avvik som ble lukket i perioden og fikk en høyere kritikalitet enn den som innmelder hadde valgt. Forskjellige lukkinger av samme avvik telles separat. Senket kritikalitet Antall avvik som ble lukket i perioden og fikk en lavere kritikalitet enn den som innmelder hadde valgt. Forskjellige lukkinger av samme avvik telles separat. Gjennomsnittlig behandlingstid Diverse områder Diverse områder med avviktype Gjennomsnittlig behandlingstid for avvik som ble lukket i perioden. Behandlingstid defineres for første lukking av et avvik som tiden fra innmelding til lukking. For lukkinger etter gjenåpning regnes tiden fra gjenåpning til lukking. Behandlingstiden til hver lukking taes med separat i snittet. Dette betyr at dette tallet kan være misvisende dersom det er vesentlig mange gjenåpninger, og den typiske tiden fra en gjenåpning til lukking er vesentlig forskjellig fra den typiske tiden fra innmelding til første lukking. For hvert område telles antall avvik som ble innmeldt i perioden. For hver kombinasjon av område og avviktype telles antall avvik som ble innmeldt i perioden.

16 Grafer i hovedrapporten Til høyre i hovedrapporten finner du enkle diagrammer for noen av datagruppene i rapporten. Dersom du klikker på disse diagrammene vil du videresendes til det samme diagrammet i større format. Bildet genereres på nytt og tar hensyn til at det er bedre plass i et stort bilde. Det kan være nyttig i tilfeller der det lille diagrammet har for mye data til å vises skikkelig. For eksempel, dersom grafen til høyre vises i standardrapporten, vil du få grafen nedenfor dersom du trykker på den. Underrapporter utvikling over tid Dersom du valgte en underrapporteringsperiode (Dager, Uker eller Måneder) vil det for hver gruppe med data vises en link til «utvikling over tid». Følger du linken så kommer du til en side som viser utvikling over tid for denne gruppen med data. Om du for eksempel følger «Utvikling over tid»-linken for gruppen «Innmeldte avvik gruppert på innmeldt kritikalitet» så vil du få en side der data for hver underperiode oppgis for hver kritikalitet. Utvikling-over-tid-siden lar deg også generere et linjediagram for en eller flere av linjene. Merk at dette diagrammet i utgangspunktet presenteres i rimelig stort format, og funksjonen fra hovedrapporten med klikkbare grafer (for større versjon) er derfor ikke implementert her. Egendefinerte statistikk-kriterier Når du trykker på knappen «Velg egne kriterier» i rapportdefinisjonsgrensesnittet sier du at du ønsker en svært spesialisert rapport. En slik rapport vil alltid inneholde kun en rapportlinje som kombinerer alle dine valgte kriterier. Denne linjen kan være et enkelt tall, eller en serie av tall som viser utvikling over tid.

17 Egendefinerte kriterier En egendefinert rapport teller antall avvik som oppfyller samtlige kriterier du har oppgitt. For eksempel, dersom du velger «innmeldte», «lukkede», «alvorlig kritikalitet» og to forskjellige områder, vil rapporten inneholde antall avvik som både ble innmeldt og lukket i perioden og som hadde alvorlig innmeldt kritikalitet og som tilhørte begge områdene du valgte. Du må derfor være forsiktig med ikke å velge for mange kriterier: Ved å velge to kriterier av samme type får du ikke avvik som er med i kun et kriterie, du får kun de avvikene som oppfyller begge. Ønsker du enteneller-telling må du ta ut to rapporter og legge sammen selv. Hva betyr de forskjellige kriteriene? Tabellen nedenfor gir en oversikt over hva de forskjellige kriteriene betyr. I egendefinerte rapporter blir hvert enkelt avvik aldri telt mer enn en gang for hver rapportperiode. (Til forskjell fra standardrapporten der avvik i noen tilfeller kan bli talt en gang for hver gang de oppfyller kriteriene.) Merk dog at et avvik kan bli telt i mer enn en underrapportperiode, dersom det oppfyller alle kriteriene i mer enn en slik periode. Et avvik vil ikke bli telt for noen underrapportperiode dersom det ikke oppfyller samtlige kriterier i den perioden selv om det oppfyller samtlige kriterier for hele rapportperioden. Det betyr at summen av tallene for et sett med underperioder kan være et annet tall enn den totale statistikken for samme periode. For å si det på en annen måte: Hvilken underrapporteringsperiode du velger kan sterkt påvirke det totale antallet som telles: Om du tar ut en rapport på antall avvik som både ble innmeldt og lukket, vil du for en total periode på et år få veldig mange avvik. Om du derimot velger underrapportering på nivået «Dager» vil du antagelig få nesten ingen (dersom gjennomsnittlig behandlingstid er på mer enn en dag).

18 Kriteriegruppe Kriterie Beskrivelse Datoer Fra-dato Ønsket start på rapportperioden. Som for standardrapporter. Ønsket filformat Periode for tidsrapporter Til-dato Nettside eller Excel Ingen Dager Uker Måneder Ønsket ende på rapportperioden. Som for standardrapporter. Hvilket filformat du ønsker på rapporten. Kun Nettside og Excel er støttet for egendefinerte rapporter. XML-eksport støttes ikke for denne typen rapport. Data telles opp for hele rapportperioden. Utvikling over tid vises ikke. Merk at til forskjell fra standardrapportering vil du for egendefinerte kriterier ikke få oppgitt telling (summen) for hele perioden Data telles opp for hver enkelt dag i rapportperioden. Rapportperioden utvides til å inneholde hele uker. Data telles opp for hver enkelt uke i den beregnede rapportperioden. Rapportperioden utvides til å inneholde hele måneder. Data telles opp for hver enkelt måned i den beregnede rapportperioden. Status (minst en) Innmeldt Avvik som skal telles må ha blitt innmeldt i (under)perioden. Innmelders kritikalitet Område Avvikstype Lukket Åpen Forfalt Avvik som skal telles må ha blitt lukket i (under)perioden. Avvik som skal telles må ha vært åpne i (under)perioden. Avvik som skal telles må ha forfalt i (under)perioden. Avvik som skal telles må ha hatt den valgte kritikaliteten fra innmelder. (Ikke mulig å velge flere enn en kritikalitet, fordi et avvik ikke kan ha flere enn en innmeldt kritikalitet.) Avvik som skal telles må tilhøre samtlige områder som velges Avvik som skal telles må tilhøre samtlige avvikstyper som velges. Merk at hver avviktype også impliserer et område. Rapporter for egendefinerte kriterier Rapporter fra egendefinerte kriterier presenteres i samme grensesnitt som underrapportene til standardrapporten (rapporter for data over tid). Den samme funksjonaliteten er tilgjengelig. (Merk at det ikke er mulig å generere grafer dersom din egendefinerte rapport kun gir et datapunkt tilbake.)

19 Statistikk som er ikke støttet før versjon Noe statistikk er ikke støttet for ting som skjedde før oppgraderingen til versjon av avviksystemet, siden dataene ikke vil være registrerte. Hvis du trekker ut statistikk for en tidsperiode som ligger før oppgraderingstidspunktet vil du få misledende tall. Dette gjelder for følgende statistikkriterier: Forfalte avvik. Tidspunktet da et avvik ble forfalt ble ikke lagret i systemet før versjon Tall på forfalte avvik før oppgraderingen vil derfor alltid være 0. Gjenåpnede avvik. Dette gjelder tallene på åpne avvik og gjennomsnittlig behandlingstid. Tidspunktet for gjenåpningen ble ikke lagret i systemet før versjon Et avvik som ble gjenåpnet regnes derfor før oppgraderingen som åpen fra innmeldingstidspunktet til siste lukkingen. Mellomtiden da avviket var lukket regnes altså med i behandlingstiden og avviket vil i denne perioden telles som åpen. Innmeldte avvik. Tidspunktet da avvik ble meldt inn må tolkes på forskjellige måter før og etter oppgraderingen til versjon Før: tidspunktet da avviket ble lest inn i avviksystemet Etter: tidspunktet da avvik ble registrert i skjemaløsningen