Trondheim kommunerevisjon. Rapport 2/2017-R Refusjon av sykepenger og foreldrepenger

Transkript

1 Trondheim kommunerevisjon Rapport 2/2017-R Refusjon av sykepenger og foreldrepenger

2 Forord Trondheim kommunerevisjon har i denne regnskapsrevisjonen undersøkt om Trondheim kommune har rutiner og oppfølging som sikrer fullstendige og korrekte refusjoner for utbetalte sykepenger og foreldrepenger. Arbeidet med prosjektet har pågått i perioden august til desember Rådmannen har hatt rapporten til faktaverifisering og høring i perioden Arbeidet er utført av Aase Birgitte Nerland (prosjektleder) og Elin Ingeborg Vassmo. Trondheim, 22. mars 2017 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Aase B. Nerland registrert revisor

3 Sammendrag Revisjonen har som en del av regnskapsrevisjonen i 2016 gjennomført en undersøkelse av refusjoner knyttet til sykepenger og foreldrepermisjoner i Trondheim kommune. Vi har kartlagt og testet den interne kontrollen fra fraværsregistrering ved enhetene til avstemming av bokførte beløp i regnskapet. Dette innbefatter kontroller innebygd i lønnssystemet. Revisjonens vurderinger 1) Har Trondheim kommune etablert gode rutiner for behandling av refusjonskrav knyttet til sykepenger og foreldrepermisjoner? Kommunen har etablert skriftlige rutiner for behandling av fravær og refusjon som skal benyttes av enhetene. Revisjonen mener rutinene gir god informasjon og hjelp til enhetene og er i tråd med gjeldende regelverk. Gjennom kontroller over flere år har vi sett at sentralt refusjonsteam har hatt problemer med å være månedlig a jour med refusjonsarbeidet. Dette gjelder refusjonsbehandling, arbeid med mottatte beløp fra NAV (oppgjørslistene K27) og oppfølging av avvik mellom sendte og mottatte refusjoner. Revisjonen er kritisk til at rutiner som skal bidra til at alle faste oppgaver blir utført innen fastsatte frister ikke er blitt etterlevd i tilstrekkelig grad. Revisjonen mener at rutinene som er utviklet av Sykehuspartner HF gir et godt utgangspunkt for utvikling av egne rutiner på området. Vi mener imidlertid at det har tatt for lang tid å få etablert egne sentrale rutiner. 2) Blir det sendt refusjonskrav for alt refusjonsberettiget fravær? Undersøkelsen har vist at enhetenes registrering av sykefravær er tilfredsstillende. Det er kun noen få avvik når det gjelder fraværsregistrering av egenmeldinger. Manglende registrering av egenmelding kan medføre tap av refusjonsinntekter for enkelte dager, men revisjonen mener at rutinen i hovedsak fungerer tilfredsstillende ved enhetene. Vår kontroll av 25 sykefravær viser at det er sendt refusjonskrav, og at systemet foretar riktig beregning av arbeidsgiverperiode. Vi har sett at sykefravær blir sendt til NAV innen tre månedersfristen for foreldelse. Revisjonen mener det er en sikkerhet for refusjonsbehandlingen at systemet krever at obligatoriske oppgaver er utført. Dette gir kontroll av arbeidsforhold, inntektsopplysninger og periode. I tillegg kontrollerer refusjonsteamet manuelt at det er registrert riktig fravær og fritak for arbeidsgiverperiode. Vår test av beregning av grunnbeløp viser at ukesatsen var feil beregnet for to av 25 kontrollerte refusjonskrav. Revisjonen understreker viktigheten av at alle som foretar refusjonsbehandling har en felles forståelse for hvordan de skal foreta beregning av ukesatsen. Vår kontroll viser for øvrig at refusjonssystemet har foretatt korrekt beregning av krav i forhold til folketrygdens grunnbeløp 6G. Enhetene skal følge opp at sykefravær er refusjonsbehandlet ved gjennomgang av refusjonsrapport i Bluegarden Portal. Revisjonen mener at det kan være utfordrende for enhetene å utføre kontroll på bakgrunn av denne rapporten, og mener det hadde vært en forbedring om den hadde vært sortert på periode per ansatt. Revisjonen mener at refusjonsteamet har kontroll på foreldrepermisjoner ved at de følger opp automatiske varsler om søknader som skal refusjonsbehandles. Vi har sett at skjema for søknad om

4 foreldrepermisjon har flere obligatoriske felt og valg som skal sikre behandling i henhold til regelverket. Vår kontroll viser at refusjon for kronisk sykdom, svangerskapspenger eller svangerskapsrelatert sykdom er krevd fra NAV fra første fraværsdag. Riktig refusjonsbehandling forutsetter at enhetene følger opp fraværstilfellene og sender vedtak til refusjonsteamet. Systemet gir ikke varsel om vedtak som snart vil utløpe, og revisjonen mener derfor det er en risiko for at enhetene taper refusjonsinntekter i arbeidsgiverperioden dersom vedtak ikke blir fornyet. Det var per november 2016 registrert utestående beløp overfor NAV tilbake til Vi ser at samlet avvik mellom sendte og mottatte krav for tidligere år har økt siste året. Revisjonen er kritisk til manglende oppfølging av sendte krav, og mener det er risiko for tapte inntekter. Vi mener at det fra juli 2016 har skjedd en forbedring ved at mottatte beløp månedlig blir registrert mot sendte krav, og at utestående beløp som ikke er blitt refundert fortløpende blir tatt opp med NAV. Ved avskrivning/tilbakeføring av registrert krav har vi sett at årsak ikke alltid blir registrert. Revisjonen understreker at årsak til avskrivning alltid skal skrives i notatfeltet. Flere avskrivninger gjelder krav som er registrert to ganger, noe som også medfører ekstra ressursbruk. Vi mener at kommunen bør ha en rutine for avskrivning for tap av refusjoner, som sikrer at det foreligger et dokumentert grunnlag. Enhetene har ansvar for å følge opp at lønn blir stoppet ved maksdato for opphør av sykepenge- og foreldrepengerettigheter. Månedlig kontroll av varselliste blir ikke alltid utført av enhetene, og konsekvensen er merarbeid for både lønnsteamet og enhetene. Lønnsteamet har hver måned flere saker som gjelder for mye utbetalt lønn grunnet manglende stopp av lønn ved maksdato. Revisjonen mener dette er uheldig, og kan medføre at kommunen ikke får tilbake for mye utbetalt lønn. 3) Blir det foretatt korrekt bokføring i regnskapet? Revisjonen mener at refusjonsinntektene blir korrekt bokført i regnskapet og det blir foretatt korrekt periodisering. Vi mener imidlertid det er uheldig for økonomistyringen ved enhetene at refusjonsteamet er forsinket med å refusjonsbehandle sykefravær. Feriepenger blir avsatt i regnskapet i henhold til regelverket. Når det gjelder arbeidsgiveravgift viser vår gjennomgang at det blir bokført riktig reduksjon av arbeidsgiveravgift av mottatte refusjoner fra NAV. Når det gjelder å sikre riktig bokføring mener vi det er en fordel at refusjonsbehandlingen er blitt en del av Regnskapstjenesten sine oppgaver. De har nødvendige verktøy for å kunne avstemme og identifisere avvik mellom lønnssystemet og regnskapssystemet per ansatt. Dette er en forbedring i forhold til det gamle lønnssystemet. Revisjonen mener det er uheldig at det oppstår avvik mellom PAGA og bokførte beløp i regnskapet, noe som også skaper merarbeid ved avstemming av balansekonti. Beløp som ikke blir overført bør posteres mot en feilkonto i regnskapet, slik at det blir lettere å identifisere beløp og bokføre mot riktig konto. Vi mener at det for 2014 og 2015 var riktig å foreta en regnskapsmessig avsetning på grunn av manglende oppfølging av utestående beløp. Vi har fått tilbakemelding på at det vil bli ryddet i PAGA ved å avskrive krav som gjelder perioden 2011 til 2015 som anses for å være ikke reelle.

5 Konklusjon Kommunen har etablert rutiner knyttet til sykefravær og foreldrepermisjoner som skal benyttes av enhetene. Rutinene er til god hjelp for enhetene og i tråd med gjeldende regelverk. Rutiner ved sentralt refusjonsteam er fremdeles under utvikling. Det skal blant annet utvikles et årshjul som skal beskrive tidspunkt for utførelse av ulike oppgaver. Fraværsregistrering ved enhetene fungerer tilfredsstillende, og kommunens IT- system for refusjonsbehandling er i tråd med regelverket. Kontroller i systemet sikrer at det blir sendt refusjonskrav for alt refusjonsberettiget fravær. Refusjonsteamet har personalmessige utfordringer på grunn av høyt sykefravær. Dette har over tid medført forsinket refusjonsbehandling og manglende oppfølging av sendte krav. De har imidlertid klart å sende krav innen fristene for foreldelse. Forsinket oppfølging av krav overfor NAV er uheldig, og innebærer risiko for tap av refusjonsinntekter. Enhetene har ikke god nok oppfølging av maksdato for opphør av sykepengerettigheter, noe som medfører tidkrevende opprettinger av for mye utbetalt lønn og risiko for tap på krav. Bokføring i regnskapet er korrekt i forhold til regnskapsprinsippene, men kommunen har utfordring med å avstemme fordringer i balansen. Dette skyldes blant annet at ikke alle beløp blir overført fra lønnssystemet til regnskapet.

6 Innhold Innhold 1 Innledning Bakgrunn Organisering på området Problemstillinger Metode Revisjonskriterier Rutiner for refusjonsbehandling av sykepenger og foreldrepermisjoner Revisjonskriterier Gjeldende regelverk for sykepenger Gjeldende regelverk for foreldrepenger Rutiner for refusjon av sykepenger og foreldrepermisjoner Vurderinger Krav for refusjonsberettiget fravær Revisjonskriterier Registrering av fravær Refusjonsbehandling av sykepenger og foreldrepenger Refusjon ved kronisk sykdom, svangerskapsrelatert sykdom eller svangerskapspenger Mottak av beløp og oppfølging av avvik Oppfølging av maksdato Vurderinger Bokføring av refusjoner i regnskapet Revisjonskriterier Bokføring av refusjonsinntekter i regnskapet Avstemming av fordringer for sykepenger og foreldrepenger Avsetning for tap på refusjonskrav Vurderinger Konklusjon Rådmannens høringssvar Litteraturliste... 27

7 Innledning 7 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Folketrygdloven har bestemmelser om utbetaling av sykepenger og foreldrepenger ved svangerskap, fødsel og adopsjon. Trondheim kommune utbetaler lønn ved sykdom og foreldrepermisjoner og deler av utgiftene refunderes av NAV 1 på grunnlag av krav fremsatt av kommunen. Refusjonsinntektene for sykepenger og foreldrepenger i Trondheim kommune utgjorde ifølge regnskapet for 2015 om lag 415 millioner kroner. Det er viktig at kommunen har gode rutiner for å sikre at krav for alt refusjonsberettiget fravær blir sendt og fulgt opp. Vi har gjennom revisjoner for tidligere år 2 sett at kommunen har hatt utfordringer med manglende avstemming og oppfølging av sendte krav. Trondheim kommune skiftet lønnssystem i 2014 og revisjonen ønsket derfor også å kartlegge og teste rutiner 3 ved bruk av det nye systemet. Vi har kartlagt og testet rutinen fra oppstart av fravær til bokføring 4 og avstemming 5 av beløp i regnskapet. I den forbindelse har vi vurdert hva som er risikoene under hver type aktivitet i prosessen og hvilke kontroller som er etablert for å håndtere risikoene. Vi har påpekt eventuelle svakheter/problemer i rutinen og anbefalt forbedringer. Undersøkelsen er gjennomført som en del av regnskapsrevisjonen i Trondheim kommune Organisering på området Ansvaret for å følge opp sykefravær og foreldrepermisjoner er fordelt mellom enhetene i kommunen og sentralt refusjonsteam ved Regnskapstjenesten. Det sentrale refusjonsteamet har ansvaret for å behandle refusjonskrav som gjelder sykepenger og foreldrepenger, sende og følge opp krav overfor NAV. Refusjonsteamet ble fra 1. januar 2016 flyttet fra Personaltjenesten til Regnskapstjenesten. De enkelte enhetene har ansvar for å føre kontroll med oppmøte, minne om eventuelt manglende innleverte egenmeldinger og sykemeldinger. Videre har enhetene ansvar for å registrere fravær i fraværssystemet og sende sykemeldinger og foreldrepermisjonssøknader til refusjonsteamet. Enhetene skal også følge opp at krav er blitt behandlet av refusjonsteamet og at lønn blir stoppet ved maksdato 7 for utbetaling av sykepenger/foreldrepenger. 1.3 Problemstillinger Vi har hatt følgende problemstillinger: 1. Har Trondheim kommune etablert gode rutiner for behandling av refusjonskrav knyttet til sykepenger og foreldrepermisjoner? 2. Blir det sendt refusjonskrav for alt refusjonsberettiget fravær? 3. Blir det foretatt korrekt bokføring i regnskapet? 1 NAV er blant annet tildelt oppgaven å forvalte ordninger som sykepenger og foreldrepenger. 2 Se Rapport 4/2015-R og 7/2016-R, rapporter etter gjennomført revisjon for regnskapsårene 2014 og Regnskapsrevisjon har til oppgave å kartlegge vesentlige rutiner og teste at kontrollene fungerer. 4 Bokføring er å føre eller registrere de enkelte transaksjonene i regnskapet. 5 Avstemming er å sammenligne en del av årsregnskapet med andre dokumenter for å se om det samsvarer. 6 Regnskapsrevisjonen har til formål å bekrefte årsregnskapet til kommunen, det vil si å undersøke om regnskapet er satt opp ut fra reglene som gjelder, og om det inneholder feil og mangler. 7 Når en arbeidstaker har mottatt sykepenger fra Folketrygden i til sammen 248 dager i de siste tre årene opphører retten til sykepenger.

8 8 Innledning 1.4 Metode For å svare på problemstillingene har vi gjennomført intervju med sentralt refusjonsteam og ansatte ved IT-tjenesten ved ERP drift og forvaltning som har kunnskap om lønnsystemet PAGA 8. I alt er det gjennomført fire intervju og diverse avklaringer ved henvendelser per epost. Vi har kartlagt og testet etablerte kontroller fra starten av fravær til oppfølging av utestående krav. Vår gjennomgang gjelder både fraværsregistrering ved enhetene og rutiner ved sentralt refusjonsteam inklusiv systembaserte kontroller 9. Testing er foretatt ved å følge opp utvalgte sykefravær og søknader om foreldrepermisjoner. 1.5 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er utledet fra følgende kilder: Folketrygdloven kapittel 8 om sykepenger Folketrygdloven kapittel 14 om ytelser ved svangerskap, fødsel og adopsjon Folketrygdloven kapittel 25, som blant annet gjelder plikt til å registrere sykefravær Arbeidsmiljøloven 5-1 Bokføringsloven med tilhørende forskrift Forskrift om regnskapsføring i kommuner og fylkeskommuner Hovedtariffavtalen, kapittel 1, 8 Lønn under sykdom, svangerskap, fødsel og adopsjon Beskrevne rutiner i kommunens kvalitetssystem, Kvaliteket, som enhetene skal følge knyttet til fravær og refusjon Beskrevne rutiner i Kvaliteket som refusjonsteamet skal følge knyttet til refusjonsbehandling Kriteriene vil bli beskrevet nærmere i kapittel 2, 3 og 4. 8 PAGA er kommunens lønnssystem. 9 Systembaserte kontroller er automatiske kontroller i IT-systemet som i denne sammenheng skal bidra til fullstendige og riktige refusjonsbeløp

9 Rutiner for refusjonsbehandling av sykepenger og foreldrepermisjoner 2 Rutiner for refusjonsbehandling av sykepenger og foreldrepermisjoner Revisjonskriterier Refusjonsbehandling av sykepenger og foreldrepenger er et relativt komplisert område som er regulert i lov- og regelverk. Det er derfor nødvendig at kommunen har etablert rutiner i Kvaliteket 10 som sier hvordan sykefravær og fødselspermisjoner skal håndteres på enhetsnivå og ved sentralt refusjonsteam, og at kommunens rutiner på området er i tråd med gjeldende regelverk Gjeldende regelverk for sykepenger Folketrygdloven kapittel 8 har bestemmelser om sykepenger. Formålet med sykepenger er å gi kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt for yrkesaktive som er arbeidsuføre på grunn av sykdom eller skade. For å få rett til sykepenger må arbeidsuførheten dokumenteres med legeerklæring. Ifølge folketrygdlovens 8-18 har arbeidstaker rett til sykepenger fra arbeidsgiver dersom arbeidstaker har vært ansatt i minst fire uker. Kommunalt ansatte arbeidstakere i ett fast forpliktende arbeidsforhold, har rett til lønn under sykdom fra første sykedag dersom vedkommende har tiltrådt stillingen. Dette fremgår av Hovedtariffavtalens (HTA) En arbeidsgiver som betaler full lønn for et tidsrom en ansatt har rett på ytelser etter kapitlene 11 i folketrygdloven, kan kreve ytelsen betalt til seg. Arbeidsgiver har også krav på delvis refusjon av feriepenger fra NAV. Dette fremgår av folketrygdlovens Fravær på grunn av sykdom skal ifølge HTA bekreftes snarest skriftlig med egenmelding eller sykmelding. Retten til lønn under sykdom bortfaller dersom fraværet ikke blir tilfredsstillende dokumentert. Arbeidsgiveren skal ifølge folketrygdlovens 8-19 betale sykepenger i et tidsrom på opptil 16 kalenderdager (arbeidsgiverperioden). Ved sykefravær ut over 16 dager gis arbeidsgiver kompensasjon. Når det er gått mindre enn 16 kalenderdager siden forrige sykefravær, skal et nytt sykefravær regnes med i samme arbeidsgiverperiode. Eventuelle egenmeldinger skal tas med. For arbeidstakere med særlig stort sykefravær eller svangerskapsrelatert sykefravær, kan arbeidstakeren selv eller arbeidsgiveren søke om at Folketrygden dekker utgiftene til sykepenger i arbeidsgiverperioden. Dette fremgår av lovens Sykepengegrunnlaget er den inntekten som sykepengene skal regnes ut etter 12. Det er den gjennomsnittlige arbeidsinntekten per uke som arbeidstakeren har hatt i en nærmere bestemt periode før han eller hun ble arbeidsufør som skal legges til grunn. Timelønn og faste tillegg skal inkluderes i beregningsgrunnlaget. Sykepengegrunnlaget per år kan ikke overstige seks ganger grunnbeløpet 13. Bestemmelser om fastsetting av sykepengegrunnlaget er hjemlet i folketrygdlovens 8-28 til Kvaliteket er Trondheim kommunes kvalitetssystem. 11 Kapittel 8 gjelder sykepenger, kapittel 9 gjelder stønad ved barns og andre nærståendes sykdom, kapittel 14 gjelder ytelser ved svangerskap, fødsel og adopsjon. 12 Utgjør per dag 1/260 av årslønn. Årslønn deles på 52*5. 13 Grunnbeløpet (G) er per 1. mai 2016 på kr

10 10 Rutiner for refusjonsbehandling av sykepenger og foreldrepermisjoner Ifølge folketrygdlovens 22-13, 5. ledd kan refusjonskrav innfris for opptil tre måneder før den måneden kravet ble satt fram. Dette betyr at krav oppstått i juni senest må sendes innen utløpet av september måned. Retten til sykepenger fra Folketrygden opphører når en arbeidstaker har mottatt sykepenger for til sammen 248 virkedager 14 de siste tre årene, jf. folketrygdloven 8-1. De ansatte må da gå helt eller delvis over på arbeidsavklaringspenger eller friskmeldes. Arbeidstaker opparbeider seg nye sykepengerettigheter fra arbeidsgiver etter 16 kalenderdager, og fra NAV etter 26 uker. De ansatte kan da benytte egenmelding eller sykemelding, men kun innenfor arbeidsgiverperioden Gjeldende regelverk for foreldrepenger Folketrygdloven kapittel 14 har som formål å sikre inntekt for foreldre i forbindelse med svangerskap, fødsel og adopsjon. Ifølge 14-6 opptjenes rett til foreldrepenger gjennom yrkesaktivitet i minst seks av de siste ti månedene før uttak av foreldrepenger tar til. Foreldrepenger til hver av foreldrene beregnes på grunnlag av vedkommendes inntekt etter de samme reglene som for sykepenger fra Folketrygden. Ved fødsel er stønadsperioden 245 kalenderdager (49 uker) med full sats (100 % lønnsdekning) eller 295 dager (59 uker) med redusert sats (80 % lønnsdekning). Stønadsperioden kan deles mellom foreldrene når begge oppfyller vilkårene for rett til foreldrepenger etter Ifølge 14-4 har gravid arbeidstaker, som ikke kan utføre sitt ordinære arbeid på grunn av risikofylt arbeidsmiljø og som ikke kan omplasseres, rett på svangerskapspenger. Ifølge HTA har arbeidstaker som har fått innvilget svangerskapspenger rett til full lønn frem til foreldrepermisjon starter. 2.2 Rutiner for refusjon av sykepenger og foreldrepermisjoner På grunn av endring i arbeidsprosessene ved skifte av lønnssystem har det vært nødvendig å få på plass nye rutiner for fraværsoppfølging og refusjonsbehandling. I kommunens kvalitetssystem, Kvaliteket, ligger flere rutinebeskrivelser 15 som skal benyttes av enhetene. Disse gjelder blant annet beregning av arbeidsgiverperiode, ferie og sykmelding, foreldrepermisjon og fedrekvote, kronisk sykdom, maksdato 16 for sykepenger, svangerskapspenger, svangerskapsrelatert sykdom, sykmelding og sjekkliste for kontrolloppgaver ved enhetene. I tillegg til disse rutinene bruker kommunen systemet Bluegarden Portal 17 som bidrar til at rutiner og regelverk blir fulgt. På kommunens intranettsider kan ansatte finne flere veiledninger for bruk av systemet. Det er blant annet laget videoveiledninger til hvordan ansatte skal sende inn egenmeldinger og foreldrepermisjoner elektronisk i Bluegarden Portal. Registrering av fravær ved egenmelding vil skje etter godkjenning 18 av elektronisk skjema ved enheten. Fravær i forbindelse med sykemeldinger skal registreres av merkantilt ansatt ved enhetene. Når det gjelder rutiner ved sentralt refusjonsteam har de tatt utgangspunkt i rutiner fra Sykehuspartner HF 19. Kommunen har tatt kontakt med helseforetaket, siden de benytter samme 14 Kun virkedager telles med, dvs. fem dagers uke. 15 Ligger under Støtteprosesser i Kvaliteket 16 Dato for når sykepenger og foreldrepenger opphører. 17 Bluegarden Portal er enhetenes portal til lønnssystemet. 18 Enhetsleder eller person med delegert myndighet som godkjenner egenmeldinger ved enhetene. 19 Sykehuspartner HF har overordnet ansvar HR-tjenester til alle sykehusene i Sør- og Østlandet.

11 Rutiner for refusjonsbehandling av sykepenger og foreldrepermisjoner 11 lønnssystem som Trondheim kommune (Bluegarden Portal/ PAGA 20 ) og har kommet langt med rutinearbeidet. Vi har fått opplyst at Sykehuspartner HF er løpende à jour med å sende krav til NAV og de foretar månedlig oppfølging av differanser mellom søkt og mottatt refusjon. Refusjonsteamet sier de ønsker å bruke rutinene Sykehuspartner HF har laget, men at det har tatt tid å få disse på plass. Årsaken er at refusjonsteamet over flere år har slitt med mangel på personalressurser, blant annet på grunn av høyt sykefravær. Refusjonsteamet har derfor ikke klart å være månedlig à jour med alle oppgavene knyttet til refusjonsarbeidet. Refusjonsteamet jobber nå med å få etablert egne rutiner for behandling av refusjonskrav for sykepenger og foreldrepenger. De ønsker blant annet å få utviklet et årshjul som beskriver hvilke oppgaver som skal utføres til hvilken tid. Flere rutiner som ble lagt i Kvaliteket 21 i november 2016 er Sykehuspartner HF sine rutiner. På rutinene som er lagt i Kvaliteket står det at rutinene skal gjennomgås og tilpasses til Trondheim kommune. Trondheim kommune har utarbeidet en egen foreløpig rutine for oppfølging av refusjon fra NAV (K27). Denne rutinen er ikke lagt i Kvaliteket, da den er under utprøving. I følge refusjonsteamet er det ikke mulig å gjøre ferdig denne rutinen da NAV nå gjør store endringer, og leverandøren av lønnsystemet må ha tid til å tilpasse endringene. 2.3 Vurderinger Kommunen har etablert skriftlige rutiner for behandling av fravær og refusjon som skal benyttes av enhetene. Revisjonen mener rutinene gir god informasjon og hjelp til enhetene og er i tråd med gjeldende regelverk. Gjennom kontroller over flere år har vi sett at sentralt refusjonsteam har hatt problemer med å være månedlig a jour med refusjonsarbeidet. Dette gjelder refusjonsbehandling, arbeid med mottatte beløp fra NAV (oppgjørslistene K27) og oppfølging av avvik mellom sendte og mottatte refusjoner. Revisjonen er kritisk til at rutiner som skal bidra til at alle faste oppgaver blir utført innen fastsatte frister ikke er blitt etterlevd i tilstrekkelig grad. Revisjonen mener at rutinene som er utviklet av Sykehuspartner HF gir et godt utgangspunkt for utvikling av egne rutiner på området. Vi mener imidlertid at det har tatt for lang tid å få etablert egne sentrale rutiner. 20 Refusjonsteamet benytter en refusjonsmodul i lønnssystemet PAGA, heretter kalt refusjonssystem. 21 Ligger under Regnskapstjenesten i Kvaliteket.

12 12 Krav for refusjonsberettiget fravær 3 Krav for refusjonsberettiget fravær 3.1 Revisjonskriterier Riktig og rettidig behandling av krav om refusjon av kommunens utgifter til dekning av sykepenger og foreldrepenger krever gode rutiner både ved enhetene og ved sentralt refusjonsteam i kommunen. Det er derfor viktig at kommunen har gode systemer for: - fraværsregistrering ved enhetene - refusjonsbehandling som tilfredsstiller krav i lov og forskrifter - oppfølging av krav overfor NAV Det er viktig at alt sykefravær blir registrert av enhetene. Fullstendig registrering av fravær vil bidra til at krav blir refusjonsbehandlet. Arbeidsgiver har dessuten en plikt til å føre statistikk over de ansattes sykefravær, jf. arbeidsmiljøloven 5-1 og folketrygdlovens 25-2, første ledd. Ifølge rutinen Sykmelding 22 i Kvaliteket skal enhetene foreta fortløpende registrering av sykefravær i Bluegarden Portal. Ved refusjonsberettiget sykefravær skal enhetene fortløpende sende gjenpart (del D) av sykemeldingsblanketten til det sentrale refusjonsteamet. Ved foreldrepermisjoner er det viktig at ansatte sender søknad til sentralt refusjonsteam. Ifølge rutinen Foreldrepermisjon og fedrekvote 23 i Kvaliteket skal enhetene bistå arbeidstakeren slik at søknaden blir korrekt og fullstendig utfylt. Søknaden sendes til refusjonsteamet for refusjonsbehandling gjennom en elektronisk løsning. Lønnssystemet har en egen modul for refusjon som skal håndtere refusjonsbehandling i tråd med folketrygdlovens bestemmelser. De viktigste bestemmelsene på dette området er referert under kapittel 2 i denne rapporten. Refusjonskrav ved sykefravær og foreldrepermisjon skal behandles fortløpende i systemet og sendes til NAV sitt sentrale behandlingskontor for hvert fylke. Etter at NAV har behandlet kravene må refusjonsteamet håndtere månedlig mottak av beløp i refusjonssystemet, slik at eventuell avvik blir identifisert og oppklart. Vi har kartlagt rutinen og testet etablerte kontroller fra starten av fravær til behandling av avvik mellom sendte og mottatte krav. 3.2 Registrering av fravær Ifølge refusjonsteamet er det viktig at enhetene registrerer alt sykefravær i Bluegarden Portal. Lønnssystemet vil da automatisk varsle om fravær som skal refusjonsbehandles. Refusjonsteamet sier det hender at de mottar sykemeldinger hvor sykefraværet ikke er registrert i Bluegarden Portal, men dette skjer ikke ofte. Enhetene har ulike systemer for daglig registrering av fravær (oppmøte). Enheter som har ansatte med turnusarbeid innen Helse og velferd og Trondheim bydrift benytter systemet Gat 24, enheter med ordinær arbeidstid benytter Bluegarden Tid og enheter innen Oppvekst og utdanning benytter i hovedsak manuelle systemer som for eksempel oppmøtebok, kalender eller regnearksystem. Registrering av fravær i Bluegarden Portal utføres av enhetene på grunnlag av mottatte sykemeldinger og elektroniske egenmeldinger. 22 Rutinen skal benyttes av enhetene og sikre korrekt behandling av sykefravær i forhold til gjeldende regelverk. 23 Rutinen skal benyttes av enhetene og sikre korrekt avvikling av foreldrepermisjon. 24 Gat er et forsystem til lønnssystemet for elektronisk overføring av tilleggslønn og variabel lønn.

13 Krav for refusjonsberettiget fravær 13 Vi har testet registrering av sykefravær i Bluegarden Portal ved 25 tilfeldig utplukkede enheter for juni måned (tolv enheter innen oppvekst, ni enheter innen helse og velferd og fire andre enheter). Innhentet dokumentasjon fra enhetene og fraværsrapport fra Gat er kontrollert mot fraværsregistrering i lønnssystemet. Undersøkelsen viste at alt fravær knyttet til sykemeldinger er registrert, men det er noen få avvik når det gjelder fraværsregistrering av egenmeldinger. Fravær i forbindelse med foreldrepermisjoner håndteres på en annen måte enn sykefravær. Ansatte som skal ha foreldrepermisjon må søke kommunen om dette på et eget skjema i Bluegarden Portal. Det er refusjonsteamet som er mottaker av dette skjemaet ved at søknader blir registrert som varsel i Innboks i Bluegarden Portal inntil de blir refusjonsbehandlet. Her blir fravær registrert av refusjonsteamet ved behandling av innkomne permisjonssøknader. Det er derfor ingen hensikt å teste fraværsregistrering av foreldrepermisjoner da det er selve søknaden som sikrer fullstendig refusjonsbehandling. 3.3 Refusjonsbehandling av sykepenger og foreldrepenger Refusjonsteamet sier at de ved mottak av sykemeldinger sjekker at de er riktig utfylt. Sykemeldinger som er korrekt utfylt blir sortert i bunker i forhold til datofordeling ved refusjonsteamet. De eldste kravene legges øverst, og de som ikke er riktig utfylt blir returnert til den aktuelle enheten for videre oppfølging. Vi har sett at det ved registrering av refusjonsberettiget sykefravær er automatisk varsel i refusjonssystemet ved fravær over arbeidsgiverperioden. Refusjonsteamet får på denne måten et grunnlag for å purre enheter som ikke har sendt sykemelding til refusjonsbehandling. Vi har kontrollert at systemet har foretatt korrekt beregning av arbeidsgiverperiode for ett refusjonsberettiget sykefravær for hver av de 25 enhetene vi har plukket ut. Det er sendt refusjonskrav for alle disse sykefraværene, og det er med ett unntak foretatt korrekt beregning av arbeidsgiverperiode. Årsaken til feil beregning av arbeidsgiverperiode i det ene tilfellet skyldes etterregistrering av sykefravær. Feilen er korrigert ved å sende inn nytt inntektsopplysningsskjema. Ifølge refusjonsteamet vil lønnssystemet varsle om etterregistrert sykefravær og de har rutiner for å følge opp disse månedlig med hensyn til fristene for foreldelse. Vi har i forbindelse med denne kontrollen sett at eventuelle fravær under 16 dager mellom hvert fraværstilfelle er blitt inkludert ved beregning av arbeidsgiverperioden. Det er opprettet ulike innbokser i refusjonssystemet slik at varslene automatisk blir fordelt på fødselsdatoene 1-10, og Det er i utgangspunktet to ansatte per datogruppe, men på grunn av sykefravær har det vært nødvendig å foreta omrokkeringer av personalet ved Regnskapstjenesten for å bistå refusjonsteamet. Ved forsinkelser har de vært nødt til å prioritere de eldste sakene for å unngå at krav blir foreldet. Refusjonsteamet har vist hvordan de behandler krav om refusjon. De må registrere hvert krav manuelt i lønnssystemet da de mottar sykemelding på papir. Vi fikk informasjon om at rutinen på sikt vil bli automatisert ved at sykemeldingene vil komme elektronisk fra legene til arbeidsgiverne. Leverandør av lønnssystemet Bluegarden har inngått samarbeid med NAV for utvikling av systemet. Vi har fått opplyst at de regner med at hele 2017 går før de har dette på plass. Når dette er på plass vil informasjon om sykefravær tilflyte kommunen på en sikrere måte. Ved behandling av sykepengerefusjoner er det oppgaver saksbehandler må utføre i systemet. Dette gjelder kontroll av arbeidsforhold, inntektsopplysninger og perioden de skal søke refusjon for. I tillegg kontrollerer de at det er registrert riktig fravær i fraværssystemet, og om det er registrert fritak for arbeidsgiverperioden under tilleggsopplysninger i Bluegarden Portal (ved kronisk sykdom). Refusjonsteamet kan på denne måten fange opp eventuelt fravær som det ikke er søkt refusjon for i tidligere perioder.

14 14 Krav for refusjonsberettiget fravær Det er den gjennomsnittlige arbeidsinntekten per uke før arbeidstakeren ble arbeidsufør som skal være grunnlaget for refusjon, også for eventuelle fremtidige sammenhengende sykemeldinger. Dette betyr at eventuell lønnsøkning ved lønnsreguleringer etter at sykefraværet oppstod, ikke blir refundert. Det er en egen funksjon for automatisk beregning av refusjonsgrunnlag i refusjonssystemet. Den automatiske beregningen viser beløp tolv måneder tilbake i tid før sykefraværet. Refusjonsteamet sier at dette er en fordel da denne funksjonen bidrar til at krav blir beregnet likt. De foretar manuell kontroll og korreksjon av grunnlag foreslått av systemet. Hvis for eksempel sykemelding starter i august er det lønn for juli måned som skal benyttes som beregningsgrunnlag. Dersom de vet at det er foretatt lønnsregulering for perioden, brukes regulert lønn som grunnlag. Manuell korreksjon må dessuten foretas for ansatte innen Helse og velferd for helge- og høytidstillegg ved endring av stillingsandel. Lønnsopplysninger oppgis alltid som en ukesats i inntektsopplysningsskjema 25. Vi har testet om den automatiske beregningen i refusjonssystemet henter riktige beløp når det gjelder grunnlønn, faste tillegg og variable tillegg, og har konkludert med at beløp er i henhold til lønnsslippene. Vi har videre testet beregning av refusjonskrav 26 for ett sykefravær ved hver av de 25 enhetene. Det var relativt enkelt å kontrollere at krav var riktig beregnet for ansatte som kun har fast årslønn, men det er mer komplisert å beregne ukesats for ansatte innen helse og velferd. Årsaken er at de i stor grad også har timelønn og variable tillegg, og disse må gjennomsnittsberegnes. Ved refusjonsbehandling foreslår systemet en ukesats som er gjennomsnitt av fastlønn, faste tillegg og variabel lønn for de siste tolv månedene. Saksbehandler kan krysse av i systemet for hvilke beløp som skal tas med ved beregning av ukesatsen, noe som innebærer at saksbehandlere må utøve skjønn. Vi fant at ukesatsen var beregnet feil for 2 av 25 kontrollerte refusjonskrav. Den ene feilen besto i at høytidstillegg ikke var inkludert for en ansatt innen Helse og velferd, og den andre gjelder at et funksjonstillegg til en lærer som ikke var inkludert. Korrigerte inntektsopplysningsskjema ble sendt til NAV. Årsaken er at saksbehandler ved en feil ikke har inkludert høytidstillegg, og at automatisk beregning av systemet ikke er benyttet for beregning av ukesats for lærer. NAV refunderer ikke lønn som overstiger 6 G 27. Systemet er satt opp slik at sykepengegrunnlaget ikke overstiger dette. Bluegarden har ansvar for å foreta årlig ajourhold av grunnbeløpet i systemet. For ansatte med lønn over 6 G har vi testet at systemet foretar korrekt beregning av krav i forhold til gjeldende grunnbeløp. På grunnlag av avkrysninger, inntektsopplysninger og eventuelle korreksjoner utført av saksbehandler, produserer systemet et inntektsopplysningsskjema. Skjemaet må skrives ut siden NAV skal ha kravene tilsendt på papir. Skjemaet fylles ut ved første gangs sykemelding og inneholder et eget punkt for å opplyse om ukelønn. Inntektsskjemaet sendes NAV sammen med kravblankett D, som er selve kravet om refusjon av sykepenger. Kravblankett D må være underskrevet av arbeidstaker. Ved innsending av krav til NAV må det produseres et oversendelsesskjema (med skanningsinformasjon), hvor type krav fremgår (sykepenger, foreldrepenger, behandlingsdager, signert skjema ang krav ved svangerskapsrelatert og kronisk sykdom). Det er de lokale NAV-kontorene som de ansatte sokner til som behandler kravene, men det er fylkeskontorene som betaler ut pengene etter at kravene er behandlet. NAV yter sykepenger, svangerskapspenger og foreldrepenger på grunnlag av mottatt sykemelding, søknad om foreldrepermisjon og oppgitt arbeidsinntekt i inntektsopplysningsskjema. NAV har imidlertid etter rapportering via a-meldingen fått tilgang til rapporterte lønnsopplysninger på ansatte, som kontrollerer og stiller spørsmål om det er oppgitt riktig arbeidsinntekt. 25 Skjema som skal sendes til NAV med opplysninger om arbeidstaker og lønn. 26 Refusjonskrav beregnes slik: ukesats/5 x antall virkedager over arbeidsgiverperioden Ukesats er årslønn + faste tillegg/52 og et gjennomsnitt av variable lønnsutbet utenom overtid 27 6 ganger grunnbeløp i folketrygden utgjør p.t. kr ,-

15 Krav for refusjonsberettiget fravær 15 Refusjonskrav registreres automatisk etter at teamet har utført alle oppgavene og lagret kravet i systemet. Krav vil fremgå av refusjonsrapporten i Bluegarden Portal når det er registrert. Rapporten viser ansattnummer, navn, periode, overføringskode til regnskapet, hvilket beløp som er sendt, hvilket beløp som er mottatt fra NAV, avvik, tilleggskrav og avskrevet beløp. Enhetene skal ifølge etablerte rutiner 28 følge opp refusjonsberettiget fravær månedlig. Refusjonsrapporten tas ut per enhet og er sortert på ansatt, men er ikke sortert periodevis per ansatt. For å få til periodevis sortering på ansatt må enhetene overføre rapporten til regnearkprogram. Arbeidsgivers refusjonskrav innfris for opptil tre måneder før måneden kravet ble satt fram. Refusjonsteamet sier at de klarer å holde fristene for foreldelse, men at det var spesielt utfordrende å rekke fristen i forbindelse med ferieavviklingen Vi har innhentet rapport over refusjonsberettiget fravær som er ubehandlet i refusjonssystemet til og med oktober måned. Rapporten er sortert på dato og vi har kontrollert at det ikke foreligger krav i rapporten som er foreldet. Ved foreldrepermisjoner skjer refusjonsbehandling fortløpende i forkant av permisjonen for hele perioden på grunnlag av mottatte søknader fra ansatte. Refusjonsbehandling av foreldrepermisjoner foretas i refusjonssystemet på samme måte som for sykepenger. Dette er en engangsjobb for refusjonsteamet dersom det ikke skjer noen endringer i ferie, permisjonsgrad, fedrekvote, pleie og omsorgspenger og lignende. Grunnlag for refusjonsbehandling er mottatte søknader om permisjon. Ansatte finner søknad om foreldrepermisjon i Bluegarden Portal. Søknaden har flere obligatoriske felter og valg for utfylling og avkryssing i henhold til regelverket. Vi er blitt vist at refusjonsteamet er mottakere av disse søknadene (automatisk mottaker etter godkjenning av enhetsleder). Refusjonsteamet får varsel i Bluegarden Portal om at det foreligger søknader til refusjonsbehandling. Det må også sendes inn et inntektsopplysningsskjema til NAV ved foreldrepermisjoner, men for å få refusjon må en ansatt ha sendt egen søknad om foreldrepenger til NAV. Refusjonsteamet sier at rutinen knyttet til foreldrepermisjoner fungerer bra. For å kunne kontrollere om foreldrepermisjoner er blitt refusjonsbehandlet ble vi vist at det ved utgangen av oktober måned forelå 46 søknader på vent i portalen som ennå ikke er refusjonsbehandlet. Dette betyr at de ikke har klart å behandle disse fortløpende, men vi fikk forklart at de har kontroll på de sakene som ligger til behandling i Bluegarden Portal. Forklaringen er at flere av permisjonene starter flere måneder fram i tid, og teamet vil behandle disse før permisjonene starter. Teamet opplyser at de innen lønnskjøring for hver måned vil håndtere de permisjonene som starter opp i samme måned. De mener dette er nødvendig siden det er refusjonsteamet som foretar korreksjon av lønn ved permisjon med 80 prosent lønnsdekning. 3.4 Refusjon ved kronisk sykdom, svangerskapsrelatert sykdom eller svangerskapspenger Arbeidsgiver eller arbeidstaker kan søke NAV om unntak fra arbeidsgiveransvar for sykepenger dersom ansatt lider av langvarig eller kronisk sykdom. Det samme gjelder arbeidstakere som har svangerskapsrelatert sykdom. I tillegg kan NAV yte svangerskapspenger for friske gravide som ikke kan fortsette i arbeidet under svangerskapet. NAV fatter på grunnlag av mottatte søknader vedtak om fritak for arbeidsgiverperioden eller vedtak om svangerskapspenger. Vedtak innebærer at arbeidsgiver får refusjon fra første sykefraværsdag eller for hele svangerskapet inntil tre uker før fødselstermin. Vedtak om kronisk sykdom er tidsbegrenset, og ved slike vedtak gis refusjon for sykefravær fra den dagen søknaden kom til NAV. Ved vedtak om svangerskapsrelatert sykdom gis refusjon for sykefravær for inntil tre måneder forut for den måneden NAV mottok søknaden. 28 SJEKKLISTE-Kontrolloppgaver hos enhet i Kvaliteket.

16 16 Krav for refusjonsberettiget fravær Enhetene i kommunen har en sentral funksjon for å følge opp at vedtak blir fattet i de tilfeller Folketrygden kan gi refusjon fra første dag. Det er utarbeidet rutiner i Kvaliteket til hjelp for enhetene i kommunen. Enhetene skal registrere vedtak om fritak fra arbeidsgiverperioden som en tilleggsopplysning i Bluegarden Portal og sende kopi av vedtak til refusjonsteamet. Refusjonsteamet skal ved mottak av vedtak markere av i systemet at det er vedtatt unntak for arbeidsgiverperioden. Dette fører til at registrert sykefravær automatisk vil legges som varsel i refusjonssystemet fra første fraværsdag. NAV krever underskrift av ansatt på refusjonskrav ved vedtak om kronisk sykdom eller svangerskapsrelatert sykmelding. Dersom skjema ikke blir returnert til refusjonsteamet vil det ikke bli sendt noe refusjonskrav. Når det gjelder svangerskapspenger må arbeidstaker levere et eget skjema til NAV med vurdering fra lege/jordmor, sammen med arbeidsgivers vurdering om det er mulig å tilrettelegge arbeidsoppgavene eller omplassere arbeidstaker. NAV skal legge legens eller jordmorens vurdering til grunn. Ferdigbehandlet skjema skal sendes til refusjonsteamet som sender refusjonskrav for hele perioden. På grunn av at vedtak om unntak fra arbeidsgiverperioden er tidsbegrenset, er det viktig at de blir fornyet dersom den ansatte fremdeles er kronisk syk. Ifølge folketrygdlovens 8-20 kan arbeidstakeren selv eller arbeidsgiver søke om refusjon i arbeidsgiverperioden. Ifølge rutinen Kronisk sykdom i Kvaliteket bør den ansatte søke om å fornye vedtaket når det utgår, dersom det er aktuelt. Refusjonsteamet sier at det er viktig at også enheten følger opp vedtak som snart vil utgå. Undersøkelsen viser at systemet ikke gir enhetene varsel om vedtak som snart vil utgå, og enhetene må derfor følge opp dette manuelt. Dersom enhetene ikke følger opp vedtakene vil de tape refusjonsinntekter for arbeidsgiverperioden. Vi har innhentet rapport fra IT-tjenesten som viser ansatte som har registrert unntak fra arbeidsgiverperioden grunnet kronisk sykdom eller svangerskapsrelatert sykdom. Stikkprøver viser at refusjon er krevd fra første dag. Dette betyr at systemet sender varsel fra første fraværsdag dersom vedtak er registrert i refusjonssystemet. Fravær hos ansatte som har fått innvilget svangerskapspenger føres på fraværskode for svangerskapspenger med refusjon fra første dag. Vi har ved stikkprøver sett at registrert fravær på denne koden er refusjonsbehandlet fra første dag, og kan konkludere med at vedtak om svangerskapspenger er registrert i refusjonssystemet. 3.5 Mottak av beløp og oppfølging av avvik Mottatte refusjoner fremgår av oppgjørsrapportene fra NAV (K27-rapportene). Rapportene hentes fra Altinn 29 og blir lest inn i refusjonssystemet av Bluegarden. Kommunen mottar kvitteringsliste fra leverandøren for beløp som har feilet ved overføring. Refusjonsteamet opplyser at denne listen må registreres manuelt i refusjonssystemet. Refusjonsteamet må avstemme innleste beløp mot krav registrert i refusjonssystemet. Rapportene hentes opp i refusjonssystemet og beløp føres mot registrerte krav. De fleste beløpene kan avstemmes automatisk, andre må avstemmes manuelt. Hver oppgjørsrapport må håndteres inntil alle lister er fordelt mot krav. Dette arbeidet skal senest være ferdig før den 25. hver måned, som er dato for bokføring i regnskapet. Refusjonsteamet sier at de i 2016 har fått på plass denne rutinen som en månedlig obligatorisk oppgave. Revisjonen er forevist at det ikke foreligger lister fra NAV som ikke er avstemt for oktober måned. Dette betyr at alle K27-rapportene for oktober måned er blitt registrert mot sendte krav i systemet. 29 Altinn er en felles internettportal for å levere elektroniske skjemaer til offentlige myndigheter i Norge.

17 Krav for refusjonsberettiget fravær 17 Det har inntil nylig blitt laget en rapport for hvert NAV-kontor. Saksbehandler ved refusjonsteamet opplyser at NAV endret rutinene fra 26. november Fra denne datoen ble det utarbeidet en samlet oppgjørsliste som gjelder alle NAV-kontorene. Dette vil ifølge refusjonsteamet medføre at de må foreta en justering av rutinen. Vi fikk opplyst at NAV og Bluegarden arbeider med å få løst utfordringer rundt denne endringen. Mottatte refusjonsbeløp skal medføre reduksjon i grunnlaget for beregning og betaling av arbeidsgiveravgift. Dette er løst med at mottatte beløp blir registrert på ansatte på en egen kode 30 i lønnssystemet. Vi har innhentet spesifisert rapport på lønnskoden for september måned og fant at sum i rapporten stemmer med rapportert beløp til skattemyndighetene i A-meldingen 31 for september måned. Vi fant også at det er foretatt korrekt tilbakeføring av arbeidsgiveravgift i regnskapet (dette er også omtalt i neste kapittel om bokføring). Det oppstår ofte avvik mellom sendte krav og mottatte refusjoner. Dette kan skyldes dobbel søknad 32 om refusjon, at ansatte har tatt ferie som ikke er registrert, endring i sykemeldingsgrad, feil ukesats, ansatte som ikke har rett på sykepenger med mer. For foreldrepermisjoner er risikoen for differanser mindre enn for sykepengerefusjoner. Ifølge refusjonsteamet gjelder utestående beløp i hovedsak ferie og at ansatte søker ulikt til NAV og til arbeidsgiver. For eksempel er det bindende for far dersom mor velger henholdsvis 80 eller 100 prosent lønn. Dersom utestående beløp ikke kan forklares må refusjonsteamet ta kontakt med NAV for å få oppklart hvorfor sendte krav ikke er blitt refundert. Refusjonsteamet uttaler at de bør følge opp slike avvik i sammenheng med registrering av mottatte beløp mot sendte krav. De opplyser at dette er utført månedlig siden juli Registrerte refusjonskrav som ikke blir refundert av NAV skal tilbakeføres (avskrives) i lønnssystemet. Forklaring på avskrivning skal gis i notatfeltet i refusjonssystemet, men vil i mange tilfeller skyldes feil ved sendte krav. I de tilfeller den sykmeldte ikke har rett på sykepenger sender NAV brev om avslag kun til den sykemeldte. Dette gjøres fordi NAV har taushetsplikt og vil derfor ikke oppgi årsaken til avslaget til arbeidsgiver, som derfor kan være uvitende om saken. Grunnlaget for avskrivningen kan derfor være en telefonsamtale med NAV, noe som betyr at avslag ikke kan dokumenteres utenom forklaringen som fremgår i notatfeltet. Vi har tatt ut refusjonsrapport for de 25 enhetene som ble plukket ut for kontroll og notert totalt ti beløp som er avskrevet. Vi har kontrollert om det er skrevet årsak til at refusjonskravet er tilbakeført i notatfeltet. Det var ikke skrevet kommentar for seks av de ti avskrivningene, men for fem av disse seks tilfellene var årsaken til avskrivningen at kravet var registrert to ganger (se fotnote 32). Avskrivning blir foretatt i systemet uten at dette blir videre godkjent. I følge refusjonsteamet finnes det ikke noen funksjon for godkjenning av avskrivninger i PAGA. Oppfølging av utestående beløp er blitt nedprioritert, da refusjonsteamet på grunn av bemanningssituasjonen har prioritert å behandle og sende inn krav innen fristene for foreldelse. Fra juli 2016 har de forbedret rutinene ved at de har foretatt månedlig oppfølging mot NAV. På grunn av manglende oppfølging for tidligere perioder, ble det ifølge Regnskapstjenesten nødvendig å sette inn ekstraordinære tiltak. De to siste årene er problemet forsøkt løst ved at Regnskapstjenesten har leid inn en ansatt fra en annen enhet en dag i uken, som skal utarbeide en oversikt over utestående krav som kan avskrives i systemet og krav som de må avklare med NAV. Kommunen skiftet lønnssystem fra og med april Det har ifølge refusjonsteamet vært spesielt arbeidskrevende å finne ut av 30 Lønnskode 980 i lønnssystemet 31 Gjelder månedlig rapportering av inntekts- og skattetrekksopplysninger 32 Dobbelt søknad kan ifølge refusjonsteamet skje pga at det kan komme nytt varsel ved endringer i Bluegarden eller hvis saksbehandler ikke er oppmerksom og ser på refusjonsoversikten før nytt oppsøk.

18 18 Krav for refusjonsberettiget fravær differanser til og med 1. kvartal 2014 på grunn av at historikken ligger i det gamle lønnssystemet til kommunen. Tabell 1 under viser utestående krav per november Vi har fått informasjon om at de foreløpig ikke har avskrevet alle krav som er vurdert som ikke reelle. De jobber fremdeles med å rydde i utestående krav, og må dessuten avklare hvordan krav fra det gamle lønnssystemet skal håndteres. Status er ifølge refusjonsteamet at det er etterspurt tilbakemelding på innsendte krav til NAV for 2011 og 2012, men de har ennå ikke fått tilbakemelding på alle utestående beløp. Avvik for 2013 og 2014 er gjennomgått, og krav for 2014 ble sendt til NAV i desember Når det gjelder 2015 og første halvår 2016 arbeider de fortsatt med å forklare avvik og fjerne krav som ikke er reelle. Refusjonsteamet sier at NAV er purret for deler av kravene for Tabell 1 Oversikt over avvik mellom sendte og mottatte krav per november 2016 År Refusjonssystem Utestående beløp i kroner 2011 NLP NLP NLP NLP og PAGA PAGA PAGA Kilde: rapport fra PAGA Sum utestående beløp for årene 2011 til 2015 er per november 2016 kroner Sum utestående for årene 2011 til 2014 var pr 31. desember 2015 kroner Dette betyr at utestående beløp for tidligere år har økt med ca 7 millioner kroner i løpet av Oppfølging av maksdato Enhetene har ansvar for å følge opp maksdato for sykepenger og foreldrepenger. Maksdato er den dagen sykepenge- eller foreldrepengerettighetene opphører. Lønn skal stoppes 33 dersom den ansatte ikke har kommet tilbake på jobb. For å kunne følge opp denne oppgaven skal enhetene ifølge rutinen 34 ta ut månedlig rapport i Bluegarden Portal. Det foreligger to typer rapporter enhetene kan benytte for å følge opp maksdato. Den ene rapporten viser maksdato ifølge den siste registrerte oppgjørsrapporten fra NAV (K27-liste), og den andre viser beregnet maksdato på grunnlag av fraværsregistrering i systemet. Riktig maksdato i førstnevnte rapport forutsetter at kommunen løpende er à jour med å lese inn oppgjørsrapportene fra NAV. Ifølge refusjonsteamet er det en automatisk kontroll i systemet ved at det ikke er mulig å registrere fravær etter maksdato. Ved registrering vil enhetene få varsel om at maksdato er overskredet. Vi har tatt ut rapport over maksdato for åtte av de 25 enhetene vi har plukket ut, og har kontrollert mot refusjonsbehandlede beløp. Vi har sett at rapporten stemmer med antall dager som er refundert fra NAV ifølge refusjonsrapport. Vi har også kontrollert om lønn var stoppet for disse åtte enhetene, og fant avvik for en ansatt hvor lønn er utbetalt for nesten en måned etter maksdato. Saken er tatt opp med refusjonsteamet og enheten er varslet. Vi har forespurt kommunens lønnsteam om de har oversikt over omfanget av feilutbetalinger grunnet at lønn ikke er stoppet ved maksdato. De svarte at de ikke har oversikt over omfanget av for mye utbetalt lønn på grunn av manglende oppfølging av maksdato, men at de skal føre statistikk for tilfellene fremover. De har anslått det til å dreie seg om +/-10 tilfeller i måneden, som er en forholdsvis stor andel av det totale antallet saker. Dette er saker som medfører ekstra manuelt arbeid for lønnsteamet og enhetene, og de innebærer risiko for økonomisk tap. Lønnsteamet mener 33 For å stoppe lønn ved maksdato skal stillingen registreres med permisjon uten lønn 34 SJEKKLISTE-Kontrolloppgaver hos enhet i Kvaliteket.

19 Krav for refusjonsberettiget fravær 19 at årsaken til manglende stopp av lønn er at kommunikasjonen rundt maksdato foregår for det meste mellom NAV og ansatt, og manglende oppfølging av maksdatorapport av enhetene. 3.7 Vurderinger Undersøkelsen har vist at enhetenes registrering av sykefravær er tilfredsstillende. Det er kun noen få avvik når det gjelder fraværsregistrering av egenmeldinger. Manglende registrering av egenmelding kan medføre tap av refusjonsinntekter for enkelte dager, men revisjonen mener at rutinen i hovedsak fungerer tilfredsstillende ved enhetene. Vår kontroll av 25 sykefravær viser at det er sendt refusjonskrav, og at systemet foretar riktig beregning av arbeidsgiverperiode. Vi har sett at sykefravær blir sendt til NAV innen tre månedersfristen for foreldelse. Revisjonen mener det er en sikkerhet for refusjonsbehandlingen at systemet krever at obligatoriske oppgaver er utført. Dette gir kontroll av arbeidsforhold, inntektsopplysninger og periode. I tillegg kontrollerer refusjonsteamet manuelt at det er registrert riktig fravær og fritak for arbeidsgiverperiode. Vår test av beregning av grunnbeløp viser at ukesatsen var feil beregnet for to av 25 kontrollerte refusjonskrav. Revisjonen understreker viktigheten av at alle som foretar refusjonsbehandling har en felles forståelse for hvordan de skal foreta beregning av ukesatsen. Vår kontroll viser for øvrig at refusjonssystemet har foretatt korrekt beregning av krav i forhold til folketrygdens grunnbeløp 6G. Enhetene skal følge opp at sykefravær er refusjonsbehandlet ved gjennomgang av refusjonsrapport i Bluegarden Portal. Revisjonen mener at det kan være utfordrende for enhetene å utføre kontroll på bakgrunn av denne rapporten, og mener det hadde vært en forbedring om den hadde vært sortert på periode per ansatt. Revisjonen mener at refusjonsteamet har kontroll på foreldrepermisjoner ved at de følger opp automatiske varsler om søknader som skal refusjonsbehandles. Vi har sett at skjema for søknad om foreldrepermisjon har flere obligatoriske felt og valg som skal sikre behandling i henhold til regelverket. Vår kontroll viser at refusjon for kronisk sykdom, svangerskapspenger eller svangerskapsrelatert sykdom er krevd fra NAV fra første fraværsdag. Riktig refusjonsbehandling forutsetter at enhetene følger opp fraværstilfellene og sender vedtak til refusjonsteamet. Systemet gir ikke varsel om vedtak som snart vil utløpe, og revisjonen mener derfor det er en risiko for at enhetene taper refusjonsinntekter i arbeidsgiverperioden dersom vedtak ikke blir fornyet. Det var per november 2016 registrert utestående beløp overfor NAV tilbake til Vi ser at samlet avvik mellom sendte og mottatte krav for tidligere år har økt siste året. Revisjonen er kritisk til manglende oppfølging av sendte krav, og mener det er risiko for tapte inntekter. Vi mener at det fra juli 2016 har skjedd en forbedring ved at mottatte beløp månedlig blir registrert mot sendte krav, og at utestående beløp som ikke er blitt refundert fortløpende blir tatt opp med NAV. Ved avskrivning/tilbakeføring av registrert krav har vi sett at årsak ikke alltid blir registrert. Revisjonen understreker at årsak til avskrivning alltid skal skrives i notatfeltet. Flere avskrivninger gjelder krav som er registrert to ganger, noe som også medfører ekstra ressursbruk. Vi mener at kommunen bør ha en rutine for avskrivning for tap av refusjoner, som sikrer at det foreligger et dokumentert grunnlag. Enhetene har ansvar for å følge opp at lønn blir stoppet ved maksdato for opphør av sykepenge- og foreldrepengerettigheter. Månedlig kontroll av varselliste blir ikke alltid utført av enhetene, og konsekvensen er merarbeid for både lønnsteamet og enhetene. Lønnsteamet har hver måned flere

20 20 Krav for refusjonsberettiget fravær saker som gjelder for mye utbetalt lønn grunnet manglende stopp av lønn ved maksdato. Revisjonen mener dette er uheldig, og kan medføre at kommunen ikke får tilbake for mye utbetalt lønn.

21 Bokføring av refusjoner i regnskapet 21 4 Bokføring av refusjoner i regnskapet 4.1 Revisjonskriterier Ifølge forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 7 skal kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger regnskapsføres brutto og tas med i det året de er påløpt, enten de er betalt eller ikke. For refusjonsinntektene gjelder to av de grunnleggende regnskapsprinsippene, bruttoprinsippet og anordningsprinsippet 35. Bokføringsloven 4 slår fast at regnskapet skal være à jour og løpende avstemt. Ifølge 11 skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter 36 med mindre de er ubetydelige. Ifølge folketrygdloven 8-33 gis det feriepenger bare for de første 48 sykepengedagene. Når det gjelder foreldrepenger fremgår det av fylketrygdlovens 14-8 at det gis feriepenger for de første 12 ukene av hver stønadsperiode. Dersom foreldrepenger er utbetalt med redusert sats ytes det feriepenger for de første 15 ukene 37. Det skal ifølge folketrygdloven 23-2, 5. ledd, ikke betales arbeidsgiveravgift av lønn og feriepenger så langt arbeidsgiver får lønnen eller feriepengene refundert i henhold til reglene i loven. 4.2 Bokføring av refusjonsinntekter i regnskapet Refusjonsinntekter skal bokføres i henhold til anordningsprinsippet. Dette betyr at refusjonsinntekter skal bokføres når de anses for opptjent, ikke når NAV betaler ut beløp til kommunen. Refusjonsinntekter blir månedlig bokført i regnskapet rundt den 25. i måneden. Dette er en automatisk kjøring i systemet som overvåkes av Bluegarden. Refusjonsinntektene blir bokført på egne inntektsposter i regnskapet i henhold til bruttoprinsippet. Inntektspostene viser om refusjonen gjelder sykepenger, foreldrepenger eller feriepenger av disse. Ved bokføring blir refusjonsbehandlede beløp for inneværende måned (periode) og for tidligere perioder bokført samtidig som det blir foretatt inntektsføring av feriepenger. Ved forsinket refusjonsbehandling kan det bli bokført refusjoner for opp til tre måneder i den måneden sykefraværet er refusjonsbehandlet. Krav som er refusjonsbehandlet for fremtidige perioder blir liggende i refusjonssystemet inntil perioden oppstår. I refusjonsrapporten fremgår hvilke refusjonsinntekter som er overført til regnskapet og hvilke som ikke er overført. Refusjonsrapporten viser i motsetning til regnskapet beløp som det er sendt krav for også for fremtidige perioder. Ifølge refusjonsteamet er alle kjente krav tilhørende regnskapsåret 2016 anordnet per 25. januar Enhetene skal benytte refusjonsrapporten eller regnskapet og kontrollere at de får de refusjonene de skal ha. Refusjonsteamet sier at de får mange henvendelser fra enhetene som lurer på om 35 Bruttoprinsippet betyr at inntekter (utgifter) ikke skal fremstå med fradrag for eventuelle tilhørende utgifter (inntekter). Anordningsprinsippet betyr at alle kjente inntekter (og utgifter) skal tas med i regnskapet enten de er betalt eller ikke. 36 Balanseposter i regnskapet viser status på fordringer/eiendeler og gjeld/egenkapital i regnskapet på et gitt tidspunkt uker ved 100 prosent lønnsdekning 15 uker ved 80 prosent lønnsdekning.

22 22 Bokføring av refusjoner i regnskapet sykefravær er refusjonsbehandlet siden beløp ikke er inntektsført i regnskapet. Årsaken er at refusjonsteamet ikke har vært månedlig à jour. Revisjonen har stikkprøvemessig kontrollert bokføring av sykepenge- og foreldrepengerefusjoner. Det foretas bokføring i regnskapet etter anordningsprinsippet og det foretas avsetning av feriepenger i henhold til regelverket. Vi har også testet at det bokføres riktig reduksjon av utgiftsført arbeidsgiveravgift for beløp som var mottatt fra NAV for september måned. Vi har gjennom denne kontrollen fått bekreftet at systemet foretar riktig beregning av arbeidsgiveravgift. 4.3 Avstemming av fordringer for sykepenger og foreldrepenger Regnskapet viser seks balansekonti 38 knyttet til refusjoner. To konti gjelder fordringer på henholdsvis sykepenger og foreldrepenger, to gjelder krav på refusjon av feriepenger fra NAV for henholdsvis sykepenger og foreldrepenger, og de to siste gjelder interimskonti 39 for bokføring av oppgjørsliste og mottak av penger fra NAV. I tillegg benyttes en egen bankkonto for refusjoner. Ved bokføring på balansekonti i regnskapet blir ansatte identifisert i tekstfeltet. Dette gir mulighet til å identifisere avvik mellom lønnssystemet og regnskapssystemet, noe som ikke var mulig tidligere da kommunen hadde det gamle lønnssystemet (NLP). I nummerert brev for tok vi opp at det var uklart hvem som hadde ansvaret for å avstemme balansekonti knyttet til refusjoner. Det manglet avstemming for 2014, og i 2015 hadde refusjonsteamet merarbeid på grunn av manglende avstemminger for Det var nødvendig med en ryddejobb da det var svært mange åpne poster i regnskapet på grunn av at mottatte refusjoner fra NAV ikke var bokført mot refusjonskrav i systemet. Refusjonsteamet ble en del av Regnskapstjenesten fra 1. januar 2016,og de har ansvaret for å avstemme bokførte beløp i regnskapet for Inntil videre har Regnskapstjenesten fått bistand til dette av Personaltjenesten, men vil etter hvert overta oppgaven selv. Status per utgangen av november 2016 er at bankkontoen for refusjoner var avstemt mot kontoutskrift. Fordringskontiene var avstemt mot rapport som viser utestående i refusjonssystemet PAGA. Vi har mottatt avstemming som viser avvik per ansatt ved utgangen av november Avstemmingen viser avvik mellom bokførte beløp og PAGA på nesten en halv million kroner (mindre beløp i PAGA enn i regnskapet). Når det gjelder interimskonti fikk vi informasjon om at det i følge avstemming per august 2016 var 164 åpne poster på interimskontiene til et beløp på tilnærmet en million kroner. Hovedårsaken til at det blir åpne poster er at systemet ikke finner hvor beløp skal bokføres i regnskapet for ansatte som har sluttet i kommunen. Samme type feil vil oppstå ved bokføring av oppgjørsliste for feriepenger, men Regnskapstjenesten sier at de ikke har prioritert å identifisere avvik knyttet til avsatte krav på feriepenger. Refusjonsteamet opplyser at beløp som ikke blir bokført i regnskapet burde blitt postert på en feilkonto i regnskapet, slik at det blir lettere å skaffe oversikt over beløp som ikke er blitt overført til riktig konto. De opplyste at de skal ta kontakt med Bluegarden vedrørende dette problemet. 38 Balansekonto er i denne sammenhengen konti i regnskapet som viser fordringer overfor NAV. 39 Interimskonto viser fordring overfor NAV i påvente av innbetaling av refusjon. 40 Henviser til nummerert brev i vedlagt litteraturliste.

23 Bokføring av refusjoner i regnskapet Avsetning for tap på refusjonskrav På grunn av manglende oppfølging av fordringer knyttet til sykepenger og foreldrepenger er det økt risiko for at enkelte krav må tilbakeføres for eksempel på grunn av manglende dokumentasjon eller rettigheter. Regnskapstjenesten har derfor foretatt en skjønnsmessig vurdering om gamle refusjonskrav er reelle krav. Det ble foretatt en regnskapsmessig avsetning for tap på krav på 3,75 millioner kroner i regnskapet for Det ble foretatt en ny vurdering av utestående beløp per 31. desember 2015 og avsetningen ble korrigert til 4,78 millioner kroner. Alt utestående for 2011 og 2012 er avsatt som tapt, 75 prosent av utestående for 2013 er avsatt. For 2014 og 2015 er henholdsvis fem og to prosent avsatt som tapt. 4.5 Vurderinger Revisjonen mener at refusjonsinntektene blir korrekt bokført i regnskapet og det blir foretatt korrekt periodisering. Vi mener imidlertid det er uheldig for økonomistyringen ved enhetene at refusjonsteamet er forsinket med å refusjonsbehandle sykefravær. Feriepenger blir avsatt i regnskapet i henhold til regelverket. Når det gjelder arbeidsgiveravgift viser vår gjennomgang at det blir bokført riktig reduksjon av arbeidsgiveravgift av mottatte refusjoner fra NAV. Når det gjelder å sikre riktig bokføring mener vi det er en fordel at refusjonsbehandlingen er blitt en del av Regnskapstjenesten sine oppgaver. De har nødvendige verktøy for å kunne avstemme og identifisere avvik mellom lønnssystemet og regnskapssystemet per ansatt. Dette er en forbedring i forhold til det gamle lønnssystemet. Revisjonen mener det er uheldig at det oppstår avvik mellom PAGA og bokførte beløp i regnskapet, noe som også skaper merarbeid ved avstemming av balansekonti. Beløp som ikke blir overført bør posteres mot en feilkonto i regnskapet, slik at det blir lettere å identifisere beløp og bokføre mot riktig konto. Vi mener at det for 2014 og 2015 var riktig å foreta en regnskapsmessig avsetning på grunn av manglende oppfølging av utestående beløp. Vi har fått tilbakemelding på at det vil bli ryddet i PAGA ved å avskrive krav som gjelder perioden 2011 til 2015 som anses for å være ikke reelle.

24 24 Konklusjon 5 Konklusjon Vi har hatt følgende problemstillinger: 1. Har Trondheim kommune etablert gode rutiner for behandling av refusjonskrav knyttet til sykepenger og foreldrepermisjoner? 2. Blir det sendt refusjonskrav for alt refusjonsberettiget fravær? 3. Blir det foretatt korrekt bokføring 41 i regnskapet? Kommunen har etablert rutiner knyttet til sykefravær og foreldrepermisjoner som skal benyttes av enhetene. Rutinene er til god hjelp for enhetene og i tråd med gjeldende regelverk. Rutiner ved sentralt refusjonsteam er fremdeles under utvikling. Det skal blant annet utvikles et årshjul som skal beskrive tidspunkt for utførelse av ulike oppgaver. Fraværsregistrering ved enhetene fungerer tilfredsstillende, og kommunens IT- system for refusjonsbehandling er i tråd med regelverket. Kontroller i systemet sikrer at det blir sendt refusjonskrav for alt refusjonsberettiget fravær. Refusjonsteamet har personalmessige utfordringer på grunn av høyt sykefravær. Dette har over tid medført forsinket refusjonsbehandling og manglende oppfølging av sendte krav. De har imidlertid klart å sende krav innen fristene for foreldelse. Forsinket oppfølging av krav overfor NAV er uheldig, og innebærer risiko for tap av refusjonsinntekter. Enhetene har ikke god nok oppfølging av maksdato for opphør av sykepengerettigheter, noe som medfører tidkrevende opprettinger av for mye utbetalt lønn og risiko for tap på krav. Bokføring i regnskapet er korrekt i forhold til regnskapsprinsippene, men kommunen har utfordring med å avstemme fordringer i balansen. Dette skyldes blant annet at ikke alle beløp blir overført fra lønnssystemet til regnskapet. 41 Bokføring er å føre eller registrere de enkelte transaksjonene i regnskapet.

25 /Rådmannens høringssvar 25 6 Rådmannens høringssvar

26 26 /Rådmannens høringssvar

27 Litteraturliste 27 7 Litteraturliste Arbeidsmiljøloven, LOV : Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv, kapittel 5, Bokføringsloven, LOV : Lov om bokføring, Folketrygdloven, LOV : Lov og folketrygd, Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner, FOR , Hovedtariffavtalen , Trondheim kommune, ulike rutiner i Kvaliteket for enhetene om refusjon og fravær: - Arbeidsgiverperiode - Foreldrepermisjon og fedrekvote - Kronisk sykdom - Maksdato sykepenger - Svangerskapspenger - Svangerskapsrelatert sykdom - Sykmelding Trondheim kommune, ulike rutiner i Kvaliteket for sentralt refusjonsteam ved Regnskapstjenesten: - Rutiner fra Sykehuspartner - Rutiner foreldrepermisjon - Arbeidsgiverperiode - Rutine differanseliste - Grunnlag for refusjon av lønn fra NAV - Foreldrepermisjon - Foreldrepermisjon i BG Portal - Utkast årshjul for refusjonsteamet Trondheim kommunerevisjon (2015), Rapport 4/2015-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret 2014 revisjonsforskriftens 4, Trondheim kommunerevisjon (2016), Rapport 8/2016-R Årsrevisjon 2015 unummererte forhold,

28 28 Litteraturliste

29