Internrevisjonsrapport 06/2015. Refusjon fra NAV for Helse Nord IKTs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Transkript

1 Internrevisjonsrapport 06/2015 Refusjon fra NAV for Helse Nord IKTs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF,

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Formål og omfang Formål med revisjonen Regelverk Omfang og avgrensninger Fokusområder og revisjonskriterier Metoder Observasjoner og vurderinger Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Mottak og registrering av refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Kontroll og oppfølging Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...18 Vedlegg 1 Dokumentoversikt Vedlegg 2 - Oversikt over fraværskoderegister GAT-Helse Nord IKT og PAGA 2 av 19

3 Sammendrag Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Helse Nord IKT i perioden desember mai Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Helse Nord IKT mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i regnskapet, og gjelder refusjon fra NAV for arbeidsgivers løpende utbetaling av sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Feriepenger for ytelsene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Metoder Det er gjennomført dokumentgjennomgang, intervju og ulike stikkprøver/tester. Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Helse Nord IKT knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at virksomheten mottar den refusjon den er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Anbefalinger Internrevisjonen gir flere anbefalinger Helse Nord IKT bør iverksette for å bedre internkontrollen relatert til refusjonsberettiget fravær. Dette gjelder blant annet gjennomgang av ansvars- og oppgavefordeling knyttet til fravær og refusjon, gjennomføring av risikovurderinger, forbedringer i Personalhåndboka, registreringsprosessen for legemeldt sykefravær, lederopplæring, tapsvurderinger og oppfølging av refusjonsprosessen. 3 av 19

4 1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Helse Nord IKT (HN IKT) i perioden desember mai 2015, utført av internrevisorene Hege Knoph Antonsen og Bjørn Ole Kristiansen. Revisjonssjef Tor Solbjørg har hatt det overordnede ansvaret. Oppdraget inngår i vedtatt revisjonsplan for 2014/2015, og tilsvarende revisjon gjennomføres i alle foretakene i Helse Nord. Internrevisjonen har omfattet følgende aktiviteter: Melding om internrevisjon sendt Dokumentgjennomgang Intervjuer gjennomført ved Helse Nord IKT i Tromsø og Foreløpig oppsummeringsmøte Intervjuer gjennomført ved Økonomiavdelingen i Nordlandssykehuset (NLSH) og Tester basert på tilsendt dokumentasjon utført februar - april 2015 Utkast til rapport oversendt til uttalelse og kvalitetssikring av fakta, tilbakemelding mottatt Regional samordning Compendia Personalhåndbok ble tatt i bruk i Helse Nord høsten Her skal den ansatte finne informasjon om retningslinjer, rettigheter og plikter knyttet til arbeidsforholdet. Personalhåndboka skal utvikles og vedlikeholdes med både regionalt og lokalt innhold. I tillegg til Personalhåndboka, benyttes også Docmap til styring og distribusjon av regionale og lokale dokumenter via intranett. Foretakene håndterer refusjoner ved hjelp av følgende datasystemer: GAT: fraværsregistrering og håndtering (separat installasjon i hvert HF, Helse Nord IKT og Helse Nord RHF) Personalportalen (PP): personalsystem (felles nettløsning for Helse Nord) PAGA: lønnssystem (felles nettløsning for Helse Nord) Agresso: økonomi- og regnskapssystem (felles for Helse Nord) Helse Nord RHF er systemeier for disse systemene, og den enkelte HF-direktør/direktør Helse Nord IKT er lokal systemeier. Det er etablert regionale forvaltningsfora både for Personalhåndboka, GAT og PAGA/PP, med representanter fra alle HF-ene. I tillegg er det ved UNN etablert en Regional systemenhet for lønns- og personalsystemet (Systemenheten), basert på avtale med Helse Nord RHF. Systemenhetens oppgaver er definert i avtalen, og disse omfatter blant annet ansvar for forvaltning av regionale kodeverk, registre og prosedyrer/veiledninger i systemet, å se til at regionale standarder følges, samt å være pådriver for videreutvikling av løsningene. 4 av 19

5 2 Formål og omfang 2.1 Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Helse Nord IKT mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 2.2 Regelverk Følgende regelverk er særlig aktuelt i denne revisjonen: Lov om folketrygd (folketrygdloven), kapittel 8, 9, 14 og 22. I tillegg er det gitt relevante føringer i følgende dokumenter: NAVs rundskrivsamling vedrørende folketrygdloven Hovedtariffavtalen Helse Nords Personalhåndbok, Compendia Helse Nords Økonomihåndbok, RL rutinebeskrivelser og krav til dokumentasjon/prosess 2.3 Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter refusjon fra NAV for arbeidsgivers utbetaling av følgende løpende ytelser: Sykepenger: Kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt ved arbeidsuførhet som skyldes sykdom eller skade (ftlv. 8-1). Svangerskapspenger: Ytelse til arbeidstaker som etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid (ftlv. 14-4). Foreldrepenger: Ytelse til barnets mor og far ved fødsel og ved adopsjon av barn under 15 år (ftlv. 14-5). Omsorgspenger: Ytelse til en arbeidstaker som har omsorg for barn, som er borte fra arbeidet når barn eller barnepasser er syk (ftlv. 9-5). Pleiepenger: Ytelse til arbeidstakere med omsorg for barn som trenger kontinuerlig pleie og tilsyn, for eksempel ved innleggelse i helseinstitusjon, ved funksjonshemning eller ved alvorlig sykdom, samt til arbeidstakere som i hjemmet pleier en nærstående i livets sluttfase (ftlv ). Opplæringspenger: Ytelse til ansatte med omsorg for barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom, som deltar på opplæring som er nødvendig for omsorgen (ftlv. 9-13). Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i regnskapet. Nordlandssykehuset ivaretar deler av saksgangen, på vegne av Helse Nord IKT. Dette gjelder vurdering, beregning og krav om refusjon, mottak og registrering av refusjon, samt regnskapsføring og avstemming. Det er derfor gjennomført revisjonshandlinger både ved Helse Nord IKT og ved Nordlandssykehuset. 5 av 19

6 Feriepenger for ytelsene/refusjonene omfattes, men ikke håndtering av arbeidsgiveravgiften. Enkeltytelser som tilretteleggings-/lønnstilskudd eller stønad til reise osv., omfattes ikke av revisjonen. 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier Med utgangspunkt i formålet har revisjonen vært konsentrert om følgende fokusområder: 1. Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering 2. Registrering og godkjenning av fravær 3. Vurdering, beregning og krav om refusjon 4. Mottak og registrering av refusjon 5. Kontroll og oppfølging For hvert fokusområde har internrevisjonen utledet konkrete kriterier fra folketrygdloven og andre føringer, jf. kap. 2.2 foran. COSO 1 s rammeverk for intern kontroll er også benyttet som grunnlag for kriteriene. Kriteriene er krav og forventninger som revisjonens observasjoner sammenlignes med, og disse er gjengitt i kapittel 4. 3 Metoder Følgende metoder er benyttet i revisjonsoppdraget: Dokumentgjennomgang Dokumenter tilsendt fra Helse Nord IKT og innhentet via enhetens websider er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene, og benyttet i forberedelser til intervju. Se Vedlegg 1, Dokumentoversikt. Intervju Det er gjennomført intervju med åtte ledere og medarbeidere ved Helse Nord IKT i Tromsø. I tillegg er det gjennomført intervjuer ved Økonomiavdelingen i Nordlandssykehuset. Stikkprøver/tester Vi har foretatt følgende tester: 1 COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Internkontroll, et integrert rammeverk, av 19

7 Test 1: Tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA Kontrollgrunnlag: Fraværskoderegister i GAT-HNIKT og regional PAGA. Inngår relevante fraværskoder for alle ytelsene i GAT, og har tilgjengelige koder samme navn i PAGA? Test 2: Identifisering av refusjonsberettigede fravær Kontrollgrunnlag: Systemdokumentasjon for regional PAGA. Inngår alle relevante fraværskoder i PAGAs varslingsfunksjon for refusjonsberettigede fravær? Test 3: Omfang av løpende inntektsjustering i PAGA, relatert til opprinnelige krav Kontrollgrunnlag: Følgende rapporter fra PAGA, periode : Refusjonskrav. På rapportens siste side framkommer sum opprinnelige krav 2014 (inkludert arbeidsgiveravgift). Denne summen er benyttet som grunnlag for å beregne andel korrigeringer. Refusjonskorrigeringer. På rapportens siste side framkommer sum avskrivninger, sum tillegg og sum netto korreksjoner. Ved hjelp av rapportene er det kartlagt hvor stort beløp som er avskrevet som inntektsreduksjon via PAGA, og hvilken andel dette utgjør av opprinnelige krav. 4 Observasjoner og vurderinger Hvert delkapittel/fokusområde nedenfor innledes med en beskrivelse av hvilke forventninger internrevisjonen har lagt til grunn (kriterier). Deretter presenteres internrevisjonens observasjoner og vurderinger relatert til kriteriene. 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Arbeidsoppgavene er klart fordelt på funksjoner. Risikovurderinger benyttes systematisk for å avdekke og håndtere risikoer knyttet til refusjonsprosessen Observasjoner Oppgaver som inngår i refusjonsprosessen ivaretas primært av alle ledere med personalansvar, personell i Helse Nord IKTs stab-/støttefunksjoner, samt Økonomiavdelingen i Nordlandssykehuset. Intern organisering og oppgavefordeling i Nordlandssykehuset er beskrevet i Internrevisjonsrapport 05/2015, Refusjon fra NAV for Nordlandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, og omtales ikke her. Avtalen som i 2006 ble inngått med Nordlandssykehuset om leveranse av tjenester vedrørende lønn, reiseregninger, regnskap og avstemminger, er ikke oppdatert etter innføring av nye lønns- og personalsystemer og gir få konkrete føringer for utførelse av disse tjenestene. 7 av 19

8 Internrevisjonen har gjennom informasjon på intranett og i intervjuer fått opplyst følgende om fordeling av ansvar og oppgaver med betydning for prosessen: Den enkelte personalleder har ansvar for at fravær i egen enhet er korrekt registrert og dokumentert, herunder at sykemeldinger blir levert til HR-stab. HR-stab har blant annet ansvar for: registrering av sykemeldinger i GAT, oversendelse av dokumentasjon til Nordlandssykehusets lønnsenhet (heretter omtalt som NLSH Lønn), tolkning av regelverk og avtaler, lederopplæring, systemansvar for Personalhåndboka, GAT og PP, samt tilhørende systemopplæring og brukerstøtte. Økonomisjefen ga uttrykk for at oppfølging av økonomi i forbindelse med fravær ivaretas av Nordlandssykehuset og/eller Helse Nord RHF, og at Helse Nord IKT derfor ikke har utført egne oppfølgingstiltak. Økonomistaben gjør ikke tapsvurderinger eller fører konstaterte tap på refusjon i regnskapet. Det framkom at rutinene for registrering av sykefravær var under vurdering, og at oppgavefordelingen mellom personalleder og HR-stab blir vurdert endret. Det er ikke gjennomført dokumenterte risikovurderinger som et ledd i å sikre at Helse Nord IKT når målene for refusjonsprosessen Internrevisjonens vurderinger av organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Internrevisjonen oppfatter at ansvar og oppgaver med betydning for refusjonsprosessen i hovedsak er klart fordelt, med unntak for kontroll, oppfølging og tapsføring. Etter vår vurdering vil det helhetlige arbeidet med refusjon styrkes ved at ansvar klargjøres på disse punktene. Systematisk bruk av dokumenterte risikovurderinger ville, etter internrevisjonens vurdering, gi HN IKT et bedre grunnlag for beslutninger om forbedringstiltak og oppfølging av prosessen. Det vises til anbefaling 1 og 2 i kapittel Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Egenmeldt fravær registreres og godkjennes løpende i GAT. Signert fraværsmelding/søknad leveres linjeleder. Innlevert fraværsmelding/søknad blir fortløpende vurdert og korrekt registrert, i samsvar med nødvendigdokumentasjon. Relevante fraværskoder for alle ytelsene inngår i datasystemene som benyttes. Arbeidsgiver (personalleder) vurderer om det er arbeidstakere i enheten som kan omfattes av trygdens ordning om fritak fra arbeidsgiverperiode, jf. folketrygdloven 8-20, og sørger for at det søkes NAV for de dette gjelder. Arbeidstakere det er innvilget fritak for arbeidsgiverperiode for, leverer signert bekreftelse for hver fraværsperiode. 8 av 19

9 4.2.2 Observasjoner Personalhåndbok Helse Nord IKTs Personalhåndbok (Compendia) er gjort tilgjengelig på intranett, som en del av verktøysamlingen. Her finnes også lenker til Personalportalen og GAT, med tilhørende brukerveiledninger. Personalhåndboka er bygd opp i samsvar med Helse Nords struktur, men internrevisjonen har merket seg følgende innholdsmessige svakheter som har betydning for registrering og godkjenning av fravær: a. verken GAT eller PP omtales i forbindelse med melding/søknad om fravær b. det forekommer foreldet/feil/ufullstendig informasjon c. en del informasjon er overlappende med informasjon i PP, Docmap eller intranett. Punkt b og c er nærmere utdypet nedenfor. Vedrørende pkt. b: Eksempler på foreldet, feil eller ufullstendig informasjon i Personalhåndboka: Informasjonen om rutiner i forbindelse med foreldrepermisjon er ufullstendig, det gis ingen informasjon om hvor eller hvordan varsel/søknad skal sendes. Informasjonen om hvordan man søker permisjon i forbindelse med pleiepenger og opplæringspenger er ufullstendig og uklar (også informasjonen om dette i PP). De oppgitte begrensningene i antall dager permisjon med pleiepenger som kan innvilges, samsvarer ikke med gjeldende lovbestemmelser. Søknad om fritak for arbeidsgiverperiode omtales ikke. Vedrørende pkt. c: Retningslinjer, prosedyrer, skjema etc. relatert til fravær, fraværsregistrering og bruk av aktuelle datasystemer blir utarbeidet og tilgjengeliggjort både i Personalhåndboka og Personalportalen. Informasjonen er til dels overlappende. På Stab/støttes informasjonssider (Avdelinger/Stab-støtte) er det i tillegg en rekke artikler og dokumenter om fraværsregistrering. Noen av disse er kopi fra Docmap (eks. fra DS9119). Her finnes også lenker som leder til utgåtte/tilbaketrukkede dokumenter i Docmap (eks. Personalhåndbok RHF på HRs informasjonsside). Internrevisjonen fikk opplyst at det pågår et arbeid i HR-stab for å rydde opp i informasjonen på intranett Registreringspraksis sykefravær Gjennom intervjuene har internrevisjonen fått følgende informasjon om hvordan sykefravær i praksis blir registrert og godkjent: Egenmeldt sykefravær og egenmeldinger vedrørende barns sykdom/barnepassers sykdom varsles via telefon til personalleder, registreres av arbeidstaker i GAT og godkjennes av leder i GAT. Papirbasert egenmelding benyttes kun ved fravær hvor det foreligger vedtak om fritak for arbeidsgiverperiode. 9 av 19

10 Legemelding om sykefravær leveres til HR-stab (evt. via personalleder), som kontrollerer skjemaet og registrerer fraværet i GAT. Sykemeldingen videresendes til NLSH Lønn, med kopi til personalleder til orientering Kontrollrutiner ved godkjenning av fravær Arbeidstakers rett til lønn ved sykdom omtales i Personalhåndboka, og Folketrygdlovens bestemmelser om opptjeningstid (karantenetid) er gjengitt her. Når en fraværsmelding godkjennes, bekreftes det at arbeidstakeren har rett til å benytte aktuell ordning. I henhold til loven begrenses slik rett av flere forhold, blant annet antall dager siden ansettelse (karantenetid) og/eller antall dager siden forrige fravær (venteregler). Det er lagt inn regler i GAT for automatisk kontroll av noen grenseverdier, for eksempel maksimumsverdier for antall dager i en fraværsperiode. I tillegg er det lagt inn duplikatkontroller som skal hindre feilaktige dobbeltregistreringer/kombinasjoner. Dersom disse reglene brytes, genereres et varsel til leder. Noen av disse varslene kan leder velge å ignorere, mens andre er direkte sperrer. Internrevisjonen har merket seg følgende vedrørende Helse Nord IKTs grenseverdier i GAT: Karantenetid før egenmelding ved egen sykdom samsvarer med folketrygdlovens bestemmelser (60 dager ved egen sykdom). Det er ikke registrert noen andre krav i GAT om karantenetid eller ventetid for å kontrollere etterlevelse av Folketrygdlovens bestemmelser blant annet om: - Karantenetid før bruk av egenmelding ved barns/barnepassers sykdom: 28 dager - Karantenetid før rett til lønn ved sykemelding: 28 dager (uten opptjeningstid fra annen arbeidsgiver) - Ventetid før egenmelding om egen sykdom etterlegemeldt sykefravær: 16 dager Personallederne ga uttrykk for stor tillit til at karanteneregler/venteregler i GAT fanger opp eventuell urettmessig fraværsregistrering Fritak fra arbeidsgiverperiode NAV kan i medhold av folketrygdloven 8-20 innvilge arbeidsgiver fritak for å betale sykepenger de første 16 dagene når en arbeidstaker har sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, eller har svangerskapsrelatert sykefravær (det vil si at arbeidsgiver får refusjonsrett fra første fraværsdag). Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan søke om slikt fritak. Vedtak som mottas hos NLSH Lønn registreres i PAGA for videre refusjonsbehandling. Det gis ikke varsel til ledere når innvilget fritaksperiode utløper. Ordningen omtales ikke i Personalhåndboka for Helse Nord IKT, og det er kun gitt en kort informasjon i Personalportalen. I intervjuene framkom at én av lederne var godt kjent med ordningen og hadde flere arbeidstakere med innvilget fritak. Andre ledere hadde ingen eller vag kjennskap til fritaksordningen Permisjoner Internrevisjonen har observert følgende relatert til permisjoner: 14-dagers regelen, som i Personalportalen er beskrevet som grense mellom permisjonssøknader i GAT og PP, er kjent og praktiseres. 10 av 19

11 HR ga uttrykk for at rutinene i forbindelse med foreldrepermisjon (foreldrepenger) ikke oppleves som optimale, og nevnte tilfeller der det er innvilget permisjon med lønn, men hvor NAV har gitt avslag på refusjon. I Personalportalen finnes det eget skjema kun for foreldrepermisjon. For øvrige permisjoner relatert til NAVs løpende ytelser, må man bruke skjema for Permisjon annen årsak. I intervjuene ble det gitt et eksempel på at det var innvilget velferdspermisjon med lønn i stedet for søknad til NAV om pleiepenger, som trolig kunne vært et alternativ (sykehusopphold for alvorlig sykt barn). Dette hadde ikke vært vurdert av leder Fraværskoderegister Fraværskoderegisteret i PAGA og GAT er adskilt, og vedlikehold må derfor gjennomføres i begge systemene. Vedlikehold i regionalt PAGA-register ivaretas av ansatte ved Systemenheten, mens Helse Nord IKT selv har ansvar for vedlikehold i GAT. Internrevisjonen har undersøkt om fraværskoderegister i GAT-HNIKT omfatter relevante fraværskoder for alle de løpende ytelsene, og om kodene er tilgjengelig og har samme navn i regional PAGA (test 1). En oversikt over identifiserte koder framgår av Vedlegg 2. Testen viste at tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA dekker de fleste registreringsbehov for fravær som kan være refusjonsberettiget, men vi har følgende kommentarer: Kode 205-Aktiv sykemelding i GAT er unødvendig, da ordningen er avviklet. Koden finnes ikke i PAGA. Eventuell bruk av koden vil generere feilmelding og ekstraarbeid ved overføring av fravær til PAGA. Følgende fraværskoder mangler i GAT: - Kode 125-Svangerskapsrelatert egenmelding - Kode 142-Egenmelding arbeidsrelatert - Kode 476-Pleiepenger terminal Helse Nord IKT bruker samme fraværskode for opplæringspenger som for pleiepenger barn (kode 475). Det finnes en egen kode i PAGA for opplæringspenger som kan tas i bruk i GAT dersom foretaket ønsker disse fraværstypene adskilt, men så langt vi kan se fører ikke dagens sammenslåing til feil/manglende refusjonsvarsel. Kode 140-Syk uten sykepengerettighet er ikke et tilgjengelig valg hos Helse Nord IKT. Eneste aktuelle valg er 950-Ulegitimert fravær Lønnsenhetens kontroll av fraværsregistrering NLSH Lønn kontrollerer at det er samsvar mellom registrering i GAT og mottatt dokumentasjon, og at dokumentasjonen er fullstendig. Ved eventuelle mangler blir HRstab kontaktet for oppretting. Ansatte ved NLSH Lønn opplyste at det sjelden forekommer at nødvendig dokumentasjon ikke foreligger i tide for innsending av refusjonskrav (innen 3 md.) Internrevisjonens vurderinger av registrering og godkjenning av fravær Etter internrevisjonens vurdering blir fravær i hovedsak registrert i samsvar med vedtatte rutiner, og slik at refusjonsberettiget fravær kan identifiseres. Likevel er det behov for forbedringstiltak for å redusere risikoen for feil og mangler i denne delen av prosessen, slik vi redegjør for nedenfor. 11 av 19

12 Internrevisjonen vurderer det som uheldig at Personalhåndboka har innholdsmessige svakheter med betydning for registrering og godkjenning av fravær, da dette utgjør grunnlaget for å kunne motta berettiget refusjon. Vi oppfordrer derfor Helse Nord IKT til å prioritere gjennomgang og forbedringer i Personalhåndboka, og i denne forbindelse avklare grensesnittet mot informasjon på andre interne intranettsider. For å ha god styring med retningslinjer og rutinebeskrivelser, bør det ikke være behov for vedlikehold flere enn ett sted. Overlappende informasjon mellom Personalhåndboka og Personalportalen er en regional utfordring og internrevisjonen har derfor, i internrevisjonsrapport 01/2015, gitt følgende anbefaling til UNN (som ivaretar Regional systemenhet): UNN bør ta initiativ til en regional avklaring om hvor retningslinjer, prosedyrer, veiledninger og annet støttemateriell presenteres, slik at beskrivelser og veiledning i minst mulig grad må vedlikeholdes mer enn ett sted, og at vedlikeholdsansvaret er avklart. Etter internrevisjonens vurdering medfører dagens registreringspraksis for legemeldt sykefravær en risiko for manglende/forsinket registrering, og dermed en risiko for manglende refusjon. NLSH Lønn utfører en viktig kontrollhandling når de månedlig kontrollerer at det er samsvar mellom fravær registrert i GAT og mottatt dokumentasjon (omtales nærmere i kap ). Ettersom Helse Nord IKT ikke registrerer sykemeldinger i GAT før det foreligger dokumentasjon, har imidlertid denne kontrollen begrenset verdi. Intern HR har heller ikke grunnlag for å etterspørre dokumentasjon for fravær de ikke er kjent med. Slik vi vurderer det, ville det gi bedre internkontroll dersom personalledere registrerte legemeldt sykefravær i GAT så snart dette ble varslet. Når dokumentasjon ble innlevert og kontrollert kunne fraværet godkjennes i GAT, slik praksis er i noen av helseforetakene. Det har framkommet at ledere har tillit til at automatisk genererte varsler og sperrer i forbindelse med fraværsregistrering i GAT hindrer feilregistrering av fravær. Vår gjennomgang viser imidlertid at kontrollreglene ikke omfatter alle fastsatte begrensninger, og at det derfor kreves manuelle kontrollrutiner hos personallederne for å påse at disse etterleves. Dersom flere grenseverdier inkluderes i kontrollreglene i GAT, vil behovet for manuelle kontrollrutiner og risikoen for feil reduseres. Vi vurderer det som sannsynlig at Helse Nord IKT går glipp av refusjoner ved lønnet fravær (eks. velferdspermisjon) som ville vært refusjonsberettiget etter søknad til NAV. Dette gjelder både fritak fra arbeidsgiverperiode og andre ytelser hvor det kreves særskilte vedtak fra NAV. Tilgjengelig veiledningsmateriell gir ikke tilstrekkelig informasjon, og ordningene er ikke er kjent for alle ledere. Internrevisjonen mener det er behov for å styrke opplæringen for personalledere, og at automatiske kontrollregler og veiledningsmateriell bør ses i sammenheng når opplæringen planlegges. Det vises til anbefaling 3, 4, 5 og 6 i kapittel av 19

13 4.3 Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Vurdering og beregning av refusjon for sykepenger: Sykepengegrunnlaget er beregnet i samsvar med gjeldende regler i folketrygdloven. Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første sykefraværsdag egenmeldt (hel dag) eller legemeldt (kan være gradert). Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere sykefravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Ved fritak for arbeidsgiverperiode kreves refusjon for hele sykefraværsperioden. Vurdering og beregning av refusjon for andre løpende ytelser: Grunnlaget for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger fra foretaket beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepengegrunnlaget. Når foretaket har betalt omsorgspenger til en arbeidstaker i mer enn 10 stønadsdager i et kalenderår, kreves det refusjon for det antall stønadsdager som overstiger 10. Fremming av krav: Det sendes krav for alle refusjonsberettigede fravær. Kravet fremmes med korrekt beregnet beløp. Kravet sendes NAV innen fristen på tre måneder Observasjoner Fravær som er godkjent i GAT overføres til PAGA, med unntak for foreldrepermisjoner (kode 410, 415, 421, 422, 450 og 455) som ikke overføres. Identifisering av refusjonsberettigede fravær skjer ved at NLSH Lønn mottar papirdokumentasjon for fraværet fra Helse Nord IKT, i kombinasjon med automatisk varsel i PAGA. Internrevisjonen har mottatt dokumentasjon av Helse Nords systemoppsett i PAGA som viser hvilke fraværskoder som gir refusjonsvarsel, jf. Vedlegg 2. Basert på denne dokumentasjonen har vi undersøkt om alle relevante fraværskoder inngår i PAGAs varslingsfunksjon (test 2). Gjennomgangen viste at de fleste tilgjengelige fraværskoder relatert til ytelsene identifiseres som refusjonsberettiget i PAGA, i samsvar med gjeldende regelverk, men at: Kode 421-Gradert foreldrepermisjon 100 % dekning og 422-Gradert foreldrepermisjon 80 % dekning ikke gir refusjonsvarsel. Ettersom NLSH Lønn identifiserer refusjonsberettigede foreldrepermisjoner manuelt, får imidlertid oppsettet i PAGA ingen betydning. PAGA varsler feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140-Syk uten sykepengerettigheter. Videre har vi fått opplyst at varslingsfunksjonen korrekt er satt opp slik at: Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første fraværsdag egenmeldt eller legemeldt. 13 av 19

14 Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere fravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Når det i PAGA er registrert et gyldig fritak for arbeidsgiverperiode eller vedtak om kronisk sykt barn med refusjonsrett fra første dag, varsles alle fraværsdager som refusjonsberettiget. Etter at en refusjonsberettiget fraværsperiode er identifisert i PAGA, gjøres det vurderinger og beregninger av arbeidsgiverperioden, sykepengegrunnlaget 2 og samlet refusjonskrav. Vi har i denne forbindelse observert følgende: Arbeidsgiverperioden beregnes automatisk i PAGA ut fra registrert fravær overført fra GAT. Sykepengegrunnlaget beregnes i de fleste tilfeller automatisk i PAGA. Dersom PAGA gir ulik gjennomsnittlig lønn for de alternative beregningsperioder som er oppgitt (oftest etter lønnsjustering), beregnes grunnlaget manuelt av saksbehandler. I slike tilfeller legges sluttsummen (ukelønn), beregnet av saksbehandler, inn i PAGA, uten at beregningene dokumenteres. Basert på grunnlaget for kravet beregnes til slutt en totalsum som framgår i PAGA (krav). Internrevisjonen fikk opplyst at refusjonskravene normalt fremmes i god tid innen fristen på tre måneder, og at det bare unntaksvis har skjedd at krav har blitt sendt for sent. Kravet føres automatisk i regnskapet (Agresso) ved ukeslutt. Vi fikk også opplyst at PAGA i gitte situasjoner produserer gjentatt varsel om refusjonsberettiget fravær. Dersom saksbehandler ved NLSH Lønn ikke oppdager at krav allerede er sendt, medfører det dobbel innsending, noe som har skjedd. Problemstillingen ble gjort kjent i regionalt økonomisjefmøte 15. mai Referatet fra møtet gir ingen informasjon om tiltak for korrigering av denne feilkilden Internrevisjonens vurderinger av vurdering, beregning og krav om refusjon Internrevisjonen konstaterer at så fremt refusjonsberettiget fravær er riktig registrert i GAT, blir dette identifisert hos NLSH Lønn, refusjonsbehandling blir iverksatt og krav sendt innen fristen på tre måneder. Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode som er oversendt til NLSH Lønn, blir fulgt opp med refusjonskrav for alle fraværsdager. Vi har i tilsvarende rapport til UNN, Internrevisjonsrapport 01/2015, Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, anbefalt UNN (Regional systemenhet) å korrigere fraværskoderegisteret i PAGA, slik at det ikke varsles feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140. Internrevisjonen har ikke funnet indikasjoner på brudd på reglene om beregning av arbeidsgiverperiode eller sykepengegrunnlag. 2 Med begrepet sykepengegrunnlag menes her også grunnlag for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Disse beregnes på samme måte. 14 av 19

15 4.4 Mottak og registrering av refusjon Kriterier Det kontrolleres at mottatt refusjon samsvarer med framsatte krav. Det kontrolleres at det mottas refusjon for feriepenger. Mottatt refusjon registreres korrekt i regnskapet Observasjoner Refusjon mottas månedlig som innbetaling til konto. Spesifikasjon for innbetalt beløp (K-27-lister) mottas månedlig via altinn.no, og listene importeres til PAGA. Mottatt refusjon avstemmes månedlig mot innsendte krav, av saksbehandler i NLSH Lønn. Avstemmingsprosessen for importerte K-27-lister i PAGA er todelt, automatisk og manuell, og beskrevet i regional prosedyre. Der det er samsvar mellom krav og mottatt refusjon skjer det en automatisk dokumentert avstemming. Der det er differanser må det gjøres en manuell avstemming. Når alle differanser i en K-27-liste er akseptert, overføres listen til regnskapet. I tilknytning til avstemminger i PAGA har vi fått opplyst følgende: Helse Nord IKT har ikke gitt føringer for Nordlandssykehusets avstemming og avskrivning av krav. Se også kap Nordlandssykehuset har heller ikke gitt føringer om beløpsstørrelse som kan korrigeres av saksbehandlerne, og det er ikke tekniske sperringer på beløpsstørrelser i PAGA. Saksbehandler korrigerer stort sett differanser opp mot noen få hundrekroner per krav uten å undersøke årsaker. Dersom større differanser må aksepteres, skrives et fritekstnotat hvor årsak forklares. Standardiserte tekster skal nå benyttes i slike notat, og dette er under innføring. Hver andre eller tredje måned skrives det ut egne lister som grunnlag for purringer. Refusjon som ikke er mottatt fra NAV innen to-tre måneder blir purret på, når saksbehandler mener kravet er korrekt. Per gjensto i PAGA kun ett uoppgjort refusjonskrav fra 2013 (kr ,-). Øvrige utestående krav var av nyere dato. NAV refunderer feriepenger for refusjonsberettigede løpende ytelser som arbeidsgiver utbetaler til en arbeidstaker. Feriepengene utbetales årlig. Internrevisjonen har fått opplyst at: K-37-modulen i PAGA (feriepenger) ikke er tatt i bruk ved NLSH Lønn. Det planlegges å ta denne i bruk, slik at feriepengene som mottas fra 2015 kan avstemmes i PAGA. Det hittil ikke har vært gjort avstemminger av mottatte feriepenger for Helse Nord IKT. Ettersom K-37-modulen ikke har blitt tatt i bruk, vil det være en stor jobb å detaljere kravene på personnivå som grunnlag for purring på manglende refusjon av feriepenger. Dette har ikke vært prioritert. 15 av 19

16 Det er ikke tilrettelagt for tapsføring via PAGA, og dagens praksis er at alle differanser fra opprinnelig krav, både reduksjoner og tillegg, føres som inntektsjustering. Ingen korreksjoner som følge av avstemmingen vil dermed framgå særskilt på egen konto i Helse Nord IKTs regnskap. I test 3 har internrevisjonen undersøkt omfanget av løpende inntektsjustering i PAGA for fraværsperioden , ved hjelp av to rapporter. Disse viste at det for fravær i 2014 er gjort følgende korrigeringer via PAGA per : Kr ,- (6 % av opprinnelige krav) er avskrevet som inntektsreduksjon Kr ,- (2 % av opprinnelige krav) er ført som inntektstillegg Kr ,- (4 % av opprinnelige krav) utgjør netto inntektsreduksjon Vi fikk opplyst at differansene kan skyldes feil både hos Helse Nord IKT, Nordlandssykehuset og hos NAV, blant annet på grunn av feil dato i beregninger, feil i ferieregistrering, eller at dokumentasjon sendes direkte til NAV uten registrering i PAGA. Regionale føringer for avstemminger av sykepengerefusjoner ble diskutert i regionalt regnskapsledermøte 24. juni Av referatet framgår det at skillet mellom tapsføring og inntektsreduksjon må gjennomgås av foretakene, og skal føres slik: 1. Krav som blir foreldet skal tapsføres (78**) 2. Krav som blir avkortet fra NAV skal føres som redusert inntekt (58**) Internrevisjonens vurderinger av mottak og registrering av refusjon Etter internrevisjonen vurdering er det uheldig at det ikke finnes retningslinjer/avtaler om avstemming og oppfølging av differanser som regulerer blant annet tidsfrister/- intervaller og beløpsstørrelser. I tilsvarende rapport til Nordlandssykehuset, Internrevisjonsrapport 05/2015, har vi anbefalt foretaket å utarbeide retningslinjer for dette arbeidet. Vi finner det likevel naturlig at også Helse Nord IKT, i samråd med Nordlandssykehuset, utarbeider og avtaler tilsvarende retningslinjer for håndteringen av sine refusjonskrav. Det ble konstatert relativt store differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, og differansene går begge veier. Etter internrevisjonens oppfatning er det naturlig at Helse Nord IKT ser nærmere på årsakene til differansene, og vurderer iverksetting av tiltak for å redusere differansene. Internrevisjonen mener at refunderte feriepenger bør kontrolleres på tilsvarende måte som øvrige refusjoner. Vi har derfor i Internrevisjonsrapport 05/2015 til Nordlandssykehuset, anbefalt foretaket å avstemme mottatte feriepenger og følge opp eventuelle avvik. Manglende avstemming kan medføre at feil ikke oppdages. Internrevisjonen anser det også som uheldig at det i praksis ikke skilles mellom inntektsreduksjoner og tap. Etter vår oppfatning bør årsaken til avvik mellom innsendt krav og mottatt refusjon reflekteres i regnskapsføringen. Hvordan dette konkret skal gjøres bør avklares på regionalt nivå, slik at det etableres lik praksis i foretakene. Føringene fra regnskapsledermøtet i juni 2014 anser vi ikke som presise nok. En 16 av 19

17 tilnærming der det skilles mellom om kravet var berettiget eller ikke framstår som hensiktsmessig. Eksempler på krav som ikke er berettiget er doble krav og differanser på grunn av feil i ulike beregninger. Berettigede krav kan defineres som alle krav som virksomheten mener er beregnet og sendt i samsvar med gjeldende føringer, også etter å ha fått eventuell forklaring fra NAV på avslag/avvik. Tilgjengelig funksjonalitet i PAGA for slik differensiert avskrivning av differanser ville, etter vår vurdering, være nyttig. Vi har derfor anbefalt Helse Nord RHF å vurdere om det skal innføres funksjonalitet i PAGA som gjør det mulig å velge om differanser for det enkelte krav skal føres som inntektsjustering eller tap. Det vises til anbefaling 7 og 8 i kapittel Kontroll og oppfølging Kriterier Det gjennomføres løpende kontroller som bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Forsystemer blir rutinemessig avstemt mot regnskapssystemet. Måloppnåelse/status relatert til refusjonsprosessen følges opp av ledelsen Observasjoner Løpende kontroller som er integrert i saksgangen fra registrering av fravær til mottak av refusjon, er i hovedsak omtalt og vurdert i kap. 4.2, 4.3 og 4.4. Det er opplyst at avvikssystemet Docmap ikke benyttes ved registrering og håndtering av avvik tilknyttet denne prosessen, men at enkelte typer feil meldes fra NLSH Lønn til HR-stab per e-post. Internrevisjonen har observert følgende: Det gjøres månedlige avstemminger av Helse Nord IKTs bankkonti ved Nordlandssykehuset. Den første avstemmingen mellom refusjonskrav ført i PAGA og føringer i regnskapssystemet Agresso ble utført ved utgangen av Det samme gjelder avstemmingene mellom aktuelle konti i regnskapet. Det er opplyst at ambisjonen for 2015 er å gjøre slike avstemminger tertialvis. Avstemming av interimskontoen for refusjoner identifiserte avvik (differanser) fra 2013 som ikke er håndtert. Det framkommer av dokumentasjonen fra avstemmingen at balansekontoen inkluderer beløp som er skrevet bort (avstemt) i PAGA, og at årsaken til denne differansen skal granskes i løpet av Det ble opplyst at det ikke er bokført konstaterte tap i årsregnskap 2013 eller 2014 (etter at PAGA ble tatt i bruk). Det fremkom også at det heller ikke er foretatt tapsvurderinger av utestående fordringer på NAV i denne perioden. 17 av 19

18 Videre ble det opplyst at Helse Nord IKT ikke har bedt om eller mottatt rapporter fra PAGA om utestående krav, omfanget av refusjonskorrigeringer (differanser) eller andre forhold rundt status i refusjonsprosessen. I all hovedsak er det regnskapsstall for inntektsført refusjon og utestående krav, sammenholdt med tidligere år, som brukes ved ledelsens oppfølging Internrevisjonens vurderinger av kontroll og oppfølging Det gjennomføres en rekke kontrolltiltak som del av den løpende saksgang. Dette bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Internrevisjonen mener likevel at Helse Nord IKT kan oppnå større grad av organisatorisk læring og forbedring ved å bruke avdekkede avvik mer systematisk. Etter internrevisjonens vurdering er det uheldig at Helse Nord IKT ikke regelmessig vurderer behovet for avsetninger i regnskapet til mulige tap på refusjoner. Avsetningene bør reflektere en konkret vurdering av utestående krav i PAGA. I tillegg til å følge opp summene i regnskapet, mener internrevisjonen at det ville være hensiktsmessig for Helse Nord IKT å følge opp refusjonsprosessen på andre måter. Etter vår vurdering, ville rapporter fra PAGA kunne gi viktig statusinformasjon som grunnlag for slik oppfølging. Det vises til anbefaling 9 og 10 i kapittel Konklusjon og anbefalinger 5.1 Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Helse Nord IKT knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at virksomheten mottar den refusjon den er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 5.2 Anbefalinger Internrevisjonen anbefaler Helse Nord IKT å: 1. Gjennomgå og avklare ansvar og oppgaver relatert til kontroll, oppfølging og tapsføring av refusjon. 2. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær. 18 av 19

19 3. Gjennomgå og videreutvikle innhold i foretakets Personalhåndbok som har betydning for registrering og godkjenning av fravær, og dermed for refusjon fra NAV. I denne forbindelse bør grensesnittet mot andre intranettsider avklares, slik at informasjon bare må vedlikeholdes ett sted. 4. Endre registreringspraksis for legemeldt sykefravær slik at personalleder registrerer dette i GAT så snart fravær er varslet. 5. Inkludere flere grenseverdier i kontrollreglene i GAT for å redusere behovet for manuell kontroll ved registrering av fravær. 6. Sørge for at alle ledere med personalansvar har den kjennskap til regelverk og rutiner som kreves for å etterspørre/påse at tilgjengelige rettigheter benyttes og at fravær registreres riktig. 7. Utarbeide retningslinjer for oppfølging av differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, i samråd med Nordlandssykehuset. 8. Kartlegge årsakene til differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, og vurdere iverksetting av tiltak for å redusere differansene. 9. Regelmessig vurdere behovet for avsetninger i regnskapet til mulige tap på refusjoner. Avsetningene bør reflektere en konkret vurdering av utestående krav i PAGA. 10. Styrke oppfølgingen av refusjonsprosessen, inkludert de deler av prosessen som ivaretas av Nordlandssykehuset. 19 av 19

20 Vedlegg 1 - Dokumentoversikt Følgende dokumenter er gjennomgått i revisjonen: Styrende dokumenter: Personalportalen sykefravær og permisjoner. Retningslinjer og regelverk - Intranettside med diverse linker (opplæring og informasjon om PP) Personalhåndbok (intranett), per : - Sykefravær: Egenmeldingsskjema I tillegg; egen informasjonsside på intranett, Avdelinger/StabStøtte/HR - sykdom - Permisjon: Fødsel og omsorgspermisjon Ved barn eller barnepassers sykdom I tillegg; egen informasjonsside på intranett, Avdelinger/StabStøtte/HR permisjon Avtale mellom Nordlandssykehuset HF og Helse Nord IKT vedr. lønn, reiseregninger, regnskap og avstemminger, datert Regionale dokumenter: Referat fra Regnskapsledermøte, Referat fra Økonomisjefmøte, og Mandat for forvaltningsforum LP (Lønn og Personalsystem) i Helse Nord Avtale mellom alle helseforetak i Helse Nord ved Helse Nord RHF og UNN HF, om tjenester knyttet til Lønns- og personalsystem (Regional systemenhet) DS 9119, PAGA og Personalportalen - rutiner og veiledninger, versjon 1 Resultatdokumenter: Oversikt over utestående fordringer 2013, per Avstemmingslister refusjon og feriepenger 2013/2014, Avstemming/kontrollskjema des. 2014, Regionalt koderegister PAGA, Koderegister GAT-Helse Nord IKT m/grenseverdier, Dokumentasjon av systemoppsettet for refusjonsvarsel i PAGA, Rapport fra PAGA: Refusjonskrav, opprinnelige krav 2014, Rapport i PAGA: Refusjonskorrigeringer, avskrivning/tillegg 2014,

21 Vedlegg 2 Oversikt over fraværskoderegister GAT-Helse Nord IKT og PAGA Løpende ytelser iht. folketrygdloven Relevante fraværskoder i GAT-Helse Nord IKT 8-1 Sykepenger 110 Sykemelding 113 Avventende sykemelding 115 Svangerskapsrel. sykemelding 117 Behandlingsdager (sykemelding) 120 Egen sykdom - egenmelding 130 Sykemelding yrkesskade 132 Arbeidsrelatert sykemelding 205 Sykemelding aktiv sykemelding 14-4 Svangerskapspenger 416 Svangerskapspenger m/refusjon fra 1. dag 14-5 Foreldrepenger 410 Foreldrepermisjon 100 % 415 Foreldrepermisjon 80 % 421 Gradert permisjon 100 % dekning 422 Gradert permisjon 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon 100 % 9-5 Omsorgspenger 470 Sykt barn/barnepass dgr. 471 Sykt barn/barnepass. > 10 dgr. Tilsvarende fraværskoder i PAGA * Koder som ikke er knyttet til varsel om refusjon (bjella) i PAGA 110 Sykemelding 113 Avvende sykemelding 115 Svangerskapsrelatert sykemelding 117 Behandlingsdag 120 Egenmelding 125 Svangerskapsrelatert egenmelding 130 Sykemelding yrkesskade 132 Sykemelding arbeidsrelatert 140 Syk uten sykepengerettighet 142 Egenmelding arbeidsrelatert 416 Svangerskapspenger OK Kommentarer 125 ikke tatt i bruk i GAT 140 ikke tatt i bruk i GAT 142 ikke tatt i bruk i GAT 205 er unødvendig. Avviklet ordning 410 Foreldrepermisjon 100 % 415 Foreldrepermisjon 80 % *421 Gradert permisjon 100 % dekning *422 Gradert permisjon 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon 100 % 455 Adopsjonspermisjon 80 % 455 ikke tatt i bruk GAT 470 Sykt barn/barnepasser OK 471 Sykt barn/barnepasser > 10 dgr Pleiepenger 475 Pleie-/opplæringspenger barn 475 Pleiepenger barn OK 9-11 barn 9-12 Pleiepenger 476 Pleiepenger i terminalfase 476 ikke tatt i bruk i GAT terminal 9-13 Opplæringspenger 475 Pleie-/opplæringspenger barn 474 Opplæringspenger barn Alternativt: 474 kan tas i bruk i GAT