Internrevisjonsrapport 07/2015. Refusjon fra NAV for Helse Nord RHFs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Internrevisjonsrapport 07/2015. Refusjon fra NAV for Helse Nord RHFs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær"

Transkript

1 Internrevisjonsrapport 07/2015 Refusjon fra NAV for Helse Nord RHFs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF,

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Regional samordning Formål og omfang Formål med revisjonen Regelverk Omfang og avgrensninger Fokusområder og revisjonskriterier Metoder Observasjoner og vurderinger Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av registrering og godkjenning av fravær Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av vurdering, beregning og krav om refusjon Mottak og registrering av refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av mottak og registrering av refusjon Kontroll og oppfølging Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av kontroll og oppfølging Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...20 Vedlegg 1 Dokumentoversikt Vedlegg 2 - Oversikt over fraværskoderegister GAT-HNRHF og PAGA 2 av 21

3 Sammendrag Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Helse Nord RHF i perioden januar mai Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Helse Nord RHF mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap, og gjelder refusjon fra NAV for arbeidsgivers løpende utbetaling av sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Feriepenger for ytelsene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Metoder Det er gjennomført dokumentgjennomgang, intervju og ulike stikkprøver/tester. Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Helse Nord RHF knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at virksomheten mottar den refusjon den er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Anbefalinger Internrevisjonen gir flere anbefalinger Helse Nord RHF bør iverksette for å bedre internkontrollen relatert til refusjonsberettiget fravær. Dette gjelder blant annet gjennomgang av ansvars- og oppgavefordeling knyttet til fravær og refusjon, gjennomføring av risikovurderinger, regionale avklaringer om innhold i Personalhåndboka, opplæring, kontrollregler i GAT, retningslinjer for avstemming og avskriving, funksjonalitet i PAGA og oppfølging av refusjonsprosessen. 3 av 21

4 1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Helse Nord RHF (HNRHF) i perioden desember mai 2015, utført av internrevisorene Hege Knoph Antonsen og Bjørn Ole Kristiansen. Revisjonssjef Tor Solbjørg har hatt det overordnede ansvaret. Oppdraget inngår i vedtatt revisjonsplan for 2014/2015, og tilsvarende revisjon gjennomføres i alle foretakene i Helse Nord og i Helse Nord IKT. Internrevisjonen har omfattet følgende aktiviteter: Melding om internrevisjon sendt Dokumentgjennomgang Intervjuer gjennomført i Tromsø og Bodø i perioden Intervjuer gjennomført ved Økonomiavdelingen i Nordlandssykehuset (NLSH) 17. og Tester basert på tilsendt dokumentasjon utført februar - april 2015 Utkast til rapport oversendt til uttalelse og kvalitetssikring av fakta, tilbakemelding mottatt Regional samordning Compendia Personalhåndbok ble tatt i bruk i Helse Nord høsten Her skal den ansatte finne informasjon om retningslinjer, rettigheter og plikter knyttet til arbeidsforholdet. Personalhåndboka skal utvikles og vedlikeholdes med både regionalt og lokalt innhold. I tillegg til Personalhåndboka, benyttes også Docmap til styring og distribusjon av regionale og lokale dokumenter via intranett. Foretakene håndterer refusjoner ved hjelp av følgende datasystemer: GAT: fraværsregistrering og håndtering (separat installasjon i hvert HF, Helse Nord IKT og Helse Nord RHF) Personalportalen (PP): personalsystem (felles nettløsning for Helse Nord) PAGA: lønnssystem (felles nettløsning for Helse Nord) Agresso: økonomi- og regnskapssystem (felles for Helse Nord) Helse Nord RHF er systemeier for disse systemene, og foretakenes direktører er lokal systemeier. Det er etablert regionale forvaltningsfora både for Personalhåndboka, GAT og PAGA/PP, med representanter fra alle HF-ene. I tillegg er det ved UNN etablert en Regional systemenhet for lønns- og personalsystemet (Systemenheten), basert på avtale med Helse Nord RHF. Systemenhetens oppgaver er definert i avtalen, og disse omfatter blant annet ansvar for forvaltning av regionale kodeverk, registre og prosedyrer/veiledninger i systemet, å se til at regionale standarder følges, samt å være pådriver for videreutvikling av løsningene. 4 av 21

5 2 Formål og omfang 2.1 Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Helse Nord RHF mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 2.2 Regelverk Følgende regelverk er særlig aktuelt i denne revisjonen: Lov om folketrygd (folketrygdloven), kapittel 8, 9, 14 og 22. I tillegg er det gitt relevante føringer i følgende dokumenter: NAVs rundskrivsamling vedrørende folketrygdloven Hovedtariffavtalen Helse Nords Personalhåndbok, Compendia Helse Nords Økonomihåndbok, RL2270 rutinebeskrivelser og krav til dokumentasjon/prosess 2.3 Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter refusjon fra NAV for arbeidsgivers utbetaling av følgende løpende ytelser: Sykepenger: Kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt ved arbeidsuførhet som skyldes sykdom eller skade (ftlv. 8-1). Svangerskapspenger: Ytelse til arbeidstaker som etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid (ftlv. 14-4). Foreldrepenger: Ytelse til barnets mor og far ved fødsel og ved adopsjon av barn under 15 år (ftlv. 14-5). Omsorgspenger: Ytelse til en arbeidstaker som har omsorg for barn, som er borte fra arbeidet når barn eller barnepasser er syk (ftlv. 9-5). Pleiepenger: Ytelse til arbeidstakere med omsorg for barn som trenger kontinuerlig pleie og tilsyn, for eksempel ved innleggelse i helseinstitusjon, ved funksjonshemning eller ved alvorlig sykdom, samt til arbeidstakere som i hjemmet pleier en nærstående i livets sluttfase (ftlv ). Opplæringspenger: Ytelse til ansatte med omsorg for barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom, som deltar på opplæring som er nødvendig for omsorgen (ftlv. 9-13). Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap. Nordlandssykehuset ivaretar deler av saksgangen, på vegne av Helse Nord RHF. Dette gjelder vurdering, beregning og krav om refusjon, mottak og registrering av refusjon, samt regnskapsføring. Det gjennomføres derfor revisjonshandlinger både ved Helse Nord RHF og ved Nordlandssykehuset. 5 av 21

6 Feriepenger for ytelsene/refusjonene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Enkeltytelser som tilretteleggings-/lønnstilskudd eller stønad til reise osv., omfattes ikke av revisjonen. 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier Med utgangspunkt i formålet har revisjonen vært konsentrert om følgende fokusområder: Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Registrering og godkjenning av fravær Vurdering, beregning og krav om refusjon Mottak og registrering av refusjon Kontroll og oppfølging For hvert fokusområde har internrevisjonen utledet konkrete kriterier fra folketrygdloven og andre føringer, jf. kap. 2.2 foran. COSO 1 s rammeverk for intern kontroll er også benyttet som grunnlag for kriteriene. Kriteriene er krav og forventninger som revisjonens observasjoner sammenlignes med, og disse er gjengitt i kapittel 4. 3 Metoder Følgende metoder er benyttet i revisjonsoppdraget: Dokumentgjennomgang Dokumenter tilsendt fra HNRHF og innhentet via enhetens websider er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene, og benyttet i forberedelser til intervju. Se Vedlegg 1, Dokumentoversikt. Intervju Det er gjennomført intervju med seks ledere og medarbeidere ved Helse Nord RHF i Bodø og Tromsø (SKDE). I tillegg er det gjennomført intervjuer ved Økonomiavdelingen i Nordlandssykehuset. Stikkprøver/tester Vi har foretatt følgende tester: 1 COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Internkontroll, et integrert rammeverk, av 21

7 Test 1: Tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA Kontrollgrunnlag: Fraværskoderegister i GAT-HNRHF og regional PAGA. Inngår relevante fraværskoder for alle ytelsene i GAT, og har tilgjengelige koder samme navn i PAGA? Test 2: Identifisering av refusjonsberettigede fravær Kontrollgrunnlag: Systemdokumentasjon for regional PAGA. Inngår alle relevante fraværskoder i PAGAs varslingsfunksjon for refusjonsberettigede fravær? Test 3: Omfang av løpende inntektsjustering i PAGA, relatert til opprinnelige krav Kontrollgrunnlag: Følgende rapporter fra PAGA, periode : Refusjonskrav. På rapportens siste side framkommer sum opprinnelige krav 2014 (inkludert arbeidsgiveravgift). Denne summen er benyttet som grunnlag for å beregne andel korrigeringer. Refusjonskorrigeringer. På rapportens siste side framkommer sum avskrivninger, sum tillegg og sum netto korreksjoner. Ved hjelp av rapportene er det kartlagt hvor stort beløp som er avskrevet som inntektsreduksjon via PAGA, og hvilken andel dette utgjør av opprinnelige krav. 4 Observasjoner og vurderinger Hvert delkapittel/fokusområde nedenfor innledes med en beskrivelse av hvilke forventninger internrevisjonen har lagt til grunn (kriterier). Deretter presenteres internrevisjonens observasjoner og vurderinger relatert til kriteriene. 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Arbeidsoppgavene er klart fordelt på funksjoner. Risikovurderinger benyttes systematisk for å avdekke og håndtere risikoer knyttet til refusjonsprosessen Observasjoner Oppgaver som inngår i refusjonsprosessen ivaretas primært av alle ledere med personalansvar, personell i Administrasjonsavdelingen og i Seksjon for økonomi og regnskap i RHF-et, samt Økonomiavdelingen i Nordlandssykehuset. Intern organisering og oppgavefordeling i Nordlandssykehuset er beskrevet i Internrevisjonsrapport 05/2015, Refusjon fra NAV for Nordlandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, og omtales ikke her. Det er i liten grad definert føringer for tjenestene som kjøpes, og inngått avtale er ikke oppdatert etter innføring av nye lønns- og personalsystemer. 7 av 21

8 Internrevisjonen har gjennom intervjuer fått opplyst følgende om fordeling av ansvar og oppgaver med betydning for prosessen: Den enkelte personalleder har ansvar for at fravær i egen enhet er korrekt registrert og dokumentert, herunder at registrerte sykemeldinger blir levert til regnskapssjef (eventuelt via administrasjonskonsulent). Seksjon for HR ivaretar overordnet strategisk arbeid på regionalt nivå, noe som blant annet omfatter systemeierskap og forvaltningsledelse for lønns- og personalsystem, personalhåndbok og ressursstyringssystem (GAT) og redaktøransvar for regionalt innhold/oppsett i Personalhåndboka. Administrasjonsavdelingen har ansvar for å utføre HR-oppgaver lokalt for RHF-et, blant annet: tolkning av regelverk og avtaler, lederopplæring, lokalt forvaltningsansvar for personalhåndbok og lønns- og personalsystem med tilhørende systemopplæring og brukerstøtte. Avdelingen bistår ledere med registrering av sykemeldinger i GAT og videresender sykemeldinger til regnskapssjef. Fra 1. april 2015 overtok avdelingen det lokale forvaltningsansvaret for GAT. Seksjon for økonomi og regnskap har blant annet ansvar for: oppfølging av inngått avtale med Nordlandssykehuset om kjøp av tjenester vedrørende refusjon, og kontroll og oversendelse av fraværsdokumentasjon til Nordlandssykehusets lønnsenhet (heretter omtalt som NLSH Lønn). Fram til 1. april 2015 hadde seksjonen lokalt forvaltningsansvar for GAT. Det framkom for øvrig at: Seksjon for økonomi og regnskap påtok seg oppgaver med kontroll og oversendelse av dokumentasjon til Nordlandssykehuset for flere år siden, deretter har dette vedvart. Sykemeldinger ofte sendes via både personalleder, administrasjonskonsulent og regnskapssjef før de oversendes til Nordlandssykehuset. Gul lapp benyttes for å formidle beskjeder vedrørende registrering av disse i GAT. Personalledernes ivaretakelse av egne oppgaver varierer. Administrasjonsavdelingen utfører registreringer for enkelte ledere på forespørsel. Det er ikke gjennomført dokumenterte risikovurderinger som et ledd i å sikre at foretaket når målene for refusjonsprosessen Internrevisjonens vurderinger av organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Internrevisjonen oppfatter at det er enkelte uklarheter i fordelingen av ansvar og oppgaver med betydning for refusjonsprosessen. Dette gjelder spesielt fordelingen mellom Administrasjonsavdelingen og Seksjon for økonomi og regnskap, og omfatter både behandling av enkeltsaker og oppfølging av samarbeidet med Nordlandssykehuset. Etter vår vurdering kan uklarhetene føre til både manglende kontroll/oppfølging og unødvendig dobbelkontroll/forsinkelse. Systematisk bruk av dokumenterte risikovurderinger ville, etter internrevisjonens vurdering, gi Helse Nord RHF et bedre grunnlag for beslutninger om forbedringstiltak og oppfølging av prosessen. Det vises til anbefaling 1 og 2 i kapittel av 21

9 4.2 Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Egenmeldt fravær registreres og godkjennes løpende i GAT. Signert fraværsmelding/søknad leveres linjeleder. Innlevert fraværsmelding/søknad blir fortløpende vurdert og korrekt registrert, i samsvar med nødvendigdokumentasjon. Relevante fraværskoder for alle ytelsene inngår i datasystemene som benyttes. Arbeidsgiver (personalleder) vurderer om det er arbeidstakere i enheten som kan omfattes av trygdens ordning om fritak fra arbeidsgiverperiode, jf. folketrygdloven 8-20, og sørger for at det søkes NAV for de dette gjelder. Arbeidstakere det er innvilget fritak for arbeidsgiverperiode for, leverer signert bekreftelse for hver fraværsperiode Observasjoner Personalhåndbok Helse Nord RHFs Personalhåndbok (Compendia) er gjort tilgjengelig på intranett, som en del av verktøysamlingen. Her finnes også lenker til Personalportalen og GAT. Personalhåndboka omtaler aktuelt regelverk og mange av foretakets rutiner, men internrevisjonen har merket seg følgende innholdsmessige svakheter som har betydning for registrering og godkjenning av fravær: arbeidstakers rett til lønn ved sykdom omtales på ulike måter det forekommer foreldet/feil/ufullstendig informasjon en del informasjon er overlappende med informasjon i PP og Docmap. Punktene er nærmere utdypet nedenfor. Vedrørende pkt. a: I Personalhåndboka omtales arbeidstakers rett til lønn under sykdom flere steder og til dels ulikt, eksempelvis: I kapittelet om Helse-Sykdom er det gitt følgende informasjon om arbeidstakers rett: Egenmelding kan benyttes når arbeidstakeren har vært ansatt hos sin arbeidsgiver i minimum 2 måneder For å ha rett til sykepenger etter Folketrygdloven, må man ha vært ansatt i minimum 4 uker. Unntak foreligger når man kommer direkte fra annen arbeidsgiver, og har opptjent rettigheter derfra. Kapittelet Lønn under sykdom sykelønn innledes slik: Arbeidstakere har rett til lønn fra første sykedag dersom stillingen er tiltrådt, og inntil ett år. Vi har fått opplyst fra ansvarlig redaktør at formuleringen om rett til lønn fra første sykedag er registrert som konserninnhold, basert på inngått Overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser) mellom Spekter og forbundene, hvor følgende framkommer i Punkt 1.2: Når en som er ansatt og har tiltrådt stilling i virksomheten er borte fra arbeidet med rett til sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger ved fødsel og adopsjon, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger etter bestemmelsene i folketrygdloven, skal vedkommende være sikret en godtgjørelse tilsvarende full lønn i sin heltids- eller 9 av 21

10 deltidsstilling, uten hensyn til bestemmelsene om inntektsbegrensning (G-begrensningen), fra første fraværsdag. Vedrørende pkt. b: Eksempler på foreldet, feil eller ufullstendig informasjon i Personalhåndboka: Informasjonen om rutiner i forbindelse med foreldrepermisjon er ufullstendig, det gis ingen informasjon om hvor eller hvordan varsel/søknad skal sendes. Informasjonen om hvordan man søker permisjon i forbindelse med pleiepenger og opplæringspenger er ufullstendig og uklar (også informasjonen om dette i PP). Pleiepenger ved pleie av nære pårørende i terminalfasen er omtalt i to forskjellige underpunkter til kapittel Permisjoner. I ett av disse, Velferds-permisjoner, er det gitt uriktige opplysninger om begrensninger i antall dager permisjon med pleiepenger. Her står det inntil 20 dager, det korrekte er 60 dager. Vedrørende pkt. c: Retningslinjer, prosedyrer, skjema etc. relatert til fravær, fraværsregistrering og bruk av aktuelle datasystemer blir utarbeidet og tilgjengeliggjort både i Personalhåndboka, Personalportalen og i Docmap (eks. regional prosedyre PR35523, Elektronisk egenmelding og barn syk arbeidstaker). Informasjonen er til dels overlappende Registreringspraksis sykefravær Gjennom intervjuene har internrevisjonen fått følgende informasjon om hvordan sykefravær i praksis blir registrert og godkjent: Egenmeldt sykefravær og egenmeldinger vedrørende barns sykdom/barnepassers sykdom varsles via telefon til personalleder, registreres av arbeidstaker i GAT og godkjennes av leder i GAT. Det er en oppfatning ved RHF-et om at NAV krever skriftlig skjema for egenmeldte fraværsdager som inngår i arbeidsgiverperioden ved refusjonskrav. Lønnsenhetene opplyste imidlertid at NAV ikke krever dokumentasjon for egenmeldt fravær lenger, heller ikke for dem med innvilget fritak for arbeidsgiverperiode. Legemelding om sykefravær håndteres på ulike måter før de mottas i Seksjon for økonomi og regnskap (hos regnskapssjefen). Regnskapssjefen kontrollerer at skjemaene er fullstendig utfylt og at fraværet er registrert i GAT, før dokumentasjonen sendes over til NLSH Lønn omtrent hver 14. dag. I forkant av denne kontrollen har sykemeldingene vært innom personalleder og/eller administrasjonskonsulent for tilsvarende kontroll og registrering i GAT. Én av personallederne vi intervjuet var av den oppfatning at arbeidstakeren selv måtte registrere sykemeldingen i GAT, hvis ikke ville fraværet framstå som negativ fleksitid. Vedkommende leder registrerte aldri slikt fravær, men sendte dokumentasjonen videre til regnskapssjef. Internrevisjonen har imidlertid konstatert at det ikke er mulig for arbeidstakeren selv å registrere sykmeldt fravær i MinGAT Kontrollrutiner ved godkjenning av fravær Ved leders godkjenning av en fraværsmelding bekreftes det også at arbeidstakeren har rett til å benytte ordningen. Slik rett kan begrenses av flere forhold, blant annet antall dager siden forrige fravær (venteregler) og eventuelle krav om karantenetid (antall dager siden ansettelse). Det er lagt inn regler i GAT for automatisk kontroll av en rekke 10 av 21

11 grenseverdier, for eksempel maksimumsverdier for antall dager i en fraværsperiode, karantenetid og venteregler i forbindelse med bruk av egenmelding. I tillegg er det lagt inn duplikatkontroller som skal hindre feilaktige dobbeltregistreringer/kombinasjoner. Dersom disse reglene brytes, genereres et varsel til leder. Noen av disse varslene kan leder velge å ignorere, mens andre er direkte sperrer. Internrevisjonen har merket seg følgende vedrørende Helse Nord RHFs grenseverdier i GAT: De vi intervjuet ved RHF-et hadde ikke kjennskap til hvilke grenseverdier som er satt opp i GAT, hvorfor, eller hvilke konsekvenser dette har. Karantenetid før egenmelding ved egen sykdom samsvarer med folketrygdlovens bestemmelser (60 dager ved egen sykdom). Denne grenseverdien kan ledere ignorere. Karantenetid før rett til sykemeldinger er én dag. Det er ikke registrert andre krav i GAT om karantenetid for å kontrollere etterlevelse av Folketrygdlovens bestemmelser om: Karantenetid før bruk av egenmelding ved barns/barnepassers sykdom: 28 dager Karantenetid før rett til lønn ved sykemelding: 28 dager (uten opptjeningstid fra annen arbeidsgiver) Det er ikke lagt inn krav om ventetid mellom fraværsperioder, for eksempel for å sikre etterlevelse av Folketrygdlovens bestemmelse om 16 dager ventetid mellom legemeldt sykefravær og egenmeldt sykefravær. Personallederne ga uttrykk for tillit til at regler i GAT fanger opp eventuell urettmessig fraværsregistrering Fritak fra arbeidsgiverperiode NAV kan i medhold av folketrygdloven 8-20 innvilge arbeidsgiver fritak for å betale sykepenger de første 16 dagene når en arbeidstaker har sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, eller har svangerskapsrelatert sykefravær (det vil si at arbeidsgiver får refusjonsrett fra første fraværsdag). Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan søke om slikt fritak. Vedtak som mottas hos NLSH Lønn registreres i PAGA for videre refusjonsbehandling, men det gis ikke varsel til RHF-et når innvilget fritaksperiode utløper. Ordningen omtales i RHF-ets Personalhåndbok. I intervjuene framkom at lederne var kjent med ordningen, men at det nå ikke foreligger slike fritak for noen arbeidstakere ved RHF-et. Én av lederne ga uttrykk for at det trolig var en arbeidstaker i enheten som tilfredsstilte kravene for fritaksordningen, men at lederen ikke ønsket å legge "dokumentasjonsbyrde" på arbeidstakeren, og heller hadde innvilget velferdspermisjon med lønn for de dagene dette var nødvendig Permisjoner Internrevisjonen har observert følgende relatert til permisjoner: 14-dagers regelen, som i Personalportalen er beskrevet som grense mellom permisjonssøknader i GAT og PP, er kjent blant personallederne og andre med HRoppgaver. 11 av 21

12 I praksis søkes det likevel om permisjon på ulike måter, inkludert brev i ephorte og e-post, noe det ikke er fungerende rutiner for å håndtere. Det ble opplyst at det ofte glipper ved håndteringen av slike søknader. Arbeidsflyten i PP er satt opp slik at etter leders godkjenning overføres saken direkte til NLSH Lønn. Det er nå etablert en ordning der NLSH Lønn sender kopi til RHF-ets Administrasjonsavdeling. I Personalportalen finnes det eget skjema kun for foreldrepermisjon. For øvrige permisjoner relatert til NAVs løpende ytelser, må man bruke skjema for Permisjon annen årsak. Det er liten erfaring med refusjonsberettigede permisjoner ved RHF-et, og håndteringen av slike situasjoner avgjøres i hvert enkelt tilfelle. Enkelte av refusjonsordningene var lite kjent for lederne, eksempelvis muligheten for pleiepenger ved pleie av nære pårørende i terminalfase (i stedet for velferdspermisjon). To av lederne hadde relativ fersk erfaring med foreldrepermisjoner. I disse tilfellene hadde arbeidstakerne selv sørget for nødvendige meldinger/søknader. Begge lederne opplyste at de ville kontaktet Administrasjonsavdelingen ved behov for veiledning Fraværskoderegister Fraværskoderegisteret i PAGA og GAT er adskilt, og vedlikehold må derfor gjennomføres i begge systemene. Vedlikehold i regionalt PAGA-register ivaretas av ansatte ved Systemenheten, mens RHF-et selv har ansvar for vedlikehold i GAT. Internrevisjonen har undersøkt om fraværskoderegister i GAT-HNRHF omfatter relevante fraværskoder for alle de løpende ytelsene, og om kodene er tilgjengelig og har samme navn i regional PAGA (test 1). En oversikt over identifiserte koder framgår av Vedlegg 2. Testen viste at tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA dekker registreringsbehovene for fravær som kan være refusjonsberettiget, men vi har følgende kommentarer: Kode 125-Svangerskapsrelatert egenmelding er ikke tilgjengelig i GAT. Dersom det innvilges fritak fra arbeidsgiverperiode på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, vil både sykemeldte og egenmeldte fraværsdager være refusjonsberettiget. Refusjonsretten kan i gitte situasjoner også gis med tilbakevirkende kraft i inntil tre måneder. Ettersom kode 125 mangler, er det per i dag ikke mulig å skille egenmeldt fravær relatert til svangerskap fra annet egenmeldt fravær. Kode 475 har ulike navn i GAT-HNRHF og PAGA. I GAT heter koden Omsorgspenger for kron. sykt/funkh barn, mens den i PAGA heter Pleiepenger barn. Ingen beskrivelser av riktig bruk av denne koden er tilgjengelig, og det er derfor usikkert om den brukes i samsvar med forutsetningene for refusjonsvarsel i PAGA. Det finnes en egen kode for opplæringspenger i PAGA, kode 474-Opplæringspenger barn, som kan tas i bruk i GAT dersom foretaket ønsker å spesifisere denne refusjonsberettigede fraværstypen Lønnsenhetens kontroll av fraværsregistrering NLSH Lønn kontrollerer at det er samsvar mellom registrering i GAT og mottatt dokumentasjon, og at dokumentasjonen er fullstendig. Eventuelle mangler blir korrigert ved at RHF-et kontaktes. 12 av 21

13 Ansatte ved NLSH Lønn opplyste at det sjelden forekommer at nødvendig dokumentasjon ikke foreligger i tide for innsending av refusjonskrav (innen 3 md.) Internrevisjonens vurderinger av registrering og godkjenning av fravær Etter internrevisjonens vurdering er informasjonen i Personalhåndboka om rett til lønn ved sykdom uklar og til dels motstridende, og det er risiko for ulik praksis. Internrevisjonen stiller spørsmål ved om det er korrekt å legge til grunn en tolkning av overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser), pkt. 1.2, som medfører at arbeidstakere som mangler den opptjeningstid Folketrygdloven krever, sikres rett til full lønn under sykdom. En slik praksis vil innebære at foretaket i gitte situasjoner utbetaler full lønn uten å ha refusjonsrett. Flere av formuleringene om dette har regional gyldighet, og bør avklares på regionalt nivå. Det er utført et viktig arbeid med utvikling av automatisk genererte varsler og sperrer i forbindelse med fraværsregistrering i GAT, og det har framkommet at ledere har tillit til at automatisk genererte varsler og sperrer i GAT hindrer feilregistrering av fravær. Det er imidlertid avgjørende at kontrollreglene som utløser slike varsler/ sperrer er basert på en korrekt forståelse av gjeldende regelverk og avtaler. Vår gjennomgang viser samtidig at dagens kontrollregler ikke omfatter alle fastsatte begrensninger, og at det derfor kreves manuelle kontrollrutiner hos personallederne for å påse at disse etterleves. Når det foreligger en klar tolkning av regelverket, for eksempel om eventuelle begrensninger etter permisjoner, vil det være naturlig at Helse Nord RHF gjennomgår kontrollreglene i GAT. Dersom flere grenseverdier inkluderes i kontrollreglene, vil behovet for manuelle kontrollrutiner reduseres. For å ha god styring med retningslinjer og rutinebeskrivelser, bør det ikke være behov for vedlikehold flere enn ett sted. Overlappende informasjon mellom Personalhåndboka, Personalportalen og Docmap er en regional utfordring og internrevisjonen har derfor i tilsvarende rapport til UNN (som ivaretar Regional systemenhet), Internrevisjonsrapport 01/2015, Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, gitt følgende anbefaling: UNN bør ta initiativ til en regional avklaring om hvor retningslinjer, prosedyrer, veiledninger og annet støttemateriell presenteres, slik at beskrivelser og veiledning i minst mulig grad må vedlikeholdes mer enn ett sted, og at vedlikeholdsansvaret er avklart. Ettersom Helse Nord RHF er både systemeier og forvaltningsansvarlig for alle disse systemene, er det imidlertid her endelige beslutninger om dette må tas. Etter internrevisjonens vurdering er det også uheldig at Personalhåndboka har innholdsmessige svakheter med betydning for registrering og godkjenning av fravær, da dette utgjør grunnlaget for å kunne motta berettiget refusjon. For Helse Nord RHF omfatter dokumentansvaret både konserninnhold og RHF-internt innhold. 13 av 21

14 Etablert registreringspraksis, der sykemeldinger ikke registreres i GAT før det foreligger dokumentasjon, medfører etter vår oppfatning en risiko for manglende registrering. Med en slik ordning har kun personalleder grunnlag for å etterspørre manglende dokumentasjon. Slik vi vurderer det, ville det gi bedre internkontroll dersom personalleder registrerte legemeldt sykefravær i GAT så snart dette ble varslet. Når dokumentasjon ble innlevert og kontrollert, kunne fraværet godkjennes i GAT, slik praksis er i noen av helseforetakene. Dagens rutiner medfører dessuten risiko for at både administrasjonskonsulent og regnskapssjef kontrollerer sykemeldingen og registrering i GAT, noe vi anser som en unødvendig dobbeltkontroll. Det har framkommet at Helse Nord RHF trolig går glipp av refusjoner på grunn av manglende søknad om fritak fra arbeidsgiverperiode. Etter internrevisjonens vurdering er det risiko for at også andre ytelser hvor det kreves særskilte vedtak fra NAV, ikke vil bli søkt om. Tilgjengelig veiledningsmateriell gir ikke tilstrekkelig informasjon, og RHFet har liten erfaring med de ulike ordningene. Internrevisjonen mener opplæringen av personalledere bør styrkes, og at automatiske kontrollregler og veiledningsmateriell bør ses i sammenheng når opplæringen planlegges. Alternativt kan det legges opp en arbeidsflyt/saksgang som involverer HR-/refusjonskompetanse før leders godkjenning av enkelte typer permisjonssøknader/fraværsmeldinger. Det vises til anbefaling 3, 4, 5, 6, 7 og 8 i kapittel Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Vurdering og beregning av refusjon for sykepenger: Sykepengegrunnlaget er beregnet i samsvar med gjeldende regler i folketrygdloven. Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første sykefraværsdag egenmeldt (hel dag) eller legemeldt (kan være gradert). Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere sykefravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Ved fritak for arbeidsgiverperiode kreves refusjon for hele sykefraværsperioden. Vurdering og beregning av refusjon for andre løpende ytelser: Grunnlaget for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger fra foretaket beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepengegrunnlaget. Når foretaket har betalt omsorgspenger til en arbeidstaker i mer enn 10 stønadsdager i et kalenderår, kreves det refusjon for det antall stønadsdager som overstiger 10. Fremming av krav: Det sendes krav for alle refusjonsberettigede fravær. Kravet fremmes med korrekt beregnet beløp. Kravet sendes NAV innen fristen på tre måneder. 14 av 21

15 4.3.2 Observasjoner Fravær som er godkjent i GAT overføres til PAGA, med unntak for foreldrepermisjoner (kode 410, 415, 421, 422, 450 og 455) som ikke overføres. Identifisering av refusjonsberettigede fravær skjer ved at NLSH Lønn mottar papirdokumentasjon for fraværet fra RHF-et, i kombinasjon med automatisk varsel i PAGA. Internrevisjonen har mottatt dokumentasjon av Helse Nords systemoppsett i PAGA som viser hvilke fraværskoder som gir refusjonsvarsel, jf. Vedlegg 2. Basert på denne dokumentasjonen har vi undersøkt om alle relevante fraværskoder inngår i PAGAs varslingsfunksjon (test 2). Gjennomgangen viste at de fleste tilgjengelige fraværskoder relatert til ytelsene identifiseres som refusjonsberettiget i PAGA, i samsvar med gjeldende regelverk, men at: Kode 421-Gradert foreldrepermisjon 100 % dekning og 422-Gradert foreldrepermisjon 80 % dekning ikke gir refusjonsvarsel. Ettersom NLSH Lønn identifiserer refusjonsberettigede foreldrepermisjoner manuelt, får imidlertid oppsettet i PAGA ingen betydning. PAGA varsler feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140-Syk uten sykepengerettigheter. Videre har vi fått opplyst at varslingsfunksjonen korrekt er satt opp slik at: Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første fraværsdag egen- eller legemeldt. Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere fravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Når det i PAGA er registrert et gyldig fritak for arbeidsgiverperiode eller vedtak om kronisk sykt barn med refusjonsrett fra første dag, varsles alle fraværsdager som refusjonsberettiget. Vi fikk også opplyst at PAGA i gitte situasjoner produserer gjentatt varsel om refusjonsberettiget fravær. Dersom saksbehandler ved NLSH Lønn ikke oppdager at krav allerede er sendt, medfører det dobbel innsending, noe som har skjedd. Problemstillingen ble gjort kjent i regionalt økonomisjefmøte 15. mai Referatet fra møtet gir ingen informasjon om tiltak for korrigering av denne feilkilden. Etter at en refusjonsberettiget fraværsperiode er identifisert i PAGA, gjøres det ved NLSH Lønn vurderinger og beregninger av arbeidsgiverperioden, sykepengegrunnlaget 2 og samlet refusjonskrav. Vi har i denne forbindelse observert følgende: Arbeidsgiverperioden beregnes automatisk i PAGA ut fra registrert fravær overført fra GAT. Sykepengegrunnlaget beregnes i de fleste tilfeller automatisk i PAGA. Dersom PAGA gir ulik gjennomsnittlig lønn for de alternative beregningsperioder som er oppgitt (oftest etter lønnsjustering), beregnes grunnlaget manuelt av saksbehandler. I slike tilfeller legges sluttsummen (ukelønn) beregnet av saksbehandler, inn i PAGA, uten at beregningene dokumenteres. Ved vår revisjon i to andre foretak fikk vi opplyst at sykepengegrunnlaget som hovedregel ble beregnet manuelt, da det ble hevdet at oppsettet i PAGA ikke inkluderer riktige tillegg. 2 Med begrepet sykepengegrunnlag menes her også grunnlag for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Disse beregnes på samme måte. 15 av 21

16 Basert på grunnlaget for kravet beregnes til slutt en totalsum som framgår i PAGA (krav). Internrevisjonen fikk opplyst at refusjonskravene normalt fremmes i god tid innen fristen på tre måneder, og at det bare unntaksvis har skjedd at krav har blitt sendt for sent. Kravet føres automatisk i regnskapet (Agresso) ved ukeslutt Internrevisjonens vurderinger av vurdering, beregning og krav om refusjon Internrevisjonen konstaterer at så fremt refusjonsberettiget fravær er riktig registrert i GAT, blir dette identifisert hos NLSH Lønn, refusjonsbehandling blir iverksatt og krav sendt innen fristen på tre måneder. Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode som er oversendt til NLSH Lønn, blir fulgt opp med refusjonskrav for alle fraværsdager. Internrevisjonen har i Internrevisjonsrapport 01/2015, anbefalt UNN (Regional systemenhet) å korrigere fraværskoderegisteret i PAGA, slik at det ikke varsles feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140. Internrevisjonen har ikke funnet indikasjoner på brudd på reglene om beregning av arbeidsgiverperiode eller sykepengegrunnlag for Helse Nord RHFs refusjonskrav. Det har imidlertid framkommet at beregningene av sykepengegrunnlag fra PAGA oppfattes og brukes ulikt mellom foretakene i regionen. Etter vår vurdering vil det være hensiktsmessig å gjennomgå beregningsoppsettet i PAGA, slik at det skapes trygghet for at beregningene er pålitelige. Det vises til anbefaling 9 i kapittel Mottak og registrering av refusjon Kriterier Det kontrolleres at mottatt refusjon samsvarer med framsatte krav. Det kontrolleres at det mottas refusjon for feriepenger. Mottatt refusjon registreres korrekt i regnskapet Observasjoner Refusjon mottas månedlig som innbetaling til konto. Spesifikasjon for innbetalt beløp (K- 27-lister) mottas månedlig via altinn.no, og listene importeres til PAGA. Mottatt refusjon avstemmes månedlig mot innsendte krav, av saksbehandler i NLSH Lønn. Avstemmingsprosessen for importerte K-27-lister i PAGA er todelt, automatisk og manuell, og beskrevet i regional prosedyre. Der det er samsvar mellom krav og mottatt refusjon skjer det en automatisk, dokumentert avstemming. Der det er differanser må det gjøres en manuell avstemming. Når alle differanser i en K-27-liste er akseptert, overføres listen til regnskapet. I tilknytning til avstemminger i PAGA har vi fått opplyst følgende: Det er ikke gitt føringer om beløpsstørrelse som kan korrigeres av saksbehandlerne, og det er ikke tekniske sperringer på beløpsstørrelser i PAGA. 16 av 21

17 Saksbehandler korrigerer stort sett differanser opp mot noen få hundrekroner per krav uten å undersøke årsaker. Dersom større differanser må aksepteres, skrives et fritekstnotat hvor årsak forklares. Det er avtalt internt at standardiserte tekster skal benyttes i slike notat, og dette er nå under innføring. Hver andre eller tredje måned skrives det ut egne lister som grunnlag for purringer. Refusjon som ikke er mottatt fra NAV innen to-tre måneder blir purret på, når saksbehandler mener kravet er korrekt. Per er ingen utestående refusjonskrav i PAGA eldre enn fra NAV refunderer feriepenger for refusjonsberettigede løpende ytelser som arbeidsgiver utbetaler til en arbeidstaker. Feriepengene utbetales årlig. Internrevisjonen har fått opplyst at: K-37-modulen i PAGA (feriepenger) ikke er tatt i bruk ved NLSH Lønn. Det planlegges å ta denne i bruk, slik at feriepengene som mottas fra 2015 kan avstemmes i PAGA. Det hittil ikke har vært gjort avstemminger av mottatte feriepenger for Helse Nord RHF. Ettersom K-37-modulen ikke har blitt tatt i bruk, vil det være en stor jobb å detaljere kravene på personnivå som grunnlag for purring på manglende refusjon av feriepenger. Dette har ikke vært prioritert. Det er ikke tilrettelagt for tapsføring via PAGA, og dagens praksis er at alle differanser fra opprinnelig krav, både reduksjoner og tillegg, føres som inntektsjustering. Ingen korreksjoner som følge av avstemmingen vil dermed framgå særskilt på egen konto i regnskapet. I test 3 har internrevisjonen undersøkt omfanget av løpende inntektsjustering i PAGA for perioden , ved hjelp av to rapporter. Disse viste at per var det, for fravær i 2014, avskrevet kr ,- (0,7 % av opprinnelige krav) som inntektsreduksjon via PAGA. Vi fikk opplyst at differanser kan skyldes ulike feil både hos Helse Nord RHF, Nordlandssykehuset og hos NAV. Regionale føringer for avstemminger av sykepengerefusjoner ble diskutert i regionalt regnskapsledermøte 24. juni Av referatet framgår det at skillet mellom tapsføring og inntektsreduksjon må gjennomgås av foretakene, og skal føres slik: 1. Krav som blir foreldet skal tapsføres (78**) 2. Krav som blir avkortet fra NAV skal føres som redusert inntekt (58**) Internrevisjonens vurderinger av mottak og registrering av refusjon Vi vurderer det som uheldig at det ikke er utarbeidet føringer for avstemming og avskrivning av krav, vurderinger om avskrivning er i stor grad overlatt til saksbehandler i NLSH Lønn. Det ble imidlertid konstatert at differansene mellom innsendte krav for 2014 og mottatte refusjoner var små. 17 av 21

18 Internrevisjonen mener at refunderte feriepenger bør kontrolleres på tilsvarende måte som øvrige refusjoner. Vi har derfor, i Internrevisjonsrapport 05/2015, anbefalt Nordlandssykehuset å avstemme mottatte feriepenger og følge opp eventuelle avvik. Manglende avstemming kan medføre at feil ikke oppdages. Internrevisjonen anser det som uheldig at det i praksis ikke skilles mellom inntektsreduksjoner og tap. Etter vår oppfatning bør årsaken til avvik mellom innsendt krav og mottatt refusjon reflekteres i regnskapsføringen. Hvordan dette konkret skal gjøres bør avklares på regionalt nivå, slik at det etableres lik praksis i foretakene. Føringene fra regnskapsledermøtet i juni 2014 anser vi ikke som presise nok. En tilnærming der det skilles mellom om kravet var berettiget eller ikke framstår som hensiktsmessig. Eksempler på krav som ikke er berettiget er doble krav og differanser på grunn av feil i ulike beregninger. Berettigede krav kan defineres som alle krav som foretaket mener er beregnet og sendt i samsvar med gjeldende føringer, også etter å ha fått eventuell forklaring fra NAV på avslag/avvik. Tilgjengelig funksjonalitet i PAGA for slik differensiert avskrivning av differanser ville, etter vår vurdering, være nyttig. Vi har i Internrevisjonsrapport 01/2015, anbefalt UNN å være pådriver for å få innført funksjonalitet i PAGA som gjør det mulig å velge om differanser for det enkelte krav skal føres som inntektsjustering eller tap. Ettersom Helse Nord RHF er systemeier og forvaltningsansvarlig for PAGA, følger vi opp med egen anbefaling til RHF-et om denne problemstillingen. Det vises til anbefaling 10 og 11 i kapittel Kontroll og oppfølging Kriterier Det gjennomføres løpende kontroller som bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Forsystemer blir rutinemessig avstemt mot regnskapssystemet. Måloppnåelse/status relatert til refusjonsprosessen følges opp av ledelsen Observasjoner Løpende kontroller som er integrert i saksgangen fra registrering av fravær til mottak av refusjon, er i hovedsak omtalt og vurdert i kap. 4.2, 4.3 og 4.4. Det er opplyst at avvikssystemet Docmap ikke benyttes ved registrering og håndtering av avvik tilknyttet denne prosessen, men at enkelte typer feil meldes fra NLSH Lønn til RHF-et per e-post. Internrevisjonen har observert følgende: Det gjøres månedlige avstemminger av Helse Nord RHFs bankkonti ved Nordlandssykehuset. 18 av 21

19 Den første avstemmingen mellom refusjonskrav ført i PAGA og føringer i regnskapssystemet Agresso ble utført ved utgangen av Det samme gjelder avstemmingene mellom de aktuelle konti i regnskapet. Mottatt dokumentasjon bekrefter dette. Det er opplyst at ambisjonen for 2015 er å gjøre slike avstemminger tertialvis. Dokumentasjon fra avstemmingene viser at det fortsatt står bokført kr ,- som utestående krav fra NLP (tidligere lønns- og personalsystem). Disse refusjonskravene finnes ikke i PAGA, og det finnes per i dag ikke oversikter som kan danne grunnlag for eventuelle purringer på denne restansen. Det framkom i intervjuene at det er uklart om dette skyldes at ikke alle krav i NLP ble overført til PAGA, eller om det skjedde andre feil i forbindelse med bytte av system. Det ble opplyst at det ikke er bokført konstaterte tap i årsregnskap 2013 eller 2014 (etter at PAGA ble tatt i bruk). Det fremkom også at det heller ikke er foretatt tapsvurderinger av utestående fordringer på NAV i denne perioden. Videre ble det opplyst at Helse Nord RHF ikke har bedt om eller mottatt rapporter fra PAGA om utestående krav, omfanget av refusjonskorrigeringer (differanser) eller andre forhold rundt status i refusjonsprosessen. I all hovedsak er det regnskapsstall for inntektsført refusjon og utestående krav, sammenholdt med tidligere år, som brukes ved oppfølging Internrevisjonens vurderinger av kontroll og oppfølging Det gjennomføres en rekke kontrolltiltak som del av den løpende saksgang. Dette bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Internrevisjonen mener likevel at Helse Nord RHF kan oppnå større grad av organisatorisk læring og forbedring ved å bruke avdekkede avvik mer systematisk. Etter internrevisjonens vurdering er det uheldig at Helse Nord RHF ikke regelmessig vurderer behovet for regnskapsmessige avsetninger til mulige tap på refusjoner. Det er også grunn til å anta at det burde vært bokført tap knyttet til restansen fra NLPsystemet. I tillegg til å følge opp summene i regnskapet, mener internrevisjonen at det ville være hensiktsmessig for Helse Nord RHF å følge opp refusjonsprosessen på andre måter. Etter vår vurdering, ville rapporter fra PAGA kunne gi viktig statusinformasjon som grunnlag for slik oppfølging. Det vises til anbefaling 12 og 13 i kapittel av 21

20 5 Konklusjon og anbefalinger 5.1 Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Helse Nord RHF knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at virksomheten mottar den refusjon den er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 5.2 Anbefalinger Internrevisjonen anbefaler Helse Nord RHF å: 1. Gjennomgå fordelingen av ansvar og oppgaver relatert til refusjon mellom Administrasjonsavdelingen og Seksjon for økonomi og regnskap og vurdere behovet for justeringer eller avklaringer. 2. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær. 3. Sørge for en regional avklaring om tolkning av overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser), og nødvendige oppdateringer som følge av dette. Avklaringen bør omfatte alle situasjoner der arbeidstakeren mangler den opptjeningstid som kreves i Folketrygdloven. 4. Sørge for en regional avklaring om hvor retningslinjer og prosedyrer om registrering og godkjenning av fravær skal presenteres og vedlikeholdes, og hvem som har ansvar for dette. 5. Gjennomgå og videreutvikle innholdet i Personalhåndbok som har betydning for registrering og godkjenning av fravær, og dermed for refusjon fra NAV. Arbeidet bør omfatte både konserninnhold og RHF-internt innhold. 6. Endre registreringspraksis og saksgang for legemeldt sykefravær slik at personalleder registrerer dette i GAT så snart fravær er varslet, og at videre saksgang effektiviseres. 7. Inkludere flere grenseverdier i kontrollreglene i GAT for å redusere behovet for manuell kontroll ved registrering av fravær. 8. Sørge for at de som behandler fraværsmeldinger og permisjonssøknader har den kjennskap til regelverk og rutiner som kreves for å etterspørre/påse at tilgjengelige rettigheter benyttes og at fravær registreres riktig. 20 av 21

Internrevisjonsrapport 06/2015. Refusjon fra NAV for Helse Nord IKTs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Internrevisjonsrapport 06/2015. Refusjon fra NAV for Helse Nord IKTs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonsrapport 06/2015 Refusjon fra NAV for Helse Nord IKTs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 17.06.2015 Innholdsfortegnelse Sammendrag...3 1 Innledning...4

Detaljer

Internrevisjonsrapport 05/2015. Refusjon fra NAV for Nordlandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Internrevisjonsrapport 05/2015. Refusjon fra NAV for Nordlandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonsrapport 05/2015 Refusjon fra NAV for Nordlandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 11.05.2015 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1 Innledning...

Detaljer

Styresak 25-2016 Orienteringssak - Internrevisjonsrapport 08/2015 - Refusjon fra NAV for Helse Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Styresak 25-2016 Orienteringssak - Internrevisjonsrapport 08/2015 - Refusjon fra NAV for Helse Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Økonomi Styresak 25-2016 Orienteringssak - Internrevisjonsrapport 08/2015 - Refusjon fra NAV for Helse Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Saksbehandler: Marit Barosen Saksnr.: 2016/537 Dato:

Detaljer

Internrevisjonsrapport 08/2015. Refusjon fra NAV for Helse Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær oppsummering

Internrevisjonsrapport 08/2015. Refusjon fra NAV for Helse Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær oppsummering Internrevisjonsrapport 08/2015 Refusjon fra NAV for Helse Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær oppsummering Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 10.08.2015 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1

Detaljer

Internrevisjonsrapport 04/2015. Refusjon fra NAV for Finnmarkssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Internrevisjonsrapport 04/2015. Refusjon fra NAV for Finnmarkssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonsrapport 04/2015 Refusjon fra NAV for Finnmarkssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 21.05.2015 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1 Innledning...

Detaljer

Internrevisjonsrapport 03/2015. Refusjon fra NAV for Helgelandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Internrevisjonsrapport 03/2015. Refusjon fra NAV for Helgelandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonsrapport 03/2015 Refusjon fra NAV for Helgelandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 14.04.2015 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1 Innledning...

Detaljer

Internrevisjonsrapport 01/2015. Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Internrevisjonsrapport 01/2015. Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonsrapport 01/2015 Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 05.03.2015 Innholdsfortegnelse Sammendrag...

Detaljer

Styremøte. Innkalling med sakspapirer. 23. september 2015 kl. 10.30 18.00. Sted: Scandic Bergen Airport

Styremøte. Innkalling med sakspapirer. 23. september 2015 kl. 10.30 18.00. Sted: Scandic Bergen Airport Styremøte Innkalling med sakspapirer kl. 10.30 18.00 Sted: Scandic Bergen Airport Styrets medlemmer i Sykehusapotek Nord HF Observatør fra brukerutvalget i Sykehusapotek Nord HF Deres ref.: Vår ref.: 2015/123

Detaljer

FAGDAG ØKONOMI/LØNN 2011 SYKELØNN

FAGDAG ØKONOMI/LØNN 2011 SYKELØNN FAGDAG ØKONOMI/LØNN 2011 SYKELØNN SYKELØNN Arbeidsgiver utbetaler sykelønn, fødselspenger og adopsjonspenger til arbeidstakere som omfattes av HTA 1 hele den tid arbeidstakeren har rett til slik stønad

Detaljer

Fraværskoder i Gat og beskrivelse av disse Fraværskode Tekst Forklaring Bruken i Gat Registreres i

Fraværskoder i Gat og beskrivelse av disse Fraværskode Tekst Forklaring Bruken i Gat Registreres i Fraværskoder i Gat og beskrivelse av disse Fraværskode Tekst Forklaring Bruken i Gat Registreres i 100 Syk med egenmelding Skal benyttes når ansatt er syk med egenmelding. Må ha vært ansatt i minst 2 måneder(

Detaljer

Internrevisjonsrapport 06/2014. Dokumentstyring i Helse Nord RHF

Internrevisjonsrapport 06/2014. Dokumentstyring i Helse Nord RHF Internrevisjonsrapport 06/2014 Dokumentstyring i Helse Nord RHF Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 10.03.2014 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1 Innledning... 4 2 Formål og omfang... 4 2.1 Formål med

Detaljer

DOKUMENTASJON AV ARBEIDSTAKERS FRAVÆR PGA. BARNS ELLER BARNEPASSERS SYKDOM

DOKUMENTASJON AV ARBEIDSTAKERS FRAVÆR PGA. BARNS ELLER BARNEPASSERS SYKDOM OFTE STILTE SPØRSMÅL Hvor finner jeg regler om at arbeidstaker kan være borte fra arbeid når fraværsgrunnen er barns eller barnepassers sykdom? Folketrygdloven 9-5 til 9-8 Retten til permisjon fra arbeidet

Detaljer

Styresak 104-2014 Oppfølging av IR-rapport 06/2014: Dokumentstyring i Helse Nord RHF, internrevisjonens anbefalinger, jf.

Styresak 104-2014 Oppfølging av IR-rapport 06/2014: Dokumentstyring i Helse Nord RHF, internrevisjonens anbefalinger, jf. Møtedato: 2. oktober 2014 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Namik Resulbegovic, 75 51 29 00 Bodø, 19.9.2014 Styresak 104-2014 Oppfølging av IR-rapport 06/2014: Dokumentstyring i Helse Nord RHF, internrevisjonens

Detaljer

Betaling av pensjonspremie til KLP Forsikring

Betaling av pensjonspremie til KLP Forsikring Betaling av pensjonspremie til KLP Forsikring Internrevisjonsrapport nr 1/06 25.08.06 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Formål... 5 2.3 Omfang, avgrensing...

Detaljer

SYKEFRAVÆR OG TRYGDE- REFUSJONER

SYKEFRAVÆR OG TRYGDE- REFUSJONER SYKEFRAVÆR OG TRYGDE- REFUSJONER FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2005 INNHOLD 1. INNLEDNING... 1 1.1 BAKGRUNNEN FOR PROSJEKTET... 1 1.2 AVGRENSINGER... 1 2. MÅLSETTINGEN MED PROSJEKTET... 2 2.1 PROBLEMSTILLINGER...

Detaljer

Fastlønn: Feilregistrering av grunnlagsdata.

Fastlønn: Feilregistrering av grunnlagsdata. splan Steg i Input/grunnlag Registrering Output/overføring Grunnlaget for registrering foreligger i form av kontrakt. Kontrakter utarbeides av Personalforvaltning i OSS, på grunnlag av ansettelsesvedtak.

Detaljer

Rutiner for oppfølging av sykemeldte

Rutiner for oppfølging av sykemeldte Rutiner for oppfølging av sykemeldte Foto: Erlend Haarberg i Dønna kommune Vedtatt i AMU sak 7/14 den 3.12.2014 1 Innholdsfortegnelse 1.0 Formål 1.1 Ansvar 2.0 Roller i sykefraværsoppfølgingen 2.1 Arbeidsgiver

Detaljer

Ytelser ved barns og andre nære pårørendes sykdom

Ytelser ved barns og andre nære pårørendes sykdom Folketrygden Bokmål 2002 Ytelser ved barns og andre nære pårørendes sykdom - elektronisk utgave 1 2 Brosjyren gir en kort orientering om hvilken rett foreldre har til stønad når barnet eller den som passer

Detaljer

RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I STAVANGER KIRKELIGE FELLESRÅD

RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I STAVANGER KIRKELIGE FELLESRÅD RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I STAVANGER KIRKELIGE FELLESRÅD Hovedmålene ved sykefraværsoppfølgingsarbeidet Oppfølging av sykefraværet skal bidra til å finne løsninger og tilpasninger slik at den

Detaljer

Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom

Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom ARBEIDS- OG VELFERDSDIREKTORATET / SEKSJON FOR STATISTIKK Dato: 12.08.2011 Korrigert versjon 12.08.2011 // NOTAT Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom Arbeids-

Detaljer

Internrevisjonsrapport 10/2012: Kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon i Helse Nord

Internrevisjonsrapport 10/2012: Kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon i Helse Nord Møtedato: 27. februar 2013 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: 2012/4-134 Tor Solbjørg, 75 51 29 02 Bodø, 15.2.2013 Styresak 21-2013 Internrevisjonsrapport 10/2012: Kontroll av helsepersonells kompetanse

Detaljer

HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE. Meldal kommune

HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE. Meldal kommune Meldal kommune 4. april 2006, versjon 3, redigert 18.06.13 HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE Meldal kommune Planstatus Fagplan Arkivsak og dato År/saksnummer 13/759 Vedtatt av Administrativt vedtatt 19.06.2013

Detaljer

Vikarhåndbok for ansatte vikarer i Emerio 2014

Vikarhåndbok for ansatte vikarer i Emerio 2014 Vikarhåndbok for ansatte vikarer i Emerio 2014 Innhold 1. Formål med Vikarhåndboken 2. Vår organisasjon 3. Fordeler som vikar 4. I oppdrag for Emerio 5. Timelister og lønn 6. Skattekort 7. Arbeidstid 8.

Detaljer

Internrevisjonsrapport 03/2016. Vedlikehold og utvikling av kompetanse Nordlandssykehuset HF

Internrevisjonsrapport 03/2016. Vedlikehold og utvikling av kompetanse Nordlandssykehuset HF Internrevisjonsrapport 03/2016 Vedlikehold og utvikling av kompetanse Nordlandssykehuset HF Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 10.05.2016 Innholdsfortegnelse Sammendrag...3 1 Innledning...4 2 Formål og

Detaljer

Er du syk og ikke kan møte på jobb skal du:

Er du syk og ikke kan møte på jobb skal du: Seadrills verdiplattform underbygger et arbeidsmiljø med ansvarsfulle og aktive medarbeidere. Vi tar vare på oss selv, og vi bryr oss om hverandre. Blir du syk, vil arbeidsgiver bidra til at du får god

Detaljer

Ny tjenesteleveranse og applikasjonsløsning - Refusjon fra NAV

Ny tjenesteleveranse og applikasjonsløsning - Refusjon fra NAV Ny tjenesteleveranse og applikasjonsløsning - Refusjon fra NAV Kundeforum 2010 31.05.2010 SSØ Kristiansand Kundeforum 2010 Side 1 Innhold Bakgrunn og erfaring med pilotdrift Beslutning om tjenesteutvikling

Detaljer

Forvaltningsrevisjon - Sykepengerefusjon

Forvaltningsrevisjon - Sykepengerefusjon Forvaltningsrevisjon - Sykepengerefusjon Presentasjon Fylkesrevisor Yngve Øverland Formål Vurdere om fylkeskommunen har en praksis som sikrer at organisasjonen får riktig sykepengerefusjon. Jfr. kontrollutvalgets

Detaljer

Retningslinjer for Attføringsarbeid i Helse Stavanger HF

Retningslinjer for Attføringsarbeid i Helse Stavanger HF Retningslinjer for Attføringsarbeid i Helse Stavanger HF 1 GENERELT OM ATTFØRINGS- OG SYKEFRAVÆRSARBEID 1.1 Målsetting Det skal så langt som mulig, legges til rette for at ansatte skal kunne beholde sitt

Detaljer

Nasjonal internrevisjon av medisinsk kodepraksis i helseforetakene

Nasjonal internrevisjon av medisinsk kodepraksis i helseforetakene Nasjonal internrevisjon av medisinsk kodepraksis i helseforetakene DRG forum Høstkonferansen, 11. november 2011 Karl-Helge Storhaug konsernrevisjonen Innhold Bakgrunn og formål Prosess og metode Konklusjoner

Detaljer

Møtedato: 27. mai 2014 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Siw Skår, 75 51 29 00 Bodø, 16.5.2014

Møtedato: 27. mai 2014 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Siw Skår, 75 51 29 00 Bodø, 16.5.2014 Møtedato: 27. mai 2014 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Siw Skår, 75 51 29 00 Bodø, 16.5.2014 Styresak 60-2014 Oppfølging av Internrevisjonsrapport 04/2012: Bestilling og mottak av prøvesvar i Helse Nord

Detaljer

Kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon i Sykehusapotek Nord HF

Kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon i Sykehusapotek Nord HF Kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon i Sykehusapotek Nord HF Internrevisjonsrapport 07/2012 Bodø, 21.12.2012 Internrevisjonen i Helse Nord RHF INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 4 1.1

Detaljer

Rett behandling av sykefravær med registrering og håndtering av sykepenger.

Rett behandling av sykefravær med registrering og håndtering av sykepenger. RUTINER FOR SYKEFRAVÆR FORMÅL Sikre en forsvarlig oppfølging av sykemeldte i h.h.t. IA-avtale, arbeidsmiljøloven og arbeidsreglement. Det skal legges opp til dialog og aktive tiltak i sykemeldingsperioden,

Detaljer

MalemaL Liv: UTK. Rapport 4/2015. Revisjon av Sykehusapotekene HF

MalemaL Liv: UTK. Rapport 4/2015. Revisjon av Sykehusapotekene HF MalemaL Liv: UTK Rapport 4/2015 Revisjon av Sykehusapotekene HF Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst 27.03.2015 Rapport nr. 4/2015 Revisjonsperiode Desember 2014 til mars 2015 Virksomhet Sykehusapotekene HF

Detaljer

Saksframlegg. Sykefravær i Engerdal kommune -oppfølging av kommunestyrets vedtak. Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Kommunestyret

Saksframlegg. Sykefravær i Engerdal kommune -oppfølging av kommunestyrets vedtak. Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Kommunestyret Engerdal kommune Saksmappe: 2015/554-6623/2015 Saksbehandler: Terje Vestad Saksframlegg Sykefravær i Engerdal kommune -oppfølging av kommunestyrets vedtak Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato Formannskapet

Detaljer

Styresak 34-2015 Oppfølging av internrevisjon Henvisninger og ventelister i Nordlandssykehuset HF -Internrevisjonsrapport nr.

Styresak 34-2015 Oppfølging av internrevisjon Henvisninger og ventelister i Nordlandssykehuset HF -Internrevisjonsrapport nr. Direktøren Styresak 34-2015 Oppfølging av internrevisjon Henvisninger og ventelister i Nordlandssykehuset HF -Internrevisjonsrapport nr. 02-2013 Saksbehandler: Terje Svendsen/Beate Sørslett Saksnr.: 2014/2318

Detaljer

Vi er glade for at du velger Bemanningshuset som din arbeidsgiver, og håper du vil trives hos oss.

Vi er glade for at du velger Bemanningshuset som din arbeidsgiver, og håper du vil trives hos oss. PERSONALHÅNDBOK Velkommen som medarbeider i Bemanningshuset. Vi er glade for at du velger Bemanningshuset som din arbeidsgiver, og håper du vil trives hos oss. I dette heftet vil du blant annet finne praktiske

Detaljer

VIKARHÅNDBOK 2010 Versjon August 2010

VIKARHÅNDBOK 2010 Versjon August 2010 VIKARHÅNDBOK 2010 Innhold 1. Formål med vikarhåndboken... 3 2. Om Think Silvercon... 3 3. Think Silvercon AS personalpolicy... 3 4. Ved ansettelse hos Think Silvercon... 3 5. Forventninger og muligheter

Detaljer

Din ansettelse hos oss: Arbeidsavtale. Oppdragsbekreftelse. Medarbeidersamtale/oppfølging. Taushetsplikt. Oppsigelse og oppsigelsesfrist

Din ansettelse hos oss: Arbeidsavtale. Oppdragsbekreftelse. Medarbeidersamtale/oppfølging. Taushetsplikt. Oppsigelse og oppsigelsesfrist Du er fast ansatt i Right Bemanning AS fra du har fått et aktivt oppdrag av oss. Vi utbetaler lønn/feriepenger, og vi innbetaler skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Selv om du er ansatt hos Right bemanning,

Detaljer

Sammenligning av sykefraværsstatistikker i KS, SSB og enkeltkommuner

Sammenligning av sykefraværsstatistikker i KS, SSB og enkeltkommuner Sammenligning av sykefraværsstatistikker i KS, SSB og enkeltkommuner Bakgrunnen for dette notatet er forskjeller i statistikker for sykefraværet utarbeidet av SSB, KS og enkeltkommuner. KS, SSB og de fleste

Detaljer

FOLKETRYGDEN Søknad om ytelse ved fødsel og adopsjon

FOLKETRYGDEN Søknad om ytelse ved fødsel og adopsjon NAV 14-05.05 FOLKETRYGDEN Søknad om ytelse ved fødsel og adopsjon Den som får barn ved fødsel eller adopsjon, og er medlem av folketrygden, har rett på foreldrepenger eller engangsstønad. Du finner mer

Detaljer

Styresak 87-2010 Internrevisjonsrapport nr. 07/2009: Kvalitetssystem dokumentstyring og avviksbehandling oppsummering, oppfølging av styresak 24-2010

Styresak 87-2010 Internrevisjonsrapport nr. 07/2009: Kvalitetssystem dokumentstyring og avviksbehandling oppsummering, oppfølging av styresak 24-2010 Møtedato: 25. august 2010 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Merete Hermansen, 75 51 29 00 Dato: 13.8.2010 Styresak 87-2010 Internrevisjonsrapport nr. 07/2009: Kvalitetssystem dokumentstyring og avviksbehandling oppsummering,

Detaljer

Trondheim kommunerevisjon Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune

Trondheim kommunerevisjon Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune Lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune Trondheim kommunerevisjon Januar 2006 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen av lønn og fravær enhetsledere i Trondheim kommune.

Detaljer

KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL. Forvaltningsrevisjonsrapport. Refusjon sykepenger. Vestnes kommune

KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL. Forvaltningsrevisjonsrapport. Refusjon sykepenger. Vestnes kommune KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL Forvaltningsrevisjonsrapport Refusjon sykepenger i Vestnes kommune Mai 2011 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal er et interkommunalt selskap etter kommuneloven

Detaljer

RETNINGSLINJER SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING OG TILRETTELEGGING/TILBAKE- FØRING TIL ARBEID TYSFJORD KOMMUNE

RETNINGSLINJER SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING OG TILRETTELEGGING/TILBAKE- FØRING TIL ARBEID TYSFJORD KOMMUNE RETNINGSLINJER SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING OG TILRETTELEGGING/TILBAKE- FØRING TIL ARBEID TYSFJORD KOMMUNE Vedtaksmyndighet - Ansvar for oppdatering/evaluering Arbeidsmiljøutvalget personalkontoret Møtedato:

Detaljer

TRONDHEIM KOMMUNE. Lønnsrutiner ved Personaltjenesten

TRONDHEIM KOMMUNE. Lønnsrutiner ved Personaltjenesten TRONDHEIM KOMMUNE Lønnsrutiner ved Personaltjenesten Trondheim kommunerevisjon Januar 2006 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen av sentrale lønnsrutiner ved Personaltjenesten.

Detaljer

Ke ska e jær når at. Et informasjonshefte for medarbeidere i Vefsn kommune om sykefraværsarbeid. Vefsn kommune et steg foran SYK

Ke ska e jær når at. Et informasjonshefte for medarbeidere i Vefsn kommune om sykefraværsarbeid. Vefsn kommune et steg foran SYK Ke ska e jær når at Et informasjonshefte for medarbeidere i Vefsn kommune om sykefraværsarbeid Heftet er ment for at du som medarbeider på en enkel måte skal kunne orientere deg om krav, forventninger

Detaljer

VIRKEMIDLER FOR ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV

VIRKEMIDLER FOR ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV VIRKEMIDLER FOR ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV Tove Istad Rådgiver Nav arbeidslivssenter Møre og Romsdal IA-avtalen Bygger på en tradisjon for samarbeid og tillit mellom myndigheter, arbeidstakere og arbeidsgivere.

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING FERIE

RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING FERIE Dønna kommune RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING AV FERIE Vedtatt i Administrasjonsutvalget 02.09.09 Retningslinjene for forvaltning av ferie er utarbeidet med bakgrunn i at ledere skal få en bedre forståelse

Detaljer

Vi er glade for at du velger Avantas som din arbeidsgiver, og håper du vil trives hos oss.

Vi er glade for at du velger Avantas som din arbeidsgiver, og håper du vil trives hos oss. PERSONALHÅNDBOK Velkommen som medarbeider i Avantas. Vi er glade for at du velger Avantas som din arbeidsgiver, og håper du vil trives hos oss. I dette heftet vil du blant annet finne praktiske opplysninger

Detaljer

BRUKERVEILEDNING TIDBANK

BRUKERVEILEDNING TIDBANK BRUKERVEILEDNING TIDBANK 1 RETNINGSLINJER VED REGISTERING OG OPPFØLGING AV ARBEIDSTID...3 Registering av arbeidstid...3 Manglende registeringer...3 Korrigering av feilregistreringer...3 Godkjenning av

Detaljer

Hjelp til Sykefraværsoppfølging

Hjelp til Sykefraværsoppfølging Hjelp til Sykefraværsoppfølging Sist oppdatert: 02.09.15 Generell del Funksjonell beskrivelse Varsler og frister Startbildet for sykefraværsoppfølging Sykefraværsdata og oppfølging for en ansatt Bekrefte

Detaljer

Saksbehandler: Gro Ankill 2008/2731-

Saksbehandler: Gro Ankill 2008/2731- Styresak nr. 60/08 Revisjonsrapport pr. 2. tertial 2008 Saksbehandler: Gro Ankill Saksnr.: 2008/2731- Dato: 10.12.08 Dokumenter i saken : Trykt vedlegg: Nordlandssykehuset HF Oppsummering av revisjon 2.

Detaljer

Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget. Revidering av kommunens permisjonsreglement

Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget. Revidering av kommunens permisjonsreglement Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2010/2212-25 Saksbehandler: Robert Bjørk, Leder Ansvarlig leder: Robert Bjørk, Personalleder Godkjent av: Jacob Br. Almlid, Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato

Detaljer

Ansatt i Sirdal kommune: HVA GJØR DU HVIS DU BLIR SYK? Se Intranett/personal

Ansatt i Sirdal kommune: HVA GJØR DU HVIS DU BLIR SYK? Se Intranett/personal Ansatt i Sirdal kommune: HVA GJØR DU HVIS DU BLIR SYK? Hva gjør du hvis du blir syk? Meld fra til arbeidsplassen første dag! Så tidlig som mulig første dag du er syk eller må være borte på grunn av barns

Detaljer

Ytelser ved svangerskap, fødsel og adopsjon

Ytelser ved svangerskap, fødsel og adopsjon Folketrygden Bokmål 2004 Ytelser ved svangerskap, fødsel og adopsjon Denne brosjyren gir en kort orientering om retten til ytelse i forbindelse med svangerskap, fødsel og adopsjon. Brosjyren er àjour pr

Detaljer

Styresak 45-2015 Oppfølging av Internrevisjonsrapport 01/2013:

Styresak 45-2015 Oppfølging av Internrevisjonsrapport 01/2013: Møtedato: 29. april 2015 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Nils B. Normann, 75 51 29 00 Bodø, 17.4.2015 Styresak 45-2015 Oppfølging av Internrevisjonsrapport 01/2013: Revisjon av tverrgående prosesser

Detaljer

Kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon i Nordlandssykehuset HF

Kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon i Nordlandssykehuset HF Kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon i Nordlandssykehuset HF Internrevisjonsrapport nr. 05/2012 Bodø, 09.11.2012 Internrevisjonen i Helse Nord RHF INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...

Detaljer

Kapittel 1 Fellesbestemmelser

Kapittel 1 Fellesbestemmelser KS forslag til endringer fremkommer i kursiv og gjennomstreket tekst. Kommentarer er merket med fet understrek. Kapittel 1 Fellesbestemmelser 3 Oppsigelse, omplassering 3.4.1 Ved omplassering/overgang

Detaljer

Fravær og ferieregistrering (i windows)

Fravær og ferieregistrering (i windows) Visma Enterprise HRM Versjon 2012.1 Fravær og ferieregistrering (i windows) Rutiner for Oppland fylkeskommune Sist oppdatert 06.02.2014 Innhold 1. Prinsipper for føring av fravær... 3 1.1 Sykefraværsstatistikk

Detaljer

Helse Stavanger HF. Helse Stavanger HF. Begrenset gjennomgang av regnskap pr 30. september 2003

Helse Stavanger HF. Helse Stavanger HF. Begrenset gjennomgang av regnskap pr 30. september 2003 Begrenset gjennomgang av regnskap pr 30. september 2003 1 03.08.2010 Arbeid utført Begrenset gjennomgang gjennomgangen er foretatt av to personer i løpet av en dag (mandag 20. oktober) og er derfor nødvendigvis

Detaljer

Rapport Revisjon forskning Revmatismesykehuset AS

Rapport Revisjon forskning Revmatismesykehuset AS Rapport Revisjon forskning Revmatismesykehuset AS Internrevisjonen Helse Øst 10.01.2007 Rapport nr. 21-2006 Revisjonsperiode August-oktober 2006 Virksomhet Rapportmottaker Kopi Rapportavsender Oppdragsgiver

Detaljer

Forord ved Politimesteren:

Forord ved Politimesteren: Forord ved Politimesteren: Retningslinjen er sentral, og gjelder for alle medarbeidere i organisasjonen. Formålet med retningslinjer ved graviditet foreldrepermisjon ved Oslo politidistrikt er å sikre

Detaljer

H e l s e S t a v a n g e r H F

H e l s e S t a v a n g e r H F Økonomi Utarbeide og detaljere budsjett for egen enhet innenfor gitt ramme Omfordele godkjent budsjett for egen divisjon/klinikk Iverksette koordinerende tiltak innenfor egne budsjettrammer Opprette, omgjøre

Detaljer

PERSONALHÅNDBOK 2014. Vest Bemanning AS, Luramyrveien 25A, 4313 Sandnes, Tlf: 96 500 100

PERSONALHÅNDBOK 2014. Vest Bemanning AS, Luramyrveien 25A, 4313 Sandnes, Tlf: 96 500 100 PERSONALHÅNDBOK 2014 Personalhåndbok for Vest Bemanning AS Ansettelsesforhold Arbeidsavtale Arbeidsavtalen du har skrevet under bekrefter at det er Vest Bemanning AS, som er din arbeidsgiver og som er

Detaljer

REVISJONSRAPPORT PR. 31.08.2007

REVISJONSRAPPORT PR. 31.08.2007 Styresaknr. 37/07 REF: 2007/000135 REVISJONSRAPPORT PR. 31.08.2007 Saksbehandler: Gro Ankill Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: Nordlandssykehuset HF Oppsummering av revisjon 2. tertial 2007, Power Point

Detaljer

Gull inn gull ut. Datakvalitet og styringsinformasjon innen lønnsområdet

Gull inn gull ut. Datakvalitet og styringsinformasjon innen lønnsområdet Gull inn gull ut Datakvalitet og styringsinformasjon innen lønnsområdet Alkymistens laboratorium Dette handler om Kvalitet i datagrunnlag Tilstrekkelig kompetanse Felles rutiner horisontalt og vertikalt

Detaljer

Fravær og ferieregistrering (i windows)

Fravær og ferieregistrering (i windows) Visma Enterprise HRM Versjon 2012.1 Fravær og ferieregistrering (i windows) Rutiner for Oppland fylkeskommune Sist oppdatert 21.01.2014 Innhold 1. Prinsipper for føring av fravær... 3 1.1 Sykefraværsstatistikk

Detaljer

Personalhåndbok. - Vi har jobben du ønsker

Personalhåndbok. - Vi har jobben du ønsker Personalhåndbok - Vi har jobben du ønsker Innholdsfortegnelse Arbeidsavtale... 3 Taushetsplikt... 3 Oppdrag... 3 Timelister og lønn... 3 Overtid... 3 Skattekort... 3 Feriepenger... 4 Høytidsdager... 4

Detaljer

BRUKERVEILEDNING TIDBANK

BRUKERVEILEDNING TIDBANK BRUKERVEILEDNING TIDBANK Ajourført 22.12.2011 1 RETNINGSLINJER VED REGISTERING OG OPPFØLGING AV ARBEIDSTID...3 Registering av arbeidstid...3 Manglende registeringer...3 Korrigering av feilregistreringer...3

Detaljer

Orientering. Pleiepenger 9-12

Orientering. Pleiepenger 9-12 Orientering Pleiepenger 912 Pleiepenger for pleie av nær pårørende Dersom du pleier en nær pårørende i livets sluttfase i hjemmet, kan du få pleiepenger. Du kan få pleiepenger både når du gir pleie i hjemmet

Detaljer

Reglement for fleksibel arbeidstid. Vedtatt i administrasjonsutvalgets møte 18.12.08 under sak 25/08 Iverksettingsdato 01.01.09

Reglement for fleksibel arbeidstid. Vedtatt i administrasjonsutvalgets møte 18.12.08 under sak 25/08 Iverksettingsdato 01.01.09 Reglement for fleksibel arbeidstid Vedtatt i administrasjonsutvalgets møte 18.12.08 under sak 25/08 Iverksettingsdato 01.01.09 Innholdsfortegnelse 1. Hva er fleksibel arbeidstid...3 2 Hvem omfattes av

Detaljer

Sykepenger og foreldrepenger - Norske Landbrukstenester. Kursleder Kamilla Lunde Sørli Rådgiver

Sykepenger og foreldrepenger - Norske Landbrukstenester. Kursleder Kamilla Lunde Sørli Rådgiver Sykepenger og foreldrepenger - Norske Landbrukstenester Kursleder Kamilla Lunde Sørli Rådgiver Infotjenester AS 2010 Omsetning: over 120 mill. Antall ansatte: 110 Kursdeltakere: over 10 000 Ledende innen

Detaljer

Besl. O. nr. 40. (2005-2006) Odelstingsbeslutning nr. 40. Jf. Innst. O. nr. 34 (2005-2006), Ot.prp. nr. 12 (2005-2006) og Ot.prp. nr.

Besl. O. nr. 40. (2005-2006) Odelstingsbeslutning nr. 40. Jf. Innst. O. nr. 34 (2005-2006), Ot.prp. nr. 12 (2005-2006) og Ot.prp. nr. Besl. O. nr. 40 (2005-2006) Odelstingsbeslutning nr. 40 Jf. Innst. O. nr. 34 (2005-2006), Ot.prp. nr. 12 (2005-2006) og Ot.prp. nr. 104 (2004-2005) År 2006 den 9. mars holdtes Odelsting, hvor da ble gjort

Detaljer

REVISJONSRAPORT PR.30.04.2007

REVISJONSRAPORT PR.30.04.2007 Styresaknr. 24/07 REF: 2007/000253 REVISJONSRAPORT PR.30.04.2007 Saksbehandler: Gro Ankill, Jørn Stemland Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: Nordlandssykehuset HF Oppsummering av revisjon 1. tertial 2007,

Detaljer

PERSONALHÅNDBOK. I denne personalhåndboken finner du generell informasjon om konsernet, samt praktiske opplysninger om ditt arbeidsforhold hos oss.

PERSONALHÅNDBOK. I denne personalhåndboken finner du generell informasjon om konsernet, samt praktiske opplysninger om ditt arbeidsforhold hos oss. PERSONALHÅNDBOK Velkommen til People4you, konsernet som består av People4you-selskapene. Vi har kontorer i Askim, Ski, Oslo, Bergen, Stavanger og Romerike, samt spesialselskaper innen IT og Bygg & Anlegg.

Detaljer

Orientering om tiltaksplan for arbeid med anbefalinger etter Internrevisjonsrapport 04/2013 - Henvisninger og ventelister i Helse Finnmark HF

Orientering om tiltaksplan for arbeid med anbefalinger etter Internrevisjonsrapport 04/2013 - Henvisninger og ventelister i Helse Finnmark HF Styremøte i Finnmarkssykehuset HF Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: 2013/2208 Andreas Ertesvåg, 78 97 31 54 Hammerfest, 5.2.2014 Saksnummer 6/2014 Saksansvarlig: Harald Sunde, Medisinsk fagsjef Møtedato:

Detaljer

Forslag Reglement for fleksibel arbeidstid i Alstahaug kommune

Forslag Reglement for fleksibel arbeidstid i Alstahaug kommune Forslag Reglement for fleksibel arbeidstid i Alstahaug kommune Innholdsfortegnelse 1. Formål.... 3 2. Omfang og vilkår.... 3 3. Kjernetid/ytre ramme for arbeidstid.... 3 4. Avspasering, avregningsperiode

Detaljer

SAMFUNNSPOLITISK AVDELING November 2012 SOSIALT FLAK

SAMFUNNSPOLITISK AVDELING November 2012 SOSIALT FLAK SAMFUNNSPOLITISK AVDELING November 2012 SOSIALT FLAK Dette flaket gir en oppdatering av ulike satser og beløp i viktige stønadsordninger i den norske velferdsstaten. 1. Grunnbeløpet Grunnbeløpet (G) er

Detaljer

Høringsuttalelse - Høring om arbeid og omsorg - Forslag til lovendringer med sikte på å bedre mulighetene til å kombinere arbeid med omsorgsoppgaver

Høringsuttalelse - Høring om arbeid og omsorg - Forslag til lovendringer med sikte på å bedre mulighetene til å kombinere arbeid med omsorgsoppgaver Dato: 9. januar 2009 Byrådsak 38/09 Byrådet Høringsuttalelse - Høring om arbeid og omsorg - Forslag til lovendringer med sikte på å bedre mulighetene til å kombinere arbeid med omsorgsoppgaver SANO SARK-03-200801218-121

Detaljer

Langtidssykmeldte arbeidstakere. Tillitsvalgtes rolle Modul 3-4 2010

Langtidssykmeldte arbeidstakere. Tillitsvalgtes rolle Modul 3-4 2010 Langtidssykmeldte arbeidstakere Tillitsvalgtes rolle Modul 3-4 2010 Mål Gi grunnleggende kunnskaper om rettigheter og plikter i forhold til sykdom og uførhet Vise tillitsvalgte hvor du søker hjelp og informasjon

Detaljer

Arbeids- og sosialdepartementet Postboks 8019 Dep 0030 Oslo. Sarpsborg 05.02.2016

Arbeids- og sosialdepartementet Postboks 8019 Dep 0030 Oslo. Sarpsborg 05.02.2016 Arbeids- og sosialdepartementet Postboks 8019 Dep 0030 Oslo Sarpsborg 05.02.2016 Svar på høring - forslag om endret fastsetting av grunnlaget for korttidsytelsene Infotjenester er en rådgivningsbedrift

Detaljer

Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte

Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte Ny IA-avtale 1. mars 2010-31. desember 2013 Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte I forbindelse med ny IA-avtale (fra 1. mars 2010 til og med 31. desember

Detaljer

Refusjonsrutinen Jostein Hole. Refusjonsprosessen fra «A - Å»

Refusjonsrutinen Jostein Hole. Refusjonsprosessen fra «A - Å» Refusjonsprosessen fra «A - Å» Arbeid: Seniorkonsulent i EVRY (Bergen) Bakgrunn: Siviløkonom fra NHH Pågående prosjekt: Bergen kommune Mitt oppdrag idag: «Hvordan kan Agresso være med på å styrke fokus

Detaljer

Reglement for. godtgjøring til folkevalgte

Reglement for. godtgjøring til folkevalgte Reglement for godtgjøring til folkevalgte Søgne kommune Gjeldende fra 01.11.15 Vedtatt i kommunestyret 24.09.15 Saksnr.: PS 58/15 Innhold 1. Generelle bestemmelser... 3 2. Definisjoner av begrepene lønn,

Detaljer

Huldt & Lillevik Lønn 5.0 2008-12-18. Huldt & Lillevik Lønn. Versjon 5.08.4

Huldt & Lillevik Lønn 5.0 2008-12-18. Huldt & Lillevik Lønn. Versjon 5.08.4 Huldt & Lillevik Lønn Versjon 5.08.4 Innhold Hva er nytt i denne versjonen... 2 1 Oppdatere til 8.4 og Altinn Monitor 2.6.217... 2 1.1 Oppdatere versjon via Internett...2 1.2 Oppdatere versjon via CD...2

Detaljer

ABC i ledelse, jus og arbeidsmiljøspørsmål

ABC i ledelse, jus og arbeidsmiljøspørsmål Foto: Silje Glefjell ABC i ledelse, jus og arbeidsmiljøspørsmål 31.05.2013 Gro Lundberg 1 Abelia landsforeningen for kunnskaps- og teknologibedrifter i NHO Etablert i 2001, nest yngste landsforening 4.

Detaljer

AVTALE. mellom NORGES REDERIFORBUND DET NORSKE MASKINISTFORBUND. vedrørende VILKÅR FOR NORSKE MASKINISTASPIRANTER UNDER

AVTALE. mellom NORGES REDERIFORBUND DET NORSKE MASKINISTFORBUND. vedrørende VILKÅR FOR NORSKE MASKINISTASPIRANTER UNDER Gjelder fra 1. november 2012 til 31. oktober 2014 AVTALE mellom NORGES REDERIFORBUND og DET NORSKE MASKINISTFORBUND vedrørende VILKÅR FOR NORSKE MASKINISTASPIRANTER UNDER FARTSTIDSOPPTJENING/OPPLÆRING

Detaljer

E-skjema for ansatte

E-skjema for ansatte E-skjema for ansatte Hvorfor E-skjema Oppstart av e-skjema Kostnader Presentasjon av elektroniske skjema Oppfølging og feilretting Side 2 E-skjema gir nye muligheter Bedre kvalitet Effektiv ressursbruk

Detaljer

på reise fra personal til HR

på reise fra personal til HR 1 på reise fra personal til HR NTNUs fraværs- og refusjonsprosjekt Rådgiver Jens Petter Nygård Personalavdelingen, NTNU Bluegardendagene 23. oktober 2012 2 NTNUs fraværs- og refusjonsprosjekt overgang

Detaljer

DE NORDISKA LÄNDERNAS SOCIALSKYDD FOR FÖRETAGARE VED SJUKDOM, BARSEL OG ARBETSLÖSHET OG STARTPENG FÖR FÖRETAGARE

DE NORDISKA LÄNDERNAS SOCIALSKYDD FOR FÖRETAGARE VED SJUKDOM, BARSEL OG ARBETSLÖSHET OG STARTPENG FÖR FÖRETAGARE DE NORDISKA LÄNDERNAS SOCIALSKYDD FOR FÖRETAGARE VED SJUKDOM, BARSEL OG ARBETSLÖSHET OG STARTPENG FÖR FÖRETAGARE 1 NORGE 1. SYKDOM Kompensasjon for deler av inntektstap fra folketrygden Lov om folketrygd

Detaljer

Praktisering av vernebestemmelsene knyttet til arbeids- og hviletid i Helse Nord, gjennomføring av tiltak og utvikling oppfølging av styresak 146-2011

Praktisering av vernebestemmelsene knyttet til arbeids- og hviletid i Helse Nord, gjennomføring av tiltak og utvikling oppfølging av styresak 146-2011 Møtedato: 21. mars 2013 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Haakon Eichler, 75 51 29 86 Bodø, 8.3.2013 Styresak 32-2013 Praktisering av vernebestemmelsene knyttet til arbeids- og hviletid i Helse Nord, gjennomføring

Detaljer

Styresak 27-2015 Revisjonsrapport 2014

Styresak 27-2015 Revisjonsrapport 2014 Økonomi Styresak 27-2015 Revisjonsrapport 2014 Saksbehandler: Marit Barosen Saksnr.: 2015/641 Dato: 16.03.2015 Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: Ikke trykt vedlegg: Management letter 2014 Nordlandssykehuset

Detaljer

HELSE NORD PR 31. AUGUST 2004

HELSE NORD PR 31. AUGUST 2004 Saksbehandler: Erik Arne Hansen, tlf.75 51 29 24 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: 10.11.2004 200300022-78 134 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: STYRESAK 81-2004

Detaljer

Personalhåndbok for konsulenter i Bragd Engineering AS

Personalhåndbok for konsulenter i Bragd Engineering AS Personalhåndbok for konsulenter i Bragd Engineering AS Forord Denne personalhåndboken er ment å være et oppslagsverk der du kan finne svar på noe av det du som medarbeider trenger å vite om BRAGD ENGINEERING

Detaljer

Styresak. Bjørn Tungland 071/10 O Internrevisjon økonomistyring

Styresak. Bjørn Tungland 071/10 O Internrevisjon økonomistyring Styresak Går til: Foretak: Styremedlemmer Helse Stavanger HF Dato: 25. august 2010 Saksbehandler: Saken gjelder: Arkivsak 0 2010/445/012 Bjørn Tungland 071/10 O Internrevisjon økonomistyring Økonomistyring

Detaljer

Instruks (utkast) for Internrevisjonen Helse Sør-Øst

Instruks (utkast) for Internrevisjonen Helse Sør-Øst Instruks (utkast) for Internrevisjonen Helse Sør-Øst Fastsatt av Kontrollkomiteen Helse Sør-Øst RHF xx.xx.2007 Innhold 1 Innledning... 3 2 Formål og omfang... 3 3 Organisering, ansvar og myndighet...3

Detaljer

STYRESAK 24-2010 INTERNREVISJONSRAPPORT NR. 07/2009: KVALITETSSYSTEM DOKUMENTSTYRING OG AVVIKSBEHANDLING OPPSUMMERING

STYRESAK 24-2010 INTERNREVISJONSRAPPORT NR. 07/2009: KVALITETSSYSTEM DOKUMENTSTYRING OG AVVIKSBEHANDLING OPPSUMMERING Saksbehandler: Tor Solbjørg, tlf. 75 51 29 02 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: 12.2.2010 200900256-23 134 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: STYRESAK 24-2010 INTERNREVISJONSRAPPORT

Detaljer