Internrevisjonsrapport 07/2015. Refusjon fra NAV for Helse Nord RHFs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Transkript

1 Internrevisjonsrapport 07/2015 Refusjon fra NAV for Helse Nord RHFs løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF,

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Regional samordning Formål og omfang Formål med revisjonen Regelverk Omfang og avgrensninger Fokusområder og revisjonskriterier Metoder Observasjoner og vurderinger Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av registrering og godkjenning av fravær Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av vurdering, beregning og krav om refusjon Mottak og registrering av refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av mottak og registrering av refusjon Kontroll og oppfølging Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger av kontroll og oppfølging Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...20 Vedlegg 1 Dokumentoversikt Vedlegg 2 - Oversikt over fraværskoderegister GAT-HNRHF og PAGA 2 av 21

3 Sammendrag Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Helse Nord RHF i perioden januar mai Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Helse Nord RHF mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap, og gjelder refusjon fra NAV for arbeidsgivers løpende utbetaling av sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Feriepenger for ytelsene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Metoder Det er gjennomført dokumentgjennomgang, intervju og ulike stikkprøver/tester. Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Helse Nord RHF knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at virksomheten mottar den refusjon den er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Anbefalinger Internrevisjonen gir flere anbefalinger Helse Nord RHF bør iverksette for å bedre internkontrollen relatert til refusjonsberettiget fravær. Dette gjelder blant annet gjennomgang av ansvars- og oppgavefordeling knyttet til fravær og refusjon, gjennomføring av risikovurderinger, regionale avklaringer om innhold i Personalhåndboka, opplæring, kontrollregler i GAT, retningslinjer for avstemming og avskriving, funksjonalitet i PAGA og oppfølging av refusjonsprosessen. 3 av 21

4 1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Helse Nord RHF (HNRHF) i perioden desember mai 2015, utført av internrevisorene Hege Knoph Antonsen og Bjørn Ole Kristiansen. Revisjonssjef Tor Solbjørg har hatt det overordnede ansvaret. Oppdraget inngår i vedtatt revisjonsplan for 2014/2015, og tilsvarende revisjon gjennomføres i alle foretakene i Helse Nord og i Helse Nord IKT. Internrevisjonen har omfattet følgende aktiviteter: Melding om internrevisjon sendt Dokumentgjennomgang Intervjuer gjennomført i Tromsø og Bodø i perioden Intervjuer gjennomført ved Økonomiavdelingen i Nordlandssykehuset (NLSH) 17. og Tester basert på tilsendt dokumentasjon utført februar - april 2015 Utkast til rapport oversendt til uttalelse og kvalitetssikring av fakta, tilbakemelding mottatt Regional samordning Compendia Personalhåndbok ble tatt i bruk i Helse Nord høsten Her skal den ansatte finne informasjon om retningslinjer, rettigheter og plikter knyttet til arbeidsforholdet. Personalhåndboka skal utvikles og vedlikeholdes med både regionalt og lokalt innhold. I tillegg til Personalhåndboka, benyttes også Docmap til styring og distribusjon av regionale og lokale dokumenter via intranett. Foretakene håndterer refusjoner ved hjelp av følgende datasystemer: GAT: fraværsregistrering og håndtering (separat installasjon i hvert HF, Helse Nord IKT og Helse Nord RHF) Personalportalen (PP): personalsystem (felles nettløsning for Helse Nord) PAGA: lønnssystem (felles nettløsning for Helse Nord) Agresso: økonomi- og regnskapssystem (felles for Helse Nord) Helse Nord RHF er systemeier for disse systemene, og foretakenes direktører er lokal systemeier. Det er etablert regionale forvaltningsfora både for Personalhåndboka, GAT og PAGA/PP, med representanter fra alle HF-ene. I tillegg er det ved UNN etablert en Regional systemenhet for lønns- og personalsystemet (Systemenheten), basert på avtale med Helse Nord RHF. Systemenhetens oppgaver er definert i avtalen, og disse omfatter blant annet ansvar for forvaltning av regionale kodeverk, registre og prosedyrer/veiledninger i systemet, å se til at regionale standarder følges, samt å være pådriver for videreutvikling av løsningene. 4 av 21

5 2 Formål og omfang 2.1 Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Helse Nord RHF mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 2.2 Regelverk Følgende regelverk er særlig aktuelt i denne revisjonen: Lov om folketrygd (folketrygdloven), kapittel 8, 9, 14 og 22. I tillegg er det gitt relevante føringer i følgende dokumenter: NAVs rundskrivsamling vedrørende folketrygdloven Hovedtariffavtalen Helse Nords Personalhåndbok, Compendia Helse Nords Økonomihåndbok, RL rutinebeskrivelser og krav til dokumentasjon/prosess 2.3 Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter refusjon fra NAV for arbeidsgivers utbetaling av følgende løpende ytelser: Sykepenger: Kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt ved arbeidsuførhet som skyldes sykdom eller skade (ftlv. 8-1). Svangerskapspenger: Ytelse til arbeidstaker som etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid (ftlv. 14-4). Foreldrepenger: Ytelse til barnets mor og far ved fødsel og ved adopsjon av barn under 15 år (ftlv. 14-5). Omsorgspenger: Ytelse til en arbeidstaker som har omsorg for barn, som er borte fra arbeidet når barn eller barnepasser er syk (ftlv. 9-5). Pleiepenger: Ytelse til arbeidstakere med omsorg for barn som trenger kontinuerlig pleie og tilsyn, for eksempel ved innleggelse i helseinstitusjon, ved funksjonshemning eller ved alvorlig sykdom, samt til arbeidstakere som i hjemmet pleier en nærstående i livets sluttfase (ftlv ). Opplæringspenger: Ytelse til ansatte med omsorg for barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom, som deltar på opplæring som er nødvendig for omsorgen (ftlv. 9-13). Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap. Nordlandssykehuset ivaretar deler av saksgangen, på vegne av Helse Nord RHF. Dette gjelder vurdering, beregning og krav om refusjon, mottak og registrering av refusjon, samt regnskapsføring. Det gjennomføres derfor revisjonshandlinger både ved Helse Nord RHF og ved Nordlandssykehuset. 5 av 21

6 Feriepenger for ytelsene/refusjonene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Enkeltytelser som tilretteleggings-/lønnstilskudd eller stønad til reise osv., omfattes ikke av revisjonen. 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier Med utgangspunkt i formålet har revisjonen vært konsentrert om følgende fokusområder: Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Registrering og godkjenning av fravær Vurdering, beregning og krav om refusjon Mottak og registrering av refusjon Kontroll og oppfølging For hvert fokusområde har internrevisjonen utledet konkrete kriterier fra folketrygdloven og andre føringer, jf. kap. 2.2 foran. COSO 1 s rammeverk for intern kontroll er også benyttet som grunnlag for kriteriene. Kriteriene er krav og forventninger som revisjonens observasjoner sammenlignes med, og disse er gjengitt i kapittel 4. 3 Metoder Følgende metoder er benyttet i revisjonsoppdraget: Dokumentgjennomgang Dokumenter tilsendt fra HNRHF og innhentet via enhetens websider er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene, og benyttet i forberedelser til intervju. Se Vedlegg 1, Dokumentoversikt. Intervju Det er gjennomført intervju med seks ledere og medarbeidere ved Helse Nord RHF i Bodø og Tromsø (SKDE). I tillegg er det gjennomført intervjuer ved Økonomiavdelingen i Nordlandssykehuset. Stikkprøver/tester Vi har foretatt følgende tester: 1 COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Internkontroll, et integrert rammeverk, av 21

7 Test 1: Tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA Kontrollgrunnlag: Fraværskoderegister i GAT-HNRHF og regional PAGA. Inngår relevante fraværskoder for alle ytelsene i GAT, og har tilgjengelige koder samme navn i PAGA? Test 2: Identifisering av refusjonsberettigede fravær Kontrollgrunnlag: Systemdokumentasjon for regional PAGA. Inngår alle relevante fraværskoder i PAGAs varslingsfunksjon for refusjonsberettigede fravær? Test 3: Omfang av løpende inntektsjustering i PAGA, relatert til opprinnelige krav Kontrollgrunnlag: Følgende rapporter fra PAGA, periode : Refusjonskrav. På rapportens siste side framkommer sum opprinnelige krav 2014 (inkludert arbeidsgiveravgift). Denne summen er benyttet som grunnlag for å beregne andel korrigeringer. Refusjonskorrigeringer. På rapportens siste side framkommer sum avskrivninger, sum tillegg og sum netto korreksjoner. Ved hjelp av rapportene er det kartlagt hvor stort beløp som er avskrevet som inntektsreduksjon via PAGA, og hvilken andel dette utgjør av opprinnelige krav. 4 Observasjoner og vurderinger Hvert delkapittel/fokusområde nedenfor innledes med en beskrivelse av hvilke forventninger internrevisjonen har lagt til grunn (kriterier). Deretter presenteres internrevisjonens observasjoner og vurderinger relatert til kriteriene. 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Arbeidsoppgavene er klart fordelt på funksjoner. Risikovurderinger benyttes systematisk for å avdekke og håndtere risikoer knyttet til refusjonsprosessen Observasjoner Oppgaver som inngår i refusjonsprosessen ivaretas primært av alle ledere med personalansvar, personell i Administrasjonsavdelingen og i Seksjon for økonomi og regnskap i RHF-et, samt Økonomiavdelingen i Nordlandssykehuset. Intern organisering og oppgavefordeling i Nordlandssykehuset er beskrevet i Internrevisjonsrapport 05/2015, Refusjon fra NAV for Nordlandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, og omtales ikke her. Det er i liten grad definert føringer for tjenestene som kjøpes, og inngått avtale er ikke oppdatert etter innføring av nye lønns- og personalsystemer. 7 av 21

8 Internrevisjonen har gjennom intervjuer fått opplyst følgende om fordeling av ansvar og oppgaver med betydning for prosessen: Den enkelte personalleder har ansvar for at fravær i egen enhet er korrekt registrert og dokumentert, herunder at registrerte sykemeldinger blir levert til regnskapssjef (eventuelt via administrasjonskonsulent). Seksjon for HR ivaretar overordnet strategisk arbeid på regionalt nivå, noe som blant annet omfatter systemeierskap og forvaltningsledelse for lønns- og personalsystem, personalhåndbok og ressursstyringssystem (GAT) og redaktøransvar for regionalt innhold/oppsett i Personalhåndboka. Administrasjonsavdelingen har ansvar for å utføre HR-oppgaver lokalt for RHF-et, blant annet: tolkning av regelverk og avtaler, lederopplæring, lokalt forvaltningsansvar for personalhåndbok og lønns- og personalsystem med tilhørende systemopplæring og brukerstøtte. Avdelingen bistår ledere med registrering av sykemeldinger i GAT og videresender sykemeldinger til regnskapssjef. Fra 1. april 2015 overtok avdelingen det lokale forvaltningsansvaret for GAT. Seksjon for økonomi og regnskap har blant annet ansvar for: oppfølging av inngått avtale med Nordlandssykehuset om kjøp av tjenester vedrørende refusjon, og kontroll og oversendelse av fraværsdokumentasjon til Nordlandssykehusets lønnsenhet (heretter omtalt som NLSH Lønn). Fram til 1. april 2015 hadde seksjonen lokalt forvaltningsansvar for GAT. Det framkom for øvrig at: Seksjon for økonomi og regnskap påtok seg oppgaver med kontroll og oversendelse av dokumentasjon til Nordlandssykehuset for flere år siden, deretter har dette vedvart. Sykemeldinger ofte sendes via både personalleder, administrasjonskonsulent og regnskapssjef før de oversendes til Nordlandssykehuset. Gul lapp benyttes for å formidle beskjeder vedrørende registrering av disse i GAT. Personalledernes ivaretakelse av egne oppgaver varierer. Administrasjonsavdelingen utfører registreringer for enkelte ledere på forespørsel. Det er ikke gjennomført dokumenterte risikovurderinger som et ledd i å sikre at foretaket når målene for refusjonsprosessen Internrevisjonens vurderinger av organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Internrevisjonen oppfatter at det er enkelte uklarheter i fordelingen av ansvar og oppgaver med betydning for refusjonsprosessen. Dette gjelder spesielt fordelingen mellom Administrasjonsavdelingen og Seksjon for økonomi og regnskap, og omfatter både behandling av enkeltsaker og oppfølging av samarbeidet med Nordlandssykehuset. Etter vår vurdering kan uklarhetene føre til både manglende kontroll/oppfølging og unødvendig dobbelkontroll/forsinkelse. Systematisk bruk av dokumenterte risikovurderinger ville, etter internrevisjonens vurdering, gi Helse Nord RHF et bedre grunnlag for beslutninger om forbedringstiltak og oppfølging av prosessen. Det vises til anbefaling 1 og 2 i kapittel av 21

9 4.2 Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Egenmeldt fravær registreres og godkjennes løpende i GAT. Signert fraværsmelding/søknad leveres linjeleder. Innlevert fraværsmelding/søknad blir fortløpende vurdert og korrekt registrert, i samsvar med nødvendigdokumentasjon. Relevante fraværskoder for alle ytelsene inngår i datasystemene som benyttes. Arbeidsgiver (personalleder) vurderer om det er arbeidstakere i enheten som kan omfattes av trygdens ordning om fritak fra arbeidsgiverperiode, jf. folketrygdloven 8-20, og sørger for at det søkes NAV for de dette gjelder. Arbeidstakere det er innvilget fritak for arbeidsgiverperiode for, leverer signert bekreftelse for hver fraværsperiode Observasjoner Personalhåndbok Helse Nord RHFs Personalhåndbok (Compendia) er gjort tilgjengelig på intranett, som en del av verktøysamlingen. Her finnes også lenker til Personalportalen og GAT. Personalhåndboka omtaler aktuelt regelverk og mange av foretakets rutiner, men internrevisjonen har merket seg følgende innholdsmessige svakheter som har betydning for registrering og godkjenning av fravær: arbeidstakers rett til lønn ved sykdom omtales på ulike måter det forekommer foreldet/feil/ufullstendig informasjon en del informasjon er overlappende med informasjon i PP og Docmap. Punktene er nærmere utdypet nedenfor. Vedrørende pkt. a: I Personalhåndboka omtales arbeidstakers rett til lønn under sykdom flere steder og til dels ulikt, eksempelvis: I kapittelet om Helse-Sykdom er det gitt følgende informasjon om arbeidstakers rett: Egenmelding kan benyttes når arbeidstakeren har vært ansatt hos sin arbeidsgiver i minimum 2 måneder For å ha rett til sykepenger etter Folketrygdloven, må man ha vært ansatt i minimum 4 uker. Unntak foreligger når man kommer direkte fra annen arbeidsgiver, og har opptjent rettigheter derfra. Kapittelet Lønn under sykdom sykelønn innledes slik: Arbeidstakere har rett til lønn fra første sykedag dersom stillingen er tiltrådt, og inntil ett år. Vi har fått opplyst fra ansvarlig redaktør at formuleringen om rett til lønn fra første sykedag er registrert som konserninnhold, basert på inngått Overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser) mellom Spekter og forbundene, hvor følgende framkommer i Punkt 1.2: Når en som er ansatt og har tiltrådt stilling i virksomheten er borte fra arbeidet med rett til sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger ved fødsel og adopsjon, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger etter bestemmelsene i folketrygdloven, skal vedkommende være sikret en godtgjørelse tilsvarende full lønn i sin heltids- eller 9 av 21

10 deltidsstilling, uten hensyn til bestemmelsene om inntektsbegrensning (G-begrensningen), fra første fraværsdag. Vedrørende pkt. b: Eksempler på foreldet, feil eller ufullstendig informasjon i Personalhåndboka: Informasjonen om rutiner i forbindelse med foreldrepermisjon er ufullstendig, det gis ingen informasjon om hvor eller hvordan varsel/søknad skal sendes. Informasjonen om hvordan man søker permisjon i forbindelse med pleiepenger og opplæringspenger er ufullstendig og uklar (også informasjonen om dette i PP). Pleiepenger ved pleie av nære pårørende i terminalfasen er omtalt i to forskjellige underpunkter til kapittel Permisjoner. I ett av disse, Velferds-permisjoner, er det gitt uriktige opplysninger om begrensninger i antall dager permisjon med pleiepenger. Her står det inntil 20 dager, det korrekte er 60 dager. Vedrørende pkt. c: Retningslinjer, prosedyrer, skjema etc. relatert til fravær, fraværsregistrering og bruk av aktuelle datasystemer blir utarbeidet og tilgjengeliggjort både i Personalhåndboka, Personalportalen og i Docmap (eks. regional prosedyre PR35523, Elektronisk egenmelding og barn syk arbeidstaker). Informasjonen er til dels overlappende Registreringspraksis sykefravær Gjennom intervjuene har internrevisjonen fått følgende informasjon om hvordan sykefravær i praksis blir registrert og godkjent: Egenmeldt sykefravær og egenmeldinger vedrørende barns sykdom/barnepassers sykdom varsles via telefon til personalleder, registreres av arbeidstaker i GAT og godkjennes av leder i GAT. Det er en oppfatning ved RHF-et om at NAV krever skriftlig skjema for egenmeldte fraværsdager som inngår i arbeidsgiverperioden ved refusjonskrav. Lønnsenhetene opplyste imidlertid at NAV ikke krever dokumentasjon for egenmeldt fravær lenger, heller ikke for dem med innvilget fritak for arbeidsgiverperiode. Legemelding om sykefravær håndteres på ulike måter før de mottas i Seksjon for økonomi og regnskap (hos regnskapssjefen). Regnskapssjefen kontrollerer at skjemaene er fullstendig utfylt og at fraværet er registrert i GAT, før dokumentasjonen sendes over til NLSH Lønn omtrent hver 14. dag. I forkant av denne kontrollen har sykemeldingene vært innom personalleder og/eller administrasjonskonsulent for tilsvarende kontroll og registrering i GAT. Én av personallederne vi intervjuet var av den oppfatning at arbeidstakeren selv måtte registrere sykemeldingen i GAT, hvis ikke ville fraværet framstå som negativ fleksitid. Vedkommende leder registrerte aldri slikt fravær, men sendte dokumentasjonen videre til regnskapssjef. Internrevisjonen har imidlertid konstatert at det ikke er mulig for arbeidstakeren selv å registrere sykmeldt fravær i MinGAT Kontrollrutiner ved godkjenning av fravær Ved leders godkjenning av en fraværsmelding bekreftes det også at arbeidstakeren har rett til å benytte ordningen. Slik rett kan begrenses av flere forhold, blant annet antall dager siden forrige fravær (venteregler) og eventuelle krav om karantenetid (antall dager siden ansettelse). Det er lagt inn regler i GAT for automatisk kontroll av en rekke 10 av 21

11 grenseverdier, for eksempel maksimumsverdier for antall dager i en fraværsperiode, karantenetid og venteregler i forbindelse med bruk av egenmelding. I tillegg er det lagt inn duplikatkontroller som skal hindre feilaktige dobbeltregistreringer/kombinasjoner. Dersom disse reglene brytes, genereres et varsel til leder. Noen av disse varslene kan leder velge å ignorere, mens andre er direkte sperrer. Internrevisjonen har merket seg følgende vedrørende Helse Nord RHFs grenseverdier i GAT: De vi intervjuet ved RHF-et hadde ikke kjennskap til hvilke grenseverdier som er satt opp i GAT, hvorfor, eller hvilke konsekvenser dette har. Karantenetid før egenmelding ved egen sykdom samsvarer med folketrygdlovens bestemmelser (60 dager ved egen sykdom). Denne grenseverdien kan ledere ignorere. Karantenetid før rett til sykemeldinger er én dag. Det er ikke registrert andre krav i GAT om karantenetid for å kontrollere etterlevelse av Folketrygdlovens bestemmelser om: Karantenetid før bruk av egenmelding ved barns/barnepassers sykdom: 28 dager Karantenetid før rett til lønn ved sykemelding: 28 dager (uten opptjeningstid fra annen arbeidsgiver) Det er ikke lagt inn krav om ventetid mellom fraværsperioder, for eksempel for å sikre etterlevelse av Folketrygdlovens bestemmelse om 16 dager ventetid mellom legemeldt sykefravær og egenmeldt sykefravær. Personallederne ga uttrykk for tillit til at regler i GAT fanger opp eventuell urettmessig fraværsregistrering Fritak fra arbeidsgiverperiode NAV kan i medhold av folketrygdloven 8-20 innvilge arbeidsgiver fritak for å betale sykepenger de første 16 dagene når en arbeidstaker har sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, eller har svangerskapsrelatert sykefravær (det vil si at arbeidsgiver får refusjonsrett fra første fraværsdag). Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan søke om slikt fritak. Vedtak som mottas hos NLSH Lønn registreres i PAGA for videre refusjonsbehandling, men det gis ikke varsel til RHF-et når innvilget fritaksperiode utløper. Ordningen omtales i RHF-ets Personalhåndbok. I intervjuene framkom at lederne var kjent med ordningen, men at det nå ikke foreligger slike fritak for noen arbeidstakere ved RHF-et. Én av lederne ga uttrykk for at det trolig var en arbeidstaker i enheten som tilfredsstilte kravene for fritaksordningen, men at lederen ikke ønsket å legge "dokumentasjonsbyrde" på arbeidstakeren, og heller hadde innvilget velferdspermisjon med lønn for de dagene dette var nødvendig Permisjoner Internrevisjonen har observert følgende relatert til permisjoner: 14-dagers regelen, som i Personalportalen er beskrevet som grense mellom permisjonssøknader i GAT og PP, er kjent blant personallederne og andre med HRoppgaver. 11 av 21

12 I praksis søkes det likevel om permisjon på ulike måter, inkludert brev i ephorte og e-post, noe det ikke er fungerende rutiner for å håndtere. Det ble opplyst at det ofte glipper ved håndteringen av slike søknader. Arbeidsflyten i PP er satt opp slik at etter leders godkjenning overføres saken direkte til NLSH Lønn. Det er nå etablert en ordning der NLSH Lønn sender kopi til RHF-ets Administrasjonsavdeling. I Personalportalen finnes det eget skjema kun for foreldrepermisjon. For øvrige permisjoner relatert til NAVs løpende ytelser, må man bruke skjema for Permisjon annen årsak. Det er liten erfaring med refusjonsberettigede permisjoner ved RHF-et, og håndteringen av slike situasjoner avgjøres i hvert enkelt tilfelle. Enkelte av refusjonsordningene var lite kjent for lederne, eksempelvis muligheten for pleiepenger ved pleie av nære pårørende i terminalfase (i stedet for velferdspermisjon). To av lederne hadde relativ fersk erfaring med foreldrepermisjoner. I disse tilfellene hadde arbeidstakerne selv sørget for nødvendige meldinger/søknader. Begge lederne opplyste at de ville kontaktet Administrasjonsavdelingen ved behov for veiledning Fraværskoderegister Fraværskoderegisteret i PAGA og GAT er adskilt, og vedlikehold må derfor gjennomføres i begge systemene. Vedlikehold i regionalt PAGA-register ivaretas av ansatte ved Systemenheten, mens RHF-et selv har ansvar for vedlikehold i GAT. Internrevisjonen har undersøkt om fraværskoderegister i GAT-HNRHF omfatter relevante fraværskoder for alle de løpende ytelsene, og om kodene er tilgjengelig og har samme navn i regional PAGA (test 1). En oversikt over identifiserte koder framgår av Vedlegg 2. Testen viste at tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA dekker registreringsbehovene for fravær som kan være refusjonsberettiget, men vi har følgende kommentarer: Kode 125-Svangerskapsrelatert egenmelding er ikke tilgjengelig i GAT. Dersom det innvilges fritak fra arbeidsgiverperiode på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, vil både sykemeldte og egenmeldte fraværsdager være refusjonsberettiget. Refusjonsretten kan i gitte situasjoner også gis med tilbakevirkende kraft i inntil tre måneder. Ettersom kode 125 mangler, er det per i dag ikke mulig å skille egenmeldt fravær relatert til svangerskap fra annet egenmeldt fravær. Kode 475 har ulike navn i GAT-HNRHF og PAGA. I GAT heter koden Omsorgspenger for kron. sykt/funkh barn, mens den i PAGA heter Pleiepenger barn. Ingen beskrivelser av riktig bruk av denne koden er tilgjengelig, og det er derfor usikkert om den brukes i samsvar med forutsetningene for refusjonsvarsel i PAGA. Det finnes en egen kode for opplæringspenger i PAGA, kode 474-Opplæringspenger barn, som kan tas i bruk i GAT dersom foretaket ønsker å spesifisere denne refusjonsberettigede fraværstypen Lønnsenhetens kontroll av fraværsregistrering NLSH Lønn kontrollerer at det er samsvar mellom registrering i GAT og mottatt dokumentasjon, og at dokumentasjonen er fullstendig. Eventuelle mangler blir korrigert ved at RHF-et kontaktes. 12 av 21

13 Ansatte ved NLSH Lønn opplyste at det sjelden forekommer at nødvendig dokumentasjon ikke foreligger i tide for innsending av refusjonskrav (innen 3 md.) Internrevisjonens vurderinger av registrering og godkjenning av fravær Etter internrevisjonens vurdering er informasjonen i Personalhåndboka om rett til lønn ved sykdom uklar og til dels motstridende, og det er risiko for ulik praksis. Internrevisjonen stiller spørsmål ved om det er korrekt å legge til grunn en tolkning av overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser), pkt. 1.2, som medfører at arbeidstakere som mangler den opptjeningstid Folketrygdloven krever, sikres rett til full lønn under sykdom. En slik praksis vil innebære at foretaket i gitte situasjoner utbetaler full lønn uten å ha refusjonsrett. Flere av formuleringene om dette har regional gyldighet, og bør avklares på regionalt nivå. Det er utført et viktig arbeid med utvikling av automatisk genererte varsler og sperrer i forbindelse med fraværsregistrering i GAT, og det har framkommet at ledere har tillit til at automatisk genererte varsler og sperrer i GAT hindrer feilregistrering av fravær. Det er imidlertid avgjørende at kontrollreglene som utløser slike varsler/ sperrer er basert på en korrekt forståelse av gjeldende regelverk og avtaler. Vår gjennomgang viser samtidig at dagens kontrollregler ikke omfatter alle fastsatte begrensninger, og at det derfor kreves manuelle kontrollrutiner hos personallederne for å påse at disse etterleves. Når det foreligger en klar tolkning av regelverket, for eksempel om eventuelle begrensninger etter permisjoner, vil det være naturlig at Helse Nord RHF gjennomgår kontrollreglene i GAT. Dersom flere grenseverdier inkluderes i kontrollreglene, vil behovet for manuelle kontrollrutiner reduseres. For å ha god styring med retningslinjer og rutinebeskrivelser, bør det ikke være behov for vedlikehold flere enn ett sted. Overlappende informasjon mellom Personalhåndboka, Personalportalen og Docmap er en regional utfordring og internrevisjonen har derfor i tilsvarende rapport til UNN (som ivaretar Regional systemenhet), Internrevisjonsrapport 01/2015, Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, gitt følgende anbefaling: UNN bør ta initiativ til en regional avklaring om hvor retningslinjer, prosedyrer, veiledninger og annet støttemateriell presenteres, slik at beskrivelser og veiledning i minst mulig grad må vedlikeholdes mer enn ett sted, og at vedlikeholdsansvaret er avklart. Ettersom Helse Nord RHF er både systemeier og forvaltningsansvarlig for alle disse systemene, er det imidlertid her endelige beslutninger om dette må tas. Etter internrevisjonens vurdering er det også uheldig at Personalhåndboka har innholdsmessige svakheter med betydning for registrering og godkjenning av fravær, da dette utgjør grunnlaget for å kunne motta berettiget refusjon. For Helse Nord RHF omfatter dokumentansvaret både konserninnhold og RHF-internt innhold. 13 av 21

14 Etablert registreringspraksis, der sykemeldinger ikke registreres i GAT før det foreligger dokumentasjon, medfører etter vår oppfatning en risiko for manglende registrering. Med en slik ordning har kun personalleder grunnlag for å etterspørre manglende dokumentasjon. Slik vi vurderer det, ville det gi bedre internkontroll dersom personalleder registrerte legemeldt sykefravær i GAT så snart dette ble varslet. Når dokumentasjon ble innlevert og kontrollert, kunne fraværet godkjennes i GAT, slik praksis er i noen av helseforetakene. Dagens rutiner medfører dessuten risiko for at både administrasjonskonsulent og regnskapssjef kontrollerer sykemeldingen og registrering i GAT, noe vi anser som en unødvendig dobbeltkontroll. Det har framkommet at Helse Nord RHF trolig går glipp av refusjoner på grunn av manglende søknad om fritak fra arbeidsgiverperiode. Etter internrevisjonens vurdering er det risiko for at også andre ytelser hvor det kreves særskilte vedtak fra NAV, ikke vil bli søkt om. Tilgjengelig veiledningsmateriell gir ikke tilstrekkelig informasjon, og RHFet har liten erfaring med de ulike ordningene. Internrevisjonen mener opplæringen av personalledere bør styrkes, og at automatiske kontrollregler og veiledningsmateriell bør ses i sammenheng når opplæringen planlegges. Alternativt kan det legges opp en arbeidsflyt/saksgang som involverer HR-/refusjonskompetanse før leders godkjenning av enkelte typer permisjonssøknader/fraværsmeldinger. Det vises til anbefaling 3, 4, 5, 6, 7 og 8 i kapittel Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Vurdering og beregning av refusjon for sykepenger: Sykepengegrunnlaget er beregnet i samsvar med gjeldende regler i folketrygdloven. Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første sykefraværsdag egenmeldt (hel dag) eller legemeldt (kan være gradert). Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere sykefravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Ved fritak for arbeidsgiverperiode kreves refusjon for hele sykefraværsperioden. Vurdering og beregning av refusjon for andre løpende ytelser: Grunnlaget for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger fra foretaket beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepengegrunnlaget. Når foretaket har betalt omsorgspenger til en arbeidstaker i mer enn 10 stønadsdager i et kalenderår, kreves det refusjon for det antall stønadsdager som overstiger 10. Fremming av krav: Det sendes krav for alle refusjonsberettigede fravær. Kravet fremmes med korrekt beregnet beløp. Kravet sendes NAV innen fristen på tre måneder. 14 av 21

15 4.3.2 Observasjoner Fravær som er godkjent i GAT overføres til PAGA, med unntak for foreldrepermisjoner (kode 410, 415, 421, 422, 450 og 455) som ikke overføres. Identifisering av refusjonsberettigede fravær skjer ved at NLSH Lønn mottar papirdokumentasjon for fraværet fra RHF-et, i kombinasjon med automatisk varsel i PAGA. Internrevisjonen har mottatt dokumentasjon av Helse Nords systemoppsett i PAGA som viser hvilke fraværskoder som gir refusjonsvarsel, jf. Vedlegg 2. Basert på denne dokumentasjonen har vi undersøkt om alle relevante fraværskoder inngår i PAGAs varslingsfunksjon (test 2). Gjennomgangen viste at de fleste tilgjengelige fraværskoder relatert til ytelsene identifiseres som refusjonsberettiget i PAGA, i samsvar med gjeldende regelverk, men at: Kode 421-Gradert foreldrepermisjon 100 % dekning og 422-Gradert foreldrepermisjon 80 % dekning ikke gir refusjonsvarsel. Ettersom NLSH Lønn identifiserer refusjonsberettigede foreldrepermisjoner manuelt, får imidlertid oppsettet i PAGA ingen betydning. PAGA varsler feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140-Syk uten sykepengerettigheter. Videre har vi fått opplyst at varslingsfunksjonen korrekt er satt opp slik at: Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første fraværsdag egen- eller legemeldt. Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere fravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Når det i PAGA er registrert et gyldig fritak for arbeidsgiverperiode eller vedtak om kronisk sykt barn med refusjonsrett fra første dag, varsles alle fraværsdager som refusjonsberettiget. Vi fikk også opplyst at PAGA i gitte situasjoner produserer gjentatt varsel om refusjonsberettiget fravær. Dersom saksbehandler ved NLSH Lønn ikke oppdager at krav allerede er sendt, medfører det dobbel innsending, noe som har skjedd. Problemstillingen ble gjort kjent i regionalt økonomisjefmøte 15. mai Referatet fra møtet gir ingen informasjon om tiltak for korrigering av denne feilkilden. Etter at en refusjonsberettiget fraværsperiode er identifisert i PAGA, gjøres det ved NLSH Lønn vurderinger og beregninger av arbeidsgiverperioden, sykepengegrunnlaget 2 og samlet refusjonskrav. Vi har i denne forbindelse observert følgende: Arbeidsgiverperioden beregnes automatisk i PAGA ut fra registrert fravær overført fra GAT. Sykepengegrunnlaget beregnes i de fleste tilfeller automatisk i PAGA. Dersom PAGA gir ulik gjennomsnittlig lønn for de alternative beregningsperioder som er oppgitt (oftest etter lønnsjustering), beregnes grunnlaget manuelt av saksbehandler. I slike tilfeller legges sluttsummen (ukelønn) beregnet av saksbehandler, inn i PAGA, uten at beregningene dokumenteres. Ved vår revisjon i to andre foretak fikk vi opplyst at sykepengegrunnlaget som hovedregel ble beregnet manuelt, da det ble hevdet at oppsettet i PAGA ikke inkluderer riktige tillegg. 2 Med begrepet sykepengegrunnlag menes her også grunnlag for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Disse beregnes på samme måte. 15 av 21

16 Basert på grunnlaget for kravet beregnes til slutt en totalsum som framgår i PAGA (krav). Internrevisjonen fikk opplyst at refusjonskravene normalt fremmes i god tid innen fristen på tre måneder, og at det bare unntaksvis har skjedd at krav har blitt sendt for sent. Kravet føres automatisk i regnskapet (Agresso) ved ukeslutt Internrevisjonens vurderinger av vurdering, beregning og krav om refusjon Internrevisjonen konstaterer at så fremt refusjonsberettiget fravær er riktig registrert i GAT, blir dette identifisert hos NLSH Lønn, refusjonsbehandling blir iverksatt og krav sendt innen fristen på tre måneder. Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode som er oversendt til NLSH Lønn, blir fulgt opp med refusjonskrav for alle fraværsdager. Internrevisjonen har i Internrevisjonsrapport 01/2015, anbefalt UNN (Regional systemenhet) å korrigere fraværskoderegisteret i PAGA, slik at det ikke varsles feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140. Internrevisjonen har ikke funnet indikasjoner på brudd på reglene om beregning av arbeidsgiverperiode eller sykepengegrunnlag for Helse Nord RHFs refusjonskrav. Det har imidlertid framkommet at beregningene av sykepengegrunnlag fra PAGA oppfattes og brukes ulikt mellom foretakene i regionen. Etter vår vurdering vil det være hensiktsmessig å gjennomgå beregningsoppsettet i PAGA, slik at det skapes trygghet for at beregningene er pålitelige. Det vises til anbefaling 9 i kapittel Mottak og registrering av refusjon Kriterier Det kontrolleres at mottatt refusjon samsvarer med framsatte krav. Det kontrolleres at det mottas refusjon for feriepenger. Mottatt refusjon registreres korrekt i regnskapet Observasjoner Refusjon mottas månedlig som innbetaling til konto. Spesifikasjon for innbetalt beløp (K- 27-lister) mottas månedlig via altinn.no, og listene importeres til PAGA. Mottatt refusjon avstemmes månedlig mot innsendte krav, av saksbehandler i NLSH Lønn. Avstemmingsprosessen for importerte K-27-lister i PAGA er todelt, automatisk og manuell, og beskrevet i regional prosedyre. Der det er samsvar mellom krav og mottatt refusjon skjer det en automatisk, dokumentert avstemming. Der det er differanser må det gjøres en manuell avstemming. Når alle differanser i en K-27-liste er akseptert, overføres listen til regnskapet. I tilknytning til avstemminger i PAGA har vi fått opplyst følgende: Det er ikke gitt føringer om beløpsstørrelse som kan korrigeres av saksbehandlerne, og det er ikke tekniske sperringer på beløpsstørrelser i PAGA. 16 av 21

17 Saksbehandler korrigerer stort sett differanser opp mot noen få hundrekroner per krav uten å undersøke årsaker. Dersom større differanser må aksepteres, skrives et fritekstnotat hvor årsak forklares. Det er avtalt internt at standardiserte tekster skal benyttes i slike notat, og dette er nå under innføring. Hver andre eller tredje måned skrives det ut egne lister som grunnlag for purringer. Refusjon som ikke er mottatt fra NAV innen to-tre måneder blir purret på, når saksbehandler mener kravet er korrekt. Per er ingen utestående refusjonskrav i PAGA eldre enn fra NAV refunderer feriepenger for refusjonsberettigede løpende ytelser som arbeidsgiver utbetaler til en arbeidstaker. Feriepengene utbetales årlig. Internrevisjonen har fått opplyst at: K-37-modulen i PAGA (feriepenger) ikke er tatt i bruk ved NLSH Lønn. Det planlegges å ta denne i bruk, slik at feriepengene som mottas fra 2015 kan avstemmes i PAGA. Det hittil ikke har vært gjort avstemminger av mottatte feriepenger for Helse Nord RHF. Ettersom K-37-modulen ikke har blitt tatt i bruk, vil det være en stor jobb å detaljere kravene på personnivå som grunnlag for purring på manglende refusjon av feriepenger. Dette har ikke vært prioritert. Det er ikke tilrettelagt for tapsføring via PAGA, og dagens praksis er at alle differanser fra opprinnelig krav, både reduksjoner og tillegg, føres som inntektsjustering. Ingen korreksjoner som følge av avstemmingen vil dermed framgå særskilt på egen konto i regnskapet. I test 3 har internrevisjonen undersøkt omfanget av løpende inntektsjustering i PAGA for perioden , ved hjelp av to rapporter. Disse viste at per var det, for fravær i 2014, avskrevet kr ,- (0,7 % av opprinnelige krav) som inntektsreduksjon via PAGA. Vi fikk opplyst at differanser kan skyldes ulike feil både hos Helse Nord RHF, Nordlandssykehuset og hos NAV. Regionale føringer for avstemminger av sykepengerefusjoner ble diskutert i regionalt regnskapsledermøte 24. juni Av referatet framgår det at skillet mellom tapsføring og inntektsreduksjon må gjennomgås av foretakene, og skal føres slik: 1. Krav som blir foreldet skal tapsføres (78**) 2. Krav som blir avkortet fra NAV skal føres som redusert inntekt (58**) Internrevisjonens vurderinger av mottak og registrering av refusjon Vi vurderer det som uheldig at det ikke er utarbeidet føringer for avstemming og avskrivning av krav, vurderinger om avskrivning er i stor grad overlatt til saksbehandler i NLSH Lønn. Det ble imidlertid konstatert at differansene mellom innsendte krav for 2014 og mottatte refusjoner var små. 17 av 21

18 Internrevisjonen mener at refunderte feriepenger bør kontrolleres på tilsvarende måte som øvrige refusjoner. Vi har derfor, i Internrevisjonsrapport 05/2015, anbefalt Nordlandssykehuset å avstemme mottatte feriepenger og følge opp eventuelle avvik. Manglende avstemming kan medføre at feil ikke oppdages. Internrevisjonen anser det som uheldig at det i praksis ikke skilles mellom inntektsreduksjoner og tap. Etter vår oppfatning bør årsaken til avvik mellom innsendt krav og mottatt refusjon reflekteres i regnskapsføringen. Hvordan dette konkret skal gjøres bør avklares på regionalt nivå, slik at det etableres lik praksis i foretakene. Føringene fra regnskapsledermøtet i juni 2014 anser vi ikke som presise nok. En tilnærming der det skilles mellom om kravet var berettiget eller ikke framstår som hensiktsmessig. Eksempler på krav som ikke er berettiget er doble krav og differanser på grunn av feil i ulike beregninger. Berettigede krav kan defineres som alle krav som foretaket mener er beregnet og sendt i samsvar med gjeldende føringer, også etter å ha fått eventuell forklaring fra NAV på avslag/avvik. Tilgjengelig funksjonalitet i PAGA for slik differensiert avskrivning av differanser ville, etter vår vurdering, være nyttig. Vi har i Internrevisjonsrapport 01/2015, anbefalt UNN å være pådriver for å få innført funksjonalitet i PAGA som gjør det mulig å velge om differanser for det enkelte krav skal føres som inntektsjustering eller tap. Ettersom Helse Nord RHF er systemeier og forvaltningsansvarlig for PAGA, følger vi opp med egen anbefaling til RHF-et om denne problemstillingen. Det vises til anbefaling 10 og 11 i kapittel Kontroll og oppfølging Kriterier Det gjennomføres løpende kontroller som bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Forsystemer blir rutinemessig avstemt mot regnskapssystemet. Måloppnåelse/status relatert til refusjonsprosessen følges opp av ledelsen Observasjoner Løpende kontroller som er integrert i saksgangen fra registrering av fravær til mottak av refusjon, er i hovedsak omtalt og vurdert i kap. 4.2, 4.3 og 4.4. Det er opplyst at avvikssystemet Docmap ikke benyttes ved registrering og håndtering av avvik tilknyttet denne prosessen, men at enkelte typer feil meldes fra NLSH Lønn til RHF-et per e-post. Internrevisjonen har observert følgende: Det gjøres månedlige avstemminger av Helse Nord RHFs bankkonti ved Nordlandssykehuset. 18 av 21

19 Den første avstemmingen mellom refusjonskrav ført i PAGA og føringer i regnskapssystemet Agresso ble utført ved utgangen av Det samme gjelder avstemmingene mellom de aktuelle konti i regnskapet. Mottatt dokumentasjon bekrefter dette. Det er opplyst at ambisjonen for 2015 er å gjøre slike avstemminger tertialvis. Dokumentasjon fra avstemmingene viser at det fortsatt står bokført kr ,- som utestående krav fra NLP (tidligere lønns- og personalsystem). Disse refusjonskravene finnes ikke i PAGA, og det finnes per i dag ikke oversikter som kan danne grunnlag for eventuelle purringer på denne restansen. Det framkom i intervjuene at det er uklart om dette skyldes at ikke alle krav i NLP ble overført til PAGA, eller om det skjedde andre feil i forbindelse med bytte av system. Det ble opplyst at det ikke er bokført konstaterte tap i årsregnskap 2013 eller 2014 (etter at PAGA ble tatt i bruk). Det fremkom også at det heller ikke er foretatt tapsvurderinger av utestående fordringer på NAV i denne perioden. Videre ble det opplyst at Helse Nord RHF ikke har bedt om eller mottatt rapporter fra PAGA om utestående krav, omfanget av refusjonskorrigeringer (differanser) eller andre forhold rundt status i refusjonsprosessen. I all hovedsak er det regnskapsstall for inntektsført refusjon og utestående krav, sammenholdt med tidligere år, som brukes ved oppfølging Internrevisjonens vurderinger av kontroll og oppfølging Det gjennomføres en rekke kontrolltiltak som del av den løpende saksgang. Dette bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Internrevisjonen mener likevel at Helse Nord RHF kan oppnå større grad av organisatorisk læring og forbedring ved å bruke avdekkede avvik mer systematisk. Etter internrevisjonens vurdering er det uheldig at Helse Nord RHF ikke regelmessig vurderer behovet for regnskapsmessige avsetninger til mulige tap på refusjoner. Det er også grunn til å anta at det burde vært bokført tap knyttet til restansen fra NLPsystemet. I tillegg til å følge opp summene i regnskapet, mener internrevisjonen at det ville være hensiktsmessig for Helse Nord RHF å følge opp refusjonsprosessen på andre måter. Etter vår vurdering, ville rapporter fra PAGA kunne gi viktig statusinformasjon som grunnlag for slik oppfølging. Det vises til anbefaling 12 og 13 i kapittel av 21

20 5 Konklusjon og anbefalinger 5.1 Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Helse Nord RHF knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at virksomheten mottar den refusjon den er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 5.2 Anbefalinger Internrevisjonen anbefaler Helse Nord RHF å: 1. Gjennomgå fordelingen av ansvar og oppgaver relatert til refusjon mellom Administrasjonsavdelingen og Seksjon for økonomi og regnskap og vurdere behovet for justeringer eller avklaringer. 2. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær. 3. Sørge for en regional avklaring om tolkning av overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser), og nødvendige oppdateringer som følge av dette. Avklaringen bør omfatte alle situasjoner der arbeidstakeren mangler den opptjeningstid som kreves i Folketrygdloven. 4. Sørge for en regional avklaring om hvor retningslinjer og prosedyrer om registrering og godkjenning av fravær skal presenteres og vedlikeholdes, og hvem som har ansvar for dette. 5. Gjennomgå og videreutvikle innholdet i Personalhåndbok som har betydning for registrering og godkjenning av fravær, og dermed for refusjon fra NAV. Arbeidet bør omfatte både konserninnhold og RHF-internt innhold. 6. Endre registreringspraksis og saksgang for legemeldt sykefravær slik at personalleder registrerer dette i GAT så snart fravær er varslet, og at videre saksgang effektiviseres. 7. Inkludere flere grenseverdier i kontrollreglene i GAT for å redusere behovet for manuell kontroll ved registrering av fravær. 8. Sørge for at de som behandler fraværsmeldinger og permisjonssøknader har den kjennskap til regelverk og rutiner som kreves for å etterspørre/påse at tilgjengelige rettigheter benyttes og at fravær registreres riktig. 20 av 21