Internrevisjonsrapport 03/2015. Refusjon fra NAV for Helgelandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Transkript

1 Internrevisjonsrapport 03/2015 Refusjon fra NAV for Helgelandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF,

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Formål og omfang Formål med revisjonen Regelverk Omfang og avgrensninger Fokusområder og revisjonskriterier Metoder Observasjoner og vurderinger Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Mottak og registrering av refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Kontroll og oppfølging Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger Vedlegg 1 Dokumentoversikt Vedlegg 2 - Oversikt over fraværskoderegister GAT-HSYK og PAGA, samt beskrivelse av interne rutiner 2 av 18

3 Sammendrag Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Helgelandssykehuset i perioden oktober mars Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Helgelandssykehuset mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap, og gjelder refusjon fra NAV for arbeidsgivers løpende utbetaling av sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Feriepenger for ytelsene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Metoder Det er gjennomført dokumentgjennomgang, intervju og ulike stikkprøver/tester. Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Helgelandssykehuset knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Anbefalinger Internrevisjonen gir flere anbefalinger Helgelandssykehuset bør iverksette for å bedre internkontrollen relatert til refusjonsberettiget fravær. Dette gjelder blant annet gjennomføring av risikovurderinger, vedlikehold av retningslinjer, gjennomgang av ansvars- og oppgavefordeling, lederopplæring, retningslinjer for avstemming og avskriving, kartlegging av årsaker til differanser mellom krav og mottatt refusjon, og oppfølging av refusjonsprosessen. 3 av 18

4 1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Helgelandssykehuset i perioden oktober mars 2015, utført av internrevisorene Hege Knoph Antonsen og Bjørn Ole Kristiansen. Revisjonssjef Tor Solbjørg har hatt det overordnede ansvaret. Oppdraget inngår i vedtatt revisjonsplan for 2014/2015, og gjennomføres i alle foretakene i Helse Nord. Internrevisjonen har omfattet følgende aktiviteter: Melding om internrevisjon sendt Dokumentgjennomgang Intervjuer og tester gjennomført på Mo i Rana Oppsummeringsmøte Utkast til rapport oversendt til uttalelse og kvalitetssikring av fakta, tilbakemelding mottatt Regional samordning Compendia Personalhåndbok ble tatt i bruk i Helse Nord høsten Her skal den ansatte finne informasjon om retningslinjer, rettigheter og plikter knyttet til arbeidsforholdet. Personalhåndboka skal utvikles og vedlikeholdes med både regionalt og lokalt innhold. I tillegg til Personalhåndboka, benyttes også Docmap til styring og distribusjon av regionale og lokale dokumenter via intranett. Foretakene i Helse Nord håndterer refusjoner ved hjelp av følgende datasystemer: GAT: fraværsregistrering og håndtering (separat installasjon i hvert HF, HNIKT og RHF) Personalportalen (PP): personalsystem (felles nettløsning for) PAGA: lønnssystem (felles nettløsning for HN) Agresso: økonomi- og regnskapssystem (felles for HN) Helse Nord RHF er systemeier for disse systemene, og den enkelte HF-direktør er lokal systemeier. Det er etablert regionale forvaltningsfora både for Personalhåndboka, GAT og PAGA/PP, med representanter fra alle HF-ene. I tillegg er det ved UNN etablert en Regional systemenhet for lønns- og personalsystemet (Systemenheten), basert på avtale med Helse Nord RHF. Systemenhetens oppgaver er definert i avtalen, og disse omfatter blant annet ansvar for forvaltning av regionale kodeverk, registre og prosedyrer/veiledninger i systemet, å se til at regionale standarder følges, samt å være pådriver for videreutvikling av løsningene. 4 av 18

5 2 Formål og omfang 2.1 Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Helgelandssykehuset mottar den refusjon de er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 2.2 Regelverk Følgende regelverk er særlig aktuelt i denne revisjonen: Lov om folketrygd (folketrygdloven), kapittel 8, 9, 14 og 22. I tillegg er det gitt relevante føringer i følgende dokumenter: NAVs rundskrivsamling vedrørende folketrygdloven Hovedtariffavtalen Helse Nords Personalhåndbok, Compendia Helse Nords Økonomihåndbok, RL rutinebeskrivelser og krav til dokumentasjon/prosess 2.3 Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter refusjon fra NAV for arbeidsgivers utbetaling av følgende løpende ytelser: Sykepenger: Kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt ved arbeidsuførhet som skyldes sykdom eller skade. (ftrl. 8-1). Svangerskapspenger: En arbeidstaker har rett til svangerskapspenger dersom hun etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid (ftrl. 14-4). Foreldrepenger: Kan ytes til barnets mor og far ved fødsel og ved adopsjon av barn under 15 år (ftrl. 14-5). Omsorgspenger: Til en arbeidstaker som har omsorg for barn, kan det ytes omsorgspenger dersom han eller hun er borte fra arbeidet når barn eller barnepasser er syk (ftrl. 9-5). Pleiepenger: Det kan ytes pleiepenger til arbeidstakere med omsorg for barn som trenger kontinuerlig pleie og tilsyn, f.eks. ved i innleggelse i helseinstitusjon, ved funksjonshemning eller ved alvorlig sykdom, samt til arbeidstakere som i hjemmet pleier en nærstående i livets sluttfase (ftrl ). Opplæringspenger: Ytelsen kan gis når ansatte med omsorg for barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom deltar på opplæring som er nødvendig for omsorgen (ftrl. 9-13). Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap. 5 av 18

6 Feriepenger for ytelsene/refusjonene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Enkeltytelser som tilretteleggings-/lønnstilskudd, stønad til reise osv. omfattes ikke av revisjonen. 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier Med utgangspunkt i formålet har revisjonen vært konsentrert om følgende fokusområder: Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Registrering og godkjenning av fravær Vurdering, beregning og krav om refusjon Mottak og registrering av refusjon Kontroll og oppfølging For hvert fokusområde har internrevisjonen utledet konkrete kriterier fra folketrygdloven og andre føringer, jf. kap. 2.2 foran. COSO 1 s rammeverk for intern kontroll er også benyttet som grunnlag for kriteriene. Kriteriene er krav og forventninger som revisjonens observasjoner sammenlignes med, og disse er gjengitt i kapittel 4. 3 Metoder Følgende metoder er benyttet i revisjonsoppdraget: Dokumentgjennomgang Dokumenter tilsendt fra foretaket og innhentet via websidene er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene, og benyttet i forberedelser til intervju. Se Vedlegg 1 - Dokumentoversikt. Intervju Det er gjennomført intervju med seks ledere og medarbeidere i Senter for HR og Senter for økonomi, samt tre personalledere i klinikkene. I tillegg har internrevisjonen hatt oppfølgende telefonsamtaler for å avklare enkeltspørsmål. Stikkprøver/tester Vi har foretatt følgende tester ved Helgelandssykehuset: 1 COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Internkontroll, et integrert rammeverk, av 18

7 Test 1: Tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA Kontrollgrunnlag: Fraværskoderegister i GAT-HSYK og regional PAGA. Inngår relevante fraværskoder for alle ytelsene i GAT, og har tilgjengelige koder samme navn i PAGA? Test 2: Identifisering av refusjonsberettigede fravær Kontrollgrunnlag: Systemdokumentasjon for regional PAGA. Inngår alle relevante fraværskoder i PAGAs varslingsfunksjon for refusjonsberettigede fravær? Test 3: Fritak fra arbeidsgiverperiode Kontrollgrunnlag: Ansatte med fritaksvedtak. For noen tilfeldig valgte ansatte med gyldig vedtak om fritak for arbeidsgiverperiode i 2014 sjekkes om det er sendt refusjonskrav for alle fraværsdagene i utvalgte fraværsperioder. Test 4: Omfang av løpende inntektsjustering i PAGA, relatert til opprinnelige krav Kontrollgrunnlag: To rapporter fra PAGA, Refusjonskrav og Refusjonskorrigeringer, for perioden a) Hvor stort beløp er avskrevet som inntektsreduksjon via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? b) Hvor stort beløp er ført som netto inntektsjustering (reduksjoner minus tillegg) via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? 4 Observasjoner og vurderinger Hvert delkapittel/fokusområde nedenfor innledes med en beskrivelse av hvilke forventninger internrevisjonen har lagt til grunn (kriterier). Deretter presenteres internrevisjonens observasjoner og vurderinger relatert til kriteriene. 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Arbeidsoppgavene er klart fordelt på funksjoner. Risikovurderinger benyttes systematisk for å avdekke og håndtere risikoer knyttet til refusjonsprosessen Observasjoner Oppgaver som inngår i revisjonsprosessen ivaretas blant annet av alle ledere med personalansvar, Senter for HR og Senter for økonomi. Senter for økonomi består av fem enheter, hvorav Refusjon og Regnskap er direkte involvert i refusjonsprosessen. Senter for HR gir lederstøtte blant annet relatert til tolkning/forståelse av regelverk og rutiner, og de ivaretar lokal systemforvaltning for GAT og Personalportalen. 7 av 18

8 Vår dokumentgjennomgang har vist at retningslinjer, prosedyrer, skjema etc. relatert til fravær, fraværsregistrering og bruk av aktuelle datasystemer blir utarbeidet og tilgjengeliggjort gjennom ulike distribusjons-/informasjonskanaler, blant annet Personalhåndboka, Personalportalen, Docmap og direkte på ulike intranettsider. Ingen av disse informasjonskanalene gir alene en helhetlig veiledning til arbeidstakere eller ledere, og informasjonen som gis i den enkelte informasjonskanal er til dels mangelfull og delvis overlappende med informasjon i andre kanaler. Spesielt er det stor grad av overlappende informasjon i Personalhåndboka og Personalportalen. Forklaring/ veiledninger om bruk av de ulike fraværskodene i GAT er i liten grad tilgjengelig. Det framkom gjennom intervjuene at det blant personene som direkte involveres i saksgangen var ulike oppfatninger om det er Senter for HR (GAT-Support) eller Senter for økonomi som har hovedansvaret for å gi slik veiledning. I oppsummeringsmøtet ble det imidlertid slått fast at det er Senter for HR som har systemansvaret for lederopplæring, retningslinjer og veiledninger for ledere innenfor dette temaet, og at det er under etablering en mer systematisk lederopplæring hvor blant annet innføring i regelverk og rutiner skal inngå. Fra Senter for økonomi ble det formidlet to klare målsettinger for refusjonsprosessen: Foretaket skal motta refusjon på nivå med tidligere år Foretaket skal ha god kontroll på utestående krav Det er ikke gjennomført dokumenterte risikovurderinger som et ledd i å sikre at foretaket når disse målene Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen oppfatter de løpende arbeidsoppgavene i forbindelse med håndtering av fraværsmeldinger og refusjonssøknader som klart fordelt. De nevnte observasjonene vedrørende veiledning til ledere og skriftlige retningslinjer/rutinebeskrivelser for arbeidstakere og ledere, vurderer vi imidlertid som uttrykk for uklar kommunikasjon om oppgavefordelingen og mangelfull avklaring av hvordan ulike informasjonskanaler skal benyttes. For å ha god styring med retningslinjer og rutinebeskrivelser bør vedlikehold av innholdet i disse gjøres bare ett sted. Deler av denne problemstillingen bør avklares regionalt, og internrevisjonen har derfor i internrevisjonsrapport 01/2015 gitt følgende anbefaling til UNN (som ivaretar Regional systemenhet): UNN bør ta initiativ til en regional avklaring om hvor retningslinjer, prosedyrer, veiledninger og annet støttemateriell presenteres, slik at beskrivelser og veiledning i minst mulig grad må vedlikeholdes mer enn ett sted, og at vedlikeholdsansvaret er avklart. Systematisk bruk av dokumenterte risikovurderinger ville, etter internrevisjonens vurdering, bidra til et mer helhetlig grunnlag for beslutninger om forbedringstiltak og oppfølging av prosessen. Det vises til anbefaling 1, 2 og 3 i kapittel av 18

9 4.2 Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Egenmeldt fravær registreres og godkjennes løpende i GAT. Signert fraværsmelding/søknad leveres linjeleder. Innlevert fraværsmelding/søknad blir fortløpende vurdert og korrekt registrert og har nødvendig dokumentasjon. Datasystemene inneholder fraværskoder for alle aktuelle ytelser. Arbeidsgiver (personalleder) vurderer om det er arbeidstakere i enheten som kan omfattes av ordningen om fritak fra arbeidsgiverperiode, jf. folketrygdloven 8-20, og sørger for at det søkes NAV for de dette gjelder. Ved innvilget fritak for arbeidsgiverperiode, leverer arbeidstaker signert bekreftelse på eget skjema for hver fraværsperiode Observasjoner I Personalhåndboka omtales arbeidstakers rett til lønn under sykdom flere steder og ulikt, eksempelvis: I kapittelet om Lønn under sykdom sies det at: Arbeidstakere har rett til lønn fra første sykedag dersom stillingen er tiltrådt, og inntil ett år. Denne teksten er registrert som konserninnhold og er gjeldende i hele foretaksgruppen. Vi har fått opplyst fra ansvarlig redaktør at formuleringen er basert på inngått Overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser) mellom Spekter og forbundene, hvor følgende framkommer i Punkt 1.2: r en som er ansatt og har tiltr dt stilling i virksomheten er borte fra arbeidet med rett til sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger ved fødsel og adopsjon, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger etter bestemmelsene i folketrygdloven, skal vedkommende være sikret en godtgjørelse tilsvarende full lønn i sin heltids- eller deltidsstilling, uten hensyn til bestemmelsene om inntektsbegrensning (G-begrensningen), fra første fraværsdag. Videre i samme kapittel står det: o Arbeidstaker som har vært helt arbeidsfør i en måned siden vedkommende sist fikk lønn under sykdom, har på ny rett til lønn under sykdom i inntil 3 måneder. Arbeidstaker som har vært helt arbeidsfør i 6 måneder siden vedkommende sist fikk lønn under sykdom, har p ny rett til lønn under sykdom etter hovedbestemmelsen. o Ved sykdom utbetales full lønn fra arbeidsgiver i inntil 1 år dersom den ansatte fyller folketrygdlovens vilkår for rett til sykepenger. I kapittelet om Helse og sykdom er det gitt følgende informasjon om arbeidstakers rett: Egenmelding kan benyttes når arbeidstakeren har vært ansatt hos sin arbeidsgiver i minimum 2 måneder For å ha rett til sykepenger etter Folketrygdloven, må man ha vært ansatt i minimum 4 uker. Unntak foreligger når man kommer direkte fra annen arbeidsgiver, og har opptjent rettigheter derfra. I Personalhåndboka nevnes ikke GAT i forbindelse med fraværsregistrering. Gjennom intervjuene er det bekreftet at egenmeldt sykefravær registreres skriftlig på skjema og at fraværet deretter registreres i GAT av leder. For legemeldt sykefravær er gjeldende rutine at leder mottar sykemeldingen, kontrollerer at alt er riktig utfylt, registrerer fraværet i GAT og videresender meldingen til Refusjon. 9 av 18

10 Ved leders godkjenning av en fraværsmelding bekreftes det også at arbeidstakeren har rett til å benytte ordningen. Slik rett begrenses av flere forhold, blant annet antall dager siden ansettelse (karantenetid) og/eller antall dager siden forrige fravær (venteregler). Det er lagt inn regler i GAT for automatisk kontroll av en rekke grenseverdier, for eksempel maksimumsverdier for antall dager i en fraværsperiode, karantenetid og venteregler i forbindelse med bruk av egenmelding. I tillegg er det lagt inn duplikatkontroller som skal hindre feilaktig dobbeltregistrering/ kombinasjon av fraværskoder og ytelser. Dersom disse reglene brytes, genereres et varsel til leder. Noen av disse varslene kan leder velge å ignorere, mens andre er direkte sperrer. Helgelandssykehusets grenseverdi i GAT for karantenetid ved bruk av egenmelding samsvarer med folketrygdlovens bestemmelser (60 dager). For sykemeldinger er det lagt inn null dager karantenetid og ingen venteregler. Personallederne opplyste at de ikke praktiserer andre karanteneregler/venteregler enn det GAT automatisk varsler om, og dermed fanges ikke andre begrensninger som er oppgitt i Personalhåndboka opp, jf. andre kulepunkt ovenfor. Refusjon kontrollerer at det er samsvar mellom registrering i GAT og mottatt dokumentasjon, og at dokumentasjonen er fullstendig. Ved eventuelle mangler blir aktuell personalleder kontaktet for oppretting. NAV kan i medhold av folketrygdloven 8-20 innvilge arbeidsgiver fritak for å betale sykepenger de første 16 dagene når en arbeidstaker har sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, eller har svangerskapsrelatert sykefravær (det vil si at arbeidsgiver får refusjonsrett fra første fraværsdag). Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan søke om slikt fritak. Det er etablert rutiner for å håndtere slike søknader og vedtak. Personallederne vi intervjuet var kjent med ordningen, og flere av disse hadde arbeidstakere det var innvilget fritak for. Personallederne oppfatter rutinene i forbindelse med foreldrepermisjon (foreldrepenger) som kompliserte, men opplyste at de vet hvor de kan få hjelp, og at de benytter seg av dette tilbudet når slike søknader skal behandles og registreres. I Personalhåndboka nevnes verken GAT eller Personalportalen i forbindelse med permisjoner. I Personalportalen framgår imidlertid følgende generelle føring om permisjoner: For permisjon under 14 dager sender den ansatte forespørsel i MinGAT og leder godkjenner/avslår i GAT. Ved permisjon over 14 dager søkes det via portalen på fastsatt skjema. Nærmeste overordnede med personalansvar er delegert avgjørelsesmyndighet. Internrevisjonen har observert følgende: Ingen av dem vi intervjuet praktiserte 14-dagers regelen som grense for permisjonssøknader i GAT. På intranett (lenke i Personalhåndboka) er det distribuert et eget søknadsskjema i word-format for permisjoner, til tross for føringene om at det skal søkes permisjon via MinGat eller Personalportalen. Permisjonstypene som er omtalt på skjemaet 10 av 18

11 omfatter ikke ytelsene i denne revisjonen (kun omsorgspermisjon inngår). I skjemaet vises det til fylkeskommunens permisjonsreglement i Lederhåndboka. I Personalportalen finnes det eget skjema kun for foreldrepermisjon. For øvrige permisjoner relatert til NAVs løpende ytelser må man søke Permisjon annen årsak. Konkrete veiledninger i Personalportalen som er relevant for øvrige permisjoner/ ytelser, er vanskelig tilgjengelig (via sykefravær/regelverk ) og til dels mangelfulle. I PR3707, Permisjon grunnet sykdom, gis det informasjon om aldersbegrensninger i forbindelse med barn og barnepassers sykdom, som ikke samsvarer med folketrygdlovens bestemmelser. I intervjuene har det blitt bekreftet at fravær som innvilges i Personalportalen, også registreres i GAT av leder, og at dokumentasjon som følger permisjonssøknader blir videresendt til Refusjon. Fraværskoderegisteret i PAGA og GAT er adskilt, og vedlikehold må derfor gjennomføres i begge systemene. Vedlikehold i regionalt PAGA-register ivaretas av ansatte ved Systemenheten, mens Helgelandssykehuset selv har ansvar for vedlikehold i GAT. Internrevisjonen har undersøkt om fraværskoderegister i GAT-HSYK omfatter relevante fraværskoder for alle de løpende ytelsene, og om kodene er tilgjengelig og har samme navn i regional PAGA (test 1). En oversikt over identifiserte koder framgår av Vedlegg 2. Testen viste at tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA dekker de fleste registreringsbehov for fravær som kan være refusjonsberettiget, men vi har følgende kommentarer til koderegisteret: Kode 125-Svangerskapsrelatert egenmelding er ikke tilgjengelig i GAT. Dersom det innvilges fritak fra arbeidsgiverperiode på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, vil både sykemeldte og egenmeldte fraværsdager være refusjonsberettiget. Refusjonsretten kan i gitte situasjoner også gis med tilbakevirkende kraft i inntil tre måneder. Ettersom kode 125 mangler, er det per i dag ikke mulig å skille egenmeldt fravær relatert til svangerskap fra annet egenmeldt fravær. Kode 475 har ulike navn i GAT-HSYK og PAGA. I GAT heter koden Omsorgspenger for kron. sykt/funk. hemmet barn > 12, mens den i PAGA heter Pleiepenger barn. Ingen beskrivelser av riktig bruk av denne koden er tilgjengelig. I Vedlegg 2 har vi tatt inn en kortfattet beskrivelse av foretakets rutiner vedrørende registrering og godkjenning av fravær som kan være refusjonsberettiget, basert på vår dokumentgjennomgang og opplysninger fra intervjuene. Ansatte ved Refusjon opplyste at det sjelden forekommer at nødvendig dokumentasjon ikke foreligger i tide for innsending av refusjonskrav (innen 3 md.) Internrevisjonens vurderinger Det er utført et viktig arbeid med utvikling av automatisk genererte varsler og sperrer i forbindelse med fraværsregistrering i GAT. Det er imidlertid avgjørende at kontrollreglene som utløser slike varsler/sperrer er basert på en klar og felles forståelse av gjeldende regelverk og avtaler. Etter internrevisjonens vurdering gis det til dels motstridende informasjon i Personalhåndboka, og det er risiko for ulik tolkning og praksis. Hva som er riktig tolkning og praktisering bør avklares på regionalt nivå. Det vil 11 av 18

12 derfor bli gitt en anbefaling til Helse Nord RHF om å sørge for en avklaring om tolkning av overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser), og nødvendige oppdateringer som følge av dette. Avklaringen bør omfatte alle situasjoner der arbeidstakeren mangler den opptjeningstid som kreves i Folketrygdloven. Ettersom personallederne i stor grad legger dagens regeloppsett i GAT til grunn ved godkjenning av fravær, selv om regelsettet ikke er komplett, blir ikke alle begrensninger i Personalhåndboka hensyntatt ved fraværsregistrering. Det bør gjøres et par korrigeringer i Helgelandssykehusets fraværskoderegister i GAT. Foretaket mangler kode for registrering av fravær med pleiepenger etter folketrygdlovens 9-10 og 9-11 (pleie av barn). Kode 475 er i PAGA definert til dette formålet, men har i Helgelandssykehusets GAT-register fått en annen betydning som refererer til en annen paragraf. Det vises også til vår omtale av kode 125- Svangerskapsrelatert egenmelding i kap ovenfor. Etter internrevisjonens vurdering blir fravær i hovedsak registrert i samsvar med vedtatte rutiner, og slik at refusjonsberettiget fravær kan identifiseres. Likevel er det, etter internrevisjonens oppfatning, risiko for at foretaket går glipp av refusjoner ved fravær som ville vært refusjonsberettiget etter søknad til NAV. Mangelfull lederopplæring og svakheter ved tilgjengelige skjema og veiledningsmateriell (se kap foran) kan føre til at det for eksempel innvilges velferdspermisjon ved fravær som kunne vært refusjonsberettiget. Etter vår vurdering vil det være naturlig at foretaket, for å sikre riktig registrering og godkjenning av fravær, ser automatiske kontrollregler, veiledningsmateriell og behovet for opplæring av saksbehandlere og personalledere i sammenheng (se også kapittel 4.1.2). Det vises til anbefaling 4 og 5 i kapittel Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Vurdering og beregning av refusjon for sykepenger: Sykepengegrunnlaget er beregnet i samsvar med gjeldende regler i folketrygdloven. Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første sykefraværsdag egenmeldt (hel dag) eller legemeldt (kan være gradert). Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere sykefravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Ved fritak for arbeidsgiverperiode kreves refusjon for hele sykefraværsperioden. Vurdering og beregning av refusjon for andre løpende ytelser: Grunnlaget for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger fra foretaket beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepengegrunnlaget. 12 av 18

13 Når foretaket har betalt omsorgspenger til en arbeidstaker i mer enn 10 stønadsdager i et kalenderår, kreves det refusjon for det antall stønadsdager som overstiger 10. Fremming av krav: Det sendes krav for alle refusjonsberettigede fravær. Kravet fremmes med korrekt beregnet beløp. Kravet sendes NAV innen fristen på 3 måneder Observasjoner Fravær som er godkjent i GAT overføres til PAGA. Identifisering av refusjonsberettigede fravær skjer ved automatisk varsel i PAGA, i kombinasjon med at Refusjon mottar papirdokumentasjon for fraværet. Internrevisjonen har mottatt dokumentasjon av Helse Nords systemoppsett i PAGA som viser hvilke fraværskoder som gir refusjonsvarsel, jf. Vedlegg 2. Basert på denne dokumentasjonen har vi undersøkt om alle relevante fraværskoder inngår i PAGAs varslingsfunksjon (test 2). Gjennomgangen viste at de fleste tilgjengelige fraværskoder relatert til ytelsene identifiseres som refusjonsberettiget i PAGA, i samsvar med gjeldende regelverk, men at: Kode 421-Gradert foreldrepermisjon 100 % dekning og 422-Gradert foreldrepermisjon 80 % dekning ikke gir refusjonsvarsel. Dette vil medføre feil i registreringer og/eller refusjonskrav, så fremt ikke andre rutiner hindrer dette. PAGA varsler feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140-Syk uten sykepengerettigheter. Videre har vi fått opplyst at varslingsfunksjonen er satt opp slik at: Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første fraværsdag egenmeldt eller legemeldt. Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere fravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Når det i PAGA er registrert et gyldig fritak for arbeidsgiverperiode eller vedtak om kronisk sykt barn, varsles alle fraværsdager som refusjonsberettiget. Internrevisjonen har gjort stikkprøver for å få bekreftet at det søkes refusjon for alle fraværsdager med fritaksvedtak (test 3). Vi valgte ut fire ansatte med innvilget fritak og sjekket om det var sendt refusjonskrav for registrerte sykefravær i Vi kontrollerte til sammen sju fraværsperioder med ulik varighet, og fant at det for alle disse var fullt samsvar mellom registrerte fraværsdager og fraværsdager medregnet i refusjonskrav. Etter at en refusjonsberettiget fraværsperiode er identifisert i PAGA, gjøres det vurderinger og beregninger av arbeidsgiverperioden, sykepengegrunnlaget 2 og selve refusjonskravet. Vi har i denne forbindelse observert følgende: Arbeidsgiverperioden beregnes automatisk i PAGA ut fra registrert fravær overført fra GAT. 2 Med begrepet sykepengegrunnlag menes her også grunnlag for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Disse beregnes på samme måte. 13 av 18

14 Sykepengegrunnlaget beregnes i de fleste tilfeller automatisk i PAGA. Dersom PAGA gir ulik gjennomsnittlig lønn for de alternative beregningsperioder som er oppgitt (oftest etter lønnsjustering), beregnes grunnlaget manuelt av saksbehandler. I slike tilfeller blir sluttsummen (ukelønn) beregnet av saksbehandler lagt inn i PAGA, uten at beregningene dokumenteres. Basert på grunnlaget for kravet beregnes til slutt en totalsum som kreves refundert. Totalsummen framgår i PAGA (krav). Vi fikk opplyst at PAGA i gitte situasjoner produserer gjentatt varsel om refusjonsberettiget fravær. Dersom saksbehandler ikke oppdager at krav allerede er sendt, medfører det dobbel innsending, noe som har skjedd noen få ganger. Problemstillingen ble gjort kjent i regionalt økonomisjefmøte 15. mai Referatet fra møtet gir ingen informasjon om tiltak for korrigering av denne feilkilden. Internrevisjonen fikk opplyst at refusjonskravene normalt fremmes i god tid innen fristen på 3 måneder, og at det bare unntaksvis har skjedd at krav har blitt sendt for sent. Det enkelte refusjonskrav skrives ut fra PAGA og sendes som brevpost til NAV. Kravet føres automatisk i regnskapet (Agresso) ved ukeslutt Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen konstaterer at så fremt refusjonsberettiget fravær er riktig registrert i GAT, blir dette identifisert av Refusjon ved hjelp av PAGA, refusjonsbehandling blir iverksatt og krav sendt innen fristen på 3 måneder. Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode som er oversendt til Refusjon, blir fulgt opp med refusjonskrav for alle fraværsdager. Internrevisjonen har imidlertid i tilsvarende rapport til UNN, Internrevisjonsrapport 01/2015, Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, anbefalt UNN (Regional systemenhet) å korrigere fraværskoderegisteret i PAGA, slik at det ikke varsles feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140. Det fremkom ingen indikasjoner på brudd på reglene om beregning av arbeidsgiverperiode eller sykepengegrunnlag. 4.4 Mottak og registrering av refusjon Kriterier Det kontrolleres at mottatt refusjon samsvarer med framsatte krav. Det kontrolleres at det mottas refusjon for feriepenger. Mottatt refusjon registreres korrekt i foretakets regnskap Observasjoner Refusjon mottas månedlig som innbetaling til konto. Spesifikasjon for innbetalt beløp (K-27-lister) mottas månedlig via altinn.no, og listene importeres til PAGA. 14 av 18

15 Mottatt refusjon avstemmes månedlig mot innsendte krav. Avstemmingsprosessen er todelt, automatisk og manuell, og beskrevet i intern prosedyre ved Refusjon. Importerte K-27-lister fra Altinn avstemmes automatisk mot det enkelte krav i PAGA. Automatisk avstemming dokumenteres i PAGA ved at det kommer en hake bak det aktuelle kravet der det er samsvar. Ved differanse mellom krav og mottatt beløp, vurderer saksbehandler i Refusjon om differansen skal aksepteres eller om NAV skal kontaktes først. Dersom differanser aksepteres (før eller etter dialog med NAV), registreres dette som manuell avstemming med en A bak aktuelt krav i PAGA. Når alle avvikene i K-27- listen fra NAV er lukket, overføres listen til regnskap. I tilknytning til avstemminger har vi fått opplyst følgende: Det er ikke gitt føringer om beløpsstørrelse som kan avskrives av saksbehandlerne i PAGA, og det er ikke tekniske sperringer på beløpsstørrelser. Vi fikk opplyst at saksbehandler kun avskriver differanser på noen få kroner uten at differansen er begrunnet. Dialogen mellom saksbehandler og det enkelte NAV-kontor er god, og dette oppfattes som viktig bl.a. for avklaring/endring av differanser. Månedlig avstemming i PAGA legges til grunn for skriftlige purringer, men ofte blir det ikke purret på utestående krav før de har blitt 2 måneder gamle. Foretaket har god kontroll på utestående krav i PAGA, og ingen av kravene er eldre enn 12 måneder. Regionale føringer for avstemminger av sykepengerefusjoner ble diskutert i regionalt regnskapsledermøte 24. juni Av referatet framgår det at skillet mellom tapsføring og inntektsreduksjon må gjennomgås av foretakene, og skal føres slik: 1. Krav som blir foreldet skal tapsføres (78**) 2. Krav som blir avkortet fra NAV skal føres som redusert inntekt (58**) NAV refunderer feriepenger for refusjonsberettigede løpende ytelser som arbeidsgiver utbetaler til en arbeidstaker. Feriepengene utbetales årlig. Mottatte feriepenger for 2013 ble i 2014 avstemt mot krav i PAGA. Det er ikke tilrettelagt for tapsføring via PAGA. Dagens praksis ved HSYK er at alle differanser fra opprinnelig krav (tillegg og reduksjoner) føres som inntektsjustering, og at dette ikke framgår særskilt i foretakets regnskap. I intervjuene ble det avklart at foretaket heller ikke har benyttet tilgjengelige rapporter i PAGA til å skaffe oversikt over omfanget av slike differanser. I test 4 har internrevisjonen undersøkt omfanget av løpende inntektsjustering i PAGA for perioden , gjennom følgende rapporter: Refusjonskrav. På rapportens siste side framkommer sum opprinnelige krav 2014 (inkludert arbeidsgiveravgift). Denne summen er benyttet som grunnlag for å beregne andel justeringer. Refusjonskorrigeringer. På rapportens siste side framkommer sum avskrivninger, sum tillegg og sum netto korreksjoner. 15 av 18

16 Rapportene viste at det for fravær i 2014 (t.o.m ) er gjort følgende korrigeringer via PAGA per : Kr (3,0 % av opprinnelige krav) er avskrevet som inntektsreduksjon Kr (0,7 % av opprinnelige krav) er ført som inntektstillegg Kr (2,3 % av opprinnelige krav) utgjør netto inntektsreduksjon Differansene er relativt store. Vi fikk opplyst at dette blant annet skyldes feil dato i grunnlagsberegninger, feil i ferieregistrering, feil som følge av delte arbeidsforhold eller at dokumentasjon sendes direkte til NAV uten registrering i PAGA. Foretaket oppfatter dette som naturlige differanser som følge av nødvendige korrigeringer. Det framkom i intervjuene at flere hadde en klar oppfatning om at det burde skilles mellom inntektsreduksjoner og tap. Dette skillet ble oppfattet å ha sammenheng med om kravet var framstilt riktig (berettiget) eller ikke Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen anser det som viktig at utestående krav/avvik fortsatt følges opp raskt, og har merket oss foretakets opplevelse av god og løpende dialog med NAV. Vi vurderer det som uheldig at det ikke finnes føringer for avstemming og avskrivning av krav, ut over den tekniske beskrivelsen av hvordan dette gjøres. Vurderinger om avskrivning er i stor grad opp til saksbehandler. Det ble konstatert relativt store differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner fra NAV, og differansene går begge veier. Etter internrevisjonens oppfatning er det naturlig at foretaket ser nærmere på årsakene til differansene, og vurderer iverksetting av tiltak for å redusere disse. Internrevisjonen anser det som uheldig at foretaket i praksis ikke skiller mellom inntektsreduksjoner og tap. Etter vår oppfatning bør årsaken til avvik mellom innsendt krav og mottatt refusjon reflekteres i regnskapsføringen. Hvordan dette konkret skal håndteres bør avklares på regionalt nivå, slik at det etableres lik praksis i foretakene. Føringene fra regnskapsledermøtet i juni 2014 anser vi ikke som presise nok. En tilnærming der det skilles mellom om kravet var berettiget eller ikke framstår som hensiktsmessig. Eksempler på krav som ikke er berettiget er doble krav og differanser på grunn av feil i ulike beregninger. Berettigede krav kan defineres som alle krav som foretaket mener er beregnet og sendt i samsvar med gjeldende føringer, også etter å ha fått eventuell forklaring fra NAV på avslag/avvik. Tilgjengelig funksjonalitet i PAGA for slik differensiert avskrivning av differanser på hvert enkelt krav ville være nyttig. Internrevisjonen har derfor i internrevisjonsrapport 01/2015 gitt følgende anbefaling til UNN: UNN bør være pådriver for å få innført funksjonalitet i PAGA som gjør det mulig å velge om differanser for det enkelte krav skal føres som inntektsjustering eller tap. Det vises til anbefaling 6 og 7 i kapittel av 18

17 4.5 Kontroll og oppfølging Kriterier Det gjennomføres løpende kontroller som bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Forsystemer blir rutinemessig avstemt mot regnskapssystemet. Måloppnåelse/status relatert til refusjonsprosessen følges opp av ledelsen Observasjoner Løpende kontroller som er integrert i saksgangen fra registrering av fravær til mottak av refusjon, er i hovedsak omtalt og vurdert i kap. 4.2, 4.3 og 4.4. I tillegg har vi sett at det er utarbeidet detaljerte rutinebeskrivelser for flere oppgaver i Senter for økonomi. Det er opplyst at Docmap ikke benyttes ved registrering og håndtering av avvik tilknyttet denne prosessen, men at enkelte typer feil meldes fra Refusjon via e-post til personalledere. Når det gjelder regnskapsmessige avstemminger, har internrevisjonen observert at: Refusjonskrav ført i PAGA blir månedlig avstemt mot regnskapssystemet og det gjøres månedlige avstemminger mellom aktuelle poster i regnskapet. Mottatt dokumentasjon bekrefter disse rutinene. Det ble opplyst at per januar 2015 er det ikke tapsført noe for 2012, 2013 eller 2014 (etter at PAGA ble tatt i bruk). Det framkom gjennom intervjuene at rapportfunksjonalitet i PAGA i liten grad er tatt i bruk i forbindelse med lederoppfølging. I all hovedsak er det regnskapsstall for mottatt refusjon og utestående krav, sammenholdt med tidligere år, som brukes. Internrevisjonen har ikke undersøkt foretakets regnskapsmessige avsetninger til forventede tap på refusjonskrav Internrevisjonens vurderinger Det gjennomføres en rekke kontrolltiltak som del av den løpende saksgang. Dette bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Internrevisjonen kan imidlertid ikke se at det er etablert ordninger der man systematisk benytter avdekkede avvik til læring og forbedring. I tillegg til å følge opp sluttsummene i regnskapet, mener internrevisjonen at det ville være hensiktsmessig å følge opp refusjonsprosessen via andre prosess- og resultatindikatorer. Vi har registrert at det er tilgjengelige rapportfunksjoner i PAGA som foretaket ikke har tatt i bruk. Rapportene kan benyttes til å holde oversikt over refusjonskorrigeringer (differanser mellom opprinnelig krav og mottatt refusjon) eller til å måle andre relevante indikatorer for prosessen (eksempelvis antall/andel åpne krav eldre enn seks måneder eller andel av innsendte krav som refunderes uten differanser). Det vises til anbefaling 8 i kapittel av 18

18 5 Konklusjon og anbefalinger 5.1 Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Helgelandssykehuset knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon det er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 5.2 Anbefalinger Internrevisjonen gir følgende anbefalinger til Helgelandssykehuset: 1. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær. 2. Avklare hvor foretakets interne retningslinjer, prosedyrer, veiledninger og annet støttemateriell skal presenteres, slik at beskrivelser og veiledning i minst mulig grad må vedlikeholdes mer enn ett sted, og at vedlikeholdsansvaret er avklart. Dette arbeidet bør ses opp mot tilsvarende avklaringer regionalt. 3. Gjennomgå og formalisere intern ansvars- og oppgavefordeling relatert til fravær og refusjon. 4. Sørge for at alle ledere med personalansvar har den kjennskap til regelverket som kreves for å etterspørre/påse at aktuelle rettigheter benyttes og at fravær registreres riktig. 5. Oppdatere fraværskoderegisteret i GAT slik at de mangler internrevisjonen har påpekt i kap. 4.2 blir korrigert. 6. Utarbeide retningslinjer for oppfølging av differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, purring av utestående krav og avskrivning av krav i PAGA. Retningslinjene bør omfatte tidsfrister, beløpsgrenser og bestemmelser om årsaksvurdering av differanser. 7. Kartlegge årsakene til differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, og vurdere iverksetting av tiltak for å redusere differansene. 8. Styrke lederoppfølgingen av fraværsregistrering og refusjon internt i Senter for HR og i Senter for økonomi, blant annet ved å ta i bruk tilgjengelig rapportfunksjonalitet i PAGA. 18 av 18

19 Vedlegg 1 - Dokumentoversikt Følgende dokumenter er gjennomgått i revisjonen: Styrende dokumenter: Organisasjonskart, Helgelandssykehuset og Mo i Rana, utskrift Personalportalen sykefravær og permisjoner, retningslinjer, regelverk og skjema o Skjema Melding om foreldrepermisjon o Skjema Permisjonssøknad Personalhåndbok o Helse og sykdom Egenmelding Skjema Egenmelding Retningslinjer egen sykdom Arbeidstakers plikter ved sykdom Barns eller barnepassers sykdom Hvem gjør hva i sykefraværsarbeidet o Arbeidsreglement o Lønn under sykdom o Retningslinjer permisjoner Permisjon ved omsorg for nære pårørende Pleie av nære pårørende i terminalfasen HB0414, Permisjonsreglement, versjon 1 PR36743, Prosessbeskrivelse foreldrepengerefusjon og sykepengerefusjon, , Senter for økonomi PR36871, Rutinebeskrivelse avstemming sykepengerefusjon, , Senter for økonomi Kontaktliste m/oppgaveoversikt HR-senter HSYK, utskift Referat fra Økonomisjefmøte, og Referat fra Regnskapsledermøte, Mandat for forvaltningsforum LP (Lønn og Personalsystem) i Helse Nord Avtale mellom alle helseforetak i Helse Nord ved Helse Nord RHF og UNN HF, om tjenester knyttet til Lønns- og personalsystem (Regional systemenhet) DS9119, PAGA og Personalportalen - rutiner og veiledninger Resultatdokumenter: Fraværskoderegister i GAT-HSYK med grenseverdier/venteregler, Regionalt koderegister PAGA, Dokumentasjon av systemoppsettet for refusjonsvarsel i PAGA, Rapport fra PAGA: Refusjonskrav, opprinnelige krav, Rapport fra PAGA: Refusjonskorrigeringer, avskrivning/tillegg, Avstemmingsbilag feriepenger 2013 Avstemmingsdokumentasjon refusjon periode 07/ /2014

20 Vedlegg 2 Oversikt over fraværskoderegister GAT-HSYK og PAGA, samt beskrivelse av interne rutiner Løpende ytelser iht. folketrygdloven Relevante fraværskoder i GAT-HSYK 8-1 Sykepenger 110 Egen sykdom sykemelding 113 Avvende sykemelding 115 Svangerskapsrelatert sykemelding 120 Egen sykdom egenmelding 130 Sykemelding med yrkesskade 132 Sykemelding arbeidsrelatert 142 Egen sykdom egenmelding arbeidsrel. Tilsvarende fraværskoder i PAGA * Koder som ikke er knyttet til varsel om refusjon (bjella) i PAGA 110 Sykemelding 113 Avvende sykemelding 115 Svangerskapsrelatert sykemelding 117 Sykemelding - behandlingsdag 120 Egenmelding 125 Svangerskapsrelatert egenmelding 130 Yrkesskade v/legemelding 132 Arbeidsrelatert sykemelding 142 Arbeidsrelatert egenmelding Rutiner for fraværsmelding/-søknad og dokumentasjon Egenmelding: Arbeidstakeren gir beskjed til nærmeste overordnet. Leder registrer fraværet i GAT. Den ansatte må signere på EM, leder bekrefter dokumentasjon i GAT. Sykemelding: Leveres arbeidsgiver på papir. Leder registrerer i GAT og videresender Økonomi Svangerskapspenger 416 Svangerskapspenger 416 Svangerskapspenger Skjema fra Arbeidstilsynet Tilrettelegging/ omplassering p.g.a. graviditet fylles ut av lege/ jordmor og arbeidsgiver, og sendes Økonomi snarest. Økonomi sender søknaden videre til NAV. Vedtaket fra NAV sendes Økonomi Foreldrepenger 410 Foreldrepermisjon med 100 % 415 Foreldrepermisjon med 80 % 421 Gradert permisjon med 100 % dekning 422 Gradert permisjon med 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon med 100 % 9-5 Omsorgspenger 470 Sykt barn/barnepass dgr. 471 Sykt barn/barnepass. > 10 dgr. 410 Foreldrepermisjon med 100 % 415 Foreldrepermisjon med 80 % *421 Gradert permisjon med 100 % dekning *422 Gradert permisjon med 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon med 100 % 455 Adopsjonspermisjon med 80 % 470 Sykt barn/barnepasser 471 Sykt barn/barnepasser > 10 dgr. Foreldrepermisjon søkes på skjema i PP. I tillegg må terminbekreftelse leveres til leder. Leder må kontrollere/innvilge permisjon, og videresende søknaden via PP til Økonomi. Så snart fødsel/adopsjon har funnet sted, må det søkes om foreldrepenger på eget skjema, som sendes til leder. Leder videresender søknaden og bekreftelse på nedkomstdato/adopsjon til Økonomi. Egenmelding: Kan benyttes ved sykt barn/barnepasser for inntil 3 arbeidsdager om gangen. Registreres i GAT av leder som EM. Legeerklæring: Kreves fra og med 4. arbeidsdag. Utvidet rett: Ved kronisk syke barn, må vedtak fra NAV forelegges leder, som videresender til Økonomi.