Digital sykemelding. Veiledning for merkantilt ansatte. Dato:

Transkript

1 Digital sykemelding Veiledning for merkantilt ansatte Dato:

2 1. Innledning NAV har satt i gang et prosjekt der de digitaliserer sykemeldingen og sykefraværsoppfølgingen (Digisyfo). For deg som merkantil betyr digitale sykemeldinger at du må logge deg på Altinn for å hente sykemeldinger, oppgi nærmeste leder og søknader om sykepenger. Du har blitt tildelt disse rettighetene via Altinn. Du må bruke elektronisk ID for å logge deg på, som f.eksempel Bank-ID. Den største forskjellen bortsett fra at de kommer digitalt er at nå kommer sykemeldinger (del C) og søknaden om sykepenger (del D) hver for seg. Det vil si at helt i starten av sykefraværet så sender den ansatte sykemeldingen via sitt NAV. Fordelen her er at man får registrert selve sykemeldingen tidlig i sykefraværet. Inntil videre må dette gjøres manuelt i HRM. 2. Trinn 1 - selve sykemeldingen (del C) Du må da logge deg inn i Altinn ved å bruke elektronisk ID som for eksempel Bank-ID: For at du skal motta e-post eller sms fra Altinn, må du legge til opplysningene under gjeldende aktør og enhet. 2

3 Du åpner sykemeldingen i Altinn - ikke skriv ut. (Man bør ha to skjermer) Logg deg deretter på i HRM. Registrer sykemelding i HRM - ved endringer tilbake i tid, kontakt HR for bistand. Sjekk om det er registrert ferie eller annet fravær i perioden. Eventuelt avklar med leder. Legg inn riktig fra/til dato. Har den sykemeldte oppgitt egenmelding i forkant, må dere kvalitetssikre at egenmeldingen er på tur i saksgang eller registrere den manuelt. Legg inn riktig årsakskode og sykemeldingsprosent. Sjekk om det er et fortsettelsesfravær (hvis det er avbrutt av ferie skal det være fortsettelse). Sjekk riktig tilfelle-id og løpenummer. Ved første sykemelding skal nærmeste leder oppgis. Det er en tjeneste i Altinn. Gjør dette samtidig med at sykemeldingen blir registrert. Først når nærmeste leder er registrert, får leder tilgang til sykemeldingen. Husk også å huk av at arbeidsgiver utbetaler lønn under sykdom. 3

4 Steg 1: Steg 2: Alle fastleger skal ha mulighet til å skrive ut digital sykemelding. Sykehus og spesialisthelsetjenesten er ikke koblet til ordningen enda. Unntak er også fravær som gjelder enkeltående behandlingsdager som fortsatt må dokumenteres på papir. 4

5 Hvis søknad om sykepenger og HRM ikke stemmer overens, må det tas opp med leder og den sykemeldte. Alle endringer på søknaden er det den sykemeldte som må foreta ved å logge seg inn på sitt NAV og oppdatere. NB! Ved digital sykemelding (ikke for sykemeldinger som kommer i papir), skal det hukes av for mottatt dokumentasjon - Dok. Dette vil være bekreftelsen til HR at sykemeldingen er mottatt og kontrollert. Når sykemeldingen er ferdig registrert og kontrollert i HRM, kan sykemeldingen arkiveres i Altinn. Det er viktig å registrere sykemeldinger fortløpende - ikke samle opp. Fordelene med digitale sykemeldinger er at sykemeldinger blir registrert raskere i HRM. De blir heller ikke liggende hos ansatt eller leder. Du slipper å forholde deg til papirer. Alt arkiveres i Altinn. Du slipper å ta kopi, arkivere, sende videre til HR og innhente underskrifter på del D hvis det er glemt. Ansatte får ikke sendt uten å "signere". 3. Trinn 2 - søknad om sykepenger (del D) Når sykemeldingsperioden er over, eller den ansatte har en sykemelding for en lengre periode, f.eks. 3 måneder, vil den ansatte måtte sende søknad om sykepenger etter ca 1 måned inn i sykemeldingsperioden. Du vil få en sms eller e-post varsel om at det er kommet en digital søknad om sykepenger i Altinn. 1. Logg deg inn på Altinn med bank-id. 2. Gå inn på riktig bedrifsnummer. 3. Åpne sykemeldingen i Altinn - ikke skriv ut. (Man bør ha to skjermer) 4. Logg inn i HRM 5. Kontrollert at informasjon på søknad stemmer med det som er registrert i HRM - ved endringer tilbake i tid, kontakt HR for bistand. Kontroller egenmeldingsdager Kontroller ferie Kontroller sykemeldingsgrad Kontroller at de har huket av for at arbeidsgiver utbetaler lønn etter de første 16 dagene (arbeidsgiverperioden). Meld fra om de vi ikke skal fortsette å betale lønn og søke om refusjon for. 5

6 6. Når du har kontrollert at alt stemmer - skriv en kommentar i notatfeltet om at søknad om sykepenger er kontrollert og at alt er i orden. Sett dato og initialer. For å åpne - stå på linjen og trykk deretter på Notater - da åpner boksen seg. 7. Ved feil må arbeidstaker logge seg inn på sitt NAV og sende søknaden på nytt. 8. HR vil logge seg inn på Altinn og kontrollere at alle søknader som er åpnet er registrert i notatfeltet i HRM. HR arkiverer søknad om sykepenger i Altinn. HR legger inn notat i det samme feltet som vist over om når inntektsopplysningene er sendt NAV. Refusjonskrav vil deretter bli sendt NAV via HR. Nærmere informasjon finner du hos NAV.no: ade/digital-sykmelding 6