MERKANTIL SAMLING 21/ Ein tydeleg medspelar

Transkript

1 MERKANTIL SAMLING 21/ Ein tydeleg medspelar

2 Digital sykemelding og Sykefraværsoppfølging

3

4 Sykmeldingen trinn for trinn 1. Den ansatte finner sykmeldingen sin på nav.no og sender den til arbeidsgiveren. Se hvordan den sykmeldte sender inn sykmeldingen. 2. Arbeidsgiveren får en e-post og/eller SMS om at det har kommet en sykmelding i Altinn. 3. Den som har tilgang hos arbeidsgiveren henter sykmeldingen i Altinn. (Ansvarlig i lønnsgruppa). 4. Samtidig oppgir man nærmeste leder for denne ansatte i Altinn. (org.struk i Visma) (pr i dag lønnsgruppa) 5. Arbeidsgiveren svarer på forespørselen i Altinn-skjemaet. 6. Neste gang det kommer en sykmelding fra den ansatte får nærmeste leder en e-post fra NAV: «Hei. En av dine ansatte er sykmeldt. For å se sykmeldingen, logg inn på [Lenke]. Vennlig hilsen NAV». 7. Nærmeste leder logger inn og finner fra da av sykmeldinger fra den ansatte på nav.no. 8. Snarveien kan alltid brukes til å finne siden. Her vil det komme stadig flere tjenester til nærmeste leder.

5

6 Slik ser en melding den ansatte får fra NAV lege har skrevet sykemelding.

7 Eksempel på epost til leder med personalansvar - om ny sykmelding på nav.no

8

9

10

11

12 Melding til den sykemeldte om at det ligger en søknad som må sendes inn på NAV.no

13 Den ansatte må logge inn på nav.no (Ditt sykefravær) og finne søknaden

14 For den sykmeldte på nav.no (1) Hvordan ser søknaden ut?

15 For den sykmeldte på nav.no (2) Hvordan ser søknaden ut?

16 Her får den ansatte mulighet til å gjøre endringer i søknaden og sende på nytt

17 Den ansatte åpner den søknaden som skal korrigeres

18 Hvordan ser søknaden ut? For nærmeste ledere - på nav.no På siden nav.no/minesykmeldte kan den sykmeldtes nærmeste leder få tilgang til sykmeldingen (del C) og søknaden om sykepenger (del D)*. Vi utvider denne siden med funksjonalitet til støtte i oppfølgingen av sykmeldte, som f.eks avtaler om dialogmøter, oppfølgingsplaner og en tidslinje som viser lederens oppgaver underveis i sykefraværet. * forutsetter at den som henter sykmeldingen i Altinn samtidig melder inn til NAV hvem som er nærmeste leder via skjemaet «Sykmelding Oppgi nærmeste leder med personalansvar».

19 Eksempel på epost til leder med personalansvar - om ny søknad om sykepenger på nav.no

20 Vi utbetaler lønn under sykdom. Hva skjer hvis den sykmeldte ikke sender inn søknaden om sykepenger? Arbeidsgivere forskutterer lønn under sykdom på eget ansvar. Som arbeidsgiver må dere selv følge opp at de ansatte sender inn sykmeldingen og senere søknaden om sykepenger, slik at dere kan få refusjon fra NAV. Det er noen klare fordeler ved den digitale søknaden: 1. Arbeidsgiveren får dokumentasjon på at søknaden er sendt inn i form av en digital kopi. Dette gjør det lettere for både dere og NAV å holde oversikt over hva som har skjedd i saken. 2. Arbeidstakeren får varsel om at søknaden skal sendes inn. Arbeidstakeren får også en påminnelse en uke etterpå dersom de ikke sender søknaden ved første gangs varsel. 3. Arbeidstakeren får ikke sendt inn en søknad uten at obligatoriske felter er fylt ut, noe som reduserer antall returnerte søknader betraktelig.

21 Personalansvarlige ledere trenger bare nav.no Oppgaven til dem som har tilgang er å melde tilbake til NAV hvem som er den sykmeldtes nærmeste leder. Innmeldingen gjøres når den første sykmeldingen fra den ansatte hentes i Altinn. (Ansvarlig i lønnsgruppa) Da oppnår bedriften samtidig den viktigste gevinsten: Sykmeldingen trenger ikke lenger distribueres internt. Nærmeste leder får tilgang til sin egen side: nav.no/dinesykmeldte. Her vil det komme stadig flere nyttige verktøy for lederen. NAV-kontoret får mulighet til å ta kontakt med rett person i bedriften underveis i oppfølgingen.

22

23

24 ALTINN Rektor har fått tilgang til sykmeldinger i Altinn. Rektor har tilgangsstyring og kan delegere sine roller til andre. Avdelingsledere trenger ikke tilganger i Altinn -de får oversikten inne på NAV. Sykmeldingene finner dere i innboksen. Når lønnsgruppa har hentet sykmeldingene flytter vi de over i arkivboksen.

25 ALTINN Søknad om sykepenger: Den ansatte sender inn søknad om sykepenger. Hvis de skal avvikle ferie i sykemeldingsperioden så skal det føres på. VIKTIG: De må ikke føre på at det er avviklet ferie hvis det skal søkes om erstatningsferie. Arbeidsfrie perioden for UV personalet (høst,jul, vinter,påske) er ikke ferie. Refusjon fra NAV blir stanset ved ferieavvikling. Rektor vil i løpet av denne uka få tilgang til søknad om sykepenger. Denne kan delegeres.

26

27 ALTINN SØK PÅ SYKMELDINGER I ALTINN. Skriv inn etternavnet på den ansatte og dere får opp alle sykmeldingen og søknadene om sykepenger som er sendt inn. Søker både i innboks og arkiv.

28

29 SYKMELDINGER Pass på at det ikke er huller i sykmeldingsperiodene. (Løser seg kanskje nå med elektroniske sykmeldinger). Husk at de som er delvis sykmeldt i en periode ikke kan levere egenmeldinger. Må skaffe seg ny sykmelding hvis de blir borte mer enn sykmeldingsgraden.

30 FEDREKVOTE/FORELDREPENGER Det skal være samsvar mellom uttak av foreldrepenger og vedtaket fra NAV. Få alltid en kopi av vedtaket og send inn dette til lønnsgruppa. HUSK: Hovedregel for avvikling av foreldrepermisjon er at den skal avvikles sammenhengende. En lærer har ikke krav på å stanse permisjonen i arbeidsfrie perioder, høst, jul, vinter og påske. Har du foreldrepermisjon, inngår de arbeidsfrie periodene. (Tvistelønnsnemnda sak 32/13).

31 UTSETTELSE AV FORELDREPERMISJON En utsettelse forutsetter at du er i heltidsarbeid. du har lovbestemt ferie, det vil si 21 arbeidsdager. Tariffavtalt ferie regnes ikke med. du på grunn av sykdom er helt avhengig av hjelp for å ta deg av barnet. du eller barnet er innlagt på helseinstitusjon. Når du ønsker å utsette uttaket fordi du er i full jobb, må NAV ha mottatt søknad om utsettelse senest dagen før du skal utsette. For utsettelse av fedrekvoten må søknad om utsettelse være mottatt senest siste dag i fellesperioden.

32 REISEREGNING Kontrollen av reiseregninger er blitt mye bedre. Program/innkalling skal ligge ved reiseregningen. Mangler program få den ansatte til å legge kommentar i merknadsfeltet, eller dere kan legge inn en kommentar. Husk at alle måltider skal trekkes fra. Kontroller at det kommer fram riktig fradrag for måltid.

33 ANSIENNITETSBEREGNING Reglene for ansiennitetsberegning finner vi i HTA 12 Regnes tidligst fra fylte 18 år. Ansiennitetsdatoen fastsettes til den 1. i tilsettingsmåneden på grunnlag av godskrevet ansiennitet. Det gis ikke lønnsansiennitet etter flere bestemmelser for samme tidsrom. Omsorgstjeneste godskrives med inntil 3 år. Med omsorgstjeneste menes omsorg for barn eller pleie av eldre eller syke.

34 ANSIENNITETSBEREGNING Fagarbeider med avlagt fagprøve får verdiskapingsdelen av lærertida medregnet i lønnsansienniteten (normalt 1 år). Verneplikt Stilling uten krav om utdanning: All tidligere privat og offentlig tjeneste godskrives. Som privat tjeneste regnes også arbeid i hjemmet med inntil 6 år.

35 ANSIENNITETSBEREGNING Annen stilling med krav om utdanning: All offentlig tjeneste godskrives fullt ut. Privat tjeneste som er av betydning for stillingen godskrives. Undervisningspersonale: Lønnsansiennitet for privat tjeneste etter fullført faglig og pedagogisk utdanning blir godskrevet. Det er laget et regneark som er veldig fint å bruke ved beregning av ansiennitet.

36 ANSIENNITETSBEREGNING HR/Arbeidsgivarpolitikk2/Loenntariff/Kompetanse-ansiennitetundervisningspersonale

37 YMSE LØNN Hel eller delvis permisjon: Bruk merknadsfeltet for å opplyse om permisjonsårsak når noen har delvis eller full permisjon. Viktig både for meldinger til pensjonskassen og til A-meldingen.

38 VIKARER/EKSAMENSVAKTER/SENSORER Sjekk status i Visma før dere sender inn timer til vikarer/eksamensvakter og eksterne sensorer. Ligger de med stoppdato tilbake i tid, vil det ikke bli hentet skattekortopplysninger. På vikarer må det i tillegg kontrolleres at de ligger med riktig stillingskode og årslønn.

39 Tidsbegrenset stilling Husk å sende ny tilvisning hvis et vikariat forlenges. Hvis tilvisningen er tidsbegrenset legger vi inn stoppdato. Leder får melding 3 uker før sluttdato. Send allikevel stoppmelding med melding om eventuell avvikling av ferie uten trekk, ferie ikke avviklet og feriepenger.

40 YMSE LØNN Assistenter og konsulenter. Bruk merknadsfeltet for å beskrive arbeidet så vi melder riktig yrkeskode til A-meldingen. REKRUTTERING: Husk å fullfør hele saksgangen i rekrutteringsmodulen. Følg alle steg og avslutt saken. Vi får da lest inn alle opplysningene i HRM.