Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: kl. 10:00 15:30 Møtested: Fylkeshuset Saknr: 42/2009, 44/ /2009 Arkivsak: Møteleder Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Møtende medlemmer Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Kirsten Olava Hofstad (Sosialistisk Venstreparti) Eivind Stende (Det norske Arbeiderparti) Ivar Kværnø (Senterpartiet) Forfall Hans Bøe (Venstre) Møtende varamedlem Petter A. Hosen (Fremskrittspartiet) Fra administrasjonen møtte Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS sakene 42, 43, 45, 46, 48, 49, 52 Hilde Løseth Modell, Revisjon Midt-Norge IKS sak 49 Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS sakene 47, 48, 49, 50, 51, 53 Tove Tveråmo, Revisjon Midt-Norge IKS Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS Per Ola Johansen, KonSek Hanne Kongsvik, KonSek møtesekretær Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 42/09 45/09 46/09 43/09 52/09 49/09 48/09 50/09 51/09 47/09 53/09 Sak 43/09 utsatt til neste møte

2 Saker til behandling Arkivsak: Sak 42/2009 Godkjenning av møtebok Kontrollutvalget /2009 fra kontrollutvalgets møte 9. september 2009 godkjennes fra kontrollutvalgets møte 9. september 2009 godkjennes Arkivsak: Sak 43/2009 Referatsaker Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Arkivsak: Sak 44/2009 Orientering - Kjøp av rutetjenester i kollektivtrafikken ved anbud 2

3 Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saken ble utsatt til neste møte da administrerende direktør i administrasjonsselskapet for kollektivtrafikk i Sør-Trøndelag ble forhindret fra å delta i møtet Arkivsak: Sak 45/2009 Rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjekt om elevfravær i de videregående skolene Kontrollutvalget /2009 Fylkestinget Kontrollutvalget viser til den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten om registrering og oppfølging av elevfravær i videregående skole. Kontrollutvalget har merket seg innholdet i rapporten. Rapporten legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget har merket seg innholdet i den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten om registrering og oppfølging av elevfravær i videregående skole. Fylkestinget slutter seg til revisors anbefalinger, og ber fylkesrådmannen ha fokus på kvalitetssikring av registrering og oppfølging av elevfravær, samt gode kontrollrutiner for dette videreføring og styrking av arbeidet med å etablere system for utveksling av fraværsinformasjon mellom grunnskolen og videregående skole. Fylkesrådmannen bes om å orientere kontrollutvalget og fylkestinget om oppfølging av rapporten innen mai Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS, orienterte om den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten. Følgende omforente forslag ble fremmet i møtet: 3

4 Nytt avsnitt etter kulepunkt 2: I tillegg ber fylkestinget fylkesrådmannen vurdere om det kan være hensiktsmessig med felles permisjonsregler for videregående skoler løpende registrering av fravær Siste setning i innstillingen endres til: Fylkesrådmannen bes om å orientere kontrollutvalget og fylkestinget om oppfølging av rapporten, implementering av nye forskrifter og system for informasjonsutveksling mellom grunnskoler og de videregående skolene, innen april 2010 Kontrollutvalget viser til den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten om registrering og oppfølging av elevfravær i videregående skole. Kontrollutvalget har merket seg innholdet i rapporten. Rapporten legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget har merket seg innholdet i den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten om registrering og oppfølging av elevfravær i videregående skole. Fylkestinget slutter seg til revisors anbefalinger, og ber fylkesrådmannen ha fokus på kvalitetssikring av registrering og oppfølging av elevfravær, samt gode kontrollrutiner for dette videreføring og styrking av arbeidet med å etablere system for utveksling av fraværsinformasjon mellom grunnskolen og videregående skole. I tillegg ber fylkestinget fylkesrådmannen vurdere om det kan være hensiktsmessig med felles permisjonsregler for videregående skoler løpende registrering av fravær Fylkesrådmannen bes om å orientere kontrollutvalget og fylkestinget om oppfølging av rapporten, implementering av nye forskrifter og system for informasjonsutveksling mellom grunnskoler og de videregående skolene, innen april 2010 Arkivsak: Sak 46/2009 Orientering om status i finansiell revisjon Kontrollutvalget /2009 4

5 Kontrollutvalget tar informasjon angående status i finansiell revisjon til orientering I henhold til Kommuneloven 77.8, jfr 78.5, ble møtet lukket under behandling av saken Oppdragsansvalig revisor Tove Tveråmo, Revisjon Midt-Norge IKS, orienterte Kontrollutvalget tar informasjon angående status i finansiell revisjon til orientering Arkivsak: Sak 47/2009 Samarbeid og kommunikasjon mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt- Norge IKS - ønske om avtale Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget viser til forslag til momenter som kan inngå i en driftsavtale med Revisjon Midt-Norge IKS. Med bakgrunn i utvalgets innspill føres en dialog med revisjonsselskapet, for å komme fram til et avtaleinnhold som tilfredsstiller begge parters behov. Forslag til avtale legges deretter fram for kontrollutvalget for endelig vedtak. Avtalen skal ikke inneholde økonomiske eller rettslige betingelser, og kan dermed være mellom kontrollutvalget direkte og Revisjon Midt-Norge IKS. Ingen vedtak fattet i saken. Saken ble drøftet, men ikke realitetsbehandlet, og legges fram på nytt i neste møte Arkivsak:

6 Sak 48/2009 Forvaltningsrevisjonsprosjekt tannhelse - orientering Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om det planlagte forvaltningsrevisjonsprosjektet innen tannhelsetjenesten til orientering. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS, orienterte Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om det planlagte forvaltningsrevisjonsprosjektet innen tannhelsetjenesten til orientering. Arkivsak: Sak 49/2009 Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom. Orientering om oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Revisjon Midt-Norge IKS til orientering. Revisor Hilde Løseth Modell, Revisjon Midt-Norge IKS, orienterte Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Revisjon Midt-Norge IKS til orientering. 6

7 Arkivsak: Sak 50/2009 Fovaltningsrevisjon om organisering av virksomheten - innhold og rammer Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget slutter seg til forslag til innretning på forvaltningsrevisjonsprosjekt om fylkeskommunens organisering. Utvalgets innspill innarbeides i det videre arbeidet med prosjektet Kontrollutvalget ber om en orientering i novembermøtet Kontrollutvalget slutter seg til forslag til innretning på forvaltningsrevisjonsprosjekt om fylkeskommunens organisering. Utvalgets innspill innarbeides i det videre arbeidet med prosjektet Arkivsak: Sak 51/2009 Budsjettkontroll pr for kontrollutvalget Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. 7

8 Arkivsak: Sak 52/2009 Oppfølging av saker behandlet i kontrollutvalget Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget slutter seg til framlagte oversikt over status for oppfølging av saker behandlet i utvalget. I saker der fylkestingets vedtak ikke vurderes som tilfredsstillende fulgt opp bes rådmannen om en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget, om årsak og videre oppfølging. Kontrollutvalget slutter seg til framlagte oversikt over status for oppfølging av saker behandlet i utvalget. I saker der fylkestingets vedtak ikke vurderes som tilfredsstillende fulgt opp bes rådmannen om en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget, om årsak og videre oppfølging. Arkivsak: Sak 53/2009 Eventuelt Kontrollutvalget /2009 Ingen innstillling Ingen saker behandlet under eventuelt 8