Elise Andersen, medlem Øyvind Reier Bakke, medlem. Hanne R. Eikeland, varamedlem

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Dato: kl. 09:00 Sted: Fylkeshuset, møterom Kursrom 1.etg. Arkivsak: 17/00017 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Møteleder: Heidi Ørnlo, leder Elise Andersen, medlem Øyvind Reier Bakke, medlem Hanne R. Eikeland, varamedlem Rune Mathiassen, nestleder Andres Muri, medlem Inge Høyen, varamedlem Linn Therese Bekken, daglig leder Vestfold kommunerevisjon Orrvar Dalby, daglig leder VIKS Heidi Ørnlo. Protokollfører: Orrvar Dalby. SAKSKART Side Saker til behandling 33/17 34/17 17/ / Godkjenning av protokoll fra møte 1.juni Forvaltningsrevisjonsrapporten NDLA II. 3 35/17 16/ Eierskapskontroll Tannhelsetjenesten kompetansesenter Sør IKS- Statusrapport om oppfølgingen. 4 36/17 17/ Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon "Oppfølging av lærlinger og lærlingebedrifter". 4 1

2 37/17 17/ Selskapskontroll Vigo IKS - orientering om status. 5 38/17 17/ Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn /17 17/ Revisjonsplan /17 17/ Uavhengighetserklæring fra revisor. 8 41/17 17/ Skisse til studietur. 9 42/17 17/ Referater /17 17/ Eventuelt. 10 Leder ønsket velkommen og møtet ble satt kl Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. Fra kl til kl var det en felles samling med kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune, og representanter for administrasjonen i de to fylkeskommunene. Seniorkonsulent Iver Fiksdal, Deloitte orienterte om forvaltningsrapporten NDLA II og en senere tilleggsrapport. Han svarte også på spørsmål, og kontrollutvalgene hadde en uformell utveksling av synspunkter. Daglig leder Orrvar Dalby i VIKS orienterte om prosessen i forbindelse med selskapskontrollen i VIGO IKS. Til slutt diskuterte kontrollutvalgene felles problemstillinger for tiden framover. Saker til behandling 33/17 Godkjenning av protokoll fra møte 1.juni Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 2

3 Protokoll fra møte i kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 1.juni 2017 godkjennes. Protokoll fra møte i kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 1.juni 2017 godkjennes. 34/17 Forvaltningsrevisjonsrapporten NDLA II. 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Deloitte vedrørende forvaltningsrevisjonsrapporten NDLA II til foreløpig orientering. Kontrollutvalget vil realitetsbehandle saken i møte 19.oktober Saken ble diskutert og kontrollutvalget oppsummerte den orienteringen de hadde fått tidligere på dagen. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Deloitte vedrørende forvaltningsrevisjonsrapporten NDLA II til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber sekretæren gi en muntlig orientering til kontrollutvalget i Hordaland v/sekretariatet om hovedpunktene i den foreløpige drøftingen. Kontrollutvalget vil realitetsbehandle saken i møte 19.oktober

4 35/17 Eierskapskontroll Tannhelsetjenesten kompetansesenter Sør IKS- Statusrapport om oppfølgingen. 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 Kontrollutvalget tar fylkesrådmannens rapport om oppfølgingen av eierskapskontrollen av Tannhelsetjenestens Kompetansesenter Sør IKS til orientering. Saken ble behandlet. Kontrollutvalget tar fylkesrådmannens rapport om oppfølgingen av eierskapskontrollen av Tannhelsetjenestens Kompetansesenter Sør IKS til orientering. 36/17 Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon "Oppfølging av lærlinger og lærlingebedrifter". 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Opplæring og oppfølging av lærlinger i Vestfold fylkeskommune» datert 1.september 2017, med følgende problemstillinger: 1. Har Vestfold fylkeskommune tilrettelagt for tilfredsstillende opplæring og oppfølging av lærlinger i bedrift? 4

5 Herunder: -Beskrivelse av ansvarsforhold og samarbeidspartnere. 2. I hvilken grad er det tilfredsstillende kvalitet i opplæringen og oppfølgingen av lærlinger i Vestfold? Revisor presenterte forslag til prosjektplan og svarte på spørsmål. Forslag til problemstillinger ble drøftet. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Opplæring og oppfølging av lærlinger i Vestfold fylkeskommune» datert 1.september 2017, med følgende problemstillinger: 1.Har Vestfold fylkeskommune tilrettelagt for tilfredsstillende opplæring og oppfølging av lærlinger i bedrift? Herunder: -Beskrivelse av ansvarsforhold og samarbeidspartnere. 2.I hvilken grad er det tilfredsstillende kvalitet i opplæringen og oppfølgingen av lærlinger i Vestfold? 37/17 Selskapskontroll Vigo IKS - orientering om status. 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 Kontrollutvalget tar foreløpig statusrapport av 9.august 2017 om selskapskontroll i VIGO IKS, til orientering. Saken ble drøftet. 5

6 Kontrollutvalget tar foreløpig statusrapport av 9.august 2017 om selskapskontroll i VIGO IKS, til orientering 38/17 Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 Kontrollutvalget anbefaler fylkestinget å bevilge kr i budsjett 2018 til kontroll og tilsyn i Vestfold fylkeskommune. Revisjonstjenester totalt: Fordelt slik: Regnskapsrevisjon, enhetskontroller Forvaltningsrevisjon, selskapskontroll overordnet analyse Attestasjoner, andre tjenester Ledelse av bedriften, styrebehandling, deltagelser og forberedelse på møter KU og FT Sekretariatstjenester fra VIKS: Andre utgifter: Fordelt slik: Kjøp av tjenester eksternt Faglig utvikling/utflukt Andre driftsutgifter Møtegodtgjørelse Sum Tilsyn og kontroll for Saken oversendes fylkesutvalget. 6

7 Revisor og sekretær kommenterte budsjettforslaget. Kontrollutvalget anbefaler fylkestinget å bevilge kr i budsjett 2018 til kontroll og tilsyn i Vestfold fylkeskommune. Revisjonstjenester totalt: Fordelt slik: Regnskapsrevisjon, enhetskontroller Forvaltningsrevisjon, selskapskontroll overordnet analyse Attestasjoner, andre tjenester Ledelse av bedriften, styrebehandling, deltagelser og forberedelse på møter KU og FT Sekretariatstjenester fra VIKS: Andre utgifter: Fordelt slik: Kjøp av tjenester eksternt Faglig utvikling/utflukt Andre driftsutgifter Møtegodtgjørelse Sum Tilsyn og kontroll for Saken oversendes fylkesutvalget. 39/17 Revisjonsplan Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 7

8 Kontrollutvalget tar revisjonsplan 2017 for Vestfold fylkeskommune til orientering. Revisor gjennomgikk revisjonsplanen og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar revisjonsplan 2017 for Vestfold fylkeskommune til orientering. 40/17 Uavhengighetserklæring fra revisor. 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 Vurderingen av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Vestfold fylkeskommune, tas til orientering. Saken ble behandlet. Vurderingen av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Vestfold fylkeskommune, tas til orientering. 8

9 41/17 Skisse til studietur. 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 Kontrollutvalget slutter seg til den framlagte skissen til studietur, og ber sekretariatet utarbeide endelig program med kostnadsoverslag til møtet 19.oktober Alternative tidspunkt for studieturen: Antall deltakere: Det søkes fylkesutvalget om godkjenning av studieturen. Saken ble drøftet. Kontrollutvalget ønsket primært en studietur 4. og 5.desember 2017, hvis det passer for foredragsholdere mv. Hvis det ikke passer, foreslås andre halvdel av januar Leder og sekretær får fullmakt til å fastsette endelig tidspunkt. Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune inviteres til å delta på studieturen. Kontrollutvalget slutter seg til den framlagte skissen til studietur, og ber sekretariatet utarbeide endelig program med kostnadsoverslag til møtet 19.oktober Alternative tidspunkt for studieturen: 1.Den 4.-5.desember Andre halvdel av januar Leder og sekretær får fullmakt til å fastsette endelig tidspunkt Antall deltakere: Kontrollutvalgets faste medlemmer, samt revisor og sekretær. Dersom noen av kontrollutvalgets faste medlemmer melder forfall, inviteres vedkommendes varamedlem. Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune inviteres til å delta på studieturen. Det søkes fylkesutvalget om godkjenning av studieturen. 9

10 42/17 Referater. 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17 Referatsakene tas til orientering. Følgende referater ble framlagt: 1.Nye personvernregler fra Protokoll fra styremøte i VIKS 28.august Referatsakene tas til orientering. 43/17 Eventuelt. 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /17. Følgende saker ble tatt opp: 1.Kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra fylkesrådmannen på neste møte om hvordan fylkeskommunen forbereder innføringen av nye personvernregler i

11 2.Kontrollutvalget inviterer kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune, samt administrasjonen i de to fylkeskommunene, til et temamøte om kontroll og tilsyn i forbindelse med regionreformen. Daglig leder Orrvar Dalby, VIKS vil orientere om NKRFs sjekkliste og erfaringer høstet fra kommunereformen i Vestfold. Leder og sekretær fastsetter tidspunkt for temamøtet. 1.Kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra fylkesrådmannen på neste møte om hvordan fylkeskommunen forbereder innføringen av nye personvernregler i Kontrollutvalget inviterer kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune, samt administrasjonen i de to fylkeskommunene, til en temadag om kontroll og tilsyn i forbindelse med regionreformen. Daglig leder Orrvar Dalby, VIKS vil orientere om NKRFs sjekkliste og erfaringer høstet fra kommunereformen i Vestfold. Leder og sekretær fastsetter tidspunkt for temadagen. Møtet slutt kl Revetal 14.september For leder i kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune, Heidi Ørnlo Orrvar Dalby Daglig leder/sekretær. 11

12 12