Oppdatere malene for driftavtalene for alle ledernivåer med tanke på Ferdig

Transkript

1 5/2016 srbeid etter revisjoner utført v konsernrevisjonen Ansvrlig /t nr Problemstilling Sttus Ansvrlig Tidsfrist Inngår oppfølging v revisjoner og tilsyn i HF-ets etblerte system for intern styring Problemstilling 1 og kontroll, og følges tiltksrbeid etter revisjoner utført v konsernrevisjonen opp v styret og helseforetke? Kriterie 1 Forhold mellom styret og dm.dir. er regulert i instruks Org Kriterie 2 b Kriterie 3 Styret følger oppp revisjoner og tilsyn i tråd med krv i Oppdrg og bestilling. Styret holdes orientering om oppfølging v revisjoner og tilsyn, og dokumentsjonen skl våre utformet og tilpsset styrets behov for beslutningsgrunnlg i de enkelte sk. Dokumentere t sker om revisjoner og tilsyn settes opp til videre behndling i styret. Oppfølgingen bør beskrives for å sikre oppfølging i tråd med beslutninger. Styresker som skl følges opp bør følge styrets besluttende intervller og årsk til eventuell utsettelse bør frmkomme slik t det blir kommunisert til styret Sette sttus for oppfølging v konsernrevisjonens rpporter på årsplnen for styret. Ferdig Styreserkr. Rpportere sttus for tiltkene etter konsernrevisjonen smmen med øvrige tilsyn hvert tertil. Ferdig jn 2017 SSHF hr styrende dokumetner som gir føringer for hvordn revisjoner og tilsyn skl følge opp, og nsvr for oppfølgingen er bestemt og kommunisert. Det nbefles t oppfølgingen v revisjoner utført v konsernrevisjonen inkluderes i SSHFs eksisterende prosedyrrer, videre t driftsvtler for lle besluttende ledernivåer etbleres, og hvor det fremkommer forvetninger til hvordn revisjonene skl følges opp. Beskrive i styrende dokumenter hvordn konsernrvisjoner skl følges opp Pågår Fg vd b Innrbeide et punkt i driftsvtlene om nsvr for tilsyn og konsernrevisjoner Ferdig c Oppdtere mlene for driftvtlene for lle ledernivåer med tnke på Ferdig Kriterie 4 Resultter fr revisjoner utført v konsernrevisjonen vurderes for prioritering v tiltksrbeidet, og områder med høy risiko inkludres i SSHFs ordinære risikohåndtering.

2 Kriterie 5 SSHFs hndlingsplner for tiltksrbeid er oversiktilige og systemtisk fremstilt. srbeid etter 2014-revisjonene er strtet opp, og er i rute i henhold til pln. Styrende dokumenter er ikke dekkende for hv hndlingsplner skl inneholde - det nbefles å dokumentere dette. Anbefles t SSHF dokumenterer vurderinge v hv som kn hemme gjennomføring v tiltk, og t denne vurderingen legges til grunn i utrbeidelse v tiltksplner. Mnglende lukking v tiltk, spesielt i forhold til tiltkspln for virksomhetsstyring. Det nbefles å utrbeide oversikt over tiltk som gjenstår å lukke, og ser dette i smmenheng med områdene som er forsinket i forhold til frmdriftspln for innføring v endret orgnissjonsmodell. Kriterie 6 b Beskrive krv til hndlingspln og utrbeide mler. Beskrive hvordn tiltkene følges opp slik t vvik lukkes Pågår Inngår i rb. med nytt vvikssystem srbeidet etter revisjoner og tilsyn er inkludert i SSHFs gjennomgående system for rpporteirng og oppfølging Det nbefles t SSHF tydeliggjør forventninger til oppfølging v tiltksplner i styrende dokumenter, og innlemmer revisjoner utført v konsernrevisjonen i oversikten som inngår i den ordinære rpporteringen. som skl gjennomføres for å nå mål bør inkluderes i oppfølgingsmøter med den enkelte leder. Beskrive krv til håndtering v vvik og tiltk for å lukke dem, Pågår Fgvc f.eks. i Virksomhetsstyring og Oppfølgingsmøter Jf over Innrbeide sttus for tiltk etter konsernrevisjonen i tertilrportene for tilsyn og vvik Ferdig c Sette tilsyn/revisjoner på gend for oppfølgingsmøtene hvert tertil Ferdig Hr SSHF lgt til rette for t revisjoner utført v konsernrevisjonen bidrr til læring Problemstilling 2 og forbedring, og vet SSHF om det hr skjedd en vrig forbedring i forhold til nbeflinger som er gitt? SSHF hr føringer for t tilsyn og revisjoner skl bidr til læring og forbedring, og t Kriterie 7 erfringer deles og spres. SSHF mngler føringer for t U og KR skl t opp tem knyttet til læring og forbedring etter revisjoner og tilsyn. Erfringer som diskuteres i ledermøter blir ikke dokumentert. Det nbefles t rbeidet systemtiseres og styrkes, slik t læringseffekten øker. Avklre stbdsdir og Us rolle i SSHF mht til læring og forbedring Pågår Org dir Kriterie 8 SSHF hr gjennomført tiltk etter nsjonl revisjon v medisinsk kodeprksis

3 SSHF er lite kjent med og hr ikke fulgt opp nbeflingene i den nsjonle rpporten. Det nbefles t gruppen som skl vurdere frmtidig orgnisering v rbeidet gjør en overordnet risikovurdering v medisinsk kodeprksis, og ut fr dnne utrbeider pln for hvordn rbeidet skl følges opp. Det forventes v SSHF tr nsjonle nbeflinger til etterretning og vurderer disse i smmenheng med ny orgnisering og oppfølging v medisinsk kodeprksis. Etblere en kompetnsegruppe medisinsk koding, KMK Ferdig Økonomi b Eblere felles overordnet prosedyre for medisinsk koding Pågår KMK c Utrbeide pln for internrevisjoner v medisinsk koding Ikke KMK strtet d EK-prosedyre for vrsling v kritikkverdige forhold må ngi t vrsling kn skje nonymt ferdig Inge V.Bkken Kriterie 9 SSHF hr gjennomført tiltk etter revisjon v psientdministrtivt rbeid Konsernrevisjonen nbefler t SSHF følger opp styrets vedtk om hlvårlig sttusoppfølging med oversikt over hv som er utført og hv som gjenstår. Forslår t SSHF følger opp føringer om årlig revisjon, og beslutningen om t den enkelte klinikk hr nsvr for å påse implementering v resterende tiltk. Oppdtert sttusoversikt styrebehndlet juni Arbeidet videreføres i ordinær drift. Ferdig b Dokumentere i GAT kompetsnemodul hvem som hr fått opplæring Pågår Klinisk IKT c Gjøre kjent og implementere vedttte rutiner Ferdig d Gjennomføre internrevisjon Psientdministrtivt rbeid 2017 Pågår Klinisk IKT e Reetblere orgn som følger opp Psientsministrtivt rbeid på klinikkene ferdig Klinisk IKT Kriterie 10 SSHF monitorerer utviklingen v det psientdministrtive rbeidet, og kn vise til forventet forbedring. Det nbefles å definere ønsket mål og tolernse for vrisjon på flere v de indiktorene som monitoreres. Det bør tydelig frmgå i den informsjon som gis til styret hv som er ønsket mål og i hvilken grd disse oppnås. Øk 6/2016 Endret orgnissjonsmodell Ansvrlig /t nr Problemstilling Sttus Ansvrlig Tidsfrist Problemstilling Er rbeidet med virksomhetsstyring i SSHF innrettet slik t det understøtter mål med endret orgnissjonsmodell? Kriterie 1 Det er definert tydelige mål for endret orgnissjonsmodell Kriterie 2 Innføring v endret orgnissjonsmodell er plnlgt og informert om. Risiko knyttet til gjennomføring er vurdert jevnlig

4 Effekt v ktiviteter knyttet til implementering v endret org.modell er ikke tydelig ngitt. Det nbefles t det for hver ktivitet knyttet til implementering utrbeides målkriterier som blir gjenstnd for regelmessig oppfølging. Det er ikke dokumentert vurderinger knyttet til om det er budsjettmidler til å gjennomføre ktiviteter i plnen for ny orgnissjonsmodell. Det nbefles t risiko knyttet til innføringen gis høy prioritet, spesielt økonomiområdet. Den nye orgnissjonen er i ferd med å etbleres - evlueres/revideres Pågår 2017 Kriterie 3 SSHF hr orgnisert rbeidet med virksomhetsstyring i smsvr med nbeflingene fr konernrevisjonens rpport 05/2015, område virksomhetsstyring, og tiltkene dekker behovene i endret orgnissjonsmodell. Flere v fristene i tiltkslistene for virksomhetsstyring er ikke overholdt. Etblert system for virksomhetstyring etter rpport 05/2015 dekker behovet i endret orgnissjonsmodell. men rbeidet er forsinker i henhold til pln. Konsernrevisjonen nbefler t SSHF følger opp t lle enheter implementerer det etblerte systemet for virksomhetssstyring. ene for virksomhetsstyring følges opp, og for øvrig er dette ivrttt i ndre punkter. Kriterie 4 Det er definert og kommunisert rolle, nsvr og oppgver for virksomhetsstyringen i stb og linje. Mler for driftsvtler er ikke ferdigstilt for lle nivå. Det nbefles t mlene ferdigstilles, slik t den enkelte leders nsvr og oppver knytting til virksomhetsstyring bir beskrevet og formlisert. Ml driftvtler for lle ledernivåer utrbeides Ferdig Kriterie 5 Mål og krv for endret orgnissjonsmodell er opersjonlisert og fornkret hos den enkelte leder, og implementert i dglig drift. Det nbefles t SSHF følger opp slik t ledere får driftsvtler der nsvrsområder, roller, mål og krv inngår. Det bør gå tydelig frm hvilke effekter implementering v endret vdelingssstruktur og nytt ledernivå skl h for de enheter som omfttes v dette. En del enhetsledere hr ikke inngått driftsvtle for Alle skl h driftsvtle for Pågår Alle ledere b Virksomhetsplnene for 2017 må gjenspeile ny orgnissjonsstruktur for klinikk/vd/seksjon Pågår Klinikkene Driftsvtlen skl ngi nsvrsområder, roller, mål og krv for enheten. Ledere på lle nivå hr tilgng til nødvendig styringsinformsjon slik t de løpende Kriterie 6 kn følge opp dlig drift. Konsernrevisjonen nbefler t SSHF sikrer t lle ledere hr tilgng på og benytter smme informsjon som dnner grunnlg for løpende å følge opp egen enhet. Portlen med styringsinformsjon rulles ut ferdig Økonomi Opplæring i bruk v portlen med styringsinformsjon Ferdig Økonomi Kriterie 7 Det er etblert føringr som sikrer oppfølging v drift og risikokovurderinger på lle nivå i helseforetket.

5 Konsernrevisjonen nbefler t SSHF gjennomfører oppfølgingsmøter gjennomgående fr lveste til øverste ledernivå i lle klinikker slik retningslijnene legger opp til. Alle tiltk som identifiseres må nsvrssettes og tidfestes, smt målekriterier for hvert tiltk må utrbeides. Oppfølgingsmøter skl gjennomføres på lle nivå. Pågår Alle ledere b ene etter oppfølgingsmøtene med dm. direktør må ngi forventet effekt, nsvrlig og tidsfrist. Pågår Alle ledere