INVENTAR OC. Nu'dlonJ UTSTYRSKONTROLL FYLKESKOMMUNE. Fylkesrevisjo nen. Forvaltningsrevisjon - november 2013

Transkript

1 Nu'dlonJ Fylkesrevisjo nen FYLKESKOMMUNE INVENTAR OC UTSTYRSKONTROLL Forvltningsrevisjon - november 2013 I

2 Tidligere undersøkelser fr Fylkesrevisjonen i Nordlnd Offe ntlige nskffelser i smferdse/s se ktore n ( ) Sykepengerefu sjon (201 2) Eie ndomsforultn i n ge n (20 I 2) Likestilling og mngfold (2011) o Lønn - oveiøring underuisningspersonell fr sttlig til kom m u n lt triffom ràde (200 5) Mom skom pe n ssio n sord n i n ge n (200 5) Økonomifunksionen i tn n helsetje ne ste n (200 5) Prosjektstyring i byggeprosiekter (2011) Lønn, pr4tisering v h ove dt riffvtl e n ( ) Oppfølging v fgopplæringen (201 0) Ressurssen te rui rkso m h ete n (200 4) Beredskp iden videregàende skole (2010) Ràdgivning i skolen (2010) O Telefonisken (2004) Nordlnd fylkeskommunes kunstsmling (2004) o Spesil u nderuisning (2009) Etiske retni ngslinjer (2009) Tnnhelsetilbudet til eldre/uføre mv. (2008) Offe ntlig e n skffel se r (200 8) R m m e vt I e r og i n n ki ø psprksrs (2008) Til skudd sm idle r i kultu rvdel i nge n (2008) Ntu rlytelser og utgiftsgodtgiørelser (2007) Vedtksoppfølging (2007) IKT i fylkeskommunen (2007) I nventr og utstyrskontroll (2007) Regionle utviklingsmidler i næringsog smfe rdselsvd el i n ge n (2006) IKT- funksjonen styring og orgnisering (2003) Lønn - gjennomgåtende kontroller (2003) I n n kj øpsord n i nge n (2002) Bol igforvltn i nge n (200 1 ) Flyreisevtlen med Brthens (2001 ) For ytterligere informsjon om revisjonens undersøkelser vises til våre hjemmesider

3 Forvltning srevisjon - inventr og utstyrskontroll - oppfølgingsprosjekt FORORD Fylkeskommunens virksomhet skl med hjemmel i kommuneloven være gjenstnd for forvltningsrevisjon. Forvltningsrevisjon innebærer å gjennomføre vurderinger v økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fr fylkestingets vedtk og forutsetninger. Formålet med forvltningsrevisjon er å utføre systemtiske undersøkelser v den fylkeskommunle tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvltning herunder vdekke eventuelle svkheter, mngler og muligheter for forbedring. Fylkesrevisjonens forvltningsrevisjonsprosjekter gjennomføres med bkgrunn i prioriteringer gjort v Nord lnd fylkeskomm unes kontrollutvlg. Denne rpporten oppsummerer resulttene v forvltningsrevisjonsprosjektet "lnventr- og utstyrskontroll". Undersøkelsen er gjennomført v fylkesrevisjonen i Ansvrlig for gjennomføringen v prosjektet hr vært forvltningsrevisor Olg Jros. Bodø fylkes Fylkesrevisj onen i Nordlnd, novembet 2013 Side 1 v 16

4 Forvltningsrevisjon - i nventr og utstyrs kontrol I - oppføl g i n gs prosjekt Smmendrg Fylkesrevisjonen hr i denne undersøkelsen seü nærmere på om fylkeskommunen hr tilfredsstillende oversikt og kontroll med inventr og utstyr. Undersøkelsen omftter kun inventr og utstyr som ikke er registreringspliktig ifylkeskommunens blnseregnskp, det vilsi med enkeltverdi under kr ,- eller inventr og utstyr med enkeltverdi over kr ,-, men med økonomisk levetid under 3 år. Rpporten er et oppfølgingsprosjekt v et tilsvrende prosjekt som fylkesrevisjonen l frm i Det er også sett på om fylkesrevisjonens nbeflinger fr forrige prosjekt er fulgt opp. Undersøkelsen viser t Nordlnd fylkeskommune pr i dg ikke hr et felles overordnet system for registrering v inventr og utstyr. Det er heller ikke utrbeidet felles retningslinjer for et slikt felles overordnet system. Dette vr også det som vr sttus d forrige rpport ble lgt frm og som det ble nbeflt gjort noe med. Økonomivdelingen hr rbeidet for å følge opp nbeflingen fr forrige rpport. Avdelingen hr blnt nnet kjøpt inn et system som skulle fungere som et felles inventr- og utstyrsregister for lle enheter i Nordlnd fylkeskommune, men v ulike årsker er det ikke blitt ttt i bruk. I denne rpporten hr fylkesrevisjonen også sett på om fylkeskommunens driftsenheter hr rutiner for registrering v og kontroll med inventr og utstyr. For å belyse dette er det sendt ut en spørreundersøkelse til fylkeskommunens driftsenheter. Fylkesrevisjonen mener t undersøkelsen viser t for mnge driftsenheter i for liten grd hr rutiner for registrering v og kontroll med inventr og utstyr. Fylkesrevisjonen hr i rpporten også sett på hv som er gjort i forhold til å revidere reglementet for utrngering, ksssjon og vhendelse (ksssjonsreglementet) fr Fylkesdministrsjonen, ved økonomivdelingen, hr fulgt opp nbeflingene fr forrige rpport ved t de hr lget et utkst til nytt reglement. Utkstet ble imidlertid forkstet, slik t det er det gmle reglementet som fortstt gjelder. Sttus er derfor den smme nå som den vr i På bkgrunn v de funn som er gjort i denne undersøkelsen mener fylkesrevisjonen t Nordlnd fylkeskommune ikke hr tilfredsstillende oversikt og kontroll med sitt inventr og utstyr. Fylkesrevisionen i Nordlnd, novembet 2013 Side 2 v 16

5 Forvltnings revisjon - inventr og utstyrskontroll - oppfø lgingsprosjekt lnnholdsfortegnelse z. ronuår,, rroblemstillinger oc AvcRENsNrNG METODE 5 4. REVISJONS-/VI'RDERINGSKRITERIER FAKTABESKRIVELSE OG REVISJONENS WRDERING FELLES overordnet sysrgm..'.'...'..' Revisj onskriterier og nbeflinger fr forrige rpport Revisjonens vurdering.-...'.'.' DRTFTSENHETENES RUTINER... '...'..'.' I Rev isj o ns lcr it er i e r o g nb efl inger fr for r i ge r pp or t Revisjonens vurdering '.'...'...' KASSASJONSREGLEMENTET t I Rev i sj ons kr it er i er o g nb eflinger fr for r i ge r p p or t Fkt.. I Rev isj on ens vur der ing KONKLUSJON OG ANBEFALING LITTERATURLISTE:.. Tbeller: Tbell I Foreliggerdetnoenformforregistreringvinventrogutstyrvedenhetenderdurbeider? '...'...10 Tbell2 Hvordn blir inventr og utstyr registrert?... Tbell 3 Gjennomføres det merking v inventr og utstyr som registreres?...'.'.'......'.'.'..'...1i ll Tbell 4 Blir utlån v inventr og utstyr til nstte registrert? Tbell 5 Gjennomføres det kontroll med om det som er oppført i inventrregisteret er tilstede?...11 Tbell 6 Er det utrbeidet egne rutinebeskrivelser for registrering v inventr og utstyr ved enheten der du Tbell 7 Blir nytt inventr og utstyr registrert fortløpende ved enheten? Tbell 8 Blir vgng v inventr og utstyr førtut v registeret? Tbell 9 Blir vgng v inventr og utstyr ført fortløpende ut v registeret?..-...'.'.'.'.'.12 t2...'.'.'..12 Tbell 10 Hr enheten dujobber ved en nedre beløpsgrense for hv som skl registreres v inventr og utstyr? 13 Vedlegg: Vedlegg 1 Revisjonskriterier Vedlegg 2 Høringsuttlelse Fvlkesrevisio nen i Nordlnd, november 2013 Side 3 v 16

6 Forvltningsrevisjon - inventr og utsffrskontroll - oppfølg i n kt l.lnnledning Kontrollutvlget vedtok i sk27l12 å be fylkesrevisjonen om å gjennomføre forvltningsrevisjon på inventr og utstyrskontroll. Dette er et oppfølgingsprosjekt v forvltningsrevisjonsprosjektet <lnventr og utstyrskontroll> som fylkesrevisjonen l frm i2007. Bkgrunnen for forvltningsrevisjonsrpporten lr2007 vr t fylkesrevisjonen gjennom regnskpskontroller på enhetene vr blitt oppmerksom på t det vr mnglende registrering v inventr og utstyr som vr under grensen for blnseføring' ved fylkeskommunens enheter. Nordlnd fylkeskommune hdde utrbeidet et reglement for utrngering, ksssjon og vhendelse (ksssjonsreglementet), men det mnglet et felles opplegg for registrering v inventr og utstyr med en enkeltverdi under kr. For å finne ut hvordn inventr og utstyr ble forvltet ved enhetene ønsket mn å foret en nærmere undersøkelse. D fylkesrevisjonen l frm sin rpport, fttet kontrollkomiteen følgende vedtk i sk 07/07: 1. Kontrollkomiteen tr forvltningsrevisjonsrpporten lnventr og utstyrskontroll til etterretning. 2. Kontrollkomiteen merker seg t fylkesrådet hr ttt til seg de funn revisjonsrpporten viser. 3. Kontrollkomiteen registrerer t fylkesrådet rbeider med å utrede og iverksette et forbedret system for en tilfredsstillende og enhetlig inventr- og utstyrshåndtering. 4. Kontrollkomiteen vilfølge opp sken iet senere møte. Fylkesrådsleder, dministrsjonssjef og økonomisjef møtte i kontrollkomiteen den og informerte om flere sker, deriblnt oppfølgingen v forvltningsrevisjonsrpporten <lnventr og utstyrskontroll>. I møteprotokollen står følgende om sken: <Det ble gitt en orientering om hvordn de hrjobbet medfunnene i rpporten og om hvilke tiltqk de hqr iverlrsttfor åfå til etforbedret system og et tilfredsstillende og enhetlig inventr og utstyrshåndtering. Det er nå kjøpt inn et inventrutstyrshåndteringsprogrm i llism Unique. Det gienstår åfå bygget opp et register med grunndtø, før progrmmet ts i bruk.> 2. FormåI, problemstillinger og vgrensning Kontrollutvlget vedtok fylkesrevisjonens prosjektpln for forvltningsrevisjonsprosjektet <lnventr og utstyrskontroll> den Kontrollutvlget b videre fylkesrevisjonen om å iverksette rbeidet med prosjektet. Prosjektets hovedformål er å undersøke om fylkeskommunen hr tilfredsstillende oversikt og L<ontroll med inventr og utstyr og i hvilken grd fylkesrevisjonens nbeflinger fr forrige prosjekt er fulgt opp. Ut fr hovedmålsettingen er det utrbeidet følgende problemstillinger: 1. I hvilken grd hr Nordlnd fylkeskommune et felles overordnet system for registrering v inventr og utstyr? 2. I hvilken grd hr Nordlnd fylkeskommunes driftsenheter rutiner for registrering v og kontroll med inventr og utstyr? 3. Hvordn hr Nordlnd fylkeskommune fulgt opp rbeidet med å revidere ksssjonsreg lementet? I prosjektet er det gjort følgende vgrenstng: o Alt inventr og utstyr med enkeltverdi over kr ,- og økonomisk levetid på minst 3 år er i henhold til kommunle regnskpsforskrifter registreringspliktig i fylkeskommunens I Blnseføring er regnskpsregistrering v enkeltgjenstnder med en verdi over kr ,- og en økonomisk levetid på minst 3 år. Fylkesrevisi onen i Nordlnd, novembet 2013 Side 4 v 16

7 Forvltningsrevisjon - inventr og utstyrskontroll - oppføl gingsprosjekt blnseregnskp og eiendelsregistef. Undersøkelsen omftter derfor ikke denne type utstyr, men kun utstyr som ikke er registreringspliktig i blnseregnskpet. Dette er den smme vgrensningen som ble gjort i rpporten f Metode Dette forvltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i smsvr med stndrd for forvltningsrevisjon fststt v Norges Kommunerevisorforbund (RSK001 ). For å smle inn fkt hr fylkesrevisjonen sendt brev til økonomivdelingen der vi hr stilt en rekke spørsmål knyttet til prosjektets problemstillinger. Vi hr motttt to brev med diverse vedlegg fr økonomivdelingen der de hr besvrt våre spørsmå. Fylkesrevisjonen hr gjennomført dokumentnlyse v det vi hr motttt fr økonomivdelingen. Fylkesrevisjonen hr også gjennomført møte med økonomisjefen og regnskpslederen. I tillegg hr vi htt møter med kvlitetsleder for utdnning og kvlitetsleder for Nordlnd fylkeskommune". Alle møterefert er verifisert. Vi hr også gjennomført en spørreundersøkelse sendt ut ved hjelp v Questbck. Dette er et webbsert verktøy som kn utforme, distribuere, smle inn og nlysere dt. Spørreundersøkelsen som er sendt ut er delt i tre, der to v delene omftter spørsmål brukt til to ndre forvltningsrevisjonsprosjekt. Bkgrunnen for t vi sendte ut en spørreundersøkelse som omhndler spørsmål for 3 forvltningsrevisjonsprosjekt vr t vi mente det ble mindre ressurskrevende for både respondentene og fylkesrevisjonen. Vi kn ikke se t det medfører noen metodiske problemer ved å gjøre det på denne måten. Vi hr brukt dtene vi hr smlet inn i spørreundersøkelsen til å belyse rpportens problemstilling 2. Formålet med spørreundersøkelsen hr vært å finne ut i hvilken grd Nordlnd fylkeskommunes driftsenheter hr rutiner for registrering v og kontroll med inventr og utstyr. Vi hr vært i kontkt med flere for å finne ut hvem det hr vært mest hensiktsmessig å sende denne undersøkelsen til. Dette hr blnt nnet vært et tem på de møtene vi hr gjennomført. Vi hr ikke fått et entydig svr på hv som ligger i begrepet driftsenheter. Dette gjelder spesielt i forhold til om fylkesdministrsjonen er en driftsenhet, eller om hver vdeling i fylkesdministrsjonen er en driftsenhet. Vi hr vlgt å se på hver vdeling i fylkesdministrsjonen som en driftsenhet. Spørreundersøkelsen ble sendt til lederne ved fylkeskommunens driftsenheter. Undersøkelsen er sendt ut til lle de vi hr definert som driftsenheter ved Nordlnd fylkeskommune, dette utgjør totlt 31 driftsenheter. Vi hr ikke sendt undersøkelsen til Logopedisk senter i Nordlnd eller Spesilpedgogisk senter i Nordlnd, d fylkeskommunens engsjement her er under vvikling. Vi hr motttt svr fr 25 driftsenheter. Dette gir en svrprosent på 80,6 %. lkke lle respondenter hr besvrt lle spørsmå. Vi mener t spørreundersøkelsen gir et godt bilde v driftsenhetenes rutiner for registrering og kontroll med inventr og utstyr. Dtene til denne rpporten er smlet inn i perioden juni 2013 til oktober Økonomivdelingen, kvlitetsleder for utdnning og kvlitetsleder for fylkeskommunen hr fått mulighet til å kommentere revisjonens foreløpi ge fkt beskrivelse og vu rderi n g. 2 Det ert register med oversikt over hver enkelt gienstnd (verdi > ,-). 3 Nordlnd fulkeskommune hr et system for kvlitetsstyring (SfKS). En kvlitetsleder hr myndighetsfunksjon med hovedvekt på opprettelse, vedlikehold, drift og utvikling v kvlitetssystem, innenfor en etldriftsenhet. n Med driftsenhet her menes vdelingene ved fylkesdministrsjonen, de videregående skolene, skolen ved Nordlndsykehuset, Nordlnd kunst- og hlmfgskole, tnnhelsedistriktene, frlkesbiblioteket, Arkiv i Nordlnd og Musikk i Nordlnd. Fvfkesrevisionen i Nordlnd, novembet 2013 Side 5 v 16

8 Forvltningsrevisjon - inventr og utstyrskontroll - o kt Smlet sett mener vi t dtgrunnlget er godt egnet til å besvre problemstillingene. 4. RevisjonsJvurderingskriterier Revisjonens vurderinger bygger på en smmenligning v fylkeskommunens prksis med revisjons- /vurderingskriterier som sier noe om hvordn prksisen bør være. Revisjons- eller vurderingskriterier kn utledes fr politiske vedtk, lover og forskrifter, nerkjent prksis osv. For å kunne vurdere fkt og besvre problemstillingene i punkt 2 hr vi lgt til grunn følgende kilder: o Kommunelovens $ 20 pkt. 2 o Nordlnd fylkeskommunes økonomihåndbok (2009) del2 Revisjonskriteriene er opersjonlisert og nærmere beskrevet i vedlegg nr. 1. De konkrete revisjonskriteriene blir presentert under rpportens pkt. 5. Her blir også nbeflingene fr forrige rpport presentert. Det er ikke benyttet revisjonskriterier til problemstilling 3. Her er det kun sett på hv som er blitt gjort i forhold til å revidere ksssjonsreglementet siden forrige rpport ble lgt Írm i Denne problemstillingen er dermed kun beskrivende. 5. Fktbeskrivelse og revisjonens vurdering Dette kpitlet gir en redegjørelse for de innsmlede fkt. Kpitlet er inndelt i delkpitler hvor vi innledningsvis omtler den ktuelle problemstilling. Deretter redegjøres det for de kriteriene fktgrunnlget måles opp mot. Avslutningsvis gir revisjonen sin vurdering v de enkelte forhold 5.1. Felles overordnet system Her hr vi sett på i hvilken grd Nordlnd fylkeskommune hr et felles overordnet system for registrering v inventr og utstyr og om fylkeskommunen hr utrbeidet retningslinjer for et slikt system Revisjonskriterier og nbeflinger fr forrige rpport Revisjonskriterier: o Nordlnd fylkeskommune bør h et overordnet system for registrering v inventr og utstyr. Nordlnd fylkeskommune bør h utrbeidet felles retningslinjer og rutiner for registering v inventr og utstyr. Anbeflinger fr forrige rpport:. Ved Nordlnd fylkeskommunes enheter forvltes betydelige verdier som det er viktig t det føres register/oversikt over. Undersøkelsen viser t det ikke foreligger noe felles overordnet system og rutiner for hvordn verdifullt inventr og utstyr skl sikres og vi vil derfor nbefle t det utrbeides retningslinjer for dette Fkt Nordlnd fylkeskommunes system for registrering v inventr og utstyr I Nordlnd fylkeskommunes Økonomihåndbok del 2 (2009:88) står følgende: <Det er pr i dg ikke etblert etfelles registerfor registrering qv eiendeler som ikke står i blnsen. Hittil hr dette vært overltt til den enkelte driftsenhet å etblere. Økonomiovdelingen sentrlt hr som målsetting å etblere etfelles gjennomgående registerfor øllefilkeskommunqle driftsenheter.> Vism Enterprise DvPro ble kjøpt inn i 2010 v økonomivdelingen for t den skulle fungere som et felles inventr-/utstyrsregister for lle enheter i Nordlnd fylkeskommune. Dette er en egen modul som er integrert med økonomisystemet Vism. Etter vtle med utdnningsvdelingen ble det testet ut i et Fylkesrevisionen i Nordlnd, novembet 2013 Side 6 v 16

9 Forvltnings revision - inventr og utstyrskontroll - oppføl gingsprosjekt pilotprosjekt. Utdnningsvdelingen meldte tilbke t de ikke ønsket å bruke systemet fordi det ikke tilfredsstilte de behov sektoren hr. Kvlitetsleder for utdnning opplyser t Vism DvPro viste seg ikke å være egnet for utdnning på det tidspunkt det ble testet ut. For t utdnning skulle kunne bruke dette progrmmet måtte det gjøres en del endringer, men leverndøren vr ikke villig til å foret disse endringene. Utdnning fikk etter dette et eget register - TingReg. Utdnning ønsker å bruke TingReg frm til DvPro er på plss med de tilpsninger som de nser som nødvendige. TingReg er lgt inn i Nordlnd fylkeskommunes system for kvlitetsstyring med egen prosedyre for bruk v dette systemet. Av prosedyrebeskrivelsen går det frm t minsteverdi som settes for registrering er kr 5000,-. Kvlitetsleder for utdnning opplyser imidlertid t lt v utstyr og inventr skl registreres i TingReg. Det hr vært mye diskutert rundt hvilken nedre grense som skl benyttes. Utdnningsvdelingen hr bedt hver enkelt skole om å bruke skjønn når de fstsetter grense for hv som skl registreres. Avdelingen hr nbeflt hver skole å lge lokle retningslinjer for hv som skl registreres i TingReg. lfølge kvlitetsleder for utdnning kn disse retningslinjene legges inn i Nordlnd fylkeskommunes system for kvlitetsstyring. I begynnelsen v september 2013 vr det 3 skoler som hdde begynt å registrere inn i TingReg. 14 skoler hr bedt om å få tilgng til TingReg, mens 2 skoler hr gitt beskjed om t de ikke kommer til å benytte TingReg. Utdnningsvdelingen hr nbeflt skolene å bruke TingReg, men skolene er ikke pålgt å bruke det. Økonomivdelingen opplyser t de stilte rbeidet med utrulling v DvPro i bero. Dette vr på bkgrunn v t utdnningssektoren, som den største sektoren i ntll enheter og nstte, nskffet TingReg. Den ble det opprettet en tverrettlig rbeidsgruppe som skulle utrede om det skl nskffes og ts i bruk et felles fylkeskommunlt (konsernovergripende) inventr-/utstyrsregister. Arbeidsgruppen hdde følgende mndt:. Vurdere formålet med og behovet for et felles inventr-/utstyrsregister o Krtlegge hvilke lovkrv og pålegg som gjelder for slik registrering o Krtlegge hvordn ndre fylkeskommuner håndterer dette Arbeidsgruppen skulle vlegge rpport innen , men ble stt på vent i forbindelse med t det skulle vklres om systemellonihn FDVs kunne fungere som et felles inventr- og utstyrsregister. På grunn v dette foreligger det ikke noen rpport fr rbeidsgruppen. Det viste seg t det er mulig å videreutvikle Jonthn FDV, men t det betinger t noen er villig til å betle utviklingskostndene og t flere kunder er interessert i funksjonene. Økonomivdelingen opplyser t de nylig hr vholdt møter med kvlitetsleder for utdnning og kvlitetsleder for Nordlnd fylkeskommune for å vklre sttus i rbeidet med inventrjutstyrsregister og hvordn mn ønsker å jobbe videre med dette. Konklusjonen er t det er ønskelig å finne frem til ett felles system som lle enheter kn bruke og t dette bør være et system som hr en robust leverndør og mnge brukere, slik t systemet blir vedlikeholdt og videreutviklet. Smtidig må det kunne oppfylle de behovene enhetene hr for registrering. Pr i dg hr ingen v de kjente systemene lle funksjoner som trengs. Økonomivdelingen vurderer Vism Enterprise DvPro som det beste lterntivet å gå videre med, siden det her er integrering mot økonomisystemet og tilrettelgt for felles brukerdministrsjon og tilgngshåndtering. Et nnet lterntiv kn være Jonthn FDV. Begge krever imidlertid t Nordlnd fylkeskommune smmen med leverndøren påtr seg utviklingsoppgver for å tilpsse systemet til Nordlnd fylkeskommunes behov, eller t Nordlnd fylkeskommune er villig til å endre på sine krv til løsningen. Lokle tilpsninger i Vism er dyre og krever mye oppfølging og ekstrrbeid ved oppgrderinger. Det kn også være t det i det kommende nye TP-systemet for skolene ligger inne inventrregister som kn brukes. Økonomivdelingen hr opplyst t etter dilog med kvlitetsleder for utdnning og kvlitetsleder for Nordlnd fylkeskommune er det vtlt t økonomivdelingen skl ordne med en ny presentsjon v Vism Enterprise DvPro for å vurdere om systemet, slik det fungerer pr i dg, kn brukes v 5 Jonthn er Nordlnd flkeskommunes FDV- og tegningssystem for egen bygningsmsse. FDV står for forvltning, drift og vedlikehold. Fylkesrevisjo nen Nordlnd, november 2013 Side 7 v 16

10 Forvltningsrevisjon - inventr og utstyrskontroll - oppfølgingsprosjekt utdnningssektoren. Det vil være ktuelt å ktivere rbeidsgruppen igjen i tilknytning til det videre rbeidet. Ulike registre i Nordlnd fylkeskommune I Nordlnd fylkeskommune benyttes det flere registre som kn ses i smmenheng med inventr- og utstyrsregistrering. Disse registrene er: o Gveregister. PC-register. Kunstregister o ECO online (stoffkrtotek) er nylig nskffet v stbsvdelingen og lgt inn i Nordlnd -Gveregisteret fylkeskommunes system for kvlitetsstyring. Det forelå ikke noen prosedyrer på dette i kvlitetssystemet i september lt-vdelingen hr nsvret for PC-registeret for fylkesdministrsjonen. Kvlitetsleder for utdnning lp_plyser t lt-vdelingene på skolene hr et eget system for registrering v elevenes og de nsttés PCer. lt-vdelingene på skolene hr et tilsvrende registreringssystem som det de hr þå fylkeshuset. Kultur- og miljøvdelingen hr nylig nskffet et kunstregister som skl ts i bruk i løpet v høsten ECO-online (stoffkrtotek) er et dtverktøy som er kjøpt inn v fylkeskommunen. Skolene er knyttet 9p_p til progrmmet. Det er lget overordnede prosedyrer for ECO-online som er lgt inn i Nordlñd fylkeskommunes system for kvlitetsstyring. Felles retningslinjer for registrering v inventr og utstyr I Nordlnd fylkeskommunes Økonomihåndbok del 2 (2009:88) går det frm t det er økonomivdelingen som hr nsvret for å utrbeide og vedlikeholde rutiner for registrering, ukngering, ksssjon og vhending v mteriell som tilhører fylkeskommunen. Det fremgår imidlertid også t disse rutinebeskrivelsene ikke er utrbeidet og det vises til t disse kommer senere,. fr Nordlnd fylkeskommunes Økonomihåndbok del 2 (2009:90). Økonomivdelingen opplyser t de smtldig som de stilte rbeidet med utrulling v DvPro i bero også stilte rbeidet med utrbeidelse v retningslinjer for registrering i DvPro i bero. Dette vr på bkgrunn v t utdnningssektoren hdde nskffet TingReg. Økonomivdelingen hr også opplyst t Nordlnd fylkeskommunes Økonomihåndbok del 1 og 2 er under revidering og t disse vil legges inn elektronisk i Nordlnd fylkeskommunes system for kvlitetsstyring. Oppdterte dokumenter, prosedyrer, rutiner og sjekklister vil bli lgtinn der. Det opplyses videre t økonomivdelingen vurderer å endre teksten som ngår registrering v inventr og utstyr. Videre opplyses det t økonomivdelingen ønsker å finne frem til system og rutiner som er formålstjenlig ut fr hensynet til både risiko og ressursbruk. Med risiko menes i deñne smmenheng risikovurdering knyttet til helse, miljø og sikkerhet, smt til risiko for svinn og misligheter. Ressursbruken må veies opp mot risikovurderinger, slik t ressursinnstsen står i et fornuftig forhold til risikoen. Årsker til dgens sttus Fylkesrevisjonen hr i møtene med økonomivdelingen, kvlitetsleder for utdnning og kvlitetsleder for Nordlnd fylkeskommune spurt om hv de mener er årskene til t det ikke er elblert et felles register for inventr og utstyr. Kvlitetsleder for Nordlnd fylkeskommune mener t en v årskene til mnglende felles gjennomføringer, er t det er uklr felles ledelse for denne typen sker. Ansvret ligger på den enkelte ett. Det må etbleres en felles ledelse for HMS, kvlitetsstyring etc. for denne typèlker som berører hele orgn issjonen. Fvlkesrevisionen i Nordln d, novembet 2013 Side 8 v 16

11 Forvltnings revrslon - inventr og utstyrskontro - oppfølgingsprosiekt Kvlitetsleder for utdnning oppgir t det ikke finnes noen gode skreddersydde løsninger for dette og mn sliter med å finne en god løsning, som en årsk til t det ikke er etblert et felles register. Økonomivdelingen oppgir flere årsker til t det ikke er etblert et felles register for inventr og utstyr, disse er:. Økonomivdelingen fnt det ikke hensiktsmessig å pålegge utdnningssektoren å bruke et system de ikke ønsket å bruke. Det kn også stilles spørsmålved om økonomivdelingen hr myndighet til å foret slike pålegg uten å kunne vise til hjemmel i lov, forskrift, vedtk eller nnet.. Det er mnge klører og ulike behov knyttet til registrering v inventr og utstyr. Arbeidet er også svært ressurskrevende. Økonomivdelingen hr ndre utviklingsoppgver som hr vært høyere prioritert. For utdnningssektoren hr behovet for å krtlegge og registrere hvilket utstyr mn hr, tilstnden på dette og hvilket utstyr som bør nskffes vært stort. Det hr vært påtrykk for å få på plss slik oversikt og det hr i denne smmenheng oppstått behov for register. Dette hr smmenheng med ekstr bevilgninger til kjøp v utstyr, prioriteringer i denne forbindelse og felles innkjøp v utstyr til skolene. o Økonomivdelingen hr ikke funnet det hensiktsmessig å gå videre med utrulling v DvPro siden utdnningssektoren ikke ønsket å bruke systemet. Det hr i stedet vært dilog med utdnningsvdelingen og kvlitetsleder om å vurdere ndre systemer. Kvlitetsleder hr signlisert t de ønsker et felles system som ikke er så sårbrt som TingReg i forhold til fgmiljø, oppdtering og videreutvikling. Økonomivdelingen ønsker derfor i fellesskp å vurdere lterntivene og hv som skl gjøres videre. o Utdnningssektoren hr stt en nedre verdigrense som de synes er formålstjenlig ut fr skolenes behov. Grensen på kr 5000,- trenger likevel ikke være hensiktsmessig som en generell grense for hele den fylkeskommunle orgnissjonen. Dette hndler ikke om uenighet, men om ulike behov. I lt-strtegien hr den sentrle lt-tjenesten rollen som et koordinerende ledd for nskffelser v dtsystemer og - progrmmer. lt-tjenesten skl h oversikt over hvilke systemer som fins i fylkeskommunen og skl kontktes ved nskffelser for å unngå t det nskffes flere systemer og progrmmer enn nødvendig, men også for å sikre t systemene er integrert med hverndre og kn kommunisere/utveksle dt. Økonomivdelingen mener det er fornuftig med felles retningslinjer for registrering v inventr og utstyr. Enhetene hr imidlertid ulike behov og det må smrbeides om å utrbeide et regelverk som ivretr dette. Det kn være formålstjenlig med overordnede retningslinjer for registrering, vhending og ksssjon, men det må også legges opp til t den enkelte enhet kn lge utfyllende regler, retningslinjer og rutiner tilpsset sine behov Revisjonens vurdering Fylkesrevisjonen kn ikke se t Nordlnd fylkeskommune pr i dg hr et felles overordnet system for registrering v inventr og utstyr. Vi kn heller ikke se t det er utrbeidet felles retningslinjer for registrering v inventr og utstyr for et slikt overordnet system. Fylkesrevisjonen hr imidlertid merket seg t økonomivdelingen hr rbeidet for å følge opp nbeflingen fr forrige rpport. Avdelingen hr blnt nnet kjøpt inn et system som skulle fungere som et felles inventr- og utstyrsregister for lle enheter i Nordlnd fylkeskommune, men v ulike årsker er det ikke blitt ttt i bruk D riftsen h etenes ruti n er Her hr vi sett på om Nordlnd fylkeskommunes driftsenheter hr rutiner for registrering v og kontroll med inventr og utstyr. For å kunne belyse dette hr vi i ll hovedsk benyttet svrene vi hr fått fr spørreundersøkelsen som er sendt ut til fylkeskommunens driftsenheter Revisjonskriterier og nbeflinger fr forrige rpport Revisjonskriterier: o Nordlnd fylkeskommunes driftsenheter skl registrere og holde oversikt over sitt inventr/løsøre. o Nordlnd fylkeskommunes driftsenheter skl h utrbeidet rutinebeskrivelser for utstyrs- og inventrfortegnelse. o Tilgng og vgng v eiendeler skl registreres fortløpende. Fvlkesrevisionen i Nordlnd, novembet 2013 Side 9 v 16

12 Forvltn i n gsrevisjon - i nvent r og utstyrs kontrol I - oppføl g i ngs prosjekt Anbeflinger fr forrige rpport: o I forbindelse med registrering v inventr og utstyr er prksisen i dg gnske forskjellig. Av de enheter som fører et inventr-/utstyrsregister synes gjerne de mindre enheter å h br kontroll med, og oversikt over sine eiendeler, mens det for de større enhetene er betydelige vrisjoner. Det er også store vrisjoner mellom enhetene over hv som betrktes som verdifullt utstyr og dermed registreringspliktig. Det kunne derfor være en fordel om enhetene fikk ngitt en nedre verdigrense for hv som nses for verdifullt utstyr og må registreres. o Av de enhetene som fører register over sine eiendeler er det under hlvprten (49 %) som forsøker å holde registret à jour når utstyr fjernes. Skl et utstyrsregister være tjenlig er det derfor viktig t også vgng v gjenstnder føres ut. Det er også viktig t det er smsvr mellom registret og den fysiske tilstedeværelsen v inventr/utstyr, og derfor bør enhetene årlig, ved stikkprøve, foret en kontroll v tilstedeværelsen. Kontrollen må kunne dokumenteres. o Et gjennomgående ønske fr enhetene er et system som er innrettet slik t inventr- /utstyrsregistreringen kn skje smtidig som bilg bokføres. Lr dette seg ikke gjennomføre bør I i kevel et fel les ed b-prog rm for i nvent r-lutstyrsreg istreri n g vu rd eres Fkt Registrering og oversi kt ove r i nvent r ll4søre I spørreundersøkelsen som fylkesrevisjonen hr sendt ut spurte vi om det foreligger noen form for registrering v inventr og utstyr ved driftsenhetene. Det fremgår v tbell 1 t 18 v respondentene hr svrt t de hr en form for registrering v inventr og utstyr ved deres enhet. Ðetle utgjør 72 %, noe som er litt mindre enn ved forrige rpport d 80 % oppgv t de hdde et registreringssystem for sitt inventr og utstyr. Det er 5 respondenter som hr svrt t de ikke hr noen form for registrering v inventr og utstyr, noe som i prosent (20 %) er like mnge som ved forrige rpport. To v respondentene hr svrt t de ikke vet om inventr og utstyr blir registrert ved deres enhet. Tbell l det noen form for v inventr og utstyr ved enheten der du rbeider? Svr lterntiv Antll J 18 Nei 5 Vet ikke 2 Totl 25 Vi hr også spurt om hvordn inventr og utstyr blir registrert, der svrfordelingen går frm v tbell 2 Som ved forrige rpport benytter noen enheter flere måter å registrere på. Det er flest (8) som oppgir t de registrerer inventr og utstyr elektronisk. Tbell 2 Hvordn blir inventr Svrlterntiv Antll Mnuelt førte kort/lister 5 Elektronisk 8 Kopi v fktur stt i perm 4 Regnerk på PC 5 Annet 0 Totl 16 På spørsmål om det blir gjennomført merking v inventr og utstyr som registreres svrer 14 (82 Vo) respondenter t de gjennomfører en eller nnen form for merking, se tbell 3. Dette er betydelig flere enn ved forrige rpport d 54 o/o v de spurte opplyste t de gjennomfø Ie en eller nnen form for merking. Det er 3 som hr oppgitt t ingenting blir merket. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, novembet 2013 Side 10 v 16

13 Forvltningsrevisjon - inventr og utstyrskontroll - oppfølg i ngsprosiekt Tbell3 det mer v inventr som Sv r lterntiv Antll J, lt blir merket Noe type inventr/utstyr blir merket 11 Det er tilfeldig hv som blir merket 2 Nei, ingenting blir merket 3 Totl t7 L I spørreundersøkelsen hr vi spurt respondentene om utlån v inventr og utstyr til nstte blir registrert. Her hr 10 svrt t utlån til nstte blir registrert, mens 4 hr svrt t slikt utlån ikke blir registrert. Det fremgår også v tbell 4 t det ikke er ktuelt med utlån ved to v driftsenhetene som vr med i undersøkelsen. Tbell 4 Blir utlån v inventr Sv r lterntiv til nstte Antll J 10 Nei 4 lkke ktuelt med utlån ved vår enhet Totl 2 16 Respondentene er også blitt spurt om hvordn utlån v inventr og utstyr til nstte blir registrert. Hlvprten (5) v de som hr svrt t de registrerer utlån til nstte, oppgír t de registrerer dette på egne skjemer. De ndre respondentene oppgir t de registrerer utlån i egen utlånsbok (3), i inventrregister (1), i utlånsregister (1) eller etter vtle (1). Tbell5 ennomføres det kontroll med om det som er oppført i inventrregisteret er tilstede? Svrlterntiv Antll J Nei Totl 5 t2 t7 De fleste v respondentene (12) hr svrt t de ikke gjennomfører kontroll med om det som er oppført i inventrregisteret er tilstede, mens 5 hr svrt t de gjennomíører en slik kontroll. Dette går frm v tbell 5. Vi hr også spurt om kontrollen blir dokumentert. En v de 5 som hr oppgitt t de gjennomfører en slik kontroll hr svrt t kontrollen blir dokumentert, mens 3 hr svrt t den ikke blir dokumentert. Det er en som hr unnltt å svre på dette spørsmålet. Ruti ne beskrive lser for utstyrs- og i nvent rfortegne lse Respondentene er blitt spurt om det er utrbeidet egne rutinebeskrivelser for registrering v inventr og utstyr ved enheten der de jobber. Her hr %) svrt t det ikke er utrbeidet slike rutinebeskrivelser. Det fremgår v tbell 6 t to hr svrt t det er utrbeidet slike rutinebeskrivelser der de rbeider. Fylkesrevisjonen hr i undersøkelsen bedt om å få tilsendt rutinebeskrivelsene, men hr ikke mottü dette for disse to. Det er to som hr svrt nnet pà dette spørsmålet. Den ene svrte t de delvis hr egne rutinebeskrivelser, mens den ndre svrte t det er utprøvd vi KS-systemet, men t opplegget ikke fungerte. Fylkesrevisio nen i Nordlnd, november 2013 Side 11 v 16

14 Forvltningsrev s on - inventr og utstyrskontrol I - oppfølgingsprosjekt Tbell 6 Er det utrbeidet egne rutinebeskrivelser for registrering v inventr og utstyr ved enheten der du obber? Svrlterntiv Antll J 2 Nei Annet 2 2t Totl 25 Registrering v tilgng og vgng v eiendeler I spørreundersøkelsen hr vi spurt om registrering v tilgng og vgng v eiendeler. Det går frm v tbell 7 t litt over hlvprten (9) svrer t nytt inventr og utstyr blir fortløpende registrert. Den som hr krysset v for nnet oppgir t hn/hun er usikker d det er lenge siden det hr vært oppe. Tbell T Blir inventr ved enheten? Sv r lterntiv Antll J 9 Nei 7 Annet L Totl L7 På spørsmål om vgng v inventr og utstyr blir ført ut v registeret er det 6 (35 %) som oppgir t de gjør dette, mens 11 (65 %) oppgir t de ikke fører vgng v inventr og utstyr ut v registeret. Dette går frm v tbell 8. Ved forrige rpport ble det spurt om registeret ble jourholdt ved vhendelse, ksssjon eller utrngering. Den gng svrte 49 % t de jourholdt registeret. Tbell S Blir v inventr ført ut v Sv r lterntiv Antll J 6 Nei 1,t Totl t7 Respondentene i undersøkelsen er også blitt spurt om vgng v inventr og utstyr du ført fortløpende ut v registeret. Svrfordelingen på spørsmålet vises i tbell 9. Her hr 5 svrt t de gjør dette, mens en respondent hr svrt t dette blir gjort i utgngspunktet. Tbell9 Blir v inventr ïørt ut v registeret? Svrlterntiv Antll J 5 Nei 0 Annet Totl 6 t Grense for hv som skl registreres Økonomivdelingen opplyser t de hr diskutert om det er formålstjenlig å h en generell nedre verdigrense og hvilket beløp det iså fllsklvære. Alle eiendeler med verdiover kr ,- Fylkesrevis onen i Nordlnd, novembet 2013 Side 12 v 16

15 Forvltni - inventr og utstyrskontro ngsprosjekt registreres llerede i nleggsregisteret i økonomisystemet. De enkelte enheters behov er forskjellige. Økonomivdelingen mener t en generell grense på kr 5000,- vil veere lite formålstjenlig og gi en ltfor omfttende registrering. Det diskuteres også hv som skl defineres som en eiendel og hvordn verd ig rensen skl fstsettes. I prosedyren for registrering v inventr itingreg som er lgt inn i fylkeskommunens system for kvlitetsstyring, er minsteverdien for registrering stt til kr. 5000,-. Denne grensen er fststt v utdnningsvdelingen. Som det går frm v punkt 5.1.2hr utdnningsvdelingen bedt hver enkelt skole om å bruke skjønn når de fstsetter grense for hv som skl registreres i TingReg. I spørreundersøkelsen hr vi også spurt respondentene om enheten de jobber ved hr en nedre beløpsgrense for hv som skl registreres v inventr og utstyr. Det er litt under hlvprten (7) som hr svrt t enheten de jobber ved hr en slik grense, mens I hr svrt t de ikke hr en slik grense. Vi hr spurt de som svrte t enheten de jobber ved hr en nedre beløpsgrense om hv den nedre beløpsgrensen er. Det vr 5 som svrte på dette spørsmålet. Tre v respondentene oppgv t de hdde kr 5000,- som nedre grense, en oppgv kr 500,- som nedre grense, mens den siste oppgv t enheten ikke hdde noen nedre grense. Tbell 10 Hr enheten du jobber ved en nedre beløpsgrense for hv som skl registreres v inventr og Sv r lterntiv J Nei Antll 7 9 Totl 16 Registrering og bokføring v bilg Økonomivdelingen opplyser t Vism Enterprise DvPro er integrert med økonomisystemet og kn dermed ivret registrering v inventr og utstyr smtidig som bilg bokføres. Systemet mngler imidlertid noen funksjoner som etterspørres v skolene og oppfttes å h en høy brukerterskel. DvPro er et omfttende system og inneholder mnge funksjoner som det ikke er behov for i forbindelse med registrering v inventr og utstyr. Økonomivdelingen opplyser videre t de vil se nærmere på mulighetene som ligger i DvPro, som er i stdig utvikling, og vurdere om det på sikt kn ersttte de ndre løsningene som i dg er i bruk i fylkeskommunen Revisjonens vurdering Fylkesrevisjonen mener t for mnge driftsenheter i for liten grd hr rutiner for registrering v og kontroll med inventr og utstyr. Dette er i hovedsk bsert på svrene fr spørreundersøkelsen vi hr gjennomført. Revisjonskriterienesom fylkesrevisjonen hr benyttet under dette punktet er i ll hovedsk rutinebeskrivelser hentet fr Økonomihåndbok som er utrbeidet v økonomivdelingen i Fylkesrevisjonen mener t svrene fr spørreundersøkelsen viser t det vrierer veldig i hvor stor grd de ulike rutinene blir fulgt. Økonomivdelingen hr opplyst t økonomihåndbok er under revidering og t det kn hende det vil komme endringer i forhold til rutinene for registrering v inventr og utstyr. Dersom økonomivdelingen velger å opprettholde de rutinene fylkesrevisjonen hr sett på her, nbefler vi t det blir sett på hv som kn gjøres for t flere driftsenheter følger disse. Dette gjelder: o Utrbeidelse v egne rutinebeskrivelser for utstyrs- og inventrfortegnelse. o Fortløpende registrering v tilgng og vgng v inventr og utstyr i driftsenhetenes register. Et flertll i spørreundersøkelsen oppgir t det foreligger en eller nnen form for registrering v inventr og utstyr ved enheten der de rbeider. Fylkesrevisjonen synes dette er positivt. Fylkesrevisjonen mener imidlertid t mnge v driftsenhetene ikke hr god nok oversikt over sitt inventr og utstyr. Dette er bsert ut fr svrene på spørsmålene knyttet til: merking, utlån, kontroll og registrering v Fylkesrevisjo nen i Nordlnd, november 2013 Side 13 v 16

16 Forvltningsrevisjon - inventr og utstyrs kontrol I - oppfølg i n gsprosjekt tilgng og vgng v inventr og utstyr. Fylkesrevisjonen kn ikke se t det hr skjedd en endring til det bedre fr forrige rpport på disse områdene. Fylkesrevisjonen registrerer t det ikke er fststt noen nedre verdigrense for hv som nses for verdifullt utstyr og som må registreres for Nordlnd fylkeskommunes enheter. Økonomivdelingen hr htt dette oppe til diskusjon, men hr ikke lndet på noen konkret nedre grense. For det som registreres i TingReg er det stt en nedre grense på kr 5000,-. Det t det ikke er fststt noen felles nedre grense gjenspeiler seg også i de svrene vi hr fått på spørreundersøkelsen vi hr gjennomført. Fylkesrevisjonen kn ikke se t det er skjedd en reell endring på dette området fr forrige rpport, selv om det hr vært rbeidet med det. Pr i dg hr ikke Nordlnd fylkeskommune et system som tillter t inventr- og utstyrsregistreringen skjer smtidig som bilg bokføres. Fylkeskommunen hr heller ikke et felles system for inventr- og utstyrsregistrering, dette er omhndlet under punkt rpportens punkt 5.1. Selv om det ikke er skjedd en reell endring i forhold til system for registrering, hr økonomivdelingen rbeidet for å undersøke om dette lr seg gjøre. Fylkesrevisjonen mener derfor t nbeflingene fr forrige rpport til en viss grd er fulgt opp på dette området Ksssjonsreg lementet Revisjonskriterier og nbeflinger fr forrige rpport Det er ikke benyttet revisjonskriterier til denne problemstillingen. Her hr vi kun sett på hv som er gjort i forhold til å revidere ksssjonsreglementet Anbeflinger fr forrige rpport: o I Nordlnd fylkeskommune er det som kjent utrbeidet et eget reglement for utrngering, ksssjon og vhending v mteriell. Etter de flestes mening synes reglementet for omstendelig for å legges til grunn når gjenstnder skl ts ut v bruk.. Vitr enhetenes oppftning til etterretning, men vivil understreke t reglementet likevel skl følges. Med bkgrunn i enhetenes tilbkemelding vil vi også nbefle t fylkesdministrsjonen ser nærmere på om reglementet kn forenkles. I sin uttlelse til rpporten fr2007 vr fylkesråden for økonomi enig i t det eksisterende reglementet for registrering og vhending v inventr og utstyr er gmmelt og modent for revisjon og t fylkesdministrsjonen ville følge dette opp Fkt I 1995 utrbeidet fylkesrådmnnen i Nordlnd et eget reglement for utrngering, ksssjon og vhending v mteriell som inventr, utstyr, mskiner m.m. tilhørende Nordlnd fylkeskommune, også klt ksssjonsreglementet. Økonomivdelingen opplyser t det er det smme ksssjonsreglementet som gjelder som ved forrige rpport. Reglementet er innrbeidet i Nordlnd fylkeskommunes økonomihåndbok del 2. Nordlnd fylkeskommunes økonomihåndbok er fr Økonomivdelingen utrbeidet i 2010 utkst til nytt reglement for registrering, utlån og ksssjon v inventr og utstyr. Etter gjennomgng med ndre vdelinger ble utkstet forkstet. Det ble funnet for omfttende og omstendelig og økonomivdelingen ble oppfordret til å finne en løsning der reglement, rutiner, skjem og signering inngår som en integrert del v registreringssystemet. Økonomivdelingen opplyser t det pr i dg ikke finnes en løsning som oppfyller dette ønsket Revisjonens vurdering Fylkesdministrsjonen, ved økonomivdelingen, hr til en viss grd fulgt opp nbeflingene fr forrige rpport ved t de hr lget et utkst til nytt reglement. Utkstet ble imidlertid forkstet, slik t det er det gmle reglementet som fortstt gjelder. Sttus er derfor den smme nå som den vr i 2007 Fylkesrevisjonen i Nordlnd, november 2013 Side 14 v 16

17 Forvltnings revision - inventr og utstyrskontro - oppføl g ingsprosiekt 6. Konklusjon og nbefling Fylkesrevisjonen mener t nbeflingene fr forrige rpport til en viss grd er fulgt opp. Økonomivdelingen hr rbeidet for å innføre et felles system og lgt frm et utkst til nytt ksssjonsreglement. Ut fr det fylkesrevisjonen kn se finnes det fremdeles ikke et felles overordnet system for registrering v inventr og utstyr. Det er også det smme ksssjonsreglementet som gjelder pr i dg som i Fylkesrevisjonen kn derfor ikke se t det hr skjedd noen reelle endringer fr forrige rpport ble skrevet i2007 på disse områdene. Fylkesrevisjonen mener t for mnge driftsenheter i for liten grd hr rutiner for registrering v og kontroll med inventr og utstyr. Dette er i hovedsk bsert på svrene fr spørreundersøkelsen vi hr gjennomført. Dersom økonomivdelingen velger å opprettholde de rutinene fylkesrevisjonen hr sett på under punkt 5.2, nbefler vi t det blir sett på hv som kn gjøres for t flere driftsenheter følger disse. Dette gjelder: o Utrbeidelse v egne rutinebeskrivelser for utstyrs- og inventrfortegnelse. o Fortløpende registrering v tilgng og vgng v inventr og utstyr i driftsenhetenes register. Fylkesrevisjonen mener imidlertid t det viktigste er t det kommer på plss et felles overordnet system for registrering v inventr og utstyr der det også utrbeides retningslinjer for bruken v systemet. På bkgrunn v de funn som er gjort i denne undersøkelsen mener fylkesrevisjonen t Nordlnd fylkeskommune ikke hr tilfredsstillende oversikt og kontroll med sitt inventr og utstyr. 7. Høringsuttlelse Fylkesråd for pln og økonomi hr i brev v vgitt sin høringsuttielse til revisjonens rpport. Fylkesråden hr merket seg fylkesrevisjonens konklusjoner og nbeflinger og ttt rpporten til orientering. I sin høringsuttlelse hr fylkesråden kommet med noen kommentrer knyttet til rpportens problemsti I I ing e r. Høringsuttlelsen hr ikke medført behov for endringer i rpporten Høringsuttlelsen fremgår v rpportens vedlegg nr. 2 Fylkesrevisionen i Nordlnd, novembet 2013 Side 15 v 16

18 Forvltningsrevisjon - inventr og utstyrs kontroll - oppfølgingsprosjekt Litterturliste. Forvltningsrevisjonsprosjektet. lnventr og utstyrskontrol/. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, jnur Forvltningsrevisjon. Registrering v inventr og utstyr. Roglnd Revisjon lks, jnur Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). del 2-1. utgve. Nordlnd fylkeskommune Fvlkesrevisionen i Nordlnd, novembel 2013 Side 16 v 16

19 Forvltningsrevisjon - inventr og utstyrskontroll - vedlegg I Revisjonskriterier Dette dokumentet gir en oversikt over hvilke revisjonskriterier som er benyttet til de ulike problemstillingene. Her gjøres det også rede for hvor revisjonskriteriene er utledet fr. Kriteriene som er benyttet i rpporten er utledet fr følgende dokumenter: o Kommunelovens $ 20 punkt 2. Økonomihåndbok del2 (2009), Nordlnd fylkeskommune 1.0 I hvilken grd hr Nordlnd fylkeskommune et felles overordnet system for registrering v inventr og utstyr? Kommunelovens <<Kommunerådet og fylkesrådet skl sørge for t dministrsjonen drives i smsvr med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og t den er gjenstnd for betryggende kontroll.> Økonomihåndbok del 2 s. 88: Ansvrs- og rbeidsdeling lnventr/løsøre <<Økonomivdelingen hr nsvr for å etblere et felles løsøreregister for fylkeskommunen...økonomivdelingen hr nsvr for å utrbeide og vedlikeholde rutiner for registrering, utrngering, ksssjon og vhending v mteriell som tilhører fylkeskommunen.> Ut fr dette hr vi utledet følgende revisjonskriterier: o Nordlnd fylkeskommune bør h et overordnet system for registrering v inventr og utstyr. o Nordlnd fylkeskommune bør h utrbeidet felles retningslinjer og rutiner for registrering v inventr og utstyr. 2.0 I hvilken grd hr Nordlnd fylkeskommunes driftsenheter rutiner for reg strer ng v og kontroll med inventr og utstyr Kommuneloven s S 20 ounkt 2 <<Kommunerådet og fylkesrådet skl sørge for t dministrsjonen drives i smsvr med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og t den er gjenstnd for betryggende kontroll.>> Økonomihåndbok del2 s. 36: Dokumentsjon v ntern kontroll: Som følge v desentrlisert nvisningsnsvr og regnskpsføring, skl den nvisningsnsvrlige utrbeide interne kontrollrutiner for: utstyr- og inventrfortegnelse. I prksis betyr dette t det skl utrbeides rutinebeskrivelser for oppgver som er knyttet til disse ktivitetene. Økonomihåndbok del2 s. 88: Ansvrs- og rbe dsdeling: lnventr/løsøre: Økonomivdelingen hr nsvr for å etblere et felles løsøreregister for fylkeskommunen. I mngel v et slikt register hr den enkelte driftsenhet nsvr for å løpende registrere og holde oversikt over sitt inventr/løsøre.

20 Forvltningsrevisjon - inventr og utstyrskontroll - vedlegg Tidspunkt for registrering Registrering v eiendeler, inventr og løsøre skl skje fortløpende. Økonomihåndbok del 2 s. 90: Løsøreregister lnnledning Denne rutinen beskriver hvordn inventr ogløsøre (som ikke registreres iblnsen) registreres og følges opp. For å sikre fylkeskommunens eiendeler mot tp i form v tyveri, skde, verdiforringelse som følge v uvettig bruk mv. er det bestemt t driftsenhetene skl føre et eget inventrregister over eiendeler v en viss verdi som er nskffet og ikke ført i blnsen Ansvrc- og rbeidsdeling Driftsenhetene hr nsvr for à fø e eiendeler v en viss verdi inn i fylkeskommunens løsøreregister (ikke end etblert, enn så lenge hr driftsenhetene et selvstendig nsvr for registerføring). Videre hr driftsenhetene nsvr for å jourføre registeret i forhold til vgng v eiendeler. Økonomivdelingen hr nsvr for å drifte og utvikle fylkeskommunens felles løsøreregister Tidspunkt for registrering Tilgng og vgng v eiendeler registreres fortløpende Rutinebeskrivelse Kommer senere Ut fr dette hr vi utledet følgende revisjonskriterier: o Nordlnd fylkeskommunes driftsenheter skl registrere og holde oversikt over sitt inventr/løsøre.. Nordlnd fylkeskommunes driftsenheter skl h utrbeidet rutinebeskrivelser for utstyrs- og inventrfortegnelse.. Tilgng og vgng v eiendeler skl registreres fortløpende. 3.0 Hvordn hr Nordlnd fylkeskommune fulgt opp rbe det med å revidere ksssj o ns re g I e m e ntet? Her er det ikke blitt benyttet revisjonskriterier. Denne delen v rpporten gir kun en beskrivelse v hv som er skjedd for å revidere ksssjonsreglementet.

21 Nutdlond FYLKESKOMMUNE Vecl L" Vår dto: J Vår refernse: 13 I Deres dto: Deres refernse: 13ß8616 Org.nr: Fylkesrevisjonen Fylkeshuset 8048 BODØ...,.,,,,;..,r:t I.riLii ;,;,': i l;-,1,;.,..;,,r,,ì,,,',,,,,.'1.r.: r /S+l )i:;t rl,:,i,g. ll eò15 _,,,,.-,. ièl\r\lt Õ)oB ;.1 Uttlelse til forvttningsrevisjonsrpport om oppfølgingsprosiekt inventr og utstyrskontroll Fylkesråden for pln og økonomi merker seg forvltningsrevisjonsrpportens konklusjoner og nbeflinger og hr noen kommentrer knyttet til problemstillingene som rpporten omhndler. Fylkeskommunen hr en rekke systemer for registrering v ulike typer ressurser, utstyr ogløsøte, herunder Vism Enterprise DvPro (forvltning, ktivitets- og ressursstyring), TingReg (inventr- /utstyrsregister), Jonthn FDV (tegningssystem for bygg og forvltning/drift/vedlikehold), gveregister, PC-register, kunstregister og ECO Online (stoffkrtotek). I tillegg finnes registre som er nskffet og utviklet loklt. Økonomivdelingen hr nskffet Vism Enterprise DvPro, som et felles register. DvPro er en egen modul tilknyttet økonomisystemet Vism. Etter vtle med utdnningsvdelingen ble det gjennomført test med bruk v systemet til registrering v utstyr i skolene. Tilbkemeldingen vt t systemet vr tungvint i bruk og mnglet noen funksjoner. Utdnningsvdelingen vlgte å kjøpe systemet TingReg, som er utviklet v nstte i OPUS ved Bodø videregående skole. TingReg betrktes som en foreløpig løsning. Systemet fungerer godt, men er sårbrt siden drift og utvitcting ligger til et lite fgmiljø. Systemet mngler tilknytning til økonomisystemet, noe som ville vært fordelktig. En sentrl målsetning d TingReg ble nskffelvr äfå oversikt over utstyrsbehov, utrbeide pln for nskffelser smt foret felles innkjøp v utstyr. TingReg er ttt i bruk v noen skoler. Alle skoler hr tilgng til systemet og er oppfordret til å bruke det' Det er ønskelig å finne frem til et felles system som lle enheter kn bruke. Systemet bør h en robust leverndør og mnge brukere, slik t det blir vedlikeholdt og videreutviklet. Smtidig må det oppfylle de behovene enhetene hr for registrering. Pr i dg hr ingen system vi kjenner til lle funksjoner som trengs. Det er heller ingen fflkeskommuner som benytter ett felles system for registèring v llinventr og utstyr. Det kn stilles spørsmål ved om det er relistisk å h u*bir. otr"r om å legge inn lt i et register. Det vil være svært ressurskrevende å holde registeret oppdtert. Ikke bre nynskffelser, men også utlån, vhending og ksssjon må jourføres. Det kn væìe et godt lterntiv ävelge ut de typer inventr og utstyr som er viktigst å h oversikt over, f.eks. undervisningsutstyr o g verktøy, V1øretøy, gv eí, kunst og IKT-utstyr' Det kn diskuteres om det er hensiktsmessig å h en generell nedre verdigrense. De enkelte enheters behov er forskjellig. En generell grense på f.eks. kr 5000 vil gi svært omfttende registrering. Det kn også diskuteres hv som skl def,rneres som en eiendel. Er det f.eks. et enkeltstående verktøy, et Adresse Besøksdresse Postmottk Fylkeshuset 8048 Bodø Prinsensgte 100 Dir.: Tn: Fks s Sksbehndler: Avdeling: Enhet: E-post: Heidi Theodorsen Økonomi Økonomi post@nfl<.no

22 klssesett v verktøy eller et verktøyskp som skl vurderes. Skl det ngis verdi på hver gjenstnd på et kontor eller er et fullt utstyrt kontor eiendelen som skl registreres. Er det formålstjenlig å registrere vnlig inventr eller skl innstsen legges på spesielle typer utstyr og løsøre. Verdien i seg selv er ikke nødvendigvis vgjørende for behovet for registrering. Mnge enheter hr utstyr som skl sertifiseres og kontrolleres jevnlig og hr dermed behov for systemer som ivretr dette. Det hl nylig vært gjennomført en presentsjon v Vism Enterprise DvPro me<l cleltkelse fr utdnningsvdelingen, kultur- og miljøvdelingen, stbsvdelingen og økonomivdelingen. Her ble det i smråd med leverndørenkonkludert med t systemet il,ke oppfyller behovene skolene hr for registrering v utstyr. Pr i dg ser det ikke ut til å hnnes et system som kn oppfulle lle enheters behov for registrering. For å komme videre vil vi utrbeide en nærrnere krvspesifiksjon som lle vdelinger bidrr med innspill til. Til grunn for innspillene må det ligge både en risikovurdering og en nylte-/kost-vurdering. Når en smlet krvspesifiksjon foreligger må det konkluderes på nytt om systemvlg. En mulig konklusjon kn være t vi fortstt må h flere registre og flere systemeiere. Fylkeskommunen hr et regelverk for utrngering, ksssjon og vhending v mteriellfrtgg5. Dette er innrbeidet i økonomihndboken og gjelder inntil nytt regelverk er vedttt. Økonomivdelingen utrbeidet i2010 utkst til nytt reglement for registrering, utlån og ksssjon v inventr og utstyr. Etter gjennomgng med ndre vdelinger ble det funnet for omstendelig og fremmet ønske om å finne en elektronisk løsning der reglement, rutiner, skjem og signering inngår som en integrert del v registreringssystemet. Det finnes pr i dg ingen løsning som ivretr dette. Økonomihåndboken er under revidering og legges inn elektronisk i fylkeskommunens kvlitetssystem. Teksten som ngår registrering v inventr og utstyr vil bli omrbeidet, slik t hensynet til t behovene for utstyrskontroll er ulike blir ivrettt. Fylkesrevisjonens rpport ts til orientering og vi vil rbeide videre for å finne frem til system og rutiner som er formålstjenlig ut fr hensynet til både risiko og ressursbruk. Ressursbruken må veies opp mot risikovurderinger, slik t ressursinnstsen står i et rimelig forhold til nslått risiko. Med vennlig hilsen Bete Bø Nilsen ñrl.* fylkesråd for pln og økonomi 2

23

24