Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale bygg PEAD BBE

Transkript

1 Dato: 22. mars 2009 Fullmaktssak 10/09 Direktøren for Bergen kommunale bygg Kystkultursenteret i Sandviken. Sandviksboder Innvendige antikvariske tømmerarbeider i fredete bygninger. Søknad om bevilgning. Valg av utførende entreprenør. Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale bygg PEAD BBE Hva saken gjelder: Ifb med avsluttende restaureringsarbeider av Kystkultursenteret i Sandviken har Utbyggingsavdelingen v/ Bergen kommunale bygg innhentet pristilbud for utførelse av Antikvarisk innvendig tømmerarbeider ved søndre bodgruppe, Sandviksboder Arbeidene, som omfatter innvendig istandsettelse av de fredete pakkhusbodene, er i samsvar med restaureringsplanen som Kommunalavdelingen for kunst og kultur igangsatte i 1998, og som av manglende økonomi ble midlertidig avsluttet i I investeringsprogrammet for , og supplert med 1. tertialrapport for 2008 er det samlet satt av 21,6 mill til prosjektet fordelt på 4,6 mill i perioden ; 1,0 mill i 2006, 6,0 mill i 2007, 6,0 mill i 2008, 2,0 mill i 1. tertialrapporten 2008, og 2,0 mill i Midlene skal fordeles på alle 6 bodene som inngår i Kystkulturssenteret, fordelt på Søndre Bodgruppe : Sandviksboder 15, 16 og 17 Nordre Bodgruppe : Sandviksboder 20, 23 og 24 Denne sak gjelder 1. Søknad om bevilging av midler for utførelse av avsluttende antikvarisk restaureringsarbeider i Søndre Bodgruppe. 2. Søknad om bevilging til forberedende prosjekteringsarbeider for Nordre bodgruppe. 3. Valg av entreprenører for utførelse av innvendige antikvarisk tømmerarbeider i Søndre bodgruppe.

2 Vedtakskompetanse: Bevilgningssak under 10,0 mill Direktør ved Bergen kommunale bygg har tidligere fått videredelegert fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak for mindre investeringsprosjekter på 5 mill eller mindre. I byrådssak fikk Kommunaldirektør for finans, konkurranse og omstilling økt si9n fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak fra 5 mill til 10 mill, slik det også framgår av gjeldende administrative delegasjonsreglement punkt 2.3. På bakgrunn av dette videredelegerer Kommunaldirektør for finans, konkurranse og omstilling denne fullmalten til direktør for Bergen kommunale bygg. Valg av entreprenør Det vises til byrådssak 1600/06 Omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter, og til brev fra kommunaldirektøren for finans, kultur og næring datert den med videredelegasjon av fullmakter til direktør i Bergen kommunale bygg. 2

3 Fullmaktsvedtak: Direktøren har i medhold av fullmakt sitert ovenfor gjort følgende vedtak: 1. Det bevilges 7,50 mill til avsluttende innvendige restaureringsarbeider ved Søndre Bodgruppe Det bevilges 2,5 mill til forberedende prosjekteringsarbeider for sluttføring av innvendige restaureringsarbeider ved Nordre bodgruppe 20, 23 og Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering ,0 mill av 1,0 mill Lån ,0 mill av 6,0 mill Lån mill av 6.0 mill Lån Samlet 10,0 mill av 13,0 mill 4. Finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjetter. 5. Det inngås kontrakt med: Byggmester J. H. Nævdal Bygg A/S for utførelse av innvendige restaureringsarbeider i Søndre bodgruppe - Sandviksboder Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firma, gis administrasjonen tillatelse til å kontakte det firma som fikk nest laveste poengscore evalueringen. Bergen den Bergen kommunale bygg Kjell Aga Direktør Reidun de Lange Utbyggingssjef Trykt vedlegg: Innstilling på valg av entreprenør ( Unntatt offentlighet) 3

4 Saksutredning: 1.0 Tidligere politiske vedtak: 1.1 Det vises til fullmaktssak 36/02 hvor følgende redegjørelse ble gitt: Bergen kommune har i perioden brukt ca 17,5 mill på å ruste opp Sandviksboder 15, 16, 17, 23 og 24 til kystkulturrelaterte formål. Videre ble Sandviksbod 20 kjøpt i De viktigste tidligere vedtak er: HOFR : Etablering av kystkultursenteret og den kommunale stiftelsen. B.sak 011/ 97, F.sak 0647/ 1997: Bystyret vedtok blant annet generelle mål, opprustning av bodene, vedtekter for Stiftelsen Sandviksboder kystkultursenter, at stiftelsen skulle disponere bodene vederlagsfritt til kystkulturformål og at disposisjonsretten skal tilbake til Bergen kommune ved oppløsning (sterkt forkortet). B.sak 249/ 00: Kjøp av Sandviksboder nr. 20 til Norges fiskerimuseum. B.sak 410/01 (økonomiplan s. 74) om ferdigstillelse og opprustning av bodene til fiskerimuseet og kystkultursenter. Bergen bystyre gjorde slikt vedtak : 1. Alle vedtak i sak 011/1097 og 07/2002 knyttet til Stiftelsen Sandviksboder kystkultursenter, formål, vedtekter, mv, endres i tråd med denne sak. 2A)Bergen bystyre fastsetter følgende arealfordeling for Sandviksboder kystkultursenter: a) Norges fiskerimuseum skal disponere Sandviksbodene 20, 23, 24 og 25 i sin helhet. Leieforholdet fastsettes i henhold til egen avtale. b) Norges fiskerimuseum skal gi rom for Gunnar Michelsens samlinger i sine lokalene forutsatt at den etableres som fast ikke-privat samling. c) Fellesenheten ved Sandviksboder kystkultursenter skal disponere Sandviksbodene 15, 16 og 17, utendørsareal og havn. Leieforholdet fastsettes i henhold til egen avtale. Ved ledighet av lokaler eller på annen måte disponible arealer skal foreninger og organisasjoner som arbeider innenfor kystkulturfeltet prioriteres som leietakere og brukere av kystkultursenteret. Som hovedregel skal leietakere ikke ha anledning til fremleie. d) Fellesenheten skal gi rom for: Bergen Kystlag, Bergen Maritime Vernelagets verksteder og Motivasjon og mestring. Ved ledighet av lokaler eller på annen måte disponible arealer skal foreninger og organisasjoner som arbeider innenfor kystkulturfeltet prioriteres som leietakere og brukere av kystkultursenteret.som hovedregel skal leietakere ikke ha anledning til fremleie. e) Bergen kommune skal dekke investeringskostnader knyttet til flytting av Bergen kystlags klubblokaler, etter egen avtale med kystlaget. 2 B) SSK som fellesenhet for kystkultursenteret etableres med mandat, myndighet og oppgaver slik det fremgår i saksfremlegget. 3. Bergen bystyre fastsetter følgende økonomiske rammer for videre arbeid: a. Bergen kommunes totale videre ramme for ferdigstilling av kystkultursenteret, inkludert ferdigstilling av bygningene og etablering av museum og andre formål er avgrenset til maks. kr. 14 millioner. b. Finansieringen og dermed fremdrift bør knyttes til vedtak i økonomiplan , og senere økonomiplaner. 4. Bergen kommune skal fortsatt være eier av Sandviksboder 15, 16, 17, 20, 23, 24 og 25 samt utendørsareal og havn som omfattes av Sandviksboder kystkultursenter. Kystkultursenterets brukere skal være leietakere i de kommunale bygningene. 5. Det må vektlegges at kystkultursenteret utad kan fremstå som publikumsvennlig og tilrettelagt for besøkende. Bystyret forutsetter at byrådet aktivt medvirker til at det etableres en god dialog og et konstruktivt samarbeid mellom alle aktører i Kystkultursenteret. 4

5 6. Det utarbeides en fremdriftsplan for den videre prosess beskrevet i denne sak. KKIO gis rapport om status og fremdrift hvert ½ år. 1.2 Direktøren har i fullmaktssak 36/02 fattet følgende vedtak: 1. Direktøren i BBE KF bevilger 1,0 mill for å dekke kostnader forbundet med tilrettelegging av Sandviksboder 15, 16, 17, 20, 23 og 24 i Under forutsetning av at bystyret vedtar å innarbeide byggelånsrenter i investeringsprogrammet for , bevilger direktøren i BBE KF kr ,- til å dekke byggelånsrenter i tilknytning til tilrettelegging av Sandviksboder 15, 16, 17, 20, 23 og 24 i Denne bevilgningen kommer i tillegg til prosjektets hovedbevilgning på 1,0 mill. 3. Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering ,0 mill Lån Sum 1,0 mill 4. Finansiering av bevilgning gitt under pkt. 1 og 2 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 1.3 Bystyret vedtok i møte den sak 330/06 Økonomiplan Kystkultursenteret inngår i denne økonomiplanen. 1.4 Direktøren har i fullmaktssak 29/07 fattet følgende vedtak: 1. Det bevilges 4,6 mill til sluttføring av byggefase 2 og 3 ved Sandviksboder 20 i forbindelse med innredning av nye kontorer og møterom for Norges Fiskerimuseum. Samt forberedende prosjekteringsarbeider for byggefase Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering ,0 mill av 1,0 mill Lån ,6 mill av 1,6 mill Lån mill av 2.0 mill Lån Samlet 4,6 mill av 4,6 mill 3. Finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjetter. 4. Det inngås kontrakt med: a. Byggmester Harald Sårheim for utførelse av tømmerarbeider b. Elektroinstallatør Knut Knutsen A/S for utførelse av elektroarbeider i forbindelse med ferdigstillelse av byggefase 3 ved Sandviksboder 20 som omfatter innredning av kontorer og møterom for Norges Fiskerimuseum. 5. Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firmaer, gis administrasjonen tillatelse til å kontakte annen entreprenør. 5

6 1.5 Engasjering av Elin Thorsnes Arkitektkontor A/S Kontrakt ed firma Elin Thorsnes Artkitektkontor A/S for sluttføring av de bygningsmessige antikvariske restaureringsarbeider, ble inngått den Bystyret vedtok i møte den sak 134/08; 1. tertialrapporten Kystkultursenteret inngår i denne tertialrapporten 1.7 Bystyret vedtok i møte den sak 240/08 Økonomiplan Kystkultursenteret inngår i denne økonomiplanen 2.0 Bakgrunn for saken: 2.1 Historikk: Sitat fra fullmaktssak 36/02 datert den Som det framgår av vedtak i bystyresak 011/97, og 07/2002 datert den tar man sikte på å etablere Norsk Fiskerimuseum i bodgruppen ( Sandviksboder 20). Denne etableringen forutsetter at enkelte etablerte virksomheter må flytte internt i bodene, og det må i den sammenheng foretas tilretteleggingsarbeider. Byrådet har i vedtatt økonomiplan satt av 1,0 mill som en start på dette arbeidet. Antydet totalkostnad er på omkring 14 mill., og det er derfor i forslag til investeringsprogram for avsatt i alt 13 mill, fordelt på 4 mill i 2004, 2 mill i 2006 og 7 mill i BBE KF har mottatt brev datert fra Byrådsleders avdeling, seksjon for kultur, med forespørsel om å iverksette arbeider innenfor en ramme tilsvarende budsjett i 2002 på 1,0 mill. I prioritert rekkefølge skal det utføres: Antikvarisk statusrapport Tilrettelegging for klubblokaler for Bergen Kystlag Brannsikring av bod 20 Tilrettelegging av lokaler for andre organisasjoner i søndre bodgruppe. BBE KF har engasjert siv.ark Elin Thorsnes til å bistå i dette arbeidet, som en videreføring av det engasjement hun har hatt i dette prosjektet tidligere, og for å kunne nyttiggjøre oss av hennes særlige antikvariske kompetanse, og kjennskap til prosjektet. Med samme begrunnelse foreslås det å forhandle fram avtaler med de entreprenørfirma som etter konkurranse var engasjert i første byggetrinn i prosjektet. Byrådsleders avdeling, seksjon for kultur understreker at det av hensyn til neste sesong er viktig å få framdrift i saken for å kunne komme i gang med flytteprosessene for Bergen kystlag og Fiskerimuseet. Dette er en prosess med stor avhengighet mellom enkelttiltakene, og det er således viktig å holde bevegelse i saken. Arbeidene vil kunne startes opp umiddelbart. 6

7 2.2 Økonomi: I økonomiplanen for , vedtatt av bystyret den i sak 240/08 er det avsatt til Kystkultursenteret, tjeneste 37560, 19,6 mill, fordelt som vist i følgende tabell; I tillegg er det avsatt i 1. tertialrapport ,0 mill til kystkultursenteret. år tjeneste Budsjettavsetning ,0 mill ,6 mill ,0 mill ,0 mill ,0 mill ,0 mill ,0 mill ( 1. tertialrapport) ,0 mill Samlet 21,6 mill Prosjektet søker i denne bevilgningssak 10,0 mill til dekning av 1. arbeider knyttet til ferdigstillelse av innvendige restaureringsarbeider for søndre bodgruppe 2. forberedende prosjekteringsarbeider knyttet til nordre bodgruppe. Dersom Direktøren for BKB godkjenner denne søknad har prosjektet samlet fått bevilget lik 14,6 mill av samlet 21,6 mill i avsatte midler for perioden fullmaktssak Beløp perioden 29/07 4,6 mill av samlet sum 4,6 mill Denne sak 10,0 mill av samlet sum 17,0 mill Samlet bevilget 14,6 mill av samlet avsatt sum 21.6 mill

8 3.0 Tilbudskonkurranse: Innvendig antikvarisk tømmerarbeider i Søndre bodgruppe. 3.1 Konkurranseform: Prosjektet har innhentet pristilbud på tømmerarbeider for ferdigstillelse av antikvarisk restaureringsarbeider for Sandviksbodene Tilbudsinnhentingen ble gjort ihht forskrift om offentlig anskaffelser av 7.april 2007 del II under terselverdien i form av Tømmerarbeider inkl Grunn-og betong, leveranser (spesialleveranser for tømmerarbeider), og malerarbeider. Bergen kommunale bygg har offentlig utlyst tilbudskonkurransen gjennom DOFFIN- basen den , med frist den for å melde sin interesse for deltakelse i konkurransen Det meldte seg 9 tømmerfirmaer, som alle fikk tilsendt konkurransegrunnlaget. Ved innleveringsfristens utløp den leverte 4 entreprenører pristilbud. 3.2 Evaluering Tilbudene er evaluert etter på forhånd oppgitte kriterier i konkurransegrunnlagets pkt