Bergen Bygg og Eiendom KF REBN BBE

Transkript

1 Dato: Fullmaktsak / 05 Schøtstuene, utvendig vedlikehold, valg av tilbyder og bevilgning Bergen Bygg og Eiendom KF REBN BBE Hva saken gjelder: Schøtstuene har vært gjenstand for mangelfullt vedlikehold over en lang periode. Hele bygningsmassen har behov for omfattende vedlikehold. Denne saken gjelder valg av tilbyder og bevilgning for ytre vedlikehold av tak. Prosjektet er utarbeidet av Opticonsult og Gunnarsen og Lohne arkitekter, i samarbeid med byantikvaren og brukerne. Ing Thorsen er prosjekt- og byggeleder. Rådgiverne ble valgt etter en forutgående tilbudskonkurranse hvor det spesielt ble lagt vekt på kompetanse i forbindelse med verneverdige bygninger. Oppdraget med rehabilitering av taket har vært ute på tilbudsregning, og Abora Prosjekt AS er innstilt til kontrakt. Byggvedlikehold har fått utførelsesansvaret for de arbeidene som krever tømrerkompetanse på bygningsvern. Dette ivaretas i samarbeid med Stiftelsen Bryggen. Vedtakskompetanse Denne saken gjelder bevilgning og valg av utførende. For bevilgning gjelder følgende vedtakskompetanse: Styresak 75/01: 3. Styret videredelegerer innenfor investeringsbudsjettet pkt. III-B-1 fullmakt til administrativ leder, å treffe gjennomføringsvedtak, samt slutte nødvendige kontrakter når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. Styresak 44/03: Styret tar justerte budsjettfullmakter pkt. III B 1 om gjennomføringsvedtak i forbindelse med investeringsbudsjettet til etterretning og ber administrasjonen som hovedprinsipp fremlegge driftsmessige konsekvenser av investeringer på standardisert skjema i alle bevilgningssaker. Side 1 av 7

2 Og for valg av utførende gjelder følgende: Gjeldende økonomihåndbok, pkt III B 1. Investeringer i fast eiendom Styrene kan - uten beløpsbegrensning - treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjett som bystyret har vedtatt for foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. (Se også kommentarer vedr. låneopptak under punkt I Generelle bestemmelser innledningsvis). Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Det skal i forbindelse med alle saker om gjennomføringsvedtak til styre i kommunalt foretak også orienteres om prosjektets driftsmessige konsekvenser. Slik informasjon skal følge med "prosjektbestillingen" fra bykassen, og vil bl.a. inneholde følgende data i et eget standardisert skjema, som legges ved saksfremlegget til styret: Anslått tidspunkt for innslag av driftskonsekvenser Størrelsesorden på driftskonsekvensene Sammensetning, i form av husleie og øvrige driftskonsekvenser Fordeling av driftskonsekvenser på tjenesteområde/byrådsavdeling/bydel Det vises forøvrig til omtalen av "Foreløpige husleieavtaler" i punkt 4 under. Styret har i sak 75/01 delegert fullmakter til administrativ leder som nevnt over. Fullmaktsvedtak: Direktøren har i medhold av fullmakt sitert ovenfor gjort følgende vedtak: 1 Det bevilges 4.6 mill kroner over budsjettårene 2004 og 2005 til første del av planlegging og gjennomføring av rehabilitering av Schøtstuene. Det er ikke bevilget midler tidligere på prosjektet. 2 Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering mill kr Lån mill kr Lån Sum 4.60 mill kr Side 2 av 7

3 3 Finansiering av bevilgning gitt under pkt. 1 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 4 Direktøren godkjenner at det inngås kontrakt med Opticonsult AS i samarbeid med Gunnarsen og Lohne AS, ing. T. Thorsen og Abora Prosjekt AS for trinn 1av rehabilitering Schøtstuene. 5 Direktøren godkjenner videre at Byggvedlikehold benyttes til arbeider vedrørende Schøtstuene som krever bygningsantikvarisk spesialkompetanse. Bergen, Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef Trykte vedlegg: 1 Kostnadsskjema Side 3 av 7

4 Saksutredning: 1.0 Tidligere politiske vedtak 2.0 Det er ikke fattet tidligere politiske vedtak om saken. 2.0 Bakgrunn for saken Schøtstuene har i flere år lidd av manglende vedlikehold. Forholdene er nå så alvorlige at deler av bygget må erstattes av nye bygningelementer. Tilstanden er dokumentert i en rapport utarbeidet av Opticonsult/ Gunnarsen og Lohne Arkitekter. Som en konsekvens av dette er det laget et vedlikeholds/ rehabiliteringsprogram som strekker seg fra 2005 og til 2008, med årlige avsetninger. 3.0 Valg ved konkurranse 3.1 valg av rådgivere Valg av rådgivere ble gjennomført etter forutgående tilbudskonkurranse med forhandling. Anskaffelsen var under grenseverdien for kjøp etter forhandling, forskrift om offentlige anskaffelser, del I og III. I forbindelse med valg av rådgivere var det et vesentlig poeng å evaluere utifra kompetanse på verneverdige bygg. Det ble bedt om at tilbyderne skulle gi pris på følgende fagområder: 1. ARK - arkitekt 2. RIB Ingeniør bygg 3. RIV etter behov ingeniør VVS 4. PL - Prosjektledelse 5. BL - Byggeledelse I den grad det er behov for elektrokompetanse utføres dette i egenregi av prosjekteringsavdelingen i BBE. Tre tilbydere gav pris. Oticonsult/ Gunnarsen og Lohne Arkitekter, Perspektiv Arkitekter og Ing T.Thorsen. De to førstnevnte gav pris på alle ytelsene mens Ing T. Thorsen gav pris på PL og BL. Etter en evaluering hvor det ble tatt hensyn til kvalifikasjoner, ytelse og pris falt valget på Opticonsult/ Gunnarsen og Lohne for prosjektereringsdelen. De hadde best kompetanse på bygningsvern og viste den beste forståelsen for utførelsen av oppgaven. Prismessig var de imidlertid noe dyrere enn Perspektiv, men siden kontrakten er timebasert ble den økte kompetansen vurdert til å gi en effekt på redusert timeforbruk. Side 4 av 7

5 For valg av prosjekt-og byggeledelse falt valget på Ing. T.Thorsen. De gav det beste tilbudet prismessig, de har høy kompetanse på rehabiliteringsoppgaver, og har gjennom tidligere oppgaver vist at de løser oppgavene med tilfredshet. 3.2 Valg av entreprenører Valg av entreprenører ble gjennomført etter forutgående tilbudskonkurranse med forhandling. Anskaffelsen var under grenseverdien for kjøp etter forhandling, forskrift om offentlige anskaffelser, del I og III. Tilbudsgrunnlaget ble sendt ut til 6 tilbydere etter forutgående annonsering i ukepressen. Fire entreprenører gav pris, og det ble gjennomført forhandlinger med alle fire. Dvs to var så dyre i forhold til de resterende at de fikk forespørsel om de ville senke prisen for å komme i forhandlingsposisjon. Det var de ikke villig til, slik at oppdraget stod mellom Abora Prosjekt og Byggventilasjon AS. Kvalitetsmessig var det ingenting forskjell på tilbyderne, selv om de hadde forankring i hvert sitt fag, henholdvis tømrerbedrift og blikkenslager/ ventilasjon. Abora Prosjekt ble valgt som rimeligste tilbyder, og prisforskjellen fremkommer ved at Byggventilasjon AS har en høyere timepris som grunnlag for sine arbeider enn Abora Prosjekt. 3.3 Byggvedlikehold Det er inngått samarbeid med Byggvedlikehold for utførelser av bygningselementer som krever spesialkompetanse på bygningsvern; lafting og utskifting av elementer i laftet vegg, spesialdeler, trerenner, vindusvern, etc. Arbeidene utføres på timebasis/ avtalt pris etter gjeldende satser mellom BBE og Byggvedlikehold. 3.4 Unntatt offentlighet. Innstillinger i saker om konkurranse med forhandling unntas offentlighet i medhold av Offentlighetsloven, 6.2. Vi ber direktøren gi tillatelse til å inngå kontrakt med Abora Prosjekt. 4.0 Om prosjektet Byggene består av en bygningsmasse med varierende grad av autentisitet. Fra gamle autentiske bygg til rekonstruerte bygg, oppsatt på første del av 1900 tallet. Arbeidene med rehabiliteringen består av alt fra utskifting av takstein til restaurering av gamle vinduer og bygningsdeler. Det krever forskjellig type tømrerkompetanse for det arbeidet som skal utføres. Dette har medført at vi har inngått et samarbeid med Stiftelsen Bryggen og Byggvedlikehold. Stiftelsen Bryggen har spesialkompetanse på bygningsvern, og de har tilbudt seg å lære opp tømrere fra Byggvedlikehold som igjen skal foreta utskifting av de bygningselementene som krever spesialkompetanse. Arbeidet vil i tillegg skje under overoppsyn av baser/ formenn fra stiftelsen Bryggen. Dette medfører at Byggvedlikehold kan ta på seg lignende oppgaver i fremtiden. Opplæringsprosjektet på Byggvedlikehold belastes ikke dette prosjektet, men Byggvedlikeholds egne opplæringsbudsjetter. Dette har kommet i stand etter et initiativ fra BBE. Side 5 av 7

6 I senere faser skal også toaletter, kjøkken og tekniske anlegg rehabiliteres. Disse anleggene er gamle og til dels utslitte. Alt tradisjonelt arbeid vil bli utført som delte entrepriser eller mindre hovedentrepriser hvor hovedfaget administrerer sideentreprenørene. Årsaken til denne modellen er at det er mye til og fra arbeid på de enkelte fagene, og modellen overfører ansvaret for koordineringen og fremdriften fra BBE til hovedentreprenøren. 5.0 Budsjett - kostnad - bevilgning 5.1 Kostnad Det er budsjettert med en totalkostnad på 13,6 mill kr, hvorav kostnadene fordeler seg ca på utvendige og innvendige arbeider. Dette inkluderer oppgraderinger av tekniske anlegg. Tallet er usikkert, fordi anslaget kun baserer seg på visuell kontroll. Hva som skjuler seg i konstruksjonen som følge av vannskader over lang tid er ikke avdekket, utover at det er registrert at det forekommer flere steder. 5.2 Budsjett De samlede budsjettavkastninger er ment å skulle dekke totalkostnaden, som omfatter utvendig og innvendig vedlikehold. Denne bevilgningssøknaden omfatter prosjekterings- og oppfølgningskostnader for deler av det utvendige arbeidet. Økonomiplan ( alle tall i mill.kr.) Tidligere bevilget Rev Samlet prosjektkostnad 0 2,6 2,0 2,0 2,0 5,0 13,6 5.3 Bevilgning Denne bevilgningssøknaden omfatter utbedringsarbeidene som beskrevet i rapporten til Opticonsult/ Gunnarsen og Lohne. Midlene er avsatt i , og samsvarer med byggeperioden. Fylkesmannen har opphevet finansieringstoppen, og derfor fremlegges saken som fullmaktssak. 6.0 Internleie Internleien er beregnet i kostnadsskjema, basert på en antatt totalkostnad på 13,6 mill kr. Inkl. mva finanskostnader og mva. Beregningen er foretatt etter gjeldende modell for utregning av internleie. Dette gir en årlig økning pr.m 2 på kr.: Dette kan virke urimelig høyt, men det skyldes bygningsmassens manglende vedlikehold over en lang periode. Forfallet har kommet så langt at det bare kan utbedres med omfattende rehabilitering. Opptrappingen av leienivå vil skje i to bolker, en etter 4,6 mill.kr. er investert og en etter at prosjektet er ferdigstilt. 7.0 Framdrift Side 6 av 7

7 Framdriften er nært knyttet til bevilgningsperioden. Arbeidene skal foregå over 3,5 til fire år. Dette er uheldig fordi det blir mange starter og stopper. Hovedtrekkene i fremdriftsplanen er som følger: Taket Høsten 2005 Yttervegger: Vår sommer høst 2006 Dører/ vinduer: Vår sommer høst 2006 Toaletter: Vinter 2005/ /2008 Kjøkken: Vinter 2005/ /2008 Utomhusanlegg Sommer 2008 Oppstarten av arbeidene innvendig vil avhenge av hvor omfattende skadene på værhuden er. Dersom det viser seg at skadene ikke er så omfattende kan de innvendige arbeider forseres i relasjon til budsjettsituasjonen. Dersom arbeidene er mer omfattende enn først antatt blir i værste fall innvendige arbeider en salderingspost som må vurderes i forbindelse med avslutning av prosjektet. 8.0 Brukermedvirkning Det er nedsatt følgende prosjektgruppe: Prosjektadminitrativ leder: Renato Bonafede, BBE Brukerrepresentant: Marco Trebbi, Det hanseatiske museum og Schøtstuene Prosjekteringsleder og RIB: Ylva Andersson, Opticonsult Arkitekt: Jan Lohne, Gunnarsen og Lohne Arkitekter Det er også holdt løpende kontakt med Byantikvaren v/ Bente Mathisen, slik at organisasjonsoppbygging og alle planer er godkjent av dem. Det er avholdt møte hvor administrasjonen på Hanseatisk museum har deltatt, og de har kommet med innspill til arbeider som skal utføres innvendig på et senere tidspunkt. Saken er ikke fremmet for AMU, siden ombyggingen ikke medfører endringer i bruk av lokalene. Innvendige arbeider vil så langt det er mulig bli utført i perioder når museumet er stengt, eller aktiviteten er på et minimum. Side 7 av 7