Prosjektet er behandlet i Fana bydelsstyre / AMU. Merknader fremkommer under saksutredning pkt. 1.4 og 1.5.

Transkript

1 Dato: 8. juli 2003 Fullmaktssak /03 Bergen Bygg og Eiendom KF Hop ungdomsskole - tilbygg Søknad om bevilgning. PEAD BBE Hva saken gjelder: Hop skole skal utvide sitt undervisningsareal for å kunne ta imot opptil 18 klasser i klassetrinn. Videre skal det tilrettelegges areal for grupper av elever med spesielle behov. Utvidelsen skal skje ved at det oppføres et nytt tilbygg (byggetrinn 3) mellom skolens nåværende gymbygg og undervisningsbygg. Tilbygget skal bygges sammen med hovedbygget. Prosjektet er kostnadsberegnet til 30,5 mill I vedtatt økonomiplan er det avsatt 32,0 mill til prosjektet fordelt på 1,5 mill i 2001, 10,50 mill i 2002, 5,0 mill i 2003 og 15,0 mill i Av de avsatt midlene er det brukt 1,5 mill til installering av heis i vestibylen og ombygging av klasserom i hovedbygget, ferdigstilt mai På grunn av at årsbudsjettet for 2003 og 2004 formelt sett ikke er godkjent pr dato, og prosjektet finansieres av midler for år 2003 og 2004, inviteres styret til å fatte vedtak basert på at byrådet i møte , sak , vedtok å igangsette gjeldende prosjekt, slik at prosjektet kan ferdigstilles høsten BBE KF har innhentet pristilbud etter modell konkurranse med forhandlinger for byggearbeidene ved Hop ungdomsskole. Konkurransegrunnlaget var utsendt til 34 entreprenører fordelt på alle fag, og ved tilbudsfristens utløp leverte 22 tilbydere tilbud. Prosjektet er behandlet i Fana bydelsstyre / AMU. Merknader fremkommer under saksutredning pkt. 1.4 og 1.5. Denne sak gjelder søknad om bevilgning for gjennomføring av prosjektet Hop ungdomsskole, tilbygg

2 Vedtakskompetanse I byrådssak 1004/02, , heter det: Byrådet viser til sitt vedtak av , sak 0434/01: Budsjettfullmakter for kommunale bedrifter og foretak i Bergen kommune, og vedtar nytt punkt III.B.1 i trykt vedlegg som får slik ordlyd: Investeringer i fast eiendom Styrene i BBE KF og BBB kan uten beløpsbegrensning treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjettet som bystyret har vedtatt for bedriften/ foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til bedriftens/ foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5,0 mill. Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til bedriftens / foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Vedtak av , sak 0434/01, i trykt vedlegg pkt. III.B.1 utgår. De nye fullmaktene gjøres gjeldende fra Supplering ifm revisjon av budsjettfullmaktene vedtatt i byrådet : Det skal i forbindelse med alle saker om gjennomføringsvedtak til styre i kommunalt foretak/bedrift også orienteres om prosjektets driftsmessige konsekvenser. Slik informasjon skal følge med "prosjektbestillingen" fra bykassen, og vil bl.a. inneholde følgende data i et eget standardisert skjema, som legges ved saksfremlegget til styret: o Anslått tidspunkt for innslag av driftskonsekvenser o Størrelsesorden på driftskonsekvensene o Sammensetning, i form av husleie og øvrige driftskonsekvenser o Fordeling av driftskonsekvenser på tjenesteområde/byrådsavdeling/bydel Det vises forøvrig til omtalen av "Foreløpige husleieavtaler" i punkt 5 under. Forslag til vedtak: 1. Styret i BBE KF bevilger 30,5 mill inkl. byggelånsrenter til nytt tilbygg og en mindre ombygging av Hop ungdomsskole, under henvisning til vedtak i byrådssak 1360/03. 2

3 2. Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 fremgår av følgende tabell: ÅR TJENESTE BUDSJETT FINANSIERING ,50 mill Lån / fond ,00 mill Lån / fond mill Lån / fond Sum 30,50 mill 3. Finansiering av bevilgning gitt i pkt. 1 skjer iht finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef Vedtatt i medhold av Kommunelovens 71 med henvisning til vedtak i styresak 47/03 og grunnet hastemomentet for å kunne bestille arbeidene og derved ferdigstille prosjektet snarest mulig. Bergen 2003 Dagfinn Øvrebotten Direktør Trykte vedlegg: 1. Kostnadsskjema. 2. Driftskonsekvensskjema 3

4 Saksutredning: 1. Tidligere politisk vedtak:.1 Bystyret behandlet endelig budsjettforslag for 2001 og økonomiplan for den 19 februar Hop ungdomsskole inngår i økonomiplanen med budsjetterte midler i 2002 og Styret i BBE KF behandlet i møte , sak 61-01, og fattet følgende enstemmig vedtak: 1. Styret i BBE KF bevilger 0,5 mill til dekning av ombygging av nåværende auditorium og til forberedende planleggingsarbeider i forbindelse med den forestående ombygging/ utvidelse av Hop skole. Det bevilgede beløp vil inngå som en del av prosjektets samlede bevilgning. 2. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering ,5 mill av 1,5 mill totalt Lån 3. Finansiering av bevilging gitt i punkt 1 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett..3 Styret i Bergen Bygg og Eiendom KF behandlet sak i møte den og fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Styret i Bergen Bygg og Eiendom KF bevilger 1,0 mill til dekning av installasjon av heis for bevegelseshemmede ved Hop ungdomsskole. Det bevilgede beløpet vil inngå som en del av prosjektets samlede bevilgning. 2. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering ,0 mill av 1,0 mill til disposisjon av 1,5 mill totalt. 3. Finansiering av bevilging gitt i punkt 1, skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 4. Styret i BBE KF gir administrasjonen fullmakt til å oppta kontraktsforhandlinger med de tilbydere som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vedrørende levering og montering av heis for bevegelseshemmede ved Hop ungdomsskole. Dersom det ikke oppnås enighet med innstilte tilbyder, gis administrasjonen fullmakt til å innlede kontraktsforhandlinger med de firma som har det nest beste tilbud. 4

5 5. Styret ber administrasjonen vurdere hvorvidt det bør installeres en konvensjonell heis og følgelig innhente anbud..3 Bystyret: Investeringsprogram for perioden vedtatt i bystyremøte den Utvidelse av Hop ungdomsskole er med i investeringsprogrammet..4 AMU Fana Bydel AMU i Fana bydel behandlet saken i møte den og fattet følgende enstemmig vedtak: AMU i Fana bydel slutter seg til de framlagte planer for tilbygg ved Hop skole..5 Bydelsstyret i Fana Bydel Bydelstyret i Fana bydel behandlet sak i møte den og fattet følgende enstemmig vedtak: Fana bydelsstyre slutter seg til de framlagte planer for tilbygg ved Hop skole.6 Byrådet: Budsjettmessig avklaring for prioriterte skoler og barnehager Byrådet behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Byrådet godkjenner at det igangsettes utbyggings-/ombyggingsarbeider ved Skeie, Garnes, Tertnes, Alvøen, Krokeide, Bjørndalsskogen og Hop skole samt ved Apeltun, Nordås, Sandalsbotn og Ulsmåg barnehage. 2.0 Bakgrunn for saken: Utvidelsen av Hop ungdomsskole blir hovedsakelig konsentrert om økning av elevarbeidsplasser, både når det gjelder alment læringsareal og spesialisert læringsareal. Dagens situasjon og skolens utbyggingsbehov: Historie: Hop ungdomsskole, som er bygget i 1958, består av 2 bygninger. * Bygg 1: Undervisnings- og administrasjonsbygg og er skolens hovedbygg Bygget har et samlet bruttoareal på m2 og er delt i 2 fløyer. * fløy A ( m2) med administrasjon i 2. etg og undervisning i 1. og 3. etasje * fløy B ( m2) med undervisning i 1. og 2. etasje. * Bygg 2: Gymnastikksal inkl. garderober og lagerfunksjoner. I byggets underetasje er det tilfluktsrom. Skolen har i dag 15 klassebaser, hvor 12 av basene er på 56 m2 og 3 av basene er på 70 m2. Elevantallet ved skolen vil, i følge prognosen, stabilisere seg på 18 klasser i lang tid fremover. Skolen skal også avsette areal til elevgrupper med spesielle behov. 5

6 Utarbeidelse av anbefalt forslag: Gjennomføring av utbygging ved Hop ungdomsskole er prosjektorganisert iht byrådsvedtak. Skolens utvidelsesbehov er knyttet til allmenn undervisning, garderober, toalettfasiliteter og lærerarbeidsplasser. Tiltakshaver, BBE KF, har utredet utbyggingsbehovet for Hop ungdomsskole i samarbeid med prosjektgruppen med medlemmer fra Byrådsavdelingen for barnehage, skole og idrett, skolens administrasjon og oppvekstkontoret i Fana bydel. Nytt tilbygg får et samlet bruttoareal på m2 og bygges i 2 etasjer over bakkenivå, hvor ordinær undervisning legges til 2. etasje, og spesialromsundervisningen legges til 1. etasje. Teknisk rom plasseres i underetasjen (under bakkenivå) med tilgang fra nytt trappehus. Tilpassing til eksisterende bygg Prosjektgruppen har forutsatt i sin vurdering av nybyggets romprogram at en må se begge fløyene i hovedbygget undervisningsmessig sammen med nybygget. Intensjonen ved ombygging og arealutvidelse av skolen er at Hop skole skal etablere 3 arbeidsenheter, en arbeidsenhet på hvert klassetrinn. Ved å bygge nybygget sammen med hovedbygget vil skolen kunne etablere et læringssenter i 2. etasje i arealet ved skolens trappehus for alle 3 arbeidsenhetene. Pedagogisk sett vil dette bli selve hjertet i den framtidige undervisningen ved Hop ungdomsskole. Godkjenning av anbefalt utbyggingsforslag i styringsgruppen: Prosjektgruppen oversendte forslag til byggeprogram for nytt tilbygg ved Hop ungdomsskole til styringsgruppen for utbygging av barnehager og skoler, som i møte den godkjente det framlagt forslag til byggeprogram. I brev fra Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester datert den ble prosjektet satt i bestilling. 3.0 Tilbudskonkurranse..1 Konkurranseform Prosjektet har innhentet pristilbud på utvidelsen av Hop ungdomsskole etter modell konkurranse med forhandlinger iht. Lov om offentlige anskaffelser, del III (under EØS-terskelverdi ) i form av delte entrepriser for tekniske fag og hovedentreprise arkitektfagene samt grunn- og betongarbeider. 6

7 Bergen Bygg og Eiendom KF har offentlig utlyst tilbudskonkurransen gjennom Norsk Lysningsblad, DOFFIN-basen den og i dagspressen den Konkurransegrunnlaget ble sendt ut til 34 entreprenører fordelt på alle fag, og ved innleveringsfristens utløp den leverte 22 entreprenører tilbud..2 Evaluering. Tilbudene er evaluert etter på forhånd oppgitte kriterier. 4.0 Økonomi.1 Budsjett I årsbudsjett for 2003, vedtatt av bystyret er det avsatt 12,0 mill i tidligere budsjett, 5,0 mill i 2003 og 15,0 mill i 2004 til dette prosjektet. Samlet budsjettavsetning blir da 32,0 mill. Av de avsatt midlene er det brukt 1, 5 mill til installering av heis i vestibylen og ombygging av klasserom i hovedbygget. Administrasjonen er kjent med at fylkesmannen har underkjent bystyrets budsjettvedtak. Det foreslås derfor å gjøre vedtak, basert på at byrådet i møte , sak , vedtok å igangsette gjeldende prosjekt, slik at prosjektet kan ferdigstilles høsten Totalbudsjettet fremgår av følgende tabell: ÅR TJENESTE BUDSJETT FINANSIERING ,50 mill Lån / fond ,50 mill Lån / fond ,00 mill Lån / fond mill Lån / fond Sum 32,00 mill.2 Kostnader Budsjettrammen for nytt tilbygg og en mindre ombygging av eksisterende bygg er gitt med 30,50 mill. I budsjettrammen er det også avsatt midler for også å dekke byggelånsrenter i størrelsesorden 0,96 mill innenfor prosjektets økonomiske ramme..3 Bevilgning. Gjennomføring av bygging av nytt tilbygg og en mindre ombygging av eksisterende bygning ved Hop ungdomsskole medfører behov for en bevilgning på totalt 30,50 mill. Inkludert i det omsøkte beløp er dekning av byggelånsrenter på 0,96 mill. 7

8 .4 Internleie. I forbindelse med oppføring av nytt tilbygg med et bruttoareal på m2 og etablering av heis i skolens vestibyle med en samlet kostnadsramme på 32,0 mill vil nåværende internleie økes. Ny samlet internleie pr. år framgår av følgende oppstilling: Nytt tilbygg inkl heis m2 a kr ,-- /m2/år = kr ,-- Samlet internleie for de øvrige byggene = kr ,-- Samlet internleie for Hop ungdomsskole fra høsten 2004 kr ,-- Samlet internleie pr. m2 etter utbygging kr ,-- / m2 = kr /m2/år 5.0 Framdrift Byggesaksavdelingen godkjente søknad om rammetillatelse den Tiltakshaver forutsetter at kontrakter med entreprenører inngås i løpet av august 2003, slik at byggearbeidene kan starte i innen utgangen av uke 37/03 ( ). Nybygget forvente ferdigstilt innen 01.august Brukermedvirkning. Saken har vært behandlet i Fana bydelsstyre og AMU for Fana bydel. Merknader fra behandling i Fana bydelsstyre og i AMU for bydelen fremkommer under pkt. 1.4 og 1.5 i saksutredningen. 8