MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Sak Orienteringssaker. 6/10 Adgangskontrollanlegg i Nytt sykehus

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Møtested: Møterom St. Olav Eiendom, Elgeseter gt 10. Møtedato: , kl 12:00-15:00 SAKSLISTE Sak Orienteringssaker 6/10 Adgangskontrollanlegg i Nytt sykehus 7/10 Reklamasjonssak: Fødestuer utbedring av lystgassproblematikk 8/10 Regnskapsrapport /10 Årsmelding /10 Godkjenning av møteprotokoll

2 Sak 6/10 Adgangskontrollanlegg i Nytt sykehus Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Saksbehandler: Nina Tanche-Nilssen Arkivsak: 10/ Arkiv: Innstilling Sameiet slutter seg til de prinsipper og retningslinjer som beskrives i saksframlegget. Foreslåtte prosedyrer for ID-kort og elektronisk ID skal benyttes i Sameiets bygninger. St. Olav Eiendom, som systemforvalter legger en plan for formalisering av samarbeidet med brukere og driftere av anlegget, etter mal fra øvrige tversgående anlegg. St. Olav Eiendom, som systemforvalter sørger for gjennomgang og oppgradering av adgangskontrollanleggene for byggefase 1. Dette gjennomføres i samarbeid med brukere og driftere. Forbedringsområdene innen IKT følges opp av IKT-gruppen, med spesielt fokus på forbedret brukervennlighet av bestillingssystemet.

3 VEDLEGG 1. Saksframlegg sak 14/2005 Adgangskontroll 2. Beskrivelse av adgangsnivåene (Grønt, gult, blått og rødt) 3. Utkast til prosedyre for ID-kort og elektronisk ID, utstedelse, endringer og retur - 4. Tilgang til IT-systemer og adgang til kontrollerte områder arbeidsprosedyre utsteder 5. Soneplaner og adgangsbegrensninger Presentasjon BAKGRUNN Prosjektgruppe Adgangskontroll i Sambruksplanprosjektet har hatt til oppgave å bidra til en vellykket ferdigstilling og ibrukstakelse av adgangskontrollanlegget i Byggefase 2, samt å komme med en anbefaling i forhold adgangskontrollanlegget i Byggefase 1. Sambruksplanarbeidet avsluttes sommeren 2010 og Prosjektgruppe Adgangskontroll i sin nåværende form opphører. Forvaltning av adgangskontrollanlegget videreføres av Sameiet. Retningslinjer for adgangskontrollen er tidligere lagt fram for Sameiestyret i sak 14/05 (Se vedlegg 1) der følgende vedtak ble fattet: Sameiet vedtar de prinsipper som er lagt til grunn for adgangskontroll. Dette er lagt til grunn for adgangskontrollgruppens arbeid. Prinsipper (Som i vedtak 14/2005) 1. Arealene skal i størst mulig grad være åpne for ansatte og studenter. 2. Det skal være enkelt å administrere arbeidet med å gi tilgang 3. Det skal være færrest mulig grupperinger av ansatte og studenter Oppbygging. Det er 4 adgangsnivå (grønt, gult, blått, rødt se vedlegg 2) Anlegget er sonebasert (består av adgangssoner) 2 typer kortlesere. - Med tastatur der det er krav til bruk av PIN-kode. - Forenklet kortleser uten tastatur (enkeltkontor, grupperom,osv.) Soneplaner og adgangsmatriser viser forutsetningene Klokkeslett og PIN-kode. - Åpningstider avtales for nivå blått og gult - Tidspunkt for bruk av PIN-kode avtales Ved bruk av PIN-kode blir bruk registrert og data lagret i 1 uke. Det er ingen nøkkeladministrasjon (med unntak av nøkler for teknisk drift) Adgangskort er samtidig et personlig ID-kort. For St. Olav ansatte benyttes kortet også for å gi datatilgang Adgangsmatrise - Denne viser soner og adgangsgrupper. - Adgangsgrupper (ansatt St. Olav, Ansatt NTNU, studenter, osv. - sentervis eller tversgående) - Romgrupper (avfallsrom, undervisningsrom, osv ) - Generell adgang - Dedikert adgang spesielle soner med adgang etter navneliste - Tidsstyring av kortlesere angis i adgangsmatrisen

4 Retningslinjer Personer som skal gis tilgang (data for St.Olav) eller adgang må ligge i persondatabasen som adgangskontrollen henter info fra. Det må lages egne retningslinjer for utstedelse av kort for adgang og tilgang for personer fra eksterne firma og andre besøkende (personer som ikke ligger i persondatabasen) Det kreves bestilling fra autorisert rekvirent for bestilling av adgang og tilgang. Autorisert rekvirent er administrativ leder (Dette kan evt. delegeres til navngitt person). Alle må ha underskrevet taushetserklæring. Hvor det er flere brukere i en sone må ønske om endringer klareres med øvrige bruker i sonen. Alle ansatte gis adgang til alle undervisningsrom (NTNU og St.Olav) Forvaltning og drift Sameiet er systemeier for adgangskontrollanlegget, med St. Olav Eiendom som systemforvalter. Systemforvalter må arbeide tett med de berørte brukerne av anlegget og sørge for at dette arbeidet blir formalisert (ref. også andre tversgående system). Driftsansvaret ligger i avtale mellom St. Olav Eiendom og St. Olav Driftsservice: - Allmenn teknikk har teknisk drift av anlegget, dørmiljø, og skallsikring - Kundeservice har ansvar for å utstede kort og å gi adgang etter rekvisisjon. Prosedyrer for ID-kort Utkast til reviderte prosedyre er utarbeidet. Eksisterende prosedyrer (I St. Olavs EQS) er ikke dekkende for området. Prosedyrene er felles, og må legges tilgjengelig på Sameiets hjemmeside. Se vedlegg 3 og 4. Prosedyrer for endringer Ved behov for endringer benyttes Sameiets vanlige prosedyrer for endringer. Saken diskuteres i Husrådet dersom endringen berører flere parter i samme senter. Systemforvalter ivaretar hensyn som måtte gå på tvers av flere senter. Oppfølging IKT 1. Problemer med underliggende persondatabaser for ansatte og studenter. (Tilleggsbestilling PRS) 2. Problemer med dataflyt i ulike tilgrensende databaser (Reklamasjon mot HBMN) 3. Forbedring av bestillingsrutiner for ID-kort, slik at denne blir mer automatisert, brukervennlig, og web.basert. (Endringsforslag IKT) 4. Oppgradering med interaktive elektroniske tegninger. (Endringsanmodning) Disse områdene følges opp av Sameiets IKT-gruppe. Reklamasjon på leveransen i Byggefase 1 Adgangskontrollanlegget i Byggefase 1 er ikke bygd opp sonebasert slik som forutsatt. Dette i kombinasjon med de tekniske problemene knyttet til IKT er årsak til at Sameiet har vurdert om det skulle reklameres på adgangskontrollanlegget overfor Helsebygg. (Se vedlegg 5) Reklamasjonssak berøres ikke i saksframlegget.

5 Oppgradering av adgangskontrollanlegget i Byggefase 1 For fase 1 mangler dokumentasjon både når det gjelder soneplaner og adgangsmatriser. Systemforvalter må sørge for gjennomgang og oppgradering av adgangskontrollanleggene for byggefase 1, så snart byggefase 2 er kommet over i vanlig drift. Grunnlagsarbeidet (soneplaner og adgangsmatriser) bør startes opp før sommeren 2010 og settes i drift snarest. FAKTISKE OPPLYSNINGER Rammebetingelser for planlegging av Adgangskontrollanlegget i Nytt sykehus finnes i dokumentene: RIT 2000 IGP Rapport Systemstrategi for sikringsanlegg Regionsykehuset i Trondheim Visjon for ASV. Lederrådsvedtak ( ) RIT 2000 ASV prosjektet, rapport konsept for sikring. ( Adgang, sikkerhet, og veiledning i Sykehus). (Nov 2000) Leveransen er en del av Teknisk Integrator, Entreprise DEL B25 Sikringsanlegg. ( ) Konsept for sikring. Behandlet av FUEs styringsgruppe Omfang av sikring og adgangskontroll i byggefase 2. Behandlet av FUEs styringsgruppe Instituttledermøte ved DMF ga sin tilslutning til de foreslåtte Retningslinjer for Adgangskontroll i nytt Sykehus. Prosjektgruppe Adgangskontroll har bestått av representanter fra: Helsebygg Midt-Norge 2 stk. St. Olav Enhet for Nytt Sykehus 2 stk. St. Olav Allmenn Teknikk 2 stk. St. Olav Kundesenteret 2 stk. St. Olav Eiendom 1 stk NTNU/IKT-gruppen 1stk NTNU/Prosjektsekretariatet 1 stk. Ved gjennomføring av Work-shops for utarbeidelse av forslag til nye prosedyrer for ID-kort ble gruppen forstreket med: 1 prosessleder fra HBMN, Kvalitetssjef fra St. Olav, 1 representant fra NTNU Sikkerhet og Service, og 1 representant fra NTNU Bygningsdrift. DRØFTING Adgangskontrollanlegget skal ivareta mange hensyn: behov for trygghet ønske om åpenhet behov for sikring av opplysninger og verdier ønske om fleksibilitet krav om effektivitet

6 Disse vil hensynene vil av og til være i motstrid med hverandre, og vil gi føringer for hvordan man skal arbeide og oppføres seg i bygningene. Eksempler på dette er: Adgangskortet også et ID-kort. Dette fører til spesielle krav til utstedelse, utforming og bruk. Det skal alltid bæres på, være unikt, og kan bare utstedes til en bestemt person. Enkeltrom og enkelt kontor innen samme adgangsnivå har normalt ikke kortleser/lås. Dette stiller krav til oppbevaring av papirer og utstyr - og låsbare skap/låsbar PC. Erfaring byggefase 2 er at det på forhånd er sterkt ønske om bruk av permanent låste dører, bruk av PIN-koder, og begrensede adgangsgrupper, men dette endres etter innflytting. I en driftssituasjon det viktigste å kunne komme raskt og effektiv dit man skal. Det er uproblematisk å gjøre slike endringer i adgangsmatrisene. Det må legges opp til en forvaltning og drift av anlegget som ivaretar alle sider av adgangskontrollens oppgaver, og at dette formaliseres i forhold til brukere og alle sider ved drift. KONKLUSJON De prinsipper og retningslinjer som er beskrives i saksframlegget legges til grunn for videre arbeid. Foreslåtte prosedyrer for ID-kort og elektronisk ID benyttes i Sameiets bygninger. Disse legges inn i St. Olav kvalitetssystem (EQS), og ut på Sameiets hjemmesider. Sammen med prosedyrene legges det ut generell informasjon om adgangskontrollanlegget. Retningslinjer for utstedelse av kort for adgang og tilgang for personer fra eksterne firma og andre besøkende (personer som ikke ligger i persondatabasen) må presiseres nærmere. St. Olav Eiendom, som systemforvalter legger en plan for formalisering av samarbeidet med brukere og drifter av anlegget, etter mal fra øvrige tversgående anlegg. Ved behov for endringer i adgangskontrollanlegget benyttes Sameiets vanlige prosedyrer for endringer. Saken diskuteres i Husrådet dersom endringen berører flere parter i samme senter. Systemforvalter ivaretar hensyn som måtte gå på tvers av flere senter. St. Olav Eiendom, som systemforvalter sørger for gjennomgang og oppgradering av adgangskontrollanleggene for byggefase 1. Dette gjennomføres i samarbeid med brukere og driftere etter mal fra øvrige tversgående anlegg. Forbedringsområdene innen IKT følges opp av IKT-gruppen, med spesielt fokus på forbedret brukervennlighet av bestillingssystemet.

7

8

9

10 ID-kort og elektronisk ID, utstedelse, endringer og retur Prosedyre for alle Hensikt Prosedyren viser hvordan man skal gå frem når man skal ha nytt ID-kort, har mistet/skadet ID-kortet og når man skal ha endring i adgang, som vist i figur 1. Nyansatt/ny student kommer på jobb Fylle ut rekvisisjon for adgang Gå til Kundesenteret Kundesenteret utstedet adgangskort Ansatt/student har tapt/skadet kort Varsle umiddelbart om mistet/skadet kort Ansatt/student med adgang til nødvendige områder Ansatt trenger endring i adgang Figur 1: Flytskjema Fylle ut rekvisisjon for adgang Rekvisisjon sendes Kundesenteret Kundesenteret aktiverer ny adgang i hht rekvisisjon Prosedyren skal sikre korrekt framgangsmåte ved utstedelse og bruk av ID-kort og elektronisk ID kontroll med adgang til alle kontrollerte områder for ansatte og personer med oppdrag ved det som er dekket av St. Olavs adgangskontrollsystem at adgang kun gis etter tjenstlig behov at adgang termineres automatisk Omfang Gjelder alle ansatte og personer med oppdrag ved det som er dekket av St. Olavs adgangskontrollsystem. Gjelder administrasjon av all adgang og tilleggsadgang til kontrollerte områder. Gjelder administrasjon av all tilgang med elektronisk ID. Gjelder utstedelse av identitetskort i bygge- og anleggsnæringen som krevd av Arbeidstilsynet, se 1

11 Unntak: Følgende enheter har egne prosedyrer på nivå 2 som ivaretar sikkerheten på samme nivå: Orkdal sykehus Deler av psykisk helsevern Tronsletten Røros sykehus Brøset Grunnlagsinformasjon Alle ansatte og personer som har oppdrag i sykehuset skal bære ID-kort. Kortet skal bæres synlig slik at navn er lesbart og bildet er synlig. ID-kortet har tre funksjoner 1. adgangskort til adgangskontrollerte områder 2. den innebygde chipen kan gi en elektronisk ID med tilgangsrettigheter til foretakets IKT-system i nytt sykehus 3. Identifikasjonskort Det skal velges en egen kode for elektronisk ID med tilgangsrettigheter, da denne ikke skal kunne spores i Kundesenterets ID-kort arkiv. Koden for adgangsrettigheter kan spores. Fotografering til ID-kort og utstedelse av kort foregår i Kundesenteret, St. Olavs Driftsservice. Det er en forutsetning at de som er tildelt adgangskort har underskrevet taushetserklæring. Rekvirent er ansvarlig for dette. Alle som har oppdrag på byggeplassen, skal bære et spesielt ID-kort etter krav fra Arbeidstilsynet. Kortet bestilles av arbeidsgiver. Definisjoner Adgangskontrollområdet: Det som er dekket av St. Olavs adgangskontrollsystem Rekvisisjon: Skjema for bestilling av ID-kort. Skjemaene finnes under Relatert ID-kort: Personlig kort med navn, stillingstittel og bilde med følgende funksjoner: Adgang: Fysisk adgang til bygg, arealer og rom Tilgang: Tilgang til pålogging av datasystemer i Nytt Sykehus for St. Olav Rekvisisjonsrett: Rettighet til å signere rekvisisjon, det vil si bestemme hvem som skal ha ID-kort, gi adgang på definerte områder, samt tildele datatilgang. Rekvisisjonsrett kan utstedes til personer i firma og enheter som benytter lokaler i adgangskontrollområdet, samt til personer i eksterne firma som drifter og forvalter IKT-systemer. Rekvirent: Person som utsteder rekvisisjon i henhold til rekvisisjonsrett, på St. Olav etter prosedyren Tilgang til IT-systemer og adgang til kontrollerte områder, se Relatert. Legitimasjon: Gyldig legitimasjon er: o pass 2

12 o norske førerkort utstedt etter 1998 o bankkort fra norske banker (med identitet for innehaver) Kontaktinformasjon Besøksadresse: St. Olavs Driftsservice, Kundesenteret (1.etg i Forsyningssenteret), Prinsesse Kristinas gate. Postadresse: Olav Kyrresgate Trondheim Telefon: (738) Telefax: (738) E-post: kundesenter@driftsservice.no Kundesenteret er åpent mandag til fredag: Priser ID-kort faktureres etter gjeldende avtaler. Arbeidsbeskrivelse Ansvar Klinikksjef / divisjonssjef / forretningssjef / stabsledere eller andre rekvirenter som skriftlig er bemyndiget med rekvisisjonsrett Kundesenteret Læresteder Alle som benytter St. Olavs Hospitals ID-kort Fremgangsmåte Dersom det er store grupper som skal ha nye ID-kort, anbefales det at Kundesenteret kontaktes og tidspunkt avtales på forhånd. Rekvirent sørger for: 3

13 Ved nyansettelse/ ny student: Registrere den som skal ha ID-kort o i PRS for de som skal ha ID-kort via St. Olav o i Kjernen for de som skal ha ID-kort via NTNU o til HEMIT om vedkommende skal ha datatilgang o Sette eventuell tidsbegrensing for disse systemene Dette bør gjøres ei uke før personen skal ha ID-kortet. Fylle ut og skrive under rekvisisjon for den som skal ha ID-kort, se Relatert o Presiserer hvilken adgang som skal gis i ID-kortet Rekvirent skal kun gi adgang til områder rekvisisjonsretten dekker Skal adgang gis til andre områder, må det innhentes skriftlig tillatelse fra rekvirent for det aktuelle området Sette eventuell tidsbegrensing på adgang o Presiserer om datatilgang skal gis i ID-kortet Ved endring av adgang: Sende inn skriftlig melding om adgangsendring til kundesenter@driftsservice.no o Som over skal rekvirent kun gi adgang til områder rekvisisjonsretten dekker o Melding om adgangsendring kan også sendes Kundesenteret via fax eller bestillingsportalen For studenter i praksis: Rekvirent ved St. Olavs Hospital som mottar studenter i praksis, må rekvirere adgang for disse. Andre regler for rekvirent: Om mange på en gang skal ha ID-kort, f.eks ved flytting, kan rekvirenten avtale med Kundesenteret at rekvisisjon for hver enkelt person ikke er nødvendig. Da holder det med liste sendt til kundesenter@driftsservice.no Rekvirent skal også o Hente inn ID-kort ved avsluttet arbeids-/studieforhold og returnere IDkortet til Kundesenteret for makulering o Melde fra til Kundesenteret om adgang eller datatilgang opphører Læresteder: Rekvirent ved lærestedene 4

14 Sørger for at studentene er registrert i Kjernen lager liste med følgende innhold, som sendes Kundesenteret: Navn Personnr. Type studium Den som skal ha ID-kort: tar med rekvisisjonen og gyldig legitimasjon (norsk bankkort / norsk førerkort / pass) og møter opp på Kundesenteret i åpningstiden. Om det er avtalt med Kundesenteret at liste er sendt, trengs ikke rekvisisjon. Studenter må ta med seg studentkort til Kundesenteret når ID-kort skal utstedes Velger PIN-kode, 4 siffer, som benyttes sammen med ID-kortet på enkelte dører Om pålogging av datasystemet på Nytt Sykehus skal gis: En annen PINkode enn den for adgang, 4 siffer, velges Varsler Kundesenteret umiddelbart om ID-kortet mistes eller ødelegges, og kontakter leder for rekvisisjon for utstedelse av nytt ID-kort Ved mistet kort: Kontakt Kundesenteret på telefon (738)67500 / Om PIN-kode glemmes: Møt opp på Kundesenteret, ta med ID-kortet og legitimasjon, og lag ny PIN-kode Om ID-kortet glemmes: Lånekort varig 72 timer hentes på Kundesenteret ved oppmøte. Ta med legitimasjon Kundesenteret: Utsteder ID-kort og gir adgang i henhold til rekvisisjon / liste Gir eventuell datatilgang i henhold til rekvisisjon / liste Endrer adgang ved skriftlig beskjed fra rekvirent Sperrer ID-kort om det er mistet Sletter adgang og tilgang ved melding om slutt i arbeids-/studieforhold Utsteder lånekort med varighet i 72 timer ved behov Makulerer utgåtte ID-kort Må diskuteres: Avdelingene / Rekvirent skal: oppbevare og levere ut ID-kort merket besøkende eller servicepersonell" (benyttes ved besøk eller oppdrag inntil 3 dager) 5

15 opprette og ajourføre registreringsprotokoll eller kvitteringsliste for utlånte kort. føre kontroll med at kort tilbakeleveres ved fratredelse eller endt oppdrag og sende kortene til Kundesenteret for makulering. Referanser: Skjema for rekvisisjon Prosedyre for rekvisisjonsrett Prosedyre for tilgang til IT-systemer og adgang til kontrollerte områder hovedprosess 6

16 Sett inn avd.navn Olav Kyrres gate Trondheim Telefon: Telefaks: Tilgang til IT-systemer og adgang til kontrollerte områder Kundesenterets arbeidsprosedyre Innledning / Bakgrunn Prosedyren gjelder utstedelse av ID-kort, tildeling av adgangsrettigheter og tildeling av datatilgang for ansatte på St. Olav og NTNU og studenter, samt behandling av varsel om mistet/tapt kort. I figuren under beskrives prosessen. Nyansatt/ny student kommer på jobb Fylle ut rekvisisjon for adgang Gå til Kundesenteret Kundesenteret utstedet adgangskort Ansatt/student har tapt/skadet kort Varsle umiddelbart om mistet/skadet kort Ansatt/student med adgang til nødvendige områder Ansatt trenger endring i adgang Fylle ut rekvisisjon for adgang Rekvisisjon sendes Kundesenteret Kundesenteret aktiverer ny adgang i hht rekvisisjon Hensikt Prosedyren / retningslinjen skal bidra til at produksjon av ID-kort med tilhørende funksjonalitet, samt tildeling av adgangsrettigheter og datatilgang går etter gjeldende retningslinjer. Retningslinjene er gitt av Sameiet i Nivå1-prosedyre. Hensikten er at rette vedkommende skal få adgang og tilgang, samt at det blir gjort enhetlig. Omfang Prosedyren / retningslinjen gjelder alle ansatte på Kundesenteret. Grunnlagsinformasjon Kundesenteret utfører arbeidsoppgavene beskrevet i denne prosedyren etter retningslinjer gitt av Sameiet. Det henvises til Nivå1-prosedyren, se Relatert. Definisjoner: Adgangskontrollområdet: Det som er dekket av St. Olavs adgangskontrollsystem Rekvisisjon: Skjema for bestilling av ID-kort. Skjemaene finnes under Relatert 1

17 Sett inn avd.navn Olav Kyrres gate Trondheim Telefon: Telefaks: ID-kort: Personlig kort med navn, stillingstittel og bilde med følgende funksjoner: Adgang: Fysisk adgang til bygg, arealer og rom Tilgang: Tilgang til pålogging av datasystemer i Nytt Sykehus for St. Olav Rekvisisjonsrett: Rettighet til å signere rekvisisjon, det vil si bestemme hvem som skal ha ID-kort, gi adgang på definerte områder, samt tildele datatilgang. Rekvisisjonsrett kan utstedes til personer i firma og enheter som benytter lokaler i adgangskontrollområdet, samt til personer i eksterne firma som drifter og forvalter IKT-systemer. Rekvirent: Person som utsteder rekvisisjon i henhold til rekvisisjonsrett, på St. Olav etter prosedyren Tilgang til IT-systemer og adgang til kontrollerte områder, se Relatert. Legitimasjon: Gyldig legitimasjon er: o pass o norske førerkort utstedt etter 1998 o bankkort fra norske banker (med identitet for innehaver) Arbeidsbeskrivelse Ansvar Enhver som utfører arbeidsoppgavene beskrevet i denne prosedyren, har ansvar for at oppgavene blir utført slik prosedyren beskriver. Enhver som utfører arbeidsoppgavene har ansvar for å sette seg inn i Nivå1- prosedyren. Fremgangsmåte Nyansatt / ny student kommer og skal ha ID-kort Person som skal ha ID-kort tar med rekvisisjon til Kundesenteret Kundesenteret kontrollerer at Rekvisisjonen er signert i henhold til rekvisisjonsrett for gjeldende områder Personen står oppført på eventuell liste om dette er avtalt i stedet for rekvisisjon Legitimasjon stemmer med person, slik at rette vedkommende får ID-kortet Rekvisisjonen er korrekt og dekkende utfylt Personen er registrert i ID-kortdatabasen via PRS eller Kjernen Hver person skal ha kun ett kort Kundesenteret lager og aktiverer kortet med adgang/tilgang i henhold til rekvisisjonen. Den ansatte definerer PIN-kode for adgang og får utdelt brukerveiledning for adgangskort, se vedlegg. 2

18 Sett inn avd.navn Olav Kyrres gate Trondheim Telefon: Telefaks: Eventuell datatilgang til Nytt Sykehus ordnes. Den ansatte definerer en annen PINkode for tilgang enn for adgang, slik at denne PIN-koden ikke skal kunne spores. Rekvisisjonen arkiveres i Kundesenterets arkiv. Ansatt/student har tapt/skadet kort Kundesenteret mottar beskjed om tapt/skadet kort: Kort registreres som mistet i ID-kortdatabasen, noe som medfører at alle adganger på Nytt Sykehus sperres på det gjeldende kortet Datatilgang sperres på det gjeldende kortet Den som har mistet kortet, tar med ny rekvisisjon til Kundesenteret, som utsteder nytt ID-kort som beskrevet over Ansatt/student trenger endring i adgang Kundesenteret mottar skriftlig beskjed om endring i adgang fra rekvirent Kundesenteret kontrollerer at beskjeden kommer fra person med rekvisisjonsrett på gjeldende område Kundesenteret gir adgang som beskrevet i skriftlig beskjed Arkiveres Glemt ID-kort Person som har glemt ID-kort, kommer til Kundesenteret og legitimerer seg. Vedkommende får tildelt et lånekort, som aktiveres for adgang samt om nødvendig datatilgang. Kortet vil virke i 72 timer. Datatilgang sperres automatisk etter 72 timer. Kundesenteret sperrer adgang på lånekortet etter samme tid. Når lånekortet leveres tilbake, slettes all tilgang og adgang om det ikke har skjedd automatisk, og lånekortet kan brukes på nytt. Lånekort som ikke leveres tilbake, blir belastet avdelinga til den som har lånt kortet. ID-kort til eksterne firma Utstedelse av nytt kort er lik som for nyansatt, se over. Endring av adgang er lik som for ansatt, se over. En viktig forskjell er at rekvisisjon / skriftlig beskjed ofte vil være signert av personell fra Allmenn Teknikk, som oftest har ansvar for å leie inn eksterne firma. Referanser Referanse til Nivå1-prosedyren 3

19 Adgangsnivå Grønnsone - Fri adgang. Områder som er alminnelig åpnet for alle ansatte, pasienter og besøkende. Adgang gjennom ytre skall eller fra andre grønne soner i sykehuset Gul sone - Delvis fri adgang. Fri adgang i kjernetid (som grønn). Kontrollert adgang utenom definert kjernetid (som blå) Blå sone - Begrenset adgang. Område med kontrollert adgang. Linjeledelse definerer hvem som skal ha adgang til de ulike områder. Rød sone - Strengt begrenset adgang. Rom med kontrollert adgang, eksempelvis tekniske rom og medisinrom 1

20 Soneplaner og adgangsbegrensninger 1 Erfaringer fra fase 1 - hva forventet vi og hva fikk vi? 2 Mål ved utarbeidelse av sikringsplaner ( ) Løsningen må ivareta behov for trygghet ønske om åpenhet behov for sikring av opplysninger og verdier ønske om fleksibilitet 1

21 3 Mål ved utarbeidelse av sikringsplaner ( ) Løsningen må ivareta behov for trygghet ønske om åpenhet behov for sikring av opplysninger og verdier ønske om fleksibilitet krav om effektivitet 4 Mål ved utarbeidelse av sikringsplaner ( ) Soneprinsipp Fire nivå Grønn Fri adgang (f.eks. gangbroer, vestibyle) Gul Fri adgang i kjernetid (f.eks. undervisningsrom) Blå Begrenset adgang (f.eks. laboratorier, kulvert) Rød Strengt begrenset adgang (f.eks. tekniske rom) En sone kan bestå av et eller flere rom 2

22 5 6 Mål ved utarbeidelse av sikringsplaner ( ) Soneprinsipp Fire nivå Grønn Fri adgang (f.eks. gangbroer, vestibyle) Gul Fri adgang i kjernetid (f.eks. undervisningsrom) Blå Begrenset adgang (f.eks. laboratorier, kulvert) Rød Strengt begrenset adgang (f.eks. tekniske rom) Elektronisk låsstyring av grønn, gul og blå sone Mekanisk låsing av rød sone 3

23 7 8 4

24 9 Grunnlagsdokumenter Notat som angir behov for sikring av soner Tegninger av sonegrenser og kortleserposisjoner 10 Teknisk løsning To typer kortlesere Enkle lesere Avanserte lesere med kontroll av pin-kode Fleksibilitet Avansert leser kan settes som enkel leser innenfor bestemte tidsrom 5

25 11 Teknisk løsning Enkel leser kortet fungerer som elektronisk nøkkel Pin-kode mulighet for passeringsregistrering ingen ytterligere adgangsbegrensning liten økning av sikkerhetsnivå mer ubekvem prosedyre 12 Hvem skal ha adgang? Nov/des 2004 fastlagt prinsipp for hvem som skal ha adgang til ulike soner 6

26 13 Forutsetninger Føring fra klinikk- og avdelingsledelsen mest mulig åpne arealer minst mulig administrativt merarbeid maksimalt 15 hovedgrupper for tilgang 14 Soner 1. Publikumssoner, åpne areal F. eks. vestibyle, kantine, korridor og gangbruer 2. Publikumssoner, delvis åpne areal F. eks. blodbankens tapperom, poliklinikker Publikumssoner er åpne for alle innenfor normal arbeidstid åpne for ansatte utenfor normal arbeidstid 7

27 15 Soner 3. Lukkede soner F. eks. diagnostiske laboratorier. Ansatte og studenter benytter ID-kort. Andre har ikke tilgang 4. Soner for dedikert personell Kun navngitte personer har adgang 16 Identifisering av grupper 1. Definering av publikumssoner 2. Definering av areal ulike grupper arbeidstakere og studenter skal utføre oppgaver i 3. Punkt 1 og 2 resulterte i grupper av ansatte og studenter 4. Gruppene ble kombinert med soner 8

28 17 Adgangsgrupper Ansatte og studenter i Laboratoriesenteret er inndelt i fem hovedgrupper 18 Forventninger Sonetilgang kontrolleres av kortlesere System som ivaretar konsistens på sonenivå 9

29 19 Forventninger Sonetilgang kontrolleres av kortlesere System som ivaretar konsistens på sonenivå 20 Forventninger Sonetilgang kontrolleres av kortlesere System som ivaretar konsistens på sonenivå Automatikk Automatisk oppdatering av persondata 10

30 21 Forventninger Sonetilgang kontrolleres av kortlesere System som ivaretar konsistens på sonenivå Automatikk Automatisk oppdatering av persondata Fleksibilitet Lokal klient for midlertidig åpning Tidsstyring av kortlesere på personnivå Avansert logikk for tilgangstildeling 22 Forventninger Tid Sone Person 11

31 23 Leveranse Døråpning styres av kortlesere Enkle lesere etter plan Avanserte lesere etter plan Ingen innebygd logikk på sonenivå Automatikk? Fleksibilitet Lokal klient for å åpne visse rom Ingen avansert logikk 24 12

32 25 Hva ble ikke levert? Innebygd sonelogikk 26 Hva ble ikke levert? Innebygd sonelogikk Tidsstyring av kortlesere på personnivå 13

33 27 Tilleggsønsker Mulighet for trafikkstyring F. eks. dørtilgang basert på kjønn 28 14

34 29 Erfaringer etter innflytting Prosedyre for adgangstildeling Administrasjon av tildelinger Automatisk gruppeplassering Endringer av systemet (.. og hva er kortlesernummeret? ) Ivaretakelse av konsistent soneplan 30 Videre arbeid Gruppering av kortlesere Prosedyrebeskrivelser Opplæring Forbedre administrative verktøy Testing 15

35 Sak 7/10 Reklamasjonssak: Fødestuer - utbedring av lystgassproblematikk Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsak: 10/ Arkiv: Innstilling Sameiestyret gir sin tilslutning til å installere dobbeltmaskesystem i fødestuene i Kvinne-Barn Senteret. Tiltaket finansieres gjennom avtalen om reklamasjonshåndtering med Helse-Midt Norge.

36 BAKGRUNN Ved bygging av fødestuene i Kvinne-Barn Senteret ble ikke RFP (Romfunksjonsprogram) fulgt med hensyn på å ventilere for lystgass i stuene. RFP hadde beskrevet bruk av lystgass i rommene og plassering av avtrekk ved gulv. Avtrekk er i dag plassert slik at lystgass blir ledet gjennom hele rommet, og i ugunstig retning mot der personalet normalt befinner seg. Det er i tillegg for små luftmengder på tilluft og avtrekk til å lede vekk eller tynne ut lystgassen tilstrekkelig. FAKTISKE OPPLYSNINGER Lystgasskonsentrasjonen under fødsler overskrider i dag normgitte verdier. Arbeidstilsynet har kommet med pålegg om utbedring av forholdet. Det er utført tester med dobbeltmaskesystem. Ved bruk av dette systemet ligger konsentrasjonsverdiene i luften innefor akseptabelt område. Forholdet var fremlagt som en del av underlaget i forbindelse med saken om reklamasjonshåndtering mot Helse Midt-Norge. Utførelsen bryter med både forskrift og planlagt funksjonalitet. Dersom forholdet ikke blir utbedret må man slutte å bruke lystgass ved fødsler i disse fødestuene. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Det er rimeligere å installere et dobbeltmaskesystem enn det vil være å bygge om hele ventilasjonssystemet. Når dobbeltmaskesystemet nå viser seg å fungere, vil dette være det økonomisk mest fordelaktige valg av system. Utbedring av forholdet var beregnet til å koste om lag NOK 1.25 mill. KONKLUSJON Det anbefales å installere et dobbeltmaskesystem i de 14 fødestuene i Kvinne-Barn Senteret for å lukke pålegget fra arbeidstilsynet. Utbedringen finansieres gjennom avtalen om reklamasjonshåndtering.

37 Sak 8/10 Regnskapsrapport Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Saksbehandler: Kjell-Ivar Svaan Arkivsak: 09/ Arkiv: 025 Innstilling Saken tas til etterretning.

38 VEDLEGG - Sameieregnskap per Kommentarer til regnskap

39 Sameieregnskap for bygg TOTAL detaljert regnskap spesifisert per eier Hele sameiet Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

40 Sameieregnskap for bygg 130 detaljert regnskap spesifisert per eier Nevro Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

41 Sameieregnskap for bygg 230 detaljert regnskap spesifisert per eier Laboratorie Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

42 Sameieregnskap for bygg 240 detaljert regnskap spesifisert per eier Kvinne-Barn Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

43 Sameieregnskap for bygg 320 detaljert regnskap spesifisert per eier 1902-bygget Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

44 Sameieregnskap for bygg 330 detaljert regnskap spesifisert per eier Forsyningssenteret Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

45 Sameieregnskap for bygg 430 detaljert regnskap spesifisert per eier Gastro Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

46 Sameieregnskap for bygg 310 detaljert regnskap spesifisert per eier Bevegelse Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

47 Sameieregnskap for bygg 340 detaljert regnskap spesifisert per eier Akutt, Hjerte, Lunge Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

48 Sameieregnskap for bygg 999 detaljert regnskap spesifisert per eier Sameiet totalt Status periode: Desember Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

49 Sameieregnskap pr Forklaringer til avvik: 1. Løpende drift. Regnskapsføringen følger driftsavtalen som er inngått med St. Olavs Driftsservice. Inngått driftsavtale ble noe høyere enn budsjettert. Merforbruk er 2,3 mill kr. 2. Energi Energileveransene omfatter strøm, fjernvarme og fjernkjøling. Fordelaktige strømpriser fra 2. kvartal gir lavere energikostnader enn budsjettert. Mindreforbruk er 3,9 mill. kr. 3. Vann og avløp/avfallshåndtering Disse postene ses i sammenheng. Det er målt lavere vannforbruk enn forutsatt. Mindreforbruk er 1,5 mill. kr. 4. Vedlikehold. Opprinnelig budsjettforslag var 16,7 mill kr, men det er senere avtalt at det bestilles vedlikeholdsoppdrag for ca 4 mill kr. Mindreforbruk er 11,5 mill. kr. i forhold til opprinnelig budsjett. 5. Forsikring. Mindreforbruk er 0,1 mill. kr. 6. Administrasjon Omfatter bl.a. driftsavtalens post for forvaltning (internkontroll og oppdatering av FDVdokumentasjon). Det er høyere kostnader enn forutsatt til administrasjon og 3. partskontroller i forbindelse med overtakelse og idriftsetting av nye sentra (ca kvm). Merforbruk er 1,8 mill. kr. 7. IKT Ny utvidet avtale inkludert volumøkning og indeksregulering er inngått fra Revidert avtale mellom NTNU og St. Olavs Hospital om kostnadsfordeling fra er hensyntatt i regnskapet. Merforbruk er 0,7 mill kr. 8. Totalt Mindreforbruk er 12,3 mill kr.

50 Sak 9/10 Årsmelding 2009 Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Saksbehandler: Kjell Ivar Svaan Arkivsak: 10/ Arkiv: 025 Innstilling Det fremlagte utkast til styrets beretning for 2009 vedtas.

51 VEDLEGG - Utkast til styrets beretning 2009

52 Sameiet St. Olavs Hospital ÅRSRAPPORT 2009 Webside: E-post:

53 Nytt universitetssykehus Nytt universitetssykehus bygger på en modell der undervisnings og forskningsfunksjonene innen de kliniske fagene skal integreres i de samme anleggene som bygges for de kliniske funksjonene. Byggingen foregår i to faser: Byggefase 1 er ferdigstilt og består av Nevrosenteret, Laboratoriesenteret og Kvinnebarn-senteret. Over kvadratmeter er bygd og satt i drift. Dette utgjør nesten halvparten av det nye universitetssykehuset. Byggefase 2 ble innledet i oktober 2005 og består av bygget, Forsyningssenteret, Gastrosenteret, Bevegelsessenteret, Akutten og Hjerte-Lunge-senteret og Kunnskapssenteret. De fleste bygg ble ferdigstilt i Byggefase 2 avsluttes med Kunnskapssenteret som ferdigstilles sommeren Historikk Det formelle grunnlag for samarbeidet mellom St. Olavs Hospital HF og NTNU om bygging av nytt universitetssykehus er St.prp. nr. 53 ( ) og Stortingets vedtak knyttet til denne. Ved St.prp. nr. 53 ( ) ble Helse Midt-Norge RHF gitt en samlet ansvarsposisjon som byggherre i forhold til planlegging og utbygging av nytt Universitetssykehus i Trondheim. Sameiet omfatter bygg og anlegg som partene har finansiert i fellesskap, herunder grunnarealer som er ervervet i forbindelse med utbyggingen av nytt universitetssykehus, og bygg og anlegg som er særskilt finansiert av partene. I prosjektet nytt universitetssykehus inngår også en andel av eksisterende bygningsmasse som St. Olavs Hospital HF i dag eier, men der rehabiliteringsutgiftene inngår i kostnadsoverslaget for nytt universitetssykehus. Selve sykehusaktiviteten og undervisnings- og forskningsaktiviteten faller utenfor sameiets virkeområde. Staten ved NTNU og St. Olavs Hospital HF eier anleggene i et tingsrettslig sameie. Webside: E-post: sameiet@stolav.no 2 2