Rutiner for bestilling og gjennomføring av bygningsmessige endringer

Transkript

1 Rutiner for bestilling og gjennomføring av bygningsmessige endringer 1. Fyll ut vedlagte bestillingsskjema. Det forutsettes at det i forkant av bestillingen har vært avklaring på klinikk- eller fakultetsnivå med hensyn på økonomi, strategi og interne konsekvenser. 2. Dersom det er aktuelt, bestilles tegninger av aktuelle områder hos eiendom@stolav.no. Referer til romnr. i denne bestilling. 3. Opprett deres saksnr. og send følgebrev med bestillingsskjema som vedlegg til eiendom@stolav.no, eller pr. post til St. Olav eiendom. Brevet skal signeres av klinikksjef for St. Olavs Hospital og på fakultetsnivå eller tilsvarende for NTNU. 4. St. Olav eiendom kaller inn bestiller til befaring og vurderer om tiltaket lar seg gjennomføre. 5. Det må avklares om endring har konsekvenser for IT (el, tele og data) 6. St. Olav eiendom vurderer hvem som må bære kostnadene og kommuniserer dette til bestiller. 7. Bestiller legger fram saken i husrådet for orientering. 8. Bestiller oversender saken både til ARUB v/st. Olavs Hospital og AMU s byggarm v/ntnu. Dette gjøres uavhengig av hvilken eier som har bestilt endringen. St. Olav Eiendom bistår med fagstøtte i forhold til alle aktuelle fag (Bygg, el, VVS, IT) og gjennomfører byggesøknader dersom det er et søknads- eller meldepliktig tiltak. 9. Etter mottatt uttalelse fra AMU ved St. Olavs Hospital og NTNU, utarbeider St. Olav eiendom kostnadsoverslag og kommuniserer dette til bestiller. 10. Saken godkjennes av sameiestyret. 11. Bestiller bekrefter arbeidene igangsatt. 12. St. Olav eiendom utarbeider en bestiller/utfører-avtale der kostnad og omfang fremkommer (Se vedlagte skjema) 13. St. Olav eiendom bestiller arbeidene etter interne rutiner og kommuniserer tidsplan for gjennomføring til bestiller. Hver enkelt post er beskrevet i vedlegg

2 Vedlegg 1: Bestilling av bygningsmessige endringer Bygg/senter: Klinikk/Fakultet: Avdelingsnavn: Romnr: Ansvarlig for bestilling: Saksnr: Dato: Beskrivelse av behov/årsak til ønsket endring: Beskrivelse av endring som tilfredsstiller behovet: Nummererte vedlegg (Tegninger, supplerende info. med mer.):

3 Vedlegg 2: Tittel: Bestiller-/utføreravtale Prosj. Nr: Utarbeidet av: St. Olav Eiendom Lagret som: Dato godkjent: Revisjon: Utført av: Godkjent av: Side: 1 av 2 Mellom som bestiller og St. Olav eiendom som utfører er inngått avtale om gjennomføring av følgende prosjekt:

4 Prosjektets mandat: Kvalitet / omfang Generell beskrivelse: Dokumenter: Pris Totale prosjektkostnader Fremdrift Status Igangsetting Ferdigstillelse/ overtakelse Prosjektet organiseres i samsvar med St. Olav Eiendoms rutiner. St. Olav Eiendom overtar med dette ansvaret for at prosjektet gjennomføres i samsvar med avtalen. Trondheim Trondheim bestiller utfører Vedlegg:

5 Vedlegg 3: Beskrivelse av poster 1. Bestillingsskjema Bestiller fyller ut alle data. Skjemaet skal dokumentere hvor tiltaket skal gjennomføres, hva som skal gjennomføres og hvorfor, samt hvem som er bestiller. Bestiller vil være fakultet eller klinikk med oppgitt kontaktperson for bestillingen. 2. Tegninger St. Olav Eiendom besitter tegningsdatabasen for arealene ved sykehuset. Legg gjerne inn ønsket målestokk for tegningene dersom dette er relevant eller viktig. 3. Følgebrev og saksnr.. Bestiller sender følgebrev med bestillingsskjema som vedlegg. Følgebrevet skal signeres på fakultets eller klinikknivå, slik at man begrenser antall personer med myndighet til å bestille. I de tilfeller der det er snakk om rom der begge parter har interesse skal både fakultet og klinikk signere. Opprett saksnr. i eget arkivsystem slik at dette alltid henvises til ved korrespondanse. St. Olavs Hospital og NTNU vil opprette ulike saksnr. Dette er uproblematisk bare man husker å legge inn den annens parts saksreferanse ved korrespondanse. 4. Befaring St. Olav Eiendom kaller inn partene til befaring for å kartlegge forholdene på stedet og vurdere om tiltaket lar seg gjennomføre. Det skal også kartlegges hvilke konsekvenser tiltaket vil ha for naboenheter både i forhold til mulige arbeider i nabolokaler og støy/forstyrrelser som følge tiltaket. Dersom St. Olav eiendom mener slike forhold vil inntreffe må bestiller kalle inn naboenhet og St. Olav eiendom inn til gjennomgang av tiltaket. 5. IT Det må avklares om endring har konsekvenser for IT (inkludert her er også infrastruktur for el, tele og data) da dette er splittet ved St.Olav og NTNU. Det medisinske fakultet har egen IT-avdeling, mens Tekniskavdeling og Universitetsbiblioteket er tilknyttet sentral IT-drift (ITEA). 6. Kostnader St. Olav Eiendom vil vurdere hvem som skal bære kostnadene. (Dersom tiltaket er forespurt f. eks. for å tilpasse arealene til virksomheten er det naturlig at bestiller selv dekker kostnadene. Dersom det er årsaker som HMS-krav til selve bygget eller svikt/feil på bygningsmassen er det naturlig at byggeier tar kostnadene) 7. Husråd

6 Bestiller legger frem saken for Husråd. Saken skal legges fram i husrådet slik at andre leietakere er klar over omfang og mulige forstyrrelser som følge av tiltaket. Dette er bestillers oppgave. 8. AMU Bestiller oversender saken til de to AMU (ARUB v/st. Olavs Hospital og AMU s byggarm v/ntnu) for uttalelse, slik at alle forhold knyttet til HMS samt arbeidstakeres/brukeres sikkerhet og interesser ivaretas. Alle saker skal sendes til begge AMU, da de selv må velge ut hvilke saker som er relevante for egen organisasjon. 9. Kostnadsoverslag St. Olav Eiendom utarbeider kostnadsoverslag med bakgrunn i de opplysninger som er innhentet fra bestiller. Det vil normalt opplyses om en prosentvis usikkerhet knyttet til kostnadene. Kostnadsoverslaget oversendes bestiller. 10. Sameiestyret St. Olav Eiendom orienterer rutinemessig Sameiestyret om tiltaket. 11. Bekreftelse på igangsetting Bestiller tilbakemelder om igangsetting basert på tidligere saksopplysninger og kostnadsoverslag 12. Bestiller/Utfører-avtale St. Olav Eiendom utarbeider en bestiller/utfører-avtale (Se vedlegg 3). Dette for å sikre at det er enighet om omfang, kostnader, fremdriftsplan og hvem som skal belastes kostnadene. 13. Bestilling St. Olav Eiendom iverksetter bestilling av tiltaket etter interne prosjektgjennomføringsrutiner. Bestiller, samt de to AMU skal under hele prosessen underrettes om endringer eller avvik fra avtalt prosjektomfang.