MØTEINNKALLING SAKSLISTE. 46/07 Leieavtale mellom Sameiet og NTNU i MTFS-bygget. 48/07 Delegasjon av myndighet - Uforutsette hendelser

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 07/ Møtested: St Olav Eiendom, Elgeseter gt 10, 3.etg. Møtedato: , kl Sak 43/07 Godkjenning av møteprotokoll SAKSLISTE 44/07 Merverdiavgift ifm sameieavtale 45/07 IKT budsjett 2008 i nytt universitetssykehus 46/07 Leieavtale mellom Sameiet og NTNU i MTFS-bygget 47/07 Ordensveileder 48/07 Delegasjon av myndighet - Uforutsette hendelser

2 SAKSFREMLEGG Sak 43/07 Godkjenning av møteprotokoll Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsak: 07/ Arkiv: 012 Innstilling Protokoll fra møte godkjennes.

3 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: - Protokoll fra møte

4 SAKSFREMLEGG Sak 44/07 Merverdiavgift ifm sameieavtale Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Kjell-Ivar Svaan Arkivsak: 07/ Arkiv: 039 Orientering v/tore Hoem. Innstilling Saken tas til etterretning.

5 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: - Brev fra Sør-Trøndelag Fylkesskattekontor datert BAKGRUNN Som følge av at Universitetssykehuset i Trondheim, St. Olavs Hospital bygges for 2 eiere, hvor universitetet er deleier i stedet for, som tidligere, å være leietaker, oppstår spesielle driftsutfordringer i forhold til merverdiavgiftslovgivningen. I brev av 12.juni 2007 har Sameiet St. Olavs Hospital bedt om Sør-Trøndelag Fylkesskattekontors vurdering av mva-behandling ved overføring av varer og tjenester fra en av avtalepartene til sameiet. DRØFTING Følgende sitat i Svar fra Sør-Trøndelag Fylkesskattekontor av legges til grunn for videre behandling av fakturering av tjenester: Under forutsetning av at det ikke er noe påslag eller annen motytelse i forbindelse med overføringen til sameiet, vil det ikke foreligge avgiftspliktig omsetning i merverdiavgiftslovens forstand, jf mval. 3. Det antas at overføringen vil være en overføring til seg selv og at det ikke drives virksomhet i sameiet. KONKLUSJON Beregning av mva ved overføring av varer og tjenester fra en av avtalepartene til sameiet avvikles.

6 SAKSFREMLEGG Sak 45/07 IKT budsjett 2008 i nytt universitetssykehus Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsak: 07/ Arkiv: 119 Innstilling IKT-gruppens budsjett for drift, forvaltning og utvikling av IKT i nytt universitetssykehus godkjennes. Forslaget oversendes eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling.

7 VEDLEGG Vedlegg som følger saken: - IKT budsjett 2008 i nytt universitetssykehus. BAKGRUNN/DRØFTING/KONKLUSJON Se vedlagte saksfremlegg.

8 SAKSFREMLEGG Sak 46/07 Leieavtale mellom Sameiet og NTNU i MTFS-bygget Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Kjell-Ivar Svaan Arkivsak: 07/ Arkiv: Innstilling Det fremlagte forslag til leieavtale godkjennes.

9 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: - Forslag til leieavtale utarbeidet av NTNU - Tegning av arealet BAKGRUNN Avtale med EDB Business Partners om leie av arealer i MTFS-bygget. FAKTISKE OPPLYSNINGER EDB har i dag avtale om leie av lokaler i MTFS. Avtalen omfatter rom 1.203, og 1.233, samt adgang til tilstøtende møterom. ØKONOMISKE KONSEKVENSER NTNU og St Olav skal dele kostnadene i henhold til fordelingsnøkkelen som benyttes av Sameiestyret.

10 SAKSFREMLEGG Sak 47/07 Ordensveileder Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsak: 07/ Arkiv: 030 Innstilling Ordensveileder godkjennes som foreslått. Sameiet v/st. Olav Eiendom besørger veilederen implementert i universitetssykehuset.

11 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Saksframlegg Ordensveileder Ordensveileder BAKGRUNN Ref saksframlegg: Etter ferdigstilling av fase 1 og innflytting i nye bygninger har det utviklet seg en del rot og estetisk uorden som ikke er ulikt miljøet slik det var i de fraflyttede bygningene. De nye fine byggene " skrotes ned" på ulikt vis; Gamle kasserte møbler tas med, nye møbler kjøpes uavhengig av hvilke typer som er innkjøpt fra før, merkelapper/kopier klistres opp, vasketraller, mattraller, tomme senger, vogner, plasseres eksponert og uryddig plantekasser i ulike former og farger, nipsgjenstander og plakater. (for å nevne et lite utvalg). Tilgjengelighet, orienteringsevne og inntrykket av effektivitet og oversikt svekkes. Det er oppstått behov for felles retningslinjer (utover det som dekkes av de tekniske driftsveilederne) for opprettholdelse av alminnelig orden og et godt estetisk miljø i sykehuset. FUE opprettet en arbeidsgruppe for å kartlegge problemet og utarbeide en veileder for å unngå slike uheldige forhold. DRØFTING Ordensveilederen er utarbeidet av arbeidsgruppen med bred deltakelse av ansatte og brukere. Den består av to deler: Generell bevisstgjøring omkring hvordan det fysiske miljøet i sykehuset påvirker trivsel og velvære for pasienter og ansatte (del 1) Konkrete ordensprosedyrer for opprettholdelse av alminnelig orden og god estetisk atmosfære på avdelingene og i fellesarealene i sykehus og universitet, både inne og ute. (del 2) Å skape orden og en enhetlig behandling av arealene i sykehuset vil være viktig både ift. å klargjøre grensene for ansattes behandling av arealene, samt gi et godt inntrykk overfor brukerne. KONSEKVENSER En innføring av ordensveilederen vil medføre et koordineringsarbeid mellom NTNU og St. Olavs Hospital. Det vil være nødvendig å bruke en del ressurser på et systematisk informasjonsarbeid og avklaring ift. hvem som skal gjennomføre arbeidet.

12 SAKSFREMLEGG Sak 48/07 Delegasjon av myndighet - Uforutsette hendelser Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsak: 07/ Arkiv: 011 Innstilling St. Olav Eiendom v/eiendomssjef delegeres myndighet til å utbedre skader ved uforutsette hendelser uten på forhånd å innhente sameiestyrets godkjenning.

13 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen. BAKGRUNN Ved uforutsette hendelser vil det være nødvendig å ta raske beslutninger for å begrense skade på bygningsmasse og ulempe for virksomheten. DRØFTING Kort responstid fra en uforutsett hendelse oppstår til det iverksettes tiltak for å utbedre vil kunne redusere skadeomfanget og være kostnadsbesparende. En uforutsett hendelse vil opptre når en del av bygningsmassen ikke lenger har den funksjonalitet den er tiltenkt. En delegasjon av myndighet til å utbedre en slik skade vil innebære å ha myndighet til å ivareta bygningsmassens funksjonalitet og med en så høy driftstid som mulig. Det vil derfor være fornuftig å delegere myndighet til St. Olav Eiendom v/eiendomssjef i slike saker. KONSEKVENSER Sameiet vil kunne påføres kostnader uten at sameiestyret har blitt orientert om dette før utbedring iverksettes.