MØTEINNKALLING SAKSLISTE. 26/06 Godkjenning av møteprotokoller og /06 Overlevering av kontrakt Rørteknisk anlegg

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Møtested: St. Olav Eiendom, Elgeseter gt. 10, 3. etg. Møtedato: , kl Sak SAKSLISTE 26/06 Godkjenning av møteprotokoller og /06 3. parts kontroll IKT 28/06 Overlevering av kontrakt Rørteknisk anlegg 29/06 Regnskapsrapport pr /06 Adgangskontroll Rutiner for endring av soneplaner 31/06 Eventuelt Side 1 av 11

2 Sak 26/06 Godkjenning av møteprotokoller og Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Innstilling: Møteprotokoll fra møte og godkjennes. Side 2 av 11

3 Sak 27/06 3. parts kontroll IKT Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Orientering av Helsebygg Midt-Norge v/karl Oscar Sandvik Side 3 av 11

4 Sak 28/06 Overlevering av kontrakt Rørteknisk anlegg Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Innstilling: Styret gir sin tilslutning til å overta kontrakt Rørteknisk anlegg fra Helsebygg Midt- Norge basert på fremlagte overtakelsesprotokoll. Styrets leder gis fullmakt til å signere overtakelsesprotokollen på sameiets vegne. Side 4 av 11

5 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Overtakelsesprotokoll - kontrakt , Rørteknisk anlegg Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN Se vedlegg Overtakelsesprotokoll DRØFTING Dokumentasjon vedrørende kontrakt , Rørteknisk anlegg, er gjennomgått av Allmenn teknikk. Allmenn teknikk har i sin gjennomgang bemerket følgende: - Et styre skap for seksjoneringsventiler plassert ved adm. Bygget har en feil i tavla. Defekt sikrings kurs? - Det er avdekket en liten lekkasje fra fjernvarmeanlegget i Forsyningssenteret. - Det er avdekket lekkasje på VVX for fjernvarme/ventilasjon i Nevro senteret - Merking av seksjoneringsventiler er ikke tilfredsstillende - Lekkasje på VVX i KB, lekker på unioner - Isolering på VVX i forsyningssenteret er tatt av og ikke satt på plass - O2-tank fra Nevrosenteret, sikkerhetsventiler( 2stk ) er utstyrt med feil trykk, skal være 9,5 bar. Uavklarte forhold bemerket i rapporter fra ferdigbefaringer og fra AT er avtalt å være avklart innen uke 38 i For øvrig har Allmenn teknikk bemerket at infrastrukturen i prinsippet er basert på ringledning med mating fra ring, og dagens forsyning er ikke ring før fase 2 er ferdig. Dette medfører at sikkerhetsfunksjoner og dimensjoneringer kan være i utakt før endelig ferdigstillelse, og nødvendige kompenseringer for ev manglende to-sidighet må være iverksatt slik at sikkerheten opprettholdes. Helsebygg Midt-Norge har iverksatt tiltak slik som ekstra O2 tank ved Nevrosenteret og ved MR for å opprettholde sikkerheten. For øvrig er Allmenn teknikks anbefaling at kontrakten kan overtas basert på fremlagte overtakelsesprotokoll. KONKLUSJON Det anbefales å overta kontrakt , Rørteknisk anlegg, fra Helsebygg Midt-Norge basert på fremlagte overtakelsesprotokoll. Side 5 av 11

6 Sak 29/06 Regnskapsrapport pr Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Kjell Ivar Svaan Innstilling: Styret tar regnskapsrapport pr til orientering. Side 6 av 11

7 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Resultatregnskap pr med noter. Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN Se vedlegg Side 7 av 11

8 Sak 30/06 Adgangskontroll Rutiner for endring av soneplaner Utvalg: Sameiestyre St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Innstilling Styret for sameie vedtar å legge følgende prinsipp til grunn for endring av soneplaner/ettermontering av kortlesere m.m.: Alle endringer fremlegges for husråd i det enkelte senter. Godkjente endringer oversendes forvalter av soneplanene/adgangskortsystemet, St. Olavs Driftservice, for utførelse. Såfremt det ikke oppnås enighet i Husråd fremlegges saken for sameie for avgjørelse. Side 8 av 11

9 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen Utrykte vedlegg til saken: Adgangskontroll Saksfremlegg av Anne Kari Steinsvik 1. BAKGRUNN Enhet for Nytt sykehus og NTNU har tidligere utarbeidet prinsipper for å gi tilgang til soner og rom i nye bygg. I forbindelse med arbeidet ble det utarbeidet tegninger som viser soner, ulike typer kortlesere og kortleserposisjoner. Arbeidsgruppen gjennomgikk samtlige arealer i bygningene for å definere grupper av arbeidstakere som skal utføre oppgaver i arealene. Resultatet ble brukt til kombinere arealer/soner i bygget med grupper av ansatte og studenter. Fra klinikk- og avdelingsledelse ble det gitt føringer om at arealene i størst mulig grad skal være åpne, og at det administrative arbeidet med å gi adgang til ansatte skal begrenses. 2. PRINSIPPER Følgende prinsipp ble lagt til grunn for adgangstilgangen: 1. Arealene skal i størst mulig grad være åpne for ansatte og studenter 2. Det skal være enkelt å administrere arbeidet med å gi tilgang 3. Det skal være færrest mulig grupperinger av ansatte og studenter 4. De ulike sonene skal enten være: - åpen - tilgang ved hjelp av adgangskort - tilgang ved hjelp av adgangskort og med bruk av pinkode - tilgang gis på individuelt nivå (eks. medisinrom og spesiallaboratorier) Tilgang gis av adm. leder, og St. Olavs Driftsservice skal produsere kortene. 3. FAKTISKE FORHOLD I forbindelse med ibruktakelse av de nye sentra er det foretatt ettermontering av kortlesere, montert magneter for å holde dører åpne og montert nøkkellåser på dører i enkelte arealer. Dette er gjort for å kunne oppbevare pasientopplysninger på en forsvarlig måte samt for å lette hverdagen for de ansatte. De endringer som er foretatt er bestilt og bekostet av den/det enkelte avdeling/institutt, uten at soneplanene er endret. Dette har medført at tidligere soneplaner ikke lengre er à jour og det vil være behov for en revidering av soneplanene. På bakgrunn av ovennevnte vil det være behov for å etablere rutiner for endringer av soner, ettermontering av kortlesere, låser på dører etc. Side 9 av 11

10 KONKLUSJON Følgende prinsipper foreslås lagt til grunn for endring av soneplaner/ettermontering av kortlesere m.m.: Alle endringer fremlegges for husråd i det enkelte senter. Godkjente endringer oversendes forvalter av soneplanene/adgangskortsystemet, St. Olavs Driftservice, for utførelse. Såfremt det ikke oppnås enighet i Husråd fremlegges saken for sameie for avgjørelse. Side 10 av 11

11 Sak 31/06 Eventuelt Utvalg: Sameiestyre St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Side 11 av 11