Retningslinjer ved forespørsel/bestilling og gjennomføring av bygnings- og funksjonsmessige endringer

Transkript

1 Retningslinjer ved forespørsel/bestilling og gjennomføring av bygnings- og funksjonsmessige endringer 1. Fyll ut vedlagte skjema (vedlegg 1) for forespørsel om bygnings- og funksjonsmessige endringer. Det forutsettes at det i forkant har vært avklaring på klinikk- eller fakultetsnivå med hensyn på økonomi, strategi og interne konsekvenser. 2. Dersom det er aktuelt, bestilles tegninger av aktuelle områder hos eiendom@stolav.no. Referer til romnr. i denne bestilling. 3. Opprett deres saksnr. og send følgebrev med bestillingsskjema som vedlegg til: St. Olav Alt. 1 via saksbehandlersystemet Esak, St. Olav Eiendom ved Arealforvalter Alt. 2 Via saksbehandlersystemet Esak til eiendom@stolav.no NTNU Alt. 1 pr. post: St. Olav Eiendom, St. Olavs Hospital HF Postboks 3250 Sluppen, 7006 Trondheim. Alt. 2 eiendom@stolav.no Brevet skal signeres av klinikkleder for St. Olavs Hospital. På fakultetsnivå eller tilsvarende for NTNU. 4. St. Olav eiendom kaller inn til befaring og vurderer om tiltaket lar seg gjennomføre. Det må avklares om endring har konsekvenser for tekniske anlegg/ikt. 5. St. Olav eiendom sørger for å avklare forespørselen opp i mot overordnede planer (dvs organbasert modell, generelt senter-funksjonsdeling, og byggenes egnethet). 6. St. Olav Eiendom utarbeider kostnadsoverslag og angir kostnadsbærer og kommuniserer dette til bestiller. 7. Bestiller legger fram saken i husrådet for orientering. 8. Bestiller oversender saken både til AMUv/St. Olavs Hospital og AMU s byggarm v/ntnu. Dette gjøres uavhengig av hvilken eier som har bestilt endringen. St. Olav Eiendom bistår med fagstøtte i forhold til alle aktuelle fag (Bygg, el, VVS, IT) og gjennomfører byggesøknader dersom det er et søknads- eller meldepliktig tiltak.

2 9. Bestiller legger frem saken til sameiestyret for godkjenning. 10. St. Olav Eiendom utarbeider en bestiller/utføreravtale der kostnad og omfang fremkommer. Bestiller bekrefter endringsarbeider igangsatt. 11. St. Olav Eiendom utfører endringsarbeidene, og sørger for sluttbefaring og sluttoppgjør med bestiller. Hver enkelt post er beskrevet i vedlegg 2

3 Vedlegg 1: Bestilling av bygnings- og funksjonsmessige endringer Bygg/senter: Klinikk/Fakultet: Avdelingsnavn: Romnr: Ansvarlig for bestilling: Saksnr: Dato: Beskrivelse av behov/årsak til ønsket endring: Beskrivelse av endring som tilfredsstiller behovet: Nummererte vedlegg (tegninger, supplerende opplysninger med mer):

4 Vedlegg 2: Beskrivelse av poster 1. Bestillingsskjema Bestiller fyller ut alle data. Skjemaet skal dokumentere hvor tiltaket skal gjennomføres, hva som skal gjennomføres og hvorfor, samt hvem som er bestiller. Bestiller vil være fakultet eller klinikk med oppgitt kontaktperson for bestillingen. 2. Tegninger St. Olav Eiendom besitter tegningsdatabasen for arealene ved sykehuset. Legg gjerne inn ønsket målestokk for tegningene dersom dette er relevant eller viktig. 3. Følgebrev og saksnr. Bestiller sender følgebrev med bestillingsskjema som vedlegg. Følgebrevet skal signeres på fakultets eller klinikknivå, slik at man begrenser antall personer med myndighet til å bestille. I de tilfeller der det er snakk om rom der begge parter har interesse skal både fakultet og klinikk signere. Opprett saksnr. i eget arkivsystem slik at dette alltid henvises til ved korrespondanse. St. Olavs Hospital og NTNU vil opprette ulike saksnr. Dette er uproblematisk bare man husker å legge inn den annens parts saksreferanse ved korrespondanse. 4. Befaring /Tekniske anlegg og offentlige myndigheter St. Olav Eiendom kaller inn partene til befaring for å kartlegge forholdene på stedet og vurdere om tiltaket lar seg gjennomføre. Det skal også kartlegges hvilke konsekvenser tiltaket vil ha for naboenheter både i forhold til mulige arbeider i nabolokaler og støy/forstyrrelser som følge tiltaket. Dersom St. Olav eiendom mener slike forhold vil inntreffe må bestiller kalle inn naboenhet og St. Olav eiendom inn til gjennomgang av tiltaket. Det må avklares om endring har konsekvenser for tekniske anlegg/ikt.med spesielt fokus på IKT da dette er splittet ved St. Olav og NTNU. Det medisinske fakultet har egen IT-avdeling, mens Tekniskavdeling og Universitetsbiblioteket er tilknyttet sentral IT-drift (ITEA). 5. Overordnet prinsipielle organisasjonsmodeller/byggenes egnethet St. Olav Eiendom vurderer om forespørselen har større funksjonsmessige endringer som bør fremlegges medisinsk fagavdeling for å kvalitetssikre at endringsarbeidene ikke er i strid med vedtatte prinsipper som Generell senter-funksjonsmodell og Organbasert sentermodell. Videre er det viktig å forankre, og være proaktiv, i forhold til generelle tendenser av kommende medisinske krav og utvikling. 6. Kostnader St. Olav Eiendom utarbeider kostnadsoverslag med bakgrunn i de opplysninger som er innhentet fra bestiller, og angir kostnadsbærer. Kostnadsoverslaget oversendes bestiller for skriftlig aksept.

5 Vedlegg 2: 7. Husråd Bestiller legger frem saken for Husråd. Saken skal legges fram i husrådet slik at andre leietakere er klar over omfang og mulige forstyrrelser som følge av tiltaket. Dette er bestillers oppgave. St. Olav Eiendom kan eventuelt bistå med informasjon om kontaktpersoner til husråd i hvert senter. 8. AMU Bestiller oversender saken til de to AMU v/st. Olavs Hospital og AMU s byggarm v/ntnu for uttalelse, slik at alle forhold knyttet til HMS samt arbeidstakeres/brukeres sikkerhet og interesser ivaretas. Alle saker skal sendes til begge AMU, da de selv må velge ut hvilke saker som er relevante for egen organisasjon. St. Olav Eiendom kan eventuelt bistå med informasjon om kontaktpersoner. 9. Sameiestyret Bestiller legger frem saken for Sameiestyret for godkjenning. Sameiestyret har gitt St. Olav Eiendom fullmakt som forretningsfører for sameiet. St. Olav Eiendom kan eventuelt bistå med å legge til rette for det formelle i saken. 10. Bestiller/Utføreravtale St. Olav Eiendom utarbeider en bestiller/utføreravtale som signeres av begge parter. Dette for å sikre at det er enighet om omfang, kostnader, fremdriftsplan og hvem som skal belastes kostnadene. 11. Iverksettelse St. Olav Eiendom iverksetter tiltaket etter interne prosjektgjennomføringsrutiner. Bestiller skal under hele prosessen underrettes om endringer eller avvik fra avtalt prosjektomfang. Vesentlige endringer skal av St. Olav Eiendom underrette til høringsorgan (AMU, husråd og sameiestyret). 12. Avslutning Ved ferdigstillelse skal det gjennomføres en sluttbefaring der det skrives protokoll. Økonomisk sluttoppgjør skrives, og leiekontrakt oppdateres.

6 Tittel: Bestiller-/utføreravtale Prosj. Nr: Utarbeidet av: St. Olav Eiendom Side: 1 av 2 Mellom som bestiller og St. Olav eiendom som utfører er inngått avtale om gjennomføring av følgende prosjekt:

7 Prosjektets mandat: Kvalitet / omfang Generell beskrivelse: Dokumenter: Pris Estimert prosjektkostnad Finansiering Fakturastyring/ transaksjoner Fremdrift Oppstart Ferdigstillelse/ overtakelse St. Olav Eiendom overtar med dette ansvaret for at prosjektet gjennomføres i samsvar med avtalen. Endringer underveis i prosjektet må avtales som skriftlige endringsavtaler. Dato: Dato: Bestiller St. Olav Eiendom Vedlegg: