Prosjektets hovedaktiviteter for opprettholdes som planlagt, se figur nedenfor.

Transkript

1 AMU-sak 28/19 1 av /2807 Notat Til: AMU Kopi til: Fra: Prosjektleder samlokaliseringsprosjektet Signatur: JPN 1. Fremdrift Prosjektets hovedaktiviteter for opprettholdes som planlagt, se figur nedenfor. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler 7491 Trondheim postmottak@ntnu.no Hovedbygningen Norway Høgskoleringen Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

2 2 av 5 2. Risikovurdering Samlokaliseringsprosjektet har gjort en oppdatert risikovurdering av det gjenstående arbeidet, både når det gjelder organisasjonsprosesser og byggeprosesser. Risikovurderingen er gjort med utgangspunkt i de tidligere risikokartleggingene som er gjort, senest hvor sentrale personer fra berørte fakulteter, prosjektorganisasjonene og HMS-seksjonen deltok. Risikomatrise og tabell følger som vedlegg. De sentrale risikofaktorene ligger i følgende områder:. Det er risiko for at nødvendige forberedelse før innflytting i nye lokaler ikke prioriteres tilstrekkelig, at det blir belastning knyttet til usikkerheter vedrørende flytting, evt. midlertidige plasseringer, at det blir redusert arbeidsmiljøstandard Endrede rammebetingelser. Det er risiko for at endrede rammebetingelser, som vekst, ny campusplan mv, endrer funksjoner og forutsetningene for gjennomføringen Organisasjonsprosesser. Risiko for at prosessene gjennomføres med uklare rammer, som fører til at premissene må endres underveis og skaper dårlige prosesser. Prosjektet gjennomfører kontinuerlig statusrapportering på alle prosjekter. Understående tabell er prosjektets overordnede vurdering av status i prosjektene. Prosjektnavn Kostnad Fremdrift Risiko Kvalitet omfang Organisasjon I PRODUKSJON: IGP til Nybygg Valgrinda IGP til PTS1/PTS NSR (tidl. Renatesenteret) til Elektro A IndEcol til RFB E DETALJPROSJEKTERING: VVS-lab KONSEPTBEARBEIDING: IDI til IT-bygget syd/rfb, A-blokka/Viz.-lab IBYG til Byggteknisk Kalvskinnet, Fellesadministrasjon KONSEPTUTVIKLING: Ny NV LAB til Realfagsbygget C Institutt for materialteknologi til Oppredningen Prosjektets risikobilde er at det i det alt vesentlige er kontroll på fremdrift, omfang og kostnad. Vurderingen er at det p.t. ikke foreligger risiko som påvirker den overordnede fremdriftsplan eller som gjør at de overordnede kostnadsrammene ikke blir tilstrekkelig. Det vurderes at det heller ikke er organisasjonsmessige forhold som er til hinder for videre prosjektgjennomføring. Det er likevel to større usikkerheter som krever oppmerksomhet:

3 3 av 5 Kapasitet undervisningsrom fra høsten Simuleringer for høsten 2020 foreligger tidligst juli 2019, og det er p.t. uklart om det trengs flere undervisningsrom. Flytting av Materialteknologi. Avklaringene fra Campusutvikling antagelig ikke foreligge i før sent i 2019, evt våren Dette fører til at tidspunkt for beslutning om videre prosess må revurderes. 3. Status Status prosjekter i gjennomføring: Institutt for geovitenskap og petroleum til Valgrinda Nytt laboratoriebygg er i rute til overtagelse 1.7. Ombygginger i PTS1/PTS2 er ferdigstilt og det er gjennomført interne flyttinger av ansatte i PTS1 og PTS2, samt flyttinger av ansatte fra Berg/Oppredningen (ferdigstilles uke 2) Verkstedteknisk SAMLOK bistår Institutt for maskinteknikk og produksjon med tilpasninger av studentarealer i Verkstedteknisk. VVS-lab til Varmeteknisk Som siste del av flyttingen av fornybar energi fra Kalvskinnet til Varmeteknisk på Gløshaugen pågår arbeid med å etablere VVS-lab i Varmeteknisk. IndEcol til Realfagbygget Ombyggingen er godt i gang og fremdriften er i rute for flytting i løpet av august. Kunstfagrom for lærerutdanningen på Kalvskinnet Som siste del av flyttingen av lærerutdanningen fra Moholt re-etableres kunstfagform på Kalvskinnet. Tema til beslutning i styringsgruppa (forslag til rektorvedtak) a) Generelle undervisningsrom b) Studentarbeidsplasser c) Gjennomføring IDI til IT-bygg sydfløy/realfagbygget d) Gjennomføring Bygg og miljø til Byggteknisk e) Starte anskaffelsesprosess Fellesadministrasjon til Kalvskinnet f) Videre prosess Materialteknologi til Oppredningen/Realfagbygget

4 4 av 5 Vedlegg 1: Risikomatrise og tabell Risikomatrise 5 4 B3 3 A B2 / B4 / E8 D8 Sannsynlighet 2 B / A7 A2 / C3 / C7/ D7 / C8 A3 / B7 C1 / A8 1 C C2 / A5 / B5 / C5 B1 / A4 / E7 A1/ B Konsekvens Lav risiko Akseptabel risiko Uakseptabel risiko Fargeforklaring Grønn: Lav risiko, prosess gjennomføres innenfor plan og budsjett Gul: Akseptabel risiko som forutsetter risikoreduserende tiltak Rød: Uakseptabel risiko som forutsetter risikoreduserende tiltak, og endringer i plan og/eller budsjett

5 5 av 5 Tabell Verdi Område Risikoområde Risikofaktor Tiltak D8 Manglende forberedelse for nye arbeidsprosesser/lokaler 9 Aktiv pådriver for at org.prosesser blir gjennomført i berørte enheter B3 Rammebetingelser Endrede rammebetingelser (vekst, prosjektgjennomføring (oppdrag, utstyr, funksjoner)) 8 Kontinuerling overvåke av beslutninger som tas av sentrale organer og setter rammebetingelser C1 Organisatoriske prosesser Uklare rammer 8 A8 Belastning usikkerhet / flytteprosess / midlertidighet 8 Kontinuerlig koordinering og avklaring, avklaringsmøter og overleveringsmøter ved faseoverganger, aktiv bruk av Sharepoint, deling av dokumentasjon Godt planlagt og kommunisert fremdriftsplan, løpende informasjon ved endring A3 Rammebetingelser Org.prosesser starter for sent i fht. Byggeprosess Aktiv pådriver for at org.prosesser blir gjennomført i berørte enheter B7 Prosjekteksterne forhold Vekst B2 Byggeprosesser Uklart ansvarsforhold/oppgavefordel ing/bestilling og kommunikasjon / Uklart helhetsbilde Aktiv dialog og koordering med Eiendom om håndtering av vekst Tydelig kommunikasjon med berørte enheter om rolle- og ansvarsdeling B4 Finansiering Finansielle rammer for små Overvåking, rapportering og avklaring E8 Redusert arbeidsmiljøstandard Tilrettelegge best mulig innenfor tilgjengelige rammer, tidlig og tydelig forventningsavklaring