Arealområde Etasje Antall kvadratmeter Status IDI Høgskoleringen 3 3 og Videreføres

Transkript

1 1 av 9 Dato Referanse Notat Til: Letizia Jaccheri Kopi til: Fra: Arbeidsgruppen ved IDI (se under for navn) Signatur: Fra 1. januar 2017 trådte en rekke organisatoriske endringer i kraft ved IE fakultet som følge av fusjonen ved NTNU. For Institutt for datateknologi og informatikk (IDI) innebærer endringene at samtlige studenter, og faglige og administrativt ansatte ved IDI Kalvskinnet, flytter inn med sine kollegaer ved IDI Gløshaugen. IDI har i forbindelse med samlokaliseringen fått tildelt følgende arealer: Arealområde Etasje Antall kvadratmeter Status IDI Høgskoleringen 3 3 og Videreføres (P15) IT-vest Sokkel, 1,2,3, Videreføres IT-syd Sokkel, Videreføres IT-syd Tildeles Sentralbygg Tildeles Høgskoleringen Tildeles (P15) Totalt areal som 6944 videreføres Totalt areal som 1532 tildeles Totalt areal 8576 Det fremgår av notat fra «Styringsgruppen Samlokaliseringsprosjektet til rektor» (datert ), og i notat fra «NTNU, eiendomsavdelingen v/geir Nilsen til Fakultet for informasjonsteknologi og elektronikk» (datert ) at omorganiseringen må ivareta en rekke interesser. Både når det gjelder løsningsforslaget, men også når det kommer selve flytteprosessen. Det påpekes blant annet at: Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse. Tlf:

2 2 av 9 Løsningsforslaget må opprettholde høy kvalitet på undervisningsarealer. Spesielt gjelder dette behovene som studentene har knyttet til laboratoriearbeid og til bachelorstudentenes oppgaveskriving. Endringsprosessen vil innebære en betydelig innsats fra og må ivareta ansatte ved Kalvskinnet, som over flere år har levd i midlertidighet og vært igjennom flere arbeidsintensive perioder. Ny organisering må besluttes etter en grundig vurdering av potensielle gevinster og risikofaktorer ved mulige løsningsforslag. Mangel på grundige prosesser vil kunne resultere i en «forsert samlokalisering» som «vil være direkte ødeleggende for miljøene på både på Kalvskinnet og på Gløshaugen». Det etterlyses en simulering av den samlokaliserte undervisningskapasiteten, men at denne ikke vil bli gjennomført før tidlig i juni. Det er derfor ikke presentert tallgrunnlag som tilsier at verken den kortsiktige eller langsiktige kapasiteten knyttet til undervisning er tilstrekkelig. IDI har satt ned en arbeidsgruppe (AG) for å vurdere løsningsforslag som vil imøtekomme de overnevnte interesser. AG har på mandat fra instituttleder hatt som mål å identifisere løsningsforslag som vil bidra til at ansatte og studenter ved Gløshaugen og Kalvskinnet erfarer en merverdi ved samlokaliseringen. AG skal bidra til dette gjennom å foreslå og risikovurdere arealløsninger for bestillinger knyttet til: 1. Laboratorier. 2. Studentarbeidsplasser. 3. Plassering av ansatte på (på nivå bygg og etasje). AG har bestått av deltakere fra begge campuser og representerer forskjellige stillingskategorier. Senter for Ledelse AS har blitt engasjert som ekstern prosessleder, og for å sammenfatte en skriftlig rapport basert av AG sin anbefaling. Arbeidsgruppen har bestått av følgende medlemmer: Terje Rydland Roger Midtstraum Alf Anders Høiseth Boye Holden Birgit Sørgård Andre Gaustad Ingrid Wibe (Prosessleder fra Senter for Ledelse AS) Einar Steen (Prosessleder fra Senter for Ledelse AS)

3 3 av 9 Av hensyn til rapportens lesbarhet vil de tre overnevnte bestillingene bli behandlet hver for seg. Under hver av delbestillingene redegjør AG først for Campus Gløshaugen og Campus Kalvskinnet sine behov. Deretter presenteres AG sitt anbefalte løsningsforslag. Til slutt presenteres antatte fordeler og mulige risikofaktorer ved anbefalingen. 1) Foreslå og risikovurdering arealløsninger for laboratorier. a. IDI Gløshaugen og IDI Kalvskinnet sine behov for forskningslaboratorier. IDI Kalvskinnet har behov for to typer laboratorier, såkalte forskningslaboratorier og undervisningslaboratorier. Siden bruken av disse to laboratoriene er såpass forskjellig redegjør vi først for behovet for forskningslaboratorier. Deretter anbefaler vi tiltak som AG mener vil dekke arealbehovet for disse etter omorganiseringen. Deretter redegjør vi IDI Kalvskinnet sitt behov for undervisningslaboratorier og anbefaler tiltak som AG mener vil dekke behovet for disse. Om forskningslaboratorier: Med forskningslaboratorier mener vi her områder der man har særegent utstyr for undervisning og eller forskning. Dette kan også være arealer som har en spesiell utforming for å dekke spesielle behov. IDI har i lengre tid hatt som mål å få til sambruk av lab arealer og utstyr. Årsaken til at dette historisk sett har vært vanskelig er på grunn av at: 1. Noen laboratorier har forsøk eller øvinger som er rigget opp over lengre tid og vil derfor ikke være tilgjengelig for andre. Simuleringer/målinger pågår over lengre tid. 2. Enkelte laboratorier har såpass spesielt utstyr at det ikke er attraktivt for andre å bruke dette. På grunn av at utstyr tar opp plass er det heller ikke aktuelt for andre å bruke arbeidsplassene. 3. Laboratorier er dimensjonert slik at de skal dekke toppene i semesteret og plass kan stå ubrukt en stund. Kostbart utstyr eller spesiell konfigurasjon gjør at men ikke vil at rommet skal være åpent og brukes som en generell arbeidsplass. 4. På noen laboratorier får faggruppens masterstudenter fast plass og avlaster dermed behovet for masterplasser. 5. Laboratoriene på IDI Kalvskinnet er av en helt annen karakter når det gjelder bruksområde og størrelse. Dette gjør at det frem til nå ikke har vært vurdert som hensiktsmessig med sambruk. På bakgrunn av det overnevnte foreslår AG en løsning som ikke gjør seg avhengig av sambruk. AG mener likevel at det på sikt vil være utviklingsmuligheter mellom tidligere IDI Kalvskinnet og IDI Gløshaugen. I vårt forslag til og risikovurdering av laboratoriearealer, vil

4 4 av 9 vi kun redegjøre for tidligere IDI Kalvskinnet sitt arealbehov på Gløshaugen. Forslaget forutsetter at etablerte forskningslaboratorium ved IDI Gløshaugen bevares i sin nåværende form. Nedenfor gis en oversikt over areal som brukes til forskningslaboratorier på IDI Kalvskinnet. Forskningslab Undevisningslab. Faggruppe Arealflate Ved IDI Kalvskinnet Visualiseringslaboratoriet x Kalvskinnet 100 m2 Samhandlingslaboratoriet x Kalvskinnet 100 m2 Programvareutviklingslab X Kalvskinnet 2 x 100 m2 PLAB X Kalvskinnet 2 x 100 m2 Faglaboratorium IT støttet X Kalvskinnet 200 m2 bedriftsutvikling Faglaboratorium x Kalvskinnet 300m2 Dataingeniør Faglaboratorium Drift x Kalvskinnet 200 m2 Faglaboratorium IKTbasert samhandling x Kalvskinnet 2 x 70 m2 b. AG sin anbefaling til arealløsning for forskningslaboratorier. IDI Kalvskinnet har i dag avsatt areal til to spesialiserte forskningslaboratorier (Visualiseringslaboratoriumet og Samhandlingslaboratoriet). AG ser ikke noen mulighet for at Visualiseringslaben kan brukes sammen med andre og anbefaler derfor at det settes av arealer til denne i kjelleren av IT-syd, som i dag benyttes av jenteprosjektet ADA (Cybele). AG anbefaler videre at Samhandlingslaboratoriet plasseres på Fiol (IT-syd), og at det utredes muligheter for å innrede den slik at det muliggjør sambruk med andre. c. Antatte fordeler og risikofaktorer knyttet til forskningslaboratorier. Antatte fordeler Driften og utviklingen av disse laboratoriene kan fortsette som før. Man får nærhet mellom Mulige risikofaktorer Vi ser ingen betydelige risikofaktorer ved denne løsningen.

5 5 av 9 laboratoriene og plassering av vitenskapelige ansatte. Om undervisningslaboratorier: Undervisingslaboratorier er arealer som er spesielt tilrettelagt for studentaktiv læring. Disse kjennetegnes ved å være utstyrt og utformet på måter som er relevant for læringsprosessen og tilrettelagt for spesielle undervisningsformer, til forskjell fra f.eks. auditorier med forelesningsform. (se vedlegg fra Andre Gaustad som beskriver disse undervisningsformene mer i detalj). Nedenfor gis en oversikt over areal som brukes til forskningslaboratorier på IDI Kalvskinnet. Forskningslab Undevisningslab Faggruppe Arealflate Ved IDI Kalvskinnet Visualiseringslaboratoriet x Kalvskinnet 100 m2 Samhandlingslaboratoriet x Kalvskinnet 100 m2 Programvareutviklingsla x Kalvskinnet 2 x 100 m2 b PLAB x Kalvskinnet 2 x 100 m2 Faglaboratorium IT x Kalvskinnet 200 m2 støttet bedriftsutvikling Faglaboratorium x Kalvskinnet 300m2 Dataingeniør Faglaboratorium Drift x Kalvskinnet 200 m2 Faglaboratorium IKTbasert samhandling x Kalvskinnet 2 x 70 m2 d) IDI Kalvskinnet sine behov for undervisningslaboratorium IDI Kalvskinnet har i dag et betydelig areal som disponeres til undervisningslaboratorium (Se tabell ovenfor). Dette behovet vil fortsette etter samlokalisering med IDI Gløshaugen. Ansvar for bachelorstudenter er plassert hos studieadministrasjonen ved NTNU Gløshaugen, mens disse studentene ivaretas av det lokale fagmiljøet ved NTNU Kalvskinnet. I arbeidsgruppens diskusjoner har det blitt lagt vekt på plassering av aktiviteter som ivaretar undervisningsopplegget til bachelorstudenter ved IDI Kalvskinnet. Det er nødvendig med avklaringer omkring eierskapet til lokalene hvor dette skal gjennomføres e) AG sin anbefaling til arealløsning for undervisningslaboratorium.

6 6 av 9 AG anbefaler at bachelorstudentene flyttes til 5 etasje av Høyskoleringen (P15) og 2 etasje av IT-syd. AG anbefaler at dataingeniørstudentene flyttes til 5.etasje av P15. Dette svarer til ca. arealbehovet som disse har dekket ved IDI Kalvskinnet i dag. Dette arealet vil også fungere som et identitetsareal for dette bachelorstudiet. Denne løsningen forutsetter at noe av arealet i denne etasjen (ca. 60 m 2 ) sette av til areal som kan benyttes til undervisningsstøtte. AG anbefaler at IT-syd 2. etasje klarkjøres for å dekke øvrig arealbehov for undervisningslaboratorium for de øvrige bachelorstudiene fra IDI Kalvskinnet. IT-syd ligger i nærheten av IT-vest hvor alle vitenskapligansatte er lokalisert, dette er en forutsetning for lokalisering av undervisningslaboratorier knyttet til IDI Kalvskinnet sine undervisingslabber. f) Antatte fordeler og risikofaktorer knyttet til løsning av undervisningslaboratorium. Antatte fordeler Vi legger til rette for økt integrering mellom studentaktivitetene som foregår i 3, 4 og 5. etasjen av p15. Vi legger til rette for geografisk nærhet og økt samhandling mellom studentarbeid i IT-syd, og vitenskapelige ansatte i IT-vest som er en forutsetning for denne undervisningsformen. Mulige risikofaktorer Det er usikkert hvorvidt det er mulig å tilpasse arealet i IT-syd og P15. Arealbehovet er for stort, noe som gjør at man blir sittende igjen med et behov for et tilleggsareal. 2) Forslag og risikovurdering arealløsninger for studentarbeidsplasser til masterstudenter. a. IDI Gløshaugen og IDI Kalvskinnet sine behov til studentarbeidsplasser til masterstudenter. IDI Gløshaugen har i dag totalt 342 masterstudenter og IDI Kalvskinnet har totalt 50 masterstudenter. Av disse utgjør ca. 200 andreårs studenter. IDI trenger å finne areal til 85% av andre års masterstudenter. Hver av disse har krav på 3 m 2 studieplass per student, noe som tilsvarer et arealbehov til studieplasser på totalt 510 m2.

7 7 av 9 b. AG sin anbefaling til arealløsning for studentarbeidsplasser til masterstudenter. AG anbefaler at IDI tar i bruk 9. etasje av Sentralbygg 1. Det anbefales videre at man for å utnytte arealet best mulig legger til rette for «free seating». Med denne løsningen vil man likevel ha behov for et tilleggsareal for masterstudentene ved IDI. AG ser ingen løsning på denne utfordringen med dagens tildelte areal. c. Antatte fordeler og risikofaktorer ved arealløsning for studentarbeidsplasser masterstudenter. Antatte fordeler Man får en god integrering av masterstudenter fra IDI Kalvskinnet og IDI Gløshaugen. Ved å bruke «free seating» får man en mer arealeffektiv løsning. Mulige risikofaktorer At man ikke klarer å bygge om arealet i 9. etasje av sentralbygget hensiktsmessig for masterstudentene. Masterstudentene vil bli flyttet lengre vekk fra vitenskapelige ansatte. Man får ikke plass til alle masterstudenter på ett og samme sted. 3) Foreslå og risikovurdering arealløsninger for plassering av ansatte (på nivå bygg og etasje). a. IDI Gløshaugen og IDI Kalvskinnet sine behov når det kommer til plassering av ansatte. AG mener at det er viktig å sikre en god faglig integrering mellom ansatte ved IDI Kalvskinnet og IDI Gløshaugen. Representanter fra både IDI Kalvskinnet og Gløshaugen mener at det å plassere ansatte fra Kalvskinnet i et eget areal vil bidra til å begrense de faglige og kollegiale synergieffektene som var intensjonen bak omorganiseringen. Samtidig påpeker representanter fra IDI Gløshaugen at det er ønskelig å ikke utvide antall faggrupper ved instituttet. b. AG sin anbefaling til plassering av ansatte. AG anbefaler at alle tilsatte samles i IT-vest. Dette innebærer at midlertidige ansatte (Phd, post.doc, ERCIM, forskere, II`er stillinger og vit.ass`er) flyttes til åpent

8 8 av 9 landskap, og at deres tidligere cellekontor blir gjort tilgjengelig for ansatte fra IDI Kalvskinnet. Åpent kontorlandskap vil bli etablert i byggets masterstudentsal og innebærer at masterstudentsalsplassene må flyttes ut av bygget. Et åpent landskap vil stille krav til flere gruppe- og møterom. Det anbefales at dette løses ved at to av dagens studentgrupperom, og en av masterstudentsalene omgjøres til grupperom. Denne løsningen fordrer at man har en utviklingsprosess som kartlegger disponibelt areal og sikrer en fordeling av kontorlokaler som flest mulig ansatte opplever som rettferdig og forenelig med ulike faggrupper og studenter sine fremtidige behov. Konkret plassering av ansatte i faggrupper tas i en egen prosess. Arealområde som foreslås å sette av til faste og midlertidige ansatte: IT-vest (Sokkel, 1,2,3 og 4 etasje) c. Antatte fordeler og risikofaktorer ved arealløsning for plassering av ansatte. Antatte fordeler Reduserer behovet for fremtidig omplasseringer. Sikrer en sterk faglig og psykososial integrering av medarbeidere fra IDI Kalvskinnet og IDI Gløshaugen. Opprettholder IDI Gløshaugens tre etablerte faggrupper (ISSE/DART/Computing). Mulige risikofaktorer Medfører en oppstykking av et allerede etablert fagmiljø (IDI Kalvskinnet). Innebærer flere omrokkeringer. Medfører at stipendiater og andre midlertidige ansatte flyttes til åpent landskap. Medfører en økt geografisk distanse mellom ansatte og studenter. Medfører en løsere tilknytning mellom instituttet og midlertidige ansatte. 4) Konklusjon og videre arbeid AG anbefaler at man i det videre arbeidet legger til rette for en utviklings- og integreringsprosess. Målet med denne bør være å involvere nøkkelinteressenter (ansatte og studenter), slik at man får en omforent løsning og god forankring av fremtidig arealplan slik at overordnet mål om integrering nåes.

9 9 av 9