Styringsgruppemøte for samlokaliseringsprosjektet

Transkript

1 1 av /26807 Møtereferat Til stede: Forfall: Frank Arntsen, Lindis Burheim, Olav Bolland, Øyvind Gregersen, Monica Rolfsen, Merete Kvidal, Ronny Kjelsberg, Geir Egil Dahle Øien, Gøran Sildnes Gedde-Dahl, Jens Petter Nygård, Brynjar F. Svarva (referent) Torberg Falch Kopi til: Gjelder: Styringsgruppemøte for samlokaliseringsprosjektet Møtetid: Møtested: Gløshaugen, Hovedbygningen Signatur: BFS Agenda: Fremdriftsplan Beslutning IndEcol til RFB (B2) Risikovurdering Orienteringssak - styringsdokument 1. Fremdriftsplan Prosjektleder for samlokaliseringsprosjektet presenterte prosjektets fremdriftsplan. Flyttingene av Institutt for lærerutdanning til Kalvskinnet, Studieadministrasjon til Moholt og Institutt for samfunnsøkonomi til Rustbygget er blitt fullført siden siste styringsgruppemøte i november. Kritisk linje i fremdriften er flytting av IndEcol til Realfagbygget i løpet av august 2019, slik at det kan klargjøres for at IDI flytter til Gløshaugen november Institutt for Samfunnsøkonomi og Fakultet for økonomi er svært fornøyde med ombyggingen i Rustbygget, og med byggefirmaet som utførte arbeidet. Medarbeidere på Rustbygget kunne rapportere om nesten umerkelige byggearbeider, til tross for at en hel etasje har blitt pusset opp. Fra styringsgruppen ble det ble ytret noen bekymringer rundt Studieadministrasjon, og at disse ikke måtte bli nedprioritert til fordel for andre fagfelt. Lokalene på Moholt var for øyeblikket litt tomme, uten en kantine som var i drift osv. Samlokaliseringsprosjektet påpekte at blir noe økt aktivitet etter Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Høgskoleringen Trondheim postmottak@ntnu.no Hovedbygningen Norway Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

2 av 3 hvert, da flere enheter skal flytte inn på Moholt. Enhetene som har flyttet inn har også fått en ønsket faglig samlokalisering. Fra styringsgruppen ble det stilt spørsmål ved konsekvensene dersom det oppdages asbest eller andre uforutsette forhold under byggearbeider, og hvordan det påvirker fremdrift og kostnader. Det finnes i utgangspunktet ingen særskilte midler for å håndtere dette, slik at byggeprosjektet må ta den kostnaden selv. 2. Beslutning IndEcol til RFB (B2) Styringsgruppen påpekte at Institutt for Fysikk, som ligger i samme område i Realfagbygget, vil vokse i fremtiden, og at dette kan skape plassproblemer. Samlokaliseringsprosjektet understreket at IndEcol har klare tanker om hvordan de ønsker å jobbe i sine nye lokaler i Realfagbygget E4, og at dette har åpnet for et fleksibelt og variert kontorlandskap, som gjør det mulig å håndtere fremtidig vekst på en god måte. Forslag til rektorvedtak: Program for Industriell økologi (IndEcol) flytting fra IT-bygg sydfløy til RFB E4 utredes videre med plan om flyttetidspunkt senest til semesterstart høst 2019 (estimat 4-5 MNOK). Hvis kostnadsprognose etter forprosjekt er innenfor overstående estimat kan gjennomføring iverksettes uten ny beslutning i styringsgruppen. Dette for å sikre fremdrift. Forslag til rektorvedtak legges frem for SESAM før endelig beslutning. 3. Risikovurdering Samlokaliseringsprosjektet fremholder at det for øyeblikket ikke er noen store risikoer i forhold til det overordnede bildet av prosjektet. Det fokuseres særlig på arbeidsplassløsninger, med klare rammer for prosessene, tydelig kommunikasjon til brukere og lederstøtte. Det er videre fokus på belastning på undervisningsrom som er kritisk høy på noen romstørrelse. Det er også forventninger til gjenskaping av identitetsareal og faste bachelorplasser fra Kalvskinnet som ikke kan innfris innen de arealrammene vi har. Det kom en rekke innspill fra styringsgruppen knyttet til ulike risikoområder vedrørende læringsareal prosjektet som må følges opp videre. Disse gjaldt i hovedsak: Generell arealutnyttelse av læringsareal - Belastningen øker på undervisningsrom etter at opp mot 2000 studenter har blitt flyttet fra Kalvskinnet til Gløshaugen. Studenter fra Kalvskinnet har heller ikke lenger like god tilgang til undervisningsrom og læringsareal som før, og flere studenter må bevege seg rundt på Gløshaugen for å finne ledige rom. Det er nedsatt et læringsarealutvalg som ser på problematikken, koordinert av seksjon for utdanning.

3 av 3 Naturlige samlingspunkt for studenter - Styringsgruppen la vekt på viktigheten av identitetsarealer og naturlige samlingspunkt for studenter. Dette fremheves også i Utdanningskvalitetsmeldinga (Meld. St. 16 ( )). En del areal er både teknisk og pedagogisk utdatert. Det er mulig å utnytte såkalte «mellomrom uten mening» i større grad, for å gi studenter bedre kontaktflater mot sine studieprogram. Faste arbeidsplasser eller «free seating» for studenter - Med økningen i antall studenter øker også presset på studentarbeidsplasser. Styringsgruppen diskuterte hvorvidt studenter i ulike deler av studieløpet skal ha fast plass eller ikke. Enkelte studenter benytter teknologi og utstyr som krever en fast plass, mens andre ikke trenger det. «Free seating» gir høyere kapasitet og økt utnyttelse av tilgjengelige arbeidsplasser. Bevegelse i studentmassene hos fakultetene - Det er store bevegelser i studentmassene hos fakultetene, både i vekst og reduksjon av antall studenter. Det blir viktig fremover å håndtere dette, med løsninger for arbeidsplasser og identitetsarealer. I tillegg er det en forskjell i praksis mellom Kalvskinnet og Gløshaugen som må diskuteres. Styringsgruppen mener dette er tema som gjelder generelt, ikke bare for samlokaliseringsprosjektet, og mener dette derfor må tas videre til diskusjon i dekanmøtet. 4. Orienteringssak styringsnotat Styringsgruppen tar styringsdokumentet til orientering. Ber om en bedre endringslogg ved neste revisjon.

4 1 av 7 Økonomi og eiendom /26807 Notat Til: Styringsgruppen for samlokalisering styringsgruppemøte Kopi til: Fra: Signatur: Prosjektleder JPN Innhold 1. Fremdriftsplan hovedaktiviteter Videre utredning Indecol til Realfagbygget (B2) 3. Status inkludert risikovurdering a. Tidligfase b. Gjennomføring 4. Orienteringssak a. Styringsdokument Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Høgskoleringen Trondheim postmottak@ntnu.no Hovedbygningen Norway Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

5 2 av 7 1. Fremdriftsplan Overordnet fremdriftsplan med hovedaktiviteter er visualisert under. Detaljert status og fremdrift i alle prosjekter er gjengitt under Status, sak 3 nedenfor.

6 3 av 7 2. Videre utredning Indecol til Realfagbygget (B2) I styringsgruppemøte ble det besluttet å utrede flytting av Indecol fra IT-sydfløy til Realfagbygget, E4. I tråd med styringsgruppas beslutning er det nå gjennomført behovsanalyse sammen med fagmiljøet og det er utarbeidet skisseprosjekt som del av konseptutviklingen. I behovsanalysen ble det avklart at Indecol hadde akkumulert vekst i arealene i IT-sydfløy. Det er også besluttet videre vekst som samlet påvirker arealbehovet i Realfagbygget. Dette er bl.a. knyttet til en International Chair som innebærer en økning på 8 medarbeidere. Den samlede veksten har medført at skisseprosjektet er utarbeidet med en arealramme ca. 100 kvm større enn forutsatt, dvs til 800 kvm. De tilførte arealene er frigjort etter avtale med NV-fakultetet. Den organisasjonsmessige vurderingen er at skisseprosjektet (romplan) vurderes å ivareta de funksjoner som fagmiljøet har. Det er også vært en viktig forutsetning for fagmiljøet at arealene i E4 har potensiale for ytterligere vekst. Programnotat og skisseprosjekt (romplan) legges frem for LOSAM på IV-fakultetet før styringsgruppemøtet, og evt. innspill og kommentarer fra LOSAM vil ettersendes. Eiendomsfaglig vurderes skisseprosjektet å ivareta strukturen i bygget. Løsningen ivaretar også arealutforming og arealkonsepter. Det vurderes som hensiktsmessig å tilføre arealer som også ivaretar vekst. Kostnadsmessig er løsningen med utvidet arealramme innenfor samme kostandsspenn som opprinnelig løsning, dvs. 4-5 mil. Forslag til rektorvedtak: Program for Industriell økologi (IndEcol) flytting fra IT-bygg sydfløy til RFB E4 utredes videre med plan om flyttetidspunkt senest til semesterstart høst 2019 (estimat 4-5 MNOK). Hvis kostnadsprognose etter forprosjekt er innenfor overstående estimat kan gjennomføring iverksettes uten ny beslutning i styringsgruppen. Dette for å sikre fremdrift. Forslag til rektorvedtak legges frem for SESAM før endelig beslutning. 3. Status inkl. risikovurdering Prosjektet gjennomfører kontinuerlig statusrapportering på alle prosjekter. Understående tabell er prosjektets overordnede vurdering av status i prosjektene.

7 4 av 7 P.nr Prosjektnavn Kostnad Fremdrift Risiko Kvalitet omfang Organisasjon TATT I BRUK: Institutt for lærerutdanning til Gunnerus gt.1 Nord IMAL til Verkstedteknisk Naturfagslaber ILU Lysholmbygget Avd for studeiadmin - (m) Moholt I PRODUKSJON: IGP til Nybygg Valgrinda Inst. for Samfunnsøk. til Rustbygget NSR (tidl. Renatesenteret) til Elektro A KONSEPTBEARBEIDING: IGP til PTS1/PTS KONSEPTUTVIKLING: Kalvskinnet, Fellesadministrasjon IBYG til Byggteknisk Ny NV LAB til Realfagsbygget C Institutt for materialteknologi til Oppredningen IDI til IT-bygget syd/rfb, A-blokka IndEcol til RFB E BEHOVSFASE: ILU Skolelab via prov Realfag C Nytt VVS-lab (NY) Ny Visualiseringslab IDI til Gløshaugen Prosjektets overordnede bilde er at det er kontroll på de fleste større usikkerheter. Vurderingen er at det p.t. ikke foreligger risiki som påvirker den overordnede fremdriftsplan eller som gjør at de kostnadsrammene som er satt ikke blir tilstrekkelig. Kvalitet og omfang i arbeidsplassløsningene utfordres av vekst i antall ansatte og studenter, fortetning og arealeffektivisering, samt av vedtatte arealkonsepter/arealnormer. Løsningene som utarbeides vurderes likevel som akseptable for å ivareta målsetting om faglig integrasjon. Det er knyttet størst usikkerhet til behovet for læringsareal. Dette er ennå under utredning, både når det gjelder flytting av IDI fra Kalvskinnet/generell vekst hos IDI, og behov for læringsareal og undervisningsrom generelt på Gløshaugen. Så langt legges det til grunn at behovet for undervisningsrom kan ivaretas med å etablere nye undervisningsrom i de størrelser hvor belastningen er høyest. Dette vil prosjektet arbeide videre med for å skaffe sikkert grunnlag for vurderingene. Samlokaliseringsprosjektet er i gang med en oppdatert risikovurdering av det gjenstående arbeidet, både når det gjelder organisasjonsprosesser og byggeprosesser. Det ble gjennomført en overordnet risikoanalyse hvor sentrale personer fra berørte fakulteter, prosjektorganisasjonene og HMS-seksjonen deltok. Som del av risikovurderingen ble mulige konsekvenser både for

8 5 av 7 arbeidsmiljø og læringsmiljø vurdert. Det vil også bli gjennomført risikoanalyser i de enkelte prosjektene hvor en går nærmere inn på risiko knyttet til de ulike prosjektenes forhold. Nedenfor gis nærmere statusrapport for de prosjektene som nå utredes for videre beslutning om oppstart skisseprosjekt/forprosjekt og til sist status for de prosjektene som nå er i gjennomføring. a) Tidligfase (behov, konseptutvikling og -bearbeiding) IDI Skisseprosjekt er utarbeidet med grunnlag i behovsanalyse for arbeidsplass. Det er avklart at flikk og tilpasninger av IT-sydfløy er tilstrekkelig for å gjennomføre flyttingen av IDI fra Kalvskinnet når det gjelder arbeidsplasser. Instituttet gjennomfører nå organisasjonsprosesser for å avklare hvordan de ulike faggruppene skal plasseres. Det er gjennomført behovsanalyse for behovet for undervisningsrom knyttet til flytting av IDI fra Kalvskinnet. Dette er sammenholdt med generell vekst hos IDI på Gløshaugen og brukt som grunnlag for simulering av behov for undervisningsrom for IDI. Det jobbes nå med kvalitetssikring av dette grunnlaget, men så langt legges det til grunn at behovet kan dekkes med etablering av nye undervisningsrom. Forventet ferdigstilt grunnlag for beslutning om oppstart forprosjekt (B2) vil foreligge medio mars. Dette for å samkjøre beslutning om arbeidsplass og undervisningsareal. IBM IBM har gjennomført behovsanalyse som nå benyttes som grunnlag i konseptutviklingsfasen for å lage skisseprosjekt med skisse til romplan(er). Organisasjonsprosessene som er gjennomført oppfattes som omfattende og gode, og anses som et godt grunnlag for det videre arbeid. Ferdigstilt grunnlag for beslutning om oppstart forprosjekt (B2) medio mars. Gjennom avklaringsmøter er det lagt til grunn at forutsetningene for å gjennomføre en pilot for arealkonsepter ikke er tilstede. IMA IMA har også gjennomført behovsanalyse som nå benyttes som grunnlag i konseptutviklingsfasen for å lage skisseprosjekt. IMA har valgt å tone ned omfanget på organisasjonsprosessene, da det er stor usikkerhet knyttet til om flyttingen til Oppredningen blir realisert. Konkret utformer arkitekt nå skisser til romplaner både for Oppredningen og for kjemilaboratorier i RFB, C2. Ferdigstilt grunnlag for beslutning om oppstart forprosjekt (B2) vil foreligge medio mars. Fellesadministrasjon til Kalvskinnet Behovsanalyse ble gjennomført med aktuelle avdelinger i november Statsbygg som byggeier har ansvar for byggeprosessen og gjennomfører nå konseptutvikling frem til endelig forslag til romog funksjonsprogram. Det har vært usikkerhet knyttet til omfang og kostnad av generelt vedlikehold som Statsbygg krever belastet NTNU i forbindelse med prosjektene for Fellesadministrasjon på

9 6 av 7 Kalvskinnet. Dette er nå konkretisert og det pågår avklaringer knyttet til dette. Det er så langt avklart at det kreves mindre beløp enn tidligere antatt. Det forventes at avklaringer rundt dette vil skje i løpet av februar. Vurdering av tiltak gjøres når forslag fra Statsbygg på bidrag fra NTNU foreligger. NSR Det er skissert løsning for innplassering av NSR i Elektrobyggene. Det pågår nå avklaringer knyttet til oppstart av ombyggingsarbeidene. Arbeidet forventes gjennomført ila våren VVS-lab Mulighetsstudie gjennomført. Det pågår prosesser i linjeorganisasjonen for tilpasning av omfang. Ombygging av redusert omfang gjennomføres ila våren 2019, klart til å tas i bruk til semester start høst Etablering av verstinstitutt modell for felles laboratoriebehov. Det sentrale laboratorie-utvalget er aktivert for å følge opp det videre arbeid med etablering av organisatoriske og administrative strukturer for en verstinstituttmodell. b) Gjennomføring Avdeling for studieadministrasjon midlertidig til Moholt Mindre ombygginger ble gjennomført i januar. Opptak flyttet fra PTS2 i januar og resten av avdelingen flyttet fra Realfagbygget til Moholt tidlig i februar. Avdelingen er nå samlet på Moholt og er i gang med å etablere seg i de nye lokalene. Valgrinda Prosjektet er i rute. Fokus i prosjektet er avklaringer knyttet til omfang gjenkjøp og nyinnkjøp av laboratorieutrustning, samt planlegging av flytteprosessene. Økonomien i prosjektet er presset, men prognosen viser at en kan styre inn prosjektet innenfor kostnadsrammen. PTS1/PTS2 Mulighetsstudie gjennomført og foreløpige kostnadsestimater foreligger. Prosess pågår med brukere for å avklare endelig omfang. Det er igangsatt prosess for å starte prosjektering og kontrahering. Verkstedteknisk Smashlab

10 7 av 7 Kontorene i Perleporten ble tatt i bruk før jul. Smash-lab ble ferdig til semesterstart nå i januar. Prosjektet vil nå fortsette med tilpasninger i studentarealene til IV-fak arealene. Et arbeid som finansieres direkte av IV-fakultetet. Kalvskinnet/ILU 21. desember gikk siste flyttelass fra Moholt til Kalvskinnet, og samlingen av lærerutdanningen på Kalvskinnet ble sluttført. I tillegg til flyttingene fra Moholt er det er det også gjennomført over 200 interne flyttinger på Kalvskinnet. Arealene som er bygd om i Gunnerus gt. 1 nord-del er tatt i bruk, sammen med frigjorte arealer bla i Sverres gt. 10. Flytteprosessen er nå så godt som sluttført og de siste klargjøringer og oppryddinger er under gjennomføring. Det gjenstår etablering av kunstfagrom til erstatning av tilsvarende arealer på Moholt. Samlokaliseringsprosjektet jobber sammen med Eiendomsavdelingen for å avklare hvilke løsninger som best ivaretar de behovene fagmiljøet har. ISØ til ØK-fakultet Ombyggingsarbeidene i Handelshøyskolen er nå gjennomført og flytting vil gjennomføres i februar som planlagt. Det er kommet gode tilbakemeldinger fra linjeorganisasjonen i bygget på at ombyggingen har gått smidig. Naturfagslaber Lysholm Naturfagslabene ble ferdigstilt til undervisningsstart januar 2019 og er nå tatt i bruk. 4. Orienteringssaker a) Styringsdokument Prosjektet har oppdatert styringsdokumentet for prosjektet slik at det foreligger en sammenstilt oversikt over prosjektets oppdrag og omfang, se vedlegg. Styringsdokumentet fastsettes av prosjekteier og sendes styringsgruppen til orientering,