Geir Øien, Torberg Falch, Monica Rolfsen, Merete Kvidal

Transkript

1 1 av /26807 Møtereferat Til stede: Frank Arntsen, Olav Bolland, Øyvind Gregersen, John Krogstie, Lindis Burheim, Ronny Kjelsberg, Gøran Gedde-Dahl, Jens Petter Nygård, Linn Rasch Aune, Brynjar Svarva (referent), Renate Borsheim, Anna Kittel Forfall: Geir Øien, Torberg Falch, Monica Rolfsen, Merete Kvidal Kopi til: Gjelder: Samlokalisering etter fusjon Møtetid: Møtested: Gløshaugen Hovedbygningen Signatur: BFS Saksliste 1. Fremdriftsplan 2. Belastning læringsareal 3. Risikovurdering 4. Forslag til rektorvedtak Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Høgskoleringen Trondheim postmottak@ntnu.no Hovedbygningen Norway Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

2 / av 3 1. Fremdriftsplan Det kom ingen innspill fra styringsgruppen knyttet til fremdriftsplanen 2. Belastning læringsareal a) Belastning undervisningsrom Styringsgruppen diskuterte belastningen på undervisningsrom på Gløshaugen som en følge av samlokaliseringen, hvor flere studenter er flyttet opp fra Kalvskinnet kombinert med en generell vekst i studentmassen. Avdeling for studieadministrasjon har simulert belastningen på undervisningsrom for våren Det foreligger noen usikkerhetsmomenter som simuleringen ikke har tatt hensyn til, men simuleringen viser at det går opp i forhold til timeplanlegging. Denne simuleringen inkluderer tilførsel av nye rom som samlokaliseringsprosjektet finansierer. Simuleringen viser også at det ikke er noen økning i undervisning på ettermiddagen, fra kl Det som er av kveldsundervisning er nødvendig for å unngå undervisningskollisjoner i emnene som studentene tar. Styringsgruppen diskuterte videre tiltak for å lette presset på etterspurte undervisningsrom. Mer spesifikke rombestillinger kan gi en bedre fordeling av hensiktsmessige rom til ulike typer undervisning, i tillegg vil et bedre bookingsystem kunne informere om en forelesning flyttes slik at rommet frigjøres til bruk for andre. b) Belastning studentarbeidsplasser Eiendomsavdelingen presenterte for styringsgruppen belastningen på arbeidsplasser for studentene på Gløshaugen. Tallene fra eiendomsavdelingen viser at det er overdekning på masterplasser på Gløshaugen, men at dekningen er skjevfordelt mellom fakultetene. Styringsgruppen poengterer at dataene ikke er helt presise, da ikke alle studenter opplever masterplassene som gode arbeidsplasser. For studentene er det mindre opplevd kapasitet enn i realiteten. Samlokaliseringsprosjektet understreker at det er grep man kan gjøre for å bedre dette, f.eks. bedre møblering, tilgjengelighet, eller lignende. Dekningsgraden på arbeidsplasser for bachelor- og lavere grad-studenter vil etter forestående flytting av blant annet IDI og IBM være under normen på 20%. Dette er ikke en tilfredsstillende situasjon. Styringsgruppen påpeker at det er viktig med et studentmiljø hvor studentene er på campus, og i nærheten av sine fagmiljø. For å øke kapasiteten på studentarbeidsplasser er det mulig å utnytte store vrimlearealer, fellesarealer eller lignende ved å møblere de hensiktsmessig. Et godt eksempel på dette er Koopen på Elektrobygget. Et bedre bookingsystem for å utnytte

3 / av 3 eksisterende romkapasitet er også en mulighet som bør utforskes. I tidligere styringsgruppemøter har «free seating» også vært nevnt som en løsning som gir opplevd økt kapasitet. Belastningen på undervisningsrom og studentarbeidsplasser vil bli diskutert i kommende dekanmøte. 3. Risikovurdering Det kom ingen innspill fra styringsgruppen knyttet til prosjektets risikovurdering 4. Forslag til rektorvedtak a) Studentarbeidsplasser utrede videre etablering av flere studentarbeidsplasser i fellesareal og vrimleareal, bedre utnyttelse av grupperom mv gjennom å se på nytt på møblerings- og systemløsningene. Utredningen er grunnlag for endelig vedtak om gjennomføring av de gjenstående flyttingene (B3). b) IndEcol til Realfagbygget gjennomføres, kostnadsramme 6-8 mill. c) IDI til IT-sydfløy/IT-bygget/Realfagbygget utredes videre konseptbearbeiding, ramme mill. d) Bygg og miljø til Byggteknisk sokkel utredes videre konseptbearbeiding, ramme mill. 1. etg. utredes videre konseptutvikling, foreløpig ramme 5-8 mill. e) Materialteknologi til Oppredningen/Realfagbygget utredes videre når nærmere avklaringer i Campusprosjektet foreligger, ramme mill. f) Fellesadministrasjon til Kalvskinnet utredes videre konseptbearbeiding, ramme mill. Forslag til rektorvedtak legges frem for SESAM før endelig beslutning.

4 1 av /26807 Notat Til: Styringsgruppen for samlokaliseringsprosjektet styringsgruppemøte Kopi til: Fra: Signatur: Prosjektleder JPN Agenda: 1. Fremdriftsplan 2. Belastning læringsareal 3. Risikovurdering 4. Beslutninger videre utredning Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Høgskoleringen Trondheim postmottak@ntnu.no Hovedbygningen Norway Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

5 2 av 9 1. Fremdriftsplan Prosjektets hovedaktiviteter for opprettholdes som planlagt, med en endring i at beslutning om oppstart gjennomføring for fellesadministrasjonen tas ca. oktober Dette er på grunn av at Statsbygg da har mottatt konkrete tilbud fra entreprenører for gjennomføring, og at kostnadsramme er ytterligere avklart. Flyttingen av Samfunnsøkonomi til Handelshøyskolen og flyttingen av Avdeling for Studieadministrasjon til Moholt er nå gjennomført og tatt ut av oversikten. Se figur nedenfor.

6 3 av 9 2. Belastning læringsareal Avdeling for studieadministrasjon har gjennomført simulering av belastning på undervisningsrom i lys av flyttingen av IDI fra Kalvskinnet, og Eiendomsavdelingen har sett på tilgjengelig studentarbeidsplasser i forhold til studenttall etter flyttingene fra Kalvskinnet og den generelle veksten. Undervisningsrom: Det er gjennomført simulering av belastning på undervisningsrom for våren 2020, hvor undervisning knyttet til IDI Kalvskinnet er lagt til Gløshaugen. Simuleringen er gjort med utgangspunkt i timeplanen for våren 2019, samt at det etableres i alt 7 nye undervisningsrom/datalaboratorier knyttet til flyttingen av IDI. Hovedgrepet som er tatt er at IDI har fått tilført nye undervisningsrom i Realfagbygget (A2-A4), samt at det er omdisponert arealer til undervisningsrom i IT-sydfløy. I tillegg bygges det et nytt generelt undervisningsrom i Realfagbygget (U2) for inntil 80 studenter som øker kapasiteten i en etterspurt størrelse. Dette har ligget til grunn for simuleringen. Det er i tillegg igangsatt arbeid med å etablere et nytt undervisningsrom for personer i Sentralbygg som tilrettelegges for tverrcampusundervisning, som er planlagt ferdigstilt sommeren Det jobbes fortsatt med å kvalitetssikre simuleringen. Oppdatert status vil bli gitt i styringsgruppemøtet Avdeling for studieadministrasjon vil delta i styringsgruppemøtet og redegjøre nærmere for simuleringen. Om det blir behov for å øke kapasiteten ytterligere for generelle undervisningsrom har SAMLOK og Eiendom sett på muligheten for at mindre grupperom kan bygges om til størrelsen studenter, som er en høyt etterspurt romstørrelse. Det kan etableres minst 2 slike rom innen semesterstart 2020 (et rom i Sentralbygg og et rom i Realfagbygget) Kostnadsramme for disse to rommene er foreløpig anslått til 3-5 mill. Det er også mulig å etablere et nytt generelt undervisningsrom rom for ca. 90 i Byggteknisk innen semesterstart Foreløpig kostnadsestimat er anslått til 8-10 mill. Studentarbeidsplasser: Det er gjort analyser av tilgjengelige arbeidsplasser for studenter på Gløshaugen. Beregningen er basert på de allerede gjennomførte flyttingene til Gløshaugen, samt at all planlagte flyttingen fra Kalvskinnet frem til sommeren 2020 gjennomføres. Analysene viser at dekningsgraden på studentarbeidsplasser til høyere grad-studenter er god og ligger på 94% i snitt, dersom man inkl. 50% av kapasiteten for eksklusive undervisningsrom og studentlaboratorier. Overdekningen er dog skjevt fordelt mellom fakultetene. Samtidig viser beregningene at dekningsgraden på studentarbeidsplasser til lavere grad-studenter er i dag på om lag 21%. Dette er tilfredsstillende for dagens studentmasse, men ikke nok til å ta unna

7 4 av 9 forventet økning i antall studenter som følge av samlokalisering og annen vekst på Gløshaugen. Tar man høyde for flytting av IDI, IBM, ISØ, IMAL og materialteknologi vil dekningsgraden falle til 16%, noe som tilsvarer en underdekning på arealer på nærmere kvm. Analysen viser at det vil bli en fortetting av studenter på Gløshaugen, men beregningen som er gjort er tradisjonell og tar ikke med seg arealer i sosiale områder som kantine- og vrimleareal. De store vrimlearealene på campus kan med enkel møblering fungere som soner for gruppearbeid eller selvstudie. Kantineareal blir brukt som arbeidsområde spesielt rundt eksamenstider, og undervisningsrom som R2 (auditorium i Realfagbygget) inneholder gruppestasjoner som vil kunne fungere som arbeidsområde når det ikke foregår undervisning. Dette fører til effektiv arealbruk og økt bruksintensitet. Tilgjengelige grupperom, datasaler og små undervisningsrom har ofte lav kapasitetsutnyttelse og benyttes av en person eller en gruppe selv om det er plass til flere i rommet. Tiltak som kan øke bruken vil være å gjøre om rommene til svært små grupperom eller slå de sammen til større rom slik at det er åpenbart at rommene kan brukes av flere samtidig. Det finnes også en merkapasitet i disse romkategoriene (datasaler og grupperom) ut over de 50% som er tatt med i denne beregningen. Eiendomsavdelingen deltar i styringsgruppemøtet og vil redegjøre nærmere for analysene.

8 5 av 9 3. Risikovurdering Prosjektet gjennomfører kontinuerlig statusrapportering på alle prosjekter. Understående tabell er prosjektets overordnede vurdering av status i prosjektene. Prosjektnavn Kostnad Fremdrift Risiko Kvalitet omfang Organisasjon TATT I BRUK: Inst. for Samfunnsøk. til Rustbygget I PRODUKSJON: IGP til Nybygg Valgrinda NSR (tidl. Renatesenteret) til Elektro A KONSEPTBEARBEIDING: IGP til PTS1/PTS KONSEPTUTVIKLING: Kalvskinnet, Fellesadministrasjon IBYG til Byggteknisk Ny NV LAB til Realfagsbygget C Institutt for materialteknologi til Oppredningen IDI til IT-bygget syd/rfb, A-blokka IndEcol til RFB E BEHOVSFASE: ILU Skolelab via prov Realfag C VVS-lab (NY) Ny Visualiseringslab IDI til Gløshaugen Størst usikkerhet er nå knyttet til kapasitet på læringsareal, og om det nås kritiske nivåer ved å gjennomføre flyttingene av flere teknologimiljø til Gløshaugen. Det er foreløpig ikke endelig avklart om det er tilstrekkelig kapasitet på undervisningsrom etter de planlagte flyttingene. Det er usikkerhetsmomenter knyttet til endring i studieprogrammene og vekst i studenttall. Tiltak i dette vil være å etablere nye undervisningsrom i de mest etterspurte størrelser, men om det trengs flere undervisningsrom vil dette få konsekvenser for prosjektets kostnader og evt. fremdrift. Det er også uavklarte forhold rundt flytting av Materialteknologi da det ikke er avklart fastsatt hvilke bygg som blir berørt av Campusprosjektets byggeplaner og hvordan den videre flytteplanen blir.

9 6 av 9 Når det gjelder arbeidsplassutforming, foreligger det nå oppdatert programnotat og skisser til romplaner på alle prosjektene. Omfang og kvalitet er i hovedsak avklart og det er gjort oppdaterte kalkyler på kostnadsspenn. Det har vært krevende prosesser for de berørte fagmiljøene å finne løsninger innenfor de rammer som er satt. a) Prosjekter i gjennomføring Valgrinda Prosjektet er i rute. Fokus i prosjektet er å sikre at gjennomføring skjer i henhold til plan, samt planlegging av krevende flytteprosesser. Økonomien i prosjektet er ytterligere presset, og prognosen viser nå at det er blir behov for å bruke deler av prosjektets usikkerhetsavsetning. PTS1/PTS2 Mulighetsstudie gjennomført og foreløpige kostnadsestimater foreligger. Prosess pågår med brukere for å avklare endelig omfang. Det er igangsatt prosess for å starte prosjektering og kontrahering. Fokus i prosjektet på å frigjøre arealer slik at en kommer i gang med ombygginger og flyttekabalene i tide. Verkstedteknisk Smashlab Kontorene i Perleporten ble tatt i bruk før jul. Smash-lab ble ferdig til semesterstart i januar. Prosjektet vil fortsette med tilpasninger i studentarealene til IV-fak. Arealene er et arbeid som finansieres direkte av IV-fakultetet. VVS-lab til Varmeteknisk Som siste del av flyttingen av fornybar energi til Varmeteknisk er det nå igangsatt arbeid med å etablere VVS-lab. Arbeidene er nå i prosjekteringsfase, flyttingen gjennomføres i løpet av høsten Reetablere Felleslaboratoriet på Kalvskinnet IE-, IV- og NV-fakultetet har avklart plassering av utstyret fra felleslaboratoriet til de aktuelle vertsinstitutter og nedsatt arbeidsgruppe som utreder videre organisering og tilrettelegging for felles bruk av laboratorieutstyr ved andre institutter (vertsinstituttmodell). b) Prosjekter i utredning IndEcol til Realfagbygget Kan gjennomføres, ramme 6-8 mill. Detaljprosjektering viser at kostnadsramme er økt fra 4-5 mill., til 6-8 mill. Dette skyldes at det nå er kommet konkrete tilbud fra entreprenørene på gjennomføring av arbeidene. Disse var betydelig høyere enn estimatene. Flyttingen av IndEcol er en

10 7 av 9 nødvendig forutsetning for å frigjøre arealer for flytting av IDI fra Kalvskinnet, og det foreslås derfor at ombyggingene iverksettes. IDI til IT-Sydfløy/IT-bygget/Realfagbygget Klar for videre konseptbearbeiding, ramme mill. Det er gjennomført behovsanalyse sammen med fagmiljøet og det er utarbeidet skisseprosjekt som del av konseptutviklingen. Den organisasjonsmessige vurderingen er at skisseprosjektet (romplan) med ansattarbeidsplasser i IT Sydfløy vurderes å ivareta de funksjoner som fagmiljøet har. De foreslåtte undervisningsrommene i Realfagsbygget og i IT-bygget/IT Sydfløy dekker de funksjonene som flyttingen fra Kalvskinnet forutsetter. Det er ikke endelig avklart om dette også ivaretar behovene til IDI på Gløshaugen. Det tas sikte på at dette er nærmere avklart innen styringsgruppemøtet Eiendomsfaglig vurderes skisseprosjektet å ivareta bygningsmessige og eiendomsfaglige hensyn. Løsningen ivaretar også arealutforming og arealkonsepter. Kostnadsmessig er løsningen etter skisseprosjektet estimert til kostnadsspenn på mill., opprinnelig anslått til 7-10 mill. Institutt for bygg og miljø til Byggteknisk Klar for videre konseptbearbeiding, ramme mill. Det er gjennomført behovsanalyse sammen med fagmiljøet, og det er utarbeidet skisseprosjekt som del av konseptutviklingen. I skisseprosjektet er det avdekket at ombygging av sokkel i Byggteknisk hadde vedlikeholdsetterslep og noen uforutsette kostnader. Opprinnelig plan med at Institutt for Bygg og miljø og samlokaliseringsprosjektet skulle gjennomføre felles prosjekt i sokkel og 1. etg. ble av denne grunn endret, slik at samlokaliseringsprosjektet gjennomfører ombygging i sokkel, og at IBM gjennomfører eget prosjekt med ombygging i 1. etg. med egne midler. Når det gjelder arbeidene i sokkel, foreslås det at dette utredes videre til konseptbearbeiding. Når det gjelder arbeidene i 1. etg. som skal gjennomføres i regi av IBM, tas det endelig beslutning om omfang når arbeidene i sokkel ytterligere utredet og pris kan angis med mindre risiko. o Ombygging i sokkel klar for videre konseptbearbeiding, ramme mill. Den organisasjonsmessige vurderingen er at skisseprosjektet (romplan) med ansattarbeidsplasser, masterplasser, BIM-lab og verksted i sokkel ivaretar de funksjoner som er nødvendige for å gjennomføre flytting av Institutt for Bygg og miljø fra Kalvskinnet.

11 8 av 9 Eiendomsfaglig vurderes skisseprosjektet å ivareta bygningsmessige og eiendomsfaglige hensyn. Løsningen ivaretar også arealutforming og arealkonsepter. Kostnadsmessig er løsningen etter skisseprosjektet estimert til kostnadsspenn på mill. o Ombygging i 1. etg. Avventer videre konseptbearbeiding inntil ramme for arbeid i sokkel er avklart, ramme 5-8 mill. Foreløpige skisser til romplan legger opp til at det i 1. etg. etableres studentarealer og flere arbeidsplasser. Det legges opp til at beslutning om videre konseptbearbeiding tas når oppdatert kostnadsramme for arbeidet i sokkel foreligger i mai/juni. Materialteknologi til Oppredningen/Berg/Realfagbygget videre utredning bør avvente nærmere avklaringer i Campusprosjektet, ramme mill. Det er gjennomført behovsanalyse sammen med fagmiljøet og det er utarbeidet skisseprosjekt som del av konseptutviklingen. Den foreslåtte løsningen plasserer ansatte og materialteknologilaboratorier i Berg/Oppredningen, og Kjemilaboratorier i Realfagbygget C2. Den organisasjonsmessige vurderingen er at skisseprosjektet (romplan) med ansattarbeidsplasser i Oppredningen og laboratorieplasseringen i henholdsvis Oppredningen og Realfagbygget varetar de funksjoner som fagmiljøet har. Imidlertid ønsker ikke fagmiljøet å gjennomføre flytting før det er avklart hvilke flyttinger fagmiljøet må igjennom før de har permanent lokalisering. Så langt er det uavklart om bare Oppredningen berøres av Campusprosjektets planer, eller om Berg og Metallurgen også blir berørt. I sistnevnte tilfelle vil også instituttets fagmiljø som allerede sitter i disse bygningene bli berørt, og vil få en ny midlertidig eller permanent lokalisering. Det opplyses fra Campusprosjektet at det i løpet av 2019 blir avklart hvilke bygninger som berøres, samt etablert en re-lokaliseringsplan i lys av dette. Ut fra dette foreslås det at ytterligere utredning utsettes til ovenstående er avklart. Det legges opp til at videre utredning av plassering i Oppredningen, Berg og Realfagbygget tas opp igjen med sikte på å gjennomføre flytting sommer Som en del av denne utredningen sees det også på om materiallaboratorier kan få en permanent plassering i f.eks. Realfagbygget, slik at en unngår å investere i arealer som senere blir ombygd. Eiendomsfaglig vurderes skisseprosjektet å ivareta bygningsmessige og eiendomsfaglige hensyn. En må imidlertid vurdere nøye om det er aktuelt å investere i materiallaboratorier (10-12 mill.) i bygningsmasse som blir omdisponert i løpet av få år.

12 9 av 9 Kostnadsmessig er løsningen etter skisseprosjektet estimert til kostnadsspenn på mill., opprinnelig anslått til mill. Fellesadministrative avdelinger til Kalvskinnet- klar for videre konseptbearbeiding, ramme mill. Det er gjennomført behovsanalyse sammen med avdelingene og det er utarbeidet skisseprosjekt som del av konseptutviklingen. Løsningen er at Økonomiavdelingen lokaliseres i Sverres gt. 10, 2-4 etg., Avdeling for dokumentasjonsforvaltning lokaliseres i. Gunnerus gt. 1, 4. etg., og Avdeling for studieadministrasjon lokaliseres i Gunnerus gt. 1, 4 og 5. etg. Den organisasjonsmessige vurderingene er at skisseprosjektet (romplan) med ansattarbeidsplasser ivaretar de funksjoner som avdelingene har. Eiendomsfaglig vurderes skisseprosjektet å ivareta bygningsmessige og eiendomsfaglige hensyn. Løsningen ivaretar også arealutforming og arealkonsepter. Kostnadsmessig er løsningen etter skisseprosjektet estimert til kostnadsspenn på mill., opprinnelig anslått til mill. 4. Forslag til rektorvedtak a) Generelle undervisningsrom det utredes etablering av to nye undervisningsrom, et i størrelsen studenter i Sentralbygget og et i størrelsen 50 studenter i Realfagbygget, ramme 3-5 mill. Det utredes også etablering av et nytt generelt undervisningsrom rom for ca. 90 studenter i Byggteknisk innen høst Foreløpig kostnadsestimat er anslått til 8-10 mill. b) Studentarbeidsplasser det utredes endringer i struktur/møblering av eksisterende grupperom for studenter for å bedre kapasitet og utnyttelsesgrad. c) IndEcol til Realfagbygget gjennomføres, kostnadsramme 6-8 mill. d) IDI til IT-sydfløy/IT-bygget/Realfagbygget utredes videre konseptbearbeiding, ramme mill. e) Bygg og miljø til Byggteknisk sokkel utredes videre konseptbearbeiding, ramme mill. 1. etg. utredes videre konseptutvikling, foreløpig ramme 5-8 mill. f) Materialteknologi til Oppredningen/Realfagbygget videre utredning avventer nærmere avklaringer i Campusprosjektet, ramme mill. g) Fellesadministrasjon til Kalvskinnet utredes videre konseptbearbeiding, ramme mill. Forslag til rektorvedtak legges frem for SESAM før endelig beslutning.