Notat. Status AMU. Prosjektleder samlokaliseringsprosjektet JPN

Transkript

1 1 av 1 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2017/26807 Notat Til: AMU Kopi til: Fra: Prosjektleder samlokaliseringsprosjektet Signatur: JPN Status For generell status i Samlokaliseringsprosjektet vises til notat datert med vedlegg til styringsgruppemøtet Prosjektets overordnede bilde er at det er kontroll på de fleste større usikkerheter. Vurderingen er at det p.t. ikke foreligger risiki som påvirker den overordnede fremdriftsplan eller som gjør at de kostnadsrammene som er satt ikke blir tilstrekkelig. Når det gjelder arbeidsmiljømessige konsekvenser er det fortsatt slik at kvalitet og omfang i arbeidsplassløsningene utfordres av vekst i antall ansatte og studenter, fortetning og arealeffektivisering, samt av vedtatte arealkonsepter/arealnormer. Det er nå gjennomførtkonseptutvikling for de to miljøene som skal flytte i 2019 (Indecol og IDI). I dette arbeidet er det utarbeidet arbeidsplassløsninger med skisser til romplaner i samarbeid med fagmiljøene som ivaretar fagmiljøenes behov og funksjoner, og ivaretar de grunnleggende krav til arbeidsplassutforming. Det er knyttet størst usikkerhet til behovet for læringsareal. Dette er ennå under utredning, både når det gjelder flytting av IDI fra Kalvskinnet/generell vekst hos IDI, og behov for læringsareal og undervisningsrom generelt på Gløshaugen. Så langt legges det til grunn at behovet for undervisningsrom kan ivaretas med å etablere nye undervisningsrom i de størrelser hvor belastningen er høyest. Dette vil prosjektet arbeide videre med for å skaffe sikkert grunnlag for vurderingene. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Høgskoleringen Trondheim postmottak@ntnu.no Hovedbygningen Norway Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

2 1 av 7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Økonomi og eiendom Dato Referanse 2017/26807 Notat Til: Styringsgruppen for samlokalisering styringsgruppemøte Kopi til: Fra: Signatur: Prosjektleder JPN Innhold 1. Fremdriftsplan hovedaktiviteter Videre utredning Indecol til Realfagbygget (B2) 3. Status inkludert risikovurdering a. Tidligfase b. Gjennomføring 4. Orienteringssak a. Styringsdokument Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Høgskoleringen Trondheim postmottak@ntnu.no Hovedbygningen Norway Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

3 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 7 1. Fremdriftsplan Overordnet fremdriftsplan med hovedaktiviteter er visualisert under. Detaljert status og fremdrift i alle prosjekter er gjengitt under Status, sak 3 nedenfor.

4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 3 av 7 2. Videre utredning Indecol til Realfagbygget (B2) I styringsgruppemøte ble det besluttet å utrede flytting av Indecol fra IT-sydfløy til Realfagbygget, E4. I tråd med styringsgruppas beslutning er det nå gjennomført behovsanalyse sammen med fagmiljøet og det er utarbeidet skisseprosjekt som del av konseptutviklingen. I behovsanalysen ble det avklart at Indecol hadde akkumulert vekst i arealene i IT-sydfløy. Det er også besluttet videre vekst som samlet påvirker arealbehovet i Realfagbygget. Dette er bl.a. knyttet til en International Chair som innebærer en økning på 8 medarbeidere. Den samlede veksten har medført at skisseprosjektet er utarbeidet med en arealramme ca. 100 kvm større enn forutsatt, dvs til 800 kvm. De tilførte arealene er frigjort etter avtale med NV-fakultetet. Den organisasjonsmessige vurderingen er at skisseprosjektet (romplan) vurderes å ivareta de funksjoner som fagmiljøet har. Det er også vært en viktig forutsetning for fagmiljøet at arealene i E4 har potensiale for ytterligere vekst. Programnotat og skisseprosjekt (romplan) legges frem for LOSAM på IV-fakultetet før styringsgruppemøtet, og evt. innspill og kommentarer fra LOSAM vil ettersendes. Eiendomsfaglig vurderes skisseprosjektet å ivareta strukturen i bygget. Løsningen ivaretar også arealutforming og arealkonsepter. Det vurderes som hensiktsmessig å tilføre arealer som også ivaretar vekst. Kostnadsmessig er løsningen med utvidet arealramme innenfor samme kostandsspenn som opprinnelig løsning, dvs. 4-5 mil. Forslag til rektorvedtak: Program for Industriell økologi (IndEcol) flytting fra IT-bygg sydfløy til RFB E4 utredes videre med plan om flyttetidspunkt senest til semesterstart høst 2019 (estimat 4-5 MNOK). Hvis kostnadsprognose etter forprosjekt er innenfor overstående estimat kan gjennomføring iverksettes uten ny beslutning i styringsgruppen. Dette for å sikre fremdrift. Forslag til rektorvedtak legges frem for SESAM før endelig beslutning. 3. Status inkl. risikovurdering Prosjektet gjennomfører kontinuerlig statusrapportering på alle prosjekter. Understående tabell er prosjektets overordnede vurdering av status i prosjektene.

5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 4 av 7 P.nr Prosjektnavn Kostnad Fremdrift Risiko Kvalitet omfang Organisasjon TATT I BRUK: Institutt for lærerutdanning til Gunnerus gt.1 Nord IMAL til Verkstedteknisk Naturfagslaber ILU Lysholmbygget Avd for studeiadmin - (m) Moholt I PRODUKSJON: IGP til Nybygg Valgrinda Inst. for Samfunnsøk. til Rustbygget NSR (tidl. Renatesenteret) til Elektro A KONSEPTBEARBEIDING: IGP til PTS1/PTS KONSEPTUTVIKLING: Kalvskinnet, Fellesadministrasjon IBYG til Byggteknisk Ny NV LAB til Realfagsbygget C Institutt for materialteknologi til Oppredningen IDI til IT-bygget syd/rfb, A-blokka IndEcol til RFB E BEHOVSFASE: ILU Skolelab via prov Realfag C Nytt VVS-lab (NY) Ny Visualiseringslab IDI til Gløshaugen Prosjektets overordnede bilde er at det er kontroll på de fleste større usikkerheter. Vurderingen er at det p.t. ikke foreligger risiki som påvirker den overordnede fremdriftsplan eller som gjør at de kostnadsrammene som er satt ikke blir tilstrekkelig. Kvalitet og omfang i arbeidsplassløsningene utfordres av vekst i antall ansatte og studenter, fortetning og arealeffektivisering, samt av vedtatte arealkonsepter/arealnormer. Løsningene som utarbeides vurderes likevel som akseptable for å ivareta målsetting om faglig integrasjon. Det er knyttet størst usikkerhet til behovet for læringsareal. Dette er ennå under utredning, både når det gjelder flytting av IDI fra Kalvskinnet/generell vekst hos IDI, og behov for læringsareal og undervisningsrom generelt på Gløshaugen. Så langt legges det til grunn at behovet for undervisningsrom kan ivaretas med å etablere nye undervisningsrom i de størrelser hvor belastningen er høyest. Dette vil prosjektet arbeide videre med for å skaffe sikkert grunnlag for vurderingene. Samlokaliseringsprosjektet er i gang med en oppdatert risikovurdering av det gjenstående arbeidet, både når det gjelder organisasjonsprosesser og byggeprosesser. Det ble gjennomført en overordnet risikoanalyse hvor sentrale personer fra berørte fakulteter, prosjektorganisasjonene og HMS-seksjonen deltok. Som del av risikovurderingen ble mulige konsekvenser både for

6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 5 av 7 arbeidsmiljø og læringsmiljø vurdert. Det vil også bli gjennomført risikoanalyser i de enkelte prosjektene hvor en går nærmere inn på risiko knyttet til de ulike prosjektenes forhold. Nedenfor gis nærmere statusrapport for de prosjektene som nå utredes for videre beslutning om oppstart skisseprosjekt/forprosjekt og til sist status for de prosjektene som nå er i gjennomføring. a) Tidligfase (behov, konseptutvikling og -bearbeiding) IDI Skisseprosjekt er utarbeidet med grunnlag i behovsanalyse for arbeidsplass. Det er avklart at flikk og tilpasninger av IT-sydfløy er tilstrekkelig for å gjennomføre flyttingen av IDI fra Kalvskinnet når det gjelder arbeidsplasser. Instituttet gjennomfører nå organisasjonsprosesser for å avklare hvordan de ulike faggruppene skal plasseres. Det er gjennomført behovsanalyse for behovet for undervisningsrom knyttet til flytting av IDI fra Kalvskinnet. Dette er sammenholdt med generell vekst hos IDI på Gløshaugen og brukt som grunnlag for simulering av behov for undervisningsrom for IDI. Det jobbes nå med kvalitetssikring av dette grunnlaget, men så langt legges det til grunn at behovet kan dekkes med etablering av nye undervisningsrom. Forventet ferdigstilt grunnlag for beslutning om oppstart forprosjekt (B2) vil foreligge medio mars. Dette for å samkjøre beslutning om arbeidsplass og undervisningsareal. IBM IBM har gjennomført behovsanalyse som nå benyttes som grunnlag i konseptutviklingsfasen for å lage skisseprosjekt med skisse til romplan(er). Organisasjonsprosessene som er gjennomført oppfattes som omfattende og gode, og anses som et godt grunnlag for det videre arbeid. Ferdigstilt grunnlag for beslutning om oppstart forprosjekt (B2) medio mars. Gjennom avklaringsmøter er det lagt til grunn at forutsetningene for å gjennomføre en pilot for arealkonsepter ikke er tilstede. IMA IMA har også gjennomført behovsanalyse som nå benyttes som grunnlag i konseptutviklingsfasen for å lage skisseprosjekt. IMA har valgt å tone ned omfanget på organisasjonsprosessene, da det er stor usikkerhet knyttet til om flyttingen til Oppredningen blir realisert. Konkret utformer arkitekt nå skisser til romplaner både for Oppredningen og for kjemilaboratorier i RFB, C2. Ferdigstilt grunnlag for beslutning om oppstart forprosjekt (B2) vil foreligge medio mars. Fellesadministrasjon til Kalvskinnet Behovsanalyse ble gjennomført med aktuelle avdelinger i november Statsbygg som byggeier har ansvar for byggeprosessen og gjennomfører nå konseptutvikling frem til endelig forslag til romog funksjonsprogram. Det har vært usikkerhet knyttet til omfang og kostnad av generelt vedlikehold som Statsbygg krever belastet NTNU i forbindelse med prosjektene for Fellesadministrasjon på

7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 6 av 7 Kalvskinnet. Dette er nå konkretisert og det pågår avklaringer knyttet til dette. Det er så langt avklart at det kreves mindre beløp enn tidligere antatt. Det forventes at avklaringer rundt dette vil skje i løpet av februar. Vurdering av tiltak gjøres når forslag fra Statsbygg på bidrag fra NTNU foreligger. NSR Det er skissert løsning for innplassering av NSR i Elektrobyggene. Det pågår nå avklaringer knyttet til oppstart av ombyggingsarbeidene. Arbeidet forventes gjennomført ila våren VVS-lab Mulighetsstudie gjennomført. Det pågår prosesser i linjeorganisasjonen for tilpasning av omfang. Ombygging av redusert omfang gjennomføres ila våren 2019, klart til å tas i bruk til semester start høst Etablering av verstinstitutt modell for felles laboratoriebehov. Det sentrale laboratorie-utvalget er aktivert for å følge opp det videre arbeid med etablering av organisatoriske og administrative strukturer for en verstinstituttmodell. b) Gjennomføring Avdeling for studieadministrasjon midlertidig til Moholt Mindre ombygginger ble gjennomført i januar. Opptak flyttet fra PTS2 i januar og resten av avdelingen flyttet fra Realfagbygget til Moholt tidlig i februar. Avdelingen er nå samlet på Moholt og er i gang med å etablere seg i de nye lokalene. Valgrinda Prosjektet er i rute. Fokus i prosjektet er avklaringer knyttet til omfang gjenkjøp og nyinnkjøp av laboratorieutrustning, samt planlegging av flytteprosessene. Økonomien i prosjektet er presset, men prognosen viser at en kan styre inn prosjektet innenfor kostnadsrammen. PTS1/PTS2 Mulighetsstudie gjennomført og foreløpige kostnadsestimater foreligger. Prosess pågår med brukere for å avklare endelig omfang. Det er igangsatt prosess for å starte prosjektering og kontrahering. Verkstedteknisk Smashlab

8 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 7 av 7 Kontorene i Perleporten ble tatt i bruk før jul. Smash-lab ble ferdig til semesterstart nå i januar. Prosjektet vil nå fortsette med tilpasninger i studentarealene til IV-fak arealene. Et arbeid som finansieres direkte av IV-fakultetet. Kalvskinnet/ILU 21. desember gikk siste flyttelass fra Moholt til Kalvskinnet, og samlingen av lærerutdanningen på Kalvskinnet ble sluttført. I tillegg til flyttingene fra Moholt er det er det også gjennomført over 200 interne flyttinger på Kalvskinnet. Arealene som er bygd om i Gunnerus gt. 1 nord-del er tatt i bruk, sammen med frigjorte arealer bla i Sverres gt. 10. Flytteprosessen er nå så godt som sluttført og de siste klargjøringer og oppryddinger er under gjennomføring. Det gjenstår etablering av kunstfagrom til erstatning av tilsvarende arealer på Moholt. Samlokaliseringsprosjektet jobber sammen med Eiendomsavdelingen for å avklare hvilke løsninger som best ivaretar de behovene fagmiljøet har. ISØ til ØK-fakultet Ombyggingsarbeidene i Handelshøyskolen er nå gjennomført og flytting vil gjennomføres i februar som planlagt. Det er kommet gode tilbakemeldinger fra linjeorganisasjonen i bygget på at ombyggingen har gått smidig. Naturfagslaber Lysholm Naturfagslabene ble ferdigstilt til undervisningsstart januar 2019 og er nå tatt i bruk. 4. Orienteringssaker a) Styringsdokument Prosjektet har oppdatert styringsdokumentet for prosjektet slik at det foreligger en sammenstilt oversikt over prosjektets oppdrag og omfang, se vedlegg. Styringsdokumentet fastsettes av prosjekteier og sendes styringsgruppen til orientering,

9 Styringsdokument SAMLOKALISERING ETTER FUSJON 1

10 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Prosjektets mål Beskrivelse av prosjektproduktet Beskrivelse av hovedproduktene Beskrivelse av produktene Interessenter Interessentanalyse Kommunikasjonsstrategi Rammebetingelser Føringer for prosjektet Prosjektets avgrensninger Rettslige reguleringer Organisering, roller og ansvar Prosjektorganisering Ansvarsfordeling Rollebeskrivelser Strategi for gjennomføring Prosjektplan Faser og hovedleveranser

11 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Etablering av dokument AES/NON utkast JPN/NON utkast bearbeidet JPN/NON/AES utkast ytterligere bearbeidet NON/JPN DISTRIBUSJONSLOGG Versjon distribuert Dato Navn 02. Utsendt styringsgruppen Jens Petter Nygård 03. Utsendt styringsgruppen Jens Petter Nygård 3

12 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Bakgrunnen for prosjektet er beskrevet i notat fra Styringsgruppen for Samlokaliseringsprosjektet til Rektor av , fra dette hitsettes: «Fra 1. januar 2017 trådte en rekke organisatoriske endringer i kraft som følge av fusjonen, både når det gjelder faglig organisering (fakultets- og instituttstruktur) og administrativ organisering. Dette har utløst behov for endringer når det gjelder lokalisering. Høsten 2016 ble det iverksatt et prosjekt med hensikt å samlokalisere i henhold til den nye organisasjonsstrukturen, faglig og administrativt. Samlokaliseringen omfatter fellesadministrasjonen, fakulteter, institutter og grupper.» «I arbeidet som pågikk i fase 1 i prosjektet, høsten 2016 ble følgende besluttet: Utarbeidelse av konkrete forslag til lokalisering av fellesadministrasjonen. Disse er nå under gjennomføring. Samlokalisere lærerutdanningene på Kalvskinnet og teknologimiljøene på Gløshaugen. Flytting av Tegnspråk- og tolkeutdanningen til Institutt for språk og litteratur på Dragvoll ble gjennomført i desember Institutt for samfunnsøkonomi ble vedtatt flyttet til Handelshøyskolen Lokalisering av den nye administrasjonen for økonomifakultetet i Handelshøyskolen Lokalisering av Institutt for sosialt arbeid fra Dragvoll til Tunga.» Flytting av tegnspråk- og tolkeutdanningen, flytting av den nye administrasjonen for økonomifakultetet og flytting av sosialt arbeid var gjennomført i Lærerutdanningen ble samlet på Kalvskinnet i Samfunnsøkonomi flytter til Handelshøyskolen i februar Øvrige flyttinger er under gjennomføring/utredning. 2. PROSJEKTETS MÅL Mål for fusjonen og samlokaliseringstiltakene: Målnivå Beskrivelse Suksesskriterier* Virksomhetsmål Realisering av synergipotensialet i fusjonen 1. Ønsket fremtidig situasjon etter at gevinstene er realisert. Effektmål 1. Hvilke konkrete endringer skal prosjektet føre til? Resultatmål/Prosjektprodukt 1. Hva skal prosjektet levere? 2. Hva er hovedproduktene? Tilrettelegging for faglig integrasjon gjennom fysisk samlokalisering. Samlokaliserte fagmiljøer innen våren 2021 til en kostnadsramme på ca. 415 MNOK (nytt estimat er 570 MNOK) Gode organisasjonsprosesser og medvirkning Samle lærerutdanningen på Kalvskinnet Samle teknologimiljøene på Gløshaugen Støtte opp om faglig integrasjon Økt kvalitet på forskning og undervisning. Styrking av de faglige miljøene Opplevd gode og hensiktsmessige arbeidsplasser- /miljø for ansatte Opplevd gode og hensiktsmessige læringsarealer- /studentmiljø Opplevd god og åpen medvirkning i hele prosessen Vellykket flytting av fagmiljøene innen fastsatte tidsrammer og kostnadsrammer Økt arealeffektivitet og bedre utnyttelse av laboratoriekapasitet Fornøyde brukere * Suksesskriterier tatt fra Presentasjon til styret August

13 3. BESKRIVELSE AV PROSJEKTPRODUKTET 3.1. Beskrivelse av hovedproduktene Hovedprodukter 1. Institutt for geovitenskap og pertroleum (IGP) til Valgrinda 2. Samlet teknologimiljø på Gløshaugen 3. Fellesadministrative avdelinger til Kalvskinnet 4. Godt integrerte fagmiljøer 5. Gode organisasjonsprosesser 6. Koordinere aktivitet med planer og konsepter i Campusprosjektet Beskrivelse Samlokalisere IGP på Valgrinda, herunder bygge nytt laboratoriebygg. Samlokalisere teknologimiljøene på Gløshaugen, herunder flytte teknologimiljøene inkludert almennfag fra Kalvskinnet til Gløshaugen (Flytting av Matvitenskap og flytting av felleslaboratorie for IE, IV og NV er vedtatt utsatt inntil videre) Samlokalisere fellesadministrastive avdelinger på Kalvskinnet, herunder flytte Økonomiavdelingen, Avdeling for studieadministrasjon, Avdeling for dokumentasjonsforvaltning sammen med HR- og HMS-avdelingen på Klavskinnet (Flytting av IT-avdelingen er vedtatt utsatt inntil videre). Samlokalisering av faggrupper og fagmiljø for å realisere faglig integrasjon og synergipotensialet i fusjonen mellom tild HiST og gamle NTNU. Gjennomføre organisasjonsprosesser som siker god brukerinvolvering og en opplevd god og åpen medvirkning i hele prosessen. Ref Prosjektverktøy for Samlokaliseringsprosjektet. Sikre at bygningsmessige tiltak er koordinert med de planer som legges i Campusprosjektet for ombygging og nybygg. Sikre at arealutforming er i tråd med de prinsipper og konsepter som utvikles i Campusprosjektet Beskrivelse av produktene 5

14 4. INTERESSENTER 4.1. Interessentanalyse Det er et stort antall aktører med interesse for prosjektet. De viktigste aktørene er: Brukerne, dvs. institutt og fakultet som skal flytte Virksomhetens ledelse, med rektor, styret og styringsgruppen Eiendomsavdelingen v/ eiendomssjef Driftsorganisasjonen v/ Campusservice Vernelinjen, ved blant annet HR-avdelingen, AMU, SESAM, LOSAM og Byggarma Prosjektorganisasjonen, med Campusservice prosjektgjennomføring, entreprenører og leverandører 4.2. Kommunikasjonsstrategi Kommunikasjonsarbeidet rundt samlokaliseringsprosjektet skal støtte gjennomføringen av samlokaliseringsprosessen, skape forutsigbarhet for alle berørte parter, informere på en god og tydelig måte, og bidra til å bygge gode fagmiljøer. De viktigste målgruppene i kommunikasjonsarbeidet er ansatte og studenter ved NTNU. Personlig kommunikasjon skal vektlegges i den grad det er mulig, dette i form av for eksempel allmøter (fakultet, institutt eller studentgrupper), eller arbeidsmøter med berørte parter. Innsida skal være den primære digitale kanalen, og vil bli aktivt brukt fra prosjektet sin side, på instituttnivå og fakultetsnivå. Det er også opprettet egne nettsider for samlokaliseringsprosjektet som oppdateres jevnlig med relevant informasjon. Nettsiden vil også være hovedkanal for publisering av dokumentasjon knyttet til prosjektet. Hovedbudskapet til den enkelte handler om medvirkning, ny lokalisering, arbeidsmiljø og faglig integrasjon. Ledere på alle nivå, samt deltagere i prosjektgrupper har et særlig viktig ansvar for å kommunisere tilstrekkelig, korrekt og motiverende for den enkelte ansatte. 6

15 5. RAMMEBETINGELSER 5.1. Føringer for prosjektet Samlokaliseringsprosjektet skal følge de føringer som ligger i NTNUs strategier på overordnet nivå. Dette medfører at man skal ha gode brukerprosesser for etablering av løsningene i prosjektet og sikre de gode læringsplattformene. Brukerprosessene skal foregå i henhold til et fastsatt løp, der rammer og premisser er klarert på forhånd. Prosjektet skal utarbeide sine løsninger i tett dialog med linjeansvarlige innenfor de ulike områder, så som læringsmiljø, AV, IT, digitalisering og arbeidsplassutforming (fra Campusprosjektets strategier). Samlokaliseringsprosjektet skal ved flyttinger så langt som mulig gjenskape de funksjoner som fagmiljøene har i dag, på en slik måte at potensialet for arealeffektivisering og sambruk ivaretas. Prosjektet skal gjennomføres med fokus på både organisasjonsprosesser og tekniske prosesser. Gjennomføring skal skje innenfor de fastsatte økonomiske rammer og tidsfrister. Møbler og inventar skal søkes gjenbrukt i den grad dette er mulig. I praksis betyr dette at medarbeidere og elever normalt flytter med stol og personlig utstyr. Løsningene i samlokaliseringsprosjektet skal koordineres og samkjøres med faglig lokalisering og fysisk plan som utvikles i Campusprosjektet. Løsningene i samlokalisering skal være i tråd med NTNUs ordinære eiendomsutvikling og samstemt med føringer i Campusprosjektet, i dette ligger blant annet prinsippet om fleksible bygg. Tiltakene/delprosjektene skal ivareta brukernes behov mht. HMS Prosjektets avgrensninger Tiltak/delprosjekter skal ha som hensikt å bidra til samlokaliseringsprosjektets mål. Øvrige behov som f. eks kapasitetsøkninger eller generelle oppgraderingsbehov dekkes ikke av Samlokaliseringsprosjektet. Behov som kommer av f. eks instituttenes vekst eller vedlikeholdsetterslep skal ikke håndteres i prosjektet, men ivaretas av ordinær drift/eiendom Valg av tiltak/delprosjekter som gjennomføres og omfanget av disse avgrenses av den fastsatte økonomiske ramme på 415 MNOK. Tiltak som går utover de fastsatte rammene må finne annen finansiering (nytt estimat inkl. tilleggsfinansiering er 570 MNOK). Samlokaliseringsprosjektet skal følge NTNUs ordinære rammer for utforming av det fysiske arbeids/læringsmiljøet. I styringsgruppemøte 25. september 2018 ble det besluttet at Rektors vedtak om arealkonsept av med tilhørende drøftingsnotat vedrørende arealkonsept, skal være sentrale føringer for samlokaliseringsprosjektet, jf også Rundskriv om normer for energi og arealbruk i statlige bygg H-2/16 fra KMD. I samlokaliseringsprosjektet legges det til grunn leierettsareal i Lydia pr. bygg ved beregning av areal pr. ansatt. Dette betyr at transportareal, fellesareal, teknisk areal mv. pr. etasje og pr. bygg inngår i arealtallet, men evt. kantiner, transportareal i glassgårder mv. til og fra bygg ikke inngår Rettslige reguleringer Plan- og Bygningsloven med tilhørende forskrifter Arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter herunder 7

16 Byggherreforskriften Arbeidsplassforskriften 6. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 6.1. Prosjektorganisering Prosjektet har følgende organisering: 6.2. Ansvarsfordeling Styringsgruppen for prosjektet har ansvar for å levere i henhold til den overordnede målsettingen; «Faglig integrasjon» som følge av sammenslåingen av NTNU og HIST. Måloppnåelsen organiseres langs to akser: Organisasjonsprosessene Samlokaliseringsprosjektet Organisasjonsprosessene er linjens/fakultetets ansvar. Her klargjør fakultetene og instituttene sine behov og suksesskriterier for en vellykket faglig integrasjon. Samlokaliseringsprosjektets oppgave er å levere lokaler som muliggjør samlokalisering og fremmer faglig integrasjon Rollebeskrivelser Prosjektroller De forskjellige aktørene i prosjektet og deres roller er beskrevet som følger: 8

17 Styringsgruppe Ansvarlig for styring Rapporterer til rektor om status og ved behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og fortetninger Beslutter tildeling av usikkerhetsavsetninger til prosjektleder Hovedprosjektleder Ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektets aktiviteter. Rapporterer til styringsgruppe/prosjekteier om status og ved behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og fortetninger Beslutter tildeling av usikkerhetsavsetninger til prosjektleder byggeprosesser Prosjektleder organisasjonsprosesser Ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektets aktiviteter innen organisasjonsprosessene Fastsetter programnotat som bestilling til byggeprosessene Rapporterer til hovedprosjektleder om status og behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger Prosjektleder byggeprosesser Ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektets aktiviteter innen byggeprosessene Rapporterer til hovedprosjektleder om status og behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger Beslutter tildeling av usikkerhetsavsetninger til delprosjektleder byggeprosjekter Delprosjektleder byggeprosjekter Ansvarlig for styring og gjennomføring av tildelte byggeprosjekter Rapporterer til prosjektleder for byggeprosessene om status og ved behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger Kontaktperson fakultet Ansvarlig for koordinering og bistand for å gjennomføre prosjektets aktiviteter innen fakultetet Rapporterer til prosjektleder for organisasjonsårosesser om status og behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger innen fakultetet Prosjektstøtte organisasjon og prosjektstøtte byggeprosesser/flytteprosesser Bistår prosjektleder med kompetanse og kapasitet innen sitt fagområde Deltar i gjennomføring av øvrige prosjektaktivitetene ut fra kompetanse og kapasitet 7. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING Hovedstrategi Prosjektets hovedstrategi er etablering av prosjektplan med organisasjonsprosesser og byggeprosesser Se illustrasjon under kap. 8.1 «Prosjektgjennomføringsprosess samlokaliseringsprosjektet». 9

18 Anskaffelsesstrategi Prosjektets anskaffelsesstrategi går ut på å i hovedsak benytte rammeavtaleleverandører. I enkelte tilfeller, f eks dersom man anser at presset på Rammeleverandørene er så stort at de kan få for liten kapasitet, eller der det skal kjøpes multifaglige totalentrepriser, kan andre anskaffelsesstrategier vurderes. Utviklingsstrategi/valg av metode Utvikling av delprosjektene skjer i samhandling med de berørte fakultetene i en styrt prosess. Det refereres til Prosjektverktøy for samlokaliseringsprosjektet med maler og verktøy for samlokalisering. Kvalitetsstrategi Kvalitetene i prosjektet skal være i henhold til prosjekteringsanvisningen for Samlokaliseringsprosjektet. Det skal prosjekteres og bygges etter lover og forskrifter. Prosjekteringsanvisninger laget av Campusservice tas inn etter behov ved prosjektoppstart etter en vurdering av fagleder i hvert tilfelle. Strategi for implementering og overføring til linjen Det refereres til prosjektets ibrukstagelses-prosedyre. Usikkerhetsstrategi Samlokaliseringsprosjektet foretar usikkerhetsanalyse for prosjektet som helhet. Dette gjelder både for organisasjonsprosesser og byggeprosesser. Fakultetene foretar egne ROS-analyser i forhold til organisasjonsprosesser i forbindelse med byggings- og flyttingsprosessen. DPL for byggefasen gjennomfører en SHA-analyse. 8. PROSJEKTPLAN 10

19 Faser og hovedleveranser Ansvarsmatrise Ansvar og oppgaver for de forskjellige aktørene i prosjektet: 11

20 For øvrig vises det til prosjektets til enhver tid gjeldende fremdriftsplan. Referansedokumenter: Notat til Rektor fra Samlokaliseringsprosjektet Samlokalisering etter fusjon status januar 2018 v15 SAMLOK Styret august Rektors vedtak om arealkonseptet av Prosjektverktøy maler og verktøy til bruk i arbeidet med samlokalisering Kommunikasjonsplan 12