Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger

Transkript

1 AVDELING FOR EIENDOM BEMANNINGSPLAN for avdeling/seksjon/gruppe: Avdeling for eiendom. Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger Avdeling for eiendom ivaretar følgende oppgaver/funksjoner: Strategisk eierstyring, forvaltning og utvikling av eiendommer og bygningsmasse. Dette vil bedre klargjøre bestillerfunksjonen vs. driftsfunksjonen. (kfr styrevedtak og styresak juni og august 2016) Planleggingsramme - dimensjonering etter effektivisering Fastsatt av direktør for Økonomi og eiendom: 10 årsverk. Oppgaver og funksjoner som enheten samlet skal/kan løse ut fra tildelt lønnsbudsjett Oppgaver og funksjoner er sortert under tre hovedområder: Strategisk og offensivt eierskap for bygg og infrastruktur: Ansvar for prosesseierrollene innen eiendomsområdet. Utarbeide strategi/policy, planer og premisser for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av NTNUs eiendommer. Ha god oversikt over eiendomsmassen, med tilstand, totaløkonomi og nøkkeltall for kostnader. Utarbeide analyser og overordnede planer for nedbygging av vedlikeholdsetterslep og forebyggende vedlikehold. Utarbeide grunnlag for beslutninger hos Rektor og NTNUs styre knyttet til NTNUs eiendomsmasse. Være en pådriver for strategiske, kostnadseffektive og bærekraftige tiltak innen bygningsmassen. Prosjektutvikling fram til vedtak om gjennomføring av tiltak/prosjekt innen vedlikehold og utvikling. Ivareta eierrollen i forhold til lover/forskrifter, myndighetene, Riksantikvar og andre interessenter. Kan innenfor noen områder overføres til Campusservice. Grensesnitt: Avdeling for eiendom legger premisser og rammer for det Campusservice utfører av drift- og vedlikeholdstjenester. Campusservice sørger for realisering av prosjekter etter utviklingsfase/forprosjektfase. Grensesnitt: Prosjektutvikling og prosjektgjennomføring

2 I dag ligger oppgaver for prosjektprosessen knyttet til vedlikehold og utvikling av bygninger og arealer i dagens stab for eiendomsforvaltning. En ryddig prosjektprosess bør normalt bestå av flere steg fra prosjektutvikling til vedtak om gjennomføring og videre en fase for realiseringen (prosjektgjennomføringen) med detaljprosjektering, produksjon og ibrukstakelse. De mest sentrale beslutningene fra et eier- og utviklingsperspektiv ligger i prosjektutviklingsfasen. Der beslutter «eier» (avdeling for Eiendom) sentrale premisser ut fra et helhetlige og langsiktige perspektiv for prosjektet, premisser som er viktige rammer for prosjektgjennomføringen (i avdeling for Campusservice). Prosjektutviklingsfasen består normalt av utvikling av prosjektet til og med forprosjekt eller annet grunnlag som angir et tilstrekkelig grunnlag for vedtak om at prosjektet skal gjennomføres innenfor gitte rammer (avgrensninger, økonomi, fremdrift og kvalitet). Dette er viktig grunnlag for å ha gode planer fro vedlikehold og utvikling med riktig prioritering. For å få et godt beslutningsgrunnlag i prosjektutviklingsfasen er det viktig med innspill fra prosjektledere med erfaring fra gjennomføringsfasen tilsvarende som det f.eks. er viktig med innspill fra driftsansvarlige Tilsvarende vil det også være viktig å involvere de som har deltatt i utviklingsfasen hvis det oppstår utfordringer knyttet til rammer i gjennomføringsfasen. Strategisk og offensiv arealstyring: Ansvar for prosesseierrollene innen eiendomsområdet. Utarbeide strategi/policy, analyser, planer og premisser for arealbruk. Ha god oversikt over arealbruk og arealbehov med analyser og nøkkeltall. Være en pådriver for strategiske og lønnsomme tiltak som bidrar til arealeffektivitet til beste for NTNUs kjernevirksomhet. Inngåelse og reforhandling av leiekontrakter. Sørge for lønnsom innleie og utleie av arealer og en internhusleieordning som bidrar til arealeffektivisering og som sikrer økonomiske grunnlag for et forsvarlig vedlikehold. Ha nødvendig økonomisk oversikt over leieforhold. Forvaltning av leiekontrakter, festekontrakter og andre eiendomsavtaler. Være en pådriver for utleie til samarbeidspartnere og aktører som bidrar til et levende campus og som ellers støtter opp under NTNUs kjernevirksomhet Være en pådriver for gode og ryddige avtale- og samarbeidsforhold der NTNU er i sameksistens og/eller sameie med sine samarbeidspartnere. Grensesnitt: Tett samarbeid med Campusprosjektet Campusprosjektet utarbeider styringsdokumenter og planer for campusutvikling som etter styrevedtak blir gjeldende for den strategiske arealstyringen. Eiendomsutvikling. Ansvar for prosesseierrollene innen eiendomsområdet. Utarbeide strategier/policy, analyser, utredninger og planer for utvikling av NTNUs eiendommer og campusområder, herunder gode, fremtidsrettede og universell uformede læringsmiljøer. Prosjekt- og konseptutvikling frem til eventuelt vedtak om gjennomføring, inkl mulighetsstudier, skisseprosjekt osv. Ta initiativ til å være en pådriver for små og store utviklingstiltak og andre lønnsomme grep som bidrar til utvikling av NTNUs kjernevirksomhet. Ta initiativ til å lage nødvendige utredninger som beslutningsgrunnlag for kjøp og salg av NTNUs eiendommer.

3 Sørge for gjennomføring av kjøp og salg. Bidra til en bærekraftig utvikling av NTNUs eiendommer. Koordinere NTNUs arbeidet med NTNUs miljøambisjon. Bidra til godt samarbeid med NTNUs naboer og andre interessenter om utvikling av tilliggende areal. Grensesnitt: Tett samarbeid med Campusprosjektet.- Campusprosjektet utarbeider styringsdokumenter og planer for campusutvikling som etter styrevedtak blir gjeldende for arbeidet med campus- og eiendomsutvikling. «Bestillerrolle» vis-a-vis avdeling for Campusservice som sørger for realisering av vedtatte prosjekt etter utviklings- og forprosjektfasen. Avdeling for eiendom legger premisser og rammer for gjennomføringen. Funksjoner og oppgaver som må ivaretas Strategier, planer og premisser for FDVU. Ha overordnet oversikt over eiendom og bygninger. Utleie og innleie. Økonomisk oversikt. Myndighetspålagte oppgaver. Evt. justeringer i kvalitet, standard eller servicenivå Rådgiverfunksjonen innen brannvern faller bort. Operativt brannvernarbeid ligger i Campusservice. Eierrollen ivaretas for øvrig av avdeling for Eiendom. Evt. oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp Prioritert opp: Strategisk eierskap, strategisk arealstyring, eiendomsutvikling. Generell overordnet kompetanse og oversikt. Styringsdata. Fokus på utvikling og det som skal skje i fremtiden. Prioritert ned: Spesialistrådgivning. Fokus på daglig eiendomsdrift og bygningsdetaljer. Evt. behov for ny kompetanse Styrking av overordnet teknisk ingeniørkompetanse. Økonomi og jurist kompetanse. Virksomhetsforståelse styrking av kompetansen. Bemanningsplan - stillingsbeskrivelse

4 Nr. Stilling Still % Rapporterer til Arbeidsoppgav er Kvalifikasjonskrav Stillingskode 1 Eiendomssjef *) 100 Direktør for økonomi og eiendom Jf. Lønnspolitikk, seksjonssjef Avdelingsdirektør 2-4 Eiendomsforvalter oppfølging FDVU, samt overordnet oversikt over bygningsmasse n. Jf. Lønnspolitikk, relevant fagbakgrunn vil bl.a. være ingeniør (bygg, el, VVS, fdvu) eller arkitekt. Det kreves god forståelse for strategisk eiendomsledelse, samt lønnsspenn Eiendomsutvikler campus- og eiendomsutvikli ng. Jf. Lønnspolitikk. relevant fagbakgrunn vil bla være ingeniør, arkitekt. Det kreves god virksomhetsforståelse og kompetanse om eiendomsutvikling og PBLprosesser i tidligfase, samt 8 Innleieansvarlig **) oppfølging av arealbruk/- behov, inngå og forvalte leieavtaler. Jf. Lønnspolitikk, relevant fagbakgrunn vil være økonom, ingeniør, arkitekt, jurist. Det kreves god økonomi- og virksomhetsforståelse, samt. Kan utføres helt eller delvis med arbeidssted Gjøvik / Ålesund 9 Utleieansvarlig Jf. Lønnspolitikk, relevant fagbakgrunn vil være økonom, ingeniør, arkitekt,

5 Nr. Stilling Still % Rapporterer til Arbeidsoppgav er Kvalifikasjonskrav Stillingskode oppfølging av arealbruk/- behov, inngå og forvalte utleieavtaler, internhusleie. jurist. Det kreves god økonomi- og virksomhetsforståelse, samt 10 Miljørådgiver utvikling av miljøarbeidet. Oppfølging, koordinering og synliggjøring av NTNUs miljøambisjon for NTNU. Jf. Lønnspolitikk. Det kreves god forståelse for miljøledelse og bærekraftig eiendomsutvikling, samt *) Stillingsbeskrivelse fastsatt etter drøfting i SESAM **) Kan ha arbeidssted i Ålesund eller Gjøvik. Gruppeledelse er en funksjon som kan tildeles en av medarbeiderne i gruppen etter at innplassering er foretatt. Skal ikke beskrives her.

6